Kỹ năng cần thiết của một QUản lý dự án

Do đó để đạt được hiệu quả, đáp ứng mục tiêu, theo tôi một nhà quản lý dự án cần có tối thiểu các kỹ năng sau: - Kỹ năng xây dựng đội quản lý dự án - Kỹ năng lãnh đạo đội dự án - Kỹ năng

KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Quản lý dự án là một hoạt động phức tạp bao gồm việc hoạch định, tổ chức, điều phối

và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra Do đó để đạt được hiệu quả, đáp ứng mục tiêu, theo tôi một nhà quản lý dự án cần có tối thiểu các kỹ năng sau:

- Kỹ năng xây dựng đội quản lý dự án

- Kỹ năng lãnh đạo đội dự án

- Kỹ năng kỹ thuật

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng quản lý xung đột

- Kỹ năng ra quyết định:

2 Hãy nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích tại sao bạn tin rằng những kỹ năng này là quan trọng

2.1Kỹ năng xây dựng đội quản lý dự án:

- Tổng quát về kỹ năng này:

 Xác định rõ mục tiêu đội dự án cần xây dựng

 Phổ biến, yêu cầu các thành viên trong đội xác định rõ mục tiêu của đội, nhiệm vụ của các thành viên trong đội

 Yêu cầu mỗi thành viên trong đội nêu rõ các công việc cần sự hỗ trợ phối hợp của các thành viên khác

 Trong đội dự án có thể lập thêm tổ hoặc nhóm để phụ trách từng lĩnh vực công việc

 Đề cao vai trò hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong đội, giữa tổ, nhóm với nhau, xem việc hỗ trợ lẫn nhau là một tiêu chí đánh giá hoạt động của nhân viên

- Tầm quan trọng của kỹ năng xây dựng đội quản lý dự án:

 Trong quá trình tiến hoá và phát triển con người đã biết hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để chống chọi với thiên nhiên, thú dữ… để tồn tại Việc người lao động kết hợp lại và làm việc theo nhóm được hình thành như một quy luật tự nhiên Trong xã hội phát triển, kỹ năng làm việc theo tổ, nhóm luôn được đánh giá cao, sự hợp tác tương trợ giữa các thành viên trong nhóm tạo nên dây chuyền hoạt động hiệu quả

 Để quản lý dự án đạt hiệu quả, người quản lý cần xây dựng đội dự án và tạo được bầu không khí cởi mở, thân thiện giữa các thành viên trong đội thông qua nhiều hoạt động tập thể khác nhau Tùy thuộc vào mục tiêu và nhiệm vụ của đội dự án, người lãnh đạo phải hiểu rõ năng lực và tính cách của mỗi thành viên để định hướng cho đội triển khai dự án theo kế hoạch của mình hiệu quả nhất

2.2Kỹ năng lãnh đạo đội dự án:

- Tổng quát về kỹ năng:

 Kỹ năng tổ chức, điều hành, có tầm nhìn

 Kỹ năng giao việc, phân công các thành viên thực hiện công việc

 Động viên, khích lệ, truyền cảm hứng cho mọi người

 Khả năng tác động đến người khác.

- Tầm quan trọng của kỹ năng lãnh đạo đội dự án:

 Ông cha ta có câu “một người lo bằng kho người làm” Người lãnh đạo có

kỹ năng tổ chức, điều hành, có tầm nhìn sẽ biết cách dẫn dắt, định hướng, chỉ đạo và xây dựng mối quan hệ giữa những thành viên trong đội dự án cùng vận hành theo một hệ thống nhất định

 Để có kỹ năng giao việc, phân công thực hiện công việc, người lãnh đạo phải có khả năng phân tích những thuận lợi, khó khăn trước mắt và lâu dài, vạch rõ mục tiêu và phương pháp để đạt được mục tiêu đó Ngoài ra người lãnh đạo phải luôn có tinh thần trách nhiệm với tập thể, biết động viên, khích

lệ mọi người Người lãnh đạo giỏi là người thấu hiểu người khác muốn gì, cần gì, biết lắng nghe và chia sẻ với người khác và biết cách truyền lửa cho người khác Sự động viên, khích lệ kịp thời tạo cho các thành viên tinh thần hăng hái, thi đua, nhân lên thành phong trào thi đua Lãnh đạo giỏi sẽ quyết định thành công của dự án

2.3Kỹ năng kỹ thuật:

- Tổng quát về kỹ năng:

 Có kiến thức cơ bản và trình độ hiểu biết nhất định trong lĩnh vực hoạt động của mình

 Có sự hiểu biết rộng, hiểu biết nhiều lĩnh vực

 Có cách nhìn bao quát hơn người khác, lường trước những khó khăn, cạm bẩy, các rủi ro tiềm ẩn

- Tầm quan trọng của kỹ năng kỹ thuật:

 Không thể trở thành nhà lãnh đạo hiệu quả nếu không có kiến thức và trình

độ nhất định, người lãnh đạo hiệu quả là người hiểu rõ tính chất, công việc

đang triển khai, biết rõ hoặc lường trước những khó khăn, rủi ro tiềm ẩn khi triển khai dự án

 Người quản lý dự án không bắt buộc phải hiểu sâu sắc về mặt kỹ thuật như các chuyên gia, nhưng nhà quản lý dự án phải có đủ kiến thức và hiểu cơ bản về mặt kỹ thuật các hạng mục dự án để điều phối các thành phần công việc của dự án, đưa ra những chỉ đạo, những quyết định đúng đắn, kịp thời

và hiệu quả

2.4Kỹ năng giao tiếp:

- Tổng quát về kỹ năng giao tiếp:

 Người có kỹ năng giao tiếp là người có khả năng chuyển giao, tiếp nhận và

xử lý thông tin với người khác một cách tốt nhất

 Để có khả năng giao tiếp tốt cần có thái độ cởi mở, đỉnh đạc, biết lắng nghe, chất vấn, thuyết phục, và sẻ chia với mọi người

- Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp:

 Việc giao tiếp, liên lạc, trao đổi, tiếp xúc với đồng nghiệp để nắm bắt đầy đủ thông tin Giao tiếp tốt sẽ truyền đạt đầy đủ ý tưởng, quyết định của mình để hướng cho người khác thực hiện theo cách của mình

 Kỹ năng giao tiếp chính là hành trang không thể thiếu của một người thành đạt, người có kỹ năng giao tiếp biết cách thu phục, lôi cuốn trái tim, khối óc của mọi người, và nhờ đó nhận được sự hỗ trợ lớn lao trong công việc cũng như trong cuộc sống

2.5Kỹ năng quản lý xung đột:

- Tổng quát về kỹ năng quản lý xung đột:

 Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta cũng như trong công việc luôn nãy sinh mâu thuẫn và xung đột Có nhiều nguyên nhân cũng như nhiều hình thái

xung đột; xung đột về quyền lợi, xung đột giữa cái mới và cái cũ Hầu hết các xung đột và mâu thuẫn là do đụng độ về tính cách, giao tiếp không hiệu quả và các giá trị khác biệt Xung đột trong nhóm có thể xảy ra khi các thành viên trong nhóm bất đồng về quan điểm, xung đột về quyền lợi cũng có khi xuất phát từ nhận thức giữa một bên đổi mới sáng tạo và một bên cố hữu, ngại thay đổi…

 Người quản lý dự án cần biết lắng nghe, không chỉ trích gay gắt, cần phải giữ thái độ tích cực, tìm hiểu bản chất các xung đột, phân biệt rõ xung đột có lợi cho đội dự án và xung đột không có lợi

 Gặp các bên liên quan tìm hiểu thông tin, lắng nghe họ trình bày quan điểm

để hiểu nguyên nhân dẫn đến xung đột

 Tổ chức thảo luận, trao đổi, giải quyết xung đột thoả đáng và công bằng

- Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý xung đột :

 Xung đột có thể làm mất đi tính đoàn kết cũng như hiệu quả trong đội dự án hay bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào Quản lý không đúng cách sẽ sinh ra mâu thuẩn, hiềm thù, đố kỵ nếu không được giải quyết thỏa đáng Khi tính đoàn kết bị mất đi, những công việc đòi hỏi sự cộng tác của cả tập thể sẽ không đạt hiệu quả Tuy nhiên, biết giải quyết xung đột một cách khoa học thì nó sẽ trở thành động lực phát triển

 Để giải quyết thành công xung đột nảy sinh trong công việc là điều không hề đơn giản, đòi hỏi người quản lý phải có uy tín, phải nhận biết một cách chính xác nguồn gốc nảy sinh xung đột và đưa ra hướng giải quyết hợp lý 2.6Kỹ năng ra quyết định:

- Tổng quát của kỹ năng ra quyết định:

 Trong cuộc sống hàng ngày hay trong công việc…, mỗi bản thân chúng ta đều phải ra quyết định để chọn lựa một vấn đề, một giải pháp… phù hợp

nhất cho bản thân, cho gia đình, cho công việc Việc quyết định đúng và kịp thời sẽ góp phần đem lại kết quả tốt và ngược lại, nếu quyết định chậm trễ hoặc không thể ra quyết định, sẽ gây ra các thiệt hại hoặc đánh mất cơ hội Tuy nhiên kỹ năng này không phải ai cũng có, vì nó đòi hỏi kết hợp khả năng phân tích, sự hiểu biết sâu rộng, sự quyết đoán và tính cách của mỗi người

- Tầm quan trọng của kỹ năng ra quyết định:

 Đây là một kỹ năng đặc biệt của nhà quản trị nói chung và quản trị dự án nói riêng Bởi với mỗi một quyết định sẽ ảnh hưởng đến một phần hoặc toàn bộ

dự án, và ảnh hưởng đến nhiều vấn đề liên quan như hiệu quả chung của doanh nghiệp, uy tín với khách hàng, đối tác … Để ra quyết định đúng, đòi hỏi nhà quản trị dự án ngoài những kiến thức chuyên môn tốt, còn phải là người có am hiểu rộng về chính trị, xã hội, văn hóa…, khả năng phân tích, tổng hợp và dự báo Ngoài ra, người quản trị dự án cần phải có tính quyết đoán và nhạy bén để thích ứng với sự thay đổi ảnh hưởng đến dự án

3 Ba kỹ năng là điểm mạnh nhất của tôi là; kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tích luỹ kinh nghiệm về quản lý dự án, chi tiết như sau:

3.1Kỹ năng lãnh đạo:

- Với kiến thức chuyên môn học được từ giảng đường đại học và tích luỹ kinh nghiệm trong quá trình công tác, học tập nâng cao nghiệp vụ cùng với kỹ năng lãnh đạo đã giúp tôi đạt được những thành công nhất định về việc quản lý doanh nghiệp

- Để đạt được thành tích nêu trên, tôi luôn chú trọng công tác tổ chức, phát triển nhân sự để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có sự chín chắn trong suy nghĩ, trong giải quyết công việc và làm việc có tính chuyên nghiệp, chuyên

môn cao Tôi cũng nhận thấy mình là người luôn có trách nhiệm với tập thể, biết đặt lợi ích cá nhân gắn với lợi ích tập thể, biết hy sinh quyền lợi cá nhân vì tập thể, vì một mục tiêu chung, quan tâm đến mọi người, được mọi người tin tưởng và quý mến Ngược lại, bản thân tôi cũng tin tưởng cấp dưới khi quyết định giao nhiệm vụ, giao quyền cho cấp dưới, luôn đề cao việc giao nhiệm vụ

và giao quyền cho cấp dưới để đạt được hiệu quả

- Động viên, khuyến khích, khen thưởng kịp thời là một trong những yếu tố làm nên thành công trong việc quản lý doanh nghiệp của tôi Trong thời chiến chúng

ta từng có câu “Tư tưởng không thông, mang bình tông không nổi” Ngoài khen thưởng về vật chất, người lao động còn có nhu cầu khen thưởng, khích lệ về mặt tinh thần, muốn được tập thể nhìn nhận đúng vai trò của mình trong tổ chức Một quyết định khen thưởng, một lời khích lệ kịp thời sẽ tác động đến nhân viên, có thể huy động được sức sáng tạo và tính tích cực của nhân viên, sẽ khiến cho nhân viên thực sự hoà mình vào doanh nghiệp, phát huy được hết và khả năng giá trị của họ

3.2Kỹ năng giao tiếp:

- Việc giao tiếp với người khác diễn ra hàng ngày trong cuộc sống của chúng ta Một lời nói, một cử chỉ không phù hợp có thể làm cho người khác thành đối kháng, cũng có khi thành kẻ thù của mình Không có kỹ năng giao tiếp không thể truyền đạt đầy đủ ý tưởng, quyết định của mình cho người khác Việc truyền đạt thông tin cũng như đưa ra các quyết định một cách rõ ràng, chính xác làm cho nhân viên hiểu rõ vấn đề và giải quyết công việc một cách hiệu quả

- Là người đứng đầu một doanh nghiệp, để duy trì được mối quan hệ tốt với các đối tác, lãnh đạo cỗ máy của Công ty vận hành một cách trơn tru, được hầu hết nhân viên và cấp dưới kính trọng và quý mến, giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng để tôi đạt được điều đó

- Thái độ vui vẽ, cởi mở, tôn trọng và biết lắng nghe, khuyến khích, tạo cho nhân viên cảm thấy họ được ủng hộ, khơi dậy được sự nhiệt tình và cống hiến để hoàn thành công việc Nhờ sự chân thành, khả năng thuyết phục và sự sẽ chia tôi đã giữ được nhiều mối quan hệ tốt, được sự ủng hộ của các đơn vị bạn, của lãnh đạo cấp trên cũng như mang lại sự hòa thuận trong gia đình, tình bạn bè ngày càng gắn bó, bền chặt, được nhiều người yêu mến

3.3Kỹ năng tích luỹ kinh nghiệm về quản lý dự án:

- Đầu tư dự án xây dựng công trình luôn gắn liền với sự phát triển kinh tế xã hội Hàng năm đất nước ta đã hoàn thành rất nhiều công trình xây dựng an toàn, đạt chất lượng, đúng tiến độ và mang lại hiệu quả lớn về kinh tế, về an sinh cho xã hội Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt được, chúng ta còn biết đến không ít những công trình kém chất lượng, thất thoát, lãng phí trong đầu tư xây dựng, thi công chậm tiến độ, đầu tư không hiệu quả vẫn còn là vấn đề gây nhiều bức xúc trong xã hội

- Tục ngữ có câu “Đi một ngày đàng, học một sàng khôn” Rút kinh nghiệm từ thực tiễn, học hỏi, tích luỹ tri thức của những người đi trước để nâng cao, mở rộng tầm nhìn, tầm hiểu biết của bản thân là thông điệp của cha ông chúng ta gửi lại cho đời sau

- Nhờ việc ghi chép, lưu trữ tốt những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn, rút kinh nghiệm từ những thành công và hạn chế của các dự án khác về công tác quản lý

an toàn, chất lượng công trình…tôi đã từng quản lý thành công khi được giao triển khai một dự án đầu tư xây dựng công trình trong ngành dầu khí

4 Ba kỹ năng là điểm yếu nhất của tôi là; Kỹ năng phân tích (tính kinh tế và hiệu quả của dự án đầu tư xây dựng); kỹ năng thích ứng với những thay đổi; kỹ năng chấp nhận chỉ trích, chi tiết như sau:

4.1 Kỹ năng phân tích

- Đầu tư được hiểu theo nghĩa rộng là quá trình bỏ nguồn lực (sức lao động, tiền, công nghệ…) để đạt được kết quả, hiệu quả về chính trị, văn hoá, kinh tế xã hội

- Trong thời gian công tác, tôi có tham gia 01 dự án đầu tư xây dựng cải tạo nâng cấp công trình Để tính toán hiệu quả kinh tế của dự án cần phải xác định đúng phần tăng về doanh thu, lợi nhuận của công trình có được sau khi bỏ vốn đầu tư

để cải tạo nâng cấp công trình Việc xác định sai phần tăng thêm về doanh thu

và lợi nhuận dẫn đến kết quả tính toán hiệu quả kinh tế của dự án là không chính xác Hiệu quả kinh tế mang lại khi dự án hoàn thành đưa vào hoạt động

đã minh chứng cho điều này

- Tính hiệu quả kinh tế quyết định đến sự thành công của dự án Việc phân tích tài chính của một dự án đầu tư là quá trình tính toán và đánh giá các chỉ tiêu tài chính tương quan của một dự án để giúp Người quyết định đầu tư ra quyết định đầu tư dự án hiệu quả Để thực hiện một dự án đầu tư đòi hỏi nhiều vực chuyên môn, tuy nhiên kỹ năng phân tích kinh tế không phải lĩnh vực chuyên môn chính của tôi nên đó là điểm yếu nhất của tôi trong việc quản lý dự án

4.2 Kỹ năng thích ứng với những thay đổi:

- Trong quá trình thực hiện một dự án đầu tư, theo thời gian luôn có sự thay đổi

cả về cơ cấu tổ chức, thay đổi về nhân sự, áp dụng công nghệ mới cũng như sự thay đổi về chủ trương, quy định quản lý vĩ mô của cơ quan quản lý Nhà nước, quản lý chuyên ngành

- Thay đổi thường mang đến những cơ hội mới, thành công mới cho chúng ta, minh chứng cho điều này là việc Chính phủ các nước trên thế giới luôn tìm cách đổi mới tổ chức, đổi mới đường lối lãnh đạo để phát triển Tuy nhiên một thực

tế là con người chúng ta ngại thay đổi vì nhiều lý do khác nhau:

 Chúng ta ngại thay đổi vì không dám làm một việc khác với mọi người, sợ

bị chỉ trích, sợ bị cô lập

 Ngại thay đổi vì sự lười biếng, sự ích kỷ vì cho rằng sự thay đổi chỉ làm vất

vả cho chính bản thân mình

 Và chúng ta ngại thay đổi do tính cố hữu vì cho rằng mục tiêu kế hoạch mà mình đang thực hiện là hoàn hảo, mình đang dồn hết sức lực và thời gian để hoàn thành mục tiêu đó nên không thể thay đổi, không thể bỏ đi những cái

cũ, bỏ đi công sức và thời gian mình đã bỏ ra

- Khi thực hiện 1 dự án đầu tư xây dựng, nhóm thực hiện dự án của tôi nhận thấy rằng việc điều chỉnh thay đổi thiết kế của một hạng mục dự án là cần thiết do việc áp dụng công nghệ theo thiết kế cũ kém hiệu quả hơn công nghệ mới Tuy nhiên, tất cả các thành viên trong nhóm đều lưỡng lự không muốn đề xuất thay đổi Lý do của sự ngại thay đổi là sợ vất vả, khó khăn khi phải làm thêm một khối lượng lớn công việc như: tính toán thiết kế lại, thay đổi tổng mức đầu tư (kế hoạch vốn)… và nhất là không dám thừa nhận công việc của mình trước đây còn thiếu sót, chưa hoàn hảo Tuy nhiên, nhờ sự bàn bạc, trao đổi của nhóm

về ưu nhược điểm giữa việc giữ nguyên thiết kế cũ so với thiết kế mới cuối cùng nhóm đã mạnh dạn thay đổi và kết quả dự án đã thành công

- Bản thân tôi cũng là người ngại thay đổi vì các lý do cũng như tính cố hữu như

đã nêu trên Tuy nhiên, từ thực tế cuộc sống cũng như qua các bài học tôi nhận thấy rằng để trở thành một người quản lý dự án giỏi luôn phải thích ứng với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó, không khó chịu trước những thay đổi bất thường của dự án

4.3 Kỹ năng chấp nhận chỉ trích, phản hồi và thông tin đầu vào từ những người

khác:

- Tâm lý của con người nói chung là ai cũng thích được khen, ngược lại rất khó chịu trước lời chê bai và sự chỉ trích Trong công việc cũng như trong cuộc sống, ngoài ưu điểm mỗi con người đều tồn tại các nhược điểm khác nhau Sự