Thay gộp 500 trang cùng một lúc, bạn có thể tạo tài liệu chính, tập hợp gồm các tài liệu phụ ñược tổ chức thành một tổng thể.. Và khi bạn làm việc trong tài liệu chính, các thay ñổi ñã t
Trang 1Based On: Chọn Style từ danh sách thả xuống ựể ràng buộc Style bạn ựang tạo
ra với Style khác Vắ dụ, bằng cách chọn Style Default Paragraph Font, bạn yêu cầu Word luôn luôn hiển thị văn bản theo Default Paragraph Font dù Font
ựó là gì Nếu bạn thay ựổi Style mặc ựịnh thì các Style dựa trên ựó sẽ thay ựổi theo Style ựó Style bạn ựang khởi tạo sẽ thừa hưởng các ựịng dạng từ Style
ựược chọn từ danh sách thả xuống Based On
Chú ý: Khi bạn chọn Style từ danh sách thả xuống Based On, hoặc chọn Style
như Normal hoặc Default Paragraph Font, hoặc là chọn không có Style Nếu bạn chọn Style phức tạp từ danh sách thả xuống và sau này bạn thay ựổi Style ựó, các thay ựổi phức tạp sẽ ựược Style thừa hưởng điều ựó có thể gây ra các hậu qủa xấu Nhưng bằng cách liên kết Style hoặc không dùng Style, bạn có thể yên tâm là các thay ựổi ựối với Style nền sẽ không có các tác ựộng với Style bạn ựang tạo
Style For Following Paragraph: Nếu muốn, bạn có thể chọn một Style nào ựó
từ danh sách thả xuống, khi Style bạn ựang tạo luôn luôn có một Style hiện theo sau
Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn ựã tạo vào Template cơ sở ựể tạo lập tài liệu Các Style mới chỉ có hiệu lực ựược tạo lập,
trừ khi hộp kiểm này ựược ựánh dấu Nhấp hộp này ựể lưu Style bạn vừa tạo vào tài liệu và Template hiện hành Khi người dùng tạo ra tập tin với Template này người ựó có thể rút Style bạn tạo ra nếu hộp này ựược ựánh dấu kiểm
Automatically Update: Thông thường , khi thay ựổi ựịnh dạng ựối với một
ựoạn văn, Style ựược gán với ựoạn văn ựó sẽ không thay ựổi đánh dấu kiểm vào hộp này là yêu cầu Word tái xác ựịnh Style ựó mỗi khi ựịnh dạng lại ựoạn văn ựã gán Style này Khi hộp này ựược ựánh dấu kiểm, tất cả các ựoạn văn ựược gán Style nói trên trong tài liệu ựược tái ựịnh dạng một cách tự ựộng mỗi
Vuihoc24h.vn
Trang 2- Nhấp nút Format Bạn sẽ thấy Menu gồm các mục chọn ñịnh dạng (Bảng l liệt
kê các lệnh tương ñương với các tùy chọn này)
- Chọn tùy ý ñể mở một hộp thoại và ñưa ra các lệnh ñịnh dạng Ví dụ, chọn
Paragraph ñể mở hộp thoại Paragraph
- Trong hộp thoại ñó, chọn các tùy chọn ñịnh dạng cho Style mới, sau ñó nhấp
OK
- Lặp lại các bước từ 1 ñến 9 nhiều lần theo yêu cầu ñể tạo lập Style
5 Sao chép Styles tới tài liệu khác
ðể sao chép Style từ một tài liệu vào tài liệu khác, bạn chỉ cần sao chép ñoạn văn ñã gán Style ñó từ tài liệu ñầu ñến tài liệu thứ hai Bạn sao chép toàn
bộ ñoạn văn (kể cả ký hiệu ñoạn văn ở cuối ñoạn văn ñó), Style ở tài liệu ñầu sẽ ñược ñưa vào tài liệu thứ hai một cách an toàn và ñược áp dụng ở ñó Sau khi bạn sao chép ñoạn văn trên, hãy xóa văn bản ñó Mặc dù văn bản ñã ñược xóa, Style ñược gán vẫn ở lại trọng tài liệu và hiện diện trong danh sách Style thả xuống
Chú ý: ðể sao chép Style, tên Style ñó phải khác với tất cả các tên Style ñã có ở tài liệu tiếp nhận Bạn có thể ñổi tên Style ñược sao chép
Lý do khiến bạn phải sao chép toàn bộ ñoạn văn (bằng cách nhấp ñúp trái)
là vì các ñịnh dạng của Word - kể cả các Style- cho mỗi ñoạn văn ñều ñược lưu giữ trong ký hiệu ñoạn văn (Paragraph Symbol) ở cuối ñoạn văn ñó Bạn có thể
thấy ký hiệu này bằng cách nhấp Show/Hide Bằng cách sao chép toàn bộ ñoạn
văn, bạn cũng sao chép ký hiệu ñoạn văn
Ghi chú: Bạn cũng có thể dùng Organizer ñể sao chép các Style từ tài liệu này
ñến tài liệu khác Bạn nên xem phần “kết hợp các Style cho Template” ở phần cuối chương này Kỹ thuật kết hợp các Style cho Template tương tự các kỹ thuật sao chép Style giữa các tài liệu
Vuihoc24h.vn
Trang 3BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN
HƠN
I TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT
1 Tài liệu chủ và tài liệu con
Các tài liệu chính ñể hệ thống hóa word có một ñặc tính ñược gọi là tài liệu chính, dùng ñể làm việc trên các dán BOOK-LENGTH Nếu bạn ñang viết một cuốn sách dày 500 trang, sẽ rất khó khăn khi ñặt tất cả 500 trang vào một tài liệu duy nhất Bạn hãy thử tưởng tượng một ñoạn văn hoặc tiêu ñề nào ñó trong tác phẩm dài như vậy Thay gộp 500 trang cùng một lúc, bạn có thể tạo tài liệu chính, tập hợp gồm các tài liệu phụ ñược tổ chức thành một tổng thể
Sau khi tác phầm ñó ñược tổ chức thành các tài liệu phụ, là mở tài liệu phụ, bắt ñầu làm việc với tài liệu ñó Các thay ñổi ñược thực hiện ñối với các tài liệu phụ này ñược ghi ñầy ñủ vào tài liệu chính Và khi bạn làm việc trong tài liệu chính, các thay ñổi ñã thực hiện ñó cũng ñược ghi vào tài liệu phụ
Mọi ñiều làm ñược trong màn hình Outline, ñều có thể ñược làm ñối với tài liệu chính, nhưng bạn có thể thực hiện ñiều ñó cùng một lúc với nhiều tài liệu phụ Nói cách khác, bạn có thể xem tác phẩm ñó có ñược hệ thống hoá tốt hay không, có thể di chuyển các tiêu ñề và văn bản từ tài liệu này ñến tài liệu phụ khác nếu cần Vì vậy các tài liệu chính, bên cạnh việc giúp bạn làm việc dễ dàng hơn trên các tài liệu dài, còn cho phép bạn sử dụng mọi ưu ñiểm của màn
hình Outline
Chú ý: Hiểu phương pháp làm việc trong màn hình Outline là ñiều quan trọng
khi bạn làm việc với các tài liệu chính Bạn không nên tạo ra một tài liệu chính trừ khi bạn biết sử dụng và vận hành tất cả các nút trên thanh công cụ Outlining
2 Tạo tài liệu chủ ñể làm việc riêng lẻ
Một tài liệu chủ ñể làm việc riêng lẻ bao gồm nhiều tài liệu trong nhiều hồ
Vuihoc24h.vn
Trang 4- Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn mới tạo lập Bạn tạo ra một tài liệu chính
- Chọn View/Outline Thanh công cụ Master Document xuất hiện
- Nhấp nút Insert Subdocument Bạn sẽ thấy hộp thoại lnsert Subdocument
- Tìm và nhấp tập tin ñầu bên mà bạn muốn trở thành một phần của tài liệu
chính, sau ñó nhấp Open
- Nhấp nút l hoặc 2 trên thanh công cụ Master Document ðể làm việc dễ dàng hơn trong màn hình Master Document, bạn chỉ nên cho xuất hiện một hoặc hai
tiêu ñề
- ðến cuối tài liệu chính và lặp lại các bước 5 và 6 nhiều lần tùy theo yêu cầu ñể chèn tất cả các tài liệu phụ Các tài liệu hiện hữu vẫn giữ các tên gốc của chúng, khi ñược chèn vào tài liệu chính
3 Tạo tài liệu chủ ñể làm việc chung một nhóm
Bạn hãy làm theo các bước sau, ñể tạo tài liệu chủ ñể làm việc chung một nhóm:
- Tạo hồ sơ cho tài liệu chính
- Tạo tài liệu mới
- Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn ñã tạo ra ở bước 1
- Chọn View/Outline thanh công cụ Master Document xuất hiện cùng với thanh công cụ Outlining
- Nhập các tiêu ñề vào tài liệu nêu trên Nói cách khác, bạn xây dựng ñề cương cho tác phẩm của mình Khi nhập các tiêu ñề, bạn hãy gán cho mỗi tiêu ñề một Style tiêu ñề Trong các bước 6 và 7, bạn sẽ chia ñề cương thành các tài liệu mẫu, vì vậy, phải gắn Style Heading 1 cho tiêu ñề thứ nhất trong từng tài liệu phụ
- Chọn các tiêu ñề cho tài liệu phụ thứ nhất ðể thực hiện ñiều ñó bạn hãy nhấp dấu cộng (+) bên cạnh tiêu ñề ñã ñược gán cho Style Heading 1
- Nhấp nút Create Subdocument trên thanh công cụ Master Document Như
trên hình 4, hộp màu xám xuất hiện xung quanh các tài liệu phụ Trong khi ñó, một biểu tượng tài liệu phụ xuất hiện ở góc trên bên trái hộp ñó
- Chọn loạt tiêu ñề tiếp theo và nhấp lại nút Create Subdocument
Vuihoc24h.vn
Trang 5Tiếp tục cụng việc này cho ủến khi bạn tạo ra tất cả cỏc tài liệu phụ
Lưu tài liệu chớnh
Khi bạn lưu tài liệu chớnh, Word cũng lưu cỏc tài liệu phụ của tài liệu ủú Word ủặt tờn cỏc tài liệu phụ, tiờu ủề thứ nhất của mỗi tài liệu phụ ủú
II LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ
1 Xòe rộng xếp gọn các tài liệu con
Muốn xòe rộng các tài liệu con để thấy được nội dung bên trong của mỗi tài liệu
ta nhấp chuột vào nút Expand trên thanh công cụ Outlining ( nút có biểu tượng
là dấu +)
Muốn xếp gọn các tài liệu con để tiện theo dõi được toàn bộ nội dung đầu mục
có trong tài liệu ta nhấp chuột vào nút Collapse trên thanh công cụ Outlining (
nút có biểu tượng là dấu -)
2 Mở tài liệu con bờn trong tài liệu chủ
ðể làm việc trên tài liệu chính hoặc một trong các tài liệu phụ, bạn có thể bắt đầu từ tài liệu chính, hoặc từ tài liệu phụ Bạn có thể mở một tài liệu phụ bất
kỳ, làm việc trên đó, lưu, và đóng không cần biết đó là một phần của tài liệu chính
Hỡnh 4: Tạo tài liệu chớnh
Vuihoc24h.vn
Trang 6Nếu bạn làm việc trực tiếp trên tài liệu chính, bạn có thể thực hiện điều đó bằng
cách nhấp nút Expand Subdocuments, bạn sẽ thấy tài liệu chính trong màn
hình Outline
ðể làm việc trờn một trong cỏc tài liệu phụ, bạn cú thể bắt ủầu từ tài liệu chớnh, hoặc từ tài liệu phụ Bạn cú thể mở một tài liệu phụ bất kỳ, làm việc trờn ủú, lưu,
và ủúng khụng cần biết ủú là một phần của tài liệu chớnh
Tuy nhiờn, hóy mở tài liệu chớnh, và bạn sẽ thấy tài liệu như trờn hỡnh 5 Cỏc ký
tự cú gạch dưới là siờu nối kết ủều cú ghi ủường dẫn ủến tài liệu phụ Bằng cỏch nhấp một siờu nối kết, bạn cú thể mở tài liệu phụ và bắt ủầu làm việc
3 Sắp xếp lại cỏc tài liệu phụ
Muốn sắp xếp lại cỏc tài liệu phụ ta nhấp và giữ chuột vào biểu tượng tài liệu con cần sắp xếp lại vị trớ rồi kộo tài liệu ủú ủến vị trớ mới của nú sau ủú mới nhả chuột
4 Chia cắt tài liệu phụ thành hai
ðể phõn chia tài liệu phụ thành hai, bạn hóy nhấp tiờu ủề thứ nhất của tài liệu phụ ủú, nhấp nỳt Expand Tiếp theo, nhấp vào tiờu ủề sẽ trở thành tiờu ủề thứ nhất của tài liệu phụ mới và nhấp nỳt Split Subdocument
Hỡnh 5: Nhấp siờu nối kết ủể mở tài liệu phụ hoặc nhấp nỳt
Expand Subdocuments ủể làm việc trong tài liệu chớnh
Vuihoc24h.vn
Trang 75 Kết hợp hai tài liệu phụ thành một
ðể kết hợp hai tài liệu phụ thành một, bạn hóy sắp xếp cỏc tài liệu phụ xếp chồng lờn nhau trong tài liệu chớnh Tiếp theo, bạn chọn cỏc tài liệu phụ ủú
ðể làm ủiều này, bạn nhấp biểu tượng của tài liệu phụ ủầu tiờn, nhấn giữ SHIFT
và nhấp vào từng biểu tượng của tài liệu phụ bạn muốn lồng ghộp (xem Hỡnh 6) Sau khi chọn xong, bạn hóy nhấp nỳt Merge Subdocument
6 Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ
ðể cắt bỏ một tài liệu con ra khỏi tài liệu chủ, bạn hóy nhấp biểu tượng tài liệu ủú sau ủú nhấp nỳt Delete trờn bàn phớm hoặc vào Edit/Clear rồi chọn Content Del Khi bạn xúa một tài liệu phụ theo cỏch này, tài liệu khụng bị xúa khỏi ủĩa cứng, chỉ bị xúa khỏi tài liệu chớnh
7 Chuyển đổi một tài liệu con thành một phần tài liệu chủ
ðể chuyển ủổi một tài liệu con thành một phần tài liệu chủ, bạn hóy nhấp biểu
Hỡnh 6: Xoỏ, trộn, phõn chia và khoỏ cỏc tài liệu phụ của
một tài liệu chớnh nào ủú
Nhấp SHIFT ủể chọn nhiều tài
Vuihoc24h.vn
Trang 8BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU
I BẢNG MỤC LỤC
1 Tạo bảng mục lục
Để tạo bảng mục lục đơn giản, chỉ có các tiêu đề trong tài liệu bạn hãy làm theo các bước sau:
- ở đầu tài liệu đó, bạn gõ Table Of Contents và nhấn ENTER một hoặc hai
lần
- Chọn lnsert/Index and Tables
- Nhấp Table of Contents trong hộp thoại Index and Tables Xem Hình 11-13
- Trong hộp Formats, chọn định dạng cho bảng mục lục đó Khi nhấp kiểu
định dạng, bạn hãy quan sát hộp Preview, hộp này nêu ra dáng vẻ các kiều
định dạng đó trong bản in và trên trang Web
- Trang hộp Show Levels, bạn nhập một số để chọn mức tiêu đề sẽ xuất hiện
trong bảng mục lục Ví dụ, nhập số 1, có nghĩa là chỉ đặt các tiêu đề có Heading
1 vào bảng mục lục Nhập số 3 có nghĩa là đưa các tiêu đề có Heading l, Heading 2 và Heading 3 vào bảng mục lục
- Tùy thuộc vào định dạng bạn chọn cho bảng mục lục, bạn có thể chỉnh sửa
bằng cách chọn các tùy chọn ở cuối tab Table Of Contents
Show Page Numbers: Bảng mục lục gộp các số trang, trừ khi bạn xóa dấu kiểm
ở hộp này
Right Align Page Number: Số trang được căn đều bên phải để cho dòng số 1 và
dòng số 10 đứng thẳng hàng với nhau, bạn có thể căn trái bằng cách xóa dấu kiểm ở hộp này
Tab Leader : Đường dẫn là một hàng dấu chấm hướng mắt người đọc từ tiêu đề
đến số trang của tiêu đề đó Bạn có thể chọn kiểu đường dẫn danh sách thả
xuống Nếu bạn chọn không hiển thị số trang, hộp Tab Leader có mầu xám,
điều đó có nghĩa là không có đường dẫn
- Nhấp OK
Vuihoc24h.vn
Trang 9Chú ý: Nếu bạn đang tạo bảng mục lục hoặc bảng bất kỳ cho trang Web, bạn nên xóa dấu kiểm ở hộp Show Page numbers
2 Lựa chọn cỏc khuụn dạng
Ngoài các tiêu đề, bạn có thể đưa phần tài liệu bất kỳ đã gán Style vào bảng mục lục Ví dụ, các chú thích, các đoạn văn, và các thông cáo đã được gán một Style,
đều có thể được đưa vào bảng mục lục Ngoài ra, bạn cũng có thể loại các tiêu
đề ra khỏi bảng mục lục Để chọn chính xác nội dung sẽ đưa vào bảng mục lục,
bạn hãy chọn lnsert/ Index and Tables và nhấp Table of Contents ở hộp hoại
Index and Table (xem Hình 7) Chọn kiểu bảng mục lục, mức tiêu đề đưa vào
bản mục lục, v.v , và thực hiện các bước sau:
- Nhấp nút Option Bạn thấy hộp thoại Table of Contents Options như trên
Hình 8
- Trong hộp TOC Level bên cạnh từng tên Style, bạn nhập số mức để báo cho
Word biết mức Style sẽ xuất hiện trong bảng mục lục Ví dụ, trong Hình 8, các tiêu đề được gán Style Digression sẽ được định dạng và thụt vào như các tiêu đề
được gán Style Heading 3, bởi vì số 3 được nhập vào hộp TOC Level bên cạnh
tên cả hai Style này
- Nhấp OK để đóng hộp thoại Table of Contents Options
- Nhấp OK ở hộp thoại Index and Table
Hỡnh 7: Tạo ra bảng mục lục
Vuihoc24h.vn
Trang 103 Cập nhật bản mục lục sau sửa ủổi văn bản
Giả sử bạn thêm một vài phần vào tài liệu và mỗi phần có một tiêu đề Trong khi
đó, bạn xóa bớt một hoặc hai phần khác cùng với các tiêu đề của chúng Lúc này bảng mục lục không còn chính xác nữa Để cập nhật bảng mục lục, bạn hãy nhấp
để bảng đó có màu xám, nhấn F9 hoặc bạn nhấp phải chuột để xuất hiện menu
đối tượng, trong menu này bạn chọn Update Field Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Update Table of Contents Bạn nên rõ chỉ cập nhật các số trang hay cập nhật toàn bộ bảng mục lục bằng cách chọn một trong 2 trường rồi nhấp OK
II BẢNG THAM KHẢO CHẫO
1 Tạo bảng tham khảo chộo,lựa chọn cỏc khuụn dạng
Bạn hãy làm theo các bước sau để tạo một bảng tham khảo chéo:
Gõ văn bản của tham khảo chéo đó
To a Page Number: nếu chỉ dẫn tham khảo của bạn dẫn đến số trang, bạn hãy
gõ một dòng chẳng hạn: “ Để biết thêm về Cách mạng Tháng Tám bạn hãy xem trang” Nhập một khoảng trống sau chư “ trang” Số trang sẽ xuất hiện sau khoảng trống này
To a Heading: nếu chỉ dẫn tham khảo của bạn dẫn đến một tiêu đề nào đó, bạn
hãy gõ một dòng chẳng hạn: “ Để biết thêm về phương trình bậc hai,xem ”
Hỡnh 8 : Nhấp số vào ụ kế bờn Style ủược gộp vào mục
Vuihoc24h.vn
