CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ
Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư
Thuật ngữ "văn thư" có nguồn gốc từ chữ Hán, chỉ chung các loại văn bản như đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả, và các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành như chiếu, chỉ, sắc lệnh, phục vụ cho quản lý và điều hành công việc Thuật ngữ này phổ biến trong các triều đại phong kiến Trung Quốc và đã được du nhập vào Việt Nam từ thời kỳ phong kiến.
Hiện nay, văn thư được các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội sử dụng rộng rãi như một công cụ quan trọng để ghi chép và truyền đạt thông tin, phục vụ cho lãnh đạo và chỉ đạo công việc Công tác này, được gọi chung là công tác văn thư, đã trở thành thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, công chức và viên chức trong các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong quản lý và chỉ đạo điều hành của các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương Đây là phương tiện chủ yếu để tổ chức, quản lý và xác định quy trình làm việc cũng như các mối quan hệ công tác Việc chú trọng đến công tác văn thư không chỉ nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước mà còn góp phần cải cách nền hành chính quốc gia, đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp Do đó, đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn thư là nội dung thiết yếu trong quá trình cải cách hiện nay.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong quản lý và giải quyết công việc tại các cơ quan Nhà nước, đồng thời hỗ trợ người dân và doanh nghiệp.
Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, tài liệu của các cơ quan nhà nước như Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố, Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và khoa học, công tác văn thư cần được nghiên cứu và áp dụng dựa trên cơ sở pháp lý của Nhà nước, quy định về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản Việc này nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành, giúp quy trình diễn ra liên tục và hiệu quả Nhiều tác giả đã nghiên cứu và đưa ra các khái niệm khác nhau về công tác văn thư.
Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, cũng như quản lý các văn bản và tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan
Công tác văn thư hiện nay chưa có một định nghĩa đầy đủ và thống nhất, mặc dù có nhiều cách hiểu khác nhau Theo Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ năm 2013, công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cũng như quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2 Nội dung của công tác văn thƣ
Công tác văn thư bao gồm các nhiệm vụ chính như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi và đến, quản lý và sử dụng con dấu, cũng như lập hồ sơ và giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả quản lý của các đơn vị này phụ thuộc vào chất lượng nghiệp vụ văn thư Do đó, công tác văn thư ngày càng được chú trọng hơn, đặc biệt trong bối cảnh cải cách hành chính Nhà nước, nơi mà văn thư trở thành một trong những lĩnh vực trọng tâm cần đổi mới.
Công tác văn thư trong văn phòng là một yếu tố thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị Nó gắn liền với hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước và được coi là một bộ phận quan trọng trong quản lý Nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, chất lượng quản lý cũng như chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.
Trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước, việc triển khai và thực hiện công tác văn thư cần tuân thủ các quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo sự thống nhất.
1.1.2.1.Soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là quá trình quan trọng trong việc truyền đạt thông tin của các cơ quan, tổ chức Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004, cần chú ý những quy định cụ thể trong công tác này để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của văn bản.
- Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản a) Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần
Trong trường hợp cụ thể, có 12 quy định áp dụng cho các loại văn bản và các thành phần bổ sung Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các yếu tố như khổ giấy, kiểu trình bày, lề văn bản, vị trí của các thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.
Thành phần chính của một văn bản bao gồm các yếu tố thiết yếu như quốc hiệu, tên cơ quan, tên tổ chức, số và ký hiệu văn bản, địa danh cùng ngày tháng năm ban hành Ngoài ra, cần có tên loại văn bản, trích yếu căn bản, nội dung văn bản, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan tổ chức, và nơi nhận.
Thành phần bổ sung trong văn bản phụ thuộc vào tính chất của nó, bao gồm các dấu chỉ mức độ khẩn mật và thu hồi, địa chỉ cơ quan, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số telex, số fax, địa chỉ trang thông tin điện tử, biểu tượng cơ quan, ký hiệu người đánh máy, số lượng bản đánh máy và số trang văn bản.
Thể thức văn bản Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của các tổ chức này quy định
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Công tác văn thư nề nếp đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Nguồn tài liệu lưu trữ quốc gia chủ yếu đến từ các hồ sơ có giá trị được nộp từ văn thư của các cơ quan Để nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập và nộp hồ sơ Hồ sơ càng hoàn chỉnh và văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng cao, giúp công tác lưu trữ triển khai hiệu quả hơn Ngược lại, nếu hồ sơ lập không tốt và văn bản không đầy đủ, chất lượng tài liệu nộp vào lưu trữ sẽ thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ và làm cho tài liệu không được hoàn chỉnh.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tổ chức Mọi chủ trương và chính sách mật đều được ghi chép rõ ràng trong văn bản Việc tổ chức công tác văn thư một cách chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng và đảm bảo không để mất mát hay thất lạc là cách hiệu quả để giữ gìn bí mật.
1.2 Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
1.2.1.Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
Tổ chức ISO được thành lập vào năm 1946 tại Luân Đôn, ban đầu có mặt tại 25 quốc gia và đã mở rộng hoạt động ra 164 quốc gia vào năm 2013 Hệ thống quản lý chất lượng ISO có lịch sử phát triển lâu dài, trải qua nhiều phiên bản cải tiến và rút kinh nghiệm Phiên bản ISO 9001:2008 là bản nâng cấp của ISO 9001:2000, đánh dấu phiên bản thứ tư trong chuỗi phát triển của hệ thống này.
9001 được ban hành vào năm 2008
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ ngày càng trở thành yếu tố quan trọng trong sự phát triển xã hội Việc đảm bảo và cải tiến chất lượng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao là nhiệm vụ thiết yếu Do đó, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ là việc làm cần thiết cho mọi cơ quan và tổ chức.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2007, hệ thống quản trị chất lượng được định nghĩa là tập hợp các yếu tố liên quan và tương tác nhằm định hướng và kiểm soát chất lượng của một tổ chức.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu khách hàng thông qua việc cải tiến liên tục và đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu của họ Tư duy cốt lõi của tiêu chuẩn này là phòng ngừa, bao gồm việc thực hiện các hành động để loại bỏ sự không phù hợp tiềm ẩn, phân tích các sự không phù hợp đã xảy ra và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa tái diễn, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 nghiên cứu sâu sắc các yếu tố nội tại của tổ chức để đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng, nhằm mục tiêu "thỏa mãn khách hàng" và đảm bảo khách hàng hài lòng với kết quả đạt được.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hoạt động dựa trên chu trình PDCA, bao gồm bốn bước chính: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra việc thực hiện và tiến hành điều chỉnh, cải tiến Quy trình này giúp đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả trong quản lý.
Nội dung 1: Hệ thống quản lý chất lượng
- Yêu cầu về hệ thống
Nội dung 2: Trách nhiệm của lãnh đạo
- Cam kết của lãnh đạo
- Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin
- Xem xét của lãnh đạo
Nội dung 3: Quản lý nguồn lực
Nội dung 4: Tạo sản phẩm
- Hoạch định việc tạo sản phẩm
- Các quá trình liên quan đến khách hàng
- Thiết kế và phát triển
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường
Nội dung 5: Đo lường, phân tích và cải tiến
- Theo dõi và đo lường
- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
1.2.2 Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 được áp dụng với mục đích khác nhau tùy theo từng tổ chức, nhưng đã chứng minh được mức độ thành công tại nhiều cơ quan và tổ chức trên toàn thế giới Những đóng góp quan trọng của ISO 9001:2008 bao gồm việc cải thiện quy trình làm việc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 thiết lập quy trình cụ thể cho từng bộ phận, giúp tiêu chuẩn hóa công việc một cách khoa học và hợp lý theo quy định pháp luật Việc này tạo ra chức năng, nhiệm vụ và công việc rõ ràng cho cán bộ công chức, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và rút ngắn thời gian, công sức.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải công khai và minh bạch quy trình cũng như thủ tục xử lý công việc Việc này giúp cá nhân, tập thể và doanh nghiệp hiểu rõ quy trình, đảm bảo quyền được biết và tham gia vào việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật.
Lãnh đạo cần xác định quy trình cụ thể để quản lý và giám sát quá trình thực hiện công việc Việc nắm bắt tiến độ công việc và hỗ trợ kịp thời cho cán bộ công chức gặp khó khăn là rất quan trọng Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc hiệu quả.
1.2.3 Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 không thể đảm bảo rằng mọi quy trình và sản phẩm đều hoàn hảo, nhưng chúng mang lại lợi ích rõ rệt cho tổ chức Bằng cách tập trung sự chú ý của lãnh đạo cao nhất, xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, phân bổ nguồn lực hiệu quả, và thiết lập quy trình làm việc nhất quán, hệ thống này giúp cải thiện chất lượng Ngoài ra, việc tạo ra hệ thống phản hồi liên tục giúp khắc phục sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư thông qua quy trình cụ thể giúp quản lý hiệu quả văn bản đi và đến, đồng thời kiểm soát chặt chẽ tài liệu.
Để hiện đại hóa công tác văn thư, cần xây dựng quy trình mẫu cụ thể cho việc quản lý văn bản và tài liệu, cũng như quản lý công văn đi và đến Quy trình này sẽ giúp cán bộ công chức có thể làm việc theo các bước rõ ràng và mốc thời gian cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và tính minh bạch trong quản lý.
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 yêu cầu tất cả cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc, với quy định rõ ràng về trách nhiệm sử dụng tài liệu và các chức năng, nhiệm vụ được mô tả trong văn bản quản lý chất lượng.
Bước 6: Tiến hành đánh giá nội bộ nhằm xác định sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại cơ quan, tổ chức Đưa ra các biện pháp khắc phục cho những hoạt động chưa đạt yêu cầu và chuẩn bị cho quy trình chứng nhận.
Bước 7: Đánh giá chứng nhận Nếu cơ quan, tổ chức phù hợp thì sẽ được tổ chức chứng nhận ISO cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Để duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 sau khi được chứng nhận, tổ chức cần thực hiện các hoạt động khắc phục những tồn tại trong hệ thống Việc này không chỉ giúp duy trì mà còn đảm bảo cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
1.3 Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
1.3.1 Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
Hiện nay, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN Hệ thống này được cấu trúc thành các phần rõ ràng, giúp tổ chức áp dụng và duy trì quản lý chất lượng hiệu quả.
3) Thuật ngữ và định nghĩa
4) Bối cảnh của tổ chức
- Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh
- Hiểu biết về nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm
- Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
- Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
- Sự lãnh đạo và cam kết
- Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn tổ chức
- Các hành động giải quyết các rủi ro và cơ hội
- Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt mục tiêu
- Hoạch định sự thay đổi
- Thông tin dạng văn bản
- Hoạch định và kiểm soát vận hành
- Các yêu cầu cho sản phẩm và dịch vụ
- Thiết kế và phát triển sản phẩm và dịch vụ
- Kiểm soát các quá trình cung cấp, sản phẩm và dịch vụ bên ngoài
- Sản phẩm và cung cấp dịch vụ
- Thông qua sản phẩm và dịch vụ
- Kiểm soát đầu ra không phù hợp
- Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
- Xem xét của lãnh đạo
- Sự không phù hợp và hành động khắc phục
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 từ điều khoản 4 đến điều khoản 10 được tổ chức dựa trên chu trình PDCA (lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động), nhằm đảm bảo sự cải tiến liên tục và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
(Nguồn: hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu, 2015)
Chu trình PCDA, viết tắt của lập kế hoạch (plan), thực hiện (do), kiểm tra (check) và hành động (action), là mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Lập kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu và quy trình cần thiết, cũng như các nguồn lực để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và chính sách tổ chức Thực hiện liên quan đến việc triển khai các công việc đã được lên kế hoạch Kiểm tra là quá trình theo dõi và đo lường các kết quả sản phẩm, dịch vụ dựa trên các chính sách và mục tiêu đã đề ra Cuối cùng, hành động bao gồm việc thực hiện các biện pháp cải tiến kết quả khi cần thiết.
1.3.2 Sự khác biệt giữa hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 9001:2008
Sự khác biệt của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 so với ISO 9001:2008 thể hiện qua những điểm sau:
Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tập trung vào việc "ngày càng nâng cao lợi nhuận/hoạt động" cho tổ chức, khác với ISO 9001:2008 chỉ chú trọng vào "thỏa mãn khách hàng" Điều này cho thấy rằng việc thỏa mãn khách hàng không nhất thiết đồng nghĩa với việc đạt được các mục tiêu lợi nhuận và hiệu quả mà doanh nghiệp đề ra Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 không chỉ hướng tới sự thỏa mãn của khách hàng mà còn giúp tổ chức đạt được hiệu quả tối ưu thông qua một hệ thống quản lý chất lượng khoa học và chặt chẽ.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức xác định rõ ràng các vấn đề nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng đến chất lượng, nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp.
Ba là thay đổi về tư duy Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa ra “tư duy rủi ro” hay thế cho “hành động phòng ngừa” tại bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Hệ thống "quản lý rủi ro" sẽ tự động thực hiện các hành động phòng ngừa, giúp tổ chức giảm thiểu nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ Quản lý rủi ro không chỉ tác động đến yếu tố đầu ra mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến yếu tố đầu vào của quy trình.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tài liệu và hồ sơ được gộp thành thông tin dạng văn bản, không còn yêu cầu sổ tay chất lượng và loại bỏ khái niệm “ngoại lệ”.
Vào thứ năm, tổ chức cần minh chứng cách xác định năng lực cần thiết của nhân viên, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và tính hiệu lực của hệ thống quản lý Đảm bảo rằng nhân viên sở hữu năng lực dựa trên giáo dục, đào tạo hoặc kinh nghiệm phù hợp là điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu suất làm việc.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong quản lý và lãnh đạo, là cơ sở pháp lý xác định tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức Việc nâng cao chất lượng công tác văn thư là một phần thiết yếu trong cải cách hành chính quốc gia, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp Để hiện đại hóa nền hành chính và xây dựng Chính phủ liêm chính, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, thể hiện cam kết minh bạch Hệ thống này bao gồm tám yêu cầu và quy trình áp dụng gồm 8 bước trong 3 giai đoạn ISO 9001:2015, ra đời năm 2015, mang lại nhiều cải tiến so với phiên bản trước Để áp dụng hiệu quả tại Cục Hải quan Hải Phòng, cần nắm vững lý luận và thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong công tác văn thư.
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG
Khái quát về Cục Hải quan Hải Phòng
2.1.1.Lược sử về Cục Hải quan Hải Phòng
Hải quan Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và giám sát hàng hóa, phòng chống buôn lậu, và thực hiện pháp luật về thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu Đặc thù của ngành Hải quan là bảo vệ chủ quyền và lợi ích quốc gia thông qua việc thi hành pháp luật kinh tế đối ngoại Hiện nay, hầu hết các quốc gia đều có cơ quan Hải quan, và công việc của họ được công nhận toàn cầu Ngành Hải quan có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của quốc gia, do đó, việc đơn giản hóa thủ tục hải quan, tăng cường tính minh bạch và chống tiêu cực là rất cần thiết Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hải quan nhằm phục vụ tốt nhất cho người dân và doanh nghiệp là mục tiêu cốt lõi trong việc xây dựng Chính phủ kiến tạo, liêm chính, và hành động phục vụ nhân dân.
Sau cách mạng tháng 8, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp đã ký sắc lệnh số 27/SL vào ngày 10 tháng 9 năm 1945, thành lập Sở thuế quan và thuế gián thu, đánh dấu sự ra đời của ngành Hải quan Việt Nam Ngành Hải quan lúc bấy giờ có nhiệm vụ thu thuế nhập cảng và xuất cảng, thu thuế gián thu, chống buôn lậu, cũng như hòa giải và xử lý các vụ vi phạm thuế quan.
Hiệp định Geneve được ký kết vào ngày 20 tháng 7 năm 1954 đã dẫn đến việc miền Bắc hoàn toàn được giải phóng Ngày 14 tháng 4 năm 1954, Bộ Công Thương đã ban hành nghị định 87/BTC–NĐ-KB, thành lập Sở Hải Quan Hải Phòng, bao gồm các phòng ban như: tổ chức cán bộ, hành chính quản trị, giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu và công cụ vận tải, kiểm hóa và thuế – giá biểu, cùng với phòng kiểm nghiệm hàng hóa.
Năm 1956, Bộ Công Thương được chia thành Bộ Công nghiệp và Bộ Thương nghiệp, với ngành Hải quan trực thuộc Bộ Thương Nghiệp Đến tháng 4 năm 1958, Bộ Thương Nghiệp lại tiếp tục tách thành Bộ Nội Thương và Bộ Ngoại Thương, trong đó ngành Hải quan thuộc về Bộ này.
Bộ Ngoại Thương và đổi tên thành Phân sở Hải quan Hải Phòng và trực thuộc
SỞ Hải quan Trung ương
Ngày 20 tháng 11 năm 1984, Nhà nước phê chuẩn thành lập Tổng Cục hải quan – Cơ quan trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Hải quan thành phố Hải Phòng được thành lập và đi vào hoạt động theo quyết định số 137/TTg ngày 01/04/1994 của Thủ tướng Chính Phủ Năm 1994, Hải quan thành phố Hải phòng đổi tên thành Cục Hải quan thành phố Hải Phòng [16]
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của bộ phận áp dụng hệ thông quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng Đến nay, Cục Hải quan Hải Phòng gồm 20 đơn vị trực thuộc: 09 Chi cục Hải quan cửa khẩu và ngoài của khẩu, 08 phòng ban tham mưu, 03 đơn vị tương đương để phù hợp với tình hình Cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan Hải Phòng như sau:
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Cục Hải quan Hải Phòng
(Nguồn: Cục Hải quan thành phố Hải Phòng)
Văn phòng Cục Hải quan thành phố Hải Phòng có trách nhiệm quản lý công văn đi, đến và kiểm soát văn bản, tài liệu Hiện tại, văn phòng gồm 46 thành viên, trong đó 11 cán bộ chuyên trách về văn thư Mặc dù tất cả cán bộ công chức đều có trình độ cử nhân hoặc thạc sỹ, chỉ hai người được đào tạo chính quy về văn thư, còn lại chủ yếu dựa vào tự nghiên cứu và kinh nghiệm từ những người đi trước.
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức cán bộ công chức đảm nhiệm công việc về văn thư lưu trữ
( Nguồn: Cục Hải quan thành phố Hải Phòng)
Cán bộ, công chức chuyên trách về nghiệp vụ văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công tác này Đội ngũ cán bộ được đào tạo bài bản từ đầu sẽ góp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động văn thư.
Cục Hải quan Hải Phòng thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về xuất nhập khẩu trong khu vực rộng lớn, bao gồm các tỉnh Hải Phòng, Hải Dương và Hưng Yên.
Thái Bình, mặc dù nằm gần 4 tỉnh khác, nhưng mỗi vùng lại có đặc trưng riêng trong phát triển kinh tế và xuất nhập khẩu Điều này dẫn đến việc quản lý Nhà nước cần có các văn bản chuyên biệt cho từng tỉnh Nhiều văn bản từ các tỉnh và các Bộ, ngành liên quan được gửi đến Chi cục Hải quan, nhưng trước tiên phải chuyển về Cục Hải quan Hải Phòng Số lượng văn bản này rất lớn, tạo ra thách thức cho bộ phận văn phòng của Cục Hải quan thành phố Hải Phòng.
Phó chánh văn phòng phụ trách công tác văn thư
Cán bộ, công chức đảm nhiệm về văn thư
2.1.3.Sự cần thiết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính Nhà nước, gắn liền với hoạt động của Cục Hải quan thành phố Hải Phòng Từ khi thành lập đến năm 1954, công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng được chia thành ba giai đoạn phát triển rõ ràng.
- Giai đoan 1: trước năm 2013, công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng không áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
- Giai đoạn 2: từ cuối năm 2012 đầu năm 2013, Cục Hải quan thành phố Hải Phòng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
- Giai đoạn 3: từ năm 2016, Cục Hải quan thành phố Hải Phòng nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
Thực tế cho thấy, trong một thời gian rất dài từ năm 1954 đến cuối năm
Năm 2012, công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng trước khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO đã bộc lộ nhiều hạn chế và thường xuyên gặp phải tình trạng lặp lại.
Chất lượng văn bản tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng còn thấp, với quy trình xây dựng và thủ tục ban hành chưa thống nhất và chồng chéo Việc quản lý văn bản đi, đến chưa tuân thủ đúng trình tự, dẫn đến tình trạng xử lý, theo dõi và kiểm tra chuyển giao còn chậm và thủ công Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn hạn chế do cơ sở hạ tầng mới hình thành và trình độ sử dụng máy tính của cán bộ yếu Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa đi vào nề nếp, với tình trạng không lập hồ sơ hoặc hồ sơ không đáp ứng yêu cầu diễn ra phổ biến Quản lý và nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc, gây ra tình trạng hồ sơ tài liệu có giá trị cần lưu trữ bị bỏ sót.
Việc nộp tài liệu đúng hạn tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng hiện gặp nhiều khó khăn, với tình trạng tài liệu còn tích đống và cần đầu tư chi phí lớn để chỉnh lý, đánh giá và sắp xếp lại Những tồn tại và hạn chế trong công tác văn thư chủ yếu do thiếu hệ thống kiểm soát và quy trình chuẩn Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được đề xuất để khắc phục những vấn đề này.
Cục Hải quan thành phố Hải Phòng nhận thấy việc chuẩn hoá và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 là cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác văn thư Mục tiêu là cụ thể hoá quy định của Nhà nước về văn thư, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng và phân công trách nhiệm cho các đơn vị, cá nhân liên quan Hệ thống này giúp kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong quản lý và xử lý văn bản, đảm bảo thông tin kịp thời cho công tác lãnh đạo và quản lý Đồng thời, việc lưu trữ tài liệu nội bộ được tổ chức khoa học, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng lâu dài, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Cục Hải quan Quyết định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này được thực hiện vào cuối năm 2012 và đầu năm 2013.
Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng
2.2.1.Xây dựng chính sách và xác định mục tiêu đối với công tác văn thư khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Để áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, việc nghiên cứu các tiêu chuẩn và xác định quy mô áp dụng là rất quan trọng Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã ký hợp đồng với công ty TNHH tư vấn quản lý quốc tế để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này, tuân theo Thông tư số 01/2010/TT-KHCN Cục đã tổ chức rà soát và đánh giá hoạt động của tất cả các phòng, đơn vị trong Cục dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đặc biệt chú trọng đến công tác văn thư, bao gồm "Cách thức kiểm soát tài liệu" và "Cách thức kiểm soát công văn đi, đến".
Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã xác định cần áp dụng đồng bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Cục và 10 đơn vị trực thuộc Quá trình triển khai được chia thành hai giai đoạn: Giai đoạn 1 từ tháng 11/2012 đến tháng 2/2013, hoàn thiện tư vấn cho khối tham mưu và cấp chứng chỉ phù hợp; Giai đoạn 2 từ tháng 2/2013 đến hết tháng 6/2013, hoàn thiện tư vấn cho các chi Cục trực thuộc và cấp chứng nhận phù hợp Qua hai giai đoạn, Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng đồng nhất, tạo ra quy trình làm việc hiệu quả cho cả Cục và các chi Cục Hệ thống này cũng được áp dụng cho công tác văn thư tại văn phòng Cục và 10 phòng tổng hợp của các đơn vị trực thuộc.
Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã xây dựng chính sách và mục tiêu chất lượng dựa trên tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý chất lượng Cục cam kết thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật và nhu cầu của tổ chức, cá nhân, với phương châm "CHUYÊN NGHIỆP – MINH BẠCH – HIỆU QUẢ" Để đạt được điều này, Cục Hải quan Hải Phòng sẽ giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, và lắng nghe yêu cầu của khách hàng Mục tiêu cụ thể khi áp dụng ISO 9001:2008 là tăng hiệu quả xử lý công tác Hải quan, giảm thời gian và nâng cao tính chính xác trong thủ tục hành chính Đối với công tác văn thư, Cục đặt mục tiêu đảm bảo 90% văn bản đúng thể thức và 95% công văn được luân chuyển kịp thời, thể hiện quyết tâm cải tiến chất lượng phục vụ.
39 những tồn tại và tìm ra những quy trình làm việc trong công tác văn thư hiệu quả, thực tế
Cục Hải quan Hải Phòng đã thiết lập các nguyên tắc cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, trong đó lãnh đạo cao cấp và các phòng, đơn vị cần nắm vững thủ tục và quy trình của đơn vị mình Tất cả cán bộ, công chức phải được phổ biến và hướng dẫn để hiểu rõ quy trình, thủ tục Mọi sự không phù hợp trong hệ thống cần được phát hiện và yêu cầu xử lý nghiêm túc ngay từ lần đầu sai phạm Đồng thời, cần xác định các cuộc họp và kênh trao đổi thông tin nội bộ phù hợp trong hệ thống.
Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã ban hành Quyết định 573/QĐ-HQHP vào ngày 29/06/2012 nhằm kiện toàn Ban chỉ đạo triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, với sự tham gia của 7 thành viên.
Bảng 2.1: Ban chỉ đạo ISO
Họ và tên Chức vụ Ban chỉ đạo
ISO gồm các thành viên chủ chốt như Đ/c Nguyễn Hữu Thọ, Phó Cục Trưởng và Trưởng ban; Đ/c Vũ Ngọc Minh, Chánh Văn Phòng và Phó trưởng ban; Đ/c Mặc Văn Huyền, Phó trưởng phòng GSQL về Hải Quan; Đ/c Trần Quốc Chính, Phó trưởng trung tâm DL & CNTT; Đ/c Phùng Thúy Lài, Phó trưởng Phòng tài vụ quản trị; Đ/c Lại An Ninh, Phó trưởng phòng tổ chức cán bộ; và Đ/c Nguyễn Thị Hải Hà, Văn phòng Cục.
(Nguồn:Cục Hải quan thành phố Hải Phòng)
Ban chỉ đạo ISO của Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã tham mưu cho Lãnh đạo Cục ký ban hành Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Kế hoạch này nhằm cải thiện hoạt động của Cục Hải quan thành phố Hải Phòng và chỉ đạo triển khai thực hiện Ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm báo cáo trước Cục trưởng Cục Hải quan thành phố Hải Phòng về việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại Cục và các đơn vị trực thuộc.
Cục Hải quan Hải Phòng nhận thức rõ vai trò quan trọng của công tác văn thư và đã thiết lập chính sách áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Dựa trên thực trạng công tác văn thư hiện tại và nhu cầu cấp thiết trong việc cải tiến, Cục trưởng Cục Hải quan Hải Phòng đã đề ra một kế hoạch cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Bảng 2.2: Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn 9001:2008 vào hoạt động Cục hải quan Thành phố Hải Phòng
STT Hoạt động Công việc cụ thể Đơn vị chủ trì Đơn vị phối hợp
1 Xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng
HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO
Ban chỉ đạo ISO của Cục tiến hành rà soát đánh giá thực trạng HTQLCL Cục Hải quan
TP Hải Phòng đã tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng từ năm 2009 đến 2010, dựa trên mô hình khung của Tổng Cục Hải quan được ban hành theo Quyết định 2495 ngày 18/11/2011, nhằm xác định quy mô và phạm vi áp dụng cụ thể.
Yêu cầu kế thừa nội dung cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng cũ đã được xây dựng, tập trung vào các hoạt động thường xuyên và lặp đi lặp lại, liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân và doanh nghiệp.
Các đơn vị thuộc Cục
2 Tiếp tục làm việc với công ty tư vấn quản lý quốc tế và hỗ trợ kỹ thuật cao để hiệu chỉnh các văn bản HTQLCL theo tiêu chuẩn
9001:2008 và tiến tới ký hợp đồng chứng nhận
Thực hiện tiếp hợp đồng với công ty để tiến hành ký hợp đồng chứng nhận đảm bảo chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí
3 Tổ chức nghiên cứu, hiệu chỉnh các tài liệu, quy trình đã viết
Xác định và phê duyệt danh mục tài liệu thuộc HTQLCL
Triệu tập cán bộ công chức tham gia soạn thảo tài liệu nhằm điều chỉnh quy trình cho phù hợp với khung tiêu chuẩn mới và các thay đổi trong văn bản quy phạm pháp luật.
Ban chỉ đạo ISO phối hợp với các công ty tư vấn
Các đơn vị thuộc Cục
4 Đào tạo về tiêu chuẩn ISO; Phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu, đào tạo cán bộ đánh giá nội bộ
Tổ chức tư vấn tiến hành đào tạo về mô hình quản lý chất lượng, phân tích các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO
Hướng dẫn điều chỉnh quy trình và văn bản để đáp ứng yêu cầu quản lý công việc hiện tại và tiêu chuẩn ISO Đào tạo cán bộ đánh giá nội bộ nhằm nâng cao năng lực cần thiết cho việc thực hiện đánh giá tại các đơn vị Đối tượng tham gia đào tạo bao gồm những người có liên quan đến quy trình đánh giá.
42 các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO, cán bộ lãnh đạo các cấp và cán bộ, công chức Hải quan
5 Thống nhất quy trình và ban hành để áp dụng
Cán bộ, công chức được phân công thực hiện hoàn thiện quy trình
Lấy ý kiến của công ty tư vấn đối với dự thảo các tài liệu thuộc HTQLCL
Lấy ý kiến của các đơn vị thuộc Cục đối với dự thảo
Chỉnh sửa tài liệu đảm bảo sự đồng thuận của toàn đơn vị
Các đơn vị trực thuộc
6 Triển khai áp dụng Triển khai thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008
Phổ biến tài liệu thuộc HTQLCL đến các đơn vị và từng công chức
Thường xuyên kiểm tra việc áp dụng, hướng dẫn và giải trình việc áp dụng HTQLCL được thực hiện có hiệu quả
Các đơn vị thuộc Cục
7 Đánh giá nội bộ hệ thống QLCL
Sau một thời gian áp dụng, HTQLCL sẽ được đánh giá chất lượng nội bộ từ 2 đến 3 lần:
Lần 1: Công ty tư vấn thực hiện đánh giá nội bộ của Cục quan sát
Lần 2,3: Cán bộ của Cục thực
Ban chỉ đạo ISO, Công ty tư vấn, các nhóm đánh giá nội bộ
Các đơn vị trực thuộc
HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO
Làm việc với tổ chức chứng nhận là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá và nếu đáp ứng đủ yêu cầu quy định, sẽ ra quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Công ty tư vấn và các đơn vị trực thuộc Cục
9 Triển khai mở rộng phạm vi áp dụng
Mở rộng triển khai áp dụng HTQLCL giai đoạn II vào tất cả các hoạt động quản lý tại Các đơn vị thuộc Cục
Các đơn vị có liên quan
10 Duy trì và cải tiến
Sau khi được cấp chứng nhận, các đơn vị và từng cán bộ, công chức có trách nhiệm duy trì hệ thống hiệu quả
Văn phòng Cục, Ban chỉ đạo Iso
Các đơn vị thuộc CỤc
11 Tuyên truyền, hướng dẫn về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
Tuyên truyền về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO là rất quan trọng, nhằm nâng cao nhận thức của các đơn vị về lợi ích và hiệu quả của việc triển khai hệ thống này trong hoạt động của họ.
Văn phòng Cục, Ban chỉ đạo ISO
Các đơn vị thuộc Cục
(Nguồn: Cục hải quan Thành phố Hải Phòng)
Lãnh đạo Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã xây dựng kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Ban chỉ đạo ISO sẽ triển khai hệ thống này vào công tác văn thư theo kế hoạch đã định, thực hiện qua hai giai đoạn cụ thể.
Đánh giá áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng
ủy quyền chỉ đạo giải quyết thì thực hiện công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản giấy và điện tử từ công chức, viên chức có chữ ký tắt của trưởng đơn vị Sau đó, văn thư chuyển văn bản cho bộ phận pháp chế và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về mặt pháp lý và hình thức Tiếp theo, văn thư trình lãnh đạo ký ban hành văn bản Quy trình phát hành văn bản bao gồm đóng dấu (dấu cơ quan, ký số cho văn bản điện tử, dấu khẩn, dấu mật), đăng ký văn bản trong phần mềm quản lý, thực hiện thủ tục chuyển phát và lưu trữ văn bản đi.
Văn thư cơ quan cần lưu lại 02 bản khi gửi văn bản: 01 bản để lập tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho công chức, viên chức chuyên môn để lập hồ sơ công việc Bản gốc được lưu tại tập văn bản đi, trong khi bản lưu văn bản đi tại cơ quan văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2.3 Đánh giá áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thƣ tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng
2.3.1.Những mặt đã đạt được áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đem lại hiệu quả cho công tác văn thư tại Cục:
Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 đã thay đổi tư duy của lãnh đạo Cục Hải quan thành phố Hải Phòng và cán bộ công chức về vai trò của công tác văn thư, giúp họ hiểu rõ hơn về thực trạng công việc này Lãnh đạo Cục nhận định rằng việc xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng là cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
Việc duy trì và chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công tác văn thư là một thách thức lớn Ban chỉ đạo ISO đã nỗ lực phổ biến và triển khai mạnh mẽ hệ thống này nhằm cải cách hành chính, loại bỏ tư duy cũ về vai trò và ảnh hưởng của khách hàng Sự ảnh hưởng của cơ chế quan liêu bao cấp đã khiến cán bộ công chức khó khăn trong việc tiếp cận và thay đổi Lãnh đạo Cục đã chỉ đạo quyết liệt để nâng cao nhận thức về ISO 9001:2008, coi đây là phương pháp làm việc khoa học và quy trình quản lý mới, giúp tổ chức đạt hiệu quả cao trong hoạt động.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư giúp quy định rõ ràng các bước thực hiện, trình tự và quyền hạn Điều này tránh tình trạng chồng chéo trong chỉ đạo, giúp công chức và viên chức dễ dàng xác định ai là người hướng dẫn để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Từ đó, nâng cao chất lượng cán bộ công chức, tinh giản bộ máy làm việc công tác văn thư
Bảng 2.3: Tổ chức cán bộ trong công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng
STT Chỉ tiêu Đơn vị tính
2 Cán bộ kiêm nhiệm Người 86 43 43
(Nguồn:Cục Hải quan thành phố Hải Phòng)
Sau khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, số lượng cán bộ làm việc trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ đã giảm.
Trong công tác văn thư, lưu trữ, số lượng cán bộ đã giảm từ 296 xuống còn 249, tức là giảm 47 cán bộ Đặc biệt, số cán bộ kiêm nhiệm đã giảm một nửa, từ 86 xuống còn 43 Trong số 47 cán bộ bị cắt giảm, có 43 cán bộ là kiêm nhiệm, và chỉ 3 cán bộ có chuyên môn về văn thư lưu trữ.
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đã giúp Cục Hải quan thành phố Hải Phòng tinh giản bộ máy văn thư – lưu trữ, với 44 cán bộ thuộc chuyên ngành khác không liên quan đến lĩnh vực này Điều này cho thấy sự giảm bớt cán bộ kiêm nhiệm và loại bỏ những cán bộ chưa đạt tiêu chuẩn về năng lực và trình độ công tác văn thư.
Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 để nâng cao hiệu quả làm việc, xác định rõ nhiệm vụ và chức năng của cán bộ công chức trong công tác văn thư Điều này giúp cán bộ công chức thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian Từ 2013 đến 2016, Cục Hải quan đã triển khai quy trình kiểm soát tài liệu một cách bài bản, phân loại rõ ràng các loại tài liệu và nguồn tài nguyên được chia sẻ, truy cập Ngoài ra, quy trình quản lý công văn đến và đi cũng đã được xây dựng chi tiết, xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng công việc.
Cục trưởng Cục Hải quan Hải Phòng và các cấp lãnh đạo có thể sử dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để kiểm soát hiệu quả các quy trình làm việc Việc này giúp thực hiện đánh giá nội bộ, từ đó nắm bắt được năng lực và thái độ của công chức, viên chức trong công tác văn thư.
Văn bản trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 là cơ sở quan trọng cho giáo dục và đào tạo cán bộ công chức Việc thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn quy trình làm việc qua các lớp tập huấn giúp giảm thiểu sai sót và rủi ro trong công tác văn thư Điều này không chỉ tránh ảnh hưởng đến các công tác chuyên môn liên quan mà còn rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu quả công việc.
Vào thứ năm, việc xây dựng hệ thống phản hồi thông qua kiểm tra và kiểm soát của các trưởng bộ phận, Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng sẽ cải tiến công việc một cách có hệ thống, đồng thời cung cấp phương pháp nhận diện, giải quyết sai sót và ngăn ngừa tái diễn.
Trong giai đoạn 2013 - 2016, Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, giúp xây dựng một hệ thống văn thư thông suốt, hiệu quả và hiện đại Việc áp dụng tiêu chuẩn này đã chứng minh là một giải pháp hữu hiệu cho công tác văn thư tại Cục Hải quan.
Sau khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng, đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể Tuy nhiên, hệ thống này vẫn còn một số hạn chế nhất định Trong tổng kết công tác văn thư giai đoạn 2013 – 2016, Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã xác định những tồn tại trong quy trình văn thư.