QT04. QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO

PHẠM VI  Quy trình này áp dụng cho các hoạt động xây dựng khuôn khổ đánh giá rủi ro và thực hiện việc đánh giá rủi ro trong phạm vi hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.. PHÂN CÔNG T

CÔNG TY CP TVĐT & XD HƯƠNG GIANG

QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO VÀ CƠ HỘI

Mã hiệu: QT 04 Lần ban hành : 02 Ngày ban hành : 28/4/2017

Người soạn thảo Phê duyệt

Họ và tên Nguyễn Thu Trang Nguyễn Trọng Trung

Chữ ký

Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội QT0

4

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT Ngày sửa

đổi

Vị trí sửa đổi (trang)

Nội dung sửa đổi Ghi chú

1 MỤC ĐÍCH

 Quy định cách thức và trách nhiệm xây dựng, thực hiện các hoạt động đánh giá rủi ro nhằm:

◦ Cung cấp sự đảm bảo hệ thống quản lý tích hợp có thể đạt được (các) đầu ra dự kiến

◦ Nâng cao các tác động mong muốn

◦ Ngăn ngừa, hoặc giảm thiểu, các tác động không mong muốn

◦ Đạt được sự cải tiến

2 PHẠM VI

 Quy trình này áp dụng cho các hoạt động xây dựng khuôn khổ đánh giá rủi ro và thực hiện việc đánh giá rủi ro trong phạm vi

hệ thống quản lý chất lượng của Công ty

 Quy trình này được vận hành định kỳ tối thiểu mỗi 12 tháng / lần hoặc theo yêu cầu của quy trình kiểm soát sự thay đổi

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 2/

11

3 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

 Rủi ro: tác động tiềm ẩn đối với mục tiêu

4 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

 Ban Giám đốc chịu trách nhiệm trong việc thành lập các nhóm rủi ro

 Các nhóm rủi ro chịu trách nhiệm phối hợp với các bộ phận thực hiện các hoạt động đánh giá rủi ro theo quyết định của Ban Giám đốc

 Phụ trách các bộ phận có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết và tham gia hoạt động đánh giá rủi ro

 Tất cả các bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện đúng các kế hoạch kiểm soát rủi ro đã ban hành

5 NỘI DUNG

Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội QT0

4

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 4/

11

5.1 Quyết định thành lập nhóm quản lý rủi ro

 Giám đốc Công ty thành lập nhóm quản lý rủi ro Có thể thành lập nhiều nhóm quản lý rủi ro, các nhóm này có thể có những tên gọi khác nhau

 Các thành viên tham gia nhóm quản lý rủi ro phải đến từ các

bộ phận chức năng khác nhau, có kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách Có thể sử dụng chuyên gia bên ngoài tham gia vào nhóm quản lý rủi ro nếu cần thiết Tuy nhiên, trách nhiệm về kết quả quản lý rủi rovẫn thuộc về nhóm quản lý rủi ro của Công ty

 Quyết định thành lập nhóm phải nêu rõ chức năng hoạt động của nhóm, trách nhiệm và quyền hạn của trưởng nhóm cũng như của các thành viên

5.2 Xây dựng, thu thập thông tin đầu vào cho đánh giá rủi ro

 Nhóm quản lý rủi ro thu thập và tổng hợp đầy đủ các dữ liệu đầu vào cho hoạt động đánh giá rủi ro Các dữ liệu thu thập tổng hợp tối thiểu phải bao gồm:

◦ Thông tin mô tả bối cảnh hoạt động của Công ty (các vấn đề bên ngoài và các vấn đề nội bộ)

◦ Các yêu cầu / mong đợi của các bên quan tâm có liên quan

◦ Các thông tin mô tả sản phẩm, quá trình, hoạt động liên quan

5.3 Thẩm tra xác nhận các thông tin đầu vào

 Trưởng nhóm quản lý rủi ro tổ chức các hoạt động thẩm tra tính chính xác của các dữ liệu đầu vào Hoạt động thẩm tra phải bao gồm việc:

◦ kiểm tra tại hiện trường đối với các thông tin mô tả về tình trạng hoặc điều kiện của Công ty

◦ kiểm tra thông tin xác nhận của các bên quan tâm có liên quan, nếu cần thiết

◦ khẳng định các thông tin thu thập được là có cơ sở khoa học, thực tiến, phù hợp yêu cầu luật định,…

 Lập biên bản thẩm tra xác nhận tính chính xác của các dữ liệu đầu vào

5.4 Phân tích mối nguy và đánh giá rủi ro

 Xác định các mối nguy – rủi ro trong phạm vi được đánh giá dựa trên các thông tin đầu vào đã được thẩm tra xác nhận

 Các khía cạnh phân tích mối nguy và đánh giá rủi ro gồm: Các mối nguy liên quan đến sự không đáp ứng yêu cầu của khách

Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội QT0

4

khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng Các tiêu chí đánh giá được mô tả như sau:

Điểm Khả năng xảy ra Mức độ nghiêm trọng

5 1- Luôn xảy ra

trong mọi tình

huống;

1- Vi phạm nghiêm trọng các quy định pháp luật liên quan đến sản phẩm dịch vụ

2- Làm công ty rơi vào tình trạng mất khả năng kinh doanh liên tục

4 1- Luôn xảy ra

trong điều kiện

bất thường, sự

cố, hoặc

2- Thường xảy ra

trong điều kiện

bình thường

1- Gây ảnh hưởng nghiêm trọng trong công trình

2- Khách hàng và/hoặc các bên quan tâm có liên quan khiếu nại đến mức trả hàng hoặc bồi thường / đền bù

3- Làm cho công ty rơi vào tình trạng khó khăn trong việc duy trì kinh doanh liên tục

3 1- Thường xảy ra

trong điều kiện

bất thường, sự

cố, hoặc

2- Ít khi xảy ra

trong điều kiện

bình thường

1- Gây ảnh hưởng đến việc sử dụng sản phẩm và dịch vụ theo đúng công bố

2- Khách hàng và/hoặc các bên quan tâm có liên quan khiếu nại nhưng chưa đến mức trả hàng hoặc bồi thường / đền bù

3- Làm xáo trộn các hoạt động / sắp xếp của Công ty, gây ra các khó khăn trong việc kiểm soát và điều hành

2 1- Ít khi xảy ra

trong điều kiện

bất thường hoặc

sự cố, hoặc

2- Hiếm khi xảy

ra trong điều

kiện bình thường,

hoặc

1- Gây ảnh hưởng không đáng kể đến việc

sử dụng sản phẩm theo đúng công bố 2- Khách hàng và/hoặc các bên quan tâm có liên quan có thể đưa ra các khuyến nghị nhưng không phải là khiếu nại

3- Ảnh hưởng không dáng kể đến hình ảnh,

uy tín, các hoạt động điều hành và kiểm soát của Công ty

 Khi xem xét đánh giá về mức độ nghiêm trọng cần quan tâm đến:

◦ Bản chất của mối nguy - rủi ro

◦ Các tác động của chúng đối với việc thi công công trình

◦ Các giới hạn chấp nhận bởi luật pháp, khách hàng và các bên quan tâm có liên quan

 Chu n m c ch p nh n r i ro đ c xác đ nh nh sau:ẩn mực chấp nhận rủi ro được xác định như sau: ực chấp nhận rủi ro được xác định như sau: ấp nhận rủi ro được xác định như sau: ận rủi ro được xác định như sau: ủi ro được xác định như sau: ược xác định như sau: ịnh như sau: ư

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 6/

11

rủi ro

Tích điểm khả năng

và mức độ nghiêm

trọng / tác động Yêu cầu biện pháp kiểm soát

Cao Từ 8 điểm trở lên - Tất cả các rủi ro đều phải có kế hoạchkiểm soát và phải có các hướng dẫn,

chương trình kiểm soát cụ thể

Trung

bình Từ 4 đến dưới 8 điểm - Phải có các hướng dẫn, chương trìnhkiểm soát chung

5.5 Thi t l p gi i h n ki m soát ế ậ ới hạn kiểm soát ạn kiểm soát ểm soát

 Khi không thể loại trừ hoàn toàn các mối nguy – rủi ro, phải xác định các giới hạn chấp nhận được đối với mối nguy – rủi ro trong trong các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan

 Thiết lập các giới hạn và/hoặc yêu cầu cần tuân thủ cho từng biện pháp kiểm soát rủi ro, căn cứ các thông tin mô tả bối cảnh hoạt động, các yêu cầu và mong đợi của các bên quan tâm có liên quan, bao gồm cả các yêu cầu pháp luật

 Các giới hạn và/hoặc yêu cầu cần tuân thủ được thiết lập phải đảm bảo kiểm soát hiệu quả các rủi ro

 Khi các giới hạn tới hạn (áp dụng cho điểm kiểm soát tới hạn)

là các mô tả chủ quan thì phải thiết lập các hướng dẫn cụ thể, bao gồm cả mẫu nếu cần thiết

5.6 Thi t l p các th t c giám sát ế ậ ủ ục giám sát

 Thiết lập các biện pháp kiểm soát đối với tất cả các rủi ro được xác định ở mức cao Các biện pháp kiểm soát phải nêu rõ:

◦ kiểm soát cái gì

◦ kiểm soát bằng cách nào

◦ ai kiểm soát (trách nhiệm)

◦ khi nào việc kiểm soát phải được thực hiện (tần suất)

 Các rủi ro trung bình: Thiết lập các chương trình kiểm soát chung (ví dụ các SOP hoặc các hướng dẫn công việc)

5.7 Thi t l p các hành đ ng kh c ph c ế ậ ộng khắc phục ắc phục ục giám sát

 Thiết lập các hành động khắc phục dự kiến cho trường hợp các giới hạn bị vi phạm hoặc khi kết quả theo dõi và đo lường có xu hướng vi phạm các giới hạn, giới hạn tới hạn

 Hành động khắc phục dự kiến phải bao gồm:

◦ Cô lập và xử lý các sản phẩm liên quan (nếu có)

Thực hiện các hành động giảm nhẹ hậu quả hay tác động

Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội QT0

4

◦ Điều chỉnh các quá trình trở về tầm kiểm soát

◦ Điều tra nguyên nhân và thực hiện các hành động loại bỏ nguyên nhân

 Các hành động khắc phục được thực hiện theo quy trình kiểm soát sự không phù hợp – khắc phục và hành động khắc phục

 Các trường hợp sự cố và tình trạng khẩn cấp → thực hiện theo quy trình quản lý sự cố và tình trạng khẩn cấp

5.8 Thiết lập các thủ tục giám sátc thẩm tra

 Lập kế hoạch và/hoặc đề cương thẩm tra xác nhận và công nhận giá trị của hệ thống quản lý rủi ro

 Thực hiện các hoạt động thẩm tra công nhận giá trị sử dụng của hệ thống quản lý rủi ro trước khi chúng được áp dụng (lần đầu tiên và khi chúng được sửa đổi, cập nhật) và định kỳ dựa trên kế hoạch thẩm tra đã thiết lập

 Kết quả thẩm tra phải khẳng định mức rủi ro có được duy trì hoặc hạ thấp khi thực hiện các biện pháp kiểm soát hay không

 Lập báo cáo kết quả thẩm tra, kèm theo các hồ sơ chứng từ làm bằng chứng cho việc thẩm tra

5.9 Xây dựng / cập nhật hệ thống tài liệu

 Xây dựng / cập nhật hệ thống tài liệu & hồ sơ căn cứ trên kết quả đánh giá rủi ro và kết quả thẩm tra

 Các tài liệu và hồ sơ được thiết lập tuân theo quy trình kiểm soát tài liệu & quy trình kiểm soát hồ sơ

5.10 Áp dục giám sátng hệ thống quản lý rủi ro

 Lập kế hoạch và thực hiện đào tạo, đào tạo cập nhật hệ thống quản lý rủi ro cho tất cả các nhân viên có liên quan, bao gồm

cả các nhân viên mới Việc đào tạo được thực hiện theo quy trình đào tạo nhân sự

 Triển khai áp dụng chính xác các kế hoạch và chương trình quản lý rủi ro

 Thường xuyên theo dõi, kiểm tra và báo cáo các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý rủi ro

5.11 Xem xét hệ thống quản lý rủi ro

 Thực hiện xem xét hệ thống quản lý rủi ro tối thiểu mỗi năm một lần, hoặc khi có thay đổi về:

◦ nguyên liệu sử dụng, nhà cung cấp nguyên liệu và/hoặc nguồn gốc nguyên liệu

◦ thông tin khoa học kỹ thuật, các hướng dẫn của ngành, quy

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 8/

11

định pháp luật có liên quan

◦ xuất mối nguy, rủi ro mới

◦ thiết bị, nhà xưởng, quy trình làm việc

◦ tiêu chuẩn sản phẩm / nguyên liệu

◦ sau một sự cố, tình trạng khẩn cấp và/hoặc thu hồi sản phẩm

 Các hoạt động xem xét bao gồm:

◦ xem xét kết quả thẩm tra định kỳ

◦ phân tích dữ liệu theo dõi và đo lường, các kết quả ngoài quy định

◦ phân tích và xem xét các tình huống khẩn cấp, sự cố, thu hồi và triệu hồi

◦ phân tích và xem xét các thông tin phản hồi của khách hàng

và các bên có liên quan, kể cả các khiếu nại

 Các thay đổi có tác động đến hệ thống quản lý rủi ro được kiểm soát theo quy trình kiểm soát sự thay đổi

6 PHỤ LỤC

BM04.01 : Kế hoạch kiểm soát rủi ro BM04.02 : Bảng phân tích mối nguy và đánh giá rủi ro BM04.03 : bảng thẩm tra