Tổng quan về quản trị Dự án: Trong thực tế, quản trị Dự án là việc làm thường xuyên và được thực hiện trong hầu hết các lĩnh vực, chẳng hạn: trong ngành công nghiệp, nông nghiệp, giáo dụ
Trang 1Phân tích đặc điểm của Quản trị Dự án hiệu quả
I Tổng quan về quản trị Dự án:
Trong thực tế, quản trị Dự án là việc làm thường xuyên và được thực hiện trong hầu hết các lĩnh vực, chẳng hạn: trong ngành công nghiệp, nông nghiệp, giáo dục, bất động sản …
Một dự án có điểm bắt đầu, kết thúc nhằm đạt được một hay một số mục tiêu
cụ thể được xác định Thông thường, một dự án không thể có nguồn lực vô tận
mà việc sử dụng các nguồn lực bị giới hạn.
Dự án thường bị chi phối bởi ba yếu tố: chi phí, thời gian và những mục tiêu Thực tiễn cho thấy, không thể cùng lúc thỏa mãn được ba yếu tố Thường chỉ chọn được hai, yếu tố còn lại là hệ quả của lựa chọn hai yếu tố khác.
Do vậy, quản trị Dự án là yêu cầu tất yếu nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra Quản trị Dự án là một nhóm các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật, mà mọi người áp dụng nhằm vạch kế hoạch và kiểm soát công việc dự án một cách hiệu quả.
Mục tiêu của quản trị Dự án là tối ưu hóa chi phí, thời gian và chất lượng dự án.
Để quản trị tốt dự án, cần hiểu được các công việc của dự án Các công việc này bao gồm:
- Đây là loại công việc độc nhất, không lập lại, thường bao hàm sự thay đổi.
- Mục tiêu, trọng tâm là hoàn thành dự án.
- Trách nhiệm quản lý là quản lý công việc dự án.
- Ngân sách: tài trợ cho một dự án cụ thể.
- Có thể không tuân theo tiêu chuẩn vì là công việc đặc thù và không lặp lại.
Trang 2- Quản trị xuyên văn hóa: Ít biến đổi theo từng nền văn hóa.
- Rủi ro: nhiều rủi ro, rất khó lường trước được hết.
- Sự minh bạch: Được nhận biết một cách rõ nét nếu các mục tiêu dự án chưa được thực hiện.
II Các nguyên tắc cơ bản của quản trị Dự án:
Như đã trình bày ở phần trước, quản trị Dự án cần phải có nhóm các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật.
Các nguyên tắc cơ bản cần phải có trong quản trị Dự án bao gồm:
1 Các kỹ năng của Giám đốc dự án:
Nhiều người trở thành nhà quản lý Dự án một cách tình cờ Tuy nhiên, để quản lý Dự án tốt họ cần có những kỹ năng Các kỹ năng của Giám đốc dự án là: a) Kỹ năng về con người:
Quản trị con người là việc làm phức tạp, đòi hỏi cả kỹ thuật và nghệ thuật Thuyết X cho rằng, bản chất con người là lười biếng, cần phải có những biện pháp mạnh để họ tuân thủ.
Ngược lại, thuyết Y cho rằng, bản chất con người là tốt đẹp, do vậy cần biện pháp động viên để nâng cao tinh thần làm việc của họ.
Thuyết Z cho rằng, con người là tổ hợp của những cái xấu và cái tốt Do vậy, cần có những biện pháp thích hợp để phát huy tính tốt và hạn chế tính xấu của họ.
Thực vậy, những gì chúng ta cảm nhận về con người chỉ đạt khoảng 20%, giống như phần nổi của tảng băng Phần còn lại là nội tâm của họ, giống như phần chìm của tảng băng, cần phải có phương pháp để khám phá và thấu hiểu họ.
Trang 3Trong một tập thể bao gồm các con người có tính cách khác nhau, văn hóa khác nhau nên rất dễ nảy sinh các xung đột Nhà quản lý cần phải thuyết phục lẫn dùng thẩm quyền trực tiếp một cách hợp lý, đúng lúc, đúng chỗ?
Các giải pháp đề nghị áp dụng là:
- Ghi nhận sự đóng góp của từng cá nhân, vì đây là nhu cầu của mọi người.
- Tiếp xúc để hiểu rõ con người, đáp ứng các yêu cầu chính đáng của họ b) Các kỹ năng dự án:
Các kỹ năng này nhằm giúp cho Giám đốc dự án có thể dự đoán các chi phí
và chuẩn bị các lịch trình khả thi và các kế hoạch ngân sách một cách hợp lý c) Các kỹ năng hội nhập:
Một dự án bao gồm nhiều thành phần, chẳng hạn: dự án phát triển một khu nhà ở mới bao gồm: Giải phóng mặt bằng, qui hoạch, thiết kế mẩu nhà ở, nguồn vốn, thi công, quyết toán …
Nhiệm vụ chủ chốt của Giám đốc dự án là điều phối những thành phần này một cách khoa học nhịp nhàng nhằm đạt hiệu quả cao nhất Nếu một trong những thành phần này không đạt kết quả sẽ ảnh hưởng đến các thành phần khác.
Ví dụ minh chứng là Dự án khu dân cư Phường 1, Thành phố Cao Lãnh do còn 01 hộ gia đình chưa di dời nên chỉ thực hiện được khoảng 50% công việc, phải tạm dừng đến nay là 03 năm, gây thiệt hại đáng kể.
d) Các kỹ năng kỹ thuật:
Giám đốc dự án không nhất thiết phải am hiểu kỹ thuật như là các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên ngành Tuy nhiên, họ phải am hiểu những hạng mục nào của dự án cần phải được thực hiện về mặt kỹ thuật Mặt khác, họ cần phải hiểu biết về những khó khăn tiềm ẩn có thể xảy ra liên quan đến kỹ thuật Có như thế,
họ mới am hiểu được những khó khăn của những người làm việc dưới quyền và cùng nhau có giải pháp khắc phục khó khăn đó.
Trang 4Ví dụ, năm 1984 Chung Ju Yung, cố Chủ tịch tập đoàn Huyndai quyết định ngăn cửa biển để biến một vùng đất ngăp mặn thành đất trồng lúa Khi đó, các tảng
đá dù to đến mấy khi ngăn dòng đều bị nước cuốn trôi đi Ông và các cộng sự nghĩ cách mua các tàu chở dầu cũ, cho đầy đá vào nối kết nhau và đánh chìm Nhờ đó, công việc ngăn dòng thành công Phương pháp này sau đó còn được gọi là phương pháp Chung Ju Yung.
e) Kiến thức về tổ chức: Bao gồm các yếu tố sau:
- Quản trị xuyên văn hóa: Thực tế ngày nay một dự án có thể tập hợp nhiều người ở nhiều quốc gia khác nhau Việc hiểu rõ tập quán Tôn giao Quốc gia … nhằm hạn chế các xung đột là yêu cầu rất quan trọng giúp cho mọi người phối hợp hiệu quả.
- Xây dựng các chính sách cụ thể, rõ ràng nhằm tôn vinh những người có thành tích và khiển trách những ai vi phạm.
- Am hiểu về khả năng thay đổi các chính sách tại nơi có dự án, tránh các rủi
ro có thể xảy ra.
Trong các kỹ năng mà một Giám đốc dự án cần có, họ có thể làm việc một cách hiệu quả với hai kỹ năng:
+ Các kỹ năng kỹ thuật như đã trình bày.
+ Các kỹ năng mềm Kỹ năng mềm được hiểu như là một nghệ thuật của nhà quản lý Một trong những kỹ năng mềm được dẫn chứng là kỹ năng về con người.
Xin lấy ví dụ về người được mệnh danh là “Vua thép” của Mỹ vì sự nghiệp phát triển ngành công nghiệp sắt thép của ông ta Trên mộ bia chỉ ghi một dòng chữ, đại ý: Đây là nơi yên nghỉ của người biết sử dụng những người giỏi hơn mình!.
2 Các cơ cấu tổ chức chung:
Trang 5Tùy theo tính chất của dự án mà có cơ cấu tổ chức phù hợp Tuy nhiên, có ba
cơ cấu tổ chức chung sau đây:
a) Tổ chức theo chức năng:
Theo cơ cấu tổ chức này, đơn vị được chia làm nhiều cấp:
- Tổng giám đốc chịu trách nhiệm chung.
- Các Giám đốc chịu trách nhiệm theo hoạt động hay theo chuyên môn như: Tài chính, Kế hoạch, Sản xuất, Kinh doanh, Truyền thông …
- Mỗi Giám đốc có các Ban trực thuộc, chẳng hạn: Giám đốc sản xuất có ban cung ứng vật tư, các nhà máy sản xuất.
- Mỗi Ban có các phòng chức năng; và
- Mỗi phòng chức năng có các bộ phận.
Mô hình này có các thuận lợi và bất lợi như sau:
* Thuận lợi: các đội/nhóm hiểu rõ nhiệm vụ của mình; Hệ thống hành chính được thiết lập rõ ràng; Nhân viên các bộ phận có sẵn; thuận lợi cho việc lập kế hoạch; Thẩm quyền rõ ràng.
* Bất lợi: các dự án bị cô lập, không được quan tâm đúng mức; nguồn lực bị giới hạn, khó sử dụng nhân lực của bộ phận khác; các qui trình quan liêu; tập trung vào việc hình thành của phòng, ban, ít quan tâm mục tiêu chung.
* Đánh giá: chỉ phù hợp với loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ.
b) Tổ chức theo dự án:
Theo mô hình này, toàn bộ doanh nghiệp được chia thành các dự án Trong từng dự án được cấu thành các phòng/Ban chức năng và mỗi phòng/ ban chức năng có các bộ phận /Tổ chuyên môn.
Tổng Giám đốc là người điều hành cao nhất và chịu trách nhiệm chung
* Thuận lợi: Thẩm quyền trong dự án rõ ràng; Truyền thông trong dự án được đơn giản hóa; Tiếp cận chuyên môn đặc biệt; Tập trung và ưu tiên vào dự án.
Trang 6* Bất lợi: Tăng gấp đôi nỗ lực; Động lực và trung thành không rõ rệt; Sự ganh đua trong nội bộ công ty.
* Đánh giá: Nhà quản lý dự án có đầy đủ thẩm quyền để chỉ định những ưu tiên và chỉ đạo công việc của tất cả các thành viên của đội dự án.
c) Tổ chức theo ma trận:
Đây là mô hình kết hợp giữa Tổ chức theo chức năng và Tổ chức theo dự án Theo mô hình này, thì:
- Tổng Giám đốc là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chung.
- Các phòng/Ban chuyên môn chịu trách nhiệm về lĩnh vực do mình phụ trách.
- Các dự án được triển khai trên cơ sở sử dụng các nguồn lực của các phòng/ Ban chuyên môn.
* Thuận lợi: Trọng tâm dự án rõ ràng; Bố trí nhân lực linh hoạt; Khả năng thích ứng với các kỹ năng và nhu cầu quản lý; Các cơ hội phát triển nhân viên; Khả năng thích ứng với những thay đổi trong kinh doanh.
* Bất lợi: Các xung đội nội bộ; Sự phản kháng đối với sự kết thúc; các mối quan
hệ thẩm quyền và mệnh lệnh phức tạp; Các hệ thống ghi nhận (công lao) nhân viên phức tạp.
* Đánh giá: Nhà quản lý dự án chia sẻ trách nhiệm với các nhà quản lý chức năng nhằm chỉ định những ưu tiên và chỉ đạo công việc của các cá nhân được phân công làm việc tại dự án.
* Đề xuất áp dụng: các nhân viên bộ phận khi tham gia dự án thì làm việc toàn thời gian; kết thúc dự án họ trở về phòng/Ban của mình.
☼ Thực tiễn tại công ty HIDICO:
- Đang áp dụng tổ chức theo ma trận.
- Dự án đang thực hiện: tái cấu trúc công ty
Trang 7- Mục tiêu dự án: Đánh giá sản phẩm, tài chính, nhân sự nhằm tái cấu trúc chiến lược và Tổ chức bộ máy hệ thống toàn công ty.
- Phân công dự án:
+ Tổng Giám đốc: Trưởng Ban chỉ đạo; Phó Tổng Giám đốc tài chính: Phó Ban
+ Phó Tổng Giám đốc phụ trách Nhân sự, Kế hoạch: Tổ trưởng giúp việc + Tổ giúp việc:
Giám đốc các công ty trực thuộc: đánh giá chiến lược sản phẩm công ty mình
TP.Kế hoạch: Tổng hợp đánh giá toàn bộ sản phẩm công ty, tổng hợp báo cáo
Giám đốc Tài chính: Đánh giá nguồn tài chính công ty.
TP Nhân sự - Hành chính: Đánh giá nguồn nhân lực công ty.
Sơ đồ tổ chức như sau:
Dự án tái cấu T.phòng Trưởng Trưởng Giám trúc Công ty CV Pluật Phòng Phòng Đốc
TỔNG GIÁM ĐỐC
P TỔNG GIÁM ĐỐC
P TỔNG GIÁM ĐỐC
Kế toán
Trang 83 Sự cân bằng giữa các yếu tố trách nhiệm, trách nhiệm giải trình và thẩm quyền.
a) Các nhà quản lý dự án cần cân bằng tốt trong việc giao trách nhiệm, trao quyền và nắm giữ trách nhiệm giải trình của mọi người.
Khi quản lý dự án, các yếu tố càng được làm rõ càng có lợi cho công tác quản lý.
* Trách nhiệm: Người quản lý chịu toàn bộ trách nhiệm về kết quả cuối cùng trong khi những người khác chỉ chịu một phần trách nhiệm.
Trong quản lý dự án, cần chú ý đến từng chi tiết dù là nhỏ và ý kiến phản biện của các thành viên trong nhóm.
* Trách nhiệm giải trình: Giúp người quản lý hiểu được nguyên nhân của các công việc kém hiệu quả, từ đó có giải pháp phù hợp để khắc phục Trách nhiệm giải trình nhằm hướng tới hoặc bao hàm các công việc mà thành viên giải trình muốn đạt được Hiệu quả công việc sẽ tăng cao nếu trách nhiệm giải trình song hành với trách nhiệm.
* Thẩm quyền: Tất cả các thành viên trong dự án phải được trao quyền tiếp cận các nguồn lực một cách hợp lý để có thể hoàn thành dự án Nếu không có thẩm quyền hợp lý, thành viên của dự án không thể giữ trách nhiệm giải trình cho công việc kém.
Thẩm quyền của từng thành viên trong dự án là rất quan trọng Do vậy, họ phải biết:
- Những việc họ cần phải làm;
- Thẩm quyền và giới hạn của nó;
- Mối quan hệ với người khác;
Trang 9- Việc làm kém hiệu quả của họ ở đâu và khi nào.
Kinh nghiệm thực tiễn chỉ ra rằng, người quản lý dự án cần phải:
- Có văn bản phân công cụ thể.
- Xác định được các nguồn lực cho dự án.
- Nếu thành viên không đủ kỹ năng làm việc thì không bố trí họ.
b) Nếu được trao quyền quản lý dự án, tôi cần cân bằng 3 yếu tố này như sau:
- Chọn đội ngũ làm việc thích hợp Nếu được, chọn những người có chức vụ cao hơn hoặc bằng tôi Như thế họ làm việc có hiệu quả vì tất cả đều muốn làm tốt để khẳng định họ Lúc này, tôi chỉ đóng vai trò là người hoạch định, xem xét kết quả trên sơ đồ GANTT.
- Văn bản hóa các qui định mang tính quan trọng và trách nhiệm, trách nhiệm giải trình và thảm quyền.
- Ủy quyền công việc một cách hiệu quả qua các bước:
+ Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc, bằng văn bản.
+ Xác định cụ thể yêu cầu công việc Đảm bảo rằng người nhận nhiệm vụ hiểu rõ công việc mà họ được giao.
+ Xác định rõ mốc thời gian hoàn thành công việc.
+ Định rõ về phạm vi thẩm quyền mà người được ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành công việc (Quyền đề nghị, quyền thông báo và khởi xướng, quyền hành động).
+ Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đối chiếu tiến độ
và hướng dẫn nếu cần thiết.
+ Tổng kết công việc để trao đổi về những thành quả, thiếu sót, bài học kinh nghiệm.
III Kết luận:
Trang 10Quản trị Dự án là công việc phức tạp, nó đòi hỏi người quản lý phải có các kỹ năng kỹ thuật và các kỹ năng mềm.
Thành công trong quản lý dự án là cách lãnh đạo đội ngũ trong nhóm làm việc.
Bài làm chắc hẳn còn những điều thiếu sót, mong được sự chỉ dẫn thêm./.
Tài liệu tham khảo:
- Tập bài giảng môn Quản trị Dự án.
- Tài liệu đào tạo CEO của Trường Doanh nhân PACE.
- Quyển “Người giỏi không phải là người làm tất cả” của Tiến sĩ Donna M.Genett.
- Tự truyện “Không bao giờ là thất bại! Tất cả là thử thách” của Chung Ju Yung – người sáng lập tần đoàn Huyndai
- Tài liệu của công ty HIDICO.
Overview of Project Management
In fact, Project Management is a regular job and is done in most areas, such as: industry, agriculture, education, real estate…
A project has a starting point and an ending point in order to achieve one or more specific objectives to be identified Normally, a project can not have infinite resources but the use of resources is limited
A project is usually dominated by three factors: cost, time and goal The reality shows that at the same these three factors can not be satisfied Normally, two factors are selected only, the remaining factor is the result of a choice of two other factors Therefore, project management is an essential requirement to achieve the goals set out
Project Management is a group of principles, methods and techniques that people apply for planning and controlling the project work effectively
Trang 11The goal of project management is to optimize the cost, time and the project quality
In order to manage the project well, it is necessary to understand the works of the project These works are included:
- This is the unique kind of work, not repeated, often involved change
- The main objectives are the project completed
- Management responsibility is management for the project
- Budget: funding is for a specific project
- It is possible not comply with the standards because of the particular job and not repeated
- Managing across cultures: it is seldom changed as per each culture
- Risk: much risk, it is difficult to anticipate all
- Transparency: To be identified clearly if the project objectives have not been performed
II The basic principles of project management:
As stated above, the project management should have the group of principles, methods and techniques
The basic principles are required to have in project management, including:
1 The Project Manager’s skills:
Many people become the project managers accidentally However, in order to manage the project well, they should have the skills The skills of the Project Manager are:
a) The skills about people:
People management is complex, it is required both technique and art
Theory X states that human nature is lazy, it is necessary to apply the strong measures for their compliance
In contrast, theory Y states that human nature is good, so there should be the encouraging measures to improve their working spirit
Theory Z says that man is a combination of the bad ones and good ones Therefore, there should be appropriate measures to promote their good nature and limit their bad nature