01. HDSD - HRM - Chuong 1 - He thong

Trường hợp một người dùng cấp dưới được phân quyền từ nhiều người dùng cấp trên các cấp kể cả người dùng admin phân quyền - nếu có thì nguyên tắc là “Hoặc” quyền giống như trường hợp một

Trang 1

Hướng dẫn sử dụng Fast Human Resources Online

Chương 1 – Các vấn đề hệ thống

Mục lục

Hướng dẫn sử dụng Fast Human Resources Online 1

Chương 1 – Các vấn đề hệ thống 1

1 Các thiết lập hệ thống 3

1.1 Chọn ngày làm việc 3

1.2 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ 3

1.3 Danh mục tiền tệ 4

1.4 Danh mục đơn vị cơ sở 5

1.5 Người sử dụng 5

1.5.1 Khai báo người sử dụng 5

1.5.2 Khai báo nhóm sử dụng 8

1.5.3 Phân quyền truy nhập 9

1.5.4 Phân quyền truy nhập theo nhóm người dùng 10

1.5.5 Giới hạn quyền truy cập 11

1.5.6 Giới hạn quyền truy cập theo nhóm người dùng 12

1.5.7 Giới hạn quyền truy cập theo đơn vị cơ sở 13

1.5.8 Giới hạn địa chỉ truy cập 14

1.5.9 Giới hạn địa chỉ truy cập theo người dùng 14

1.5.10 Giới hạn địa chỉ truy cập theo nhóm người dùng 15

1.6 Phân quyền chức năng của nhân viên 15

1.6.1 Các lập luận về phân quyền sử dụng trong phân hệ nhân sự 15

1.6.2 Khai báo quyền sử dụng 18

1.6.3 Khai báo quyền chức năng 18

1.6.4 Khai báo quyền bộ phận 19

1.6.5 Phân quyền người sử dụng 21

1.6.6 Phân quyền nhóm người sử dụng 21

1.6.7 Khai báo quyền nhân viên 21

1.7 Khai báo các màn hình nhập chứng từ 22

1.8 Khai báo các tham số tùy chọn 25

1.8.1 Nhóm tham số liên quan đến công ty 25

1.8.2 Nhóm tham số liên quan lưu trữ 26

1.8.3 Nhóm tham số liên quan đến định dạng 26

1.8.4 Nhóm tham số liên quan thuế thu nhập cá nhân 27

1.8.5 Nhóm tham số liên quan phân hệ nhân sự - tiền lương - bảo hiểm 27

1.8.6 Thao tác 29

1.9 Khai báo ngày bắt đầu nhập liệu 29

2 Bảo trì dữ liệu 29

2.1 Lưu trữ số liệu 29

Trang 2

2.3 Khóa số liệu theo đơn vị cơ sở 30

2.4 Khóa số liệu theo chứng từ 31

2.5 Tạo dữ liệu 31

2.6 Tính số liệu theo kỳ 31

Trang 3

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chương 1 – Hệ thống

Màn hình khai báo chọn ngày làm việc để hạn chế sai sót ngày, tháng, năm khi nhập liệu, sẽ không cho nhập liệu khi ngày, tháng, năm không có trong khoảng khai báo này

Chức năng dùng để cập nhật và lưu giữ tỷ giá giao dịch thực tế của tất cả các loại ngoại tệ theo thời gian

Khi nhập các phát sinh ngoại tệ chương trình sẽ lấy tỷ giá quy đổi ngầm định là tỷ giá trong bảng có ngày gần nhất trước đó so với ngày phát sinh của chứng từ

Trang 4

 Mã ngoại tệ / Tên ngoại tệ/ Tên khác

Mã ngoại tệ, tên ngoại tệ và tên ngoại tệ bằng tiếng Anh

 Đọc tiền: [1] [2].[3] [4] [5]

- [1] Dùng trong một số trường hợp dùng câu giới thiệu trước khi đọc tiền (Tuy nhiên, thông thường ít trường hợp sử dụng, nên có thể không nhập ô này)

Ví dụ:

Nhập vào ô số 1 chuỗi:"Tiền đô la Mỹ: ", khi in 1000 USD, chương trình

sẽ hiển thị bằng chữ: "Tiền đô la Mỹ: một nghìn đô la chẵn"

- [2] Dùng để thay tên ngoại tệ

Ví dụ Thay vì trong danh mục tiền tệ có tên là "Đô la Mỹ" thì ta có thể thay bằng Dollar, khi in 1000 USD, chương trình sẽ hiển thị bằng chữ: "Một nghìn Dollar chẵn"

- [3] Phần nối phần tiền lẻ, thường là chữ “và” (and)

- [4] Đơn vị tiền lẻ của loại tiền (xu-cent)

- [5] Các tiếp vĩ ngữ như “chẵn”, “only” trong trường hợp không có số lẻ

Ví dụ:

khi in 123.45 USD, chương trình sẽ hiển thị bằng chữ: “Một trăm hai mươi

ba đô la và bốn mươi lăm cen”

Trang 5

- Nếu dùng số lẻ (như tiền USD) thì sử dụng cả 3 đến 4 cột, cột 2 khai báo tên đồng tiền;cột 3 khai báo phần nối với số lẻ, cột 4 khai báo tiền

lẻ

Danh mục đơn vị cơ sở được dùng trong trường hợp cần phải phân tích số liệu theo các đơn vị cơ sở Đơn vị cơ sở ở đây có thể hiểu là các công ty con, các chi nhánh, cửa hàng Trong các màn hình nhập liệu chương trình có một trường dành riêng để nhập mã đơn vị cơ sở để phân biệt số liệu liên quan đến đơn vị cơ sở nào

Tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp và tùy theo đặc thù của đơn vị cơ sở mà số liệu có thể được nhập tập trung tại một nơi (ví dụ trong trường hợp đơn vị cơ sở là các bộ phận hạch toán, các cửa hàng, phân xưởng ) hoặc được nhập riêng tại các đơn vị cơ sở và sau đó được chuyển về công ty mẹ và chép vào cơ sở dữ liệu chung (ví dụ trong trường hợp đơn vị cơ sở là các công ty con, các chi nhánh )

Danh mục đơn vị cơ sở là cơ sở để phân quyền truy nhập cho người dùng theo từng đơn vị Người dùng được phân quyền ở đơn vị cơ sở nào thì chỉ được phép truy nhập vào đơn vị cơ sở đó, trừ người quản trị

Số liệu tổng hợp khi lên báo cáo cũng được tập hợp riêng theo từng đơn vị cơ sở Người dùng được phân quyền truy nhập vào đơn vị nào thì chỉ được phép xem số liệu phát sinh của đơn vị cơ sở đó, trừ người quản trị

Chương trình buộc nhập mật khẩu cho từng người dùng khi chạy chương trình Việc khai báo người sử dụng thực hiện trong “Khai báo người sử dụng” Trong các thao tác hiệu chỉnh các giao dịch, danh mục từ điển của phiên làm việc, chương trình luôn lưu lại thời gian và mã của người tạo ra cũng như của người thực hiện sửa chữa lần cuối cùng Có thể xem nhanh thông tin này trong chứng từ (Tham khảo thêm trong phần hướng dẫn nhập liệu chung)

Trang 6

 Mật khẩu / Nhắc lại mật khẩu

Mật khầu và mật khẩu nhắc lại phải như nhau Sau khi “Người quản trị” tạo mới người dùng, người dùng đó có thể tự sửa mật khẩu cho riêng mình

 Cấp bảo mật mật khẩu

Cấp bảo mật mật khẩu cho phép chọn các cấp độ sau:

Tối thiểu 6 ký tự;

Trang 7

- Các cấp độ trên đều hiểu là “Tối thiểu phải có” chứ không phải dạng bắt buộc

- “Mật khẩu tối thiểu phải từ 6 ký tự” tương ứng với cấp độ 1;

- “Mật khẩu tối thiểu phải từ 6 ký tự và phải có số và chữ” tương ứng với cấp độ 2;

- “Mật khẩu tối thiểu phải từ 6 ký tự, phải có số và chữ, phải có một chữ hoa” tương ứng với cấp độ 3;

- “Mật khẩu tối thiểu phải từ 6 ký tự, phải có số và chữ, phải có một chữ hoa, phải có ký tự khác ngoài số và chữ” tương ứng với cấp độ

4

 Số ngày phải thay đổi mật khẩu

Nhập = 0 hiểu là không cần phải thay đổi mật khẩu, nhập = n nghĩa là n ngày sau đó chương trình sẽ bắt thay đổi mật khẩu khi truy nhập (Cảnh báo “Mật khẩu hiện hành đã hết hạn”)

 Phải thay đổi mật khẩu lần tới

Nếu chọn là “Có” thì khi truy nhập vào chương trình lần đầu, chương trình

sẽ yêu cầu đổi mật khẩu

 Cho phép trùng mật khẩu cũ

Nếu chọn là “Không” thì khi đổi mật khẩu chương trình sẽ kiểm tra mật khẩu mới và 2 mật khẩu cũ liền kề trước xem có trùng không, nếu trùng thì cảnh báo (Cảnh báo “Không được phép trùng mật khẩu cũ”)

Chú ý Ngoài việc ràng buộc cấp bảo mật mật khẩu, một số cụm từ không đặt mẩu khẩu được ngầm định trong danh sách như sau: 111111, 123456,

654321, 1234567, 12345678, 123456789, 0123456789, 1234567890,

123123, abc123, qwerty, qazwsx, password, passw0rd, monkey, letmein, trustno1, dragon, baseball, iloveyou, master, sunshine, ashley, bailey, shadow, superman, michael, football Tuy nhiên danh sách này có thể thay đổi được

 Được phép phân quyền cấp dưới

Cho phép phân quyền theo cấp, số cấp không hạn chế Trường hợp một người dùng cấp dưới được phân quyền từ nhiều người dùng cấp trên các cấp (kể cả người dùng admin phân quyền - nếu có) thì nguyên tắc là

“Hoặc” quyền (giống như trường hợp một người dùng được admin phân quyền riêng và phân quyền theo nhóm NSD trong chương trình hiện tại); Admin là người duy nhất được phép tạo mới người dùng, tạo/đổi mật khẩu cho người dùng, thêm nhân viên cấp dưới cho người dùng

 Điện thoại di động

Số điện thoại di động dùng trong chức năng gửi tin nhắn cho các cá nhân

có quyền duyệt chứng từ tương ứng (Đơn hàng, phiếu nhu cầu)

 Thư (Email)

Trang 8

Địa chỉ thư điện tử dùng trong chức năng gửi thư điện tử cho các cá nhân

có quyền duyệt chứng từ tương ứng (Đơn hàng, phiếu nhu cầu)

 Ngôn ngữ ngầm định

Tùy chọn ngôn ngữ sẽ được gửi qua tin nhắn hoặc thư điện tử

Chú ý Chương trình không cho phép một người dùng đăng nhập 2 lần - nghĩa là nếu đã đăng nhập rồi thì không thể dùng mã người dùng (user ) vừa đăng nhập để vào chương trình được nữa

- Muốn truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) thì phải nhấn Thoát (Logout);

- Nếu nhấn tắt trình duyệt nghĩa là vẫn chưa thoát được, lúc này để đăng nhập lại thì phải chờ hết phiên làm việc (hiện tại là 20 phút);

- Trong trường hợp truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) máy sẽ hỏi người dùng có tắt phiên làm việc cũ hay không, nếu

có, sau khi chấp nhận thì phiên làm việc cũ bị mất hiệu lực hoàn toàn

Việc khai báo nhóm hỗ trợ cho việc phân quyền được thực hiện nhanh chóng hơn, trước khi phân nhóm phải khai báo người dùng trước Sau khi thêm mới nhóm sử dụng, chọn người dùng trong danh sách để đưa vào nhóm

Khi phân quyền cho cả người sử dụng và nhóm người sử dụng thì người sử dụng đó

có quyền của cả hai bên

Trang 9

Chức năng này dành cho người quản trị chương trình để phân quyền cho các người dùng chuyên môn khác Vào chức năng Phân quyền truy nhập, chọn người dùng cần phân quyền sau đó nhấn nút sửa

Để phân quyền, cần chọn từng nhánh phân hệ, sau đó chọn vào các ô chọn Nếu chọn cả nhánh thì tất cả các nhánh trong cùng đều có hiệu lực tương tự, ngược lại có thể chọn từng mục nhỏ Chức năng cho phép chọn phân quyền đến từng thao tác (mới, sửa, xóa)

Trang 10

Khi phân quyền cho nhóm, tất cả các thành viên trong nhóm đều được kế thừa quyền của nhóm

Thao tác tương tự “Phân quyền truy nhập theo người dùng” Phân quyền truy nhập theo đơn vị cơ sở

Trang 11

Chương trình cho phép phân quyền xử lý, truy cập theo từng đơn vị cơ sở cho từng người sử dụng Ngoài ra, cũng có thể phân quyền cho một nhóm người sử dụng Trường hợp đã phân quyền cho nhóm người sử dụng thì không cần phải phân quyền cho từng người sử dụng Tuy nhiên, nếu muốn hạn chế hoặc thêm quyền cho một người sử dụng nào đó thì phải khai báo chi tiết cho người sử dụng đó

Chức năng này phục vụ cho việc chỉnh sửa quyền truy nhập chức năng hiện tại của người dùng trong 1 nhóm người dùng

Trang 12

Một số trường hợp minh họa: Một nhóm 20 (I1 đến I20) người dùng được phân quyền vào chứng từ XYZ, tuy nhiên người dùng số I5 sẽ không được chỉnh sửa chứng từ XYZ Trong trường hợp này ta có thể phân quyền cho nhóm, sau đó giới hạn quyền truy cập cho người dùng I5

Dùng chức năng “Giới hạn quyền truy cập theo nhóm người dùng” để giới hạn quyền truy cập hàng loạt các thành viên trong nhóm

Trang 13

Chức năng này phục vụ cho việc chỉnh sửa quyền hiện tại của người dùng trong 1 nhóm người dùng

Trang 14

Một số trường hợp minh họa: Một nhóm 20 (I1 đến I20) người dùng được phân quyền vào đơn vị cơ sở A, tuy nhiên người dùng số I5 sẽ không được chỉnh sửa đơn vị A Trong trường hợp này ta có thể phân quyền cho nhóm, sau đó giới hạn quyền xóa cho người dùng I5

Chức năng này dùng để khai báo các địa chỉ máy tính không được phép truy cập vào chương trình Fast HRM Online

Bất kỳ người dùng nào truy cập từ những địa chỉ này, khi truy nhập, chương trình sẽ thông báo “Tên hoặc mật khẩu không đúng” Vì vậy trong trường hợp không truy nhập được và chương trình báo như trên, cần liên hệ với người quản trị hệ thống để kiểm tra

Cú pháp khai báo địa chỉ: giữa các lớp mạng cách nhau bởi đấu chấm (.)

Ví dụ: 192.168.1.5

Trang 15

Vì vậy trong trường hợp không truy nhập được và chương trình báo như trên, cần liên

hệ với người quản trị hệ thống để kiểm tra

Ví dụ: 192.168.1.5

Chức năng này dùng để khai báo các địa chỉ máy tính được phép truy cập vào chương trình Fast HRM Online cho một nhóm người dùng Với nhóm người dùng cụ thể, nếu có khai báo địa chỉ máy trong danh sách này, chỉ khi nào truy cập từ địa chỉ được khai báo thì hệ thống mới cho phép truy nhập chương trình Ngược lại, chương trình sẽ thông báo “Tên hoặc mật khẩu không đúng”

Vì vậy trong trường hợp không truy nhập được và chương trình báo như trên, cần liên

hệ với người quản trị hệ thống để kiểm tra

Ví dụ: 192.168.1.5

1.6.1.1 Phân quyền người dùng chung theo hệ thống

Để được phép vận hành các chức năng chương trình (menu) như danh mục, nhập liệu và báo cáo, phải sử dụng chức năng phân quyền trong phân hệ hệ thống

Riêng cập nhật thông tin chung của nhân viên (thêm mới, sửa, xóa, xem), phải sử dụng chức năng phân quyền trong phân hệ hệ thống (bên cạnh đó còn phân quyền riêng trong phân hệ nhân sự để nhập các thông tin khác)

Trang 16

Cần phân biệt khái niệm người dùng và nhân viên trong phân hệ nhân sự Người dùng là đối tượng vận hành chương trình, được khai báo trong danh sách người dùng

và được phân quyền như các phân hệ chức năng khác trong chương trình Nhân viên

là đối tượng quản lý được nhập tại “Thông tin nhân viên” thuộc phân hệ nhân sự

Để nhân viên có thể truy nhập và bổ sung thông tin của chính mình hoặc của nhân viên thuộc cấp, trước tiên phải khai báo mã người dùng và gán cho nhân viên

1.6.1.2 Phân quyền người dùng riêng của phân hệ nhân sự

Sau khi phân quyền hệ thống cho người sử dụng trong bộ phận nhân sự, người quản trị tiếp tục khai báo các quyền sau:

 Khai báo quyền sử dụng

Khai báo quyền sử dụng: có 3 loại quyền:

- Chức năng: dùng khai báo quyền chức năng Bao gồm các chức năng có trong “Thông tin nhân viên” như thông tin cá nhân; học vấn, nghề nghiệp; quá trình làm việc; quá trình lương;…

- Bộ phận: dùng cho khai báo quyền bộ phận, để phân biệt các bộ phận trong công ty, chi nhánh,…

- Nhân viên: dùng cho khai báo quyền nhân viên

 Phân quyền sử dụng cho các mã quyền

- Khai báo quyền chức năng: chỉ hiệu lực với các mã có loại quyền là

“Chức năng” Mỗi mã quyền sẽ được phân quyền sử dụng chức năng theo nghiệp vụ tương ứng Người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng được gán với mã quyền này sẽ có quyền sử dụng chức năng tương ứng trong mã quyền đó

- Khai báo quyền bộ phận: chỉ hiệu lực với các mã có loại quyền là “Bộ phận” Mỗi mã quyền sẽ được phân quyền bộ phận theo chuyên trách tương ứng Người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng được gán với

mã quyền này sẽ có quyền theo bộ phận tương ứng với mã quyền được gán

 Phân quyền người sử dụng

Người quản trị sẽ phân quyền cho tất cả người sử dụng, bên cạnh đó người dùng thông thường cũng có thể phân quyền cho nhân viên cấp dưới của mình nếu trong hệ thống có khai báo “Được phép phân quyền cho cấp dưới”

Phân quyền cho người sử dụng là động tác gán mã quyền đã được khai báo trong phần “Khai báo quyền sử dụng” cho người dùng Người sử dụng sẽ không được khai báo nhiều mã quyền cùng loại quyền, trường hợp muốn khai báo nhiều mã quyền cùng loại quyền, phải đưa người sử dụng vào nhiều nhóm rồi gán các mã quyền cho các nhóm hoặc tạo mã quyền mới

Ví dụ:

Định dạng
Số trang	31
Dung lượng	878,7 KB