CÔNG TÁC VĂN THƯSố tiết: 45 tiết (15LT + 30TH)Kiểm tra quá trình: 2 bàiSố tiết được nghỉ: 9 tiếtĐiểm kết thúc = điểm quá trình0.3 + điểm thi0.7Tổng quan về công tác văn thưXây dựng và ban hành văn bảnQuản lý văn bản đến và điQuản lý và sử dụng con dấuLập hồ sơ và nộp vào Lưu trữ cơ quan
Trang 1CÔNG TÁC VĂN THƯ
HD: Tài Lê Khanh
tailekhanh@gmail.com
ISO 9001:2008
Trang 2ISO 9001:2008
Một số thông tin môn học
Số tiết: 45 tiết (15LT + 30TH)
Kiểm tra quá trình: 2 bài
Số tiết được nghỉ: 9 tiết
điểm quá trình*0.3 + điểm thi*0.7
Trang 3ISO 9001:2008
Nội dung môn học
Lập hồ sơ và nộp vào Lưu trữ cơ quan
Trang 4ISO 9001:2008 Tài liệu giảng dạy
Hoàng Lê Minh, Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin
Luật Lưu trữ
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013
Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012
Trang 5ISO 9001:2008
KQHT 1:
Vài nét về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác
quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và quản lý, giải quyết văn bản,
hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang
Trang 6 Công tác văn thư là công việc quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan
Trang 7ISO 9001:2008 Ý nghĩa của công tác văn thư
Cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
Góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước
Trang 8ISO 9001:2008
Ý nghĩa của công tác văn
thư
Giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan
Bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ
Trang 9ISO 9001:2008 Yêu cầu đối với công tác văn thư
Bí mật
Hiện đại
Trang 10ISO 9001:2008Yêu cầu đối với công tác văn thư
Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ
quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng và tổ chức quản lý giải quyết văn bản việc xây dựng và giải quyết văn
bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết
nhanh chóng công việc của cơ quan.
Trang 11ISO 9001:2008Yêu cầu đối với công tác văn thư
Trang 12ISO 9001:2008Yêu cầu đối với công tác văn thư
Trang 13ISO 9001:2008Yêu cầu đối với công tác văn thư
Hiện đại
Hiện đại hóa công tác văn thư trở
thành một trong những tiền đề bảo
đảm cho công tác quản lý nhà nước
nói chung và của mỗi cơ quan nói
riêng có năng suất, chất lượng cao
Trang 15 Rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị,
nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước,
về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên
Trang 16ISO 9001:2008
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
Về lý luận nghiệp vụ
Trang 18ISO 9001:2008
KQHT2:
Xây dựng và ban hành văn bản
Trang 20ISO 9001:2008 Văn bản
ghi lại và truyền đạt thông tin
hiệu nhất định
Trang 21ISO 9001:2008 Văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định
và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan
quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình
tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
Trang 22ISO 9001:2008
Văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản
lý nhà nước bao gồm những văn bản
của các cơ quan hành chính nhà nước
dùng để đưa ra các quyết định và
chuyển tải các thông tin quản lý trong
hoạt động chấp hành và điều hành
Trang 23ISO 9001:2008 Phân loại văn bản
Theo tác giả
Theo tên loại văn bản
Trang 24ISO 9001:2008
Phân loại văn bản theo hiệu lực pháp lý
và lĩnh vực quản lý chuyên môn
Trang 25các quy tắc xử sự chung, được đảm
bảo thực hiệ nhằm điều chỉnh các
quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa
Trang 26ISO 9001:2008 Hệ thống văn bản QPPL bao gồm:
Trang 27ISO 9001:2008 Văn bản Luật
• Hiến pháp
• Luật ; Bộ luật
ISO 9001:2008
Trang 29ISO 9001:2008
Văn bản dưới luật lập quy
(VB pháp quy)
Nghị định của Chính phủ.
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao
Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
Trang 30ISO 9001:2008
Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội
Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân.
Văn bản dưới luật lập quy
(VB pháp quy) - tt
Trang 31ISO 9001:2008 2 Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng được áp dụng môt lần đối
được chỉ định rõ.
Trang 32ISO 9001:2008
3 Văn bản hành chính thông
thường
Văn bản hành chính thông thường dùng
để chuyển đạt thông tin trong hoạt động
quản lý nhà nước
Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt
Trang 33ISO 9001:2008 4 Văn bản chuyên môn kĩ thuật
Đây là hệ thống văn bản đặc thù
thuộc thẩm quyền ban hành của một
số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật
Phải theo mẫu quy định của các cơ
quan chuyên môn, không được tuỳ
tiện thay đổi nội dung và hình thức
Trang 34ISO 9001:20084 Văn bản chuyên môn kĩ thuật
vực như tài chính, tư pháp, ngoại
Trang 35ISO 9001:2008
Yêu cầu về hình thức văn
bản
Thông tư số 01/2011/TT-BNV
Trang 37ISO 9001:2008 Tài liệu cho KQHT 3
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002
Trang 38ISO 9001:2008
Nguyên tắc chung của việc quản lý VB
Tất cả VB phải tập trung tại văn thư để
Trang 39ISO 9001:2008 Quản lý văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn,
thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến
Trang 40ISO 9001:2008
Trình tự quản lý văn
bản đến
Trang 41ISO 9001:2008 Trình tự quản lý văn bản đến
1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Trang 42ISO 9001:2008
Tiếp nhận văn bản đến:
Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
Báo cáo người có trách nhiệm về một số vấn đề phát sinh
Trang 43ISO 9001:2008
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Loại phải bóc bì ?
Trang 44ISO 9001:2008
Bóc bì văn bản mật?
"Mật" ngoài bì đóng dấu chữ C
"Tối mật" ngoài bì đóng dấu chữ B
"Tuyệt mật"gửi bằng hai bì:
+ Bì ngoài: chữ A + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật"
Trang 45ISO 9001:2008
Bóc bì chú ý điều gì?
Khẩn phải được bóc trước
Không gây hư hại, không bỏ sót văn bản, không làm mất số, ký hiệu, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì
Ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản
Trang 46ISO 9001:2008
Trang 47ISO 9001:2008
d) Đăng ký văn bản đến
(cách lập sổ)
Trang 48ISO 9001:2008
Trang 492 Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến:…
b) Chuyển giao văn bản đến
Trình tự quản lý văn bản đến
(tt)
Trang 50ISO 9001:2008
3
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc g
iải quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến
Trình tự quản lý văn bản đến
(tt)
Trang 51ISO 9001:2008
Bài tập: đăng kí văn bản
đến
Bài tập
Trang 52ISO 9001:2008 Quản lý văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi
chung là văn bản đi
Trang 53ISO 9001:2008
Trang 54Trình tự quản lý văn bản đi
1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
b Ghi số và ngày, tháng văn bản
c Ghi ngày, tháng văn bản
d Nhân bản
Trang 56ISO 9001:2008
3 Đăng ký văn bản đi
4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi
a Làm thủ tục phát hành văn bản
b Chuyển phát văn bản đi
c Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
5 Lưu văn bản đi
Trình tự quản lý văn bản đi
(tt)
Trang 59ISO 9001:2008
Bài tập: đăng kí văn bản
đi
Bài tập
Trang 60ISO 9001:2008
KQHT 4:
Quản lý và sử dụng con dấu
Là yếu tố thể hiện giá trị pháp lý của văn bản
Là yếu tố thể hiện vị trí của cơ quan trong hệ thống các cơ quan Nhà
nước
Trang 61ISO 9001:2008 Tài liệu cho KQHT 4
13/4/2012
01/7/2016
Trang 62ISO 9001:2008 CON DẤU LÀ GÌ?
QUAN NN CÓ THẨM QUYỀN ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ, ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ ĐÓNG LÊN VĂN BẢN, GIẤY TỜ CỦA CƠ
QUAN, TỔ CHỨC, CHỨC DANH NHÀ
NƯỚC
Trang 63ISO 9001:2008 CÁC LOẠI CON DẤU
RIÊNG
TƯỢNG
CÁC LOẠI DẤU NÀY ĐƯỢC SỬ DỤNG
DƯỚI DẠNG: DẤU ƯỚT, DẤU NỔI, DẤU THU NHỎ, DẤU XI
Trang 64ISO 9001:2008Một số quy định cơ bản
ĐỊNH VỀ VIỆC CHO PHÉP SỬ DỤNG CON DẤU TRONG VĂN BẢN QPPL
HOẶC QUYẾT ĐỊNH CỦA CƠ QUAN
CÓ THẨM QUYỀN
Trang 65ISO 9001:2008Một số quy định cơ bản
CHỨC NĂNG CẤP BẰNG, CHỨNG CHỈ, GIẤY TỜ CÓ DÁN ẢNH HOẶC NIÊM
PHONG TÀI LIỆU ĐƯỢC PHÉP SỬ
DỤNG DẤU NỔI, DẤU THU NHỎ, DẤU XI
Trang 66ISO 9001:2008 Một số quy định cơ bản
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ sử dụng một con dấu
Muốn sử dụng thêm dấu ướt phải
được sự cho phép của cơ quan có
thẩm quyền
Cơ quan được tự quyết định thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi
Trang 67ISO 9001:2008
xong phải lưu
mẫu tại cơ quan công an
Trang 68ISO 9001:2008
Trang 69Một số quy định cơ bản
trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu
Trang 70ISO 9001:2008 Đóng dấu
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy
tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng
chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
Trang 71ISO 9001:2008
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục
Đóng dấu (tt)
Trang 72ISO 9001:2008
Cơ quan, tổ chức, chức danh
NN được sử dụng con dấu có
Trang 73ISO 9001:2008
Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng
biểu tượng
Trang 74Quốc hội
(Điều 12)
Trang 75QH, VP Đoàn Đại biểu QH, VP HĐND tỉnh (Điều 12)
Trang 76ISO 9001:2008 Mẫu dấu
Con dấu Ủy ban Thường vụ
Quốc hội, Chủ tịch nước, Chủ
tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính
phủ
Đường kính 42mm
Xung quanh vành ngoài con
dấu: Tên cơ quan dùng dấu
hoặc tên chức danh nhà nước;
Giữa con dấu: Hình Quốc huy.
Trang 77ISO 9001:2008 Mẫu dấu (tt)
Con dấu Chính phủ, Ban chỉ đạo
X.H.C.N Việt Nam hoặc Ban chỉ
đạo Trung ương về phòng, chống
tham nhũng;
Giữa con dấu: Hình Quốc huy
Trang 78ISO 9001:2008 Mẫu dấu (tt)
Con dấu Hội đồng Dân tộc và các
Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng
Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch
nước, các bộ, cơ quan ngang bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, Tòa án
nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát
nhân dân tối cao, Văn phòng Ban
chỉ đạo Trung ương về phòng,
chống tham nhũng
Đường kính: 38mm;
Xung quanh vành ngoài con dấu:
Tên cơ quan dùng dấu;
Giữa con dấu: Hình Quốc huy.
Trang 79ISO 9001:2008 Mẫu dấu (tt)
Con dấu Tổng cục trực
thuộc Bộ
Đường kính: 37mm;
Vành ngoài phía trên
con dấu: Tên bộ, cơ
quan ngang bộ;
Vành ngoài phía dưới
con dấu: Tên cơ quan
dùng dấu;
Giữa con dấu: Hình
Quốc huy.
Trang 80ISO 9001:2008 Mẫu dấu (tt)
Con dấu Cục Lãnh sự, Cục
Lễ tân Nhà nước, Sở Ngoại
vụ thành phố Hồ Chí Minh,
Ủy ban người Việt Nam ở
nước ngoài, Viện Kiểm sát
quân khu, Tòa án quân khu,
Cục Thi hành án, Cục Thi
hành án dân sự
Đường kính: 36mm;
Vành ngoài phía trên con
dấu: Tên cơ quan quản lý
cấp trên trực tiếp;
Vành ngoài phía dưới con
dấu: Tên cơ quan dùng dấu;
Giữa con dấu: Hình Quốc
huy
Trang 81ISO 9001:2008
Con dấu Viện Kiểm sát quân sự khu vực, Tòa án quân sự khu vực, Phòng Thi hành án cấp quân khu, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán
Đường kính: 35mm;
Vành ngoài phía trên con dấu: Tên cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp;
Vành ngoài phía dưới con dấu: Tên cơ quan dùng dấu;
Giữa con dấu: Hình Quốc huy.
Trang 82ISO 9001:2008
Con dấu Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Ban chỉ đạo về phòng, chống tham nhũng cấp tỉnh
Đường kính: 37mm;
Xung quanh vành ngoài con dấu: Tên cơ quan dùng dấu;
Giữa con dấu: Hình Quốc huy.
Trang 85ISO 9001:2008
Con dấu cơ quan, tổ chức do Chính phủ quản lý
Đường kính: 38mm;
Xung quanh vành ngoài con dấu: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Giữa con dấu: Tên cơ quan, tổ chức dùng dấu
Trang 86ISO 9001:2008
lý
Trang 87ISO 9001:2008
Con dấu cơ quan chuyên môn trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, VKSND tối cao, TAND tối cao, VP Quốc hội, Tổng cục trực thuộc Bộ
Giữa con dấu: Tên cơ quan dùng dấu.
Trường hợp con dấu có hình biểu tượng ở giữa
dấu thì vành ngoài phía dưới con dấu: Tên cơ
quan dùng dấu
Trang 88ISO 9001:2008
Trang 89 Con dấu cơ quan chuyên môn trực thuộc cục
Giữa con dấu: Tên cơ quan dùng dấu.
Trường hợp con dấu có hình biểu tượng ở giữa dấu thì vành ngoài phía dưới con dấu: Tên cơ quan
dùng dấu
Trang 90ISO 9001:2008
Trang 91 Con dấu tổ chức sự nghiệp trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, VKSND tối cao, TAND tối cao, Văn phòng Quốc hội
Đường kính: 36mm
Xung quanh vành ngoài con dấu: Tên cơ quan cấp trên quản
lý Đối với con dấu của các Trường ngoài công lập thì vành ngoài con dấu: Tên cơ quan quản lý nhà nước trực tiếp;
Giữa con dấu: Tên tổ chức dùng dấu.
Trường hợp con dấu có hình biểu tượng ở giữa dấu thì vành ngoài phía trên con dấu: Tên cơ quan quản lý cấp trên; vành ngoài phía dưới con dấu: Tên tổ chức dùng dấu
Trang 92ISO 9001:2008
Trang 93 Con dấu tổ chức sự nghiệp trực thuộc tổng cục, cục và tương đương
Trang 94ISO 9001:2008
Trang 95 Con dấu tổ chức sự nghiệp trực thuộc cơ quan, đơn vị do tổng cục, cục và tương đương quản lý
Trang 96ISO 9001:2008
Trang 97 Con dấu cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Đường kính: 34mm;
Vành ngoài phía trên con dấu: Cộng hòa X.H.C.N Việt Nam;
Vành ngoài phía dưới con dấu: Tên cấp tỉnh;
Giữa con dấu: Tên cơ quan dùng dấu.
Trường hợp con dấu có hình biểu tượng ở giữa dấu thì vành ngoài phía dưới con dấu: Tên cơ quan dùng dấu
Trang 98ISO 9001:2008
Trang 99 Con dấu cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
Giữa con dấu: Tên tổ chức dùng dấu
Trường hợp con dấu có hình biểu tượng ở giữa dấu thì vành ngoài phía dưới con dấu: Tên cơ quan dùng dấu kèm theo tên cấp tỉnh.
Trang 100ISO 9001:2008
Trang 101 Con dấu cơ quan chuyên môn trực thuộc cơ quan
chuyên môn do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý
Giữa con dấu: Tên cơ quan dùng dấu
Trường hợp con dấu có hình biểu tượng ở giữa dấu thì vành ngoài phía dưới con dấu: Tên cơ quan dùng dấu kèm theo tên cấp tỉnh