Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 3.Phương pháp nghiên cứu 2 CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC,CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 3 1.1. Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động của UBND huyện Trực Ninh 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trực Ninh 3 1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện 3 1.2.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện: 4 CHƯƠNG 2. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 10 2.1. Hoạt động quản lí. 10 2.1.1. Tình hình về tổ chức văn thư 10 2.1.2. Tình hình về cán bộ: 10 2.1.3. Công tác văn thư của UBND huyện Trực Ninh được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND huyện 10 1. Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: 13 2.Đăng ký văn bản đến: 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Trực Ninh 16 2.2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi 17 2.2.3. Tổ chức giải quyết văn bản đến 21 2.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện 24 2.2.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Trực Ninh 25 2.3. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư chuyên trách 25 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁCVĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 26 3.1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư ở UBND huyện Trực Ninh 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2 Nhược điểm 26 3.1.3. Nguyên nhân. 27 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư 27 3.3 Đề xuất ý kiến và kiến nghị. 29 3.3.1 Đề xuất ý kiến 29 3.3.2 Kiến nghị 29 KẾT LUẬN 31

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3.Phương pháp nghiên cứu 2

CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC,CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 3

1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động của UBND huyện Trực Ninh 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trực Ninh 3

1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện 3

1.2.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện: 4

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 10

2.1 Hoạt động quản lí 10

2.1.1 Tình hình về tổ chức văn thư 10

2.1.2 Tình hình về cán bộ: 10

2.1.3 Công tác văn thư của UBND huyện Trực Ninh được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND huyện 10

1 Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: 13

2.Đăng ký văn bản đến: 14

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16

2.2.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Trực Ninh 16

2.2.2 Tổ chức quản lý văn bản đi 17

2.2.3 Tổ chức giải quyết văn bản đến 21

2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện 24

2.2.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Trực Ninh 25

2.3 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư chuyên trách 25

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁCVĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 26

3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư ở UBND huyện Trực Ninh 26

3.1.1 Ưu điểm 26

3.1.2 Nhược điểm 26

3.1.3 Nguyên nhân 27

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư 27

3.3 Đề xuất ý kiến và kiến nghị 29

3.3.1 Đề xuất ý kiến 29

3.3.2 Kiến nghị 29

KẾT LUẬN 31

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

04 HĐND& UBND Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

06 LĐTB& XH Lao động Thương binh và Xã hội

07 NN& PTNT Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài.

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt độngquản lí của nhà nước Hồ sơ ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cần phải đượcgiữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết, bên cạnh đó công việc của một cơ quan,

tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công tác làm vănthư có tốt hay không ,do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không điều đó cótác động trực tiếp đến hiệu quả, hiệu lực của công tác quản lí lãnh đạo Mặt khácnhững tài liệu chứa đựng nhưng thông tin bí mật về chính trị, an ninh quốc gia nênviệc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà cònphải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu

Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trongquá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu

có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Việc soạn thảo, banhành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tàiliệu lưu trữ còn quan trọng hơn Do đó, khi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đượcthành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch"trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảothông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trựctiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thôngtin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽhình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vìthế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan,

tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về mộtđầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý

thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại đây,không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làmvăn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Đây làsuy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần phảiđược nhìn nhận lại

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động củamỗi cơ quan, tổ chức, cũng chính từ lẽ đó em chọn đề tài này

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư và tổ chức biên chế ngành văn thư tại UBND huyện TrựcNinh tỉnh Nam Định

Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu tại phòng hành chính văn thư huyện Trực Ninh

Các vấn đề liên quan đến công tác văn thư huyện Trực Ninh

Mục đích nghiên cứu

Vấn đề công tác văn thư tại huyện Trực Ninh

3.Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu tài liệu

- Khảo sát thực tế

- Phương pháp quan sát

CHƯƠNG 1:

VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC,CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ

CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động của UBND huyện Trực Ninh

Trực Ninh là một huyện của tỉnh Nam Định , phía đông giáp huyện XuânTrường (sông Ninh Cơ là ranh giới tự nhiên, phía tây giáp các huyện NamTrực ,Nghĩa Hưng, phía nam giáp huyện Hải Hậu, phía bắc giáp tỉnh Thái Bình

Tổng diện tích đất tự nhiên của toàn huyện là 143,54 km2 ha

Dân số toàn huyện là 195760 người chủ yếu sinh sống bằng nghề nôngnghiệp Các ngành công nghiệp, tiểu thủ công cũng đang phát triển nhưng với tốc

độ chậm

Huyện Trực Ninh là một huyện trọng yếu về an ninh,chính trị quốcphòng.Đường 21 là mạch máu giao thông từ huyện tỏa ra muôn nơi, về phía namnối Trực Ninh với Hải Hậu ,Xuân Trường, về phía bắc lên thành phố Nam Địnhnối liền quốc lộ 1 và quốc lộ 10 đi khắp mọi miền đất nước Đường 65 là conđường lien huyện nối đường 21 và đường 55 qua hai huyện Nghĩa Hưng, Hải Hậu,giao thông đi lại thuận tiện là điều kiện tốt để huyện Trực Ninh phát triển kinh tế-

xã hội

1.2 Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trực Ninh

1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện

UBND huyện Trực Ninh là cơ quan chấp hành của HDND huyện và là cơquan hành chính Nhà nước ở địa phương thi hành việc quản lý Nhà nước trongphạm vi lãnh thổ của huyện mình theo Hiến pháp,Luật,các văn bản của cơ quanquản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnhvực ,cụ thể là:

-Phát triển kinh tế,Công nghiệp ,Nông nghiệp,Thương nghiệp ,Văn hóa,Xãhội, Giao dục, Y tế, Dịch vụ ,Thể dục thể thao,Báo chí,Công nghệ Môi trường…

-Thu chi Ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật , phối hợpvới các cơ quan để đảm bảo thu đúng,thu đủ ,thu kịp thời các loại thuế và cáckhoản thu khác

-Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật,các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùngcấp ,tổ chức kinh tế-xã hội,đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương

-Bảo đảm an ninh,chính trị,trật tự an toàn xã hội,thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân,thực hiện chế

độ nghĩa vụ quân sự Quản lý hộ tịch,hộ khẩu ở địa phương,quản lý cư trú,đi lạicủa người ngoài địa phương

-Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và côngdân,bảo vệ quyền tự do,dân chủ của nhân dân

-Quản lý tổ chức biên chế lao động tiền lương,bảo hiểm xã hội

UBND huyện Trực Ninh làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,tập thểlãnh đạo,cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương quyết định theo đasố.Phát huy quyền làm chủ của nhân dân,tăng cường pháp chế XHCN,ngăn chặncác biểu hiện quan lieu,lãng phí,tham nhũng,cửa quyền,hách dịch và một số biểuhiện thiếu tích cực khác xuất hiện trong cơ quan,cán bộ công chức trong bộ máy cơquan

UBND huyện có trách nhiệm chỉ đạo,điều hành thực hiện các nhiệmvụ,chương trình công tác tuần,tháng,năm đã đề ra,quản lý,hướng dẫn các xã tronghoạt động quản lý Nhà nước

1.2.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện:

UBND huyện Trực Ninh là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địaphương thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của

Luật Tổ chức HĐND và UBND.

Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch UBND,là người phụ trách chung,làngười lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND huyện,đôn đốckiểm tra công tác của huyện,chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấpdưới và các phòng ,ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện,trừ các vấn đề thuộcthẩm quyền tập thể của UBND huyện Mặt khác Chủ tịch UBND phải chịu tráchnhiệm cá nhân về những nhiệm vụ,quyền hạn được giao riêng cho mình và cùngcác thành viên của UBND chịu trách nhiệm của UBND huyện và cấp trên

Phó chủ tịch UBND huyện gồm 3 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch:+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế- Tài chính;

+01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội- Giao dục;

+01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Công-Nông nghiệp

Các phó chủ tịch UBND huyện được phân công chỉ đạo một số lĩnh vựccông tác,chỉ đạo,điều hành hoạt động một số phòng,ban ngành chuyên môn củaUBND huyện,cụ thể:

-Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế-Tài chính: chịu trách nhiệm về quản lýNhà nước về công tác thu chi ngân sách,hoạt động kinh tế,tài chính,giao thongcông chính,khoa học công nghệ,doanh nghiệp,thương mại,du lịch quản lý đấtđai,xây dựng địa bàn huyện,địa chính,quản lý thị trường,ban quản lý dự án

-Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội-Giao dục: Chịu trách nhiệmtrực tiếp về quản lý Nhà nước trên các hoạt động về văn hóa-xã hội trên địa bànhuyện,trực tiếp quản lý các đơn vị như phòng Văn hóa Thông tin,Phòng Giáo dục

và Đào tạo, Phòng Y tế,Phòng Lao động Thương binh và Xã hội,Hội chữ thậpđỏ,Hội Nông dân,Hội Cựu chiến binh…

-Phó Chủ tịch phụ trách khối Công-Nông nghiệp: Chịu trách nhiệm về cáchoạt động thuộc lĩnh vực công nghiệp,nông nghiệp trên địa bàn huyện

Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo,giải quyết các công việc thuộc phạm

vi được phân công và chịu trách nhiệm trước cá nhân trước Chủ tịch,tập thểUBND huyện,HĐND huyện về những quyết định,những ý kiến chỉ đạo,điềuhành,những kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công, cùng với tập thểUBND tỉnh, Huyện ủy và UBND huyện

Ngoài ra còn có các hội như: Hội CCB, Hội NCT,Hội Chữ thập đỏ,HộiNông dân, Hội nạn nhân chất độc màu da cam,Đội Quản lý thị trường…

Các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoạt động theo chứcnăng và nhiệm vụ của mình và giúp việc cho Chủ tịch và các Phó chủ tịch Chứcnăng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc UBND huyện Trực Ninh được quyđịnh như sau:

1.Phòng Nội vụ: Tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước trên các lĩnh vực: tổ chức,biên chế các cơ quan hành chính,sự nghiệp nhànước;cải cách hành chính;chính quyền địa phương;địa giới hành chính;cán bộ côngchức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã, thị trấn,hội,tổ chức phi chínhphủ,văn thư,lưu trữ nhà nước,tôn giáo,thi đua,khen thưởng

2.Phòng Tư pháp: Tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra,xử lý vănbản quy phạm pháp luật;phổ biến,giáo dục pháp luật;kiểm tra,xử lý văn bản quyphạm pháp luật,phổ biến,giáo dục pháp luật;thi hành án dân sự;chứng thực;hộtịch;trợ giúp pháp lý;hòa giải ở cơ sở và các công tác thư pháp khác

3.Phòng Tài chính-Kế hoạch:Tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính;tài sản;kế hoạch đầu tư,đằng ký kinhdoanh;tổng hợp;thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã,kinh tế tập thể,kinh tế tưnhân

4.Phòng Tài nguyên và Môi trường:Tham mưu ,giúp UBND huyện thựchiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất;tài nguyên nước;tài nguyên

khoáng sản;môi trường;khí tượng thủy văn;đo đạc,bản đồ.

5.Phòng Văn hóa-Thông tin-Thể thao:Tham mưu,giúp UBND huyện thựchiện chức năng quản lý nhà nước về văn hóa,gia đình,thể dục;thẻ thao;du lịch;bưuchính;viễn thông và Internet;công nghệ thong tin;hạ tầng thông tin,phát thanh báochí,xuất bản

6.Phòng Giao dục và Đào tạo:Tham mưu giúp UBND huyện,thực hiện chứcnăng nhiệm vụ quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm:mụctiêu,chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo;tiêu chuẩn nhà giáo và tiêuchuẩn cán bộ quản lý giáo dục;tiêu chuẩn cơ sở vật chất,thiết bị trường học và đồchơi trẻ em;quy chế thi cử và cấp văn bằng,chứng chỉ;đảm bảo chất lượng giáo dụcvào đào tạo

7.Phòng Y tế:Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về chăm sóc và bảo về sức khỏe nhân dân gồm: y tế cơ sở,y tế dựphòng,khám,chữa bệnh,phục hồi chức năng;y dược cổ truyền;thuốc phòngbệnh,chữa bệnh cho người;mỹ phẩm;vệ sinh an toàn thực phẩm;bảo hiểm ytế;trang thiết bị y tế;dân số

8.Phòng Thanh tra:Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về công tác thanh tra,giải quyết khiếu nại,tố cáo trong phạm vi quản lýnhà nước của UBND thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn thanh tra giải quyết khiếunại,tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

9.Văn phòng HĐND và UBND:Tham mưu tổng hợp cho UB về hoạt độngcủa UBND;tham mưu,giúp UBND về công tác dân tộc ;tham mưu cho Chủ tịchUBND về chỉ đạo điều hành của Chủ tịch UBND;cung cấp thông tin phục vụ quản

lý và hoạt động của HĐND và UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương đảmbảo cơ sở vật chất,kỹ thuật cho hoạt động của UBND-UBND

10.Phòng Công thương:Phòng kinh tế thuộc UBND huyện tham mưu,giúpUBND thực hiện chức năng quản lý về tiểu thủ công nghiệp;khoa học và công

nghệ;công nghiệp;thương mại;nông nghiệp;lâm nghiệp;thủy lợi;thủy sản;phát triểnnông thôn;phát triển kinh tế hộ,kinh tế trang trại nông thôn,kinh tế hợp tác xã nônglâm,ngư nghiệp gắn với ngành nghề,làng nghề nông thôn trên địa bàn.

11.Phòng NN và PTNT :Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý Nhà nước về nông nghiệp,thủy lợi,phát triển nông thôn,phát triển kinh tế

hộ ,kinh tế trang trại nông thôn,kinh tế hợp tác xã nông nghiệp gắn với ngànhnghề,làng nghề nông thôn

12.Phòng LĐTB và XH:Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý Nhà nước về các lĩnh vực lao động,việc làm,dạy nghề,tiền lương,tiềncông,bảo hiểm xã hội,bảo hiểm thất nghiệp,an toàn lao động,người có công,bảo hộ

xã hội,bảo vệ và chăm sóc trẻ em,phòng chống tệ nạn,bình đẳng giới…

13.Phòng Thống kê:Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý Nhà nước về lĩnh vực thống kê dân số,thống kê tình hình phát triển kinhtế-xã hội

*Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện:

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN

TRỰC NINH 2.1 Hoạt động quản lí.

Cán bộ văn thư của cơ quan có trình độ nghiệp vụ công tác,có kinh nghiệm

và được đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tại chức doCục Văn thư Lưu trữ tổ chức hoặc các Trường đào tạo về nghiệp vụ Văn thư Lưutrữ

2.1.3 Công tác văn thư của UBND huyện Trực Ninh được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND huyện

Lãnh đạo UBND luôn đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư trong toàn cơquan và các đơn vị trên địa bàn Huyện

Công tác văn thư ở UBND các cấp có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạtđộng quản lý Nhà nước do đó rất được các cấp lãnh đạo quan tâm nên hầu như cáckhâu của công tác văn thư đều được thực hiện rất tốt.Nội dung công tác văn thư ởUBND các cấp gồm:

Soạn thảo và ban hành văn bản:

Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của UBND các cấpcần thực hiện:

-Xác định các loại và hình thức văn bản thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụcủa UBND các cấp;

-Lựa chọn các thông tin để đảm bảo tính đúng đắn,tính khả thi;

-Trình bày đảm bảo chính xác,đúng thể thức và kỹ thuật;

-Ngôn ngữ: sử dụng ngôn ngữ hành chính công vụ;

-Việc ban hành phải nhanh chóng,kịp thời;

-Trách nhiệm soạn thảo: cần phân công đơn vị chủ trì,tổ chức soạn thảo đảmbảo tính khoa học và hợp lý trong quá trình thực hiện

Việc trình bày thể thức văn bản được quy định tại Thông tư BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Theo quy định trong Thông tưnày thì văn bản ban hành phải có đầy đủ 9 thành phần thể thức cơ bản sau:

55/2005/TTLT-1.Quốc hiệu,

2.Tên cơ quan,tổ chức ban hành văn bản,

3.Số,ký hiệu của văn bản,

4.Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản,

5.Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản,

6.Nội dung văn bản,

7.Chức vụ,họ tên,và chữ ký của người có thẩm quyền,

8.Dấu của cơ quan tổ chức,

9.Nơi nhận,

Ngoài ra còn một số thành phần khác như: dấu chỉ mức độ khẩn,mật;cácthành phần thể thức như địa chỉ cơ quan tổ chức,các chỉ dẫn về phạm vi lưuhành,ký hiệu người đánh máy,nếu có phụ lục thì phải có chỉ dẫn về phụ lục đó;thểthức sao văn bản.

Việc quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ ban hành về công tác vănthư.Theo nghị định này thì việc quản lý và giải quyết văn bản bao gồm các côngviệc: Quản lý và giải quyết văn bản đi,đến;quản lý và sử dụng con dấu trong côngtác văn thư,lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

Tổ chức quản lý văn bản đi:

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm Văn bản quy phạm phápluật,văn bản hành chính thông thường,văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao vănbản,văn bản lưu chuyển nội bộ,văn bản mật…) do cơ quan,tổ chức phát hành đượcgọi chung là văn bản đi

Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi gồm:

1.Trình ký: Văn bản trước khi trình ký phải qua bộ phận tổng hợp của Vănphòng kiểm tra tính pháp lý,chuyên môn và phân phạm vi chức trách phân công.Nếu văn bản không đúng yêu cầu đơn vị soạn thảo tiếp;

2.Kiểm tra thể thức,hình thức,kỹ thuật trình bày ghi số,ngày tháng ban hànhvăn bản:

Kiểm tra thể thức,hình thức, kỹ thuật trình bày với mục đích đảm bảo tínhchính xác và đúng quy định của văn bản trước ban hành

Ghi số, ngày tháng ban hành văn bản nhằm mục đích quản lý số lượng vănbản ban hành và kiểm soát thời gian văn bản được ký,văn bản có hiệu lực pháp lý

3.Đóng dấu cơ quan và một số dấu khác: Dấu là thành phần khẳng định giátrị pháp lý,tính chân thực của văn bản khi thi hành.Khi đóng dấu phải đảm bảođúng quy định của Nhà nước

4.Đăng ký văn bản đi: Đăng ký văn bản đi là ghi chép hoặc cập nhật các dữliệu thông tin của văn bản của các cơ quan đã phát hành đồng thời phục vụ choviệc tra tìm.

Khi đăng ký văn bản đi phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+Chính xác, đầy đủ các thông tin văn bản đi

+Không được viết tắt

+Văn bản gửi đi ngày nào cũng phải đăng ký ngay ngày hôm đó

5 Làm thủ tục,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Phảiđảm bảo chính xác, đúng đối tượng,kịp thời đồng thời đảm bảo bí mật nội dungthông tin trong văn bản

6 Lưu văn bản đi: Bản lưu là văn bản đi được giữ lại ở văn thư cơ quan.Bản lưu giữ ở văn thư phải là bản làm ra đầu tiên, có chữ ký trực tiếp của người cóthẩm quyền

Có hai cách sắp xếp văn bản lưu là: sắp xếp theo thời gian hoặc sắp xếp theotên loại

Đăng kí văn bản đến

Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng,văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan ,tổ chức được gọi chung là văn bản đến

Nội dung và nghiệp vụ quản lý văn bản đến gồm:

1 Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:

Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến bảo đảm chính xác các bì văn bản đến cơquan, tránh tình trạng nhầm, nhận không đủ số lượng bì không nguyên vẹn

Khi phân loại, bóc bì, đóng dấu đến phải bảo đảm theo đúng quy định của

cơ quan, của Nhà nước, bảo đảm đúng kĩ thuật Văn bản đến được đóng dấu đếntức là văn bản đó đã qua văn thư cơ quan, việc này giúp cơ quan quản lý tập trungthống nhất văn bản đến cơ quan

2.Đăng ký văn bản đến:

Mục đích của việc đăng ký văn bản đến là theo dõi số lượng, thứ tự, nội

dung của các văn bản đến cơ quan trong một năm

Nguyên tắc của việc đăng ký là phải rõ rang, chính xác, không tẩy xóa,không viết tắt, không dung bút chì, bút mực đỏ, vào sổ theo quy định của Nhànước

2 Trình văn bản đến cho lãnh đạo để xin ý kiến phân phối và hướng giảiquyết: Trình văn bản đến là báo cáo toàn bộ văn bản đến trong ngày của cơ quanlên lãnh đạo

Nguyên tắc trình văn bản đến: Phải bảo đảm trình ngay,đủ, theo đúng quyđịnh cơ quan

4 Sao văn bản đến: Trên cơ sở ý kiến lãnh đạo yêu cầu sao văn bản cán bộ văn thư phải có trách nhiệm tổ chức sao để đảm bảo cho quá trình giải quyết văn

bản đến

Sao gồm có các loại: sao y bản chính, sao lục và trích sao

Có thể sao bằng phương pháp photocopy hoặc đánh máy lại Bản sao phải

có thể thức sao theo đúng quy định để đảm bảo tính chính xác cho quá trình thihành

5.Chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cán bộ cơ quan: Bước này chỉ đượcthực hiện sau khi Thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền cho ý kiến phânphối và hướng giải quyết

Khi chuyển giao phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ đồngthời yêu cầu người, đơn vị nhận ký vào sổ chuyển giao để tránh thất lạc

6.Tổ chức giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

Nguyên tắc tổ chức giải quyết văn bản đến:

-Theo phân công của Thủ trưởng cơ quan, công việc này thuộc quyền củađơn vị, cán bộ chuyên môn;