Hướng dẫn Excel phần 3

II Thao tác trên vùng1- Nhập và chỉnh sửa dữ liệu a Nhập dữ liệu:Nhập dữ liệu vào ô nào thì nhắp chuột vào ô đó để nhập b Chỉnh sửa dữ liệu: Chọn ô muốn chỉnh sửa nhấn F2 c Khi chiều dà

CHƯƠNG 2

I) Các Kiểu dữ liệu:

 Trong 1 ô chỉ có thể chứa 1 kiểu dữ liệu Kiểu dữ

liệu của ô phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ vào Gồm các kiểu DL sau đây:

1) Kiểu số: Kí tự đầu tiên gõ vào là số Mặc nhiên

canh phải

2) Kiểu chuỗi: Kí tự đầu tiên gõ vào là chữ Mặc

nhiên canh trái

3) Kiểu công thức: Kí tự đầu tiên gõ vào là dấu = Kết

quả trong ô chính là giá trị của công thức đó Ví dụ:

=2*4+3 kết quả trình bày trong ô là 11

4) Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường

với dấu phân cách là gạch (-) hay gạch (/) Mặc nhiên canh phải.

II) Thao tác trên vùng

1- Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

a) Nhập dữ liệu:Nhập dữ liệu vào ô nào thì nhắp chuột

vào ô đó để nhập

b) Chỉnh sửa dữ liệu: Chọn ô muốn chỉnh sửa nhấn F2

c) Khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều ngang của ô sẽ

hiển thị dấu ##### hoặc (1E+…)

2- Chọn vùng, dòng, cột

a Chọn vùng: có 2 cách

Dùng chuột: Di chuyển chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải

Dùng bàn phím: Giữ phím Shift và gõ các phím di chuyển con trỏ ô để chọn vùng

 Chọn dòng: Click chuột tại đường biên bên trái

của bảng tính

 Chọn cột: Click chuột tại đường biên bên trên

của bảng tính

 Chọn cả bảng tính: Click tại ô giao nhau giữa

tiêu đề hàng và cột hoặc dùng Ctrl +A

 Chọn các ô đứng liền nhau: Click và Drag đến

khối muốn chọn

 Chọn những ô, khối không đứng liền nhau:

Nhấn phím Ctrl Và Click hoặc Click and Drag

để chọn các ô khối không đứng liền nhau

2- Xóa dữ liệu vùng

 Chọn vùng

 Nhấn phím Delete

3- Chép dữ liệu vùng

 Chọn vùng nguồn

 Edit / Copy

 Chọn vùng đích

 Edit / Paste

Lưu ý : Khi chép dữ liệu:

 Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi, kết quả trình bày giống như vùng đích

 Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu công thức, kết quả vùng đích thay đổi hay không tùy thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối

III) Thay đổi định dạng

Thay đổi độ rộng cột: Click and Drag ngay đường giao nhau giữa cột

Thay đổi độ rộng dòng: Click and Drag

ngay đường giao nhau giữa hàng

Nối và tách ô:

– Nối: Chọn những ô muốn nối Click vào biểu tuợng

– Tách: Chỉ tách được những ô đã nối:

Format/Cell/Alignment/Đánh dấu bỏ chọn trong Chexk box Merge cell

IV) Định dạng kiểu chữ

 Chọn khối muốn định dạng

 Format / Cell/ Font

V) Định dạng vị trí

 Chọn khối muốn định dạng

 Format / Cell/ Alignment

VI) Định dạng số

 Chọn khối muốn định dạng

 Format / Cell/ Number

- Use 1000 Separator (,): Dấu phân cách hàng ngàn

- Negative number: Cách hiển thị số âm

VII) Định dạng Ngày tháng

 Format / Cell Trong khung Category chọn Date

và chọn cách hiển thị bên khung Type

VIII) Kẻ khung cho Bảng tính

 Format / Cell Chọn lớp Border

IX) Chèn và xoá cột, dòng, vùng

a) Chèn thêm cột: Chọn vị trí Insert/Columns

b) Chèn thêm hàng: Chọn vị trí Insert/Rows

c) Chèn thêm ô: Chọn vị trí Insert/Cell

X) Chèn ghi chú:

 Insert / Comment

CHƯƠNG 3 CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN CƠ BẢN

1) Các toán tử:

+ ; -)

Ví dụ: (5+4 /2 +4^2)=23

Độ ưu tiên tóan tử: Dấu ngoặc trong cùng được tính toán trước rồi đến Lũy thừa, nhân, chia rồi đến

cộng, trừ Thứ tự ưu tiên được tính từ trái sang phải

2) Cách lập công thức

Công thức trong Excel là kết hợp các ô thông qua phép toán Khi nhập công thức phải bắt đầu bằng dấu =

Các thông báo lỗi thường gặp

tại

3) Địa chỉ tương đối và tuyệt đối

Mỗi ô trong vùng được gọi là địa chỉ của ô hay

vùng

a) Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ của ô hay vùng khi

nhập vào trong công thức Khi sao chép công

thức sẽ thay đổi đến các vị trí tương ứng Ví dụ: B3

b) Địa chỉ tuyệt đối: Các địa chỉ trong công thức

đứng sau dấu $ trở thành địa chỉ tuyệt đối Khi

sao chép các công thức này sẽ không thay đổi Ví dụ: $B$5

c) Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ vừa có tuyệt đối vừa

có tương đối Ví dụ: $A6 ; B$7

d) Cách chuyển đổi giữa các địa chỉ dùng phím F4

4- Liên kết dữ liệu

Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính

Trong 1 tập tin Excel gồm nhiều bảng tính Khi tạo

công thức có thể sử dụng dữ liệu trong các bảng tính khác nhau:

Ví dụ: D4 + Sheet2!D4

Nghĩa là ô D4 của bảng tính hiện hành + với ô D4 của bảng tính có tên Sheet2

5- Đánh số thứ tự (Auto Fill)

Nhập 2 số vào 2 ô kế tiếp nhau trên cùng 1 dòng hoặc một cột

Chọn khối cả 2 ô

Đưa con trỏ đến góc có dấu cộng (góc dưới phải) Click and Drag

6- Tìm kiếm và thay thế

a. Tìm kiếm: Edit / Find

b. Thay thế: Edit / Replace

7- Sắp xếp dữ liệu:

Chọn vùng hoặc dòng muốn sắp xếp: Data / Sort

 Sort by: Chọn tên cột làm tiêu chuẩn sắp xếp

 Then by: Chọn tên cột làm tiêu chuẩn phụ để

sắp xếp nếu ở cột chính có nhiều ô giống nhau

 Ascending: Tăng dần

 Descending: Giảm dần

 Hearder Row: Trong khối chọn có dòng tiêu đề

sẽ không sắp xếp dòng này

 No Hearder Row: Không có dòng tiêu đề