Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo của phòng Giáo dục huyện và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết cô
Trang 1Mục lục
Trang
2.2 Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 4
2.4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục,
I ĐẶT VẤN ĐỀ:
1 Lý do chọn đề tài:
Trường THCS Xuân Châu đóng trên địa bàn xã miền núi của huyện Thọ Xuân, điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương còn gặp rất nhiều khó khăn Nhân dân trong
xã chủ yếu là làm nông nghiệp Trước tình hình đó, Chi bộ, Ban giám hiệu cùng toàn thể cán bộ, giáo viên quyết tâm xây dựng thành công trường THCS đạt chuẩn Quốc gia
Trang 2Cùng Đảng bộ, chính quyền và nhân dân xã đạt mục tiêu là xã miền núi đầu tiên trong huyện có 3 cấp học đạt chuẩn quốc gia, góp phần xây dựng thành công xã nông thôn mới
Sau khi nghiên cứu Thông tư số 47/2012/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) quy định trường THCS đạt chuẩn Quốc gia Chúng tôi nhận thấy đây là việc khó khăn đối với trường chúng tôi Trong những khó khăn đó có việc thiết lập hồ
sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD - ĐT quy định Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi với chức năng nhiệm vụ là nhân viên hành chính, luôn luôn tư duy, trăn trở suy nghĩ không biết làm thế nào để thực hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao, sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm và thuận lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia Đó là lý do tôi chọn đề tài này
2 Mục đích :
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo của phòng Giáo dục huyện và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư - lưu trữ Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện
Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán
bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc Biến cái khó thành cái
dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao
3 Thực trạng:
Trường THCS Xuân Châu là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của Phòng GD&ĐT huyện Thọ Xuân về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà trường Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã về việc phấn đấu xây dựng nhà trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2015-2020 Do vậy với công việc của người làm công tác văn thư –lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành bộ hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn
Trong quá trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hết những khó khăn, trở ngại trong quá trình làm công việc này
Thực tế việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp không khoa học Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng
Trang 3Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Công tác văn thư, lữu chữ và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của nhà trường còn chưa đáp ứng được yêu cầu
Trước thực trạng trên, trong khi nhà trường bắt tay vào xây dựng trường chuẩn quốc gia Bản thân tôi là nhân viên hành chính luôn tư duy, tìm tòi để có sáng kiến tốt nhất giúp lãnh đạo nhà trường trong việc thiết lập hồ sơ
4 Phạm vi nghiên cứu:
Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một
bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị Cán bộ viên chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ
Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
5 Phương pháp nghiên cứu
Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu Mỗi công việc có liên quan với nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân viên văn thư phải làm; đặc biệt là trong việc xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia.Vì vậy tôi cần phải có phương pháp cải tiến công tác và săp xếp các loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu quả
6 Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà trường điều hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và báo cáo thông tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh đạo ngành…giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà nước, với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv…
II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1 Cơ sở lý luận:
Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các
cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại
Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an
toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 4Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúp cho Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải được trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan trọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ Quản lý hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định, như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người thực hiện công việc
2 Thời gian nghiên cứu :
- Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về xác lập hồ sơ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của mình Muốn vậy bản thân tôi phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết công việc trước mắt và đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài
- Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần nắm vững một số nội dung sau để xử lý có hiệu quả:
+ Nhận và vào sổ công văn đến
+ Vào sổ và gửi công văn đi
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu
+ Lập hồ sơ; phân loại và lưu trữ hồ sơ
Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chính khác; tất
cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối năm lại nộp cho bộ phận văn thư lưu trữ Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằng ngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện Như vậy, việc lập hồ sơ được tiến hành theo từng thời gian, từng công việc Khi công việc kết thúc thì hồ sơ đó kết thúc, đồng thời hồ sơ của việc đó phải được lập xong để lưu trữ, khi cần thiết thì đem ra tra cứu
Việc lập hồ sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa học tạo điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường học một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát tài liệu Do đó, những năm gần đây bộ máy hành chính của trường từ hiệu trưởng đến các tổ công tác được thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều,
Trang 5đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ của nhà trường và của ngành trong thời gian qua
3 Giải pháp thực hiện :
a Lập hồ sơ theo quy định :
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ
b Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi:
Theo Thông tư 47/2012 của Bộ GD&ĐT về các tiêu chuẩn quản lý nhà trường quy định các loại hồ sơ trường chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lập một số loại hồ
sơ và nên sắp xếp như sau:
THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
Chung Chi
tiết
TIÊU CHUẨN I: HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG
12 05 05 Sổ quản lý văn bằng chứng chỉ
16 08 08a Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên 2012-2015
Trang 619 09 09a Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh 2012-2013
16 Hồ sơ chi bộ
17 Hồ sơ công đoàn
18 Hồ sơ đoàn thanh niên
19 Hồ sơ đội
Trang 758 19d QĐ công nhận danh hiệu 2012-2015
20 Ban kiểm tra nội bộ trường
21 Hồ sơ tổ chuyên môn
22 Hồ sơ tổ hành chính
TIÊU CHUẨN II - HỒ SƠ CÁN BỘ GIÁO VIÊN - NHÂN VIÊN
Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên
75 23 23a Hồ sơ cán bộ giáo viên tổ tự nhiên
76 23b Hồ sơ cán bộ giáo viên tổ xã hội
77 23c Hồ sơ cán bộ nhân viên tổ hành chính
TIÊU CHUẨN III: HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC
27 Hồ sơ hoạt động ngoài giờ lên lớp
28 Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên
29 Hồ sơ hoạt động chuyên môn
30 Hồ sơ về chuyên đề đổi mới PPGD
Trang 890 30b Báo cáo triển khai chuyên đề đổi mới PPGD 2012-2015
31 Hồ sơ dạy hướng nghiệp
32 Hồ sơ dạy tự chọn
33 Hồ sơ các cuộc vận động, các phong trào thi đua
95 33a KH hưởng ứng cuộc vận động "Nói không… Trong
GD"
2012-2015
96 33b Kế hoạch hoạt động kỉ niệm các ngày lễ lớn trong năm 2012-2015
34 Hồ sơ phổ cập THCS
35 Hồ sơ dạy bồi dưỡng + phụ đạo
TIÊU CHUẨN IV - HỒ SƠ CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ THIẾT BỊ
38 Hồ sơ của phòng thí nghiệm và thực hành
104 38a Nội quy của phòng thí nghiệm, thực hành, phòng vi tính
106 38c Sổ theo dõi nhập thiết bị, đồ dùng dạy học hàng năm 2012-2015
39 Hồ sơ thư viện
115 39f Biên bản kiểm tra công nhận và QĐ công nhận TV
chuẩn
2012-2015
40 Hồ sơ y tế
Trang 9119 40d Sổ theo dõi khám chữa bệnh thường xuyên 2012-2015
41 Hồ sơ thể chất
122 41b Báo cáo tổng kết công tác GD thể chất trong nhà trường 2012-2015
123 41c KH ngoại khoá TDTT - Tổ chức HKPĐ hàng năm và
bồi dưỡng HS năng khiếu
2012-2015
TIÊU CHUẨN V - CÔNG TÁC XÃ HỘI HOÁ GIÁO DỤC
Công tác xã hội hoá giáo dục
124 42 42a Kế hoạch + báo cáo công tác xã hội hoá giáo dục 2012-2015
127 42d Báo cáo kết quả huy động các nguồn lực XD CSVC 2012-2015
133 43f Biên bản nhận - bàn giao học sinh với địa phương trong
hè
2012-2015
HỒ SƠ CHUNG
135 45 45a Biên bản tự kiểm tra và đề nghị xét công nhận trường chuẩn của cấp
quản lí
136 45b Báo cáo quá trình thực hiện các tiêu chuẩn
137 45c Các loại biên bản và phiếu kiểm tra
138 45d Sơ đồ quy hoạch của Nhà trường
Công tác kiểm tra công nhận trường THCS chuẩn Quốc gia
Buổi làm việc của đoàn kiểm tra trường THCS đạt chuẩn quốc gia
c Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng
Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản
lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại
Trang 10- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ Trang bên trong
học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng
ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên
- Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu sót
mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm
Lưu hồ sơ học sinh
d Sổ đăng bộ:
Đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng trường chuẩn, nó đánh giá quá trình đào tạo trong một cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường sổ đăng bộ chỉ
là một loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thôi nhưng trong tiêu chuẩn 4.Sổ đăng bộ mới là một phần quan trong trong quá trình đào tạo ,chất lượng giáo dục của nhà trường trong một khóa học
- Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định)
- Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ còn lại bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu…Đây là kết quả của quá trình đào tạo để làm công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn
- Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt
+ Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục)
+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học)
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến,
bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng
+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong mỗi năm học)
+ Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết
e Sổ quản lý việc cấp phát bằng.
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền Nhờ vậy đã giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản
số bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ
g Hồ sơ Cán bộ công chức