CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Câu 1. Thế nào là nhà quản trị? Phân loại nhà quản trị. Phân tích các kỹ năng quản trị. Nhà quản trị: Là người có trách nhiệm chỉ huy, điều khiển, giám sát,… các hoạt động của những người khác Phân loại: Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: Quản trị viên cao cấp, quản trị viên cấp trung gian và quản trị biên cấp cơ sở. Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: Quản trị viên cao cấp, quản trị viên cấp trung gian và quản trị biên cấp cơ sở. QTV Các quyết định chiến lược cao cấp QTV cấp trung gian Các quyết định chiến thuật QTV cấp cơ sở Các quyết định tác nghiệp Người thừa hành Thực hiện quyết định QTV cao cấp: + Là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ chức. + Nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức. + Các chức danh chính của QTV cao cấp trong sản xuất kinh doanh thường là: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các uỷ viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc,… QTV cấp giữa hay cấp trung gian: + Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các QTV cao cấp, ở trên các QTV cấp cơ sở. + Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật thực hiện các kế hoạch và các chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động các công việc để hoàn thành mục tiêu chung. + Các QTV cấp giữa thường là các trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quản đốc các phân xưởng,… QTV cấp cơ sở: + Là những quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong cùng một tổ chức. + Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh, các công việc cụ thể hàng ngày nhằm thực hiện mục tiêu chung. + Các chức danh thông thường của họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng các tổ bán hàng. • Các kỹ năng quản trị: Kỹ năng kỹ thuật hoặc chuyên môn nghiệp vụ: Thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí,… Là những kỹ năng rất cần cho QTV cấp cơ sở hơn là QTV cấp trung gian hoặc QTV cấp cao. Kỹ năng nhân sự: Liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự. Một vài kỹ năng cần thiết cho bất cứ QTV nào là có thái độ quan tâm đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các kết quả kỳ vọng. Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp QTV đều cần thiết như nhau trong bất cứ tổ chức nào dù là phạm vi kinh doanh hay phi kinh doanh. Kỹ năng nhận thức hay tư duy: Là cái khó hình thành và là một trong những kỹ năng khó nhất nhưng nó có vai trò đặc biệt quan trọng nhất là đối với các nhà QTV cao cấp. Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả đối với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức. Mức độ quan trọng của các kỹ năng quản trị đối với mỗi cấp quản trị được trình bày ở hình sau:
Trang 1CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Câu 1 Thế nào là nhà quản trị? Phân loại nhà quản trị Phân tích các kỹ năng quản trị.
- Nhà quản trị: Là người có trách nhiệm chỉ huy, điều khiển, giám sát,… các hoạt động của những người khác
QTV cấp cơ sở Các quyết định tác nghiệp
Người thừa hànhThực hiện quyết định
- QTV cao cấp:
+ Là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ chức
+ Nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức
Trang 2+ Các chức danh chính của QTV cao cấp trong sản xuất kinh doanh thường là: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các uỷ viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc,…
- QTV cấp giữa hay cấp trung gian:
+ Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các QTV cao cấp, ở trên các QTV cấp cơ sở + Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật thực hiện các kế hoạch
và các chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động các công việc để hoànthành mục tiêu chung
+ Các QTV cấp giữa thường là các trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quản đốc các phân xưởng,…
doanh, các công việc cụ thể hàng ngày nhằm thực hiện mục tiêu chung
+ Các chức danh thông thường của họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng các tổ bán hàng
Các kỹ năng quản trị:
- Kỹ năng kỹ thuật hoặc chuyên môn nghiệp vụ: Thảo chương trình điện
toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí,… Là những
kỹ năng rất cần cho QTV cấp cơ sở hơn là QTV cấp trung gian hoặc QTV cấp cao
- Kỹ năng nhân sự: Liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và
điều khiển nhân sự Một vài kỹ năng cần thiết cho bất cứ QTV nào là có thái độ quan tâm đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các kết quả kỳ vọng Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp QTV đều cần thiết
Trang 3như nhau trong bất cứ tổ chức nào dù là phạm vi kinh doanh hay phi kinh doanh.
- Kỹ năng nhận thức hay tư duy: Là cái khó hình thành và là một trong
những kỹ năng khó nhất nhưng nó có vai trò đặc biệt quan trọng nhất là đối với các nhà QTV cao cấp Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả đối với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức
Mức độ quan trọng của các kỹ năng quản trị đối với mỗi cấp quản trị được trình bày ở hình sau:
QTV cấp cao QTV cấp giữa QTV cấp cơ sở
Kỹ năng kỹ thuật
Kỹ năng nhân sự
Kỹ năng tư duy
- Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy ở những cấp quản trị càng cao thì cần nhiều những kỹ năng tư duy, ngược lại ở những cấp quản trị càng thấp thì càngcần nhiều những kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật Kỹ năng về nhân sự thì ở cấp nào cũng cần và cũng đều quan trọng
Câu 2 Khái niệm quản trị Phân tích bản chất của quản trị
Trang 4- Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề
ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực
* Bản chất của quản trị:
a Quản trị là khoa học
- Quản trị học ngày nay đã phát triển mạnh mẽ và trở thành một môn khoa học độc lập Trong quá trình phát triển của mình, quản trị học đã kết hợp với nhiều môn khoa học khác, sử dụng những luận điểm và thành tựu của chúng để giải quyết nhiều vấn đề của lý luận thực tiễn quản trị
- Tính khoa học của quản trị thể hiện các đòi hỏi sau:
+ Phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật khách quan chung và riêng (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội) Đặc biệt cần tuân thủ các quy luật của quan hệ công nghệ, quan hệ kinh tế, chính trị; của quan hệ xã hội và tinh thần Vì vậy, quảntrị phải dựa trên cơ sở lý luận của ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật như toán học, điều khiển học, tin học, công nghệ học,… cũng như ứng dụng nhiều luận điểm và thành tựu của các môn xã hội học, tâm lý học, luật học, giáo dục học, văn hóa ứng xử
+ Phải dựa trên các nguyên tắc tổ chức quản trị (về xác định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn; về xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị; vềvận hành cơ chế quản trị, đặc biệt là xử lý các mối quan hệ quản trị)
- Phải vận dụng các phương pháp khoa học (như đo lường định lượng hiện đại, dự đoán, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền thông, tâm lý xã hội…) và biết sử dụng các kỹ thuật quản trị (như quản lý theo mục tiêu, lập kế hoạch, phát triển tổ chức, lập ngân quỹ, hạch toán giá thành sản phẩm, kiểm tra theo mạng lưới, kiểm tra tài chính)
- Phải dựa trên sự định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu toàn diện, đồng bộ các hoạt động hướng vào mục tiêu lâu dài, với các khâu chủ yếu trong từng giai đoạn
Trang 5Tính nghệ thuật của quản trị xuất phát từ tính đa dạng, phong phú của sự vật
và hiện tượng trong kinh tế – xã hội và trong quản trị; hơn nữa còn xuất phát từ bản chất của quản trị Những mối quan hệ giữa con người (với những động cơ, tâm tư, tình cảm khó định lượng) luôn đòi hỏi nhà quản trị phải xử lý khéo léo, linhhoạt Tính nghệ thuật của quản trị còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của từng người quản lý; vào cơ may và vận rủi,…
Nghệ thuật quản trị là việc sử dụng có hiệu quả nhất các phương pháp, các tiềm năng, các cơ hội và các kinh nghiệm được tích lũy trong hoạt động thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho tổ chức, doanh nghiệp Đó là việc xem xét động tĩnh của công việc kinh doanh để chế ngự nó, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại,
ổn định và không ngừng phát triển có hiệu quả cao Nói cách khác, nghệ thuật quản trị kinh doanh là tổng hợp những “bí quyết”, những “thủ đoạn” trong kinh doanh để đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao
Nghệ thuật quản trị không thể tìm thấy được đầy đủ trong sách báo, vì nó là
bí mật kinh doanh và rất linh hoạt Ta chỉ có thể nắm các nguyên tắc cơ bản của
nó, kết hợp với quan sát tham khảo kinh nghiệm của các nhà quản trị khác để vận dụng vào điều kiện cụ thể
c Quản trị là một nghề
Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạt động quản trị, nhưng có thành công hay không? Có giỏi nghề hay không? lại tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố của nghề (Học ở đâu? Ai dậy cho? Cách học nghề ra sao? Chương trình như thế nào? Người dậy có thực tâm truyền hết nghề hay không? Và người học có muốn trở thành nhà quản trị hay không? Năng khiếu và lương tâm
Trang 6nghề nghiệp của người học nghề ra sao? Các tiền đề tối thiểu cho sự hành nghề?) Như vậy muốn quản trị có kết quả thì trước tiên những người làm nghề quản trị kinh doanh tương lai phải được phát hiện năng lực, được đào tạo về nghề nghiệp, kiến thức, kỹ năng, tay nghề, kinh nghiệm một cách chu đáo để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan, đồng thời có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quy luật đó.
Câu 3 Quản trị là gì? Phân tích mối liên hệ giữa khoa học và nghệ thuật quản trị.
- Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề
ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực
* Phân tích mối liên hệ giữa khoa học và nghệ thuật:
- Nghệ thuật bao giờ cũng dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền tảngcho nó
Nếu vị quản trị là một cơ thể sống thì khoa học là một phần thể xác còn nghệthuật là phần tâm hồn Cơ thể sống không thể thiếu một trong hai yếu tố này
- Khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, còn nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức Trước hết, nghệ thuật quản trị là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết các nhiệm vụ được đề ra một cách khéo léo và đạt hiệu quả cao nhất
- Khoa học và nghệ thuật quản trị không đối lập, loại trừ nhau mà không ngừng bổ sung cho nhau Khoa học phát triển thì nghệ thuật cũng cải tiến theo Khoa học và nghệ thuật chỉ là hai mặt của một của vấn đề Tính khoa học và nghệ thuật thống nhất hữu cơ với nhau Đó là mối quan hệ cộng sinh Tính khoa học và quản trị thể hiện ở tất các mặt của hoạt động quản trị Trong đó, tính khoa học nghiêng về các nguyên tắc, quy trình… cồn nghệ thuật đc thể hiện khía cạnh phương pháp quản trị, phong cách quản trị
Trang 7Câu 4 Thế nào là môi trường vĩ mô Phân tích sự ảnh hưởng của các yếu tố
môi trường kinh tế vĩ mô đến hoạt động quản trị của doanh nghiệp
- Môi trường vĩ mô:
Ảnh hưởng của các yếu tố môi trường kinh tế mô đến hoạt động quản trị:
- Yếu tố môi trường vĩ mô Gồm các yếu tố nằm bên ngoài doanh nghiệp, chúng không chỉ định hướng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng tới cả môi trường vi mô bên ngoài, bên trong nội bộ doanh nghiệp.Nhóm này có tác dụng trên bình diện rộng và lâu dài Việc nghiên cứu những yếu tố này sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được cơ hội thuận lợi có thể tận dụng và những thách thức khó khăn phải vượt qua Nhóm này gồm:
- Các yếu tố kinh tế vĩ mô;
- Các yếu tố văn hóa - xã hội;
- Các yếu tố về nhân khẩu, dân số;
- Các yếu tố thuộc về hệ thống chính trị - pháp luật;
- Các yếu tố công nghệ và tiến bộ khoa học kỹ thuật;
- Các yếu tố quốc tế;
- Các yếu tố tự nhiên
Câu 5 Phân tích sự ảnh hưởng của các yếu tố môi trường vĩ mô đối với sự
phát triển của tổ chức
Yếu tố kinh tế là yếu tố quan trọng nhất của môi trường hoạt động của doanh nghiệp Sau đây là những nhân tố cơ bản:
- Tổng sản phẩm quốc nội (GDP): Tác động đến nhu cầu gia đình, doanh
nghiệp và Nhà nước Một quốc gia có GDP tăng lên sẽ kéo theo sự tăng lên
về nhu cầu, về số lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ, tăng lên về chủng loại,
Trang 8chất lượng, thị hiếu…dẫn đến tăng quy mô thị trường Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng trong từng thời kỳ, nghĩa là nó tác động lên tất
cả về hoạt động quản trị cũng như hoạch định, lãnh đạo, tổ chức, kiểm soát
ra quyết định về chiến lược chính sách kinh doanh, về các hoạt động cụ thể như cần sản xuất hàng hoá, dịch vụ gì, cho ai vào lúc nào
- Tỷ lệ lạm phát: Ảnh hưởng rất lớn đến hoạch định chiến lược, sách lược
kinh doanh Nếu lạm phát gia tăng giá cả yếu tố đầu vào tăng làm tăng giá thành và giá bán Nhưng nếu tăng giá bán lại khó cạnh tranh Mặt khác yếu
tố lạm phát tăng cao, thì thu nhập thực tế của người dân giảm đáng kể và dẫn tới giảm sức mua và nhu cầu tiêu dùng của con người Nói cách khác khi yếu tố lạm phát tăng cao thì khó bán được hàng hoá và dẫn tới thiếu hụt
tổ chức cho sản xuất kinh doanh, tổ chức chiến lược kinh doanh khó mà thực hiện được
- Tỷ giá hối đoái: Thông thường doanh nghiệp nào cũng có mối quan hệ
trên thương trường quốc tế, nếu không là đầu tư vào nước ngoài thì cũng là mua nguyên vật liệu, hàng hoá, máy móc thiết bị từ nước ngoài Tỷ giá hối đoái chiếm vị trí trung tâm trong những tác động lên các hoạt động này và nhất là nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và giá bán sản phẩm của doanhnghiệp, do vậy dự báo tỷ giá hối đoái là rất quan trọng trong việc hoạch định và tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị kinh doanh nói chung và các chiến lược cùng sách lược quản trị kinh doanh nói riêng
- Lãi suất cho vay: Trên thực tế các doanh nghiệp đi vay vốn ở ngân hàng
để hoạt động sản xuất hoặc sử dụng trong việc mua bán, do đó lãi suất cho vay cao hay thấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành, giá bán và đến sức mua thực tế về hàng hoá dịch vụ của doanh nghiệp Sự ảnh hưởng này có tác động rất lớn đến hoạch định và thực thi các chiến lược và chính sách quản trị kinh doanh
- Tỷ lệ thất nghiệp chung của nền kinh tế quốc dân, ngành, vùng có ảnh
hưởng đến vấn đề nhân công trên phương diện tuyển dụng, sa thải
Trang 9- Tiền lương và thu nhập: Chi phí về tiền lương là một khoản chi phí rất
lớn ở hầu hết mọi doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến tổng chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị Chi phí tiền lương càng cao thì giá thành sẽ tăng dẫnđến những bất lợi cho doanh nghiệp trong vấn đề cạnh tranh Mức lương quá thấp lại không khuyến khích người lao động nhiệt tình làm việc Một chính sách tiền lương đúng đắn có ảnh hưởng lớn đến thái độ, động cơ, tinh thần làm việc cho người lao động Các hoạt động quản trị tổ chức thực sự cóhiệu quả khi quyền lợi những người tham gia vào quá trình này được đảm bảo
Câu6 Phân tích nội dung, ưu điểm và hạn chế của trường phái quản trị hành chính.
- Trong khi trường phái quản trị khoa học chú trọng đến hợp lý hoá côngviệc và những nhiệm vụ mà các công nhân phải làm thì trường phái quản trị hành chính lại phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức, chính vì thế trường phái này còn được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển Đây là tên gọi để chỉ các ý kiến về cách thức quản trị xí nghiệp do Henry Fayol ở Pháp và Max Weber ở Đức nêu lên, cũng cùng thời với Taylor ở Mỹ
Để có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp Fayol đẽ đề nghị các nhà quản trị nên theo 14 nguyên tắc được gọi là 14 nguyên tắc quản trị
1 Phải phân công lao động;
2 Phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm;
3 Phải duy trì kỷ luật trong xí nghiệp;
4 Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất;
5 Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy;
6 Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng;
7 Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc;
8 Quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối;
Trang 109 Xí nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân;
10 Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự;
11 Sự đối xử trong xí nghiệp phải công bình;
12 Công việc của mỗi người trong xí nghiệp phải ổn định;
13 Tôn trọng ý kiến của mọi người;
14 Xí nghiệp phải xác định cho được tinh thần tập thể
Ưu điểm:
Trường phái hành chính chủ trương rằng, năng suất lao động sẽ cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp lý Nó đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng nhưthực hành quản trị, nhiều nguyên tắc quản trị của tư tưởng này vẫn còn áp dụngcho đến ngày nay Các hình thức tổ chức, quyền lực và sự uỷ quyền…đang ứngdụng phổ biến hiện chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái quản trị hành chính
CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Câu 7 Khái niệm hoạch định Phân tích tiến trình hoạch định
- Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó Nói cách khác, hoạch định
là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó?”
Trang 11Như vậy, hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề một cách
có kế hoạch cụ thể từ trước
Phân tích tiến trình hoạch định:
Bước 1: Nhận thức tổng quát về cơ hội
Tìm hiểu cơ hội là điểm bắt đầu thực sự của hoạch định Cơ hội có thể có trong hiện tại và tương lai Khi xem xét chúng, đòi hỏi phải có cách nhìn toàn diện
và chính xác thị trường cạnh tranh, về nhu cầu khách hàng, đặc biệt về các điểm mạnh và điểm yếu củamình, mục đích phải đạt được trong tương lai Việc hoạch định đòi hỏi phải thực hiện dự đoán về khả năng xuất hiện cơ hội Cơ hội có thể lớn hoặc nhỏ, có thể đáng giá với doanh nghiệp này mà không đáng giá với doanh nghiệp kia Vấn đề quan trọng là phải sớm dự đoán và phát hiện được cơ hội lớn vàquan trọng với tổ chức hay với doanh nghiệp mình
Bước 2: Xác định mục tiêu
Bước này đòi hỏi phải xác định được các mục tiêu với kết quả cụ thể cần đạt được tại từng thời điểm nhất định Từ đó cần xác định các công việc cần làm; khi nào sẽ bắt đầu thực hiện và lúc nào sẽ hoàn thành, nơi nào cần chú trọng ưu tiên; kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch thì DN sẽ đi đến đâu? Đạt đến trình độ phát triển nào với những chỉ tiêu đặc trưng cho trình độ phát triển đó Cần lưu ý rằng khi xác định mục tiêu hoạch định cần phải đạt được sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn
Bước 3: Xác định tiền đề của kế hoạch
Đó là các dự báo về nhu cầu thị trường, các điều kiện khách quan về môi trường, các chính sách cơ bản có thể áp dụng, các kế hoạch hiện có của công ty cùng với những đánh giá về trình độ hiện tại của DN (năng lực sản xuất, tiền vốn, các khoản dự trữ về vật tư ),… Điều quan trọng đối với nhà quản trị là sự đánh giá chính xác những ảnh hưởng có thể có của các điều kiện tiền đề trên và dự đoán được sự biến động và phát triển của nó Trong thực tế, nếu người lập kế hoạch càng hiểu biết về tiền đề cùng các cơ sở khách quan và càng đánh giá đúng nó, thì
Trang 12hoạch định nói chung và hoạch định chiến lược nói riêng của tổ chức thì sẽ được thực hiện và phối hợp chặt chẽ hơn.
Để những người lập kế hoạch hiểu và đánh giá đúng các điều kiện tiền đề hoạch định, đòi hỏi các nhà quản trị từ cấp cao nhất trong tổ chức phải có trách nhiệm giải thích và tạo điều kiện cho những người dưới quyền hiểu rõ chúng Với
ý nghĩa đó, việc bàn bạc kỹ lưỡng trong tập thể để xác định và lựa chọn các tiền đềthích hợp là rất cần thiết
Bước 4: Xác định phương án
Bước này đòi hỏi phải nghiên cứu và xây dựng được các phương án hành động khác nhau Khi lập kế hoạch càng lớn thì việc tìm kiếm và xây dựng các phương án kế hoạch càng phức tạp
Bước 5: Đánh giá và so sánh các phương án
Sau khi xây dựng được các phương án thực hiện mục tiêu khác nhau, cần phải xem xét những điểm mạnh (ưu điểm) và điểm yếu (nhược điểm) của từng phương án trên cơ sở các tiền đề và mục tiêu phải thực hiện
Bước 6: Chọn phương án tối ưu
Sau khi so sánh các phương án, người ta sẽ chọn phương án tối ưu Đôi khi, việc phân tích và đánh giá các phương án cho thấy rằng, có hai hoặc nhiều phương
án thích hợp và nhà quản trị có thể quyết định thực hiện một số phương án, chứ không chỉ đúng một phương án tối ưu Trên thực tế, để chọn được phương án tối
ưu người ta thường dựa vào các phương pháp cơ bản như: (a) Dựa vào kinh
nghiệm; (b) Phương pháp thực nghiệm; (c) Phương pháp nghiên cứu và phân tích;
và (d) Phương pháp mô hình hóa
Trang 13Sau khi kế hoạch đã được xây dựng xong, đòi hỏi các mục tiêu, các thông sốcần lượng hóa chúng như: tổng hợp thu nhập; chi phí; lợi nhuận Các ngân quỹ này sẽ là các tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh tế và chất lượng của các kế hoạch đã xây dựng.
Câu 8 Hoạch định tác nghiệp là gì? Phân tích tiến trình hoạch định tác
nghiệp
Hoạch định tác nghiệp là những hoạch định liên quan đến việc triển khai các chiến lược trong những tình huống cụ thể và trong thời gian ngắn (thường
là hàng ngày hay hàng năm) Nội dung chủ yếu của hoạch định tác nghiệp là định
ra chương trình hoạt động ngắn hạn, sử dụng các nguồn lực đã được phân bổ để hoàn thành các nhiệm vụ đã được đề ra
Tiến trình hoạch định tác nghiệp:
Một nhà quản trị giỏi sẽ biết ra quyết định chất lượng liên quan đến việc tổ chức của họ có thể đáp ứng một cách tốt nhấtnhững mối quan tâm hàng đầu của khách hàng, sẽ điều chỉnh các hoạt động của tổ chức một cách thích ứng Những mối quan tâm hàng đầu của khách hàng là mức giá, mức chất lượng, độ tin cậy củachất lượng và mức linh hoạt trong đổi mới và cải tiến sản phẩm cũng như linh hoạt
về số lượng cung cấp Đồng thời cũng là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị tác nghiệp Ngoài ra, chính việc nhận thức các nhân tố này cũng là một cách để nhà quản trị có thể gắn kế hoạch tác nghiệp với kế hoạch chất lượng Những kế hoạch tác nghiệp đến lượt chúng, lại ảnh hưởng đến việc thiết kế các hệ thống hoạtđộng của tổ chức Thiết kế các hoạch định của tổ chức liên quan đến việc ra quyết định về việc làm gì, quy mô ra sao, tiến hành sản xuất như thế nào, ở đâu với các con người nào
Lập kế hoạch tác nghiệp và kiểm soát dựa trên những dự đoán về nhu cầu trong tương lai cho những sản phẩm, dịch vụ của hệ thống Dù có những dự đoán tốt nhất, hoàn hảo nhất, với khả năng hiện hành của hệ thống, nhu cầu có thể
không được đáp ứng ở giai đoạn nào đó Những nhân tố ảnh hưởng ở đây có thể là những khuynh hướng thị trường diễn ra bất thường, hay sự phát triển của sản phẩm
Trang 14mới, đối thủ cạnh tranh đã đảo lộn mọi dự đoán Với những nhân tố ảnh hưởng đó, khả năng hoạt động của các hệ thống có thể bị giảm sút đáng kể Cơ chế và nội dung việc lập kế hoạch tác nghiệp và hệ thống kiểm tra được mô tả ở hình sau:Câu 9 Hoạch định chiến lược là gì? Phân tích tiến trình hoạch định chiến lược.
- Hoạch định chiến lược là quá trình xác định làm sao đạt được những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được
Về mặt nội dung, hoạch định chiến lược là quá trình xây dựng chiến lượccho tổ chức trên cơ sở phân tích vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó
- Tiến trình hoạch định chiến lược:
B2: Phântích các dedoạ và cơhội thị
B3: Đánhgiá nhữngđiểm mạnh,yếu của tổ
Trang 15Bước 6: Triển khai kế hoạch tác nghiệp
Bước 7: Kiểm tra và đánh giá kết quả
Bước 8: Lặp lại quá trình hoạch định
Sơ đồ 2.3: Tiến trình hoạch định chiến lược
CHƯƠNG 3: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Câu10 Thế nào là tầm hạn quản trị Trình bày các yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ
số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất Khi nói “điều khiển một cách tốt đẹp nhất” chúng ta muốn nói đến việc quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thoả đáng và có kết quả
Các yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị:
- Về mặt tổ chức, tầm quản trị liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp Ví dụ, doanh nghiệp có 20 nhân viên và tầm hạn quản trị là 20, doanh nghiệp chỉ có 2 cấp là giám đốc và nhân viên Ngược lại nếu tầm quản trị có trong doanh nghiệp là 3 thì tổ chức doanh nghiệp sẽ có 4 cấp Bộ máy tổ chức ít tầng lớp trung gian được gọi là bộ máy tổ chức thấp Bộ máy nhiều tầng lớp là bộ máy tổ chức cao Như vậy, qua ví dụ chúng ta thấy rằng cùng với một số lượng cán bộ CNV bằng nhau, nếu doanh nghiệp có tầm quản trị rộng thì doanh nghiệp sẽ có ít tầng lớp trung gian giữa giám đốc và nhân viên, và
bộ máy tổ chức của doanh nghiệp sẽ có dạng thấp Ngược lại doanh nghiệp chọn tầm quản trị hẹp doanh nghiệp sẽ có nhiều cấp trung gian,
bộ máy tổ chức của doanh nghiệp sẽ có dạng cao
Trang 16- Thông thường chúng ta không thích bộ máy nhiều tầng lớp trung gian, vìlàm chậm trễ và lệch lạc thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công
việc trong doanh nghiệp Ai cũng muốn bỏ bớt tầng lớp trung gian để có được bộ máy tổ chức gọn nhẹ Muốn giải quyết vấn đề các tầng nấc
trung gian trong một bộ máy tổ chức cần phải xác định tầm hạn quản trị hẹp hay rộng Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng hay hẹp không hoàn toànphụ thuộc vào năng lực quản trị của người quản trị mà còn phụ thuộc
tính đồng nhất công việc của đối tượng quản trị Nếu tính đồng nhất
công việc của đối tượng quản trị càng cao thì tầm hạn quản trị càng rộng,ngược lại thì tầm hạn quản trị sẽ hẹp
Tóm lại, tầm hạn quản trị tùy thuộc vào trình độ của nhà quản trị, tính phức tạp của hoạt động quản trị, trình độ và ý thức tôn trọng mệnh lệnh của cấp
dưới, sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và năng lực của hệ thống thông tin
Câu11 Cơ cấu tổ chức là gì ? Trình bày mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến
Điều kiện áp dụng của mô hình này
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau có mối liên
hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm
đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức
b Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:
* Cơ cấu này được xác định trên nguyên lý sau:
- Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp;
- Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều
dọc;
- Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến
* Mô hình: Thể hiện qua sơ đồ sau:
Giám đốc
PGĐ kinh doanhPGĐ sản xuất
Trang 17*Ưu điểm:
- Tuân thủ nguyên tắc một thủ
trưởng, người thừa hành chỉ nhận
mệnh lệnh từ cấp trên trực tiếp của
Cơ cấu tổ chức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản
phẩm không phức tạp và tính chất sử dụng liên tục vì một người quản lý cấp
trên có thể hiểu rõ được những hoạt động của cấp dưới và ra những mệnh lệnh
trực tiếp một cách đúng đắn cho cấp dưới, không cần qua một cơ quan giúp việctheo chức năng nào
Câu12 Trình bày cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng Điều kiện áp dụng của mô hình này
* Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lý sau:
- Có sự tồn tại các đơn vị chức năng và hình thành những NQT đảm nhiệm thực hiện một chức năng nhất định;
- Không theo tuyến;