05. HDSD - HRM - Chuong 5 - Tuyen dung

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm 1.1.1 Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên của từng bộ phận phục vụ cho việc lập báo cáo "Bảng so sánh số lượng nh

Hướng dẫn sử dụng Fast Business Online

Tuyển dụng

Mục lục

Hướng dẫn sử dụng Fast Business Online 1

Tuyển dụng 1

1 Tuyển dụng 2

1.1 Cập nhật 2

1.1.1 Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên 2

1.1.2 Phiếu yêu cầu tuyển dụng 3

1.1.3 Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng 5

1.1.4 Cập nhật hồ sơ ứng viên 6

1.1.5 Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn 13

1.1.6 Cập nhật lịch kiểm tra, phỏng vấn cho ứng viên 14

1.1.7 Cập nhật kết quả kiểm tra 14

1.1.8 Cập nhật kết quả phỏng vấn 16

1.1.9 Cập nhật quyết định tuyển dụng 17

1.2 Danh mục 19

1.2.1 Danh mục loại kiểm tra 19

1.2.2 Danh mục loại phỏng vấn 20

1.2.3 Danh mục vòng thi tuyển 20

1.2.4 Danh mục trạng thái hồ sơ 21

1.2.5 Danh mục kênh tuyển dụng 21

1.2.6 Danh mục nguồn tuyển dụng 22

1.2.7 Khai báo hình thức thi tuyển 22

1.2.8 Khai báo mẫu yêu cầu kiểm tra 23

1.3 Báo cáo 24

1.3.1 Báo cáo yêu cầu tuyển dụng 24

1.3.2 Báo cáo thông tin tuyển dụng 24

1.3.3 Báo cáo hồ sơ ứng viên 25

1.3.4 Lịch kiểm tra, phỏng vấn 25

1.3.5 Báo cáo kết quả kiểm tra, phỏng vấn 26

1.3.6 Báo cáo tình hình tuyển dụng 27

1.3.7 Bảng so sánh số lượng nhân viên theo yêu cầu 28

1.3.8 Báo cáo thống kê theo kênh/nguồn tuyển dụng 29

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

1.1.1 Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên

Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên của từng bộ phận phục vụ cho việc lập báo cáo "Bảng

so sánh số lượng nhân viên theo yêu cầu"

 Bộ phận

Chỉ nhập những bộ phận thuộc đvcs được quyền truy nhập

 Vị trí công việc

Cập nhật từ danh mục vị trí công việc, là trường bắt buộc nhập

 Số lượng nhân viên

Để so sánh với số lượng hiện có, tính ra được số lượng chênh lệch

Quy trình thực hiện như sau:

- Vào "Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên";

- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình

sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào danh mục

Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu đã có, nếu chọn "0 - Không" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu:

- Mã bộ phận: nhập vào những bộ phận được phân quyền Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Mã vị trí: cập nhật mã có trong danh mục vị trí;

- Số lượng nhân viên: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 6 số và không nhập

số lẻ;

- Tên bộ phận, Tên vị trí công việc, Ghi chú: Nhập tự do;

- Ngày hiệu lực: định dạng kiểu ngày tháng

Ghi chú về các lỗi thông báo Khi kết nhập, chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:

- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép: lỗi không xác định;

- Trùng đồng thời: Bộ phận, Vị trí công việc, Ngày hiệu lực;

- Thiếu một trong các thông tin: Bộ phận, Vị trí công việc, Ngày hiệu lực

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong danh mục từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên", không thể sửa dữ liệu đã có trong danh mục từ bảng tính (chép đè)

1.1.2 Phiếu yêu cầu tuyển dụng

Là bước nhập liệu đầu tiên trong quy trình tuyển dụng, dùng để nhập yêu cầu trong "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng" Ngoài ra còn làm cơ sở dữ liệu lên các báo cáo về sau

Màn hình nhập liệu

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Giải thích thông tin

Phần thông tin chung

 Bộ phận

Bắt buộc nhập, chỉ cho nhập những bộ phận thuộc đvcs hiện hành của phiếu đang nhập liệu

 Người yêu cầu

Thông tin về người yêu cầu để in phiếu, không bắt buộc nhập

 Nội dung

Nội dung ghi chú nhập vào để in phiếu, không bắt buộc nhập

 Tổng cộng

Tổng “Số lượng” trong lưới chi tiết, chỉ tham khảo, không sửa được

Phần thông tin chi tiết

 Mã vị trí

Chọn nhập từ danh mục vị trí công việc, bắt buộc nhập

 Số lượng

Trường bắt buộc nhập và phải lớn hơn 0, không cho phép nhập số lẻ

 Kỹ năng yêu cầu

Nhập các kỹ năng yêu cầu cho vị trí cần tuyển

 Yêu cầu từ ngày/Đến ngày

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Bắt buộc nhập Là căn cứ để lọc yêu cầu trong tiện ích "Lấy số liệu từ phiếu yêu cầu tuyển dụng" trong "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng"

1.1.3 Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng

Mã vị trí/ Mã bộ phận cập nhật tại đây sẽ làm cơ sở dữ liệu cho việc xét

và cập nhật hồ sơ ứng viên, phù hợp yêu cầu tuyển dụng cho từng bộ phận và vị trí

Chỉ được phép cập nhật những bộ phận thuộc đơn vị hiện hành của phiếu đang nhập liệu

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

- Yêu cầu từ ngày: bắt buộc nhập;

- Số phiếu yêu cầu: bắt buộc nhập, chỉ cho chọn các phiếu yêu cầu có

"Ngày lập" ≥ "Yêu cầu từ ngày" của điều kiện lọc, thuộc đvcs của phiếu hiện hành Sau khi nhấn "Nhận", chương trình thể hiện màn hình:

- Nút “Nhận”/“Hủy”: nếu nhấn “Nhận”, chương trình đem các mã vị trí thuộc phiếu yêu cầu ra màn hình chi tiết, chỉ lấy những vị trí có đánh dấu vào ô chọn để mang ra

Khi lấy số liệu lần 2 trở đi, nếu vị trí mang ra trùng với mã vị trí đã tồn tại

có cùng bộ phận trong màn hình chi tiết thì không đem ra nữa

1.1.4 Cập nhật hồ sơ ứng viên

Màn hình điều kiện lọc

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Màn hình cập nhật

Giải thích thông tin

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Thông tin chung

 Vị trí ứng tuyển

Chọn từ danh mục vị trí công việc Chỉ hiện lên vị trí thuộc đợt tuyển dụng

mà ứng viên đang ứng tuyển

Dùng truy xuất dữ liệu khi cập nhật quyết định tuyển dụng và các báo cáo sau này

Nhập vào ngày có thể làm việc

Dùng truy xuất lên "Cập nhật quyết định tuyển dụng/ Ngày vào công ty"

 Kênh tuyển dụng

Cập nhật từ danh mục kênh tuyển dụng

 Nguồn tuyển dụng

Cập nhật từ danh mục nguồn tuyển dụng

 Người giới thiệu

Tự nhập vào người giới thiệu

Đối với hai thông tin “Nguồn tuyển dụng” (trường tên) và “Người giới thiệu”, chương trình tự động cập nhật cho ngăn “Thông tin nhân viên/ Quá trình làm việc/ Thông tin khác” sau khi người sử dụng đã nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng"

 Địa chỉ liên hệ

Nhập vào địa chỉ liên hệ

 Điện thoại di động

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Nhập vào điện thoại liên hệ

 Thư (Email)

Nhập vào địa chỉ thư điện tử

Ngăn thông tin “Cá nhân”

Thông tin cá nhân của ứng viên sẽ được cập nhật lại cho "Thông tin nhân viên" sau khi người dùng nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng"

Ngăn “Sức khỏe”

Thông tin sức khỏe của ứng viên cũng được cập nhật lại cho "Thông tin nhân viên" (Thông tin cá nhân\ Sức khỏe) sau khi người dùng nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng"

Trường "Nhóm máu", người sử dụng nên dùng phím khoảng trắng (space)

để cập nhật

Ngăn “Học vấn”

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Thông tin học vấn dùng để tham khảo

Ngăn “Quá trình làm việc”

Thông tin quá trình làm việc của ứng viên cũng được cập nhật lại cho

"Thông tin nhân viên" (Quá trình làm việc\ Quá trình công tác trước đây) sau khi người dùng nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng"

Ngăn “Ngoại ngữ”

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Thông tin ngoại ngữ của ứng viên cũng được cập nhật lại cho "Thông tin nhân viên" sau khi người dùng nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng"

Quy trình thực hiện như sau:

- Vào "Cập nhật hồ sơ ứng viên";

- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình

sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào danh mục

Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu đã có, nếu chọn "0 - Không" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu

- Mã đợt: cập nhật mã có trong "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng";

- Giới tính: nhập 1 hoặc 2 (tương đương nam hoặc nữ);

- Trạng thái hồ sơ/ Kênh tuyển dụng/ Nguồn tuyển dụng: Nhập mã trong các danh mục tương ứng;

- Vị trí ứng tuyển: chỉ cho phép cập nhật mã vị trí thuộc đợt tuyển dụng mà ứng viên đang ứng tuyển;

- Bộ phận ứng tuyển: chỉ cho phép cập nhật mã bộ phận thuộc "Đợt tuyển dụng - Vị trí tuyển dụng" mà ứng viên đang ứng tuyển;

- Mức lương đề xuất, Điện thoại di động: Nhập kiểu số, không nhập số lẻ;

- Ngày sinh, Ngày nộp hồ sơ, Ngày có thể làm việc: định dạng kiểu ngày tháng

Ghi chú về các lỗi thông báo Khi kết nhập, chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:

- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép lỗi không xác định;

- Trùng Mã ứng viên;

- Thiếu một trong các thông tin Mã đợt, Mã ứng viên, Họ tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Giới tính, Ngày nộp hồ sơ, Trạng thái hồ sơ, Vị trí ứng tuyển, Bộ phận ứng tuyển, Mức lương đề xuất, Ngày có thể làm việc, Kênh tuyển dụng, Nguồn tuyển dụng, Điện thoại di động

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

1.1.5 Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn

Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn dùng cập nhật thông tin các vòng thi cho đợt tuyển dụng Sau đó, chương trình tự động cập nhật dữ liệu vào chức năng "Cập nhật lịch kiểm tra, phỏng vấn cho ứng viên" Trong chức năng này, người dùng phải xác định "Mã vòng thi" và "Mã vị trí" Ngoài ra, có thể nhập các thông tin sau tùy yêu cầu quản lý thực tế:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

1.1.6 Cập nhật lịch kiểm tra, phỏng vấn cho ứng viên

Những ứng viên có vị trí ứng tuyển và bộ phận ứng tuyển trong "Cập nhật hồ sơ ứng viên", phù hợp đợt tuyển dụng sẽ được truy xuất thông tin theo từng vòng thi tuyển Ứng viên nào được tích chọn sẽ thể hiện trên báo cáo "Lịch kiểm tra, phỏng vấn"

1.1.7 Cập nhật kết quả kiểm tra

Màn hình cập nhật

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Thông tin chung - phần trên

 Mã ứng viên

Chỉ cập nhật cho các mã ứng viên của đợt tuyển dụng

 Vòng thi tuyển/ Nội dung

Dựa vào thông tin trong hình thức thi tuyển, đồng thời hình thức đó đã được cập nhật tại thông tin đợt tuyển dụng, chương trình sẽ cho chọn vòng thi và nội dung kèm theo

Chương trình dò theo “Đợt tuyển dụng - Vị trí tuyển dụng - Bộ phận tuyển dụng” để lấy đúng mã hình thức thi tuyển Trường hợp không tìm thấy sẽ cho chọn tất cả

 Ngày kiểm tra/ Điểm

Các thông tin dùng thể hiện trên Báo cáo kết quả kiểm tra, phỏng vấn

Thông tin chi tiết

 Loại kiểm tra

Loại kiểm tra có thể được thêm mới từng dòng hoặc chọn "Lấy số liệu từ yêu cầu kiểm tra"

Sau khi cập nhật chi tiết, muốn thay đổi vòng thi ở thông tin chung thì phải cập nhật chi tiết lại cho phù hợp, chương trình không tự xóa nội dung cũ Nếu thực hiện lấy số liệu, chương trình cũng chỉ thêm mới những nội dụng chưa có, những loại kiểm tra không đúng với số vòng đã khai báo

sẽ không tự động xóa

 Điểm/ Kết quả

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Các thông tin dùng thể hiện trên Báo cáo kết quả kiểm tra, phỏng vấn

Thông tin chung - phần dưới

 Kết quả

Gồm 2 tham số: 1 – Đạt, 2 – Không đạt

 Trạng thái hồ sơ

Dựa vào trường “Kết quả” và thông tin khai báo tương ứng trong phần

“Cập nhật mã hình thức thi tuyển” để thể hiện trường trạng thái hồ sơ, được phép sửa lại

Lưu ý:

Chương trình tự động cập nhật lại trạng thái hồ sơ cho "Cập nhật hồ sơ ứng viên" sau khi có kết quả kiểm tra, phỏng vấn:

- Lấy trạng thái hồ sơ của vòng lớn nhất để cập nhật trạng thái cho hồ sơ

- Trong trường hợp xóa hết:

o Nếu xóa hết các phiếu kết quả kiểm tra thì sẽ lấy trạng thái hồ sơ ngầm định trong tham số tùy chọn để cập nhật cho trạng thái hồ sơ

o Nếu xóa hết các phiếu kết quả phỏng vấn thì sẽ lấy trạng thái ở phiếu kết quả kiểm tra có vòng lớn nhất để cập nhật cho trạng thái hồ

sơ

Lấy số liệu từ yêu cầu kiểm tra

Chương trình hỗ trợ lấy "Loại kiểm tra", "Nội dung kiểm tra" từ khai báo hình thức thi tuyển Khi nhập thông tin đợt tuyển dụng, cần xác định hình thức thi tuyển Dựa vào hình thức thi tuyển, chương trình sẽ lấy được các "Loại kiểm tra" cần thiết cho đợt tuyển dụng

Để lấy loại kiểm tra, nhấn biểu tượng “ – Lấy số liệu từ yêu cầu kiểm tra, chương trình sẽ chèn các loại kiểm tra vào chi tiết

1.1.8 Cập nhật kết quả phỏng vấn

Màn hình điều kiện lọc

Màn hình cập nhật

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Thông tin một số trường

Tương tự chức năng “Cập nhật kết quả kiểm tra”

1.1.9 Cập nhật quyết định tuyển dụng

Màn hình cập nhật

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Giải thích một số thông tin cần lưu ý

Chương trình thể hiện tất cả ứng viên theo đợt tuyển dụng chọn ở màn hình điều kiện lọc Các ứng viên sẽ được lựa chọn để cập nhật quyết định tuyển dụng

Đặt con trỏ tại dòng ứng viên, chương trình cho phép cập nhật quyết định tuyển dụng

cho ứng viên đó bằng cách nhấn chức năng " Quyết định tuyển dụng"

Thông tin một số trường:

 Mã đợt

Thể hiện theo mã đợt tuyển dụng ở màn hình điều kiện lọc

 Mã ứng viên

Mã ứng viên con trỏ đang chọn để cập nhật quyết định

 Mã nhân viên mới

Nhập vào dạng chuỗi, tối đa 16 ký tự Không được phép khai báo các mã nhân viên đã tồn tại trong cập nhật “Thông tin nhân viên”

 Bộ phận

Chọn từ danh mục bộ phận, bắt buộc nhập, ngầm định theo “Cập nhật hồ

sơ ứng viên/Bộ phận ứng tuyển”

 Vị trí công việc

Cập nhật từ danh mục vị trí công việc, bắt buộc nhập, ngầm định theo

“Cập nhật hồ sơ ứng viên/Vị trí ứng tuyển”

 Ngày vào công ty

Ngầm định theo “Cập nhật hồ sơ ứng viên/Ngày có thể làm việc”, được phép sửa lại, bắt buộc nhập

 Tình trạng nhân viên

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm

Chọn từ danh mục tình trạng nhân viên, ngầm định theo tham số “Tình trạng đang làm việc của nhân viên”, bắt buộc nhập

- Cập nhật tự động lại trường “Trạng thái hồ sơ” (ở phần “Cập nhật hồ

sơ nhân viên”) bằng giá trị tại tham số "Trạng thái hồ sơ được tuyển dụng của ứng viên"

- Đồng thời cập nhật lại trường “Trạng thái hồ sơ” ngay ở màn hình duyệt của chức năng này

- Sau khi ứng viên được tuyển dụng, các thông tin trong chức năng

"Cập nhật kết quả kiểm tra" và "Cập nhật kết quả tuyển dụng" cũng được cập nhật vào “Học vấn nghề nghiệp/ Kết quả kiểm tra tuyển dụng”, “Học vấn nghề nghiệp/ Kết quả phỏng vấn”

- Khi kích vào nút “Quyết định tuyển dụng”, nếu mã ứng viên này đã được thực hiện quyết định tuyển dụng rồi chương trình sẽ cảnh báo:

“Hồ sơ này đã được tuyển dụng, có thực hiện tuyển dụng lại không?”

1.2.1 Danh mục loại kiểm tra

Danh mục dùng phân loại kiểm tra đối với các vòng trong "Khai báo yêu cầu kiểm tra" và dùng cho "Cập nhật kết quả kiểm tra", "Cập nhật thông tin nhân viên/ Học vấn nghề nghiệp/ Kết quả phỏng vấn", ngoài ra còn làm điều kiện lọc trên các báo cáo về sau