Word nâng cao phần 1 potx

Khi bạn gán Style ñoạn văn, các xác lập Font và ñịnh dạng áp dụng cho văn bản trong ñoạn văn có con trỏ ñang hiện diện hoặc văn bản trong nhiều ñoạn văn nếu bạn ñã chọn tất cả hoặc phần

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

BÀI 1: ðỊNH DẠNG TỰ ðỘNG STYLE 3

I STYLES 3

1 Styles là gỡ 3

2 Style của một ủoạn văn bản 4

II ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN 5

1 Xem và ỏp dụng một Styles cú sẵn 5

2 Tự ủộng cập nhật theo một Styles mới 5

III SỬA ðỔI VÀ TẠO STYLE MỚI 6

1 Sửa ủổi Styles 6

2 ðổi tờn Styles 7

3 Xúa Styles 7

4 Tạo Styles mới: ký tự, ủoạn văn bản, bảng, danh sỏch 8

5 Sao chộp Styles tới tài liệu khỏc 12

BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN HƠN 13

I TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT 13

1 Tài liệu chủ và tài liệu con 13

2 Tạo tài liệu chủ ủể làm việc riờng lẻ 13

3 Tạo tài liệu chủ ủể làm việc chung một nhúm 14

II LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ 15

1 Xòe rộng xếp gọn các tài liệu con 15

2 Mở tài liệu con bờn trong tài liệu chủ 15

3 Sắp xếp lại cỏc tài liệu phụ 16

4 Chia cắt tài liệu phụ thành hai 16

5 Kết hợp hai tài liệu phụ thành một 17

6 Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ 17

7 Chuyển đổi một tài liệu con thành một phần tài liệu chủ 17

BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU 18

Vuihoc24h.vn

III BẢNG CHỈ MỤC 22

1 đánh dấu một chỉ mục Tạo, ựịnh dạng, xóa một chỉ mục 22

2 Tạo và xóa bảng chỉ mục 24

3 Cập nhật chỉ mục sau sửa ựổi văn bản 26

BÀI 4: CÁC VẤN đỀ KHÁC 27

I TIÊU đỀ CỦA MỘT đỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN BẢN CAPTION 27

1 Caption là gì? 27

2 Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu ựã có 27

3 Gắn caption tự ựộng cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu 28 II SOẠN THẢO VÀ đỊNH DẠNG CAPTION 29

1 Thay ựổi nhãn 29

2 Thay ựổi khuôn dạng ựánh số 29

3 ChÌn thếm sè ch−ểng vộo Caption 29

III đIỂM đÁNH DẤU - BOOKMARK 29

1 Bookmark là gì 29

2 Chèn thêm bookmark 30

3 Di chuyển ựến một bookmark 30

4 Hiển thị bookmark 30

5 Xóa bookmark 30

IV CHÚ GIẢI CUỐI TRANG, CUỐI TÀI LIỆU FOOTNOTES, ENDNOTES 31

1 Chú giải cuối trang, cuối tài liệu là gì, tại sao cần dùng cuối trang và cuối tài liệu 31

2 Chèn footnotes, endnotes 31

3 Các Option 32

4 Các dịnh dạng ựánh số 33

5 Di chuyển footnotes, endnotes 33

6 Xóa footnotes, endnotes 33Vuihoc24h.vn

BÀI 1: ðỊNH DẠNG TỰ ðỘNG STYLE

I STYLES

1 Styles là gì

Style là tập hợp gồm nhiều lệnh ñịnh dạng ñược sắp xếp theo tên ðể tạo Style,

bạn báo cho World biết, ñưa ra vài lệnh ñịnh ñạng, và ñặt tên cho Style ñó Sau này, khi bạn áp dụng Style này bằng cách chọn trong danh sách Style, thực sự là bạn chọn ñồng thời nhiều lệnh ñịnh dạng Bạn chọn tất cả các lệnh ñịnh dạng mà bạn hoặc ai ñó ñã chọn khi tạo lập và ñặt tên cho Style ñó

Hình l khi áp dụng Style cho văn bản, bạn áp dụng ñồng thời nhiều lệnh ñịnh dạng và không cần phải ñến nhiều Menu và hộp thoại khác nhau

Hình l nêu ra một Style có tên là Salutation ñược chọn từ danh sách Style Sau khi người dùng nhấp vào Salutation, tất cả các lệnh trong Style này ñược áp dụng cho văn bản ñược chiếu sáng trên tài liệu Trong Hình 1, là lời chào Style Salutation khoảng trống 11 points ñặt trên và dưới ñoạn văn, và ñặt Font Times New Roman 10 points cho văn bản

Vuihoc24h.vn

cả các tiêu ñề ñược gán Style Heading 1 có vẻ giống nhau Các Paragraph ñược gán Style Intro Para cũng có vẻ tương tự Và giả sử bạn cho rằng Style Intra Para có vẻ chưa hoàn toàn ñúng, bạn có thể thay ñổi và do ñó thay ñổi ngay lập tức một ñoạn văn ñược gán Style Intro Para Các Style, ngoài việc ñịnh dạng dễ dàng ñoạn văn và tiêu ñề, nó còn là cách giải quyết hoàn hảo Nếu bạn muốn thay ñổi dáng tiêu ñề bạn chỉ cần tái xác ñịnh Style mà bạn ñã gán, và tất cả các tiêu ñược gán Style này cũng ñược xác ñịnh lại

- Trong công việc kinh doanh, các Style ñặc biệt quan trọng Một công ty gây ñược ấn tượng tốt khi các sổ ghi nhớ, Fax, và hóa ñơn gởi cho khách hàng

có hình dáng giống nhau Bạn có thể làm cho chúng có hình dáng tương tự bằng cách tạo ra các Style cho Fax, sổ ghi nhớ, và hóa ñơn rồi lưu chúng trong một Template Tạo lập Style cho các thư tín công ty cũng ñồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian Thay vì phải vất vả với các lệnh ñịnh dạng của Word, các nhân viên chỉ cần chọn các Style từ Menu nào ñó khi họ lập tài liệu

- Một số lệnh của Word không làm việc, trừ khi các tiêu ñề trong tài liệu ñó

ñã ñược gán Style Ví dụ, bạn không thể tự ñộng tạo bảng mục lục, trừ khi mọi tiêu ñề trong tài liệu ñó ñã ñược gán Style Và bạn không thể lấy ưu ñiểm của màn hình Outline và các lệnh trên thanh công cụ Outline Và bạn không thể tham khảo chéo các tiêu ñề hoặc số ñánh số tiêu ñề trong tài liệu ðể tạo lập bảng hình ảnh hoặc minh họa, bạn phải gắn các chú thích của chúng với Style Caption

2 Style của một ñoạn văn bản

Paragraph Style: Tạo Style ñoạn văn về thụt ñầu dòng, khoảng cách dòng, và

các việc ''ñịnh dạng'' Style ñoạn văn giống Style ký tự, cũng có thể gồm cả các

giá trị cài ñặt Font chữ và cỡ chữ Khi bạn gán Style ñoạn văn, các xác lập Font

và ñịnh dạng áp dụng cho văn bản trong ñoạn văn có con trỏ ñang hiện diện (hoặc văn bản trong nhiều ñoạn văn nếu bạn ñã chọn tất cả hoặc phần của ñoạn văn)

Vuihoc24h.vn

II ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN

để áp dụng một Style có sẵn,bạn chỉ cần nhấp vào ựoạn văn và bạn muốn gán Style( hoặc chọn văn bản nếu bạn ựang dùng Style ký tự ), chọn Style từ danh sách Style Hoặc ựể áp dụng một Style cho nhiều ựoạn văn, trước hết bạn hãy chọn tất cả một phần của các ựoạn văn ựó, sau ựó bạn chọn Style từ danh sách Styles đôi khi bạn phải cuộn tới cuối danh sách Style ựể tìm Style cần dùng

Chú ý danh sách Style cho bạn sự hình dung sơ bộ các ựoạn văn, sau khi chọn một Style Các mẫu tựcủa tên Style ựược thể hiện theo phông chữ ở Style ựó.Bên phải mỗi Style có một hộp nhỏ cho biết văn bản ựược sắp xếp như thế nào, dù ựó là Style của ựoạn văn hoặc Style ký tự va fcác mẫu tự trong Style ựó cao bao nhiêu point

để có thể hiển thị các Style ở cạnh trái cửa sổ tài liệu ựể tiện theo dõi, bạn hãy làm theo các bước sau:

Ớ Chọn Tools/Option ựể mở hộp thoại Option

Ớ Nhấp tab View nếu cần

Ớ Chuyển ựến hộp cuộn Style Area Width ở góc dưới bên trái tab View và

nhấp nút mũi tên hướng lên ựể mở rộng vùng Style ựến 0.5 hoặc 0.7 inch

Ớ Nhấp OK

2 Tự ựộng cập nhật theo một Styles mới

Chọn ựoạn văn muốn tự ựộng cập nhật theo Style mới

Nhấp menu Style tên Style ựó sẽ ựược chiếu sáng Vuihoc24h.vn

thoại này và tất cả các ựoạn văn trong tài liệu , ựã ựược gán Style ựã ựược ựịnh dạng lại, mỗi khi bạn ựịnh dạng lại một ựoạn văn riêng lẻ ựã ựược gán Style ựó Khi tạo mới một Style bạn muốn Style này tự ựộng cập nhật thì bạn làm theo các bước sau:

- Nhấp nút Styles and Formating trên thanh công cụ Format

- Hộp thoại Styles and Formating xuất hiện, nhấp nút New Style, trong hộp New Style bạn chọn:

Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn ựã

tạo vào Template có sở ựể tạo lập tài liệu Các Style mới chỉ có hiệu lực trong tệp ựược tạo lập, trừ khi hộp kiểm này ựược ựánh dấu Nhấp hộp này

ựể lưu Style bạn vừa tạo vào tài liệu và Template hiện hành Khi người dùng tạo ra tập tin với Template này người ựó có thể rút STYIE bạn tạo ra nếu hộp này ựược ựánh dấu kiểm

Automatically Update: Thông thường, khi thay ựổi ựịnh dạng ựối với

một ựoạn văn, Style ựược gán với ựoạn văn ựó sẽ không thay ựổi đánh dấu kiểm vào hộp này là yêu cầu Word tái xác ựịnh Style ựó mỗi khi ựịnh dạng lại ựoạn văn ựã gán Style này Khi hộp này ựược ựánh dấu kiểm, tất

cả các ựoạn văn ựược gán Style nói trên trong tài liệu ựược tái ựịnh dạng một cách tự ựộng mỗi khi bạn ựịnh dạng lại một ựoạn văn riêng lẻ ựã ựược gán Style trên

III SỬA đỔI VÀ TẠO STYLE MỚI

1 Sửa ựổi Styles

Chỉnh sửa Style dùng hộp thoại Modify Style:

- Nhấp ựoạn văn bạn muốn xác ựinh lại Style (hoặc chọn văn bạn nếu bạn ựang sửa ựổi Slyte ký tự)

- Chọn Format/ Style ựể mở hộp thoại Style

- Nhấp nút Modify Bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style Nếu hộp thoại có vẻ

quen thuộc là do các tùy chọn, hộp kiểm, và các nút của nó làm việc hoàn toàn

như trong hộp thoại New Style (xem Hình 2) Bạn nên xem phần ''Tạo Style từ ựầu", ở ựầu chương này, nếu bạn cần sự hướng dẫn về hộp thoại Modify Style

Vuihoc24h.vn

- Sửa ñổi Style trong hộp thoại Modify Style

- Nhấp OK

- Nhấp nút Apply ñể áp dụng các ñịnh dạng mới cho tất cả các ñoạn văn hoặc

văn bản trong tài liệu ñược gán Style bạn ñã sửa ñổi

2 ðổi tên Styles

Bạn không thể cung cấp cho Style một tên ñã ñược gán cho Style khác Việc ñổi

tên Style tương tự việc chỉnh sửa Style Chọn Format/Style ñể mở hộp thoại Style Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn ñổi tên, nhấp nút Modify Trong hộp thoại Modify Style, nhấp vào trường Name và gõ tên mới Sau ñó

Nhấp ñể tạo cơ

sở Style dựa

trên Style khác

Nhấp ñể chọn các lệnh ñịnh dạng

Hình 2: Bằng cách tạo Style từ ñầu, bạn có thể ñặt cơ sở một Style lên một Style khác hoặc chỉ ñịnh Style bất kỳ luôn

luôn tuân theo Style bạn ñang tạo

Nhấp ñể chỉnh sửa Style một cách tự ñộng mỗi khi bạn thay ñổi ñoạn văn ñược gán Style ñó

Vuihoc24h.vn

liệu Word (Ví dụ: Normal và Heading), nhưng bạn có thể có các Style bạn ñã tạo và nhiều Style khác ñi cùng các Template

Bạn hãy làm theo các bước sau ñể xóa Style:

- Chọn FormatStyle Hộp thoại Style xuất hiện như trên Hình 3

- Nhấp Menu List và chọn User-defined Styles hoặc Styles In Use Bằng cách

ñó bạn thu gọn danh sách các tập tin theo danh sách Style và việc tìm kiếm Style

dễ dàng hơn

- Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn xóa

- Nhấp nút Delete

- Nhấp Yes khi Word hỏi bạn có muốn tới Style ñó không

- Nhấp Close ñể ñóng hộp thọai Style

4 Tạo Styles mới: ký tự, ñoạn văn bản, bảng, danh sách

Tạo lập Style

ðể tạo Style ñoạn văn, hoặc xây dựng nó từ ñầu bằng cách chọn Format Style

và làm việc trong hộp thoại Style, hoặc ñịnh dạng ñoạn văn trong tài liệu và yêu cầu Word chuyển thành mẫu Style bạn muốn tạo ra ðể tạo Style ký tự, bạn phải

chọn Format Style và làm việc trong hộp thoại Style Từng phương pháp sẽ

ñược giải thích trong các trang sau

Chọn phương pháp Style

Word ñã tạo ra hai cách tạo lập Style:

- Phương pháp nguyên mẫu

- Phương pháp xây dựng khối

Hình 3: Xoá Style

Nhấp Style bạn

Vuihoc24h.vn

Phương pháp nào tốt hơn ?

Phương pháp nguyên mẫu có ưu ñiểm trong thư tín, bạn thấy chính xác những gì Style tạo ra như trên màn hình Với nguyên mẫu, bạn ñịnh dạng ñoạn văn, quan

sát, thay ñổi các ñịnh dạng nếu cần, gõ tên Style vào hộp danh sách Style trên thanh công cụ Formatting, và nhấn phím ENTER Khi bạn gán Style do bạn

tạo lập cho ñoạn văn, ñoạn văn này có hình thức hoàn toàn mới ñoạn văn bản ñang sử dụng làm nguyên mẫu

Tạo Style bằng phương pháp xây dựng khối ñòi hỏi lâu hơn, và bạn không nhìn thấy cái mà Style thực hiện trên màn hình, những ñiều bạn nhận ñược hoàn hảo hơn Với phương pháp xây dựng khối, bạn ñi từ hộp thoại Style ñến hộp thoại

Font, hộp thoại Paragraph, và các hộp thoại khác, bạn báo cho Word biết

Style mới sắp ñịnh dạng ñoạn văn như thế nào

Phương pháp xây dựng khối có nhiều ưu ñiểm hơn phương pháp nguyên mẫu Với phương pháp xây dựng khối, bạn có thể yêu cầu Word tái xác ñịnh Style mỗi khi Style ñược gán cho ñoạn văn có sự thay ñổi Mặt khác, nếu bạn thay ñổi ñịnh dạng ñối với ñoạn văn ñược gán Style Bold Text, thì tất cả các

Paragraph ñược gán Style Bold Text trong tài liệu ñó cũng ñược ñịnh dạng lại Bạn cũng có thể thêm các Style bạn tạo cho Template khi bạn dùng phương

pháp xây dựng khối

Ngoài ra, phương pháp xây dựng khối cho phép bạn yêu cầu Word luôn luôn theo một Style nào ñó, cùng với Style khác Giả sử Style Chapter Title trong tài liệu luôn luôn ñược tuân theo cho ñoạn văn ñược gán Slyle Chapter Intro Vì mục ñích ñồng nhất, và ñể giúp bạn khỏi nhọc công chọn một Style Vuihoc24h.vn

Style Bạn có thể thực hiện ñiều ñó bằng hộp thoại Style hoặc phương pháp nguyên mẫu

Tạo Style từ ñoạn văn mẫu

ðể tạo Style từ ñoạn văn mẫu, bạn bắt ñầu với một ñoạn văn mẫu có các ñịnh dạng ñúng như các ñịnh dạng Style mới sẽ có nhiệm vụ biểu hiện Bạn hãy làm theo các bước sau ñể tạo Style từ một ñoạn văn mẫu:

- Tìm hoặc tạo ñoạn văn mẫu trong tài liệu của bạn

- Nhấp ñoạn văn ñó

Ghi chú: Trong Word, một ñoạn văn (Paragraph) ñơn giản là nội dung ñược gõ

lên màn hình trước khi bấm phím Enter Vì vậy, tiêu ñề là một ñoạn văn ðể tạo

Style cho tiêu ñề bằng phương pháp nguyên mẫu, bạn hãy nhấp tiêu ñề

- Nhấp hộp Menu Style Các từ trong hộp Style ñược chiếu sáng

- Gõ tên cho Style mới

- Nhấn phím ENTER

Chọn tên Style

Chọn tên Style có ý nghĩa nhưng ñủ ngắn ñể không làm Menu Style dãn

ra và vượt quá nửa cửa sổ tài liệu, là ñiều tương ñối khó Tên Style có thể dài

255 ký tự, nhưng nói chung bạn không nên chọn tên dài hơn 20 ký tự Bạn hãy xem xét danh sách Style sau ñây, có các tên quá dài Làm việc với danh sách Style này gần như là không thể

Tạo Style từ ñầu

ðể tạo Style từ ñầu, bằng phương pháp xây dựng khối, bạn hãy làm theo các bước sau:

- Nhấp vào ñoạn văn hoặc tiêu ñề bạn muốn tạo lập Style ñoạn văn mới, hoặc chọn văn bản bạn muốn tạo Style ký tự

- Chọn Format/Style, bạn sẽ thấy hộp thoại Style

- Nhấp nút New Hộp thoại New Style xuất hiện, như trên Hình 3

- Nhập tên Style vào hộp Name Tên bạn nhập sẽ xuất hiện trên danh sách Style

- Trong danh sách Style Type, chọn Character nếu bạn ñang tạo Style ký tự

- Chọn các tùy chọn và hộp kiểm tra sau ñây khi thấy thích hợp

Vuihoc24h.vn