Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại cục hải quan thành phố hải phòng

Theo đó, việc hiện đại hóa công tác văn thư bằngphương pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISOvào công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý v

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Luận văn cótrích dẫn, tham khảo nội dung của một số tài liệu tham khảo và kết quả nghiêncứu là trung thực

Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2018

Trần Ngọc Tú

Xin trân trọng cảm ơn

Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2018

Trần Ngọc Tú

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 9

1.1.Những vấn đề chung về công tác văn thư 9

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 9

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 11

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư 16

1.1.4 Yêu cầu đối với công tác văn thư 17

1.1.5 Ý nghĩa của công tác văn thư 19

1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 20

1.2.1.Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 20

1.2.2 Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức 22

1.2.3 Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức 23

1.2.4 Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư. 24

1.3 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 26

1.3.1 Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 26

1.3.2 Sự khác biệt giữa hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 9001:2008 28

Tiểu kết chương 1 30

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG 31

2.1 Khái quát về Cục Hải quan Hải Phòng 31

2.1.1.Lược sử về Cục Hải quan Hải Phòng 31

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của bộ phận áp dụng hệ thông quản lý

chất lượng ISO 9001:2008 tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 32

2.1.3.Sự cần thiết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 35

2.2.Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng. 36

2.2.1.Xây dựng chính sách và xác định mục tiêu đối với công tác văn thư khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 36

2.2.2.Công tác tổ chức triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư 46

2.3 Đánh giá áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 54

2.3.1.Những mặt đã đạt được áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 54

2.3.2.Những mặt hạn chế 57

2.3.3 Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế 58

Tiểu kết chương 2 60

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG 61

3.1 Định hướng hiện đại hóa công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 61

3.2 Yêu cầu đặt ra đối với việc tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 65

3.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 66

3.3.1.Xây dựng đội ngũ cán bộ công chức chuyên trách làm việc trong công tác văn thư. 67

3.3.2 Áp dụng công nghệ thông tin và tăng cường cơ sở vật chất 68

3.3.3 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 thay thế ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan

thành phố Hải Phòng 70

3.3.4.Nâng cao nhận thức về nội dung, vai trò, mục đích của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 71

Tiểu kết chương 3 73

KẾT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

PHỤ LỤC 81

DANH MỤC VIẾT TẮT

HTQLCL : Hệ thống quản lý chất lượng.TCVN : Tiêu chuẩn Việt Nam

UBND : Ủy ban nhân dân

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn.

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên không thể thiếu của mọi

cơ quan, tổ chức, đặc biệt trong hoạt động quản lý Nhà nước Ngay sau khi cáchmạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã xây dựng hành lang pháp lý, quyđịnh cụ thể về công tác văn thư Chính Phủ đã ban hành nghị định 142/CP năm

1963 “điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ” đề cập một cách

có hệ thống đối với công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nhiều côngviệc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận Làm tốt công tác văn thư bảođảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng côngtác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống nạn quan liêu, giấy tờ Trong khiChính Phủ quyết tâm xây dựng “Chính Phủ kiến tạo” hành động vì dân và doanhnghiệp thì chất lượng công tác văn thư được nâng cao đang là thể hiện rõ nétnhất sự cải cách của nền hành chính phục vụ nước ta

Hiện nay, cách mạng của khoa học công nghệ 4.0 đang mang đến thay đổimang tính chất đột biến về khoa học và công nghệ cao, nhất là thay đổi mạnh mẽ

về công nghệ thông tin và các phương tiện hiện đai Chính điều này tạo điềukiện để áp dụng chuẩn ISO vào hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành nói chung,đặc biệt là công tác văn thư Theo đó, việc hiện đại hóa công tác văn thư bằngphương pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISOvào công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi vàđến, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lýcủa cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết cho quá trình hội nhập

Cải cách hành chính để đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của Cục Hải quanHải Phòng nói riêng, của các đơn vị hành chính nói chung là vô cùng cần thiết.Cải cách hành chính giúp các đơn giản hóa thủ tục, góp phần giải quyết vấn đề

về tính minh bạch, môi trường kinh doanh và năng lực cạnh tranh, nâng cao cácgiá trị đất nước Công tác cải cách hành chính ở Cục Hải quan Hải quan tác

động đến thời gian và tốc độ xử lý công việc của cán bộ, công chức; tiền bạc củadoanh nghiệp Việc xử lý công việc của cán bộ, công chức tại Cục Hải quan HảiPhòng dựa vào văn bản quy định của các bộ ngành liên quan Vậy nên, cải cáchcông tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng đặc biệt là chất lượng của công tácvăn thư là công việc quan trọng trong cải cách hành chính, để xây dựng uy tín vàniềm tin của doanh nghiệp đối với Cục Hải quan Hải Phòng.

Trong những năm gần đây Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã áp dụngnhiều giải pháp, ứng dụng một vài tiến bộ về phương pháp quản lý tuy nhiên côngtác văn thư vẫn bộc lộ nhiều tồn tại như xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu; soạn thảovăn bản vẫn chưa đúng thể thức; quản lý công văn đi, đến còn chậm; tìm, tra tài liệucòn khó khăn…Thực trạng công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòngcho thấy cần thiết phải nâng cao chất lượng công tác văn thư

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn cần nâng cao chất lượng công tác văn thư tại

Cục Hải quan thành phố Hải Phòng, chúng tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại Cục hải quan thành phố Hải Phòng”.

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

+ Có rất nhiều công trình, đề tài, nghiên cứu về hệ thống quản lý chất lượng ISO ở Việt Nam tiêu biểu như sau:

- TS Nguyễn Lệ Nhung “Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn Việt Nam ISO 9001 :2000 vào công tác văn thư - lưu trữ”, tại Trung tâmnghiên cứu khoa học về đề tài Bài nghiên cứu khoa học đã khái quát về lýthuyết, các yêu cầu chung của ISO để áp dụng trong công tác văn thư – lưu trữ,các bước tiến hành triển khai, nhưng chưa có đánh giá về ưu nhược điểm khi ápdụng ISO 9001:2000 vào thực tế

- Dương Thị Huyền Ngọc (2016), “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại văn phòng HĐND– UBND huyện Nam Đàn giai đoạn 2015 – 2016, trường đại học Nội vụ Đề tài

đã nghiên cứu về thực trạng hạn chế trong công việc văn thư – lưu trữ, đảm bảo

thông tin và hậu cần liên quan đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn.

- Nguyễn Thanh Hà, (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và công nghệ, Luận văn thạc sỹ công Luận văn nghiên cứu việc

hiện đại hóa công tác văn thư bằng cách áp dụng hệ thống quản lý chất lượngISO tại Viện hàn lâm Khoa học và công nghệ

- Nguyễn Đình Phan, Đăng Ngọc Sự (2012), Cuốn sách “Giáo trình quản trịchất lượng” của tác giả, Nxb Đại học bản Kinh tế quốc dân, Hà Nội đã cung cấprất nhiều kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng ISO; phân tích khách hàng và

sự thỏa mãn của khách hàng, kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ, chi phí

- Dich Luong (2015), “Hệ thống quản lý chất lượng các yêu cầu ISO9001:2015” cho thấy một cách rõ ràng các yêu cầu trên lý thuyết để áp dụngthành công Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

- Nhóm học viên cao học của trường đại học kinh tế Thành phố Hồ ChíMinh (năm 2014), “Phân tích thực trạng áp dụng ISO 9001:2008 tại SATC” xácđịnh các yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 củamột tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu củakhách hàng và phù hợp với các chế định, và cũng là cơ sở để duy trì tổ chức,không ngừng cải tiến để nâng cao hiệu quả Đề tài phân tích chuyên sâu về quản

lý chất lượng sản phẩm, không phân tích về Hệ thống quản lý chất lượng đối vớicông tác văn thư

- Vũ Thị Mai Lan “ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tácvăn thư – lưu trữ của Bộ Tài nguyên và môi trường” của nghiên cứu, xuất phát

từ thực trạng đề ra giải pháp cho việc ứng dụng công nghê tin trong quản lýcông tác văn thư – lưu trữ tại Bộ tài nguyên và môi trường

Các tác phẩm nghiên cứu đa dạng không chỉ nghiên cứu việc áp dụng hệthống quản lý chất lượng ISO vào công tác hành chính của một số cơ quan màcòn nghiên cứu việc áp dụng ISO ở doanh nghiệp tư nhân Các tác phẩm đưa ra

được thực trạng, những vấn đề cần giải quyết nhưng hạn chế các tác phẩm đưa

ra chưa nhiều, phần thành tựu nổi bật hơn hạn chế

+ Tại các nước khác đã có nhiều tác phẩm, đề tài nghiên cứu về hệ thống quản lý chất lượng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng:

- Behnam Neyestani (2016) "Impact of ISO 9001 Certification on theProjects' Success of Large-Scale (AAA) Construction Firms in the Philippines".Mục đích của nghiên cứu này là xác định ảnh hưởng của Hệ thống chất lượngISO 9001:2008 đối với các dự án công ty xây dựng quy mô lớn tại Metro ManilaPhilipines Nghiên cứu phân tích số liệu thống kê để tìm kết quả và đưa ra kếtluận thông qua việc khảo sát ngẫu nhiên 67 nhà quản lý tại Manila

- Uwaramutse Charles (2015) “Certification to ISO 9001:2008 standard andmarket competitiveness of local manufacturing companies in Rwanda: a casestudy of sulfo Rwanda industries ltd”, University of Lay Adventists of Kigali.Tác giả khẳng định tại Rwanda, không có nhiều công ty cam kết tuân thủ cácyêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng, điều mà hữu ích cho việc tiếp cận thịtrường Mặc dù, các công ty tuân thủ theo hệ thống quản lý chất lượng đã đạtđược sự thừa nhận về chất lượng sản phẩm và dịch vụ ở cấp quốc tế Sự khácbiệt giữa việc cam kết và không cam kết tạo ra hai kết quả rõ ràng Tuy nhiên, ởRwanda chưa có nghiên cứu nào được thực hiện về vai trò của hệ thống quản lýchất lượng ISO đối với khả năng cạnh tranh trên thị trường Nghiên cứu của tácgiả nhằm làm rõ sự ảnh hưởng của hệ thống quản lý chất lượng ISO đến khảnăng cạnh tranh trên thị trường ở Rwanda

- P.M.C Thilakarathne, S.K.C Chithrangani (2014) “A study on analysis ofmanagerial attitudes towards ISO 9001:2008 quality management systemintroduction and implementation process in Sri Lank„„ khẳng định „„Chứng nhậnISO sẽ giúp các tổ chức nâng cao chất lượng, hiệu quả và cải tiến truyền thông„„.Việc áp dụng ISO 9001:2008, phụ thuộc vào chính bản thân công ty Công typhải nhận thức được áp dụng ISO 9001:2008 là việc đúng đắn và vô cùng quảntrọng Bài nghiên cứu phân tích về các yếu tố đằng sau việc thực hiện hệ thống

quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cho cả công ty và tổ chức chứng nhận Để cảithiện chất lượng đó là động cơ thúc đẩy cho công ty hoàn thành mục tiêu Ápdụng ISO 9001:2008 giúp các công ty có được sự hài lòng của khách hàng, nângcao nhận thức về chất lượng và giảm thời gian sản xuất Việc nghiên cứu tại SriLanka cho thấy các công ty đang tìm kiếm hệ thống quản lý chất lượng phù hợpvới tổ chức mình.

- Asif Khan (2016) "Motives and benifits of ISO 9001 quality managermentsystem an empirical study of indian smes" tại Ấn Độ xác định về

lợi ích của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đối với các doanh nghiệp sảnxuất và dịch vụ Ấn Độ Tác giả đã cung cấp những bằng chứng thực tế lý do vìsao doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ tại Ấn Độ lại áp dụng hệ thống quản lýchất lượng 9001:2008 Chứng nhận ISO 9001:2008 được coi như là công cụ cảithiện lợi nhuận và thúc đẩy các tổ chức theo đuổi nó sự khác biệt về chất lượngtrong sản xuất

- Srđan Medić, Biljana Karlović and Zrinko Cindrić (2016) "New standardISO 9001:2015 and its effect on organisations" Tác giả coi hệ thống quản lýchất lượng ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thốngquản lý chất lượng (QMS) Tổ chức thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn đểchứng tỏ khả năng về cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầucủa khách hàng Đó là tiêu chuẩn phổ biến nhất của loạt sản phẩm ISO 9001 vàtiêu chuẩn duy nhất trong loạt sản phẩm Các tổ chức có thể xác nhận phiên bảnmới của ISO 9001 được phát hành vào tháng 9 năm 2015 và những thay đổiđược thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 có ý nghĩa quan trọng hơnnhững gì được sản xuất trong quá trình sửa đổi năm 2008 Thay đổi cấu trúc củaISO 9001: 2015, trong đó số lượng các phần mở rộng từ 8 đến 10 điều Bài báogiải thích những thay đổi chính trong việc hiểu được sự nâng cấp lên Hệ thốngquản lý chất lượng ISO 9001:2015 bao gồm bối cảnh, tổ chức, rủi ro

- Kaôru Ixikawa, người dịch Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành(1990), „„Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật‟‟, Nxb Khoa học Kỹ thuật

Hà Nội Cuốn sách đề cập về các phương pháp, đặc điểm và thực tế công tácquản lý chất lượng ở Nhật, so sánh 2 phương pháp ở Nhật và ở Mỹ; nêu ra sựkhác biệt.

Các tác phẩm nước ngoài nghiên cứu hệ thống quản lý chất lượng dựa trênphương pháp khảo sát, thống kê, dựa vào kết quả đó để phân tích Các tác phẩmphân tích ở nhiều nơi trên thế giới, cho thấy áp dụng hệ thống quản lý chất lượngđang là vấn đề quan trọng và đươc nhiều nước quan tâm, nghiên cứu Tuy vậy,phương pháp khảo sát chỉ có thể khảo sát được một số người nhất định vì vậykết quả nghiên cứu trên chỉ là tìm hiểu, giải quyết vấn đề chung của một sốngười được khảo sát mà không phải là vấn đề cốt lõi cần được giải quyết ở mỗicông ty riêng Chưa đi sâu vào thực tế để có giải pháp triệt để vấn đề

Có rất nhiều công trình nghiên cứu đã công bố về vấn đề hệ thống quản lýchất lượng ISO 9001, cụ thể hơn là hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.Các nghiên cứu, luận văn, đề tài đều đã mô tả khá rõ về quy trình, nguyên tắc,đẩy mạnh đổi mới, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến nhưng cácđánh giá thường mang tính tích cực, ưu điểm nhiều hơn nhược điểm và chưa đềcập đến vấn đề cụ thể là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO đối với côngtác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng Vì vậy, lựa chọn đề tài “Áp dụng hệthống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan HảiPhòng‟‟ có ý nghĩa cả về mặt lý luận và thực tiễn

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

- Mục đích:

Luận văn nghiên cứu, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường áp dụng hệthống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng

- Nhiệm vụ:

Để đạt được mục đích như đã nêu, luận văn có nhiệm vụ:

 Thứ nhất, hệ thống hóa lý luận về công tác văn thư, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, ISO 9001:2015

 Thứ hai, phân tích thực trạng “áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng”.

 Thứ ba, đưa ra một số giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2015

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài luận văn là áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO đối với công tác văn thư tại Cục Hải quanthành phố Hải phòng

- Phạm vi nghiên cứu:

Về nội dung, nghiên cứu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vàocông tác kiểm soát văn bản, tài liệu; quản lý văn bản đến, đi tại Cục Hải quanHải Phòng

Về thời gian, luận văn chọn thời gian nghiên cứu trong giai đoạn 2012 đến nay.

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận:

Luận văn dựa trên thế gian quan, phương pháp luận của chủ nghĩa duy vậtbiện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử khi nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

Một số phương pháp chủ yếu được luận văn sử dụng để nghiên cứu là phươngpháp khảo sát, phân tích - tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Đề tài luận văn góp phần luận chứng việc áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng

Kết quả nghiên cứu của luận văn này dùng làm tài liệu tham khảo phục vụgiảng dạy, nghiên cứu về quản lý công đồng thời có thể áp dụng tại Cục Hảiquan Hải Phòng

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được chia làm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư

Chương 2: Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008đối với công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng

Chương 3: Định hướng và giải pháp tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU

CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1.Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Thuật ngữ văn thư có nguồn gốc từ chữ Hán, dùng để chỉ tên gọi chung củacác loại văn bản: đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả… và còn được hiểu là văn bản

do các cơ quan nhà nước ban hành: chiếu, chỉ, sắc lệnh…nhằm phục vụ choquản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biếntrong các triều đại phong kiến Trung Quốc và được du nhập vào Việt Nam từthời Phong Kiến

Ngày nay văn thư đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổchức kinh tế chính trị- xã hội… sử dụng như là công cụ phổ biến nhằm để ghichép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặtcông tác Tất cả các công việc như vậy được gọi chung là công tác văn thư và trởthành một thuật ngữ phổ biến, đặc biệt quen thuộc với cán bộ, công chức, viênchức các cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư trong hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành có vai trò rấtquan trọng của các cơ quan nhà nước Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đếnđịa phương sử dụng công tác văn thư như một trong những phương tiện chủ yếu

để quản lý, chỉ đạo điều hành Công tác văn thư được hình thành trong hoạtđộng quản lý, lãnh đạo, điều hành nói chung, là cơ sở pháp lý để xác định đượcđầy đủ, toàn diện về tổ chức, hoạt động, về lề lối làm việc, thủ tục, trình tự vàcác mối quan hệ công tác của cơ quan, tổ chức Vì vậy, việc quan tâm đúngmức đến công tác văn thư góp tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quảhoạt động quản lý nhà nước Cũng vì thế mà việc đổi mới và nâng cao chấtlượng công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng của công cuộccải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, giải quyết các yêu cầu của người dân

và doanh nghiệp

Công tác văn thư là công cụ quan trọng và cần thiết cho công tác quản lý,giải quyết các công việc của các cơ quan Nhà nước, người dân và doanh nghiệp.

Vì vậy, công tác văn thư như soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản vàtài liệu khác hình thành và hoạt động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quanthuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,các Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung

là cơ quan, tổ chức) Công tác văn thư rất cần được nghiên cứu, áp dụng thậtkhoa học, chuyên nghiệp, dựa trên cơ sở pháp lý của Nhà nước về công tác vănthư, quy định Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản vàcác nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư nhằm đảm bảo thống nhất,phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành được thông suốt, liên tục, chínhquy, chuyên nghiệp Có rất nhiều tác giả đã nghiên cứu về và đưa ra nhiều kháiniệm khác nhau về công tác văn thư:

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan tổ chức [29,1]

- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy

tờ trong các cơ quan

Trong thời gian qua, ở nhiều khía cạnh khác nhau, có nhiều cách hiểu vềkhái niệm về công tác văn thư, tuy nhiên chưa có một định nghĩa đầy đủ, thốngnhất, bao quát và nêu bật được công tác văn thư cho tất cả các lĩnh vực Hiện

nay, khái niệm công tác văn thư được diễn đạt tại điều 1, chương I, tại Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 được sử dụng tương đối thống nhất trong hoạt động quản lý Nhà nước, chỉ đạo điều hành:“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản

lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.

1.1.2 Nội dung của công tác văn thƣ

Các nội dung của công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo và ban hành vănbản; Quản lý văn bản đi và đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và giao

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Nội dung của công tác văn thư gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan,các tổ chức một một phần phụ thuộc vào nghiệp vụ của công tác văn thư triểnkhai, thực hiện tốt hay không tốt Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các

cơ quan, công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trongcông cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong nhữngtrọng tâm được tập trung đổi mới

Trong văn phòng, công tác văn thư như một tất yếu, chiếm một phần lớntrong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của

cơ quan, đơn vị Công tác văn thư, gắn liền với hoạt động của các cơ quan hànhchính Nhà nước, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, cóảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả, chất lượng quản lý Nhà nước, chấtlượng phục vụ người dân và doanh nghiệp

Trong hoạt động cơ quan hành chính Nhà nước, các triển khai, thực hiệncác nội dung của công tác văn thư phải tuân thủ theo quy định mà Nhà nước banhành để tạo sự thống nhất

1.1.2.1.Soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo và ban hành văn bản: là quá trình hình thành và sử dụng văn bản

để truyền đạt thông tin của cơ quan, tổ chức Căn cứ vào nghị định110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004, công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản cần chú ý những điều sau:

- Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

a) Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản.

Thể thức văn bản là tập hợp cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần

chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong trườnghợp cụ thể; kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, lề vănbản, vị trí trình bày các thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiếttrình bày khác.

Thành phần chính là thành phần không thể thiếu, bao gồm những tiêu chínhư sau: quốc hiệu; tên cơ quan; tên tổ chức; số và ký hiệu văn bản; địa danh vàngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yêu căn bản; nội dung vănbản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan tổchức; nơi nhận

Thành phần bổ sung chỉ có trên văn bản phụ thuộc vào tính chất của vănbản đó: dấu chỉ mức độ khẩn mật, thu hồi; dấu địa chỉ cơ quan, địa chỉ thư điện

tử, số điện thoại, số telex, số fax, địa chỉ trang thông tin điện tử, biểu tượng cơquan; ký hiệu người đánh máy; số lượng bản đánh máy; số trang văn bản

Thể thức văn bản Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu

cơ quan Trung ương của các tổ chức này quy định

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đã được quy định cụ thể và rõ ràngtại thông tư 01/2001/TT-BNV ngày 19/01/2011 Cán bộ, công chức dựa vàothông tư cùng với các quy định khác có thể trình bày một văn bản một cách khoahọc và có sự thống nhất chung tại cơ quan, tổ chức

b) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là các bước sắp xếp một cáchkhoa học mà cơ quan quản lý Nhà nước phải tiến hành trong công tác xây dựng

và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung gồm các bước sau:

Bước 1: Căn cứ vào tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ

quan tổ chức (nêu rõ tên cơ quan tổ chức) giao cho một đơn vị hoặc một côngchức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

Đơn vị hoặc công chức, viên chức được soạn thảo văn bản có trách nhiệmthực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản.

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản

- Trong trường hợp cần thiết, xin ý kiến lãnh đạo, tham khảo ý kiến cơquan, tổ chức

- Trình duyệt dự thảo văn bản

Bước 2: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt.

- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

- Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệtnhưng thấy cần sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhânđược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người duyệt dự thảo xem xét,quyết định bổ sung, sửa chữa

Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.

- Người đứng đầu đơn vị chủ trì văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm độchính xác về văn bản, ký nháy, tắt vào cuối văn bản

- Chánh văn phòng kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục banhành văn bản và ký nháy tắt vào vị trí nơi nhận

1.1.2.2 Quản lý văn bản.

Quản lý văn bản là việc áp dụng phương pháp và nghiệp vụ để xử lý vănbản đến, văn bản đi và lưu trữ tại nội bộ cơ quan, tổ chức, đảm bảo việc luânchuyển văn bản kịp thời nhằm phục vụ các hoạt động của cơ quan, tổ chức.Quản lý văn bản bao gồm công việc: quản lý văn bản đến, quản lý văn bản

đi, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hiện hành

Căn cứ theo thông tư 07 /2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ,văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vănbản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả fax, văn bản được chuyển quamạng, văn bản mật) và đơn, thư , gửi đến cơ quan, tổ chức

Căn cứ theo thông tư 07 /2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ,văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính và văn bản chuyển ngành (kể cả từ bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Căn cứ vào thông tư 07 /2012/TT-BNV ngày 22/11/2012, quản lý văn bản

có một số nguyên tắc như sau:

- Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan tổ chức phải được quản lý tậptrung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận đăngký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.Những văn bản không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không cótrách nhiệm giải quyết

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký phát hànhhoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo Văn bảnđến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn: “hỏa tốc‟‟ (kể cả hỏa tốc hẹn giờ), “thượngkhẩn‟‟ và „„khẩn‟‟ (sau đây gọi chung là văn bản “khẩn‟‟) phải được đăng ký,trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoànthành thủ tục phát hành và chuyển phát sau khi văn bản được ký

- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (sau đây gọi tắt làvăn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định về pháp luật hiện hành về bảo

vệ bí mật Nhà nước và hướng dẫn tại thông tư 04/2013/TT-BNV ngày16/04/2013 của Bộ Nội vụ

- Người được giao giải quyết, theo dõi các công việc của cơ quan, tổ chức(sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao

và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là khâu cuối cùng, quantrọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ; phản ánh đượchoạt động chính yếu của cơ quan, đơn vị [25,156] Công việc lập hồ sơ và lưu hồ

sơ vào Lưu trữ cơ quan tạo nên cơ sở văn bản có giá trị cho cơ quan, tổ chức vềkhía cạnh giải quyết công việc là những tài liệu quý báu nghiên cứu, tham khảogóp phần nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, hạn chế bớt giấy tờ vô dụng vàtránh bỏ sót tài liệu quý hiếm Vì vậy, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ cũngđảm bảo những yêu cầu nhất định do Nhà nước quy định

Hồ sơ lập cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc

cá nhân chủ trì giải quyết

- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh và có giá trịpháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biếncủa vấn đề, sự việc và trình tự giải quyết công việc

- Hồ sơ, tài liêu nộp vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn

và thủ tục quy định

- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ bảo vệ, bảo quản an toàn,nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao,giải quyết công việc

Quản lý văn bản một cách khoa học, bài bản và có quy trình quản lý văn bản cụ thể đem lại lợi ích thiết thực cho cơ quan, tổ chức:

- Quy trình quản lý văn bản giúp cơ quan tổ chức thiết lập quy trình quản

lý văn bản chặt chẽ, thông suốt, các văn bản đến, đi được luân chuyển đến cácphòng ban một cách kịp thời Cơ quan, tổ chức sẽ có một quy trình quản lý vănbản thống nhất, mỗi cá nhân không tự quản lý văn bản theo cách riêng mà tuânthủ theo quy trình chung Văn bản sẽ dễ tìm khi cần thiết và luôn được đưa đúngđến địa chỉ cần tìm

- Tạo ra các không gian lưu trữ văn bản được sắp xếp một cách khoa học,thuận tiện cho việc tra cứu, theo dõi Quy trình quản lý văn bản sẽ đưa ra yêucầu cụ thể về số lượng, chất lượng vật chứa và nơi chứa văn bản, đồng thời cóhướng dẫn cụ thể về cách sắp xếp, lưu trữ văn bản Vì vậy, văn bản luôn đượcđảm bảo về khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, theo dõi

- Giảm thiểu tối đa tình trạng thất lạc hay mất văn bản Áp dụng quy trìnhquản lý văn bản thì văn bản sẽ được quản lý một cách chặt chẽ, không thể tùytiện lấy ra, mang đi mà không có bất kỳ cách thức nào để kiểm soát, kiểm tra

- Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý văn bản.Quy trình quản lý văn bản đem lại cho cơ quan, tổ chức rất nhiều lợi ích về mặt

quản lý văn bản Khi cần thiết tra cứu văn bản khác làm cơ sở, cán bộ công chứcchỉ cần tuân theo quy trình quản lý văn bản cụ thể để tìm lại văn bản cũ để sửdụng Thời gian xử lý văn bản được rút ngắn, công sức tìm kiếm văn bản cũđược giảm bớt, hiệu quản xử lý văn bản được nâng cao.

Với lợi ích thiết thực đem lại từ việc áp dụng quy trình quản lý văn bản, Nhànước luôn chủ trương, chính sách áp dụng những hệ thống quản lý tân tiến, hiện đạinhất cho công tác quản lý văn bản nói riêng, công tác văn thư nói chung

1.1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.

Căn cứ theo Nghị đinh 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 vềquản lý và sử dụng con dấu, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan Nhànước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy

tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước

Đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức, con dấu là đại diện pháp lý cho cá nhân,

cơ quan, tổ chức đó, có giá trị xác nhận quyền và nghĩa vụ pháp lý được phápluật công nhận Con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh

bị mất mát, thất lạc

Quản lý và sử dụng con dấu là công việc gắn liền với công tác quản lý vănbản Văn bản của cơ quan Nhà nước chỉ có giá trị pháp lý và thi hành khi vănbản có đúng con dấu được đóng lên Quản lý và sử dụng con dấu một cách hợp

lý cẩn thận không chỉ góp phần vào hiệu quả xử lý công việc mà còn tránh cho

cơ quan, tổ chức những rủi ro mang tính pháp lý

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư là sợi dây kết nối giữa các cơ quan Đảng, Nhà nước vớinhân dân, là sợi dây kết nối các cơ quan tổ chức với nhau, giữa cơ quan Đảng,Nhà nước với doanh nghiệp Thực hiện hiệu quả công tác văn thư làm cho xử lýcông việc cơ quan, tổ chức nhanh chóng, chính xác; giữ vững các chủ trươngchính sách của Đảng, Nhà nước; góp phần tiết kiệm cho cơ quan thời gian, côngsức, tiền bạc Công tác văn thư giúp gìn giữ tài liệu, văn bản giá trị để nghiêncứu, giải quyết công việc đồng thời tạo điều kiện cho công tác khác nhưng luôn

gắn liền với công tác văn thư là công tác lưu trữ; góp phần phòng chống tệ nạnquan liêu, giấy tờ Qua đó ta thấy, công tác văn thư giữ vai trò “huyết mạch”giúp cơ quan, tổ chức luôn thông suốt về thông tin văn bản trong quá trình hoạtđộng, chỉ đạo, điều hành.

1.1.4 Yêu cầu đối với công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước hiện nay, công tác vănthư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy

tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi

về nhu cầu quản lý Nhà nước ở lãnh thổ, hay từng ngành, lĩnh vực,…các khía cạnhkhác nhau của đời sống có những yêu cầu cụ thể đối với công tác văn thư:

Công tác văn thư yêu cầu đáp ứng thời gian kịp thời: Quá trình quản lý

công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chứcquản lý và giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyếtvăn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi

cơ quan

Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyếtvăn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan,đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản

Công tác văn thư là công cụ để cơ quan, tổ chức sử dụng để đảm bảo việclãnh đạo, quản lý và giải quyết công việc Vì vậy, văn bản được soạn thảo và banhành để nhanh chóng, kịp thời nhằm mục đích giải quyết khúc mắc, mâu thuẫncủa cá nhân doanh nghiệp, cơ quan đơn vị khác sẽ góp phần đem lại hiệu quả

và niềm tin cho cơ quan, tổ chức Nhanh chóng tháo gỡ khúc mắc, mâu thuẫn,khó khăn trong công việc giúp cho tiến độ giải quyết công việc chung tăng lên,góp phần nâng cao hiệu quả thủ tục hành chính

Công tác văn thư yêu cầu đảm bảo tính chính xác:Chính xác về nội dung

văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫnchứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ,chứng cứ rõ ràng; Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy

đủ các yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩnNhà nước ban hành; Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tínhchính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ nhưđánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phảiđược thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định củaNhà nước Đảm bảo tính chính xác cho công tác văn thư làm cho công việc đượcgiải quyết một lần, không bị lặp lại, tìm lại hồ sơ, xử lý lại để trả lời cho chínhxác Yêu cầu chính xác tiết kiệm cho cơ quan, tổ chức thời gian, tiền bạc, sứclực và chất xám của cán bộ công chức; tiết kiệm cho cả hệ thống thủ tục hànhchính về thời gian và danh tiếng.

Công tác văn thư yêu cầu đảm bảo tính bí mật: Nội dung văn bản đến, văn

bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mậtcủa Nhà nước không thể tiết lộ ra ngoài Vì vây, trong quá trình tiến hành xâydựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật Khilựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan Vềkhía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ởviệc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa đượcđưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hànhthành văn bản

Trong số các nội dung văn bản sẽ có một số nội dung thuộc bí mật cơ quan,

bí mật Nhà nước Yêu cầu bí mật là yêu cầu bắt buộc đối với cá nhân, tập thể, cơquan chịu trách nhiệm xử lý văn bản về bí mật thông tin trong văn bản, kết quả

xử lý văn bản thuộc nội dung bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước Để lọt thông tin

bí mật ra ngoài, thông tin đó sẽ bị sử dụng để mưu cầu lợi ích riêng, văn bản sẽmất đi tính hiệu lực, hiệu quả của nó

Công tác văn thư yêu cầu đảm bảo tính khoa học và hiện đại: Thực hiện nội

dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc ứng dụng các phương tiện và kỹthuật văn phòng hiện đại Vì vậy yêu cầu tính khoa học và hiện đại đối với công tácvăn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhànước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng xuất, chất lượng cao

Có thể nói, công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức cần đáp ứng đồng thờinhững yêu cầu cơ bản như trên, tuy nhiên, tùy từng lĩnh vực đặc thù sẽ có nhữngyêu cầu riêng biệt Chính những yêu cầu trên góp phần làm cho hoạt động quản

lý Nhà nước trở nên toàn diện, hiệu lực, hiệu quả trong việc phục vụ người dân

và doanh nghiệp

1.1.5 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư có một ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của bộ máyNhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ quan, doanhnghiệp… Đây là công tác có quan hệ mật thiết với ban hành đường lối củaĐảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch côngtác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổchức, đòi hỏi cần được tất cả các cơ quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúngmức [22,13]

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vịnói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặtnội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tincho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt,phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơquan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng nhưhoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếutrong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dungvăn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cầnthiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơquan một cách chân thực

- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạođiều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tàiliệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kholưu trữ của cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải

tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ Hồ sơ lập càng hoànchỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tănglên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai cácmặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lạikhông đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăncho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưutrữ không được hoàn chỉnh

- Công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Mọi chủ chương, chính sáchmật đều được phản ánh trong văn bản Tổ chức công tác văn thư một cách chặtchẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc chính là giữ gìn bímật của cơ quan, tổ chức

1.2 Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

1.2.1.Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

Tổ chức ISO thành lập năm 1946, tại Luân Đôn với sự có mặt tại 25 quốcgia, đến năm 2013, tổ chức ISO đã hoạt động trên 164 quốc gia [27] Hệ thốngquản lý chất lượng ISO có lịch sử phát triển lâu đời và được áp dụng, sửa đổi,rút kinh nghiệm qua nhiều phiên bản Hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2008 là phiên bản nâng cấp của ISO 9001:2000, phiên bản thứ tư của ISO

9001 được ban hành vào năm 2008

Chất lượng sản phẩm dịch vụ ngày càng đóng vai trò hết sức to lớn đối với

sự phát triển của xã hội Không ngừng đảm bảo và cải tiến chất lượng nhằm thỏamãn nhu cầu ngày càng cao là một nhiệm vụ trọng yếu Bởi vậy, không ngừngnâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ là việc làm cấp thiết đối với bất kỳ cơquan, tổ chức nào [28]

Căn cứ theo ISO 9001:2007 “Hệ thống quản trị chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng’’.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 làmột bộ tiêu chuẩn áp dụng giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằngviệc liên tục cải tiến hệ thống đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu của khách hàng

Với tư duy cốt lõi là tư duy phòng ngừa:“Thực hiện các hành động phòng ngừa

để loại bỏ sự không phù hợp tiềm ẩn, phân tích bất kỳ sự không phù hợp xảy ra

và hành động để ngăn ngừa sự tái diễn phù hợp với các ảnh hưởng của sự không phù hợp’’.

Bằng cách nghiên cứu kỹ những yếu tố bên trong của bối cảnh tổ chức, hệthống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đưa ra giải pháp nhằm nâng cao chấtlượng để „„thỏa mãn khách hàng‟‟, khách hàng vừa ý với kết quả mình đạt được

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 được vận hành theo chu trìnhPDCA – lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra việc thực hiện và tiến hành điều chỉnh,cải tiến, theo 5 nôi dụng:

Nội dung 1: Hệ thống quản lý chất lượng

- Yêu cầu chung

- Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin

- Xem xét của lãnh đạo

- Cung cấp nguồn lực

- Nguồn nhân lực

- Cơ sở hạ tầng.

- Môi trường làm việc

- Hoạch định việc tạo sản phẩm

- Các quá trình liên quan đến khách hàng

- Thiết kế và phát triển

- Mua hàng

- Sản xuất và cung cấp dịch vụ

- Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường

Nội dung 5: Đo lường, phân tích và cải tiến

- Khái quát

- Theo dõi và đo lường

- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

- Phân tích dữ liệu

- Cải tiến

1.2.2 Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức

Tùy theo mỗi tổ chức mà hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 được

áp dụng với mục đích khác nhau Tuy nhiên, mức độ thành công khi áp dụng hệthống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị tạinhiều nước khác nhau trên thế giới đã được chứng minh Hệ thống quản lý chấtlượng ISO 9001:2008 có những đóng góp quan trọng trong cơ quan, tổ chức:

- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 thiết lập các quy trình cụ thểcho các bộ phận phòng ban Các quy trình xử lý công việc được tiêu chuẩn hóamột cách khoa học, hợp lý dựa trên cơ sở các quy định pháp luật Thiết lập cácquy trình cụ thể tạo ra chức năng, nhiệm vụ, công việc cụ thể, rõ ràng cho từngcán bộ công chức; cán bộ, công chức có một quy trình làm việc cụ thể sẽ làmviệc hiệu quả hơn, rút ngắn thời gian, công sức làm việc

- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 bắt buộc cơ quan, tổ chức ápdụng phải minh bạch và công khai quy trình và thủ tục xử lý công việc cho cánhân, tập thể, tổ chức Công khai và minh bạch để cá nhân, tập thể, doanhnghiệp cùng nắm rõ quy trình, đảm bảo quyền được biết và tham gia vào quátrình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

- Dựa vào quy trình cụ thể, lãnh đạo xác định cách thức để quản lý giám sátquá trình giải quyết công việc Lãnh đạo nắm bắt công việc đang được thực hiệntới bước nào, cán bộ công chức thực thi công việc có gặp khó khăn cần giảiquyết để có biện pháp tháo gỡ kịp thời Hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình thựchiện công việc

1.2.3 Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức

Các hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là hệ thống kiểm soát các quytrình tuy không thể đảm bảo rằng các quá trình thực hiện công việc và sản phẩmkhông có lỗi 100% nhưng chắc chắn rằng kiểm soát quy trình này đem lại tácđông tích cực cho cơ quan, tổ chức nhờ vào việc tập trung sự quan tâm của lãnhđạo cao nhất; xây dựng cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý; xây dựngquy trình làm việc rõ ràng nhất quán; và tạo ra hệ thống phản hồi để liên tụckhắc phục sai sót

Cụ thể, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tácvăn thư trong bằng cách áp dụng quy trình cụ thể trong các công việc như quản

lý văn bản đi và đến, kiểm soát văn bản, tài liệu có vai trò như sau:

- Xây dựng quy trình mẫu cụ thể về quản lý văn bản, tài liệu; quản lý côngvăn đi, đến để cán bộ công chức có thể dựa vào đó làm việc theo các bước, cácmốc thời gian một cách cụ thể, hiện đại hóa công tác văn thư

- Đồng bộ thống nhất quy trình ở tất cả các phòng ban, từ đó thống nhấtchung cách lưu trữ, kiểm soát, cách tiếp nhận văn bản, tài liệu làm nền tảng chotạo thông suốt cho quá trình làm việc

- Hệ quả đạt được là rút ngắn thời gian, giảm chi phí; nâng cao ý thức, tráchnhiệm, năng lực cho cán bộ, nhân viên; tăng tính minh bạch, công khai; xâydựng cơ chế kiểm tra, giám sát, phòng ngừa và tránh lỗi sai lặp đi lặp lại thể hiệnnâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Vai trò áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư

không chỉ giúp cho cơ quan, tổ chức có được một hệ thống kiểm soát về chấtlượng mà còn xây dựng được hệ thống văn thư làm việc thông suốt – hiệu quả -hiện đại Điều này đặc biệt quan trọng đối với cơ quan hành chính Nhà nước,phù hợp với định hướng cải cách hành chính nước ta theo chương trình tổng thểcải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011 -2020, qua mục tiêu của ChínhPhủ:“Xây dựng hệ thống các cơ quan hành chính Nhà nước từ trung ương tới cơ

sở thông suốt, trong sạch, vững mạnh, hiệu lực, hiệu quả ‟‟

1.2.4 Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư.

Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tácvăn thư gồm 8 bước và 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị, phân tích và hoạch định đối với cơ quan, tổ chức

- Lãnh đạo cam kết đối với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

- Thành lập ban chỉ đạo, người đúng đầu công tác áp dụng hệ thống quản lýchất lượng ISO 9001:2008

- Khảo sát, chọn đơn vị tư vấn ISO 9001:2008

- Xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Khảo sát hệ thống đối với cơ quan, tổ chức và lập kế hoạch triển khai hệthống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện công việc trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

- Biên soạn tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

- Triển khai các công việc liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.

- Thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ

- Tiến hành cải tiến hệ thống

Giai đoạn 3: Chứng nhận đối với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của cơ quan, tổ chức

- Trước khi chứng nhận, cơ quan, tổ chức sẽ được đánh giá toàn bộ

- Dựa vào cơ sở đánh giá, cơ quan, tổ chức sẽ khắc phục tồn tại

- Tổ chức chứng nhận

- Sau khi chứng nhận, cơ quan, tổ chức sẽ đánh giá lại

- Thực hiện các công việc liên quan đến duy trì, cải tiến, đổi mới

Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan,

tổ chức sẽ chia thành 8 bước như sau:

Bước 1: Nghiên cứu các tiêu chuẩn và xác định quy mô áp dụng hệ thống

quản lý chất lượng Lãnh đạo cơ quan, tổ chức sẽ định hướng các hoạt động, xácđịnh các mục tiêu, chính sách chất lượng

Bước 2: Thành lập ban chỉ đạo ISO Thành lập ban chỉ đạo ISO thay lãnh

đạo trong công tác chỉ đạo, triển khai các công việc và chịu trách nhiệm về cáchoạt động này

Bước 3: Tiến hành đánh giá thực trạng của cơ quan tổ chức Tiến hành đánh

giá thực trạng cơ quan, tổ chức, đối chiếu với các tiêu chuẩn của hệ thống quản

lý chất lượng ISO 9001:2008 để nắm được thực tế của cơ quan, tổ chức Từ thực

tế của cơ quan, tổ chức để đưa ra kế hoạch cụ thể cho việc áp dụng hệ thốngquản lý chất lượng ISO 9001:2008

Bước 4: Xây dựng hệ thống văn bản chất lượng theo ISO 9001:2008 Xây

dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản, tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lýchất lượng ISO 9001:2008

Bước 5: Triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Cơ quan,

tổ chức triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã đề ra; phổ biến, hướng dẫn

cách thực hiện cho tất cả cán bộ, công chức về hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2008; quy định rõ ràng về trách nhiệm sử dụng tài liệu, chức năng, nhiệm

vụ mà văn bản quản lý chất lượng đã mô tả

Bước 6: Tổ chức đánh giá nội bộ Tổ chức đánh giá sự phù hợp của hệ

thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức, đề ra biệnpháp đối với những hoạt động chưa phù hợp Chuẩn bị cho việc tổ chức chứngnhận

Bước 7: Đánh giá chứng nhận Nếu cơ quan, tổ chức phù hợp thì sẽ được tổ

chức chứng nhận ISO cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Bước 8: Duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 sau chứng

nhận Cơ quan tổ chức tiến hành hoạt động khắc phục những tồn tại trong hệthống, duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đểđạt được hiệu quả cao nhất

1.3 Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015

1.3.1 Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Thời điểm hiện tại, bộ tiêu chuẩn được tổ chức ISO 9001:2015 được coi làmới nhất thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN Hệ thốngquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 có bố cục chia thành

- Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh

- Hiểu biết về nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm

- Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

- Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

5) Sự lãnh đạo

- Sự lãnh đạo và cam kết

- Chính sách.

- Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn tổ chức

6) Hoạch định

- Các hành động giải quyết các rủi ro và cơ hội

- Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt mục tiêu

- Hoạch định sự thay đổi

- Hoạch định và kiểm soát vận hành

- Các yêu cầu cho sản phẩm và dịch vụ

Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2015 từ điều khoản 4 đến điều khoản 10 được mô tả theo chu trình PCDA(plan, do, check, action) như sau:

Hình 1.1: Chu trình PCDA

(Nguồn: hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu, 2015) Chu trình PCDA là

viết tắt của 4 chữ tiếng anh thể hiện minh họa toàn bộ hệ thống quản lý chất

lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 là lập kếhoạch (plan), thực hiện (do), kiểm tra (check), hành động (action) Lập kế hoạch

là thiết lập các mục tiêu của hệ thống và các quá trình của hệ thống, và cácnguồn lực cần thiết để chuyển giao kết quả phù hợp với các yêu cầu của kháchhàng và chính sách của tổ chức Thực hiện là triển khai các công việc đã hoạchđịnh Kiểm tra là theo dõi và đo lường các quá trình và kết quả sản phẩm dịch vụtheo chính sách, mục tiêu, yêu cầu và báo cáo kêt quả Hành động là tiến hànhcác hoạt động để cải tiến kết quả, khi cần thiết

1.3.2 Sự khác biệt giữa hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 9001:2008

Sự khác biệt của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2015 so với ISO 9001:2008 thể hiện qua những điểm sau:

Một là mục tiêu hướng tới Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hướng tới “thỏamãn khách hàng” trong khi bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hướng tới “ngày càngnâng cao lợi nhuận/ hoạt động” cho tổ chức Việc “thỏa mãn khách hàng” chưachắc bản thân tổ chức đã thỏa mãn các mong muốn, mục tiêu của bản thândoanh nghiệp về lợi nhuân, hiệu quả của hoạt động … cho thấy thỏa mãn mụctiêu nội tại tổ chức chưa được hướng tới một cách rõ ràng Hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 hướng tới điều mà mọi tổ chức đềumong muốn đó là “ngày càng nâng cao lợi nhuận/hiệu quả” tổ chức Bởi vì, chỉ

có hệ thống quản lý chất lượng khoa học, chặt chẽ mới có giúp các tổ chức đạtđược hiệu quả mong muốn

Hai là bối cảnh tổ chức Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức xácđịnh đầy đủ các vấn đề bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến chất lượng để

Thứ tư, về thông tin dạng văn bản Tài liệu và hồ sơ tại bộ tiêu chuẩn ISO9001:2015 được gộp chung thành thông tin dạng văn bản Không còn yêu cầu sổtay chất lượng Bỏ quan niệm “ngoại lệ”

Thứ năm, về vấn đề nhân sự Tổ chức cần chứng tỏ cách thức mà tổ chứcxác định năng lực cần thiết của những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổchức có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động và hiệu lực của hệ thống quản lý, đảmbảo rằng những người này có năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo hoặc kinhnghiệm thích hợp

Tiểu kết chương 1

Công tác văn thư được hình thành trong hoạt động quản lý, lãnh đạo, điềuhành nói chung, là cơ sở pháp lý để xác định được đầy đủ, toàn diện về tổ chức,hoạt động, về lề lối làm việc, thủ tục, trình tự và các mối quan hệ công tác của

cơ quan, tổ chức việc đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn thư là mộttrong những nội dung quan trọng của công cuộc cải cách nền hành chính quốcgia hiện nay, giải quyết các yêu cầu của người dân và doanh nghiệp Xuất phát

từ thực tiễn quản lý Nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính - hiện đại

hóa nền hành chính quốc gia, góp phần xây dựng Chính phủ kiến tạo phát triển, liêm chính, hành động quyết liệt, phục vụ người dân và doanh nghiệp, đòi hỏi

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư như là

một sự cam kết thể hiện tính minh bạch Yêu cầu của hệ thống quản lý chấtlượng ISO 9001:2008 thường gồm có tám yêu cầu đối với cơ quan, tổ chức ápdụng Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào côngtác văn thư gồm 8 bước và 3 giai đoạn Bên cạnh đó, Hệ thống quản lý chấtlượng ISO 9001:2015 ra đời năm 2015 với nhiều sự cải tiến, nâng cấp tạo sựkhác biệt so với ISO 9001:2008

Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại CụcHải quan Hải Phòng, cần thiết nắm rõ một số vấn đề lý luận như đã trình bàytrong chương 1 Đồng thời đây cũng là những khái niệm công cụ nhằm phântích, mô tả thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác vănthư tại Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng trong chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG

2.1 Khái quát về Cục Hải quan Hải Phòng

2.1.1.Lược sử về Cục Hải quan Hải Phòng

Hải quan được coi là những cán bộ, công chức canh gác biên giới quốc gia.Hải quan Việt Nam có nhiệm vụ:“Hải quan Việt Nam có nhiệm vụ thực hiệnkiểm tra, giám sát hàng hóa, phương tiện vận tải; phòng, chống buôn lậu, vậnchuyển trái phép hàng hóa qua biên giới; tổ chức thực hiện pháp luật về thuế đốivới hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; thống kê hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩutheo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; kiếnnghị chủ trương, biện pháp quản lý nhà nước về hải quan đối với hoạt động xuấtkhẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và chính sách thuế đối với

hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu”[26].

Đặc thù của ngành Hải quan là thực hiện chủ quyền và lợi ích quốc giathông qua thi hành pháp luật đối với kinh tế đối ngoại Ngày nay, hầu hêt cácnước trên thế giới đều có cơ quan Hải quan Hải quan với công việc kiểm trahàng hóa, vật phẩm, tiền tệ đều được thế giới mặc nhiên công nhận Công việcHải quan thực hiện là bảo vệ chủ quyền, bảo vệ lợi ích quốc gia Ngành Hảiquan nói chung có ảnh hưởng lớn đến quốc gia Hiện nay, đơn giản hoá thủ tụcHải quan, thông quan nhanh chóng, kiên quyết chống phiền hà, sách nhiễu, tiêucực, công khai hoá quy trình thủ tục hải quan, củng cố tổ chức bộ máy tạochuyển biến mới trong hoạt động quản lý Nhà nước về Hải quan, quản lý tốt,giải phóng nhanh, thủ tục chính xác vừa là mục tiêu, yêu cầu, vừa là nội dungchủ yếu về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hảiquan nhằm phục vụ người dân và doanh nghiệp Đây được coi là căn cốt, bảnchất của việc xây dựng Chính phủ kiến tạo, liêm chính, hành động phục vụ nhândân trong lĩnh vực Hải quan

Sau cách mạng tháng 8, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp thừa ủynhiệm của Chủ tịch Cách mạng lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ký sắc lệnh

số 27/SL ngày 10 tháng 9 năm 1945 thành lập Sở thuế quan và thuế gián thu,khai sinh ra ngành Hải quan Việt Nam Nhiệm vụ của ngành Hải quan lúc đó làthuê các loại thuế nhập cảng và xuất cảng, thu thuế gián thu, chống buôn lậu,hòa giải và định đoạt các vụ vi phạm thuế quan

Hiệp định Geneve ký kết ngày 20 tháng 7 năm 1954, miền Bắc hoàn toànđược giải phóng Ngày 14 tháng 4 năm 1954, Bộ Công Thương ban hành nghịđịnh 87/BTC–NĐ-KB thành lập Sở Hải Quan Hải Phòng bao gồm các đơn vị:phòng tổ chức cán bộ, phòng hành chính quản trị, phòng giám sát hàng hóa xuấtnhập khẩu và công cụ vận tải xuất nhập cảnh, phòng kiểm hóa và thuế – giábiểu, phòng kiểm nghiệm hàng hóa

Năm 1956, Bộ Công Thương tách ra làm Bộ Công nghiệp và Bộ Thươngnghiệp, ngành Hải quan thuộc Bộ Thương Nghiệp Tháng 4/1958, Bộ ThươngNghiệp tách ra làm Bộ Nội Thương và Bộ Ngoại Thương, ngành Hải quan thuộc

Bộ Ngoại Thương và đổi tên thành Phân sở Hải quan Hải Phòng và trực thuộc

SỞ Hải quan Trung ương

Ngày 20 tháng 11 năm 1984, Nhà nước phê chuẩn thành lập Tổng Cục hảiquan – Cơ quan trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Hải quan thành phố Hải Phòngđược thành lập và đi vào hoạt động theo quyết định số 137/TTg ngày01/04/1994 của Thủ tướng Chính Phủ Năm 1994, Hải quan thành phố Hảiphòng đổi tên thành Cục Hải quan thành phố Hải Phòng [16]

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của bộ phận áp dụng hệ thông quản

lý chất lượng ISO 9001:2008 tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng

Đến nay, Cục Hải quan Hải Phòng gồm 20 đơn vị trực thuộc: 09 Chi cụcHải quan cửa khẩu và ngoài của khẩu, 08 phòng ban tham mưu, 03 đơn vị tươngđương để phù hợp với tình hình Cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan Hải Phòngnhư sau:

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Cục Hải quan Hải Phòng

(Nguồn: Cục Hải quan thành phố Hải Phòng)

Văn phòng Cục Hải quan thành phố Hải Phòng là đơn vị chịu trách nhiệmchính thực hiện công tác văn thư về quản lý công văn đi, đến và kiểm soát vănbản, tài liệu Hiện nay, Văn phòng Cục Hải quan thành phố Hải Phòng gồm 46thành viên, trong đó cán bộ chịu trách nhiệm trực tiếp về vấn đề văn thư gồm 11người Trình độ cán bộ công chức đều là cử nhân hoặc thạc sỹ tuy nhiên trong

đó chỉ có hai người được đào tạo chính quy về ngành văn thư, còn lại làm việcdựa theo việc tự nghiên cứu, theo kinh nghiệm, hướng dẫn của người đi trước