Ngoại trừ Bookmark, bạn phải gán Style hoặc ghi chú cho tất cả tùy chọn được liệt kê ở danh sách đó nếu bạn muốn tham khảo chúng.Các thẻ đánh dấu dùng để dẫn đến các số trang trong tham
Trang 1Tiêu đề sẽ đứng ngay sau dấu ngoặc kép, vì vậy không cần nhập khoảng trống vào sau dấu ngoặc kép
Chọn Insert/Cross-reference Hột thoại Cross-reference xuất hiện
Trong danh sách Reference Type, chọn nội dung dòng tham khảo chéo đó dẫn
đến Ngoại trừ Bookmark, bạn phải gán Style hoặc ghi chú cho tất cả tùy chọn
được liệt kê ở danh sách đó nếu bạn muốn tham khảo chúng.Các thẻ đánh dấu dùng để dẫn đến các số trang trong tham khảo chéo Để tham khảo một trang cụ thể trên đoạn văn , bạn hãy nhấp bên ngoài hộp thoại này cuộn đến đoạn văn đó
và đặt thẻ đánh dấu ở đó băng lệnh Bookmark của menu Insert
Trong danh sách sổ xuống Insert Reference To, nội dung đã chọn ở bước 3 xác
định sự tham khảo hoặc dẫn đến khoản mục được đánh số, tiêu đề hoặc số trang
Thực hiện sự chọn lựa thích hợp ở danh sách Insert Reference To, bạn tuân theo
các bước sau để tạo ra tham khỏa chéo đến văn bản, số, hoặc số trang
Text: Chọn tùy chọn này ( Heading Text, Bookmark Text ) để gộp văn bản vào
tham chiếu chéo đó
Number: Chọn tùy chọn này để tham khảo đoạn văn có thẻ đánh dấu
Nhấp để xóa dấu kiểm ở Insert As Hyperlink nếu bạn không muốn tạo siêu nối
kết như một phần của tham khảo chéo đó
Bạn có thể thêm chữ trên hoặc dưới cho tham khỏa chéo bằng cách nhấp hộp
kiểm Include Above/Below
Trong hộp For Which Heading, nhấp nội dung tham khảo chéo đó dẫn đến, có
Vuihoc24h.vn
Trang 2NhÊp nót Insert
NhÊp nót Close
2 Thay ựổi tham chiếu
ậÓ thay ệữi tham chiạu ta chản tham chiạu cẵn thay ệữi răi vộo menu
Insert/Reference chản Cross-Reference, xuÊt hiỷn hép thoỰi Cross-Reference, trong môc For Which Heading ta cã thÓ chản néi dung tham khờo chĐo ệã dÉn
ệạn
3 Cập nhật sau sửa ựổi văn bản
ậÓ cẺp nhẺt tÊt cờ cịc tham khờo chĐo trong tội liỷu bỰn hởy chản toộn bé tội
liỷu ệã, hoẳc nhÊp F9 hoẳc nhÊp phời chuét vộ chản Update Field ẻ trong menu
ệèi t−ĩng
III BẢNG CHỈ MỤC
1 đánh dấu một chỉ mục Tạo, ựịnh dạng, xóa một chỉ mục
ậÓ ệịnh dÊu cịc môc cựa bờng chử môc, bỰn mẻ hép thoỰi Mark Index Entry
Sau khi mẻ hép nộy, bỰn cã thÓ ệẳt vộo mét gãc nộo ệã, cuén toộn bé tội liỷu vộ
ệịnh dÊu cịc môc khi bỰn cuén qua tội liỷu
ậạn vỡ trÝ ệẵu tiến bỰn muèn ệịnh dÊu mét môc cựa bờng chử môc Nạu mét tõ hoẳc mét côm tõ nộo ệã trong vẽn bờn cã thÓ ệ−ĩc gép trong môc nộy, bỰn hởy chản tõ hoẳc côm tõ ệã BỰn cã thÓ tiạt kiỷm thêi gian bỪng cịch nộy
NhÊn Alt+Shift + X BỰn hởy xem héi thoỰi Mark Index Entry
Cịc ph−ểng phịp xỏ lý cịc môc cựa bờng chử môc
Mét môc cựa bờng chử môc có thÓ lộ chử dÉn tham khờo, môc chÝnh, môc phô, hoẳc môc phô cựa môc phô Ngoội ra, cịc môc cựa bờng chử môc cã thÓ liến quan ệạn mét hoẳc nhiÒu trang Minh hảa sau ệẹy nếu ra cịc kiÓu môc khịc nhau cựa bờng chử môc bỰn cã thÓ tỰo ra vắi Word:
celcium, 58 Califonia, 147-170 econonly 162 agncure 163 industly 165
Vuihoc24h.vn
Trang 3geoglaphy 148 history 154 Khi bạn đánh dấu các mục của bảng chỉ mục, World sẽ hỏi kiểu mục bạn đánh
dấu Hộp thoại Mark Indexentry có các nút tuỳ chọn và các hộp văn bản để đưa
ra các kiểu mục sau đây vào bảng chỉ mục:
Cross-reference: Chỉ dẫn tham khảo đưa người đọc đến mục khác trong
bảng chỉ mục Cần bảo đảm, khi bạn nhập chỉ dẫn tham khảo, đều được tham khảo phải hiện diện trong bảng chỉ mục
Subentry: Mục phụ là mục lệ thuộc vào mục chính trong bảng chỉ mục,
đưa ra thông tin cụ thể về một chủ đề chung được liệt kê trong bảng chỉ mục
Sub- Subentry: Một Sub- Subentry lệ thuộc vào một mục phụ (và cũng lệ
thuộc vào mục chính của mục phụ đó), đi ra thông tin từng chi tiết về một mục phụ nào đó
Page Range: Ngoài việc tham khảo một trang, mục của bảng chỉ mục có
thể tham khảo đến hai hoặc nhiều trang Để có các mục của bảng chỉ mục liên quan đến nhiều trang, bạn phải nhập một thẻ đánh dấu (bookmark) gộp toàn bộ văn bản trong khoảng trang đó
Báo cho Word xử lý các mục của bảng chỉ mục:
Main Entry: Nhập mục chính vào đây Nếu bạn đã chọn một từ hoặc cụm
từ nào đó ở bước l, từ này sẽ xuất-hiện ở hộp Main Entry Bạn hiệu chính từ
cụm từ này hoặc giữ nguyên nó Từ hoặc cụm từ bạn đã đưa vào hộp này sẽ xuất hiện ở bảng chỉ mục
Subentry: Đưa văn bản mục con hoặc mục phụ của mục phụ vào hộp này
Để trống hộp này nếu mục (chính) không có mục phụ để nhập mục của mục phụ (sub-subentry), bạn hãy gõ một đấu hai chấm (:) gõ mục của mục phụ đó, như trên
Báo cho Word xử lý chỉ dẫn tham khảo trang của mục đó:
Cross-reference: Để dẫn người đọc đến mục chính trong bảng chỉ mục,
bạn hãy gõ tên mục chính đó vào hộp này sau từ "See" (xem) Điều bạn gõ vào hộp này sẽ xuất hiện trong bảng chỉ mục
Vuihoc24h.vn
Trang 4Current Page: Nhấp vào đây để tạo ra dấu chỉ dẫn tham khảo bảng chỉ
mục đối với trang thuộc tài liệu đó
Page Range: Nhấp để tạo ra chỉ dẫn tham khảo đến khoảng cách trang
Để tạo ra một mục liên quan đến nhiều trang, bạn phải tạo một thẻ đánh dấu (bookmark) bao gồm các trang đó Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách nhấp
bên ngoài hộp thoại Mark Index Entry, chọn tất cả văn bản của trang đó, gõ tên trong hộp văn bản Bookmark Name và nhấp Add Sau đó, trong hộp thoại Mark Entry, nhấp mũi tên chỉ xuống ở nút tùy chọn Page Range, và chọn thể
đánh dấu tham khảo nói trên ở danh sách thả xuống
Nhấp ô kiểm Bold hoặc Italic để báo cho Word biết bạn muốn in đậm hay in
nghiêng số trang hoặc số loạt trang ở mục liên quan trong bảng chỉ mục Trong một số bảng chỉ mục, trang hoặc loạt trang của các trang giải thích vấn đề tường tận được viết theo chữ in đậm hoặc in nghiêng để người đợi có thể đến đó trước, nếu họ muốn
Nhấp nút Malk hoặc Mark All:
Mark: Đưa mục đã chọn vào bảng chỉ mục
Mark All: Nếu bạn đã chọn một từ nào đó ở bước l, bạn có thể nhấp nút Mark All để yêu cầu Word đánh dấu tất cả các từ trong tài liệu đồng nhất với từ trong hộp Main Entry
Nhấp bên ngoài hộp thoại Mark lndex Entry và tìm từ hoặc cụm từ tiếp theo
cho bảng chỉ mục, lặp lại các bước 2 đến 6 để đánh dấu thêm các mục khác
Nhấp Close khi bạn đã làm xong để đóng hộp thoại Mark lndex Entry
Khi làm xong bạn hãy xem lại các mã trường ở tài liệu của bạn, bạn có thể che
khuất các mã trường này bằng cách nhấp nút Show/Hide
2 Tạo và xúa bảng chỉ mục
Sau khi đánh dấu tất cả các mục của bảng chỉ mục, bạn có thể tạo ra bảng chỉ mục, bằng cách làm theo các bước sau:
Đến cuối tài liệu, chèn một dấu ngắt trang, gõ chữ Index, và nhấn ENTER hai lần
Chọn Insert/Index and Table để mở hộp thoại Index and Table
Vuihoc24h.vn
Trang 5Nếu cần, hãy nhấp Index Mục này được trình bày ở Hình 10
Tip: Hãy quan sát hộp Preview bạn thực hiện các lựa chọn là bạn có thể xem kết qủa của các tìm chọn đã chọn trong hộp thoại Index and Table
Dưới Type, bạn hãy chọn Run-in thay vì lndented nếu bạn muốn các mục phụ
và các mục con dưới các mục chính Với tùy chọn lndented các mục phụ và mục
phụ của mục con được thụt vào, như trong Preview trên Hình 10
Nhấp vào định dạng của hộp thả xuống Formats Bạn có thể thử nghiệm tùy ý, nhưng hãy quan sát hộp Preview
Chọn tùy chọn ở cuối hộp thoại đó, để có hình thức bảng chỉ mục mong muốn:
Right Align Page Numbers: Các số trang xuất hiện sau các mục từ, trừ
khi bạn nhấp ô kiểm này, trong trường hợp đó các số trang xuất hiện
Columns: Nếu bạn có thể chia trang ra hơn hai cột hoặc chỉ muốn một
cột, hãy nhập giá trị vào hộp Columns Các bảng chỉ mục có các mục con của mục phụ không thể khớp với hơn hai cột trên một trang
Tab Leader: Đường dẫn là dãy các dấu chấm Hãy chọn một kiểu đường
dẫn để đưa vào giữa mục từ và số trang, nếu bạn muốn và nếu kiểu định dạng của bảng chỉ mục bạn chọn ở bước 5 cần có đường dẫn
Nhấp OK để đóng hộp thoại Index and Table
Muốn xóa bảng chỉ mục ta chọn bảng chỉ mục đó rồi vào menu Edit/Clear chọn Content Del
Hỡnh 10: Sự tạo lập bảng chỉ mục
Vuihoc24h.vn
Trang 63 Cập nhật chỉ mục sau sửa ủổi văn bản
Hiệu chỉnh và cập nhật bảng chỉ mục
Sau khi tạo bảng chỉ mục, bạn hãy xem xét cẩn thận Bảo đảm tất cả các mục
đều có ích cho người đọc Nếu nhận thấy một mục nào đó không phù hợp, bạn hãy tìm nó trọng tài liệu và xóa bỏ hoặc hiệu chỉnh mã trường của bảng chỉ mục
đó Bạn cần cập nhật bảng chỉ mục sau khi hoàn tất việc hiệu chỉnh Phần tiếp theo sẽ giải thích cách làm các việc đó
Hiệu chỉnh các mục của bảng chỉ mục
Bạn hãy làm theo các bước sau để tìm và hiệu chỉnh một mục của bảng chỉ mục trong tài liệu:
- Nếu bạn không thể tìm thấy các mã trường và các mục của bảng chỉ mục trong
văn bản, hãy nhấp nút Show/Hide trên thanh công cụ Standard
- Đọc lướt qua tài liệu để tìm mục đó, hoặc chọn Edit/Find, và trong hộp thoại Find and Replace, nhập mục bạn đang tìm kiếm rồi nhấp nút Find Next Bạn hãy nhập mục đó thật đúng từng mẫu tự một Lệnh Find tìm kiếm các mục của bảng chỉ mục tương tự như tìm kiếm các từ- bạn chỉ cần nhấp nút Show/Hide
- Nếu bạn sử dụng tính năng Find để xác định vị trí mục cần tìm, khi Word tìm
mục đó, bạn hãy nhấp Cancel để đóng hộp thoại Find and Replace Các mục
của bảng chỉ mục trong các dấu ngoặc đơn và ngoặc kép có các chữ XE đứng trước
- Hiệu chỉnh mục đó của bảng chỉ mục bằng cách nhấp giữa các dấu ngoặc kép
để xóa và nhập các mẫu tự khác, hoặc xóa mục đó bằng cách chọn và nhấn phím DELETE
Cập nhật bảng chỉ mục
Để cập nhật bảng chỉ mục, sau khi đã hiệu chỉnh hoặc bổ sung các mục khác,
hoặc bạn nhấp phải và chọn Update Field ở menu tắt, hoặc nhấp và nhấn F9
Vuihoc24h.vn
Trang 7BÀI 4: CÁC VẤN ðỀ KHÁC
I TIấU ðỀ CỦA MỘT ðỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN BẢN CAPTION
1 Caption là gỡ?
Đôi khi các báo cáo hoặc các tiểu luận hoặc đồ án ở nhà trường , ngoài bảng mục lục thông thường còn có các bảng khác để liệt kê các hình ảnh đồ thị và các minh họa Word có thể tạo ra các loại bảng này một cách dễ dàng Tuy nhiên để
Word lập bảng kiểu này , bạn phải sử dụng lệnh Caption của menu Insert để đặt chú thích lên các hình ảnh, đồ thị Vậy Caption là một lệnh đặc biệt để đặt chú
thích lên các hình ảnh đồ thị, phương trình, các danh sách và các chương trình Lệnh này tạo ra các chú thích dễ dàng hơn, nhưng ưu điểm chính của lệnh này là
có thể tự động đánh sốcác chú thích Khi bạn thêm hoặc bớt một chú thích thì các chú thích khác sẽ tự động đánh số lại
2 Gắn caption cho bảng, hỡnh vẽ, phương trỡnh hay mục dữ liệu ủó cú
Để nhập chú thích, bạn bắt đầu bằng cách chọn phần được chú thích Trong trường hợp hình ảnh, đồ thị, bảng, và phương trình, bạn chỉ cần nhấp lên chúng Bằng cách nhấp, bạn chọn chúng Nhưng để đặt chú thích cho danh sách hoặc các dòng chương trình, trước hết chọn tất cả các dòng đó Bạn hãy làm theo các bước sau để chú thích hình ảnh, đồ thị một cách tự động:
- Chọn phần được chú thích
- Chọn Insert/Caption Bạn thấy hộp thoại Caption như trên Hình 11
- Trong hộp Caption, nhập chú thích Như hình 11, bạn phải nhập dấu câu vào
sau số hình ảnh Thông thường, một dấu hai chấm ( : ) hoặc dấu chấm sẽ theo sau mã số hình ảnh
- Nếu cần, bạn nhấp danh sách Label và báo cho Word biết bạn đang gán vào
chú thích đó
- Nhấp danh sách Position và chọn Above Selected Item hoặc Selected Item để
báo cho Word biết vị trí của chú thích
- Nhấp OK
Vuihoc24h.vn
Trang 83 Gắn caption tự ủộng cho bảng, hỡnh vẽ, phương trỡnh hay mục dữ liệu
Chọn Insert/Caption Bạn thấy hộp thoại Caption như trên Hình 11
Muốn gắn Caption tự động cho bảng hình vẽ phương trình hay mục dữ liệu bạn
nhấp vào AutoCaption, xuất hiện hộp thoại AutoCaption Trong mục Add caption when inserting bạn có thể chọn những dạng file được gắn tự động Caption khi được chèn vào trong tài liệu soạn thảo văn bản này của bạn.Trong Option, bạn có thể lựa chọn nhãn sử dụng để chú thích(Use label), vị trí đặt chú thích( Position) Sau khi định dạng xong Caption bạn nhấp OK
Hỡnh 11: ðặt chỳ thớch cho hỡnh ảnh Word tự
ủộng ủỏnh số cỏc chỳ thớch này
Vuihoc24h.vn
Trang 9II SOẠN THẢO VÀ ðỊNH DẠNG CAPTION
1 Thay ủổi nhón
Chọn đối tượng muốn thay đổi nhãn
Từ hộp thoại Caption chọn New Label xuất hiện hộp thoại NewLabel và đánh
tên mới vào hộp Label
2 Thay ủổi khuụn dạng ủỏnh số
Từ hộp thoại Caption chọn Numbering xuất hiện hộp thoại Caption Numbering và chọn trong hộp Format để thay đổi khuôn dạng đánh số
3 Chèn thêm số chương vào Caption
Từ hộp thoại Caption Numbering chọn Include Chapter number để thêm số chương vào Caption
III ðIỂM ðÁNH DẤU - BOOKMARK
1 Bookmark là gỡ
Bookmark nhận dạng một vị trí hay chỉ ra một đề mục mà bạn đặt tên và xác
định cho các tham khảo về sau.VD: bạn có thể dùng bookmark để xác định chủ
đề mà bạn muốn sửa đổi,thay vì phải cuộn văn bản đến đứng chủ đề đó bạn có
thể di chuyển đến vị trí đó bằng cách sử dụng hộp Bookmark
Vuihoc24h.vn
Trang 102 Chốn thờm bookmark
Vào Menu Insert\Bookmark Hộp thoại Bookmark xuất hiện
Nhập tên Bookmark vào hộp Bookmark name.Trong nhãn Sort by bạn chọn cách mà bạn muốn hiển thị tên Bookmark
Sau đó chọn Add
3 Di chuyển ủến một bookmark
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + G hoặc vào Edit chọn Go To, hộp thoại Find and Replace xuất hiện, sau đó trong trường Go to What bạn chọn Bookmark, trong hộp Enter bookmark name bạn gõ tên bookmark mà bạn muốn di chuyển tới rồi nhấp OK
4 Hiển thị bookmark
Muốn hiển thị một Bookmark, ta mở hộp thoại Bookmark , nhấp dấu chọn mục Hidden Bookmark
5 Xúa bookmark
Vào Menu Insert\Bookmark Hộp thoại Bookmark xuất hiện Sau đó lựa chọn Bookmark cần xoá và chọn Delete
Vuihoc24h.vn
