BÀI GIẢNG HƯỚNG DẪN HỌC EXCEL

Tài liệu do Ths. Lê Văn HòaKhoa Du lịch_ĐH Huế Biên soạn. Gồm 6 chương: Chương 1: Làm quen với excel Chương 2: Các thao tác với bảng tính Chương 3: Xử lý dữ liệu với bảng tính Chương 4: Hàm trong excel Chương 5: Thao tác trên cơ sở dữ liệu Chương 6: Biểu đồ và Đồ thị

Học phần:

MICROSOFT EXCEL

Giảng viên: ThS Lê Văn Hòa

Bộ môn ICT – Khoa Du lịch – Đại học Huế

Thanh tiêu đề – The Title bar

Thanh menu ngang – The Menu bar

Thanh công cụ chuẩn – The Standard Toolbar

Thanh định dạng – The Formatting Toolbar

2.1 Các thành phần của màn hình

Excel

Thanh công thức – The Formular barThanh trạng thái – The Status barThanh thẻ tên bảng tính – The Sheet tabs

2.1 Các thành phần của màn hình

Excel

• Bảng tính – The WorkSheet

– Cột (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo

chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái

sang phải bắt đầu từ A, B, C,…AA, AB đến IV), tổng

số có 256 cột Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh

dấu khối) toàn bộ bảng tính

– Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo

chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến

65536

• Ô (Cell): Là giao của một dòng và một cột Mỗi ô đượcxácđịnh bởi một địa chỉ (ví dụ: A4) Ô có đường viềnquanh là ô hiện hành

• Bảng (Sheet): Mỗi bảng bao gồm 256 cột và 65536dòng Tên bảng là Sheet# Mặc định trong một bảngtính có sẵn 3 bảng

• Chúng ta có thể thay đổi số bảng lúc khởi động MSExcel bằng cách:

– Trên menu Tools chọn Options…, trên tab Generalkhai báo số bảng trong mục Sheets in newworkbook (giá trị này có thể thay đổi từ 1 … 255)

2.2 Các thao tác, khái niệm và định nghĩa

• Di chuyển

– Cách 1: Trỏ chuột tới ô cần tới, click trái chuột

– Cách 2: Sử dụng các phím mũi tên: chuyển tới các

• Công thức và các toán tử– Công thức: Có dạng như sau

=[<toán hạng>]<toán tử><toán hạng>

– Ngoài ra chúng ta có thể kết hợp các hàm chuẩncủa Excel trong công thức

– Các toán tử số học:+, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % (phầntrăm)

– Các toán tử logic :<, >, =, <> (khác), <=, >=

2.2 Các thao tác, khái niệm và định nghĩa

• Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

=A1 Địa chỉ tương đối Cácđịa chỉ cột và hàng sẽ được thay

đổi khi ô chứa công thức được saochépđến vị trí khác

=$A$1 Địa chỉ tuyệt đối Cácđịa chỉ cột và hàng được cố

định, không thay đổi

6 CTRL+S Lưu tài liệu vào đĩa

7 CTRL+; Hiển thị chuỗi ngày hiện tại

8 SHIFT+ à Bôi đen từng ô sang bên phải

9 SHIFT+F2 Vào chế độ hiệu chỉnh chú thích

10 SHIFT+ Space Bôi đen dòng

11 SHIFT+ Home Bôi đen đến đầu dòng

12 SHIFT+ End Bôi đen đến cuối dòng

13 SHIFT+ Page Up Bôi đên từ ô chứa con trỏ đến ô đầu

3 Thoát khỏi Excel

• Trên menu File chọn Exit hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F4

• Hoặc click vào dấu X trên cùng ở góc phải của màn

hìnhđể trở về Windows

Học phần:

MICROSOFT EXCEL

Giảng viên: ThS Lê Văn Hòa

Bộ môn ICT – Khoa Du lịch – Đại học Huế

CHƯƠNG 2:

CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH

7 Sao chép/Di chuyển một bảng tính

1 Lưu bảng tính trên đĩa

• Click nút Save trên thanh Standard Tool (hoặc trênmenu File, chọn Save, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S)

• Nếu ta cần lưu bảng tính với tên khác, chọn mục trênmenu File chọn Save As… và đặt tên mới cho file

2 Mở bảng tính đã có trên đĩa

• Click nút Open trên thanh Standard Tool (hoặc trên

menu File chọn Open), hộp thoại Open xuất hiện

• Chọn thư mục chứa file tài liệu cần mở trong mục Look

in

• Chọn tên file tài liệu cần mở rồi chọn OK

• Ngoài ra, Excel còn có cách mở bảng tính khác: Chọn

menu File xuất hiện menu dọc với danh sách 4 bảng tính

mới làm gần nhất ở phía dưới Ta sẽ chọn tên file cần

mở từ danh sách này

3 Đóng bảng tính

• Trên menu File chọn Close

• Hoặc click dấu X phía bên phải trên thanh menu ngang

4 Thêm một bảng tính

• Trên menu Insert chọn Worksheet

• Hoặc click chuột phải trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi

menu tắt (quy ước ta gọi thao tác này là “menu tắt”),

chọn Insert… Hộp thoại Insert hiện ra, trên tab General

ta chọn mục Worksheet và nhấn OK

5 Xoá bảng tính

• Trên menu Edit chọn Delete Sheet

• Hoặc gọi [menu tắt] và chọn Delete

6 Đổi tên bảng tính

• Clickđúp vào thẻ tên (tức là vào tên bảng tính, sau đây

chúng ta quy ước gọi là “thẻ tên”) trên thanh thẻ tên

hoặc trên menu Format chọn Sheet/Rename hoặc

[menu tắt]/Rename

• Gõ vào tên mới, nhấn Enter hoặc OK

7 Sao chép/Di chuyển một bảng tính

• Cách 1: Giữ phím Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại mộtthẻ tên khác (Sheet khác) Nếu không giữ phím Ctrlbảng tính sẽ được di chuyển

• Cách 2: Trên menu Edit chọn Move or Copy Sheet…

Chọn Workbook cần di chuyển tới trong khung To book

(Nếu di chuyển đến một Workbook mới chưa được tạothì chọn mục (new book) - một Workbook mới sẽ đượctạo để chứa sheet này) Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tạitrước bảng tính nào trong khung Before sheet Nếu đánhdấu chọn vào Create a copy, Excel sẽ sao chép bảngtính chứ không di chuyển nó

8 Tách bảng tính

• Cách 1:Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, trên menuWindow chọn mục Split Để bỏ tách thì trên menuWindow chọn Remove Split

• Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, trên menuWindow chọn mục Freeze Panes Để bỏ tách thì trênmenu Window chọn Unfreeze Panes

9 Ẩn và hiện lại bảng tính

• Trên menu Format chọn Sheet/Hide để ẩn bảng tính

• Để hiện lại bảng tính, trên menu Format chọn

Sheet/Unhide… và chọn sheet cần hiển thị trong hộp

thoại Unhide, sau đó nhấn Enter

10 Bảo vệ bảng tính

• Trên menu Tools chọn Protection

– Chọn Protect Sheet… để bảo vệ bảng tính

– Chọn Protect Workbook… để bảo vệ tập các bảngtính

• Nếu cần thiết có thể gõ mật khẩu vào khung Password,hai lần gõ phải giống nhau và lưu ý rằng mật khẩu trong

Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường.

• Để bỏ tình trạng bảo vệ, trên menu Tools chọnProtection/Unprotect Sheet… hay UnprotectWorkbook… Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu gõđúng ta mới cập nhật được bảng tính

11 Chọn nhiều bảng tính

• Liền kề: Click chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong

khi click chuột vào thẻ cuối

• Cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt click chuột vào

các thẻ tên

• Để bỏ việc chọn một bảng tính nào đó, giữ Ctrl trong khi

click chuột vào thẻ tên của bảng tính đó

12 Đặt và thay đổi mật khẩu mở file

• Một file sau khi tạo ra có thể được bảo vệ bằng mậtkhẩu Sau khi tạo xong bảng tính, trên menu File chọnSave As…, click chuột vào nút Tools, một menu tắt hiện

ra, click chuột vào mục General Options…

• Đánh mật khẩu vào mục Password to open, việc đặt mật

khẩu này đòi hỏi mỗi khi cần mở file bạn phải đánh vào

đúng mật khẩu đã đặt

• Password to open : mật khẩu chống việc mở file

• Password to modify: mật khẩu chống việc hiệu chỉnh file

• Gõ mật khẩu hai lần giống nhau sau đó nhấn OK và

Save

Học phần:

MICROSOFT EXCEL

Giảng viên: ThS Lê Văn Hòa

Bộ môn ICT – Khoa Du lịch – Đại học Huế

CHƯƠNG 3:

XỬ LÝ DỮ LIỆU VỚI BẢNG TÍNH

1 Các kiểu dữ liệu

• Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu

• Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào các thành phần ký tự

• Trong ô phải chứa các ký tự chữ cái từ a đến z hoặc A

đến Z Nếu bắt đầu bằng một ký tự số (0-9) thì theo

sau nó phải là các ký tự chữ cái

• Những dữ liệu chuỗi dạng số như:

– Số điện thoại, số nhà, mã số v.v… khi nhập vào phảibắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trịtính toán

• Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được tự độngcănsang tráitrong ô

Dạng số (Number)

• Trong ô chứa các số từ 0 đến 9

• Các dấu +, -, *, /, (, ), $ (hoặc một dấu đơn vị tiền khác

tùy thuộc việc đặt các thông số quốc tế của Windows)

• Theo mặc định, dữ liệu dạng số được tự động căn

sang phảitrong ô

Dạng công thức (Formulas)

• Bắt đầu bởi các dấu = hoặc + Sau khi nhấn Enter,công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thứccòn kết quả của nó được thể hiện trong ô

• Trong một số trường hợp ta có kết quả như sau:

Dạng ngày/giờ (Date/Time)

• Ta có các quyước sau:

– DD: Là 2 con số chỉ Ngày

– MM: Là 2 con số chỉ Tháng

– YY: Là 2 con số cuối của Năm

– YYYY:Là năm đầy đủ với 4 chữ số

• Ta có thể nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY (kiểu

tiếng Anh, Mỹ) hoặc DD/MM/YY (kiểu tiếng Việt, tiếng

Pháp) tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của

Windows

– Nếu giá trị YY (năm) có giá trị từ 00-29 thì Excelchuyển thành năm sau năm 2000 Ví dụ: Nếu ta nhập05/15/05 thì sẽ có kết quả: 05/15/2005

– Nếu YY có giá trị từ 30-99 thì Excel tự động chuyểnthành các năm trước năm 2000 Ví dụ: Nếu nhập vào04/20/45 thì sẽ có kết quả: 04/20/1945

• Như vậy để nhập ngày tháng cho các năm từ 1900 đến

1929 hay từ 2030 đến 2999 ta phải nhập theo định dạngđầy đủ: MM/DD/YYYY hoặc DD/MM/YYYY

• Có th ể nhập kiểu ngày bằng cách sau:

– Sử dụng hàm Date: Cú pháp DATE(Year, Month,Day)đây là cách nhập ngày tốt nhất

• Sau đó ở menu Format chọn Cells/Number/Date và

chọn dạng thể hiện ngày ở khung bên phải

• Đặc biệt: Nhấn tổ hợp phím CTRL + ; (dấu chấm phẩy):

cho Ngày hệ thống CTRL + Shift + ; cho Giờ hệ thống.

• Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang

• Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: Lũy thừa trước rồi

đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ Các phép toán

cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) được thực

hiện từ trái sang phải

• Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng các cặp ngoặc đơn,

toán tử trong cặp dấu ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện

Toán tử nối chuỗi: &

là –125 Nếu tại C1 gõ vào công thức

= A1>B1 kết quả là TRUE

= A1<=B1 sẽ nhận được kết quả là FALSE

3 Nhập dữ liệu

• Dữ liệu bất kỳ

• Nhập dữ liệu sử dụng miền nhập dữ liệu

• Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật

• Điền một danh sách tự tạo

Dữ liệu bất kỳ

• Đưa con trỏ về ô cần thiết

• Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

• Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong cáccách sau:

– Nhấn phím Enter con trỏ sẽ xuống ô dưới– Nhấm một phím mũi tên để đưa con trỏ ô sang ô cầnthiết, ví dụ nhấn phím à sẽ đưa con trỏ ô sang bênphải

– Chọn nút (màu xanh lá cây) trên thanh công thức– Trỏ chuột vào ô cần tới, click chuột trái

Dữ liệu trong các ô giống nhau

• Đánh dấu khối miền nhập dữ liệu (ví dụ: A1:C5)

• Gõ vào dữ liệu (ví dụ: Hello)

• Chu ỗi số với bước nhảy là 1:

–Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắtđầu Ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ

1, ta gõ 1 và nhấn Enter

– Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiệndấu + màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo chuộttheo cột dọc hoặc hàng ngang (thao tác này được gọi

làđiền tự động – AutoFill) Kết quả ta được chuỗi số

1, 2, 3, …

Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu,

ví dụ để có chuỗi số 0, 5, 10, 15, … ta gõ số 0 vào một ô

nàođó

• Nhấn Enter để xuống ô dưới (hoặc phím Tab để sang ô

bên phải), gõ vào số tiếp theo (phương sai của dãy số),

ví dụ 5

• Đánh dấu 2 ô này, trỏ chuột vào góc phải bên dưới của

khối để xuất hiện dấu + màu đen, kéo và thả chuột tại ô

cuối của miền

• Lưu ý:Tại bước thứ 3 ở trên, nếu giữ phím Ctrl trong

khi kéo chuột thì chuỗi số trên được lặp đi lặp lại nhiều

lần

Điền chuỗi ngày tháng tăng dần

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày, tháng,năm bắt đầu

• Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu

+, bấm giữ chuột phải, kéo thả tại ô cuối của miền

• Một menu xuất hiện:

• Copy Cells:Để điền dữ liệu giống nhau cho tất cảcác ô trong miền

• Fill Series:Để tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp

• Fill Formatting Only: Chỉ copy định dạng sang các

ô khác trong miền mà không copy giá trị

• Fill Without Formatting:Điền giá trị cho các ô tiếp theonhưng không có định dạng Ví dụ: Ô đầu tiên của miền

có giá trị 5/21/2006 (định dạng ngày tháng), các ô kế tiếp

sẽ là: 38859, 38860, 38861, … (không có định dạng)

• Fill Days: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp

• Fill Weekdays: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp

nhưng chỉ thuộc các ngày trong tuần (từ thứ 2

Điền một danh sách tự tạo

Nếu danh sách này chưa có thì phải tạo bằng cách:

• Vào menu Tools/Option/Custom List

• Trong khung Custom lists bên trái chọn mục NEW LIST

• Trong khung List entries bên phải lần lượt nhập các giá

trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn Enter để xuốngdòng

Ví dụ : Thứ hai Thứ ba

Nhập dữ liệu

– Nhấn nút Add để đưa các phần tử trong khung List

entries vào danh sách trong khung Custom lists.

– Tiếp tục chọn mục NEW LIST khung

Custom listsđể nhập tiếp các giá trị mới

– Nhấn OK để hoàn thành

• Để sử dụng danh sách vừa tạo ra ta thực hiện

– Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu–Điền tự động tới ô cuối miền

4 Sửa, xóa dữ liệu

• Xóa dữ liệu trong một ô hoặc một miền

–Đưa con trỏ ô về ô hoặc chọn miền cần thiết

–Ấn phím Delete

• Sửa dữ liệu trong ô

– Clickđúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2) nội dung

của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa

con trỏ bàn phím về vị trí cần thiết và sửa Ta nên

bấm chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa

xong chọn ký hiệu (hoặc nhấn Enter) để ghi lại, chọn

(hoặc nhấn Esc) để huỷ bỏ mọi sửa đổi

– Hoặc nhập dữ liệu mới cho ô cần sửa, sau đó nhấn

Enter

5 Các thao tác với khối

• Đánh dấu (chọn) khối– Giữ, kéo chuột Hoặc:

– Giữ phím Shift + các phím mũi tên

Chú ý: Sau khiđược chọn toàn bộ khối trừ ô ở gócxuất phát sẽ được đổi màu

Một số cách chọn khối đặc biệt

• Chọn một cột: Click chuột tại tên cột đó (các chữ A,

B,…) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space (dấu cách)

tại vị trí của cột đó

• Chọn một hàng: Click chuột tại số thứ tự của hàng đó

(các số 1, 2, …) hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + Space

(dấu cách) tại vị trí của dòng đó

• Chọn toàn bộ bảng tính: Click chuột tại nút chọn toàn bộ

bảng tính (bên trái cột A, phía trên hàng 1) hoặc nhấn tổ

hợp phím Ctrl + Shift + Space

Thao tác với khối

• Chọn các ô rời rạc: Đưa con trỏ tới ô đầu cần chọn, giữ

Ctrl và click chuột tại các ô cần chọn tiếp theo

• Khối là các miền rời rạc: Chọn vùng đầu, giữ phím Ctrl,giữ chuột trái và rê chuột tại các miền khác

Sao chép, cắt, dán

Trước khi thực hiện các thao tác sau, ta phải chọn khối cần

thực hiện

• Copy: Chọn biểu tượng copy , hoặc nhấn tổ hợp

phím Ctrl+C hoặc trên menu Edit chọn Copy.

• Xoá: Chọn biểu tượng cut , hoặc nhấn tổ hợp phím

Ctrl+X, ho ặc trên menu Edit chọn Cut.

• L ấy khối từ bộ nhớ đệm ra dán vào bảng tính:

–Đưa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích

– Chọn biểu tượng paste hoặc nhấn tổ hợp phím

Ctrl+V ho ặc trên menu Edit chọn Paste.

Copy, di chuyển khối dùng chuột

– Bấm giữ nút phải chuột, kéo và thả khối tại vị trí đích

Xuất hiện menu cho phép chọn một trong cácphương án sau:

• Move Here: di chuyển dữ liệu và định dạng.

• Copy Here: copy toàn bộ, bao gồm cả dữ liệu và định

dạng

• Copy Here as Values Only: chỉ copy dữ liệu.

• Copy Here as Formats Only: chỉ copy định dạng.

• Link Here: Giá trị miền đích sẽ tham chiếu đến địa chỉ

• Shift Down and Move: Dịch chuyển các ô xuống dưới

và thực hiện di chuyển dữ liệu

• Shift Right and Move: Dịch chuyển các ô sang phải và

thực hiện di chuyển dữ liệu

• Cancel: Hủy bỏ lệnh này.

Các dạng copy đặc biệt

• Đánh dấu các ô cần copy

• Nhấn nút copy trên thanh công cụ (hoặc Ctrl+C hoặc

vào menu Edit/Copy).

• Nhấn chọn ô ở góc trái của vùng sẽ được dán

• Trên menu Edit chọn Paste Special …

• Nhấn chọn lựa trong phần mục Paste và nhấn OK

Trongđó

• All: dán toàn bộ nội dung và định dạng của ô

• Formulas: chỉ dán công thức.

• Values : chỉ dán giá trị được hiển thị trên ô

• Formats: chỉ dán định dạng của ô.

• Comments : chỉ dán chú thích trong ô.

• Validation: chỉ dán các quy định về điều kiện dữ liệu.

• All except borders: dán toàn bộ nội dung và định dạng

– C ột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải của cột sao

cho xuất hiện dấu mũi tên hai chiều , kéo và thả

vạch đó tại vị trí mới Nếu muốn độ rộng của cột chứa

đủ dữ liệu có trong ô bất kỳ thuộc cột đó thì nhấn kép

chuột vào mũi tên hai chiều ở trên

– Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dưới số thứ tự hàng

sao cho xuất hiện dấu mũi tên hai chiều thẳng đứng

, kéo và thả vạch đó tại vị trí mới Nếu muốn chiều

cao của hàng chứa đủ dữ liệu có trong ô bất kỳ thuộc

hàngđó thì nhấn kép chuột vào mũi tên hai chiều

thẳng đứng ở trên

Thay đổi kích thước cột, hàng

• Nhi ều cột / nhiều hàng:

– Cột:

• Chọn một số ô của các cột

• Vào menu Format chọn Colum->Width

• Gõ vàođộ rộng mới cho các cột

• Nhấn OK hoặc Enter– Hàng:

• Chọn một số ô của các hàng

• Vào menu Format chọn Row->Height

• Gõ vào chiều cao mới cho các hàng

• Nhấn OK hoặc Enter

Chèn thêm cột, hàng, ô

– C ột:

• Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, …) tại vị trí

cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy

nhiêu

• Chọn menu Insert/Columns hoặc nhấn chuột phải

và chọn Insert, Excel sẽ chèn thêm các cột trống

vàđẩy các cột được chọn sang phải

Chèn thêm cột, hàng, ô– Hàng:

• Chọn khối là số thứ tự của các hàng (các số 1,2, …) tại

vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấynhiêu

• Chọn menu Insert/Rows hoặc nhấn chuột phải và chọn

Insert, Excel sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy cáchàngđược chọn xuống dưới

– Ô:

• Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn (như các ví dụdưới đây là các ô B3:C6), cần thêm bao nhiêu ô tachọn bấy nhiêu

• Chọn menu Insert/Cells (hoặc nhấn chuột phải, chọnInsert…)xuất hiện hộp thoại Insert như sau:

– Trên menu Edit chọn Delete hoặc nhấn chuột phải và

Chuyển hàng thành cột và ngược lại

• Chọn các ô muốn cho đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn

(B3:B8)

• Chọn biểu tượng Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (D3)

• Vào menu Edit/Paste Special… (hoặc nhấn chuột phải

và chọn Paste Special…), đánh dấu chọn ô Transpose

sauđó nhấn chọn OK

Chuyển hàng thành cột và ngược lại

• Khiđó ở miền nguồn sẽ có vòng nhấp nháy xung quanh,nhấn phím ESC để loại bỏ vòng nhấp nháy này Khôngnên nhấn phím Enter vì sẽ có kết quả như sau:

• Việc chuyển từ hàng sang cột cũng được thực hiệnhoàn toàn tương tự

Ẩn/hiện cột hàng

• Chọn các cột (hoặc các hàng) cần ẩn đi

• Chọn menu Format/Column (hoặc Format/Row) rồi chọn

mục Hide

• Tại vị trí các cột (hoặc hàng) ẩn, xuất hiện đường kẻ dọc

(hoặc ngang) đậm, các cột hoặc hàng bị ẩn vẫn có tác

dụng (vẫn sử dụng để tính toán) Để cho chúng hiện trở

lại, ta làm như sau:

• Chọn các cột hoặc các hàng liền kề với chúng

• Chọn menu Format/Column (hoặc Format/Row) rồi chọn

Hộp thoại Format Cells Định dạng số

• Dùng thanh công c ụ:

• Dùng h ộp định dạng:

– Trong hộp Category có các tùy chọn cho định dạng

số Trong hộp Sample bên cạnh hiển thị định dạng

mà bạn đã chọn tương ứng với từng mục trong

General Hiển thị dữ liệu như những gì nhập vào

Number Hiển thị số mặc định với hai chữ số thập phân

Currency Hiển thị tiền tệ và các ký hiệu khác thích hợp với

các khu vực khác nhau trên thế giới (kể cả euro)

Accounting Hiển thị ký hiệu tiền tệ và căn dấu phẩy thập phân

Fraction Hiển thị các giá trị đưa vào thành phần số với nhiều

loại đơn vị và với mức độ chính xác khác nhau

Scientific Hiển thị các giá trị đưa vào theo ký pháp khoa học

hay lũy thừa

Text Hiển thị các giá trị nhập vào đúng như chúng được

nhập vào, cho dù đó là con số

Special Hiển thị và định dạng danh sách và các giá trị cơ sở

dữ liệu, như mã Zip, số điện thoại và số an sinh xã

hội Mỹ

Custom Cho phép bạn tạo ra các định dạng không có sẵn

theo bất kỳ loại nào

Merge and Center

Canh biên

• Horizontal: Canh lề theo chiều ngang

– General (mặc định): Ký tự được canh lề bên trái, số

được canh sang phải, các giá trị logic và lỗi được

canh vào giữa

– Left, Center, Right: Dữ liệu tương ứng được canh lề

trái, vào giữa, sang phải

Canh biên

• Fill: Tự điền đầy ô (trong ô chỉ cần gõ 1 ký tự hoặc 1

chuỗi ký tự sau đó chọn mục này, Microsoft Excel sẽ tựđiền đầy ô hoặc vùng này bằng ký tự hoặc chuỗi ký tựđược gõ vào) Tuy nhiên giá trị thực tế là giá trị mà ta đã

gõ vào banđầu

• Ví dụ: Giả sử tại ô B5 ta gõ vào số 15 sau đó định dạng

Horizontal là Fill tađược chuỗi số 15151515 Tại ô B6

ta gõ công thức =B5+1 thì ta sẽ có kết quả là 16 chứkhông phải là 15151516

Canh biên

• Justiffy: Canhđều hai bên trái và phải Trường hợp độrộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trong nó, Excel sẽ tựđộng tăng chiều cao của hàng

• Center Across Selection: Canh vào giữa vùng được

chọn; tuy nhiên các ô này không trộn lại với nhau nhưkhi ta chọn mục Merge and Center trên thanhđịnhdạng

Canh biên

• Distributed:Được phân bố hợp lý nhất Nếu dữ liệutrong ô là 1 từ thì nó được canh vào giữa Nếu dữ liệutrong ô là 1 câu gồm nhiều từ thì dữ liệu được phân bốđều nhau Tuy nhiên nếu độ rộng của cột nhỏ hơn nộidung bên trong nó thì Excel sẽ tự động tăng chiều caocủa hàng cho hợp lý

Hãy xem ví dụ sau đây:

Canh biên

• Vertical: Canh lề theo chiều dọc

– Top, Center, Justify: Dữ liệu tương ứng được canh

lên trên, vào giữa và canh đều trên dưới theo chiều

Canh biên

• Nếu độ cao của dòng lớn hơn số dòng trong ô và độ

rộng của cột nhỏ hơn nội dung dữ liệu thì dữ liệu được

phân bố đều nhau theo hai phía trên và dưới của ô

Canh biên

• Tuy nhiên nếu độ cao của dòng nhỏ hơn số dòng trong ô

vàđộ rộng của cột nhỏ hơn nội dung dữ liệu thì Excel sẽ

tự động cắt bỏ những dòng sau của dữ liệu

Canh biên

• Indents: Thụt lề vào

– Thụt nội dung của ô hoặc vùng được đánh dấu từ bất

kỳ cạnh nào của ô hoặc vùng, phụ thuộc vào tùy chọn

của bạn ở mục Horizontal và Vertical Mỗi khi tăng

một giá trị trong ô Indent tương đương với chiều rộng

của một ký tự

Canh biên

• Text Control

– Wrap text: Dữ liệu trong ô tự động xuống hàng khi

chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều rộng cột Nếu bạnmuốn xuống hàng tại vị trí nào đó trong dữ liệu thì đặtcon trỏ vào vị trí đó và nhấn tổ hợp phím Alt+Enter

– Shrink to fit: Tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô

theo chiều ngang sao cho thấy được toàn bộ dữ liệutrong ô mà không cần phải điều chỉnh lại độ rộng cột

Sauđó, nếu tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô

tự động tăng theo kích cỡ quy định ban đầu

– Merge cells: Trộn các ô trong khối được đánh dấu

thành một ô

Canh biên

• Trong phần Orientation cho phép xác định góc quay

của dữ liệu trông ô Bạn có thể khai báo góc quay trong

ô Degree hoặc di chuyển cây kim độ đến góc cần quay.

– Text direction:Điều khiển hướng ký tự

Kẻ khung

• Dùng thanh định dạng

Borders

Chọn kiểu đường viền riêng

Vẽ đường viền xung quanh (Border) hoặc đường viền lưới (Border Grid)

Xóa đường viền Chọn màu

Kẻ khung

• Dùng h ộp định dạng

– None : Không có đường viền

– Outline: Vi ền xung quanh khối hoặc ô

– Inside: Vi ền lưới các ô bên trong

– Left, Right, Top, Bottom : Vi ền trái, phải, trên, dưới

mỗi ô

– Color : Màu của đường viền

– Style : Chọn kiểu đường viền

Hộp thoại Fromat Cells

Tô màu nền cho các khối hoặc ô

• Dùng thanh định dạng

• Dùng h ộp định dạng

– Bạn chọn màu nền không mục Color

– Chọn kiểu dáng cho nền trong mục Pattern

– Cuối cùng nhấn nút OK để chấp nhận

Fill Color Font Color

Định dạng tự động

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

• Vào menu Format/AutoFormat… Trong hộp thoại

AutoFormat liệt kê một số mẫu định dạng có sẵn