Công tác văn thư lưu trữ tại Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích: Thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG CÔNG ÍCH 5 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 5 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cảu bộ phân văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 8 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG CÔNG ÍCH 9 2.1 Hoạt động quản lý 9 2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Đối với công tác văn thư 10 2.2.1.1 Soạn thảo văn bản 10 2.2.1.2 Quản lý văn bản đến 11 2.2.1.3 Quản lý văn bản đi 17 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 21 2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu . 22 2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ 23 2.2.2.1. Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Ban 23 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.2.4 .Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ 25 2.2.2.5 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích và đề xuất, khuyến nghị 27 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 27 3.3 Một số khuyến nghị 28 PHẦN KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 4

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG CÔNG ÍCH 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 5

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cảu bộ phân văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 8

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG CÔNG ÍCH 9

2.1 Hoạt động quản lý 9

2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 9

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10

2.2.1 Đối với công tác văn thư 10

2.2.1.1 Soạn thảo văn bản 10

2.2.1.2 Quản lý văn bản đến 11

2.2.1.3 Quản lý văn bản đi 17

2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 21

2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 22

2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ 23

2.2.2.1 Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Ban 23

2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 24

2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 25

2.2.2.4 Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ 25

2.2.2.5 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích và đề xuất, khuyến nghị 27

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 273.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ của Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 273.3 Một số khuyến nghị 28

PHẦN KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Xã hội nước ta đang trong công cuộc đổi mới từ các ngành cho đến cáclĩnh vực hoạt động của xã hội để có những đóng góp nhất định và luôn có sự cảitiến để vươn đến sự hoàn thiện Hoà và xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụcông tác văn thư – lưu trữ có những bước phát triển đa dạng va chuyên sâu đápứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Như chúng ta đã biết, ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào cũng cần thực hiệnhoạt động văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính vì nó có ý nghĩahết sức quan trọng Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luônđược quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thôngqua các văn bản - tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cungcấp thông tin để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mậtcho mỗi cơ quan Lưu trữ là công tác quan trọng trong việc giữ gìn, bảo quảnthông tin lâu dài nhằm phục vụ lãnh đạo của Đảng, Nhà nước và các cơ quan tổchức trên nhiều lĩnh vực khác nhau

Bởi vậy mà công tác văn thư - lưu trữ không chỉ có những đóng góp lớncho cơ quan tổ chức mà nó còn góp phần vào sự thúc đẩy phát triển trong côngcuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư - lưutrữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và

đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào

a Khái quát mục đích, ý nghĩa đợt thực tập:

Với sự quan tâm của nhà trường đã tổ chức đợt thực tập cho sinh viên và

sự giúp đỡ của Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vu viễn thông công ích,tôi đã có cơ hội tiếp xúc với công việc thực tế và trang bị cho tôi một số kiếnthức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư –Lưu trữcũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với

sự phát triển của cơ quan tổ chức ,thấy được những bất cập trong công tác nàycủa cơ quan.Có thể nói đợt thực tập đã giúp tôi có cơ hội được tiếp xúc vớinhững công việc chuyên môn ,cụ thể hóa ,nắm chắc hơn kiến thức của mình ,họchỏi được nhiều kinh nghiệm , tác phong làm việc và rưởng thành hơn sau khi đã

thực tập ở cơ quan

b Lý do chọn đề tài:

Công tác văn thư lưu trữ nếu thực hiện tốt sẽ cung cấp thông tin nhanhchóng để kịp thời giải quyết công việc của từng cá nhân cũng như tập thể và vìthế thông tin là thứ không thể thiếu để phục vụ hoạt động của xã hội nói chung

và từng con người nói riêng Tuy nhiên thông tin được thể hiện ở nhiều vậtmang tin khác nhau trong đó văn bản là vật mang tin chủ yếu và phổ biến nhất,thông tin bằng văn bản được thể hiện bởi công tác văn thư – lưu trữ của mỗi cơquan Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin để giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan Do

đó từ khi thành lập đến nay được sự quan tâm của lãnh đạo Ban, công tác vănthư lưu trữ đi vào nề nếp góp phần tích cực thực hiện chức năng, nhiệm vụ tuynhiên công tác văn thư – lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định Để tìm hiểu nguyênnhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng nhận thức thực tiễn về công tác vănthư - lưu trữ của cán bộ, công chức văn phòng tôi đã chọn đề tài: ‘‘ Công tácvăn thư lưu trữ tại Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông côngích: Thực trạng và giải pháp ”

c Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập:

Vì đây là lần đầu tiên tôi đi thực tập tại một cơ quan bên ngoài nên trong

quá trình thực tập tôi đã gặp những khó khăn nhất định và cũng có những thuận lợi

Thuận lợi: Về phía nhà trường,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các

thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả vềchuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửabáo cáo để tôi đạt được kết quả tốt trong đợt kiến tập này

Về phía Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thông công ích:Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thông công ích đã tạo mọi điềukiện thuận lợi cả về cơ sở vật chất, tinh thần và các điều kiện khác trong quátrình kiến tập và viết báo cáo tại cơ quan Ngoài ra các anh chị trong các phòngban của cơ quan đặc biệt là cô Nguyễn Đình Vinh đã luôn quan tâm giúp đỡ,

tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập cũng như quátrình thu thập những tài liệu thiết thực, những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyênmôn cần thiết để tôi có thế hoàn thành đợt thực tập một cách tốt nhất

Khó khăn: Đối với một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường như

tôi ,đây là lần đầu tiên bước chân vào một cơ quan lớn cũng như lần đầu tiên có

cơ hội được tiếp xúc với công việc trong thực tế nên không thể tránh khỏi sự bỡngỡ ,thiếu kinh nghiệm, kỹ năng quan sát nhìn nhận vấn đề và hạn chế về nhậnthức dẫn đến những thiếu sót xãy ra khi tìm hiểu vấn đề và thực hiện công việcđược giao chưa thật sự đạt hiệu quả

LỜI CẢM ƠN

Sau khi trải qua đợt thực tập tại Ban quản lý chương trình dịch vụ viễnthông công ích với thời gian không quá dài nhưng đã để lại cho tôi những kỷniệm đẹp và giây phút đáng nhớ Qua đợt thực tập này đã giúp cho tôi có cáinhìn toàn diện, khách quan, thực tế nhất về ngành nghề mình dang theo học và

có cái nhìn đúng đắn về công việc mình trong tưởng lai

Đầu tiên, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập và các thầy, cô giáo thuộc khoa Vănthư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ tôi cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tậntình hướng dẫn, đóng góp ý kiến chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốttrong đợt khảo sát này

Tiếp theo tôi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh Ban quản lý chương trình dịch

vụ viễn thông công ích đã tạo mọi điều kiên về cơ sở vật chất cũng như tinh thần

và các điều kiện khác để tôi có thể khảo sát cơ quan , làm việc và viết báo cáothực tập tại ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích.Cùng với đó tôi xin gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, công chức viên chức trongBan quản lý chương trình dịch vụ viễn thông công ích đã quan tâm, giúp đỡ tôitrong thời gian tôi thực tập, đặc biệt là sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình củaanh Nguyễn Đình Vinh để tôi có được những tài liệu thiết thực, những kỹ năng

và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôi hoàn thành bài báo cáo đầy đủ,hiệu quả và tốt nhất trong đợt thực tập của mình

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều tuy nhiên do thời gian ngắn, trình độ và vốnkiến thức còn hạn chế vì vậy mà bài báo cáo khảo sát của tôi khó tránh khỏinhững thiếu sót mang tính chủ quan , rất mong nhận được sự góp ý, nhận xétcủa thầy, cô giáo để bài báo cáo này của tôi được đầy đủ và hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN

LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG CÔNG ÍCH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích

Ban Quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích có tưcách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch theo quy định củapháp luật, có trụ sở đặt tại Thành phố Hà Nội

Ngày 23 tháng 7 năm 2015, Thủ tướng chính phủ ra quyết định số1168/QĐ- TTg phê duyệt Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công íchđến năm 2020

* Vị trí và chức năng

Ban Quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích là tổchức trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có chức năng giúp Bộ trưởng BộThông tin và Truyền thông quản lý, điều phối việc thực hiên cung cấp dịch vụviễn thông công ích trên phạm vi cả nước

* Nhiệm vụ và quyền hạn

Chủ trì, phối hợp xây dựng, trình Bộ trưởng phê duyệt kế hoạch, dự toánkinh phí hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ thuộc phạm vi Chương trình cung cấpdịch vụ viễn thông công ích hàng năm

Tiếp nhận, tổng hợp, thẩm tra và phối hợp các đơn vị liên quan trình Bộtrưởng phê duyệt Danh mục và dự toán kinh phí dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạtầng viễn thông thuộc phạm vi Chương trình

Chủ trì, tổ chức lựa chọn các doanh nghiệp viễn thông làm chủ đầu tư

các dự án đầu tư xây dựng cơ sở hà tầng viễn thông thuộc phạm vi Chươngtrình, trình Bộ trưởng phê duyệt

Ký hợp đồng đặt hàng cung cấp dịch vụ viễn thông công ích với cácdoanh nghiệp viễn thông hàng năm theo phân công, uỷ quyền của Bộ trưởng

Tiếp nhận, tổng hợp, thẩm tra và phối hợp với các đơn vị liên quan trình

bộ trưởng phê duyệt Kế hoạch và dự toán kinh phí hỗ trợ thiết bị đầu, cuối thuộcphạm vi Chương trình

Tham mưu giúp Bộ trưởng hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và điều phốiviệc triển khai thực hiện Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công íchtheo phân công, phân cấp của Bộ trưởng

Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc thực hiện quyết toán Chươngtrình theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của Bộ trưởng

Theo dõi, tổng hợp và báo cáo Bộ thông tin và Truyền thông việc triểnkhai thực hiện Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích, chủ trì, phốihợp xây dựng báo cáo tổng kết, sơ kết việc thực hiện Chương trình

Chủ trì, phối hợp đề xuất việc điều chỉnh bổ sung Chương trình,kế hoạch,

dự án cung cấp dịch vụ viễn thông công ích

Thành lập các hội đồng tư vấn các vấn đề chuyên môn trong hoạt độngcủa Ban quản lý Chương trình và được mời các chuyên gia, đại diện các Bộ,ngành, các tổ chức và doanh nghiệp có liên quant ham gia Hội đồng tư vấn saukhi có ý kiến chấp thuận của Bộ trưởng

Tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế về viễnthông công ích

Thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý tài chính, kế toán, kiểmtoán, báo cáo thống kê và các quy định khác có liên quan đến hoạt động của Banquản lý Chương trình

Kinh phí hoạt động của Ban quản lý Chương trình được đảm bảo từnguồn thu của Quỹ Dịch vụ viễn thông công ích Việt Nam theo quy định tạikhoản 3 Điều 8 quyết định số 11/2014/ QĐ-TTg ngày 27/01/2014 của Thửtướng Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Quỹ Dịch vụ viễn thông cong ích

Việt Nam

Quản lý và tổ chức bộ máy, cán bộ, người làm việ, hồ sơ, tài liệu, tài sảncủa Ban quản lý Chương trình theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộtrưởng

Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao

lý Chương trình, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm

vụ được phân công

Ban có 4 phòng chức năng: Phòng Hành chính- Tổng hợp, Phòng Kếhoạch- Tài chính, Phòng hộ trợ hạ tầng, Phòng Hỗ trợ dịch vụ

Phòng hỗ trợ

hạ tầng

Phòng hỗ trợ dịch vụ

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cảu bộ phân văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ

- Quản lý các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ, lưu văn bản đi của công

ty và giao nộp vào lưu trữ của công ty

- Thực hiện công tác bảo mật thông tin tài liệu- Phục vụ hoạt động tra tìmtài liệu

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định

- Có trách nhiệm đưa văn bản, tài liệu trình Giám đốc của Ban quản lýChương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích; chuyển các văn bản đến chocho các phòng ban, cá nhân theo yêu cầu Giám đôc Ban quản lý Chương trình

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng ban đến hạn nộp lưu trữ

- Sắp xếp hồ sơ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

* Cơ cấu tổ chức bộ phần văn thư – lưu trữ

Hình thức tổ chức công tác văn thư tại công ty là hình thức tập trung Tại Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thông công ích thì bộphận văn thư không có văn phòng riêng mà thuộc phòng tổ chức hành chính

Hiện nay bộ phận văn thư công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà cònkiêm nhiệm ( cán bộ văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư vănphòng phẩm)

Số lượng của bộ phận văn thư trong cụ thể là chỉ có 01 cán bộ văn thư

Bộ phận lưu trữ của Ban quản lý Chương trình cung cấp dich vụ viễnthông công ích chỉ có một cán bộ lưu trữ

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN

THÔNG CÔNG ÍCH 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích

- Quy chế công tác văn thư lưu trữ

Hiện nay Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công íchvẫn chưa ban hành quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưu trữ Vì là cơquan trực thuôc Bộ thông tin và Truyền thông nên cơ quan sẽ sử dụng 1553/QĐ-BTTT ngày 17/9/2015 Quyết định v/v ban hành quy chế công tác văn thư, lưutrữ của Bộ thông tin và Truyền thông

Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đối với các đơn vị

và các cán bộ công nhân viên của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụviễn thông công ích

- Xây dựng ,ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác vănthư lưu trữ

+ NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ về công tác vănthư

+ NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chitiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia

+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 của Cục Văn thư

và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư vàlưu trữ cơ quan

- Mô hình ,cách thức tổ chức công tác văn thư của Ban quản lý cung cấpchương trình dịch vụ viễn thông công ích

Văn thư là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành và quản

lý của trưởng Phòng hành chính

Bộ phận văn thư lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưutrữ

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Đối với công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo văn bản

* Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản của Ban được phép ban hành là :

Văn bản quy phạm pháp luật :Quyết định

Văn bản hành chính :Quyết định (cá biệt ), Chương trình, Kếhoạch ,Báo cáo , Công văn ,Tờ trình ,Thông báo ,Dự án ,Đề án ,Quy hoạch …

Chuyên viên dự thảo văn bản, hoàn thiện nội dung lẫn hình thức của vănbản

Các chuyên viên khác nằm trong luồng công việc sẽ góp ý vào dự thảovăn bản

Sau khi đã thống nhất ý kiến của các chuyên viên sẽ lấy ý kiến chỉ đạocủa lãnh đạo, tiến hành chỉnh sửa theo ý kiến của lãnh đạo

Dự thảo hoàn chính, chuyên viên sẽ chỉnh sửa lần cuối cùng, in văn bảnkèm theo phiếu trình giải quyết văn bản lên cho lãnh đạo

ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành

- Sau khi văn bản được trình ký, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký sổ,vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản theo số lượng quy định, đóng dấu và giữgìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định

- Văn thư tiến hành chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản

2.2.1.2 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là các văn bản, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Ban Trong hoạt động hàng ngày, Văn thư Ban tiếp nhận nhiều loạt văn bản đếnkhác nhau từ các cơ quan gửi đến:

Văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến: Văn bản của Chính phủ, văn bảncủa Bộ…

Văn bản của cơ quan cùng cấp gửi đến: Văn bản của các Cục, Quỹ trong

và ngoài Bộ…

Văn bản của các tổ chức doanh nghiệp gửi đến

Khối lương văn bản đến của Ban khoảng 900 văn bản/1 năm Tóm lại, nguồn văn bản đến Ban Quản lý cung cấp chương trình dịch vũ viễnthông công ích rất đa dạng.Tất cả văn bản đến của Ban đều phải đăng ký thốngnhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính của Ban Các nộidung tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển giao văn bản, tra cứu và tìm kiếmvăn bản, tổng hợp và theo dõi tình trạng giải quyết văn bản đều được thực hiệnqua phần mềm Quản lý văn bản thông qua máy tính kết nối mạng internet và sổcông văn đến

Hiện nay việc quản lý văn bản đi và đến tại Ban quản lý cung cấp chươngtrình dịch vụ viễn thông công ích bằng chương trình quản lý văn bản EOffice và

cả sổ công văn đi và đến

- Mục đích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản Eoffice là phục

vụ quản lý , giải quyết và tra tìm văn bản Quản lý văn bản bằng máy tính sẽthay thế dần các sổ đăng ký công văn đi - đến, theo dõi việc chuyển giao và giảiquyết văn bản, đồng thời có thể tra tìm văn bản trên máy tính,

- Mục tiêu của phần mềm:

Hỗ trợ cán bộ văn thư quản lý; theo dõi và tra tim văn bản đi - đến

Giúp lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết văn bản toàn BanGiúp lãnh đạo nắm bắt, nhắc nhở chuyên viên trong quá trình giải quyếtvăn bản, văn bản quá hạn giải quyết

Giúp lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo hướng giải quyết cho những chuyên

viên được giải quyết văn bản quan mạng máy tính

Hỗ trợ cán bộ , công chức viên tra cứu vản bản trực tiếp trên máy tính đểbiết các vấn đề công việc

Giúp lãnh đạo thống kê về quá trình giải quyết công việc của chuyên viên

Từ màn hình máy tính, chúng ta đăng nhập thành công sẽ có giao diện của phầnmềm như sau:

Muốn thoát khỏi hệ thống, nhấn vào dấu X trên góc phải màn hình.Phần mềm Eoffice là phần mềm quản lý văn bản được sử dụng cho Bộ , các cơquan trực thuộc, thuộc của Bộ Thông tin & Truyền thông

Văn bản đến là các văn bản, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Ban Trong hoạt động hàng ngày, Văn thư Ban tiếp nhận nhiều loạt văn bản đếnkhác nhau từ các cơ quan gửi đến:

Văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến: Văn bản của Chính phủ, văn bảncủa Bộ…

Văn bản của cơ quan cùng cấp gửi đến: Văn bản của các Cục, Quỹ trong

và ngoài Bộ…

Văn bản của các tổ chức doanh nghiệp gửi đến

Khối lương văn bản đến của Ban khoảng 900 văn bản/1 năm

Tóm lại, nguồn văn bản đến Ban Quản lý cung cấp chương trình dịch vũviễn thông công ích rất đa dạng.Tất cả văn bản đến của Ban đều phải đăng kýthống nhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính củaBan Các nội dung tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển giao văn bản, tra cứu

và tìm kiếm văn bản, tổng hợp và theo dõi tình trạng giải quyết văn bản đềuđược thực hiện qua phần mềm Quản lý văn bản thông qua máy tính kết nốimạng internet và sổ công văn đến

- Xử lý văn bản đến và nhập dữ liệu

* Đăng ký văn bản đến

Văn thư Ban chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký vàphân phối văn bản đến Tất cả các văn bản đến Ban quản lý cung cấp chươngtrình dịch vụ viễn thông công ích đều phải qua Văn thư Ban đến lấy dấu đến rồivào sổ công văn đến

Văn thư Ban tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ ( mức độ mật vàkhẩn, đơn vị gửi…)

Đóng dấu “ công văn đến “ vào khoảng trống dưới số ký hiệu, tên loạihoặc khoảng trống bên dưới ngày tháng năm văn bản; ghi số công văn đến, ngàydến vào sổ công văn đến ghi ngày tháng văn bản đến, số đến,nơi gửi,số ký hiệu,ngày tháng của văn bản, tên loại trích yếu nội dung, ngày tháng văn bản Scan từng văn bản đến( tuy nhiên nếu là văn bản do Bộ hoặc các đợn vị thuộc,trực thuộc khác của Bộ gửi đến Ban thông qua phần mềm EOffice thì không cầnscan mà vào mục tìm kiếm văn bản đến lấy bản scan do Bộ hoạc các đợn vịthuộc, trực thuộc khác của Bộ)

Sau khi đã scan văn bản, từ giao diện chính của màn hình, chúng ta nhấnvào văn bản => văn bản đến đơn vị, màn hình sẽ được giao diện như sau:

Nhập thông tin văn bản đến lên hệ thống quản lý văn bản : Cơ quan banhành, số ký hiệu, trích yếu, ngày đến, ngày văn bản, hình thức văn bản ( côngvăn, quyết định, tờ trình…) số văn bản mặc định là văn bản đến ban quản lý viễnthông công ích, số văn bản đến, độ khẩn, hình thức gửi…

* Trình và chuyển giao văn bản đến

Sau khi đã nhập thông tin đầy đủ thì click vào “ Thêm tài liệu” tại mụcnày là bản scan văn bản mà ban đầu ta đã tiến hành:

Chọn file scan tương ứng với các thông tin đã nhập lên hệ thống rồi chọn

“ Open”

Sau đó nhấn vào nút chuyển trên góc bên trái của màn hình

Chọn tên người nhận văn bản rồi click vào ô “ Gửi ”, chọn ô “ Đồng gửi’’đối với nhiều cá nhân nhận văn bản

+ Song song với việc gửi văn bản đến đã được scan qua phần mềmeoffice đến với cá nhân có trách nhiệm giải quyết thì văn thư Ban phải gửi vănbản giấy đến cá nhân, phòng chức năng có trách nhiệm giải quyết.Với văn bản giấy sau khi đã lấy dấu đến, vào sổ công văn đến thì văn thư Banchuyển văn bản đến tới trưởng phòng hành chính

Trưởng phòng hành chính sẽ trình văn bản lên Giám đốc lấy ý kiến chỉđạo rồi chuyển cho văn thư Ban

Văn thư Ban căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Giám đốc mà chuyển văn bảnđến phó giám đốc hoặc các phòng để giải quyết văn bản

Đối với văn bản đến có liên quan đến nhiều phòng hoặc nhiều cá nhân cótrách nhiệm xử lý thì cán bộ văn thư sẽ photo thêm tương ứng số lượng cá nhân

và phòng

Yêu cầu khi chuyển giao văn bản : Giao văn bản tận tay cho người cótrách nhiệm giải quyết ,không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ Và khichuyển giao văn bản phải dùng sổ chuyển giao văn bản Đều phải có chữ kýngười nhận và số lượng bản, số ký hiệu văn bản

- Quy trình giải quyết văn bản đến của Ban quản lý cung cấp chươngtrình dịch vụ viễn thông công ích như sau:

Khi nhận được văn bản đến, các phòng chức năng, cá nhân có tráchnhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn hoặc theo quy định cụ thể của Ban ; đốivới những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết ngay

Khi trình cấp trên có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, cácphòng chức năng, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến

đề xuất của phòng chức năng, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các phòng và cá nhân khác, phòngchức năng khác hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản saovăn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyếtcủa người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các phòng ban , cá nhân Khi trìnhngười đứng đầu Ban xem xét, quyết định, phòng ban hoặc cá nhân chủ trì phảitrình kèm văn bản tham gia ý kiến của các phòng, cá nhân có liên quan

- Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là mộtquy trình gồm nhiều bước và có nhiều người tham gia, cùng với đó là tráchnhiệm của mỗi người tham gia cũng là khác nhau

Việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của một hoặc nhiều cán bộchuyên môn của một hoặc các phòng ban được phân công giải quyết văn bản

Đối với tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết người cóthẩm quyền giao cho trưởng phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bảnđến Đối với cán bộ văn thư có trách nhiệm đi đến các phòng hoặc các hoặc cánhân để lấy số liệu về việc giải quyết văn bản đến và thực hiện việc tổng hơp sốliệu và báo cáo cho người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến

2.2.1.3 Quản lý văn bản đi

Văn bản do Ban gửi cho nơi khác được đăng ký tại bộ phận văn thư gọitắt là văn bản đi Tất cả các văn bản đi của Ban đều phải đăng ký thống nhất ở

bộ phận văn thư Ban

Khối lượng văn bản đi hằng năm của Ban khoảng 650 văn bản /1 năm

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi sổ ngày tháng nămvăn bản

Tại Ban cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn bản đi về thể thứcvăn bản, kiểm tra chữ ký nháy đối với văn bản có đính kèm phụ lục, đăng kývăn bản đi vào sổ, giữ một bản chính làm bản lưu và lưu tại tủ làm việc văn thư.Ghi ngày tháng năm lên văn bản

Ngoài việc kiểm tra văn bản đi bằng giấy thì cán bộ văn thư cũng phảikiểm tra văn bản đi đó trên word đối với những văn bản đi chuyển lên Bộ hoặc

cơ quan ngang Bộ Khi chuyển văn bản đi đến Bộ và cơ quan ngang Bộ thì phảichuyển bản cứng và bản mềm

* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật khẩn

Đối với những văn bản đi gửi đến nhiều nơi thì cán bộ văn thư nhân bảntheo yêu cầu của đơn vị soạn thảo ( Đơn vị soạn thảo sẽ cử trực tiếp một cán bộchuyên môn trực tiếp làm việc với cán bộ văn thư) Việc nhân bản phải đúng sốlượng và ghi rõ trong sổ công văn đi.Sau khi nhân bản xong, mỗi bản đều phảiđóng dấu giáp lai và có đóng dấu của Ban Cán bộ văn thư giữ một bản , đơn vịsoạn thảo giữ một bản nhằm phục vụ giải quyết công việc hàng ngày Cán bộvăn thư đóng dấu “mật” , “khẩn” vào văn bản khi văn bản đó có ý kiến của

người ký nhận văn bản

Đối với văn bản đi trình lên Bộ hoặc cơ quan ngang Bộ thì văn bản gửi đitrên phầm mềm quản lý văn bản như sau:

Lưu bản word( văn bản cần gửi đi) do đơn vị soạn thảo vào máy tính

Từ màn hình chính chọn ‘‘ Văn bản’’ => Khởi tạo văn bản đi

Giao diện sẽ hiện ra như sau: