Word nâng cao

Chọn OK để kết thúc việc thiết lập Tab * Xoá hay di chuyển các điểm Tab: - Chọn các đoạn văn bản cần thao tác - Để xoá Tab: + Cách 1: Bấm và rê trỏ chuột trên ký hiệu Tab ra khỏi thớc đo

Bài 1

Một số kỹ năng khi soạn thảo văn bản

1 Đổi tên tài liệu

1 Vào File chọn Save As

2 Gõ tên mới ở File Name

3 Chọn Save

2 Sao chép tài liệu sang ổ đĩa khác

1 Vào File chọn Save As

2 Chọn ổ đĩa cần sao chép sang ở Save in

3 Chọn Save

3 Đặt mật khẩu cho tệp tài liệu

Vào File chọn Save

1 Đặt tên tài liệu ở File Name

2 Bấm chuột vào Options , sau đó gõ mật khẩu vào mục Password to open, tiếp đó chọn OK

3 Nhập lại mật khẩu vào mục Reenter Password to open -> chọn OK

4 Bấm chuột vào Save

5 Đóng tài liệu và mở lại để kiểm tra kết quả

3 Tìm kiếm và thay thế văn bản

1 Vào Edit chọn Replace

2 Find What: Đa vào nội dung văn bản bị thay thế

3 Replace With: Đa vào nội dung văn bản mới đợc thay thế

4 Bấm Replace: Nếu thay thế từng văn bản một

5 Bấm Replace All: Nếu thay thế trong toàn bộ tài liệu tất cả những văn bản đã đợc xác

định

6 Chọn OK sau đó chọn Close

4 Gõ tắt văn bản

a) Gõ tắt bằng AutoText

1 Chọn đoạn văn bản cần ghi nhớ

2 Vào Insert chọn Autotext

- Đặt tên cho đoạn văn bản đợc ghi nhớ vào hộp Enter Autotext entries here

- Bấm nút Add để ghi

3 Khi cần chèn đoạn văn bản đã đợc ghi nhớ trong Auto Text ta gõ tên đoạn văn bản sau đóbấm F3

Ghi chú: Muốn xoá đoạn văn bản đã lu trong AutoText thì bấm chọn tên đoạn văn bản sau

đó bấm vào nút Delete

b) Gõ tắt bằng AutoCorrect

1 Vào Tools chọn AutoCorrect

2 Chọn hộp hình vuông Replace Text As You Type

3 Replace: Gõ vào chữ đánh tắt

4 With: Chữ đợc thay thế

Bấm vào nút Add để ghi lại Bấm OK để ra khỏi

Khi muốn gõ tắt ta gõ chữ tắt sau đó bấm phím dấu cách

Ghi chú: Muốn xoá đoạn văn bản đã lu trong AutoCorrect thì bấm chọn tên đoạn văn bản

sau đó bấm vào nút Delete

Bài 2

Tạo tab có ký tự dẫn và nhập công thức toán học

1 Thiết lập các điểm Tab với kí tự dẫn

1 Vào Format chọn Tab

2 Trong mục Tab Stop Position gõ vào điểm dừng của Tab

3 Trong mục Alignment , bấm chọn loại Tab muốn thiết lập

4 Trong mục Leader bấm chọn kiểu kí tự dẫn

5 Chọn Set để thiết lập

Muốn thiết lập Tab tiếp theo lặp lại từ bớc 2

6 Chọn OK để kết thúc việc thiết lập Tab

* Xoá hay di chuyển các điểm Tab:

- Chọn các đoạn văn bản cần thao tác

- Để xoá Tab:

+ Cách 1: Bấm và rê trỏ chuột trên ký hiệu Tab ra khỏi thớc đo nằm ngang

+ Cách 2: Vào Format chọn Tab: - Bấm vào Clear nếu muốn xoá một Tab

- Bấm Clear All nếu muốn xoá tất cả các Tab

- Để dịch chuyển điểm Tab, bấm rê trỏ chuột trên ký hiệu Tab trên thớc đo ngang và rời

đến vị trí mới

2 Tạo phơng trình, công thức (Equation Editor).

1 Đa điểm trỏ nhận văn bản đến nơi muốn chèn công thức

2 Vào Insert chọn Object Khi hộp hội thoại Object xuất hiện, chọn Microsoft Equation, sau đó bấm OK

3 Tạo phơng trình bằng cách đa vào văn bản và bấm chọn các kí hiệu, toán tử và cáckhuôn mẫu từ thanh công cụ Equation Editor

Bài 3

bảng nâng cao

1 Chọn mẫu bảng có sẵn

1 Đa điểm trỏ nhận văn bản vào trong bảng

2 Vào Table chọn Table AutoFormat

3 Chọn một mẫu bảng có sẵn trong hộp Formats

4 Bấm OK

2 Lập lại phần đầu bảng cho các trang sau

- Chọn phần đầu bảng cần lập lại cho các trang sau

- Vào Table, chọn headings

Khi đó toàn bộ các trang của bảng sẽ có phần tiêu đề

3 Đặt độ rộng cho các dòng cột

a Tạo độ rộng bằng nhau cho các cột:

- Chọn các cột cần tạo độ rộng

- Vào Table chọn Distribute Columns Evenly

b Tạo độ cao bằng nhau cho các dòng:

- Chọn các dòng cần tạo độ cao

- Vào Table chọn Distribute Rows Evenly

c Thay đổi kích thớc của hàng, cột

- Chọn dòng hoặc cột cần thay đổi kích thớc

- Vào Table chọn Cell Height and With

* Chọn Row: Nếu thay đổi độ cao cho dòng

- Gõ độ cao dòng vào At

- Bấm chọn Next Row nếu muốn định dạng dòng tiếp theo

- Bấm chọn Previous Row nếu muốn quay lại dòng trớc

* Chọn Colums: Nếu thay đổi độ rộng cho cột

- Gõ độ rộng cột vào At

- Bấm chọn Next Columns nếu muốn định dạng cột tiếp theo

- Bấm chọn Previous Columns nếu muốn quay lại cột trớc

4 Sắp xếp dữ liệu trong bảng

- Lựa chọn bảng cần sắp xếp dữ liệu

- Vào Table chọn Sort

- Xuất hiện hộp thoại

+ Sort by: Cho phép ta chọn cột cần sắp xếp

• Ascending: Sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần

• Descending: Sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần+ Then by: Cho phép ta chọn cột phụ cần sắp xếp

+ Header Row: Bảng đợc chọn có dòng tiêu đề+ No header Row: Bảng đợc chọn không có phần tiêu đề+ Type: Chọn kiểu dữ liệu của cột cần sắp xếp

5 Ngắt bảng

- Đặt con trỏ vào hàng cần ngắt

- Vào Table chọn Split Table

6 Tạo công thức

- Đặt con trỏ vào ô cần chứa công thức

- Vào Table chọn Formula, khi đó xuất hiện hộp thoại

Tại hộp Formula: Cho phép ta gõ trực tiếp công thức

VD: = SUM(Left) Cộng các số cùng dòng phía bên trái ô đợc chọn

= Sum(Above) Cộng các số cùng cột phía bên trên ô đợc chọnTại hộp Number Format: Cho phép ta định dạng dữ liệu

Tại hộp Paste Function: Cho phép ta lựa chọn công thức

Chọn xong ta bấm OK để chấp nhận hoặc nhấn Cancel để huỷ bỏ lệnh

Bài 4

Các công cụ đồ hoạ (drawing)

1 Tạo một đối tợng đồ hoạ

Để bật hoặc tắt thanh công cụ đồ hoạ, bấm chuột vào biểu tợng Drawing trên thanh công cụ

- Vẽ đoạn: Bấm trỏ chuột vào nút Line trên thanh Drawing, con trỏ biến thành dấu + , sau

đó đa trỏ chuột đến vị trí cần vẽ trong tài liệu và rê chuột để vẽ (nếu vẽ đờng thẳng thì ấn Shifttrong lúc vẽ)

- Vẽ hình chữ nhật: Bấm trỏ chuột vào nút Rectangle rồi rê chuột để vẽ (nếu vẽ hình vuông thì ấn Shift trong lúc vẽ)

- Vẽ hình Oval: Bấm trỏ chuột vào nút Oval rồi rê chuột để vẽ (nếu vẽ hình tròn thì ấn Shift trong lúc vẽ)

- Bấm vào AutoShapes để chọn các hình có mẫu sẵn trong Winword97

- Tạo hộp văn bản (Text Box): Bấm trỏ chuột vào nút Text Box Hộp Text Box này cho phép

ta chứa văn bản, đồ hoạ, công thức ở bên trong nó

2 Tô màu đồ hoạ

* Tô màu nền: Chọn đồ hoạ cần tô sau đó bấm vào nút Fill Color Hộp màu xuất hiệntrong đó

- No Fill: Không có nền

- More Fill Color: Hiện bảng màu tự chọn

- Fill Effects: Trộn màu

* Tô màu đờng vẽ: Chọn đồ hoạ cần tô sau đó bấm vào nút Line Color

- No Fill: Không có đờng viền

- More Fill Color: Hiện bảng màu tự chọn

- Patterned Lines: Chọn mẫu đờng viền

3 Chỉnh sửa đồ hoạ

- Chọn nhiều hình:

+ Cách 1: ấn giữ Shift sau đó bấm chọn các đối tợng

+ Cách 2: Bấm trỏ chuột vào nút Select Object (hình mũi tên) rồi vẽ đờng bao quanh các đốitợng muốn chọn

- Chọn kiểu nét vẽ: Bấm trỏ chuột vào nút Line Style sau đó chọn kiểu đờng vẽ thích hợp.

- Thay đổi hình đã vẽ: bấm chọn hình cần thay đổi sau đó bấm vào Draw, chọn Change

AutoShape, chọn hình mẫu

- Thêm chữ vào hình: Bấm chuột phải trên hình, chọn Add Text

- Thay đổi vị trí: Bấm chọn hình, sau đó đa trỏ chuột vào mép của hình đã vẽ, khi thấy trỏ

chuột đổi thành hình mũi tên có mũi tên 4 chiều thì bấm giữ và rê chuột đến vị trí cần chuyển tới

- Thay đổi hình dạng, kích thớc: Bấm chọn hình, đa trỏ chuột đến một trong các ô vuông

nhỏ , khi thấy xuất hiện mũi tên 2 chiều thì bấm giữ và rê trỏ chuột để thay đổi kích thớc

- Xoay hình:

+ Bấm chọn hình cần xoay

+ Bấm vào nút Free Rotate

+ Đa con trỏ đến điểm màu xanh trên hình, bấm giữ vào xoay theo ý

* Sao chép, xoá đối tợng:

- Xoá: Chọn đối tợng, sau đó bấm phím Delete

- Vào Draw chọn Group

Muốn bỏ nhóm : Vào Drow chọn Ungroup

+ Vào View chọn Ruler

2 Tạo mẫu Stype

a Cách tạo Stype

- Bấm chuột vào Format chọn Stype

-Bấm chuột vào New để tạo mẫu Stype mới

+ Bấm chuột vào Name: đặt tên cho Stype+ Bấm chuột vào Format để định dạng cho mẫu Stype+ Bấm chuột vào Shortcutkey để tạo phím tắt cho mẫu Stype (nếu cần)+ Bấm OK để ghi lại mẫu Stype

- Muốn chỉnh sửa lại mẫu Stype ta bấm chuột vào Modify

- Muốn xoá mẫu Stype ta bấm chuột vào Delete

- Nhấn chuột vào Apply để áp dụng Stype cho tệp văn bản hiện tại

- Muốn áp dụng Stype cho tất cả các File trong Word ta làm nh sau:

+ Nhấn chuột vào Organizer xuất hiện hộp thoại

+ Bấm chọn Stype cần sử dụng cho tất cả các File ở hộp bên trái sau đó nhấn vào nút Copy để sao chép sang hộp bên phải

+ Chọn Close để đóng cửa sổ

b Cách gán Style đã thiết lập cho tài liệu

- Chọn đoạn văn bản cần gán Stype

- Bấm chuột vào nút trên thanh công cụ định dạng

3 Tạo thêm nút Stype trên thanh công cụ định dạng

- Bấm chuột vào View/Toolbars/Customize

-Bấm chọn Commands

- Tại Categories ta chọn Stype

- Bấm Chọn Stype cần tạo nút lệnh kéo lên thanh công cụ.

4 Tạo mục lục tự động

- Thiết lập Stype cho các đoạn cần đa lên mục lục

- Mở tài liệu cần tạo bảng mục lục

- Vào insert chọn Index and Table xuất hiện hộp thoại

- Chọn Table and Contents

+ Formats: Cho phép lựa chọn kiểu dáng của bảng mục lục+ Show page number: ẩn hiện số trang của mục lục

+ Right align page number: Muốn căn số trang theo mép phải của trang+ Show levels: ẩn hiện cấp độ của mục lục

+ Tab leader: Đặt ký tự dẫn+ Options: Đặt cấp độ của mục lục theo thứ tự tăng dần 1, 2, 3,

- + Bấm chuột vào OK

- Bấm chọn Stype cần tạo nút lệnh và kéo lên thanh công cụ

Bài 6

một số chức năng đặc biệt

1 Ghi chú thích cho từ hoặc đoạn

- Đặt con nháy vào cuối từ hoặc đoạn muốn ghi chú thích

- Vào insert chọn Footnote Xuất hiện hộp thoại

+ Chọn Footnote: đặt chú thích ở cuối trang

+ Chọn Endnote: đặt chú thích ở cuối tài liệu

+ Chọn AutoNumber: Máy tự động đánh số thứ tự cho chú thích

+ Chọn Custom Mark: đặt ký tự bất kỳ cho chú thích

+ Chọn xong bấm OK

- Đa con trỏ đến cuối trang hoặc cuối tài liệu để nhập lời giải thích cho đoạn

2 Chèn các ý kiến nhận xét cho đoạn

- Chọn đoạn văn bản cần chèn ý kiến nhận xét

- Vào insert chọn Comment

- Xuất hiện cửa sổ soạn thảo ta nhập ý kiến nhận xét

- Nhập xong ta nhấn mục Close

- Muốn xoá ý kiến nhận xét ta nhấn phím phải chuột vào đoạn văn bản đã tạo ý kiến nhậnxét và chọn Delete Comment

3 Tạo chỉ dẫn tham chiếu

a Cách tạo

Bớc 1

- Lựa chọn đoạn văn bản đích cần tham chiếu đến

- Vào insert chọn Bookmark

- Xuất hiện hộp thoại Bookmark ta đặt tên cho đoạn văn bản vào hộp Bookmark

B

ớc 2

- Lựa chọn đoạn văn bản cần đặt chỉ số tham chiếu

- Vào Insert chọn Hyperlink (hoặc bấm chuột vào biểu tợng Insert Hyperlink trên thanhcông cụ) Xuất hiện hộp thoại

- Tại mục Named location in file(optional) ta bấm chọn mục Browse

- Xuất hiện hộp thoại bấm chọn tên đoạn văn bản cần tham chiếu đến Chọn OK

b Cách dùng

- Đa chuột vào đoạn văn bản đã đặt chỉ số tham chiếu, khi xuất hiện bàn tay chỉ ta bấmchuột

4 Tạo nhãn tự động

- Vào trong Insert chọn Caption

-Bấm chọn mục New Label tạo nhãn mới

- Đặt tên xong ta nhấn OK/OK

- Khi muốn xuất hiện nhãn, ta đặt con trỏ vào vị trí cần chèn nhãn sau đó vào Insert chọnCaption chọn nhãn đã đặt sau đó nhấn OK

-Tại mục Link to file or URL ta bấm chọn mục Brow

- Xuất hiện hộp thoại bấm chọn File cần liên kết chọn OK

Bài 7

Kỹ thuật trộn tài liệu

Muốn in các giấy mời, th từ để gửi đi nhiều nơi cho nhiều ngời khác nhau Các giấy mời,

th từ đó giống hệt nhau chỉ khác nhau một vài từ nh họ tên, địa chỉ của ngời nhận Khi đó ta sử dụng kỹ thuật trộn tài liệu nh sau:

Bớc 1: Tạo tài liệu chính (Main Document)

Tài liệu chính đợc đánh bình thờng tại cửa sổ Word, trong đó có thể sử dụng cả đồ hoạ Ví

dụ một giấy mời có dạng nh sau:

Bớc 2: Tạo nguồn dữ liệu

Tạo nguồn dữ liệu bằng cách khai báo trờng (field) để chèn vào văn bản chính Trong ví dụ trên có 2 trờng hoten, diachi,

1 Vào Tool chọn Mail Merge xuất hiện hộp hội thoại sau:

Trung tâm Tin học CIC cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

87 thợ nhuôm Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Giấy mời

Kính gửi: Anh/Chị

Địa chỉ:

Kính mời Anh/Chị đến dự buổi khai giảng lớp Tin học nâng cao

Thời gian: 8 giờ ngày 5 - 11 - 1998

Địa điểm: Trung tâm tin học CIC - 87 Thợ Nhuộm - Hà Nội

Rất hân hạnh đợc đón tiếp.

Giám đốc Trung tâm

2 Chän Create, chän Form Letter, xuÊt hiÖn hép héi tho¹i sau:

3 Chän Active Window, chän Get Data, chän Create Data Sourse, hép héi tho¹i xuÊt hiÖn

4 Mail Merge đã có sẵn một số trờng, ta có thể bỏ các trờng này bằng cách bấm vào

Remove Field Name Còn để thêm trờng ta bấm vào hộp Field Name, sau đó bấm vào Add Field Name Chọn OK

5 Word sẽ hỏi tên File dữ liệu, ta đánh tên rồi gõ OK, chọn tiếp Edit Data Source, xuất hiệnhộp hội thoại sau:

- Nhập vào danh sách tên và địa chỉ, rồi chọn OK

6 Nhập dữ liệu chi tiết vào các trờng nh sau: Đặt con trỏ vào vị trí chèn họ tên (trong tài liệu chính) rồi chọn trờng hoten trong I6 Tạo mục lục tự động

- Thiết lập Stype cho các đoạn cần đa lên mục lục

- Mở tài liệu cần tạo bảng mục lục

- Vào insert chọn Index and Table xuất hiện hộp thoại

- Chọn Table and Contents

+ Formats: Cho phép lựa chọn kiểu dáng của bảng mục lục+ Show page number: ẩn hiện số trang của mục lục

+ Right align page number: Muốn căn số trang theo mép phải của trang+ Show levels: ẩn hiện cấp độ của mục lục

+ Tab leader: Đặt ký tự dẫn+ Options: Đặt cấp độ của mục lục theo thứ tự tăng dần 1, 2, 3,

+ Bấm chuột vào OK Merge Field, làm tơng tự với trờng diachi

Bớc 3: Trộn dữ liệu vào tài liệu

Bấm vào biểu tợng để trộn dữ liệu vào tài liệu chính và tạo ra một File mới

Word sẽ trộn các trờng dữ liệu trong một bản ghi Có bao nhiêu bản ghi dữ liệu (số ngời trong danh sách) thì có bấy nhiêu giấy mời

Bài 8

Vẽ biểu đồ

Ví dụ: Cho bảng thống kê giá trị xuất khẩu năm 1997 nh sau

Để tạo một đồ thị ta sử dụng Graph:

1 Bấm chọn bảng chứa dữ liệu cần biểu diễn trên biểu đồ

2 Bấm chọn nút biểu tợng Insert Chart trên thanh công cụ (hoặc vào Insert/Picture/char) Cửa số màn hình Microsoft Graph xuất hiện

3 Bấm vào mũi tên sổ xuống của nút Chart Style để chọn kiểu đồ thị

4 Bấm Chuột phải trên biểu đồ Chọn Char Option để chọn các thuộc tính chỉnh sửa biểu đồ:

- Titles: Gõ tiêu đề của biểu đồ

- Gridlines: Chọn đờng lới cho biểu đồ

- Legen: Chọn vị trí đặt hộp chú giải

- Data Labels: Chọn nhãn chú thích cho biểu đồ: nh hiện phần trăm (Show Percent), hiện giá trị (Show Value)

5 Bấm chuột ra ngoài biểu đồ, biểu đồ sẽ đợc chèn vào tài liệu (bên dới của bảng dữ liệu)

Theo yêu cầu của ví dụ trên ta đợc biểu đồ nh sau

Biểu đồ biểu diễn tình hình xuất khẩu năm 1998

0 50000 100000 150000 200000 250000 300000

Quí 1 Quí 2 Quí 3 Quí 4

Khoáng sản Nông sản Thuỷ sản

Mục lục

Bài 1 3

Một số kỹ năng khi soạn thảo văn bản 3

1 Đổi tên tài liệu 3

2 Sao chép tài liệu sang ổ đĩa khác 3

3 Đặt mật khẩu cho tệp tài liệu 3

3 Tìm kiếm và thay thế văn bản 3

4 Gõ tắt văn bản 4

Bài 2 5

Tạo tab có ký tự dẫn và nhập công thức toán học 5

1 Thiết lập các điểm Tab với kí tự dẫn 5

2 Tạo phơng trình, công thức (Equation Editor) 5

Bài 3 6

bảng nâng cao 6

1 Chọn mẫu bảng có sẵn 6

2 Lập lại phần đầu bảng cho các trang sau 6

3 Đặt độ rộng cho các dòng cột 6

4 Sắp xếp dữ liệu trong bảng 7

5 Ngắt bảng 7

6 Tạo công thức 7

Bài 4 8

Các công cụ đồ hoạ (drawing) 8

1 Tạo một đối tợng đồ hoạ 8

2 Tô màu đồ hoạ 8

3 Chỉnh sửa đồ hoạ 8

4 Nhóm hình: 9

Bài 5 10

tạo mẫu stype và mục lục 10

1 Trình bày màn hình 10

2 Tạo mẫu Stype 10

3 Tạo thêm nút Stype trên thanh công cụ định dạng 11

4 Tạo mục lục tự động 12

Bài 6 13

một số chức năng đặc biệt 13

1 Ghi chú thích cho từ hoặc đoạn 13

2 Chèn các ý kiến nhận xét cho đoạn 13

3 Tạo chỉ dẫn tham chiếu 13

4 Tạo nhãn tự động 15

5 Chèn file 15

Bài 7 16

Kỹ thuật trộn tài liệu 16