Bài giảng quản trị dự án chương 3 b TS huỳnh thanh điền

T ình huống 1D ự án Tin h ọc hoá hệ thống quản lý • Ông Tuấn là Tổng giám đốc công ty X nhận thấy có quá nhiều văn bản giấy tờ thực hiện giao dịch nội bộ, ông cho rằng nên đơn giản hoá

TUYÊN BỐ NỘI DUNG HOẠT

ĐỘNG DỰ ÁN

Từ tình huống thực tiễn đến khái

quát khung lý thuyết

Chương 3 bis

Các buổi học trước

• Đã xây dựng được đội dự án

• Buổi học hôm nay chúng ta thảo luận về tuyên bố nội dung dự án

T ình huống 1

D ự án Tin h ọc hoá hệ thống quản lý

• Ông Tuấn là Tổng giám đốc công ty X nhận thấy

có quá nhiều văn bản giấy tờ thực hiện giao dịch nội bộ, ông cho rằng nên đơn giản hoá thông qua mạng máy tính nội bộ

• Ông Tuấn giao cho ông Hùng là một kỹ sư tin học ở bộ phận kỹ thuật thực dự án này.

• Các đơn vị phòng ban khác thì không quan tâm và không ông Hùng đang làm gì (chỉ biết ông đang thực hiện dự án gì đó?)

Kết quả đạt được của ông Hùng và

sự kỳ vọng của ông Tuấn

• Cuối cùng Ông Hùng vui vì mình đã thực hiện được mục tiêu là các văn bản nôi bộ đều thực hiện thông qua mạng.

• Tuy nhiên, ông Tuấn lại không hài lòng vì ông cần một hệ thống làm việc hoàn hảo hơn như họp từ xa, phê duyệt điện tử và những kỹ thuật hiện đại khác… chứ không chỉ việc chỉ chuyển đi các văn bản thông qua hệ thống máy tính.

• Ông Hùng bất ngờ !? Phải chi ông ấy nói từ trước

Câu hỏi thảo luận

• Theo bạn nguyên nhân vì sao ông Hùng không đáp ứng được sự kỳ vọng của Ông Tuấn

• Nếu bạn là ông Hùng thì bạn sẽ triển khai dự án này như thế nào?

Mục tiêu

• Ông Hùng còn mơ hồ về mục tiêu của dự án

• Ông Tuấn yêu cầu: “đơn giản hoá thông qua mạng máy tính nội bộ”

Là cách nhà tài trợ mô tả mục tiêu của dự án

• Ông Hùng nên mô tả chi tiết mục tiêu và phương pháp thực hiện của ông Tuấn trước khi thực hiện dự án

• Việc chi tiết hoá các mục tiêu và phương pháp thực hiện là công việc của nhóm chứ không phải là của nhà tài trợ Nếu nhà tài trợ làm điều này thì sẽ triệt tiêu tính sáng tạo của đội dự án (Hackman)

Thiếu sự tuyên bố

• Mọi người trong công ty không hiểu đều ông Hùng làm phục vụ cho mục đích gì của Công ty

• Họ chưa được thống báo để biết

• Ông Hùng chưa được giao quyền sử dụng nguồn lực để thực hiện dự án (mọi thứ đều bàn bạc với ông Tuấn)

• Ông Hùng chưa danh chính, ngôn thuận huy động các đơn vị khác trong tổ chức để lấy ý kiên hay sự giúp đỡ

Mục tiêu dự án của ông Trần (Đã nêu trong báo cáo nghiên cứu khả thi) – Bảo tồn đồng cỏ bàn thông qua nâng cao đời sống cho người dân từ cây cỏ bàn.

Từ mục tiêu đến kế hoạch

• Các nhóm công việc cụ thể được xác định

– Nhóm công việc nâng cao năng lực cộng đồng

– Nhóm công việc bảo tồn

– Nhóm công việc tham mưu xây dựng chính sách bảo tồn đồng

cỏ ở địa phương.

• Các nhóm công việc được mô tả khá chi tiết các nội dung: tiến độ, chi phí, trách nhiệm thành viên, nhà từ tư vấn…

Ông Trần và bản kế hoạch của ông Mạnh

• Sau khi lên kế hoạch chi tiết, ông Mạnh gửi đến ông Trần để phê duyệt.

• Tuy nhiên ông Trần không có ý kiến về bản kế hoạch của Ông Mạnh, Ông Mạnh không có bản kế hoạch nhà tài trợ phê duyệt.

• Ông Mạnh cứ theo bản kế hoạch của mình thực hiện Các bên có liên quan đến dự án biết được ý đồ của bản kế hoạch này (chính quyền địa phương, cộng đồng, các thành viên trong đội).

Khó khăn khi giải ngân

• Ông Mạnh không hiểu gì sao ông Trần không góp ý cho bản kế hoạch

• Nhưng mỗi lần ông Mạnh yêu cầu ông Trần giải ngân cho dự án thì ông Trần lại yêu cầu ông Mạnh báo cáo công việc triển khai và những công việc tiếp theo cần ngân sách.

• Ông Mạnh thật sự đau đầu với những lần tranh luận với ông Trần

về các khoản sắp chi cho dự án vì các thành viên trong đội đang cần nguồn lực để thực hiện

Vấn đề tuyển dụng nhân sự

• Trong kế bản kế hoạch ông Mạnh có đề cập đến nhân

sự thực hiện công tác quản lý địa bàn, am hiểu tiếng Campuchia

• Tuy nhiên khi ông Mạnh tuyển dụng nhân sự thì ông Trần lại phàn nàn rằng Ông Mạnh không xin ý kiến của ông

Tranh luận điều chỉnh mục tiêu

• Trong mục tiêu nâng cao năng lực cộng đồng từ sản xuất các mặt hàng thủ công khi tập trung sản xuất vào hợp tác xã.

• Ông Mạnh đề xuất nên phát triển thêm loại nguyên liệu khác không phải là cây bàn nhưng ông cho rằng ông Mạnh đã đi sai mục tiêu

Thảo luận

• Những tồn tại trên là do đâu?

• Nếu bạn là ông Mạnh bạn sẽ làm gì trong những ngày đầu khi triển khai dự án?

Thiếu sự cam kết của nhà tài trợ

• Ông Trần không có ý kiến về bản tuyên bố và kế hoạch triển khai

dự án Đó là sự thiếu cam kết của nhà tài trợ.

• Ông không giải ngân theo kế hoạch là do ông chưa phê duyệt ngân sách (có thể ông không hiểu về tầm quan trọng của bản kế hoạch)

• Khi các công việc trong kế hoạch được thực hiện thì ông Trần phản đối là do ông chưa hiểu nội dung của bản kế hoạch (tuyển dụng, điều chỉnh mục tiêu)

• Không phê duyệt bản kế hoạch đồng nghĩa với chưa giao quyền cho nhà quản lý cụ thể (tuy ển dụng)

Nội dung của bản tuyên bố dự án

• Tên nhà tài trợ

• Mối liên hệ giữa mục tiêu dự án và mục tiêu tổ chức

• Những lợi ích của dự án đối với tổ chức

• Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc

• Mô tả ngắn gọn về kết quả hay mục tiêu của dự án

• Ngân sách, các khoản phân phối và nguồn lực dành cho nhóm dự án

• Quyền hạn của nhà quản lý dự án

• Chữ ký của nhà tài trợ

• Ông Tuân ko nói rõ mục đích

• Ko cho ông Hùng biết rõ quyền hạn

• Ông T ko đưa ra mục tiêu, thiếu giám sát

• Ông Tuấn lỗi nhiều I

• Giám sát

• Đóng góp về hoạch định mục

• Mục tiêu không rõ

• Không co tuyên bố nội dung

• Lỗi ông Tuấn: kô nói rõ mục tiêu

• Lỗi ông Hùng: ko biết mục tiêu mà làm

• Nếu là ông Hùng:

– Hỏi rõ yêu cầu của ông Tuấn

– Lập kế hoạch trình cho ông Tuấn