Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại bộ khoa học và công nghệ

Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành khoá luận với đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và C

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ LỆ QUYÊN

Mã số sinh viên : 1305QTVB050

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong Công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” là công trình nghiên

cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của ThS.Nguyễn Phú Thành Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong tài liệu tham khảo Ngoài ra luận văn còn

sử dụng một số nhận xét, đánh giá của một số tác giả khác nhau, cơ quan tổ chức khác nhau có trích nguồn gốc Nếu có phát hiện sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình

Hà Nội, tháng 5 năm 2017

Tác giả

Lê Thị Lệ Quyên

LỜI CẢM ƠN

Để luận văn đạt kết quả tốt đẹp, tôi đã nhận được sự hỗ trợ giúp đỡ của nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân Với tình cảm sâu sắc và chân thành, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cá nhân và cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình thực tập

và nghiên cứu đề tài

Trước hết tôi xin gửi lời tới các thầy, cô trong khoa Quản Trị Văn Phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành khoá luận với đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học

và Công nghệ.”

Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths.Nguyễn Phú Thành

đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn trong thời gian vừa qua Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Văn Phòng Đảng Đoàn Thể, Phòng Hành chính – Tổ chức đã trực tiếp

và gián tiếp giúp đỡ tôi trong nghiên cứu đề tài Với điều kiện thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, luận văn này không thể trách khỏi sai sót Tôi rất mong nhận được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến của các thầy cô, Hội đồng để tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn công tác sau này./

XIN TRÂN THÀNH CẢM ƠN !

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

1 KH&CN Khoa học và Công nghệ

3 QĐ; TT ;CT Quyết định, Thông tư , Chỉ Thị

MỤC LỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư truyền thống

và quản lý văn thư hiện đại 15

Hình 2.1 Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ 22

Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư 27

Hình 2.2 Giao diện phần mềm quản lý văn bản 32

Hình 2.3 Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản 33

Hình 2.4 Sổ đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản 34

Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản 35

Bảng 2.3 Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản 39

Hình 2.5 Sổ đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản 39

Bảng 2.4 Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn bản đi 40

Bảng 3.1 quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm quản lý văn bản 49

Hình 3.1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf 56

Hình 3.2 Kết quả sau khi sử dụng phần mềm chữ ký số 56

Hình 3.3 Mô hình chức năng số hoá hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản 57

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 6

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Cấu trúc đề tài 7

PHẦN NỘI DUNG 9

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ 9

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 9

1.1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư 9

1.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 10

1.2 Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 15

1.3 Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng cấp Bộ 17

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG 21

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 21

2.1 Sự hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ 21

2.1.1 Lịch sử hình thành 21

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức 23

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 24

2.2.1 Vị trí và chức năng 24

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 24

2.2.3 Cơ cấu tổ chức 24

2.3 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 25

2.3.1 Điều kiện cơ sở vật chất 25

2.3.2 Nhân sự phục vụ công tác văn thư 26

2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản 29

2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản 31

2.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu 42

2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ 43

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 47

3.1 Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 47

3.1.1 Ưu điểm 48

3.1.2 Hạn chế 51

3.2 Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 52

3.2.1 Nhóm giải pháp về nhận thức 52

3.2.2 Nhóm giải pháp về thể chế 54

3.2.3 Nhóm giải pháp về công nghệ 55

3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 55

3.3.1 Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số 55

3.3.2 Cần tích hợp thêm một số tính năng trong phần mềm quản lý văn bản đi, đến trên mạng Vb.net 56

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

Quản trị Văn phòng được xem là nghề của những người năng động và chuyên nghiệp Hiện nay nhu cầu nguồn lực về ngành Quản trị Văn phòng trên thị trường ngày càng cao Trong công tác Văn phòng một khâu nghiệp vụ không thể thiếu của tất cả các cơ quan, tổ chức giữa các đơn vị, bộ phận với nhau đó là bộ phận văn thư Bộ phận Văn thư được xem như một “mắt xích” trong chu trình của bộ máy văn phòng Công tác Văn thư được hiểu là hoạt động dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, tổ chức quản lý

và giải quyết văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu

Do vậy công tác Văn thư trong cơ quan là nơi diễn ra các hoạt động giao nhận, trao đổi, xử lý thông tin Trong đó công văn, giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư Nên vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao cấp thiết Vì thế công tác văn thư ngày càng được

tổ chức hợp lý và tự động hoá ngày càng nâng cao chất lượng quản lý Hiện nay công tác văn thư được triển khai các hoạt động liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức và quản lý văn bản một cách khoa học

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một

cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu trữ văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và Lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị Được Nhà nước cụ thể hoá

ở các văn bản như Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH1 ngày 29/06/2006, Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin Nghị định số 64/2007/NĐ -

CP ngày 10/4/2007 của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, văn bản trên đề cập về các cơ quan hành chính Nhà nước gồm các cơ quan Nhà nước, Bộ, quan ngang Bộ thuộc Chính phủ về việc công khai, minh bạch trên môi trường mạng, quy định việc bảo mật thông tin cá nhân, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, sử dụng nguồn nhân lực trong công nghệ thông tin

Tiếp đến Công văn số 139/VTLTNN – TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc trên môi trường mạng Nội dung của Công văn số 139 đề cập tới việc thống nhất việc quản lý văn bản đi, đến, hồ sơ công việc thống nhất giữa các cơ quan hành chính Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội từ TW đến địa phương Đồng thời quy định trên cơ sơ tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Hiện nay việc ban hành các văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin còn nhiều văn bản khác nhưng các văn bản trên đây được áp dụng nhiều trong các

cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ

Qua việc tìm hiểu thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Tôi nhận thấy trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ thì đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý văn bản Nhưng vẫn còn một số số nội dung trong công tác văn thư chưa được ứng dụng công nghệ thông tin Đây cũng chính là một trong những hạn chế của công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Để khắc phục được điều này thì lãnh đạo Bộ cần quan tâm hơn nữa đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Đặc biệt là cần tìm ra các giải pháp phù hợp nhất với tình hình thực tế tại Văn phòng Bộ Chính vì những lý do trên nên tôi quyết định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học

và công nghệ”

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài ứng dụng CNTT là một vấn đề được các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý, các cấp ngành quan tâm nó không chỉ là thước đo chất lượng công việc hành chính của cơ quan mà còn đòi hỏi cao về bảo mật thông tin Chủ đề này đã có một số bài nghiên cứu, Luận văn, tạp chí, sách, báo, website viết về vấn đề này

Chủ đề Ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư được đề cập trong đề tài nghiên cứu của ThS.Lê Văn Năng với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” Nội dung của đề tài đề cập tới các lý luận của việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư Các hoạt động quản lý văn bản, theo dõi giải quyết, lập hồ sơ hiện hành Tiếp đến TS Dương Văn Khảm liên quan đến xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư và Lưu trữ với cuốn sách “Tin học

và đổi mới quản lý Công tác Văn thư - Lưu trữ” của Nxb chính trị quốc gia năm 1994 Cuốn sách này đề cập chủ yếu đến vai trò của ứng dụng CNTT và

việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ Tiếp nữa là báo cáo khoa học số 27 của Th.s Nguyễn Mạnh Cường với tên đề tài: “Tìm hiểu một

số ứng dụng tiến bộ CNTT trong quản lý văn bản đi - đến trong công tác văn thư tại một số cơ quan” Bài viết này phản ánh thực trạng tại các cơ quan tổ chức hiện nay đã ứng dụng những tiến bộ của CNTT trong việc quản lý văn bản đi, đến Từ đó nâng cao nhận thức của CBCC trong việc đẩy mạnh tiến bộ CNTT vào công tác văn thư

Ngoài ra các báo cáo, khoá luận, các đề tài nghiên cứu của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại Học Khoa học xã hội và Nhân văn như “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” của nhóm sinh viên Đinh Tuấn Phương Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bài viết của nhóm sinh viên bàn luận về thực trạng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng những thành tựu, những phần mềm trong công tác quản trị Văn phòng Trên cơ sở đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong Văn phòng cấp Bộ

Tiếp nữa bài khoá luận tốt nghiệp với tên đề tài : “Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công Ty Cổ phần Hoàng Gia” của sinh viên Nguyễn Văn Nam Báo cáo khoa học của sinh viên Phùng Thị Thu Huyền với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn” Đây là những đề tài mang tính chất tham khảo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại một số cơ quan Mỗi đề tài đều có một hướng tiếp cận khác nhau về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Các đề tài nêu trên hầu hết đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nội dung trong công tác văn thư Tiếp đến với đề tài của mình tôi tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư mang tính khái quát và tổng hợp về các nội dung đã được ứng dụng công

nghệ thông tin đã giải quyết được vấn đề nào, các nội dung liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan văn phòng Bộ

3 Mục tiêu nghiên cứu

Từ thực tế việc tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Những công việc, những quy trình đã được ứng dụng CNTT, những quy trình chưa được ứng dụng CNTT Để từ đó tìm kiếm những giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại quan, tổ chức góp phần nâng cao chất lượng công việc

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài tập trung làm rõ một số nhiệm vụ cụ thể sau:

Thứ nhất, từ việc tìm hiểu cơ sở khoa học về công tác văn thư, vai trò

của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của cơ quan tổ chức hiện nay

Thứ hai, trên cơ sở hiểu rõ về lý luận đi sâu tìm hiểu thực trạng việc

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Hiện nay những phần mềm công nghệ, những thiết bị kết nối, cơ sở dữ liệu nào đang ứng dụng trong công tác văn thư Trong công tác văn thư thì những nội dung đã áp dụng ứng dụng công nghệ, nội dung nào vẫn chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin

Thứ ba, từ cái nhìn thực tế cần đưa ra nhận xét đánh giá trực quan về

vấn đề này Để từ đó cần đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Phạm vi nghiên cứu: Trong các nội dung nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Đề tài tập trung nghiên cứu vào phần trọng tâm việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và xử lý văn bản Ngoài ra đề tài không nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực liên quan về nghiên cứu khoa học

6 Giả thuyết nghiên cứu

Từ những hạn chế trong công tác tổ chức, quản lý về công tác văn thư

từ trước đến nay khi chưa ứng dụng ứng dụng các thành tựu của lĩnh vực khoa học công nghệ Để khắc phục điều này và giúp tiết kiệm các nguồn lực hiện

có cần có những lý luận, thực tiễn để khuyến nghị các giải pháp nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Đề tài nhằm góp một phần nhỏ trong việc đổi mới về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ từ những quy trình cần được ứng dụng công nghệ thông tin Đặc biệt là ứng dụng trong việc quản

lý và xử lý văn bản

7 Phương pháp nghiên cứu

Đề hoàn thành đề tài này, tôi đã dựa vào những phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp tổng hợp: Đề tài thu thập và thống kê số liệu về công tác văn thư (số lượng văn bản đi, đến, lập hồ sơ…) Tổng hợp hiện nay tại văn phòng Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ở những khâu nào để làm cơ sở xây dựng các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả

- Phương pháp so sánh, phân tích: Trên cơ sở tổng hợp được, đề tài phân tích, so sánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng Bộ hiện nay

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Sử dụng mẫu câu hỏi người hỏi và người trả lời để đánh giá về mức độ hài lòng về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tại văn phòng Bộ qua việc phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư

Ngoài ra đề tài sử dụng đồng bộ các phương pháp như thống kê, phương pháp thu thập tài liệu Lý luận kết hợp với thực tiễn để nghiên cứu, gắn nghiên cứu lý luận với thực tiễn, bám sát quan điểm, đường lối của Đảng Nhà nước Đồng thời tham khảm có chọn lọc, kế thừa các công trình khoa học

đã công bố của các tác giả có liên quan

Chương 2 Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Bộ KH&CN

Dựa trên cơ sở khoa học về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn tại Văn phòng các cơ quan cấp Bộ hiện nay Thì thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã

áp dụng vào những nội dung nào trong các nôi dung : soạn thảo văn bản; quản

lý và xử lý văn bản; quản lý hồ sơ và con dấu Những kết quả của việc áp

dụng thành tựu đó so với việc chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng bộ có khác biệt

Chương 3 Giải pháp và kiến nghị việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Từ thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN Trên cơ sở thừa nhận những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Thì những khó khăn, hạn chế về các nguồn lực là một trong những yếu tố để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư chưa phát huy được hết các hiệu quả Để khắc phục những khó khăn trên thì những giải pháp và kiến nghị giúp cho công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng hiện đại thích ứng với xu thế hội nhập hiện nay

1.1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và truyền đại thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với việc soạn thảo, chuyển giao, tiếp nhận, lập hồ sơ Nhưng công việc này được gọi là công tác văn thư

và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức

Vậy khái niệm Công tác Văn thư theo điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ -

CP quy định về Công tác Văn thư được hiểu như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[1]

Đây là khái niệm chung nhất phản ánh đầy đủ nhất các công việc trong công tác văn thư Nhằm đảm bảo thông tin quản lý trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động hành chính

1.1.1.2 Nội dung Công tác Văn thư

Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 04 nội

dung:

- Thứ nhất, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu đầu tiên trong công tác văn thư Trong nội dung của việc soạn thảo thì bao gồm các công việc: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, góp ý và sau cùng là ký và ban hành văn bản Đây chính là một trong những công việc mà bất kỳ cơ quan, tổ chức cũng phải thực hiện

- Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý và giải quyết gồm 2 loại văn bản đó là quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi

+ Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến

+ Quản lý văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi

- Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước

- Thứ tư, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản Các nội dung trong việc lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản Đây là khâu cuối cùng trong công tác văn thư sau khi mà công việc kết thúc

1.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

1.1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin

Ở nước ta trong những thập niên 90 của thế kỷ trước và những năm gần đây nhằm đáp ứng yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công

nghệ thông tin đã ứng dụng ngày càng nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực khoa học công nghệ Thuật ngữ Công nghệ thông tin được biết đến, có rất nhiều khái niệm về công nghệ thông tin Nhưng khái niệm công nghệ thông tin được hiểu một cách đầy đủ nhất theo Nghị Quyết số 49/NQ -

CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở

nước ta trong những năm 90 được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội CNTT phục

vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân CNTT được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn thông và tự động hoá” [1]

Như vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin văn bản và hồ sơ công việc được nhanh chóng và chính xác Góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác tổ chức hành chính tạo môi trường trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức với nhau

1.1.2.2 Nội dung của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

Các nội dung chủ yếu được ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao gồm các nội dung sau:

Soạn thảo và ban hành văn bản: công việc soạn thảo của cán bộ văn

thư các nội dung và thể thức được thực hiện theo quy định của các văn bản pháp lý Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên phần mềm soạn thảo trên máy vi tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho

lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản

Quản lý và xử lý văn bản: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn

thư cơ quan Tất cả những văn bản đi, đến đều được đăng ký, quản lý tại văn thư Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn bản trên máy tính Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn bản đi và chuyển giao đối với văn bản đến

Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số: Hiện nay ngoài việc sử dụng

con dấu theo phương pháp truyền thống là đóng trực tiếp nên văn bản để thể hiện giá trị pháp lý Nhờ những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật thì việc sử dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử cũng đang được thực hiện

Vì thế chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được biến đổi một thông điệp điện tử dữ liệu xử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký được khoá chính xác Chữ ký số hiện nay vẫn chưa thay thế cho việc sử dụng con dấu đóng dấu trực tiếp lên văn bản Nhưng tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký số đã được quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ - CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số

Lập hồ sơ hồ sơ hiện hành và nộp lưu : Đây là công việc cuối cùng

trong các nội dung của công tác văn thư Việc ứng dụng tin học hoá vào khâu lập hồ trong giai đoạn hiện nay nhờ vào các phần mềm trong máy tính giúp lưu các tài liệu ở dạng file, hình ảnh… Đồng thời giúp cho việc tra tìm và sử dụng nhanh chóng, giúp tiết kiệm không gian và công văn giấy tờ cho cơ quan, tổ chức

Qua các nôi dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư thì chủ yếu hiện nay các cơ quan tổ chức đã áp dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý và giải quyết văn bản

Từ các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư có thể so sánh các đặc điểm khác biệt giữa việc quản lý công tác văn thư theo cách truyền thống và việc quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin

Đặc điếm so sánh CTVT Truyền thống CTVT hiện đại khi ứng dụng CNTT

Khái niệm

Là hoạt động bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản

và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào, Sử dụng

và bảo quản con dấu

Là hoạt động bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng chữ ký số

Đối tượng Văn bản, tài liệu giấy Văn bản, tài liệu điện tử

Văn bản, tài liệu giấy

Nội dung

Soạn thảo và ban

hành

văn bản

Yêu cầu chung

Ký văn bản Ký bằng chữ ký trực tiếp

Bằng chữ ký số ký bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư

số cấp cho người ký với tư cách cá nhân

Tiếp nhận văn bản đến qua mạng

Đăng ký văn bản đến bằng phần mềm

Trình chuyển giao văn

Giải quyết và theo dõi,

đôn đốc việc giải

Làm thủ tục chuyển

phát và theo dõi việc

giải quyết văn bản đi

Lưu văn bản đi Bản giấy Máy tính

theo dõi, giải quyết

công việc vào hồ sơ

Bản giấy, bằng tay Bản điện tử, bằng phần mềm

Giao nộp hồ sơ, tài

Bảng 1.1 Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư

truyền thống và quản lý văn thư hiện đại

Qua bảng 1.1 thấy được sự khác nhau cơ bản giữa hai phương thức quản lý trong công tác văn thư Nhận thấy qua việc quản lý công tác văn thư theo phương pháp hiện đại đem lại hiệu quả cao hơn Nhưng hiện nay tại các

cơ quan, tổ chức vẫn sử dụng cả hai phương thức trên

1.2 Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một việc làm rất thiết thực góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc Để lĩnh vực công nghệ thông tin trong công tác văn thư được quán triệt thực hiện theo đúng quy định thì việc ban hành các văn bản quy định về vấn đề trên đã được nhà nước cụ thể hoá bằng một số văn bản sau:

- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về việc ban hành công tác văn thư Nôi dung của Nghị định 110/2004 đề cấp tới các khái niệm về công tác văn thư, các nôi dung trong công tác văn thư và việc quản lý và sử dụng con dấu Đây là văn bản pháp lý được Chính phủ thông qua và được sử dụng phổ biến nhất tại cơ quan Nhà nước, hành chính

sự nghiệp

- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Văn bản trên đề cập những vấn đề sửa đổi một số điều và bổ sung một số điều tại Nghị định 110/2004 trong đó sửa đổi khoản 1 điều 5 liên quan đến thể thức ban hành văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản hành chính Tiếp đến sửa đổi điều 19 việc lưu văn bản đi bản gốc lưu tại bộ phận văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ

- Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2006 Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin Trong nội dung của Luật công nghệ thông tin gồm

05 chương Tại mục 2 của Chương 2 quy định các nội dung cơ bản của ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan hành chính Nhà nước Nội dung chính của mục 2 đề cập đến các điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin, các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, các hoạt động của cơ quan Nhà nước trong môi trường mạng, xây dựng các trang thông tin điện tử Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về Luật công nghệ thông tin có tác động rất lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là việc hướng tới việc xây dựng các phần mềm quản lý văn bản, các hoạt động được diễn ra trong môi trường mạng, xây dựng mô hình chính phủ điện tử

- Công văn số 139/VTLTNN -TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Văn bản đề cập tới nội dung về việc hướng dẫn và quản lý văn bản trên môi trường mạng, lập hồ sơ trên môi trường mạng Các quy trình để quản lý và giải quyết văn bản đi, đến gồm các bước khác nhau Các yếu tố thông đầu vào và các yếu tố thông tin đầu ra có quy định trong Công văn 139/VTLLTNN –TTTH

Tiếp đến Chỉ thị số 15/CT- TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước Các văn bản trở về trước của Chính phủ nhằm hướng tới nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý Nhà nước về sử dụng văn bản điện

tử trong các hoạt động quản lý, trao đổi qua môi trường mạng Tuy nhiên các

cơ quan Nhà nước vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực

sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian Việc ban hành Chị thị 15/CT-TTg nhằm thúc đẩy

và quy định rõ hơn phương hướng làm việc qua môi trường mạng với văn bản điện tử của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân Tỉnh từ Trung ương đến địa phương

Như vậy các văn bản Luật, Chỉ thị, Nghị định là các văn bản có giá trị pháp lý áp dụng cho tất cả các cơ quan tổ chức từ TW đến địa phương Nhằm mục đích tuyên truyền, hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin Đặc biệt là ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

1.3 Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng cấp Bộ

Thực tiễn việc triễn khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư được thực hiện vào 04 công việc chính:

- Trước hết việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo văn bản Nhờ sự phát triển của khoa học và công nghệ thay vì

việc soạn thảo văn bản thông thường bằng việc viết tay hay đánh máy chữ Hiện nay việc soạn thảo văn bản ở tất cả các Văn phòng cấp Bộ 100% đều sử dụng trên máy tính Với sự hỗ trợ của bộ phần mềm soạn thảo Microsoft office Trong bộ phần mềm Mircrosoft word với các phiên bản: Microsoft word 2003, 2007, 2010, 2016 Ngoài việc tuân thủ các quy định việc về thể thức các văn bản pháp luật quy định Phần mềm này cho phép gõ chữ ở nhiều dạng phông khác nhau Nhưng phông chữ chủ yếu dùng hiện nay là Time new Roman theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:20001 (bộ mã unicode) Ngoài

ra việc soạn thảo trên máy tính nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và cán bộ văn thư có thể trực tiếp chỉnh sửa văn bản dễ dàng Sau khi soạn thảo văn bản nhờ có bộ Ram xử lý trong máy tính có thể lưu văn bản và gửi trực tiếp tới cá nhân cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng Internet Các văn bản chủ yếu được soạn thảo tại Văn phòng Bộ là các văn bản hành chính, chuyên nghành như: Thông tư, Quyết định, Nghị Quyết, Chỉ thị …

- Thứ hai, trong quản lý và giải quyết văn bản Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản là việc sử dụng các phần mềm quản lý văn bản Tuỳ theo tình hình thực tế, quy định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan Văn phòng Bộ quy định về việc quản lý

và giải quyết văn bản trong công tác văn thư khác nhau nên việc sử dụng các phần mềm quản lý sử dụng sẽ khác nhau Các phần mềm quản lý văn bản được sử dụng hầu hết hiện nay tại các cơ quan Văn phòng Bộ như: eDoc.Tc; Cloud office; Moffice ; Coffice; Qoffice Tại văn phòng cấp Bộ là cơ quan cấp Nhà nước Trung ương nên hằng ngày phải tiếp nhận hằng trăm văn bản đến, ban hành văn bản đi Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản là rất cần thiết Thực tiễn tại Văn phòng Bộ Tài chính đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản là sử dụng phần mềm quản lý văn bản eDoc.Tc và đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận

Từ năm 2006, Cục Tin học và Thống kê tài chính đã phối hợp cùng Văn phòng Bộ xây dựng chương trình quản lý văn bản và điều hành cho cơ quan

Bộ Tài chính Đến năm 2011, chính thức triển khai diện rộng cho 24 Vụ, Cục Chương trình đã đáp ứng được các mảng nghiệp vụ gồm: công tác quản lý văn bản; quản lý nghiệp vụ lưu trữ; quản lý phòng họp; quản lý đoàn xe ô tô của cơ quan Bộ và quản lý lịch làm việc của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị

Hệ thống phần mềm đã cho phép tin học hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến, tờ trình, quản lý lịch làm việc của lãnh đạo…với khả năng liên văn phòng giữa văn phòng Bộ và các Vụ, Cục thuộc

Bộ và vận hành tập trung trên một cơ sở dữ liệu tập trung thống nhất Nhờ thế, 100% công văn đến Bộ chuyển qua phòng Hành chính được phòng Hành chính nhập vào hệ thống và luân chuyển điện tử đến phòng Thư ký (đối với các phiếu trình, phiếu gửi, giấy mời Bộ họp) hoặc chuyển thẳng về các vụ, cục (đối với các văn bản chuyển thẳng không qua trình Bộ) giúp các bộ phận, cán bộ có liên quan biết được công việc cần xử lý Hiện nay hầu hết văn thư các đơn vị đã khai thác sử dụng chương trình để quản lý và tiếp nhận văn bản điện tử do phòng Hành chính (Văn phòng Bộ) chuyển qua phần mềm

-Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu Ngoài việc quản lý và sử dụng con dấu đóng trực tiếp lên văn bản hiện nay Các cơ quan, tổ chức thuộc Văn phòng cấp Bộ đã sử dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử Thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư 08/2016/TT– BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng về việc quy định cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực và chữ ký số chuyên dùng cho các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội Việc sử dụng và cung cấp dịch vụ chữ ký số chuyên dùng phục vụ cho cơ quan Đảng, Nhà nước là Cục chứng thực và bảo mật thông tin thuộc ban cơ yếu Chính phủ quản lý Nên việc bảo mật thông tin khá cao Thực tế việc sử dụng dụng chữ ký số và

chữ ký điện tử để thay thế việc đóng dấu lên văn bản vẫn chưa được áp dùng

ở hầu hết các Văn phòng Bộ hiện nay Các cơ quan văn phòng Bộ hiện nay vẫn áp dụng chủ yếu việc đóng dấu lên văn bản để đảm bảo tính pháp lý

-Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và lưu văn bản So với việc lập hồ sơ trước đây khi chưa ứng dụng công nghệ thông tin Công việc sau khi giải quyết xong các cán bộ văn thư thực hiện việc lập hồ sơ

để nộp vào lưu trữ Nhưng thông thường việc lập hồ sơ được thực hiện vào cuối năm Nên dẫn đến tình trạng rất nhiều hồ sơ tài liệu bó gói, bị mất mát trong quá trình nộp lên lưu trữ dẫn đến khi nộp lên lưu trữ không đầy đủ tài liệu Với thực trạng trên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu lập hồ

sơ là rất cần thiết Lợi ích của xây dựng các phần mềm quản lý hồ sơ và công việc giúp cho cán bộ văn thư có thể lưu trữ các văn bản theo số thứ tự khác nhau, dưới nhiều dạng file như: doc, pdf Tại văn phòng cấp Bộ hằng ngày phải tiếp nhận các loại văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau nên việc tra tìm bằng phần mềm là rất cần thiết Nhưng trong khâu lập hồ sơ công việc việc ứng dụng công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở việc sắp xếp và lưu trữ các văn bản tài liệu Tài liệu trong hồ sơ chỉ mới giai đoạn sản sinh, chưa có sự phân loại hồ sơ Do đó vẫn phải có sự can thiệp yếu tố con người

Thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng cấp Bộ chủ yếu vào nội dung quản lý và giải quyết văn bản bằng phần mềm quản lý

Thật vậy từ việc tìm hiểu dựa trên ba cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ

sở thực tiễn tác giả đưa ra những cơ sở khoa học chung nhất về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư hiện nay Đây là những cơ sở nền tảng để đi sâu phân tích thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của một cơ quan tổ chức cụ thể

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

và hoàn thiện Trong quá trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách nhiệm quản lý về KH&CN ngày càng được nâng cao Hoạt động quản lý KH&CN của Bộ đã phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có hiệu quả

Quá trình hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ đã trải qua 05 giai đoạn hình thành và đổi tên :

Giai đoạn 1959 – 1965: Đây là giai đoạn xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức và quản lý khoa học từ TW đến địa phương Uỷ ban Khoa học Nhà nước có chức năng đảm bảo và hoàn thành kế hoạch về khoa học và kỹ thuật

Giai đoạn 1965– 1975: UBKHNN chia tách làm 2 cơ quan: Uỷ Ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước và Viện Khoa học xã hội Việt Nam

Giai đoạn 1975- 1985 đây là giai đoạn cả nước đang khẩn trương xây dựng CNXH ở miền bắc và đấu tranh chống biên giới xâm lược UBKH & KTNN lúc này chịu trách nhiệm về quản lý khoa học kỹ thuật trong phạm vi

cả nước

Giai đoạn 1985 – 1992 đây là giai đoạn có những thay đổi quan trọng trong cả nước với sự thay đổi cơ chế từ tập trung sang cơ chế thị trường Năm

1990 UBKH & KTNN đổi tên thành UBKHNN thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học tự nhiên và khoa học xã hội

Hình 2.1 Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ

Giai đoạn 1992 - 2002: Bộ Khoa học và Công nghệ và Môi trường được thành lập thành hiện chức năng quản lý nhà nước về nghiên cứu khoa học, phát triển công nghiệp, tiêu chuẩn hoá, sở hữu trí tuệ

Đây là giai đoạn chuyển đổi cơ chế quản lý từ loại hình uỷ ban sang một cơ cấu ngành: Ngành quản lý Khoa hoc và công nghệ Từ tháng 8/2002,

Bộ Khoa học và Công nghệ được thành lập thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về KH& CN, tiêu chuẩn đo lường chất lượng, năng lượng nguyên tử

Giai đoạn từ 2002 đến nay đất nước đang trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập kinh tế quốc tế, giúp Bộ trưởng tập trung hơn nữa các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về KHCN trong phạm vi cả nước Khẳng định vị thế của Bộ trong việc điều phối thúc đẩy các hoạt động khoa học

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Chức năng

Bộ khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Khoa học và Công nghệ bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ, tiêu chuẩn đo lường chất lượng, bức xạ hạt nhân, quản lý nhà nước và các dịch vụ công trong lĩnh vực Bộ quản lý theo quy định pháp luật

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ chủ yếu là việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Chỉ Thị, Quyết định thuộc lĩnh vực của Bộ sau khi ban hành

Các nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số

20/2013/NĐ - CP ngày ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ Quy định về

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ Đây là văn bản mới nhất quy định đầy đủ về chức năng và nhiệm vụ, quyền

hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ (xem tại Phụ lục 01)

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Theo Nghị định 20/2013/NĐ –CP ngày 26/12/2013 cơ cấu tổ chức của

Bộ bao gồm : 11 Vụ và Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ có chức năng tham mưu giúp việc cho Bộ trưởng trong các hoạt động hành chính của cơ quan Bên cạnh đó có 07 Cục và Tổng Cục là các các cơ quan quan lý nhà nước chuyên ngành của Bộ KH&CN Viện nghiên cứu và tạp trí, trung tâm thực hiện chức

năng nghiên cứu về lĩnh vực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại phụ lục 01)

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ được thành lập theo Quyết định

số 886/QĐ - BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ Trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ

2.2.1 Vị trí và chức năng

Bộ khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Khoa học và Công nghệ bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ, tiêu chuẩn đo lường chất lượng, bức xạ hạt nhân, quản lý nhà nước và các dịch vụ công trong lĩnh vực Bộ quản lý theo quy định pháp luật

Chánh văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ bổ nhiệm là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN chịu trách nhiệm trước Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Các Phó Chánh văn phòng Bộ giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công việc

được giao; các Phó Chánh Văn phòng Bội trưởng Bộ KH&CN bổ nhiệm, miễn nhiệm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng

Hiện nay Văn phòng Bộ gồm 07 phòng chức năng Mỗi phòng tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ đảm nhận các công việc khác nhau Tuỳ theo vị trí việc làm Chánh Văn phòng phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ quy định

cụ thể chức năng, nhiệm vụ và bố trí cán bộ, chuyên viên làm việc tại phòng trên cơ sở nhiệm vụ và biên chế được giao.Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp trưởng, phó các phòng được thực hiện theo quy định về bổ nhiệm, phân cấp quản lý của cán bộ của Bộ

Nằm trong các nhiệm vụ liên quan đến công tác tác văn thư Theo quyết định số 18/QĐ –VP ngày 14/02/2014 về việc thành lập phòng Hành chính –Tổ chức có chức năng đảm bảo công tác hành chính và công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Theo chức năng và nhiệm vụ hiện nay phòng Hành chính -Tổ chức đã bố trí nhân sự gồm 07 CBCC Tất cả các CBCC đều được

bố trí vị trí việc làm phù hợp và đều được biên chế Nhà nước

2.3 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ được xem là một trong những nhiệm vụ quan trọng Vì đây được xem là một trong những khâu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác hành chính Nhận thức được vấn đề trên lãnh đạo Bộ trên cơ sở thực hiện theo quy định Công văn số 139/VTLTNN -TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Để thực hiện được điều này cần có sự chỉ đạo và quan tâm hơn nữa trong việc xây dựng các phần mềm quản lý và điều kiện cơ

sở vật chất cần được đầu tư Đặc biệt là yếu tố nguồn nhân lực

2.3.1 Điều kiện cơ sở vật chất

Những năm gần đây, Phòng HC –TH luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ công tác văn thư của cơ quan Hệ thống cơ sở vật chất không ngừng được cải thiện, nâng cao đáp ứng yêu cầu đặt ra về hiện đại hoá công tác này

Trong quá trình xây dựng phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ đã được thiết kế theo mô hình văn phòng hiện đại (Văn phòng Mở) phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan

Bên ngoài phòng làm việc: Với vị trí tại tầng 01 toà nhà trụ sở Bộ KH&CN bên ngoài có cửa giao dịch công văn đi - công văn đến làm bằng kính trong suốt, thuận tiện cho việc giao dịch với bên ngoài cơ quan, đặc biệt không gây ảnh hưởng với cán bộ làm việc bên trong

Bên trong phòng làm việc: bố trí rộng rãi, khang trang, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận Hệ thống trang thiết bị hiện đại phục

vụ cho công tác văn thư : 08 máy tính, 02 máy photo, 01 máy fax, 03 máy scan, 01 máy in, 01 máy huỷ tài liệu

Tất cả các máy tính được đặt tại phòng làm việc đều được kết nối Internet hoặc kết nối mạng LAN Máy tính được cài đặt chương trình riêng của công tác văn thư là phần mềm quản lý văn bản Theo số liệu khảo sát tại phòng Hành chính – Tổ chức về việc sử dụng cơ sở vật chất trong việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư thì 89% CBCC đồng ý việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại vào công tác văn thư là rất cần thiết Nó hỗ trợ đắc lực cho công việc soạn thảo, lưu trữ và chuyển giao văn bản, quản lý con dấu được đầy đủ đúng trình tự, nhanh chóng và hiệu quả

2.3.2 Nhân sự phục vụ công tác văn thư

Để ứng dụng CNTT trong công tác văn thư được hiệu quả không chỉ yếu tố cơ sở vật chất mà yếu tố đội ngũ nhân sự rất quan trọng Bởi lẽ, dù cơ quan có trang bị cơ sở vật chất hiện đại mà người sử dụng không biết quản lý thì sẽ dẫn đến công việc trì trệ, lãng phí thời gian, nguồn tài nguyên Tại Bộ

Khoa học Công nghệ lãnh đạo cơ quan rất chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ Văn thư, Lưu trữ nhằm nâng cao năng lực thực thi công vụ đảm bảo thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ được giao Trong thời gian qua công tác ĐTBD tại Văn phòng của Bộ KH&CN đã có những đóng góp đáng kể trong việc nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC và công tác cải cách hành chính

Theo như kết quả khảo sát ngắn CBCC phòng HC - TC sử dụng các phần mềm phổ biến hỗ trợ trong công tác văn thư

STT Tên phần mềm Chức năng Phân quyền sử

dụng

Mức độ sử dụng

2010

Tạo bảng biểu Toàn cơ quan Thường

xuyên Microsoft Office

Powerpoint

Tạo Slide trình chiếu

Trưởng các đơn

vị, bộ phận

Không thường xuyên

2 Phần mềm gõ chữ Tiếng

Việt Unikey

Cho phép đánh máy bằng tiếng việt, chính sửa phông chữ

Toàn cơ quan Thường

Thường Xuyên

4 Trình duyệt Web:Google

Chrom, Firefox

Cho phép kết nối với cổng thông tin điện từ nhờ việc kết nối Internet

Toàn cơ quan

5 Phần mềm Chat, Yahoo,

Messager Phần mềm trao đổi

Không thường xuyên

6 Thư điện tử: Gmail,

Email

Gửi thư điện tử qua mạng

Thường xuyên

Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư

Qua bảng 2.1 nếu trên có thể thấy rằng tại văn phòng Bộ việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư là rất cần thiết Đặc biệt là các phần mềm sử dụng thường xuyên là phần mềm Microsoft Word, phần mềm

gõ chữ Unikey được sử dụng toàn bộ trong cơ quan Ngoài ra còn sử dụng phần mềm dành riêng cho cán bộ văn thư và Chánh văn phòng là phần mềm quản lý văn bản Tại phòng Hành chính - Tổ chức bao gồm 04 CBCC phụ trách về văn thư đã có kinh nghiệm nhiều năm về chuyên môn nghiệp vụ Qua việc khảo sát từ đánh giá năng lực thực tế được biết đội ngũ cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực văn thư đều có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu công việc

Ngoài ra có còn sử dụng thành thạo tin học văn phòng, biết sử dụng phần mềm quản lý văn bản Hằng năm được sự chỉ đạo quan tâm của lãnh đạo

Bộ thường xuyên mở các lớp đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, vận hành các phần mềm quản lý văn bản Ngày 28/11/2016, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp với Trung tâm Tin học tổ chức tập huấn về phần mềm quản lý công việc Tham dự lớp tập huấn, có đại diện lãnh đạo các đơn

vị và một đầu mối tiếp nhận công việc kể từ ngày 1/12/2016, Bộ KH&CN yêu cầu thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ triển khai công tác theo dõi, xử lý cập nhật tiến độ thực hiện các nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ qua hệ thống xử lý văn bản đến, văn bản đi, phiếu trình, đặt lịch công tác của Lãnh đạo Bộ tại địa chỉ http://vbdh.most.gov.vn Tại lớp tập huấn, các cán bộ đã được nghe và hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý và điều hành công việc: Văn bản đến; Văn bản dự thảo - phiếu trình; Văn bản đi; Hồ sơ - Công việc Sau thời gian thử nghiệm, phần mềm được áp dụng đối với tất cả các đơn vị thuộc Bộ KH&CN Các đơn vị cũng có thể áp dụng phần mềm này phục vụ quản lý công việc nội bộ tại đơn vị mình

Để có thể hiểu rõ hơn về tình hình thực tế cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng Bộ Tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư đã có kinh nghiệm về công tác văn thư và tổng hợp ở dưới dạng phiếu câu hỏi

( xem phụ lục 03)

2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản

Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hoá công tác văn phòng Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra văn bản nhằm mục đích cụ thể Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực

Tại Văn phòng Bộ quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình

tự gồm 06 bước sau:

+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp Khi có yêu cầu soạn thảo về văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản thể hiện như thế nào cho hợp lý?

+Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: Đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó

phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn bản ban hành

+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu +Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

+Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: Sau khi văn bản được soạn thảo xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp

lý chưa

+Bước 6: Làm thủ tục phát hành và lưu văn bản

Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình Tại Bộ KH&CN toàn bộ công việc soạn thảo được tiến hành trên máy tính, sử dụng phần mềm soạn thảo Microsoft office 2010

Các quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính, văn bản QPPL, mẫu chữ và trình bày thể thức văn bản và bản sao, viết hoa đều tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về kỹ thuật và trình bày văn bản Phông chữ sử dụng để soạn thảo văn bản của Bộ là Phông Time New Roman theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode) Như vậy lợi ích mà phần mềm đem lại khi quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nên một bản thảo sạch đẹp mà không tốn nhiều thời gian như soạn thảo bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học

Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phông chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng Đối với các văn

bản được mẫu hoá được cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định (quyết định bổ nhiệm cán

bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ, quyết định nâng bậc lương…); công điện

Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung

về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản Việc soạn thảo văn bản tại Bộ được tuân thủ theo đúng các bước trong quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hoá nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ văn phòng Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, nhân viên soạn thảo

2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản

2.3.4.1 Sơ lược về phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản trên mạng Vb.net đang được sử dụng ở tất

cả các phòng, đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ Chương trình này được xây dựng nhằm hỗ trợ hoạt động chỉ đạo của Chánh văn phòng Bộ, hoạt động tác nghiệp của cán bộ công chức thuộc văn phòng Bộ, gửi văn bản xuống các cục, sở, ngành, thông qua việc tin học hoá từng bước quy trình tiếp nhận, quy trình quản lý văn bản, quy trình quản lý văn bản hồ sơ và gửi nhận văn bản điện tử

Chương trình quản lý văn bản được thiết kế trên máy tính cá nhân kết nối Internet Phần lớn dữ liệu đếu sử dụng font Unicode, hỗ trợ IE 7.0 trở lên

vì thế các cán bộ văn thư không cần phải cài đặt thêm phông chữ khác Với

giao diện thuận tiện, chức năng dễ dàng cho người sử dụng đặc biệt là cán bộ văn thư cập nhật thông tin văn bản nhanh chóng

Hình 2.2 Giao diện phần mềm quản lý văn bản

Chương trình hoạt động chủ yếu trên môi trường mạng vì thế mỗi phân quyền truy cập đều phải đăng nhập ID và mật khẩu riêng để đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu văn thư

Yêu cầu: Máy tính phải có kết nối mạng Internet và cài đặt trình duyệt Mozilla Firefox để thực hiện đăng nhập phần mềm

Tài khoản, mật khẩu: Sẽ được Trung Tâm Tin học và Văn phòng Bộ khoa học công nghệ cấp số ID và password

Đường dẫn vào phần mềm: /http://vb.most.gov.vn

Cách đăng nhập:

Bước 1: Mở trình duyệt Mozilla Firefox

Bước 2: Gõ chính xác đường dẫn vào thanh địa chỉ của trình duyệt Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ đăng nhập, gõ chính xác Tài khoản, Mật khẩu, Mã bảo vệ, sau đó click vào Đăng nhập

Hình 2.3 Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản

Bước 4: Sau khi gõ chính xác đường dẫn, nhấn Enter để vào giao diện của phần mềm Sau đó click vào chức năng công văn để vào của sổ đăng nhập

Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến

Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua bưu điện bằng chuyển phát nhanh hoặc thường, trực tiếp Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận các loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và

ký nhận với nhân viên bưu điện Trong quá trình tiếp nhận nếu bì văn bản không đúng về địa chỉ cơ quan thì trả lại cho nhân viên bưu điện Riêng đối với báo hay tạp chí, một số thư chúc mừng mà nhân viên bưu điện không yêu cầu ký thì không cần ký nhận mà tiếp nhận và cho trực tiếp vào tủ đựng của các đơn vị Ngoài ra nguồn văn bản còn đến qua fax

Như vậy nguồn văn bản đến Bộ Khoa học và Công nghệ rất phong phú

và đa dạng Qua việc điều tra chỉ tính tháng 1/2016 (từ 1/1 -2/6) đã có khoảng

7000 văn bản gửi đến Bộ qua đường bưu điện, fax, qua mạng Văn bản dù tập trung dưới hình thức nào thì đều tập trung xử lý tại phòng văn thư Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại gửi đến các phòng chức