Chương 4 - Phương - thầy Du 3.2018 sửa lần 3

Như vậy, tổ chức chấp hành và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nướccần tìm hiểu các nội dung: 1 Phân bổ và giao dự toán chi; 2 Cam kết chi và kiểm soátcam kết chi; 3 Kiểm soát t

Chương 4

TỔ CHỨC CHẤP HÀNH, QUYẾT TOÁN CHI THƯỜNG XUYÊN VÀ CHI

KHÁC CỦA NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

4.1 Tổ chức chấp hành chi thường xuyên NSNN (Phương)

Chi thường xuyên ngân sách nhà nước ở các quốc gia luôn chiếm tỷ trọng lớntrong tổng chi ngân sách nhà nước, việc tổ chức chấp hành đảm bảo các mục tiêu quản lý

về kỷ luật tài khoá, hiệu quả phân bổ và hiệu quả hoạt động luôn được các Chính phủ đặt

ra Vì thế trong tổ chức chấp hành chi thường xuyên ngân sách nhà nước việc đảm bảo đểchi tiêu theo đúng dự toán ngân sách đã phê duyệt, chi tiêu trong hạn mức ngân sách chophép, đảm bảo phân bổ và chi tiêu theo đúng thứ tự ưu tiên là những công việc quản lý

mà cơ quan quản lý tài chính công và các đơn vị sử dụng ngân sách phải thực hiện

Quy trình chấp hành chi thường xuyên ngân sách nhà nước của các quốc gia đượcthiết kế khác nhau nhưng đều phải đảm bảo tuân thủ dự toán ngân sách đã được cơ quanquyền lực nhà nước thông qua Về cơ bản quy trình chấp hành ngân sách phải có cácbước: phân bổ và giao dự toán chính thức của năm ngân sách; phát sinh chi tiêu và xử lýcác giao dịch thông qua các bước cam kết chi, thẩm định, đề nghị thanh toán và thanhtoán Như vậy, tổ chức chấp hành và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nướccần tìm hiểu các nội dung: (1) Phân bổ và giao dự toán chi; (2) Cam kết chi và kiểm soátcam kết chi; (3) Kiểm soát tạm ứng, thanh toán tạm ứng và thanh toán các khoản chi; (4)

Bổ sung và điều chỉnh dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước đầu năm; (5) Báocáo chấp hành chi thường xuyên ngân sách nhà nước; (6) Báo cáo quyết toán chi thườngxuyên ngân sách nhà nước

4.1.1 Phân bổ và giao dự toán chi thường xuyên NSNN

Phân bổ và giao dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước hàng năm đượcthực hiện sau khi Quốc hội quyết định dự toán ngân sách nhà nước Chính phủ được uỷnhiệm chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chi thường xuyên theo đúng dự toán được giao.Việc phân bổ và giao dự toán được thực hiện từ Thủ tướng Chính phủ đến Uỷ ban nhândân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; từ Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố đến Uỷban nhân dân huyện, quận, thị xã; từ Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã đến Uỷ bannhân dân xã, phường, thị trấn; từ các đơn vị dự toán cấp I đến các đơn vị sử dụng ngânsách trực thuộc

Dự toán được giao và phân bổ đầu năm1 phải đảm bảo đúng tổng mức và chi tiếttheo từng lĩnh vực, nhiệm vụ chi đã được phê duyệt; đảm bảo đúng chính sách, chế độquy định Trong trường hợp dự toán có các nhiệm vụ chi thực hiện quản lý ngân sáchtheo kết quả thực hiện nhiệm vụ thì dự toán phải chi tiết theo từng nhiệm vụ, dịch vụ, sảnphẩm.

Việc phân bổ và giao dự toán có thể được thực hiện nghiêm ngặt theo các hạngmục chi đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hoặc có thể dự toán được giao theonhiệm vụ, chương trình để các đơn vị sử dụng ngân sách chủ động chi tiêu và tự chịutrách nhiệm về hiệu quả thực hiện nhiệm vụ, chương trình tương ứng với số ngân sáchđược giao

Hiện nay, việc phân bổ và giao dự toán chi thường xuyên cho các đơn vị sử dụngngân sách được thực hiện gồm 2 phần: kinh phí giao tự chủ dành cho các nhiệm vụ đơn

vị được phép chủ động thực hiện, tự chủ sử dụng kinh phí; kinh phí giao không tự chủdành cho các nhiệm vụ đơn vị phải thực hiện theo chỉ định của cơ quan nhà nước có thẩmquyền

Mục tiêu của việc phân bổ và giao dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước

là phải giao được dự toán đến các đơn vị sử dụng ngân sách để triển khai các nhiệm vụđược giao Phân bổ và giao dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước được thực hiệntheo trình tự sau:

Thứ nhất, phân bổ và giao dự toán của Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp cho

Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (phân bổ giao dự toán từ dự toán phân bổ cấp 0 đến

dự toán cấp 1) Trong đó:

Dự toán phân bổ cấp 0 là dự toán chi ngân sách trung ương, tỉnh, huyện, xã theongành, lĩnh vực được Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp quyết định hàng năm

Dự toán cấp 1 là dự toán do Thủ tướng Chính phủ (đối với ngân sách địa phương),

Uỷ ban nhân dân các cấp (đối với ngân sách địa phương) giao cho ngân sách cấp dướihoặc các đơn vị dự toán cấp 1 cùng cấp

Thứ hai, phân bổ và giao dự toán từ chủ tài khoản các cấp ngân sách đến các đơn

vị dự toán cấp 1; từ các đơn vị dự toán cấp 1 đến các đơn vị sử dụng ngân sách (đơn vị dựtoán cấp 4) Việc phân bổ và giao dự toán từ đơn vị dự toán cấp 1 đến đơn vị sử dụngngân sách có thể được thực hiện thẳng hoặc thông qua các đơn vị dự toán trung gian

1

Dự toán đầu năm là dự toán chính thức được Quốc hội quyết định và giao đầu năm.

Theo qui định của Luật Ngân sách nhà nước hiện hành, trước ngày 31 tháng 12năm trước, các đơn vị dự toán cấp 1 ở trung ương và địa phương phải hoàn thành việcphân bổ và giao dự toán ngân sách nhà nước cho các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc

và cấp dưới Các đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện chấp hành chi thường xuyên ngânsách nhà nước sau khi nhận được quyết định giao dự toán ngân sách trong một số trườnghợp ở thời điểm đầu năm ngân sách khi dự toán ngân sách và phương án phân bổ ngânsách chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, nhưng đơn vị phải thựchiện ngay các nhiệm vụ được giao, đơn vị sẽ được giao dự toán tạm cấp để chủ động thựchiện nhiệm vụ Mức tạm cấp hàng tháng tối đa cho các nhiệm vụ không quá vượt quámức chi bình quân 01 tháng của năm trước

Ví dụ 1

Ngày 3.1.N dự toán và phương án phân bổ chi thường xuyên ngân sách nhà nước của SởNông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh X chưa được Hội đồng nhân dân tỉnh quyếtđịnh Để đảm bảo thực hiện không gián đoạn các nhiệm vụ thường xuyên của Sở, Sở Tàichính và Kho bạc nhà nước tỉnh X thực hiện tạm cấp ngân sách cho những nhiệm vụ chikhông thể trì hoãn như:

- Chi lương và các khoản có tính chất tiền lương

- Chi công tác phí cho cán bộ đi công tác

- Chi thanh toán các khoản tiền điện, nước, điện thoại… phát sinh trong tháng

Mức tạm cấp tối đa không vượt quá mức chi bình quân 01 tháng của năm trước Việc tạmcấp được thực hiện với những khoản chi kể trên cho đến khi có quyết định dự toán củaHội đồng nhân dân tỉnh Các khoản tạm cấp sẽ hoàn trả khi đơn vị có tiền trong tài khoản

dự toán

4.1.2 Kiểm soát cam kết chi thường xuyên ngân sách nhà nước

Đối với các khoản chi thường xuyên phát sinh trong năm ngân sách, đơn vị sửdụng ngân sách khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ, hàng hoá mua ngoài sẽ thực hiện ký kếthợp đồng mua hàng với các nhà cung cấp nhằm cam kết về lượng hàng hoá, dịch vụ đượccung ứng và số tiền phải trả Một khoản cam kết phát sinh khi một đơn đặt hàng hoặc mộthợp đồng được ký kết, khi hàng hoá được chuyển giao, dịch vụ được thực hiện số tiềntheo đơn đặt hàng, hợp đồng sẽ được thanh toán theo đúng thoả thuận

Trong quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước, cam kết chi được hiểu lànghĩa vụ đảm bảo thanh toán trong tương lai của các khoản chi đã được quyết định thựchiện nhằm hạn chế rủi ro vượt chi trong quá trình chấp hành chi đồng thời xác nhậnquyền chi tiêu của các đơn vị sử dụng ngân sách đối với dự toán được giao Kho bạc nhànước được giao trách nhiệm thực hiện ký cam kết chi và kiểm soát cam kết chi để đảmbảo khả năng thanh toán của các hợp đồng đã được ký kết, cũng như giám sát được tiến

độ và chất lượng việc cung ứng hàng hoá dịch vụ của nhà cung cấp

Cam kết chi thường xuyên là việc các đơn vị dự toán cam kết sử dụng dự toán chingân sách thường xuyên được giao hàng năm (có thể một phần hoặc toàn bộ dự toánđược giao trong năm) để thanh toán cho hợp đồng đã được ký giữa đơn vị dự toán vớinhà cung cấp Trong đó, giá trị của khoản cam kết được qui định trong 2 trường hợp: (1)Đối với hợp đồng được thực hiện trong một năm ngân sách, giá trị cam kết là số tiền nêutrong hợp đồng; (2) Đối với hợp đồng được thực hiện trong nhiều năm ngân sách, giá trịcam kết là số tiền dự kiến bố trí cho hợp đồng đó trong năm, đảm bảo trong phạm vi dựtoán năm được duyệt và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi của hợp đồng đó2

Kho bạc nhà nước các cấp có trách nhiệm kiểm soát việc ký, thanh toán các khoảncam kết chi đối với chi thường xuyên; hướng dẫn các đơn vị sử dụng ngân sách thủ tụcgửi tài liệu, hồ sơ liên quan cam kết chi; triển khai các tác nghiệp cụ thể về quản lý kiểmsoát, thanh toán cam kết chi như: thanh toán, huỷ, điều chỉnh cam kết chi… Việc quản lýkiểm soát cam kết chi phải đảm bảo các nguyên tắc: phải được cơ quan nhà nước có thẩmquyền giao dự toán, phải được hạch toán bằng đồng Việt Nam, chỉ được thanh toán khi sốtiền đề nghị thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng số tiền chưa được thanh toán của khoản camkết chi đó, chỉ được thực hiện ký các cam kết trong thời gian năm ngân sách hiện hành và

1 trong khoảng thời gian nhất định sau khi hợp đồng cung ứng hàng hoá đã ký kết để đảmbảo khả năng thanh toán của các hợp đồng

Kiểm soát cam kết chi thường xuyên cần đảm bảo kiểm soát các nội dung:

(1) Đề xuất chi tiêu phải được phê duyệt bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền(2) Tiền đã được phân bổ theo các hạng mục chi, nhiệm vụ, chương trình trong

dự toán ngân sách đã được phê duyệt

(3) Số dư ngân quỹ đủ để thanh toán cho các cam kết chi được đề xuất

(4) Có đầy đủ hồ sơ thanh toán và thực hiện đúng quy trình thanh toán

Quy trình kiểm soát cam kết chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại kho bạc nhànước được thực hiện theo lưu đồ sau

Lưu đồ 4.1 Quy trình kiểm soát cam kết chi thường xuyên ngân sách nhà nướccủa Kho bạc nhà nước

2

Giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi là chênh lệch giữa giá trị của hợp đồng với tổng giá trị của các khoản đã cam kết chi cho hợp đồng đó (bao gồm cả số cam kết chi đã được thanh toán).

Đơn vị dự toán Kho bạc nhà nước

Lập hồ sơ cam kết chi thường

Kiểm soát đối chiếu

Nhập dữ liệu về cam kết chi vào TABMIS và thông báo cho đơn vị

Thông báo về việc không chấp

thuận cam kết chi

Từ chối

Chấp thuận

Ví dụ 2

Ngày 5.2.N, trường Đại học Hoa Ban (gọi tắt là trường) ký hợp đồng mua văn phòngphẩm với công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, tổng giá trị hợp đồng là 210 triệu đồng, vănphòng phẩm mua về để sử dụng cho hoạt động quản lý và giảng dạy của nhà trường.Ngày 7.2.N trường gửi: Hợp đồng mua văn phòng phẩm và Đề nghị cam kết chi tới Khobạc nhà nước quận (gọi tắt là kho bạc) nơi trường mở tài khoản dự toán

Sau khi nhận được hồ sơ, Kho bạc thực hiện các nghiệp vụ như sau:

(1) Kiểm soát đối chiếu Đề nghị cam kết chi của trường với dự toán còn được phép sửdụng của trường Nếu đề nghị cam kết chi nhỏ hơn dự toán còn được phép sử dụng thì đềnghị cam kết chi được chấp thuận và ngược lại

(2) Kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng mua hàng của trường

(3) Xem xét thời gian trường gửi cam kết chi cho Kho bạc (Theo quy định trong vòng 10ngày kể từ ngày trường ký hợp đồng mua hàng phải thực hiện gửi hồ sơ đề nghị cam kếtchi tới Kho bạc)

(4) Sau khi kiểm tra các điều kiện nói trên, nếu đủ điều kiện Kho bạc chấp thuận đề nghịcam kết chi, ghi nhận bút toán cam kết chi vào TABMIS, thông báo cho trường số camkết chi được chấp thuận, quản lý trên TABMIS Ngược lại, kho bạc từ chối chấp thuậnghi nhận bút toán cam kết chi vào TABMIS và báo lại cho trường

4.1.3 Kiểm soát tạm ứng và kiểm soát thanh toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước

Trong năm ngân sách, các hàng hoá, dịch vụ mua ngoài sau khi được các đơn vị sửdụng ngân sách tiếp nhận đưa vào sử dụng về nguyên tắc phải được thẩm định về sốlượng và chất lượng bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền Với phương thức quản lý ngânsách nhà nước theo kết quả thì việc thẩm định về số lượng và chất lượng hàng hoá có vaitrò quan trọng nhằm đảm bảo hàng hoá dịch vụ được bàn giao đúng với hợp đồng hoặcđơn đặt hàng, từ đó mới có căn cứ để ghi nhận nghĩa vụ thanh toán cho các đơn vị cungcấp dịch vụ công

Sau khi hàng hoá, dịch vụ được thẩm định và được xác nhận về số lượng, chấtlượng đúng với hợp đồng, đơn đặt hàng, đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn bị các hồ sơ cóliên quan và đề nghị thanh toán Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động mua bánhàng hoá dịch vụ giữa các đơn vị sử dụng ngân sách và các nhà cung cấp dịch vụ nhànước cho phép các đơn vị sử dụng ngân sách được tạm ứng tiền cho các nhiệm vụ chi.Kho bạc nhà nước thực hiện kiểm soát tạm ứng và kiểm soát thanh toán các khoản chithường xuyên ngân sách nhà nước

4.1.3.1 Kiểm soát tạm ứng

Các đơn vị sử dụng ngân sách khi phát sinh các hoạt động mua hàng hoá, dịch vụmuốn tạm ứng tiền phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện, quy trình tạm ứng của Kho bạcnhà nước Các điều kiện mà đơn vị sử dụng ngân sách phải tuân thủ khi tạm ứng kinh phícho các khoản chi thường xuyên là:

- Khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ đề xuất tạm ứng có trong dự toán năm vàđược thủ trưởng đơn vị chuẩn chi

- Số tiền tạm ứng nhỏ hơn tổng số tiền mua hàng hoá, dịch vụ và tuân thủ mứctạm ứng theo quy định của hợp đồng đã ký

- Tài khoản dự toán hoặc tài khoản tiền gửi có đủ số dư để thực hiện khoản tạmứng

- Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ đúng quy định

Hồ sơ, chứng từ tạm ứng các khoản chi thường xuyên gồm:

- Hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ

- Giấy rút dự toán (tạm ứng) chuyển khoản hoặc tiền mặt

Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị tạm ứng kinh phí của đơn vị Kho bạc nhà nước phảikiểm soát số dư tài khoản dự toán, tài khoản tiền gửi của đơn vị; hợp đồng mua hàng hoá;cam kết chi đã ký; giấy rút dự toán (tạm ứng) Các bước kiểm soát được thực hiện theođúng quy định Nếu đơn vị đáp ứng đủ các điều kiện để tạm ứng kinh phí, Kho bạc sẽchấp thuận đề xuất tạm ứng, chuyển khoản số tiền tạm ứng cho nhà cung cấp hoặc chophép đơn vị rút tiền mặt về quỹ của đơn vị Trong trường hợp đơn vị sử dụng ngân sáchkhông đảm bảo đủ các điều kiện nêu trên Kho bạc nhà nước sẽ không chấp nhận đề xuấttạm ứng kinh phí của đơn vị

Quy trình các bước kiểm soát tạm ứng chi thường xuyên ngân sách nhà nước được

mô tả ở Lưu đồ 4.2 dưới đây

Mặc dù việc cho phép các đơn vị sử dụng ngân sách được tạm ứng chi là cần thiết,tuy nhiên trong một số trường hợp khi các đơn vị tạm ứng tiền cho các nhiệm vụ chinhưng sử dụng không hiệu quả dẫn đến rủi ro trong thanh toán và hoàn tạm ứng, hoặcviệc các đơn vị tạm ứng tiền về quỹ của đơn vị gây khó khăn cho Kho bạc trong việckiểm soát điều hành số dư ngân quỹ về tổng thể

4.1.3.2 Kiểm soát thanh toán

Theo quy định, các nhiệm vụ chi thường xuyên của các đơn vị sử dụng ngân sách

đã bố trí trong dự toán sẽ được cơ quan tài chính, cơ quan kho bạc đảm bảo kinh phí theođúng tiến độ thực hiện và trong phạm vi dự toán được giao Khi phát sinh các yêu cầuthanh toán, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách quyết định chi, gửi hồ sơ đề nghị Khobạc Nhà nước nơi giao dịch thanh toán theo chế độ quy định Kho bạc Nhà nước kiểm tra

số dư tự toán, tính hợp pháp của các tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật và thựchiện chi ngân sách khi có đủ các điều kiện chi Kho bạc Nhà nước có quyền từ chối thanhtoán, chi trả các khoản chi không đủ các điều kiện thanh toán

Chi thường xuyên ngân sách nhà nước được thực hiện trực tiếp qua kho bạc nhànước theo 02 hình thức: rút dự toán từ Kho bạc nhà nước và lệnh chi tiền Trong đó, thựchiện chi thường xuyên theo hình thức rút dự toán tại Kho bạc nhà nước đối với các nhiệm

vụ chi trong dự toán được giao của các đơn vị sử dụng ngân sách như: cơ quan nhà nước,đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghềnghiệp…; thực hiện chi thường xuyên theo hình thức lệnh chi tiền cho các nhiệm vụ của

cơ quan Đảng Cộng sản, các cơ quan, đơn vị an ninh, quốc phòng…

Việc thanh toán được thực hiện khi cơ quan kiểm soát chi xác nhận các hồ sơthanh toán đầy đủ Thanh toán có thể được thực hiện thông qua các hình thức: tiền mặt,séc, chuyển khoản…Cơ quan kiểm soát chi ngân sách nhà nước có trách nhiệm giám sátviệc thanh toán, tổ chức thanh toán, kiểm soát tính cân đối trên các tài khoản thanh toán

và hạch toán kế toán chi ngân sách nhà nước

Các điều kiện mà đơn vị sử dụng ngân sách phải tuân thủ khi thanh toán các khoảnchi thường xuyên là:

- Khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ có trong dự toán năm; đã được thủ trưởngđơn vị chuẩn chi

- Số tiền thanh toán đúng với hợp đồng đã ký

- Tài khoản dự toán hoặc tài khoản tiền gửi đủ số dư để thanh toán

- Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ đúng quy định

Hồ sơ, chứng từ thanh toán các khoản chi thường xuyên gồm:

- Hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ; Thanh lý hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ

- Đối với các khoản chi thanh toán cá nhân phải gửi: bảng lương (gửi đầu năm),bảng lương có điều chỉnh (gửi trong tháng); danh sách những người hưởng tiềncông lao động thường xuyên theo hợp đồng

- Giấy rút dự toán (thanh toán) chuyển khoản hoặc tiền mặt

Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị thanh toán của đơn vị Kho bạc nhà nước phải kiểmsoát số dư tài khoản dự toán, tài khoản tiền gửi của đơn vị; hợp đồng mua hàng hoá;thanh lý hợp đồng; cam kết chi đã ký; bảng lương lần đầu và bảng lương có điều chỉnh;danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; giấy rút

dự toán (thanh toán) Các bước kiểm soát được thực hiện theo đúng quy định Nếu đơn vịđáp ứng đủ các điều kiện để thanh toán, Kho bạc sẽ chấp thuận thanh toán, chuyển khoản

số tiền thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chuyển khoản đến các tài khoản cá nhân để trảtiền lương, tiền công cho người lao động; hoặc cho phép đơn vị rút tiền mặt về quỹ củađơn vị Trong trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách không đảm bảo đủ các điều kiện nêutrên Kho bạc nhà nước sẽ không chấp nhận đề thanh toán của đơn vị

Quy trình Kiểm soát thanh toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại Kho bạcnhà nước có thể được mô tả khái quát qua lưu đồ dưới đây

Lưu đồ 4.2 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại Kho bạcnhà nước

- Đối với các khoản thanh toán tạm ứng thời gian xử lý tối đa

Kiểm tra bộ hồ sơ, chứng từ

Ký duyệt trên chứng từ tạm ứng, thanh toán

- Đối với các khoản thanh toán tạm ứng thời gian xử lý tối đa

là 1 ngày

Kiểm soát, đối chiếu chứng từ trên hệ thống; ký chứng từ

Kiểm soát, đối chiếu chứng từ trên hệ thống; ký chứng từ; phê

duyệt bút toán trên hệ thống

Thanh toán theo quy định hiện hành; đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ; bàn giao chứng từ cho bộ phận KSC lưu trữ

Ví dụ 3

(1) Ngày 10.2.N trường đại học Hoa Ban (gọi tắt là trường) gửi hồ sơ tới Kho bạc nhànước quận (gọi tắt là Kho bạc) đề nghị rút dự toán tạm ứng cho công ty văn phòng phẩmHồng Hà theo Hợp đồng mua văn phòng phẩm ngày 5.2.N Số tiền đề nghị tạm ứng 63triệu đồng (30% tổng giá trị hợp đồng)

Hồ sơ gồm:

- Giấy rút dự toán (tạm ứng) trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng cho công ty văn phòngphẩm Hồng Hà theo hợp đồng đã ký ngày 5.2.N, số tiền 63 triệu đồng

- Hợp đồng mua văn phòng phẩm ngày 5.2.N

(2) Chuyên viên Kiểm soát chi của Kho bạc tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ:

- Kiểm tra Giấy rút dự toán (tạm ứng): đúng mẫu, hạch toán đúng Mục lục ngân sách, cóđầy đủ chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng đơn vị

- Kiểm tra cam kết chi của Hợp đồng ngày 5.2.N đối chiếu với Hợp đồng được gửi đến

- Kiểm tra số dư tài khoản dự toán

Sau khi kiểm tra, chuyên viên kiểm soát chi xác nhận tính đúng đắn, hợp pháp của các hồ

sơ nêu trên, chuyển hồ sơ tới Phụ trách Kiểm soát chi Nếu hồ sơ không đúng, đủ theoquy định sẽ được chuyển lại và thông báo cho đơn vị

(3) Phụ trách Kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát lại nếu hồ sơ đúng, đủ, sẽ xácnhận hồ sơ và chuyển cho Giám đốc Kho bạc

(4) Giám đốc Kho bạc ký duyệt Giấy rút dự toán (tạm ứng) chuyển bộ phận Kế toán củakho bạc

(5) Kế toán viên nhận bộ hồ sơ, kiểm soát đối chiếu chứng từ trên hệ thống, nếu hồ sơđúng, đủ theo quy định kế toán viên ký trên chứng từ chuyển cho Kế toán trưởng, đồngthời thực hiện bút toán hạch toán tạm ứng trên TABMIS

(6) Sau khi Kế toán trưởng phê duyệt bút toán trên TABMIS, kế toán viên thực hiệnchuyển khoản số tiền 63 triệu tới tài khoản thụ hưởng của công ty văn phòng phẩm Hồng

Hà

Ví dụ 4

(1) Ngày 7.2.N trường đại học Hoa Ban (gọi tắt là trường) gửi hồ sơ tới Kho bạc nhànước quận (gọi tắt là Kho bạc) đề nghị rút dự toán thanh toán chi trả tiền lương tháng 2

và các khoản trích nộp theo lương cho cán bộ, viên chức và các lao động hợp đồng củatrường theo các tài khoản cá nhân mở tại BIDV

Hồ sơ thanh toán gửi Kho bạc gồm:

- Giấy rút dự toán (thanh toán)

- Bảng lương tháng 2 (có điều chỉnh tăng, giảm so với bảng lương tháng 1)

- Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng

(2) Chuyên viên Kiểm soát chi của Kho bạc tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ:

- Kiểm tra Giấy rút dự toán (thanh toán): đúng mẫu, hạch toán đúng Mục lục ngân sách,

có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng đơn vị

- Kiểm tra số dư tài khoản dự toán

Sau khi kiểm tra, chuyên viên kiểm soát chi xác nhận tính đúng đắn, hợp pháp của các hồ

sơ nêu trên, chuyển hồ sơ tới Phụ trách Kiểm soát chi Nếu hồ sơ không đúng, đủ theoquy định sẽ được chuyển lại và thông báo cho đơn vị

(3) Phụ trách Kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát lại nếu hồ sơ đúng, đủ, sẽ xácnhận hồ sơ và chuyển cho Giám đốc Kho bạc

(4) Giám đốc Kho bạc ký duyệt Giấy rút dự toán (thanh toán) chuyển bộ phận Kế toáncủa kho bạc

(5) Kế toán viên nhận bộ hồ sơ, kiểm soát đối chiếu chứng từ trên hệ thống, nếu hồ sơđúng, đủ theo quy định kế toán viên ký trên chứng từ chuyển cho Kế toán trưởng, đồngthời thực hiện bút toán hạch toán thanh toán trên TABMIS

(6) Sau khi Kế toán trưởng phê duyệt bút toán trên TABMIS, kế toán viên thực hiệnchuyển khoản số tiền lương thực nhận cho cán bộ viên chức, người lao động hợp đồng tớitài khoản của trường tại BIDV, chuyển khoản số tiền phải nộp BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ tới cơ quan bảo hiểm, công đoàn

4.1.4 Bổ sung và điều chỉnh dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước

Trong quá trình tổ chức chấp hành chi ngân sách nhà nước nói chung và chithường xuyên ngân sách nhà nước nói riêng, Luật Ngân sách nhà nước cho phép nhữngđiều chỉnh sửa đổi dự toán ngân sách so với bản dự toán đầu năm đã được cơ quan quyềnlực quyết định nếu cần thiết vì chấp hành ngân sách thực tế sẽ xảy ra những biến độngkhông giống như kế hoạch đã dự kiến Tuy nhiên không nên lạm dụng việc chỉnh sửa, bổsung dự toán vì sẽ không thể khuyến khích việc lập kế hoạch chi ngân sách chính xác,hiệu quả hay dẫn đến phá vỡ kỷ luật tài khoá tổng thể và gây khó khăn trong điều hànhcân đối ngân sách

Dự toán ngân sách nhà nước có thể được điều chỉnh tổng thể hoặc điều chỉnh cácnhiệm vụ chi của các Bộ, cơ quan ngang bộ và một số các địa phương

Điều chỉnh tổng thể ngân sách nhà nước trong trường hợp có biến động về ngân

sách so với dự toán đã phân bổ Quốc hội có thẩm quyền quyết định điều chỉnh tổng thể

dự toán ngân sách nhà nước, Hội đồng nhân dân các cấp quyết định điều chỉnh tổng thể

dự toán ngân sách cấp mình

Điều chỉnh nhiệm vụ chi của một số bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính

phủ, cơ quan khác ở trung ương và một số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cáctrường hợp:

Thứ nhất, dự kiến số thu không đạt dự toán được Quốc hội, Hội đồng nhân dân

quyết định phải điều chỉnh giảm một số khoản chi

Thứ hai, có yêu cầu cấp bách về quốc phòng, an ninh hoặc vì lý do khách quan cần

phải điều chỉnh

Thứ ba, trung ương quyết định điều chỉnh dự toán chi ngân sách của một số tỉnh,

thành phố trực thuộc trung ương

Thứ tư, khi cần điều chỉnh dự toán ngân sách của một số đơn vị dự toán hoặc địa

phương cấp dưới

Ủy ban thường vụ Quốc hội quyết định điều chỉnh nhiệm vụ chi của một số bộ, cơquan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở trung ương và một số tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương Thường trực Hội đồng nhân dân các cấp quyết địnhđiều chỉnh dự toán chi ngân sách địa phương và báo cáo Hội đồng nhân dân tại kỳ họpgần nhất

Trong trường hợp dự toán ngân sách địa phương bố trí không phù hợp với nghịquyết của Quốc hội, Chính phủ yêu cầu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh điều chỉnh dự toán.Tương tự Ủy ban nhân dân yêu cầu Hội đồng nhân dân cấp dưới điều chỉnh dự toán ngânsách nếu việc bố trí ngân sách địa phương không phù hợp với nghị quyết của Hội đồngnhân dân cấp trên

Tại các đơn vị sử dụng ngân sách, điều chỉnh dự toán chi thường xuyên đã giaoxảy ra trong các trường hợp: do Quốc hội, Hội đồng nhân dân quyết định điều chỉnh ngânsách tổng thể, điều chỉnh các nhiệm vụ chi trong đó có nhiệm vụ chi thường xuyên; cơquan tài chính yêu cầu đơn vị dự toán cấp I điều chỉnh lại dự toán trong trường hợp pháthiện việc phân bổ không đúng tổng mức và chi tiết theo từng lĩnh vực, nhiệm vụ của dựtoán ngân sách đã được giao; không đúng chính sách, chế độ quy định; đơn vị dự toáncấp I điều chỉnh dự toán giữa các đơn vị trực thuộc trong phạm vi tổng mức và chi tiếttheo từng lĩnh vực chi được giao

Việc điều chỉnh dự toán phải bảo đảm các yêu cầu về phân bổ và giao dự toán quyđịnh Sau khi thực hiện điều chỉnh dự toán, đơn vị dự toán cấp I gửi cơ quan tài chínhcùng cấp để kiểm tra, đồng thời gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để thực hiện Thờigian điều chỉnh dự toán đã giao cho các đơn vị sử dụng ngân sách hoàn thành trước ngày

15 tháng 11 năm hiện hành

4.1.5 Báo cáo tình hình thực hiện chi thường xuyên ngân sách nhà nước

Trong quá trình chấp hành chi thường xuyên ngân sách nhà nước, việc giám sátcác giao dịch chi tiêu ngân sách đóng vai trò quan trọng để đảm bảo trách nhiệm giảitrình và kiểm soát tốt tình hình thực hiện ngân sách nhằm đưa ra các điều chỉnh kịp thờiđảm bảo hiệu quả chi tiêu ngân sách nhà nước Để thực hiện tốt việc giám sát chi tiêungân sách một cách thường xuyên, liên tục, cơ quan quản lý tài chính yêu cầu phải cómột hệ thống báo cáo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về các hoạt động chấp hànhngân sách và chi thường xuyên ngân sách nhà nước Hệ thống báo cáo gồm:

- Báo cáo tình hình thực hiện ngân sách hàng tháng để điều hành ngân sách

- Báo cáo theo các quý, báo cáo giữa năm đã rà soát lại các vấn đề về thực hiệncác chính sách ngân sách nói chung và chi thường xuyên ngân sách nhà nước nói riêng

Bảng 4.1 Các quy định báo cáo tình hình thực hiện chi thường xuyên nhà nước

Các báo cáo nêu trên cần trình bày thống nhất theo các nội dung chi tiêu đượcphân loại theo các tiêu chí nhất định, và phải bao quát được các bước của quy trình chấphành ngân sách từ cam kết chi đến thanh toán Theo thông lệ tốt của quốc tế báo cáo tình

hình thực hiện ngân sách giữa năm cần các báo cáo sau: báo cáo tình hình thực hiện ngânsách cho các tháng đầu năm; dự toán bổ sung chi năm ngân sách; mức trần chi tiêu chocác ngành kinh tế của năm ngân sách và 3 năm kế tiếp năm ngân sách, các tài liệu vềchính sách chi tiêu hiện hành

Theo quy định, báo cáo tình hình chi thường xuyên ngân sách nhà nước nói riêngđược thực hiện bởi Kho bạc nhà nước báo cáo cho cơ quan tài chính cùng cấp; các đơn vị

dự toán cấp I định kỳ báo cáo cơ quan tài chính cùng cấp và các cơ quan có liên quan; Cơquan tài chính các cấp ở địa phương định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân cùng cấp và các cơquan có liên quan; Ủy ban nhân dân các cấp ở địa phương báo cáo Thường trực Hội đồngnhân dân, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan tài chính cấp trên; Bộ Tài chính định

kỳ báo cáo Chính phủ; Chính phủ báo cáo Ủy ban thường vụ Quốc hội, Quốc hội tại kỳ

Cơ quan, đơn vị báo cáo Loại báo cáo Thời hạn báo cáo

Đơn vị dự toán cấp I báo cáo cơ

quan tài chính

Thực hiện dự toán chi ngân

Uỷ ban nhân tỉnh báo cáo Bộ

Tài chính

(1) Tình hình cân đối ngânsách địa phương tháng, quý(2) Ước thực hiện chi ngânsách địa phương tháng, quý

Báo cáo tháng, quý

Bộ Tài chính báo cáo Chính phủ

(1) Tình hình cân đối ngânsách nhà nước tháng

(2) Ước thực hiện chi ngânsách nhà nước tháng

Báo cáo tháng

Uỷ ban nhân dân các cấp báo

cáo Thường trực Hội đồng nhân

dân, Hội đồng nhân dân các cấp

(1) Tình hình cân đối ngânsách địa phương

(2) Ước thực hiện chi ngânsách địa phương

Theo kỳ họp (giữa

năm)

Bộ Tài chính báo cáo Chính

phủ/ Chính phủ báo cáo Thường

vụ Quốc hội, Quốc hội

(1) Tình hình cân đối ngânsách nhà nước

(2) Ước thực hiện chi ngânsách nhà nước

Theo kỳ họp (giữa

năm)

Báo cáo tình hình thực hiện chi thường xuyên ngân sách nhà nước; tình hình thựchiện chi thường xuyên của các đơn vị dự toán ngân sách được công khai theo quy địnhcủa Luật Ngân sách nhà nước

Nội dung công khai bao gồm: số liệu và báo cáo thuyết minh tình hình thực hiệnchi thường xuyên ngân sách nhà nước; tình hình thực hiện chi thường xuyên của các đơn

vị dự toán ngân sách

Thời hạn công khai báo cáo: báo cáo tình hình thực hiện ngân sách nhà nước hằngquý, 06 tháng phải được công khai chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý và 06tháng Báo cáo tình hình thực hiện ngân sách nhà nước hằng năm được công khai khiChính phủ trình Quốc hội vào kỳ họp giữa năm sau

Hình thức công khai: công bố tại kỳ họp, niêm yết tại trụ sở làm việc của cơ quan,

tổ chức, đơn vị; phát hành ấn phẩm; thông báo bằng văn bản đến các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân có liên quan; đưa lên trang thông tin điện tử; thông báo trên các phươngtiện thông tin đại chúng

4.2 Quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước

4.2.1 Khái quát về báo cáo quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước

Khi năm ngân sách kết thúc, các đơn vị sử dụng ngân sách, các cấp ngân sách csotrách nhiệm lập Báo cáo quyết toán ngân sách trong đó có Báo cáo quyết toán chi thườngxuyên ngân sách nhà nước gửi cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thông tin kịp thời

và đầy đủ về tình hình thực hiện ngân sách trong năm Dựa trên hệ thống báo cáo quyếttoán, cơ quan quyền lực nhà nước và người dân có được những thông tin cần thiết đểđánh giá, giám sát hoạt động của cơ quan hành pháp, từ đó có những điều chỉnh kịp thờitrong các quyết định ngân sách cho năm ngân sách kế tiếp nhằm mang lại hiệu quả chitiêu ngân sách, hiệu quả phát triển kinh tế xã hội cao hơn

Báo cáo quyết toán là một hệ thống các báo cáo chi tiết, tổng hợp về tình hình chithường xuyên ngân sách nhà nước của các đơn vị sử dụng ngân sách, các cấp ngân sách,của nhà nước được lập theo các tiêu chí, mẫu biểu thống nhất theo quy định của Nhànước Báo cáo quyết toán được lập dựa trên căn cứ các báo cáo tình hình chấp hành ngânsách trong năm, được tổng hợp đầy đủ, toàn diện theo các nội dung quản lý

Để đảm bảo tính minh bạch của báo cáo quyết toán, nguồn dữ liệu dùng để lập báocáo phải là nguồn dữ liệu đáng tin cậy, đồng nhất, được lấy chính xác và trung thực trong

cả quá trình ghi chép kế toán của các đơn vị sử dụng ngân sách, các cấp ngân sách Cónhư vậy, báo cáo quyết toán mới là căn cứ cung cấp thông tin cho cơ quan quyền lực nhànước, người dân giám sát ngân sách, đồng thời là căn cứ đảm bảo trách nhiệm giải trìnhcủa cơ quan hành pháp Thông thường các quốc gia sẽ sử dụng hệ thống tích hợp dữ liệu

về kế toán ngân sách để đảm bảo tính thống nhất về dữ liệu ngân sách được chiết xuất racác báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước

Đặc thù của các khoản chi thường xuyên về cơ bản diễn ra và kết thúc gọn trongnăm ngân sách, đảm bảo tính thường niên của ngân sách, vì vậy các báo cáo quyết toánchi thường xuyên ngân sách đóng vai trò quan trọng trong đánh giá hoạt động quản lý chithường xuyên của đơn vị sử dụng ngân sách hoặc các cấp ngân sách

Theo quy định, kết thúc năm ngân sách, các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quanđến chi thường xuyên ngân sách thực hiện khóa sổ kế toán và lập báo cáo quyết toán chithường xuyên ngân sách nhà nước theo các nội dung dự toán được giao và theo Mục lụcngân sách nhà nước Việc khóa sổ kế toán phải bảo đảm thực hiện theo các yêu cầu sau:

- Các khoản dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước, bao gồm cả các khoản

bổ sung trong năm, chưa thực hiện hoặc chưa chi hết phải hủy bỏ, trừ các trường hợpđược chuyển nguồn sang năm sau để tiếp tục thực hiện sau khi hết thời gian chỉnh lýquyết toán ngân sách (31 tháng 1 năm ngân sách sau)

- Các khoản đã tạm ứng trong dự toán được thanh toán đến hết thời gian chỉnh lýquyết toán; nếu hết thời gian chỉnh lý quyết toán mà vẫn chưa đủ thủ tục thanh toán thìđược chuyển nguồn sang năm sau thực hiện (theo đúng quy định các trường hợp đượcphép chuyển nguồn) hoặc nộp lại ngân sách nhà nước trước ngày 15 tháng 2 năm sau.Sau thời hạn này, đơn vị chưa nộp, Kho bạc Nhà nước thực hiện thu hồi số tạm ứng bằngcách trừ lĩnh vực chi tương ứng thuộc dự toán ngân sách năm sau của đơn vị, nếu dự toánnăm sau không bố trí lĩnh vực chi đó hoặc có bố trí nhưng ít hơn số phải thu hồi, Kho bạcNhà nước thông báo cho cơ quan tài chính cùng cấp để xử lý.

- Số dư tài khoản tiền gửi các khoản ngân sách cấp của đơn vị dự toán mở tại Khobạc Nhà nước đến cuối ngày 31 tháng 12 được tiếp tục thanh toán theo quy định trongthời gian chỉnh lý quyết toán Đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán mà vẫn còn dư, thìphải nộp trả ngân sách nhà nước; trừ trường hợp được chuyển nguồn sang năm sau theoquy định Số dư trên tài khoản tiền gửi không thuộc ngân sách nhà nước cấp, đượcchuyển sang năm sau sử dụng theo quy định của pháp luật

Nội dung báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước phải theo đúng các nội dung ghitrong dự toán ngân sách nhà nước được giao và theo mục lục ngân sách nhà nước Báocáo quyết toán của đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị dự toán cấp trên, ngân sách các cấpphải kèm theo thuyết minh đánh giá kết quả, hiệu quả chi ngân sách gắn với kết quả thựchiện nhiệm vụ của đơn vị, địa phương, lĩnh vực, chương trình, mục tiêu được giao phụtrách

Số liệu quyết toán ngân sách nhà nước phải chính xác, trung thực, đầy đủ Số liệuquyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước của đơn vị sử dụng ngân sách, của chủđầu tư và của ngân sách các cấp phải được đối chiếu, xác nhận với Kho bạc Nhà nước nơigiao dịch

Ví dụ 5

Ngày 31.12.N bộ phận kế toán trường đại học Hoa Ban (gọi tắt là trường) khoá sổ kế toánlập báo cáo quyết toán năm gửi cơ quan chủ quản – Bộ Giáo dục và Đào tạo Báo cáoquyết toán được lập theo mẫu quy định, trong đó có một nội dung quyết toán:

- Các khoản đã tạm ứng trong dự toán: 10 tỷ đồng hiện chưa đủ thủ tục thanh toán tạmứng

- Đề xuất hoàn thiện thủ tục thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán (trước ngày31.1.N+1)

Theo quy định, các khoản đã tạm ứng trong dự toán sẽ được cho phép hoàn tất thủ tụcthanh toán đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán (trước 31.1.năm ngân sách sau) Sau thờigian này, nếu chưa thanh toán sẽ được chuyển nguồn sang năm sau (trong trường hợpđược phép chuyển nguồn) hoặc nộp trả lại tiền cho ngân sách trước ngày 15.2 năm ngânsách sau Nếu đơn vị không thực hiện theo đúng quy định trên, Kho bạc sẽ thu hồi số tạmứng bằng cách trừ vào lĩnh vực chi tương ứng thuộc dự toán ngân sách năm sau

4.2.2 Quy trình quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước

Quyết toán ngân sách nhà nước bao gồm các công việc: lập báo cáo quyết toán,thẩm định báo cáo quyết toán, tổng hợp báo cáo, thẩm tra và phê chuẩn báo cáo quyếttoán, ra quyết định phê duyệt quyết toán Trong đó:

Thứ nhất, lập báo cáo quyết toán chi thường xuyên

Các đơn vị sử dụng ngân sách, các cấp ngân sách lập báo cáo quyết toán chithường xuyên ngân sách nhà nước gửi đơn vị dự toán cấp trên trực tiếp; các ban chuyêntrách của Hội đồng nhân dân cùng cấp (Ban kinh tế - xã hội); cơ quan tài chính cấp trên

Thứ hai, Thẩm định báo cáo quyết toán và thông báo kết quả thẩm định

Cơ quan chủ quản cấp trên thẩm định báo cáo quyết toán của đơn vị sử dụng ngânsách, cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm định báo cáo quyết toán của đơn vị dự toáncấp 1 cùng cấp và ngân sách cấp dưới Nội dung thẩm định gồm: kiểm tra tính đầy đủ vàkhớp đúng giữa các số liệu quyết toán theo quy định; bảo đảm khớp đúng giữa số liệuquyết toán của đơn vị dự toán cấp I với các thông báo duyệt quyết toán của cơ quan, đơn

vị trực thuộc và xác nhận số liệu của Kho bạc Nhà nước; Xem xét, xác định tính chínhxác và hợp pháp của số liệu quyết toán của các khoản tăng, giảm so với dự toán đượcgiao; Nhận xét về quyết toán năm

Khi thẩm định quyết toán, cơ quan tài chính có quyền yêu cầu: bổ sung thông tin

và số liệu cần thiết cho việc thẩm định quyết toán; cơ quan có trách nhiệm xuất toán, thuhồi các khoản chi không đúng chế độ; cơ quan xét duyệt quyết toán điều chỉnh lại số liệuquyết toán của đơn vị dự toán ngân sách nếu có sai sót

Kết thúc quá trình thẩm định, cơ quan tài chính ra thông báo thẩm định quyết toánkèm theo các nhận xét gửi đơn vị được thẩm định

Thứ ba, tổng hợp báo cáo quyết toán

Cơ quan tài chính tổng hợp báo cáo quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhànước của đơn vị dự toán cấp 1 và ngân sách cấp dưới để gửi cho Uỷ ban nhân dân cùngcấp (ở các cấp huyện, tỉnh); Bộ Tài chính tổng hợp báo cáo quyết toán chi thường xuyênngân sách nhà nước từ Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, các Bộ, cơ quan ngang bộ ở Trung