MỘT số kỹ NĂNG cần có ở NGƯỜI QUẢN lý dự án

Đây gần như là đòi hỏi hàng đầu đối với một giám đốc dự án bởi, quản lí một dự án có nghĩa là phải có cái nhìn toàn diện: về nhân viên, về những việc cần làm, từ vấn đề tài chính, tiến đ

MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

PHẦN I GIỚI THIỆU Quản lý dự án là một ví trí mà không ít người mơ ước Một khi xác định nghiêm túc trên con đường sự nghiệp, đó là vị trí hấp dẫn khiến người ta phải phấn đấu

Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể đảm nhận vai trò này Có những người giỏi về chuyên môn nhưng lại không có năng lực quản lý Người khác biết cách lãnh đạo nhưng lại thiếu tầm nhìn vĩ mô về các dự án, không biết cách phân chia công việc phù hợp với từng nhân viên Vì thế, không dễ dàng gì để được giao trọng trách quản lý dự án ở các công ty

Khả năng quản lý dự án là một yêu cầu rất quan trọng Hiện nay, số lượng dự án tăng lên và các dự án ngày càng phức tạp hơn.Quản lý dự án là một hệ thống lồng ghép những yếu tố và những hoạt động (xác định, chuẩn bị, phân tích tính chất khả thi, thiết kế, thẩm định, chấp thuận, tổ chức, thực hiện, kiểm tra, lượng giá và tiếp tục theo dõi tác động) đòi hỏi phải thực hiện những chức năng quản lý thành thạo trong suốt chu kỳ dự án

Giám đốc quản lý dự án trước hết phải là một người khá đặc biệt với trình độ chuyên môn rất cao, thái độ nhã nhặn, có kinh nghiệm qua nhiều năm làm việc để có thể giải quyết những tình huống phát sinh Đây gần như là đòi hỏi hàng đầu đối với một giám đốc

dự án bởi, quản lí một dự án có nghĩa là phải có cái nhìn toàn diện: về nhân viên, về những việc cần làm, từ vấn đề tài chính, tiến độ công việc cho đến đánh giá hiệu quả của từng nhóm

Nhà quản lý dự án là : “người đứng đầu, hướng dẫn, điều khiển, cai quản” Nhà quản

lý dự án đề nghị ê-kíp dự án: − Đánh giá các yếu tố nguy cơ và làm chủ chúng ở mọi thời điểm − Chỉ định các công việc cần thực hiện − Theo dõi bước tiến của các công việc −

Hòa giải các xung đột giữa các thành phần ê-kíp dự án − Theo dõi kinh phí và thời hạn −

Báo cáo tiến độ dự án Nhà quản lý dự án cần lưu ý : Bạn là trọng tâm của dự án : bạn chỉ nhận vai trò này khi bạn thấy thích thú

Bạn phải được đào tạo trước khi điều hành dự án đầu tiên của bạn, bằng không, bạn

sẽ gặp khó khăn bởi những sự kiện đến với bạn Trong trường hợp dự án có tầm quan trọng, bạn nên có sự hỗ trợ của các nhà tư vấn bên ngoài Tổ chức truyền thông là một trong những quan tâm hàng đầu của bạn vì nó thúc đẩy các thành phần tham gia và giúp

dự án tiến triển Để tránh những khó khăn quản lý, bạn cần có đủ khả năng làm chủ tổng

thể các yếu tố quan trọng hoặc các phương thức cho dự án.Ê-kíp thực hiện dự án: - Thực hiện các công việc; - Báo cáo tiến độ công việc cho quản lý dự án Nhà quản lý dự án cần lưu ý Ê-kíp dự án có vai trò chính là thi hành Vậy bạn không nên để họ bận tâm nhiều hơn nữa trong khi họ cũng có nhiều điều lo lắng Một ê-kíp dự án chỉ hoạt động tốt khi

nó thể hiện sự liên kết cao nhất: vậy bạn phải tạo điều kiện cho sự liên kết đó bằng mọi cách

PHẦN II MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn (phần cứng) được đào tạo và những kỹ năng trong mối quan hệ người và người (phần mềm) có được do kinh nghiệm hoặc được tập huấn Các kỹ năng lập,quản ngân sách và tính lý thời gian, chí phí Các kỹ năng kỹ thuật xây dựng dự án và lập kế hoạch, lập thời gian biểu Các kỹ năng thương lượng ,giao tiếp, giải tiếp quyết vấn đề Các kỹ năng quản lý dự án bao gồm :

- Kỹ năng quản lý cơ bản

- Kỹ năng giám sát

- Kỹ năng lãnh đạo

- Kỹ năng lấy quyết định

- Kỹ năng truyền thông

- Kỹ năng xây dựng ê-kíp làm việc

- Kỹ năng quản lý thời gian

- Kỹ năng giải quyết mâu thuẩn

- Kỹ năng thương lượng

I KỸ NĂNG LẤY QUYẾT ĐỊNH

1 Phân loại các quyết định - Có 3 loại :

Quyết định theo trực giác dựa trên cảm nhận hơn là dựa trên lý trí

Quyết định có suy xét, dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm

Quyết định giải quyết vấn đề: gắn với hoàn cảnh, cần nhiều thông tin, loại quyết định này cần thời gian, kèm theo nghiên cứu phân tích và phản hồi

2 Hướng dẫn cách lấy quyết định

Xác định hoàn cảnh hoặc vấn đề : - Hiểu con người và hành vi của họ -Thu nhập và nghiên cứu các dữ kiện

Thử chọn lựa : vấn đề quan trọng là nhận biết nhiều cách lựa chọn khác nhau và mỗi cách cần được làm rõ và thông hiểu

Dự đoán kỹ các kết quả của sự lựa chọn : Ngoài sự hiểu biết về các lựa chọn khác nhau, các ưu tiên, cần thiết phải dự đoán các kết quả

Lưu ý đến các cảm nhận : cảm nhận và cảm xúc thường làm tăng cường, ảnh hưởng, làm giảm lý trí trong hành động Tất nhiên trong tiến trình lấy quyết định, sự xem xét về các cảm nhận cá nhân liên quan đến các lựa chọn là trên hết

Lựa chọn hành động đúng

Cần linh hoạt : linh hoạt là cần thiết cho việc lấy quyết định và để có kết quả hiệu quả

và cần có đầu óc thoáng trong trường hợp có sai lầm hay có một cách lựa chọn tốt hơn và

có lợi hơn

Đánh giá kết quả: cần đánh giá kỹ để xác định các bước phát triển theo sau một quyết định

3 Kỹ thuật lấy quyết định Có thể lấy quyết định bởi cá nhân hay nhóm Các thuận lợi của việc lấy quyết định qua nhóm : - Có sự chấp nhận của những người có liên quan - Sự phối hợp sẽ dễ dàng hơn - Truyền thông dễ dàng hơn - Nhiều cách lựa chọn hơn được xem xét đến - Nhiều thông tin hơn

Trong các dự án phát triển, việc lấy quyết định rất quan trọng vì nó liên quan đến thành quả của chương trình Một quyết định đúng sẽ tiết kiệm được thời gian, tài nguyên, công sức, tránh được sự thiệt hại về con người Cần chuẩn bị kỹ trước khi quyết định và trong môi trường quản lý có sự tham gia của mọi thành viên, linh hoạt, các quyết định sẽ tốt hơn, công việc hiệu quả hơn

II KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM CỘNG TÁC (Ê-KÍP)

1 Nhóm cộng tác quy tụ những cá nhân chia sẽ các mục tiêu chung và cần làm việc chung để hoàn thành nó

Cộng tác tạo nên sự tận tụy, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau, phối hợp các hoạt động của các cá nhân Qua đó có thể nhận diện các nhu cầu đào tạo và phát triển, giúp thỏa mãn nhu cầu của con người, giúp truyền thông tốt hơn

Các yếu tố của sự cộng tác:

- Sự tham gia của mọi cấp độ của nhân viên : các nhân viên đóng góp vào tiến trình quản lý Các nhân viên cần có kiến thức cơ bản về quản lý

- Sự nhập cuộc : thể hiện năng lực và tận tụy : 3 H (heart, hand, head - tâm, tay, đầu) trong công việc Trung thực với nhau, thể hiện sự quan tâm chăm sóc lãnh đạo và đồng nghiệp Mọi người đều cần sự hỗ trợ và khen thưởng Kín đáo : không nói những gì mình biết được trong cơ quan cho người khác biết Nhạy cảm với các nhu cầu của người khác

Cần có sự đánh giá và đề nghị chân tình Sáng tạo: tìm ý tưởng mới, mục tiêu, kế hoạch, phương pháp mới

3 Tiến trình cộng tác

- Truyền thông : chia sẻ ý tưởng và cảm xúc : Lắng nghe hơn là chỉ nghe Tương tác

và phản hồi cho nhau các ý tưởng qua các cuộc gặp gỡ

- Thỏa hiệp : chấp nhận thỏa hiệp nếu có sự khác biệt Khi có sự khác biệt về nền tảng giá trị, phải tôn trọng nhau và làm bất cứ gì để hiểu nhau và giải quyết vấn đề

- Sự hợp tác : nền quản lý có sự tham gia đòi hỏi một sự thỏa thuận tốt về hợp tác (thời gian và sức lực) Một trong các kẻ thù của nhóm cộng tác là sự tranh đua trong nhân viên Có 3 loại: - Người tranh thủ tối đa - Người thù địch - Người cộng tác

- Sự phối hợp : đòi hỏi có sự xác định rõ ràng về mặt tổ chức, vai trò và trách nhiệm riêng biệt và phạm vi chức năng rõ ràng

Yếu tố thành công trong việc xây dựng nhóm cộng tác : - Tạo sự hòa hợp tốt trong nhóm - Tổ chức con người và tài nguyên cho các công việc - Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp.-Phiếu tìm hiểm nhóm

4.LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐIỀU HÀNH MỘT CÁCH HIỆU QUẢ CÁC BUỔI HỌP NHÂN VIÊN?

*Mục tiêu : Giúp biết cách điều hành các buổi họp nhân viên một cách hiệu quả, tăng cường truyền thông nội bộ trong cơ quan

*Thảo luận : Một yếu tố quan trọng trong hoạt động thành công của một tổ chức là chất lượng truyền thông trong nhân viên, lấy buổi họp làm công cụ quan trọng trong việc quản lý Sử dụng đúng, buổi họp tăng cường truyền thông và có thể phòng được những vấn đề do nhân viên gây ra do thiếu thông tin hoặc thông tin bị sai Nếu không biết sử dụng, các buổi họp có thể gây tốn kém, tạo ức chế cho các nhân viên Một giờ hội họp 8 nhân viên tương đương lương một ngày của một nhân viên Họp nhân viên có hiệu quả nhiều nhất là khi có liên quan đến việc làm sáng tỏ vấn đề để qua truyền thông có lời, phản hồi từ nhân viên hoặc quyết định của nhân viên Người lãnh đạo phải chuẩn bị và thông tin trước cho mọi nhân viên và có trách nhiệm điều động cuộc thảo luận Có 3 yếu

tố cho cuộc họp thành công : - Nó đạt mục tiêu gắn liền với quản lý và các nhân viên thực hành - Nó tạo sự thảo luận sôi nổi, sáng tạo trong giải quyết vấn đề và có tham gia của các nhân viên - Cơ cấu buổi họp bảo đảm các quyết định phải hướng đến hành động III KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC

Nhiều người nghĩ rằng, khi đã là giám đốc dự án, nghĩa là họ đã có quyền như một vị lãnh đạo, họ được phép thoải mái về giờ giấc, đến muộn về sớm, thậm chí để nhân viên chờ “dài cổ” trong các buổi họp

1 Mục tiêu : Sử dụng tối đa thời gian có hạn

Gần đây mọi nhân viên xã hội đều đứng trước vấn đề có quá nhiều việc mà lại ít thời gian Vì thế phải cần có kỹ năng quản lý thời gian như là cách tăng hiệu năng công tác 2.Hướng dẫn

-Có người luôn tỏ vẻ bận bịu vì họ năng động, nhưng hoạt động không phải lúc nào cũng có nghĩa là việc gì đó được hoàn thành

- Bạn cần hiểu mục tiêu của tổ chức bạn và mô tả công việc của bạn Nếu nhiệm vụ

và trách nhiệm của bạn không rõ ràng, hãy thảo luận với cấp trực tiếp của bạn và rút ra những công việc và nhiệm vụ ưu tiên nhất

- Để cho công việc của bạn được hiệu quả và hiệu năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn phải phù hợp với giá trị, niềm tin, mục tiêu và phong cách cá nhân và nghề nghiệp của bạn

- Cần sử dụng bản liệt kê công việc Liệt kê các công việc cần làm trước khi thực hiện nó Một thời khóa biểu cho các công việc khó nhất khi mức thể lực của bạn ở cao điểm (ví dụ công việc đầu tiên cho buổi sáng) là cần thiết

- Kế hoạch công việc của bạn và chọn ưu tiên Kế hoạch hằng ngày và hằng tuần Cuối ngày hay cuối tuần, bạn phải lên kế hoạch cho ngày hôm sau và cho tuần sau Trong bảng liệt kê công việc, bạn nên sử dụng hệ thống ưu tiên ABC lớn (A cho công việc quan trọng và ưu tiên nhất, A1, A2, A3 và kế tiếp B, C)

- Cần dự trù cho công việc đột xuất (1 giờ trong ngày làm việc)

- Nên biết lấy quyết định để tiết kiệm thời gian Nhiều người sợ sai lầm nên chậm quyết định hoặc không nhớ quyết định Nên nhớ mọi người đều có thể sai lầm Một sai lầm “tốt” là sai lầm mà bạn rút được bài học và bạn đừng lập lại nó

- Khi thích hợp nên biết ủy thác công việc cho nhân viên cấp dưới

- Cần giới hạn thời gian hội họp Nếu có họp, bạn cần chú ý các điểm sau: - Xác định

rõ ràng mục đích buổi họp trước khi họp cho các tham dự viên để họ chuẩn bị ý kiến -Chọn thời gian và nơi họp thích hợp - Chỉ họp khi cần thiết - Chuẩn bị diễn tiến buổi họp, bắt đầu và kết thúc đúng giờ - Lượng giá thành quả buổi họp

- Luôn có tinh thần học hỏi Thiếu kỹ năng hay kiến thức sẽ làm cho công việc của bạn chậm lại và bạn dễ phạm sai lầm

-Tập trung vào công việc, không nên nhảy từ việc này sang việc khác

Quản lý thời gian là việc sử dụng tối ưu thời gian để hoàn thành công việc Mỗi hoạt động đều được giao cho một hoặc hai người chịu trách nhiệm với thời gian nhất định Có nhiều cách để sử dụng thời gian hiệu quả: - Lịch làm việc của mỗi nhân viên theo tuần, tháng - Lịch họp, công tác định kỳ - Lịch cho những công việc không thường xuyên (như tập huấn ) - Thường xuyên nhấn mạnh mục tiêu - Kiểm soát để tránh lãng phí thời gian vô ích

IV.KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG

1 Tầm quan trọng của truyền thông

- Hiệu quả : Đây là điều rất cần thiết cho các nhân viên có khả năng truyền thông cho nhau Truyền thông 2 chiều này thuộc tiến trình dân chủ, chính yếu cho việc lấy quyết định và xác định các chính sách hiệu quả

- Hiệu năng : Khi các nhân viên truyền thông cho nhau một cách cởi mở về thủ tục, phương pháp, các trường hợp, chính sách, mục tiêu và cả những mong muốn

- Tinh thần : Khi người lãnh đạo và các thành viên nhóm cảm thấy có sự thông thương với nhau, họ sẽ hỗ trợ lẫn nhau và cùng hoàn thành mục tiêu của cơ quan

2 Tiến trình truyền thông gồm 3 bước:

-Chia sẻ : Tiến trình phát và nhận, qua nhiều phương cách đa dạng, vừa dùng lời vừa không lời hoặc chữ viết

- Hiểu : Khi cái nói và cái được nghe là cơ bản như nhau Chúng ta lắm lúc nghe cái không được nói ra hoặc lý giải sai ý người khác nói

-Làm sáng tỏ : Mục đích của việc làm sáng tỏ không phải là chứng tỏ cái này đúng hay cái kia sai mà là hiểu cái gì đã được nói ra

3 Kỹ năng truyền thông

-Truyền thông là một kỹ năng Khả năng truyền thông có thể được phát triển và được cải thiện nhờ vào thực hành Trong truyền thông hiệu quả, người ta cố gắng nói với nhau

là nói cho nhau hay bảo nhau Không ai muốn bị sai bảo Nói với một nhân viên trên bình diện ngang nhau sẽ làm cho dòng thông tin và cảm nhận theo hai chiều và làm cho truyền thông được dễ dàng

-Một yếu tố quan trọng của truyền thông là lắng nghe hiệu quả Hướng dẫn thực hành lắng nghe hiệu quả: - Ngưng nói vì bạn không thể nghe khi bạn đang nói - Giúp người nói được thoải mái - Chứng tỏ cho người kia là bạn muốn nghe - Tập trung, không lo ra

- Đồng cảm với người nói - Kiên nhẫn - Tự chủ

- Nên đưa những lý lẽ, phê bình một cách nhẹ nhàng Đừng cãi, nếu bạn thắng, bạn vẫn thua ! - Nên hỏi - Ngưng nói Các yếu tố hỗ trợ cho truyền thông - Các biên bản của các buổi họp - Các buổi họp nhân viên : 2 mục đích chính : truyền thông và lấy quyết định - Thư từ và ghi chép dùng cho mục đích khen thưởng và thông tin - Hội họp không chính thức làm gia tăng mối quan hệ theo hướng tích cực - Bản tin - Thông báo - Các hoạt động xã hội (tiếp tân ) - Hộp thư góp ý - Nói chuyện điện thoại, fax

Một số vấn đề cần lưu ý trong truyền thông - Truyền thông kém dẫn đến hiểu nhầm, bất mãn, thiếu hợp tác, quan hệ kém - Chúng ta thường thích người ăn mặc sạch sẽ, đẹp,

nụ cười trên môi, tạo ấn tượng tốt Cách ta nhận thông điệp từ người khác tùy thuộc vào việc ta thích hay không thích người đó Thông điệp của bạn có thể bị méo mó nếu bạn không quan tâm đến việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng Nhiều người thích giữ

im lặng nếu họ chưa hiểu những gì mình nói vì họ ngại bị phê phán kém thông minh và ngại làm phiền khi hỏi lại chúng ta

Truyền thông trong tổ chức đối với nhà quản lý dự án, kỹ năng quan trọng nhất trong quá trình truyền thông là biết lắng nghe Nó giúp xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ quan tâm của nhân viên Chúng ta thường dùng 45% thời gian giao tiếp để nghe, nhưng chúng ta không được huấn luyện so với các kỹ năng nói (1 năm huấn luyện), đọc (8 năm huấn luyện) và viết (14 năm huấn luyện) Thể hiện thông điệp Qua tiếng nói của bạn, bạn có thể truyền cho người khác lòng nhiệt thành, niềm tin, tính khẩn trương, sự thanh thản Cách chọn thời điểm nói, cường độ nói, cách ngắt lời, nghi thức nói năng làm tăng khả năng ảnh hưởng của bạn Bạn bước vào cơ quan như thế nào, đưa ra thông điệp như thế nào thông qua các cử chỉ, vẻ mặt, hàm chứa mối quan tâm của mình và nó tác động đến phản ứng của người khác đối với bạn Ngược lại, những

cử chỉ không lời của nhân viên lại là những cửa sổ biểu lộ tình cảm, ước muốn và thái độ của họ

-Với tư cách là người lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ những phụ tá nhìn nhận như thế nào

về khoảng cách và quan hệ giữa họ với bạn Nếu bạn đang làm họ bực bội thì bạn hãy thay đổi ngay Kế đó là trang phục và diện mạo của bạn, nó phải thích hợp với hoàn cảnh của cấp dưới và phản ảnh nhân cách của bạn, các giá trị của tổ chức mà bạn lãnh đạo 7% cách ứng phó của bạn nảy sinh từ cảm nhận của cấp dưới về các ngôn từ của bạn -38% bởi sự cảm nhận của họ về tiếng nói của bạn (bạn nói như thế nào) - 55% từ việc họ

lý giải những tín hiệu không lời của bạn

- Hệ thống biểu đạt con người thường không cư xử trên cơ sở lẽ phải và thực tế Con người có khuynh hướng cảm thụ thế giới riêng của mình thông qua các hệ thống cảm giác

mà họ yêu thích nhất Bạn sẽ thành công hơn nếu bạn hiểu được thế giới tâm lý của từng người Tuy nhiên, nhiều khi hệ thống biểu đạt ưu tiên của ai đó không thể rõ ràng đối với bạn, bạn cần phải theo dõi và cảm nhận những gì bạn nghe để biết thích ứng với người

ấy

-Các hình thức truyền thông: hình thức chữ T : - Lãnh đạo tập trung B A C (qua A), chỉ A là có tinh thần cao, các thành D viên khác phải khổ sở vì thất bại buồn chán và E thiếu quan tâm; hình thức sao

V KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN

1 Mâu thuẫn liên quan đến hành vi được thể hiện công khai phát sinh từ một tiến trình qua đó một bên đi tìm sự hơn trội về quyền lợi trong mối quan hệ với người khác Mâu thuẫn có thể đưa đến sự tê liệt trong hệ thống điều hành, làm méo mó thực tế và có thể làm suy nhược các nhân viên trong hoàn cảnh mâu thuẫn Mâu thuẫn : cách cư xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức làm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời) một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức khác đạt được những mục tiêu mong muốn Các nguyên nhân của mâu thuẫn :

- Nguyên nhân chủ yếu : - Khác biệt về giá trị - Khan hiếm tài nguyên - Vai trò không xác định rõ Nguyên nhân khác : Phần thưởng giới hạn Sự thay đổi Sự ức chế -Truyền thông không rõ - Tinh thần vị chủng (cách làm của tôi là hay nhất, duy nhất) - Sự tùy thuộc lẫn nhau - Không thỏa mãn vai trò

Mô hình giải quyết mâu thuẫn theo kiểu “có cho có nhận” Không Cho và Cho Cho hết 2.Bỏ cuộc cho gì hết nhận phân nửa cạnh tranh hợp tác thỏa hiệp thích nghi tránh né Tôi sẽ Ta hãy Chúng ta Tôi sẽ cho Tôi bỏ mặc Phản không bao cùng nhau thỏa hiệp bạn hết mâu thuẫn ứng giờ chịu giải quyết không được thua giải quyết Tức giận Thỏa mãn Chấp Thắng lợi Bực vì không ý hay được hay nhàm nhận hay hay cảm vừa ý hay hài nghĩa giải tỏa chán chờ giải thấy tội lòng quyết lỗi

3 Các phong cách giải quyết mâu thuẫn Hợp tác Công nhận mâu thuẫn Nhận diện, công nhận nhu cầu, quan tâm mục đích của mỗi bên Nhận các giải pháp khác nhau và hậu quả đối với mõi bên Chọn những giải pháp đáp ứng nhu cầu, quan tâm mục đích của mỗi bên Thực hiện giải pháp đã chọn Tránh né Khẳng định tuyệt đối không có gì trục trặc và không có mâu thuẫn (dấu rác dưới thảm) Cạnh tranh Sử dụng quyền lực để thắng mâu thuẫn Không quan tâm đến nhu cầu của người khác Thích nghi Đặt nhu cầu, quan

tâm của đối phương lên trên nhu cầu, quan tâm (đã gây ra mâu thuẫn) của mình Thỏa hiệp trung dung giữa các biện pháp khác Tìm hiểu nhu cầu của các bên và nhân nhượng

để mỗi bên đề được thỏa mãn nhu cầu một phần Mỗi phong cách đều có ích trong hoàn cảnh khác nhau Sẽ gặp khó khăn nếu chúng ta chỉ bám vào một phong cách vì thiếu kỹ năng Như thế có nghĩa là chúng ta không nghiên cứu tìm ra phong cách phù hợp nhất với hoàn cảnh

Các kỹ năng cần thiết : Thấu cảm Lắng nghe Tự khẳng định Quản lý cảm xúc -Nhận diện, phân tích mâu thuẫn - Thương lượng - Chọn lựa và cụ thể hóa giải pháp - Sử dụng quyền lực một cách thích hợp Tôi tự nhận thấy ở mình luôn là người biết lắng nghe

và thấu hiểu được tâm tư để từ đó có được sự chia sẻ của anh em đồng nghiệp,có được hướng giải quyết đúng đắn và sáng suốt nhất

4 Phân tích một hoàn cảnh có mâu thuẫn (Áp dụng cho hoàn cảnh riêng của bạn)

- Bạn chọn : một mâu thuẫn mà bạn có liên quan từ đầu như một nhân vật thứ ba, hoặc một mâu thuẫn mà bạn đang đương đầu ngay trong công việc của bạn

- Bạn suy nghĩ về những lý do nên dấn thân vào đó hay không nên: - Nên - Không nên

-Mỗi thành viên trong mâu thuẫn muốn làm gì?

- Quyết định xem vấn đề quan trọng đối với bạn hay tổ chức của bạn đến mức nào ? Rất quan trọng/ cũng quan trọng đấy/ không quan trọng lắm

-Các mối quan hệ đối với bạn, tổ chức bạn quan trọng đến mức nào? Rất quan trọng/ cũng quan trọng đấy/ không quan trọng lắm

-Bạn đánh giá thử trong 5 chiến lược trên, cách nào khả thi, cái nào tệ nhất và lý giải tạo sao? Nếu bạn không can thiệp vào thì cái gì sẽ xảy ra? Nếu bạn can thiệp ngay ?

-Từ từ mới can thiệp ? - Bạn muốn cuối cùng kết quả ra sao ?

5 Chiến lược giải quyết mâu thuẫn (Thuận lợi và nguy cơ)

-Tránh né Thuận lợi : Có thể làm tăng cảm giác đang có trách nhiệm và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn từ phía đối phương (tự sửa đổi) Nguy cơ : Mâu thuẫn không được giải quyết, có thể phát triển thành 1 vấn đề lớn - Căng thẳng tâm lý, dè chừng nhau (phòng vệ), tạo sức ì - Mất sự năng động, thường chuyển hướng theo lối cạnh tranh

-Cạnh tranh (Áp đặt giải pháp của mình.) Thuận lợi : Một chiến lược có hiệu quả khi thiếu thời gian và khi bên kia chưa đủ sức quyết định vấn đề Nguy cơ : Về lâu dài có thể làm cho bên kia cảm thấy bị dồn nén và trở thành phụ thuộc

-Thỏa hiệp Thuận lợi : Có thể giải quyết nhanh chóng một số mâu thuẫn và ít tốn sức Nguy cơ : Có thể chấm dứt mâu thuẫn trước mắt nhưng không giải quyết mâu thuẫn cơ bản dẫn tới mâu thuẫn lâu dài

-Hợp tác Thuận lợi : Nguyên nhân cội rễ của mâu thuẫn được nhận diện và đề cập đến Nguy cơ : Đòi hỏi nhiều thời gian, sức lực và tinh thần thiện chí, dấn thân của các bên liên hệ

-Thích nghi Thuận lợi : Hành vi cộng tác và không dám tự khẳng định Đặt nhu cầu

và quan tâm của người khác lên trên nhu cầu của mình Nguy cơ : Nếu vấn đề không quá thiết thân với ta thì được, nhưng có thể làm cho bên kia bớt tôn trọng ta và trong tương lai

sẽ coi thường ta

VI KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG

1 Khái niệm Nhận thức được phong cách của mình nếu ta muốn trở thành một nhà thương lượng giỏi Chúng ta thường thương lượng với vợ (chồng), con cái, người chủ, với người bán hàng, bác sĩ, chủ đất Điều quan trọng là đừng tưởng ta chỉ thương lượng trong kinh doanh Cần phải chia cuộc thương lượng thành từng công đoạn

2 Các công đoạn thương lượng

-Nhận diện phong cách của chính mình : tấn công, kiểm soát, thụ động, thầm lặng hay lèo lái Nhân định tình huống, chuẩn bị vấn đề, mục tiêu rà soát lại các giả định Nhận định thương lượng, phản ứng đôi xác định các chiến lược, các dữ kiện - khác nhau Đánh giá lại nhu cầu xác định vấn đề mong đợi của 2 bên chuẩn bị vấn đề

-Nhận diện phong cách thương lượng của người kia

-Trước khi thương lượng, cần nghiên cứu những đổi tác, chọn lựa và những thiệt thòi : biết ta muốn gì, người kia muốn gì là bí quyết dẫn tới thắng lợi cho cả hai

-Sử dụng 4D : xác định vấn đề (Define), quyết định ta muốn gì (Decide), thiết kế một

đồ án chiến lược (Design) và hành động (Do)

-Coi chừng mâu thuẫn nội tâm của chính mình (cảm giác không được đáp ứng đủ hay mặc cảm tội lỗi, ví dụ ta đã mất bao nhiêu thời gian để chờ đợi

3 Kỹ năng thương lượng: bất cứ dự án nào cũng được khắc họa vào một môi trường

có những quan hệ quyền lực ít nhiều phức tạp và dự án chỉ có thể thành công trong chừng mực gặp được một mảnh đất đủ thuận lợi Người quản lý dự án phải biết kích thích các cộng hưởng tích cực hơn là làm cho người cộng tác e ngại hoặc chống đối

Trong thương lượng, một số người thường nghĩ : “Cái gì bên kia được thì phía chúng

ta mất” Đó không phải là mục tiêu của thương lượng trong dự án, mà là thương lượng để