Quản trị dự án chương 3

• Sử dụng linh hoạt đội ngũ, có sự sắp xếp các chuyên gia tạm thời• Một chuyên gia có thể được phân công cho nhiều dự án khác nhau • Mang tính chuyên nghiệp cao trong kiểm soát, giải quy

Chương 3 : THIẾT KẾ TỔ CHỨC

VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGỦ DỰ ÁN

GVHD: TRẦN THỊ LAM

PHƯƠNG NHÓM 5_ 03ĐH_QTTH4

Mai Nhật Quỳnh Như

Nguyễn Thị Đoan Trinh

Nguyễn Thị Phương Thảo

Hoàng Hoàng Bảo

Phạm Thị Mỹ Thu

Lê Thị Kim Cương

Phan Cẩm Tiên

Thành Viên Nhóm

Thiết Kế Cơ Cấu Tổ Chức Dự Án

Nội Dung:

Giám Đốc Dự Án

Xây Dựng Đội Ngũ Dự Án

Thiết Kế Cơ Cấu Tổ Chức Dự

Án

Tổ chức

Một nhóm người được sắp xếp

theo một trật tự nhất định

Phối hợp cùng nhau hoạt động với nhau để đạt mục tiêu.

Tổ chức dự án

Tổ chức tạm thời.

Thực hiện trong 1 thời gian nhất định

Hoạt động độc lập với phòng ban

chức năng

Hoạt động độc lập với phòng ban

chức năng

Sau khi kết thúc dự án, cần tiến hành

phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị

Sau khi kết thúc dự án, cần tiến hành

phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị

Mô hình cấu

trúc tổ chức

dự án

Mô Hình Tổ Chức theo chức

năng.

Mô hình

tổ chức kiểu dự án

Mô hình tổ chức kiểu ma trận

Chủ tịch/ GĐ

PGĐ Tài

chính

PGĐ Marketin

Dự án 1

Dự án n

Mô hình tổ chức theo chức năng

• Sử dụng linh hoạt đội ngũ, có sự sắp xếp các chuyên gia tạm thời

• Một chuyên gia có thể được phân công cho nhiều dự án khác nhau

• Mang tính chuyên nghiệp cao trong kiểm soát, giải quyết các vấn đề

• Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất, kinh nghiệm, phương tiện

• Cơ cấu tổ chức thuận tiện cho hoạch

Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận chức

năng nên dễ gây ra những khó khăn

• Công việc chuyên môn thường được ưu tiên hơn công việc dự án

• Ra quyết định khó khăn và chậm chạp

• Môi trường làm việc có tính tạm thời

• Không thấy được quyền lực dự án tập trung

Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận chức

năng nên dễ gây ra những khó khăn

• Công việc chuyên môn thường được ưu tiên hơn công việc dự án

• Ra quyết định khó khăn và chậm chạp

• Môi trường làm việc có tính tạm thời

• Không thấy được quyền lực dự án tập trung

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT

Chuỗi siêu thị

Đầu tư

dự án

Đầu tư tài chính

Mô hình tổ chức kiểu dự án

• Cải thiện sự phối

• Có sự cạnh tranh không lành mạng giữa các dự án khi huy động các nguồn lực

• Nguy cơ lệch mục tiêu chung

• Các thành viên

lo lắng về số phận sau khi kết thúc dự án

• Chi phí tăng do sắp xếp nguồn lực chồng chéo

• Có sự cạnh tranh không lành mạng giữa các dự án khi huy động các nguồn lực

• Nguy cơ lệch mục tiêu chung

• Các thành viên

lo lắng về số phận sau khi kết thúc dự án

Mô hình tổ chức theo ma

trận

Giống mô hình CN: sử dụng tối đa và phân

phối hợp lí các nguồn lực Dự án có thể tiếp

cận nhiều nguồn lực chuyên môn.

Giống mô hình DA : kết cấu tổ chức chặt

chẽ nên dễ điều hành, đáp ứng yêu cầu của

Dễ xảy ra chỉ quan tâm đến 1 mục tiêu chức năng, ít quan tâm đến mục tiêu tổng thể

Đòi hỏi phải có khả năng thương lượng tốt thì dự án mới thành công

Nhà quản trị theo nguyên tắc 1 thủ trưởng

Nhân viên dự án có đồng thời 2 thủ trưởng nên khó khăn trong việc chấp hành

Dễ xảy ra chỉ quan tâm đến 1 mục tiêu chức năng, ít quan tâm đến mục tiêu tổng thể

Đòi hỏi phải có khả năng thương lượng tốt thì dự án mới thành công

Phân tích, lựa chọn loại hình tổ chức dự

án

Yếu tố lựa chọn nhóm thực

hiện dự án

Mục tiêu và Kết quả

Nhiệm vụ Phân chia công việc Chức năng

Liệt kê đặc điểm nổi bật của dự án

Mô hình tổ chức theo chức năng: dự

án nhỏ, thời gian ngắn, đơn giản

Phân loại

Mô hình tổ chức kiểu ma trận: dự án

lớn, phức tạp về kĩ thuật, công nghệ

Mô hình tổ chức theo ma trận: dự án có quy mô và kỹ thuật trung bình

Vị trí của người tham gia

2.Trách nhiệm của GDDA

Phục vụ khách hàng

Đáp ứng

nhu cầu của

khách hàng

Quản trị sự thay đổi

Đối với toàn

bộ quá trình của DA

Điều hành

dự án theo mục tiêu

Phối - kết hợp với các thành viên

Duy trì nguồn lực

Quản lý thời gian, chất lượng, rủi

ro, chi phí

…

Tố chất cần thiết của giám đốc dự án

Về kiến thức:

Mức độ sâu rộng

về kiến thức kỹ thuật chuyên môn

Kiến thức quản

trị

Hiểu biết sâu rộng về kiến thức tổng hợp

Năng lực lãnh đạo

Đây là kỹ năng quan trọng nhất giúp cho nhà lãnh đạo đat đươc mục tiêu của dự án

Năng lực ngoại giao

Thể hiện qua 3 khả năng: +giao tiếp và thông tin trong quản tri dự án +thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc

+tiếp thị và quan hệ với khách hàng

Năng lực ra quyết định

Giám đốc dự án phải đưa ra quyết định đúng đắng và kịp thời

Về năng lực:

3.Về phẩm cách của giám đốc dự án

Phẩm chất tính cách:

+ Tính tình cởi mở, giỏi giao tiếp

+Tính cách hướng ngoại, dễ gần và dễ bao dung

2.Nguyên tắc xây dựng đội ngủ dự án

• Quyền lợi và trách nhiệm

• Khích lệ và ràng buộc

• Chỉ đạo và giúp đỡ

• Dung hòa các mối quan hệ bên ngoài

Xây dựng đội ngủ dự án

1.Xác định mục tiêu và nhiệm vụ của đội ngủ

2.Xác định vai trò và các vị trí trong đội ngủ

3.Các quy tắc của đội ngủ

4.Các thành viên trong đội ngủ

dự án

Đội ngũ dự án nên chọn những thành viên như thế nào?

Tại sao phải lựa chọn họ?

Người được tuyển dụng có thật sự muốn tham gia vào dự án hay không?

Đối với việc lựa chọn các cố vấn dự án,chuyên gia kỹ thuật phải xem xét mức thù lao trả cho họ là bao nhiêu?

Trả lời được các câu hỏi trên là điều kiện thuận lợi

để xây dựng 1 đội ngủ nv lớn mạnh

Phát triển và lãnh đạo đội ngủ dự án

Đào tạo và bồi dưỡng(nâng cao kỹ

năng giao tiếp, trình độ kỹ thuật )

1.Phất triển đội ngủ dự án

Đánh giá và khuyến khích đây là yếu tố quan trọng

để nâng cao năng suất đội ngũ dự án và đạt được

mục tiêu đề ra

2.Lãnh đạo đội ngũ dự án

Lãnh đạo dự án theo hình thức giám sát

Giám đốc dự án là người đưa ra mọi quyết định, hình thức lãnh đạo này sự phát huy tài năng và sự hợp tác của các thành viên

Lãnh đạo dự án theo hình thức tham gia

Đây là hình thức quản lý tương đối dân chủ và thường

có hiệu quả cao cho nên sức mạnh tập thể được chú trọng và phát huy

Lãnh đạo dự án theo hình thức đội ngũ

Giám đốc và toàn thể đội ngũ cùng đưa ra chính sách, kế hoach cùng giải quyết vấn đề cùng gánh vác trách

nhiệm của dự án

3.Xây dựng văn hóa đội ngũ dự

Sức mạnh khó có thể đánh bại

4 Quản trị xung đột

Nguyên nhân dẫn đến xung đột:

là sự va chạm lợi ích, quan niệm, nhu

cầu giá trị và phương pháp không mang lại các giá trị không tương thích nhau

Phương pháp cơ cấu chủ yếu đề phòng tránh và hạn chế các xung

đột tiêu cực

Phương pháp cá nhân để quản lý tình huống khi xung đột đã nảy sinh và dựa và 5 phong cách (xoa dịu, thỏa hiệp, hợpt ác, bỏ qua, đối

lập

Có 2 phương pháp để hạn chế xung đột:

Câu 1: Giám đốc dự án có mấy trách nhiệm chính ?

A 5

B 6

C 3

D 2

Câu 2: Xét theo nhân tố ảnh hưởng thì tính phối hợp với các bộ

phận trong dự án chủ yếu thuộc mô hình nào?

I Giám sát kỹ thuật chuyên sâu về kỹ thuật

J Có kiến thức tổng hợp,hiểu biết về nhiều lĩnh vực kinh nghiệm phong phú

K Chịu trách nhiệm tổ chức, tuyển dụng, lập kế hoạch, hướng dẫn , quản lý dự án

L Tổ chức,phối hợp mọi bộ phận , thành viên cùng thực hiện dự án

Câu 4: phẩm chất tính cách nào sau đây không cần thiết ở người giám đốc dự án ?

A Tính tình cởi mở, giỏi giao tiếp

B Có cái nhìn chuyên sâu và chi tiết

C Tính cách hướng ngoại

D Làm việc linh hoạt, biết ứng biến

Câu 5: Có bao nhiêu nguyên tắc xây dựng đội ngũ dụ án?

E 7

F 8

G 2

H 4