Bài giảng quản lý đơn hàng

Trước tiên, nhà quản lý phải có một vốn kiến thức nhất định về hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, về marketing, tài chính doanh nghiệp, dây chuyền sản xuất, công nghệ … Đây là yêu c

MỤC LỤC

Chương I Tổng quan chung về quản lý đơn hàng ngành may 1

1.1 Khái niệm chung 1

1.1.1 Quản lý 1

1.1.2 Nhà quản lý 5

1.2 Các yêu cầu của công tác quản lý đơn hàng 9

1.2.1 Quá trình phát triển sản phẩm mới 9

1.2.2 Quá trình sản xuất đơn hàng 10

1.2.3 Quá trình bán hàng và giao hàng 10

1.2.4 Quyết toán kết thúc đơn hàng 10

1.3 Các hình thức quản lý đơn hàng 10

1.3.1 Giới thiệu chung 10

1.3.2 Các hình thức quản lý đơn hàng ngành may 14

1.4 Phương pháp quản lý đơn hàng 16

1.4.1 Khái niệm 16

1.4.2 Yêu cầu của phương pháp quản lý đơn hàng 17

1.4.3 Các phương pháp quản lý đơn hàng 17

1.5 Nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng 20

1.6 Các tiêu chuẩn cần có của nhân viên quản lý đơn hàng 21

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG I 22

Chương II: Triển khai sản xuất đơn hàng 23

2.1 Giới thiệu bộ tài liệu kỹ thuật đơn hàng trong ngành may 23

2.1.1 Các loại sản phẩm mẫu 23

2.1.2 Bộ tài liệu kỹ thuật đơn hàng trong ngành may 25

2.2 Triển khai sản xuất đơn hàng 29

2.2.1 Các giai đoạn chuẩn bị sản xuất 29

2.2.2 Các bước công việc trong quá trình phát triển mẫu 29

2.2.3 Quá trình may mẫu tiền sản xuất 33

2.2.4 Quản lý quá trình sản xuất đơn hàng 34

2.3 Xử lý phát sinh trong quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp may 39

2.3.1 Công đoạn chuẩn bị sản xuất 39

2.3.4 Công đoạn sản xuất 39

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 40

Chương III: Ứng dụng quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp 41

3.1 Đọc và dịch tài liệu đơn hàng 41

3.1.1 Đơn đặt hàng 41

3.1.2 Tài liệu kỹ thuật 41

3.2 Quản lý mẫu 41

3.2.1 Kiểm tra sản phẩm mẫu 41

3.2.2 Nhận xét sản phẩm mẫu 42

3.2.3 Lưu mẫu 43

3.3 Xây dựng tài liệu sản xuất 44

3.3.1 Xây dựng tài liệu nội bộ 44

3.3.2 Xây dựng tài liệu may mẫu 44

3.3.3 Xây dựng tài liệu cho sản xuất 45

3.4 Đặt mua nguyên phụ liệu 45

3.4.1 Lập bảng tổng hợp vật tư 45

3.4.2 Xây dựng đơn đặt hàng 49

3.5 Theo dõi sản xuất 49

3.5.1 Báo cáo tiến độ sản xuất 49

3.5.2 Báo cáo tình trạng vật tư 50

3.5.3 Báo cáo tình trạng đơn hàng 52

BÀI TẬP CHƯƠNG III 56

Chương I Tổng quan chung về quản lý đơn hàng ngành may 1.1 Khái niệm chung

1.1.1 Quản lý

Quản lý là nhiệm vụ của một nhà lãnh đạo thực thụ, nhưng không phải là sự khởi đầu

để họ triển khai công việc Như vậy, có bao nhiêu nhà lãnh đạo tài ba thì có bấy nhiêu kiểu định nghĩa và giải thích về quản lý

- Quản lý vừa là một nghệ thuật, vừa là một khoa học Đó là nghệ thuật làm cho người khác làm việc hiệu quả hơn những điều bản thân họ sẽ làm được nếu không có bạn Còn khoa học chính là cách bạn làm thế nào để thực hiện được nghệ thuật quản lý Lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát là bốn điều căn bản trong khoa học đó

- Quản lý là quá trình làm việc cùng nhau và thông qua các cá nhân, các nhóm, các nguồn lực khác nhau Quản lý được thử thách và đánh giá qua việc đạt được các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau

- Xét trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách một công việc nào đó

1.1.1.1 Yếu tố tạo nên hoạt động quản lý

Với những phân tích trên mọi hoạt động quản lý đều phải do 4 yếu tố cơ bản sau cấu thành:

- Chủ thể quản lý, trả lời câu hỏi: do ai quản lý?

- Khách thể quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý cái gì?

- Mục đích quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý vì cái gì?

- Môi trường và điều kiện tổ chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào?

a Quản lý là sự kết hợp của ba phương diện

Có thể đưa ra kết luận rằng: Quản lý không đơn giản chỉ là khái niệm, nó là sự kết hợp của 3 phương diện:

- Thứ nhất, thông qua tập thể để thúc đẩy tính tích cực của cá nhân

- Thứ hai, điều hoà quan hệ giữa người với người, giảm mâu thuẫn giữa hai bên

- Thứ ba, tăng cường hợp tác hỗ trợ lẫn nhau, thông qua hỗ trợ để làm được những việc mà một cá nhân không thể làm được, thông qua hợp tác tạo ra giá trị lớn hơn giá trị cá nhân - giá trị tập thể

Dựa trên tác dụng, vai trò của những yếu tố trong quản lý kể trên và quan hệ lôgic giữa chúng, có thể khái quát ý nghĩa cơ bản của quản lý Thông thường mà nói, quản lý là hành

vi mà những thành viên trong tổ chức thực hiện ở một môi trường nhất định nhằm nâng cao năng suất công việc, để đạt được mục đích của tổ chức

Quản lý về cơ bản bao gồm các tác động đến tâm lý con người, ràng buộc một cách thông minh, tế nhị giữa việc thỏa mãn nhu cầu của con người với việc con người đem năng lực ra hoàn thành công việc

b Mô hình quản lý

Quản lý là thực hiện những công việc có tác dụng định hướng, điều tiết, phối hợp các hoạt động của con người Biểu hiện cụ thể qua Mô hình quản lý theo chu kỳ Demming như sau: P (Plan) – D (Do) – C (Check) – A (Action) (Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động)

Hình 1.1: Chu trình Demming

§ Hoạch định (Plan): định rõ những mục tiêu hoạt động của tổ chức Thiết lập các chính sách, các quá trình và các thủ tục nhằm phối hợp và tổng hợp các hoạt động

§ Thực hiện (Do): Thực thi các quá trình đã hoạch định

§ Kiểm tra (Check): Theo dõi và đo lường việc thực hiện các quá trình, so sánh với mục tiêu đặt ra,báo cáo kết quả

§ Hành động (Act): Hành động để cải tiến thường xuyên kết quả hoạt động của quá trình Chọn lọc cách thức hoạt động hiệu quả nhất

Hình 1.2: Chu trình con đi theo các mũi tên thẳng ở vòng trong, chu trình mẹ đi theo các

mũi tên cong ở vòng ngoài

Chu trình PDCA - Chu trình mẹ đi theo mũi tên cong ở bên ngoài, chu trình con đi theo mũi tên thẳng ở bên trong Có thể dễ dàng nhìn thấy từ mô hình, tất cả các khâu trong chu trình mẹ, từ hoạch định, thực hiện, đến kiểm tra, hành động, đều phải đi qua một chu trình con, cũng đầy đủ các khâu như vậy Tất nhiên, các khâu của chu trình con sẽ có đặc tính và mức độ phức tạp ít hơn so với các khâu của chu trình mẹ

* Lợi ích của các chu trình con

- Khâu "Plan" đồng thời tồn tại ở chu trình mẹ (vòng ngoài) lẫn chu trình con (vòng trong) "Plan" ở chu trình mẹ - là để cho ra đời một bản kế hoạch làm cơ sở cho việc triển khai thực hiện ở khâu "Do" của chu trình mẹ Trong khi đó, "Plan" ở chu trình con (màu cam) là làm công tác chuẩn bị cho việc hoạch định (tức lập kế hoạch cho việc hoạch định), nhằm giúp cho công tác hoạch định được chuyên nghiệp, đạt được hiệu quả cao trước khi bắt tay vào hoạch định (khâu "Do" của chu trình con)

- Tương tự, khâu "Check" của chu trình con màu cam là để kiểm tra lại bản kế hoạch mình viết ra có sai sót gì không, có bất hợp lý ở điểm nào không; còn khâu "Act" của chu trình con màu cam là để khắc phục những sai sót này, hoàn thiện bản kế hoạch trước khi chuyển sang khâu "Do" của chu trình mẹ Hơn bất kỳ khâu nào khác, chính khâu "Plan" trong chu trình mẹ nhất thiết phải đi qua hết các khâu P-D-C-A trong chu trình con thì mới

có thể cho ra đời những bản kế hoạch hoàn hảo, hoặc ít sai sót, tạo thuận lợi cho việc thực hiện các bước kế tiếp

- Khâu "Do" của chu trình mẹ thường là khâu mà nhiều người lầm tưởng là đơn giản nhất Nhiều người cho rằng "Do" là chỉ có làm, không cần tính toán, cân nhắc gì cả Thực

ra, để "làm" cho tốt, người làm cũng phải tự lập kế hoạch nhỏ cho mình trước khi làm (Plan) - làm gì trước, làm gì sau, thao tác, cách thức làm như thế nào cho đạt năng suất Sau khi làm, mỗi người phải tự kiểm tra và tự khắc phục những sai sót nhỏ để hoàn thiện việc "làm" của mình (chu trình con màu đỏ)

- Trong doanh nghiệp, nhân viên cấp thấp cần phải được huấn luyện kỹ để có thể tự lập cho mình kế hoạch làm việc chi tiết sau khi đã có một kế hoạch tổng thể do cấp trên đưa xuống Khi bắt tay vào làm, họ phải biết tự kiểm tra, đối chiếu với các mục tiêu, chỉ tiêu, các yêu cầu về kết quả công việc, hiệu suất làm việc từ đó phát hiện ra những thiếu sót, sai sót, những điểm chưa phù hợp của chính mình để tự khắc phục Như vậy, ngay cả công việc đơn giản nhất là "Do", vẫn cần phải trải qua tuần tự các bước trong chu trình PDCA

để đạt được kết quả tốt

- Khâu "Check" của chu trình mẹ là khâu đòi hỏi nhiều về sự chuẩn bị cả về phương pháp lẫn công cụ Đó là lý do cần thiết phải có một chu trình con cho khâu này với đầy đủ các bước tương tự như chu trình mẹ Thông thường, việc lập kế hoạch cho công tác kiểm tra là hết sức cần thiết Trong nội dung của việc lập kế hoạch kiểm tra chắc chắn không thể thiếu việc cân nhắc các yếu tố rất quan trọng như phương pháp, công cụ kiểm tra, nguồn lực, phương tiện, thời gian, địa điểm, tần suất kiểm tra

Sau khi kiểm tra xong, cần phải kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả, đồng thời phải đánh giá lại tính hiệu quả của phương pháp, công cụ kiểm tra đã áp dụng Cuối cùng vẫn là khắc phục và cải tiến cho khâu kiểm tra để ngày càng hoàn thiện nó Khâu

"Check" tự nó phải đi qua tất cả các bước của một chu trình PDCA trọn vẹn

- Khâu "Act" trong chu trình mẹ là để khắc phục và phòng ngừa những sai sót, những điểm không phù hợp Để tiến hành công tác khắc phục hoặc phòng ngừa, một lần nữa, một chu trình PDCA con lại là một công cụ không thể thiếu Như vậy, kể cả khâu cuối cùng (Act) trong chu trình mẹ cũng không thể bỏ qua việc "tận dụng" các bước PDCA của một chu trình con

Có thể nói chu trình PDCA là một công cụ quản trị và làm việc đặc biệt hiệu quả, có thể được áp dụng cho mọi cấp độ công việc từ cao nhất của cấp lãnh đạo, đến thấp nhất

của người công nhân, những nhân viên cấp thấp Nó là một chu trình cải tiến liên tục, có thể được sử dụng mọi lúc, mọi nơi

1.1.1.2 Các cấp quản lý và hệ thống thứ bậc

Việc quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp lớn thường được chia làm 3 bậc lớn:

a Quản lý cao cấp

- Yêu cầu một nguồn kiến thức rộng rãi về các vai trò và kỹ năng quản lý

- Có nhận thức tốt về các yếu tố ngoại cảnh có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là thị trường

- Các quyết định của các nhà quản lý cao cấp thường mang tính dài hạn

- Quyết định của các nhà quản lý cao cấp phải dựa trên các quá trình phân tích, chỉ đạo, các nghiên cứu liên quan tới nhận thức, hành vi, mức độ tham gia hoạt động kinh doanh của các nhân viên

- Có trách nhiệm với các quyết định mang tính chiến lược

- Có khả năng vạch ra các kế hoạch làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

- Về mặt bản chất, nhà quản lý cao cấp chính là người điều hành cả doanh nghiệp

b Quản lý trung cấp

- Nhà quản lý trung cấp cần có một

nguồn kiến thức chuyên ngành về một số

nhiệm vụ quản lý

- Có trách nhiệm về việc thực hiện các

quyết định của quản lý cấp cao

c Quản lý hạ cấp

- Cấp quản lý này có nhiệm vụ đảm bảo

các kế hoạch và quyết định cúa hai cấp

quản lý cao hơn được thực hiện Bảng 1.1: Các cấp trong tổ chức

- Các quyết định của quản lý cấp này chỉ mang tính thời vụ (ngắn kỳ)

1.1.2 Nhà quản lý

1.1.2.1 Khái niệm

Nhà quản lý là người điều phối các hoạt động công việc để đạt được mục tiêu của tổ chức Điều phối công việc của một phòng ban (trưởng phòng), hoặc giám sát một cá nhân nào đó, hoặc điều phối công việc của một tổ đội, bao gồm thành viên của những bộ phận khác nhau hoặc những thành viên không thuộc tổ chức (nhân viên của nhà cung cấp)

Nhà quản lý hiểu chung nhất là người lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các yếu tố con người, vật chất, tài chính, thông tin có hiệu quả để đạt được mục tiêu

1.1.2.2 Kỹ năng cơ bản của nhà quản lý

Để thể hiện tốt vai trò trong tổ chức, đòi hỏi nhà quản lý có các kỹ năng cơ bản Trước tiên, nhà quản lý phải có một vốn kiến thức nhất định về hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, về marketing, tài chính doanh nghiệp, dây chuyền sản xuất, công nghệ … Đây

là yêu cầu tiên quyết vì nó gắn liền với hiệu quả của quá trình ra quyết định Để trở thành một nhà quản lý tài năng thì cần phải có những kỹ năng cần thiết

a Kỹ năng lãnh đạo

Đây là một kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý Lãnh đạo giỏi được thử thách qua sự thành công trong việc thay đổi hệ thống và con người Thuật ngữ “lãnh đạo” đang được sử dụng ngày càng nhiều hơn khi nhắc đến vai trò của người quản lý vì chức năng của lãnh đạo là xử lý thay đổi Người quản lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi sản phẩm, hệ thống và con người một cách năng động Nhà lãnh đạo giỏi phải là người thúc đẩy quá trình quyết định một vấn đề và trao cho nhân viên của họ quyết định vấn đề đó Nếu bạn là một nhà lãnh đạo giỏi, quyền lực sẽ tự đến với bạn, nhưng bạn cũng phải biết khai thác quyền lực của những người khác Bạn phải thúc đẩy quá trình quyết định và làm cho quá trình đó hoạt động

b Kỹ năng lập kế hoạch

Nhà quản lý là người ra quyết định và toàn bộ bộ máy của công ty sẽ hành động theo quyết định đó Nghĩa là quyết định của nhà quản lý ảnh hưởng rất lớn tới vận mệnh của doanh nghiệp Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch rất quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý có thể đưa ra những kế hoạch hợp lý và hướng toàn bộ nhân viên làm việc theo mục tiêu của

kế hoạch đã định Khi kế hoạch được hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp trên và cấp dưới để tham khảo ý kiến Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, người quản lý sẽ cần đến những công cụ giải quyết vấn đề, phải ra và thực thi các quyết định trong quyền hạn của mình

c Kỹ năng giải quyết vấn đề

Quá trình giải quyết vần đề có thể được tiến hành qua các bước sau: nhận diện vấn

đề, tìm nguyên cớ của vấn đề, phân loại vấn đề, tìm giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu Một nhà quản lý giỏi sẽ tiến hành quá trình này một cách khoé léo và hiệu quả

d Kỹ năng giao tiếp

Sức mạnh của các mối quan hệ có được từ kỹ năng giao tiếp tốt Bạn phải thành thạo

giao tiếp bằng văn nói và cả văn viết Bạn phải biết cách gây ấn tượng bằng giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, đôi mắt và cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết phục Các bản hợp đồng ngày nay có được phụ thuộc rất nhiều vào khả năng thương thuyết Khả năng giao tiếp tốt cũng phát huy tác dụng trong quản lý nhân sự Một chuyên gia về nhân sự đã từng kết luận rằng tiền có thể mua được thời gian chứ không mua được sự sáng tạo hay lòng say mê công việc Mà mức độ sáng tạo hay lòng say mê công việc lại phụ thuộc vào khả năng tạo động lực cho nhân viên để khẳng định lòng trung thành và sự cam kết của người lao động không thể có được bằng việc trả lương cao Thực tế là mức lương cao và một văn phòng đầy đủ tiện nghi chỉ là điều kiện cần chứ không phải là điều kiện đủ để nhà quản lý có thể giữ một nhân viên tốt

e Kỹ năng nhân sự

Là khả năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con người trong một tập thể dù đó

là cấp dưới, đồng nghiệp ngang hàng hay cấp trên

f Kỹ năng tư duy

Là khả năng hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó đến mức độ có thể đối phó được

1.1.2.3 Vai trò của nhà quản lý

Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt Henry Mintzberg nghiên cứu các hoạt động của nhà quản lý và cho rằng mọi nhà quản lý đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau:

a Nhóm vai trò quan hệ với con người

Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác một cách hiệu quả.Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức Vai trò quan hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác

b Nhóm vai trò thông tin

Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin và truyền đạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện là trung tâm đầu não của tổ chức Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Vai trò truyền đạt hoạt động theo 2 cách: - Thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này

- Thứ hai, nhà quản lý giúp truyền đạt những thông tin từ cấp này đến cấp khác hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những người có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động của tổ chức Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định

- Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa

ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó khăn không lường trước được

- Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức

- Vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản lý Trong các cuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao Làm

ăn thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành công trong thương lượng với đối tác

Nhà quản lý là người có khả năng dự đoán, tiên liệu trước hành vi và phản ứng của người dưới quyền trong những tình huống nhất định Do vậy, việc đưa ra quyết định phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, năng lực quản lý, tính chất công việc Công tác quản lý đòi

hỏi các nhà quản lý phải là người dũng cảm, có tính quyết đoán, có tinh thần tập thể và tinh thần trách nhiệm cao

1.2 Các yêu cầu của công tác quản lý đơn hàng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác quản lý đơn hàng bao gồm các quá trình theo dõi tiến độ hàng hóa từ khi bắt đầu thiết lập đơn hàng cho đến khi hàng hóa được xuất đúng thời hạn tới tay khách hàng với chất lượng tốt

Quản lý đơn hàng là tính toán, lập kế hoạch về nhu cầu hàng bán cung cấp cho bộ phận mua hàng hoặc bộ phận kế hoạch sản xuất để đảm bảo đủ, kịp thời, tối ưu hàng hóa cho việc bán hàng; soạn đơn hàng, theo dõi tiến độ thực hiện các đơn mua và bán hàng hóa, sản phẩm, lên kế hoạch thực hiện việc đóng gói và giao hàng theo yêu cầu của đơn hàng, sau khi tác nghiệp chuyển số liệu sang bộ phận kế toán

Thông thường việc theo dõi đơn hàng được tiến hành qua các quá trình:

- Quá trình phát triển sản phẩm mới

- Quá trình sản xuất đơn hàng

- Quá trình bán hàng và giao hàng

- Quyết toán kết thúc đơn hàng

1.2.1 Quá trình phát triển sản phẩm mới

- Phát triển sản phẩm mới: về kiểu dáng, chất liệu, thông số, kính thước, qui cách lắp ráp sản phẩm

- Giới thiệu sản phẩn mới và thăm dò thị trường

- Ước lượng giá thành sản phẩm

- Chào giá với khách hàng

- Khách hàng chấp nhận và đặt giá

- Thiết lập thông tin hợp đồng ngân hàng Các điều khoản chi tiết về số lượng, yêu cầu chất lượng, chủng loại hàng hóa, chất liệu, qui cách bao gói, đóng thùng, thời gian, địa điểm nhận hàng…

1.2.2 Quá trình sản xuất đơn hàng

- Theo dõi tình hình sản xuất theo đơn hàng / hợp đồng, tập hợp chi phí theo từng đơn hàng (vật tưu, nguyên phụ liệu, nhân công, nhiên liệu…)

- Lập bảng chênh lệch giữa tồn kho thực tế và dự kiến sản xuất đơn hàng tại thời điểm lập đơn hàng

- Lập dự trù vật tư sản xuất đơn hàng / hợp đồng

- Tính giá thành chi tiết sản phẩm theo từng công đoạn

1.2.3 Quá trình bán hàng và giao hàng

- Thống kê đơn hàng

- Cập nhật đơn đặt hàng từ khách (sales order)

- In phiếu xuất kho

- Xuất đơn bán hàng và ghi nhận doanh thu, côn nợ

- Theo dõi quá trình giao hàng: lập phiếu giao hàng, ghi nhận số lượng hàng giao theo từng đợt giao hàng

- Xuất hóa đơn, ghi các khoản thu, ghi công nợ khách hàng theo các điều khoản thanh toán sau khi đã thực hiện giao hàng Một đơn hàng có thể thực hiện giao hàng nhiều lần và xuất nhiều hóa đơn trong một lần giao hàng Chọn thuế suất sẽ tự động tính thuế gia tri gia tăng

- Ghi nhận và xử lý hàng trả lại

1.2.4 Quyết toán kết thúc đơn hàng

- Tính toán và phân phối các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng

- So sánh tình hình tồn kho thực tế với kế hoạnh sản xuất của từng đơn hàng / hợp đồng

- Theo dõi hạn mức tồn kho tối thiểu và tối đa

1.3 Các hình thức quản lý đơn hàng

1.3.1 Giới thiệu chung

Để xác định hình thức quản lý ta phải xem cơ cấu quản lý như thế nào Cơ cấu quản

lý còn gọi là cấu trúc bên trong của quản lý: là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp đặt theo một trật tự nào đó giữa các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng Cụ thể là sự phân chia các khâu quản lý theo chiều ngang và các cấp quản lý theo chiều dọc

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (hay đơn vị cá nhân) khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp những khâu nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích của doanh nghiệp Khoa học quản lý đã đúc kết đưa ra các hình thức quản lý điều hành phổ biến sau đây:

1.3.1.1 Hình thức quản lý trực tuyến

Là kiểu quản lý trong đó cấp dưới nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp của mình Hình thức này được xây dựng dựa trên nguyên lý sau:

- Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp

- Mối quan hệ chủ yếu được thiết lập chủ yếu dựa theo chiều dọc

- Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

a Ưu điểm

- Tuân thủ nguyên tắc một lãnh đạo

- Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ

- Chế độ trách nhiệm rõ ràng

b Nhược điểm

- Không chuyên môn hóa Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện

- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia trình độ

- Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

- Hình thức này phù hợp với xí nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và sản xuất liên tục

1.3.1.2 Hình thức quản lý theo chức năng

Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau Các nhân viên được phân chia các nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên môn mà họ am hiểu sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc - người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty

a Ưu điểm

- Giảm bớt nhân lực và tăng cường mối quan hệ hợp tác trong các bộ phận chức năng

- Chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức giữa cấp trên với cấp dưới

- Nâng cao trình độ và kỹ năng giải quyết vấn đề

- Mọi quyết định đều tập trung vào cấp lãnh đạo cao nhất

- Có sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn

b Nhược điểm

- Gặp khó khăn khi ra quyết định do phải qua nhiếu cấp, tầng lớp

- Trao đổi tin tức, phối hợp hành động giữa các bộ phận gặp khó khăn

- Tạo ra tranh chấp về thứ tự ưu tiên đối với mục tiêu của doanh nghiệp với các bộ phận

- Làm cho các nhà quản trị trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp, không có cái nhìn toàn bộ về hoạt động doanh nghiệp

- Xác định rõ chức năng cụ thể của từng bộ phận, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Vì nó tập trung quyền hành và quyền ra quyết định trong tay các nhà quản trị cao cấp

1.3.1.3 Hình thức quản lý theo trực tuyến – chức năng

Đây là hình thức quản lý hỗn hợp của 2 loại quản lý: Trực tuyến và chức năng

Kiểu này có đặc điểm cơ bản là: Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng, nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho các nhà quản lý cấp cao Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

a Ưu điểm

- Kết hợp ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

- Tạo điều kiện cho giám đốc trẻ phát huy khả năng nhân sự

b Nhược điểm

- Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản lý thường xuyên phải giải quyết

- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

- Vẫn có xu hướng can thiệp vào các đơn vị chức năng Nên dễ xảy ra xung đột dọc giữa các chức năng và các bộ phận trực tuyến

- Hình thức quản lý theo kiểu chức năng là một hình thức thường được sử dụng trong các tổ chức quy mô lớn, có tính chuyên môn hóa cao

1.3.1.4 Hình thức quản lý theo ma trận

- Đây là hình thức quản lý rất hấp dẫn hiện nay Nó có nhiều tên gọi khác nhau, như quản lý ma trận, bàn cờ, hay quản lý theo đề án sản phẩm

- Cho phép cùng lúc thực hiên nhiều dự án

- Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

- Mỗi thành viên của một bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định

- Cho phép tập trung vào khách hàng và sản phẩm, đồng thời cho phép có sự chuyên sâu vào chức năng

a Ưu điểm

- Đây là hình thức quản lý sinh động

- Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

- Đáp ứng được tình hình sản suất kinh doanh của doanh nghiệp khi có biến động

- Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

- Có khả năng tập trung nguồn lực, (vốn, kỹ thuật) để cạnh tranh

- Dễ xác định được ưu thế cạnh tranh

b Nhược điểm

- Đòi hỏi trình độ quản ký khác nhau ở các dãy sản phẩm, do vậy chi phí quản lý cao Đồng thời việc đào tạo và phát triển nhân sự trong tổ chức cũng hạn chế

- Dễ dẫn tới cục bộ giữa các bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triển toàn diện tổ chức

1.3.1.6 Hình thức quản lý theo địa lý

- Hình thức này mang tính cổ điển nhưng lại có những ứng dụng tốt trong cạnh tranh hiện nay Việc quản lý bộ phận chia hoạt động theo từng vùng địa lý

- Khuyến khích sự tham gia của địa phương, khai thác ưu thế trong các hoạt động ở địa phương

- Là phương pháp khá phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi địa lý rộng

a Ưu điểm

- Phân định nhiệm vụ rõ ràng từng khu vực

- Có khả năng thích nghi với các thay đổi nhanh về nhu cầu tiêu dùng và thay đổi môi trường

- Tăng cường sự chuyên môn hóa nhân viên có thể tập trung vào dòng sản phẩm đang phụ trách

- Cho phép phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lược của mỗi sản phẩm

- Khó phối hợp hoạt động giữa các khu vực

b Nhược điểm

- Gây lãng phí các nguồn nhân lực của tổ chức do phải phân chia các bộ phận chức năng cho mỗi dòng sản phẩm

- Làm hạn chế khả năng giải quyết vấn đề trong một sản phẩm riêng

- Dễ gây phát tán tài nguyên nếu không biết cách điều phối khéo léo

1.3.2 Các hình thức quản lý đơn hàng ngành may

Dệt may là một trong những ngành có kim ngạch xuất khẩu lớn của Việt Nam Sự kiện Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã tạo cơ hội cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh Tuy nhiên, để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải thiết kế lại hệ thống quản lý để tăng năng suất lao động, từ đó tăng năng lực cạnh tranh

Các vấn đề đặc thù về quản lý đối với doanh nghiệp ngành dệt may có thể chia làm các nhóm: quản lý thông tin sản phẩm, quản lý nhà cung cấp, quản lý đơn vị sản xuất, quản lý đơn vị gia công và thầu phụ, quản lý nhà tiêu thụ và phân phối lẻ, quản lý thương hiệu Từng nhóm lại có những yêu cầu đặc thù và bổ sung cho nhau để phục vụ toàn bộ quy trình quản lý sản xuất của doanh nghiệp

1.3.2.1 Quản lý trực tuyến

Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định Đứng đầu mỗi nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp thực hiện đơn hàng

mà chỉ theo dõi, giám sát công tác theo dõi quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết

1.3.2.2 Quản lý thông tin sản phẩm

Sản phẩm trong ngành may liên quan đến các thông tin như màu sắc, kích cỡ, mẫu

mã, mùa vụ, bộ sưu tập, nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản… Nguyên vật liệu có số lượng rất lớn, đa dạng, và ít khi sử dụng lại nên lượng tồn kho lớn, việc quản lý như thế nào cho hợp lý là vấn đề lớn của doanh nghiệp Mặt khác, số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm trong một doanh nghiệp có thể lên đến hàng trăm nghìn mã, nếu không có hệ thống thông tin phù hợp, khó có thể quản lý được hệ thống này

Các giải pháp dành riêng cho ngành may thường dùng khái niệm ma trận để quản lý các thông tin này Có nghĩa là mỗi sản phẩm sẽ có một ma trận thông tin (hay lưới thông tin) Ma trận này có thể có nhiều hơn hai chiều để quản lý Với cách quản lý này, số lượng

mã sẽ giảm đi rất nhiều Song song với việc dùng ma trận thông tin để quản lý sản phẩm, doanh nghiệp còn phải quản lý đơn hàng mua, đơn hàng bán, xây dựng hệ thống sơ đồ định mức nguyên vật liệu, quản lý sản xuất cho sản phẩm/nguyên vật liệu theo nhiều chiều thông tin Ví dụ : đơn hang có thể chỉ có một mã sản phẩm, nhưng phải thể hiện được số lượng theo từng kích cỡ và màu của sản phẩm đó Hoặc định mức của sản phẩm, lúc này cũng chỉ có một mã, nhưng có nhiều định mức khác nhau cũng phải tương ứng theo kích

cỡ và màu

1.3.2.3 Quản lý nhà cung cấp

Doanh nghiệp ngành may quan tâm đến nguồn gốc xuất xứ của nguyên vật liệu Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải mua nguyên vật liệu tại nhà cung cấp đã được khách hàng chỉ định Nếu giá thành mà nhà cung cấp do khách hàng chỉ định cao hơn và chất lượng không tốt hơn những nhà cung ứng khác thì người quản lí đơn hàng có thể thuyết phục khách hàng thay đổi nhà cung ứng, nhưng nếu khách hàng không đồng ý thì cũng không được tự ý thay đổi nhà cung ứng vì nếu khách hàng phát hiện ra thì doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm

1.3.2.4 Quản lý đơn vị sản xuất

Đồng bộ hóa nguyên vật liệu: Một sản phẩm có thể cần tới hàng trăm nguyên vật liệu Vì vậy phải quản lý nguyên vật liệu đồng bộ mới có thể đảm bảo sản xuất đạt yêu cầu

Theo dõi tiến độ sản xuất: Trong giai đoạn cạnh tranh hiện nay, việc giao hàng đúng hạn là yếu tố ảnh hưởng lớn đến uy tín và sự phát triển của doanh nghiệp Không chỉ giao hàng đúng hạn mà còn phải giao hàng đúng theo yêu cầu về kích cỡ, màu sắc do khách hàng yêu cầu

1.3.2.5 Quản lý đơn vị gia công và thầu phụ

Trong ngành may, việc gia công sản phẩm rất khác nhau Một sản phẩm có thể có nhiều công đoạn đưa đi gia công bên ngoài Giải pháp cho doanh nghiệp may phải quản lý được các đơn vị gia công thầu phụ cùng với tiến độ sản xuất của họ

1.3.2.6 Quản lý nhà tiêu thụ và phân phối

Đối với nhóm này, những thông tin chủ yếu cần quản lý là thông tin về nhà tiêu thụ, nhà phân phối; quản lý các điều khoản hợp đồng, các yêu cầu về chất lượng, sản phẩm

Bộ phận quản lý đơn hang sẽ phân chia khách hàng theo khu vực phân phối để quản lý Đây là một hình thức quản lý khá phổ biến vì mỗi khách hàng ở từng khu vực sẽ có yêu cầu khác nhau, giúp doanh nghiệp may đáp ứng tốt nhất những điều kiện mà khách hàng đưa ra

1.3.2.7 Quản lý thương hiệu

Quản lý người sở hữu thương hiệu, quản lý bản quyền của thương hiệu, các thuộc tính của thương hiệu; quản lý các nhà tiêu thụ và phân phối sản phẩm của thương hiệu; quản lý nguyên vật liệu thô được thiết kế, sản xuất đặc biệt dùng riêng cho thương hiệu

- Phương pháp quản lý đơn hàng là biểu hiện mối quan hệ giữa con người và con người với nhiều những phức tạp xảy ra bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

1.4.2 Yêu cầu của phương pháp quản lý đơn hàng

- Tính khoa học: Người quản lý biết rõ đối tượng, nhận biết và vận dụng các quy luật

khách quan vào điều kiện cụ thể

- Tính nghệ thuật: Biết lựa chọn và kết hợp phương pháp quản lý phù hợp nhằm phát huy

tiềm năng doanh nghiệp, đồng thời tận dụng các điều kiện khách quan có lợi cho doanh nghiệp

1.4.3 Các phương pháp quản lý đơn hàng

1.4.3.1 Phương pháp quản lý nội bộ

Nội bộ hay nói rõ hơn là môi trường nội bộ bao gồm các yếu tố bên trong của doanh nghiệp có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp Cụ thể môi trường nội bộ gồm các yếu tố như: nguồn nhân lực (con người), khả năng nghiên cứu và phát triển của tổ chức, sản xuất, tài chính, marketing, văn hóa của tổ chức,…

Hoàn cảnh nội bộ thể hiện điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp; đó là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức Với ý nghĩa đó, quản lý nội bộ là một phương pháp cần phải được cân nhắc Phương pháp quản lý nội bộ gồm các

phương pháp:

Ø Phương pháp tác động lên con người

• Phương pháp hành chính: Tác động bằng các quyết định mang tính bắt

buộc, đòi hỏi người dưới quyền phải chấp hành nghiêm chỉnh, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng

• Phương pháp kinh tế: Tác động thông qua các lợi ích kinh tế, các đòn bảy

kinh tế, tạo mối quan hệ ràng buộc giữa lợi ích cá nhân và lợi ích doanh nghiệp Phương pháp này là động lực thúc đẩy các cá nhân gắn bó hơn với tổ chức, nâng cao tính tự giác, ý thức kỷ luật của người lao động, phát huy tính sáng tạo nhằm hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả cao nhất Loại bỏ lối làm việc câu lệ, quan liêu, hình thức

• Phương pháp giáo dục: Tác động dến nhận thức, tình cảm của người lao

động nhằm nâng cao ý thức và nhiệt tình lao động của họ trong công việc Phương pháp này chủ yếu vận dụng quy luật tâm lý, đặc trưng là thuyết phục, cho biết phân biệt đúng - sai, phải – trái, từ đó nâng cao tính tự giác làm việc

Ø Phương pháp tác động lên yếu tố của quá trình kinh doanh

Sử dụng các phương pháp tính toán kinh tế để thu nhập dữ liệu, xây dựng nên các mô hình quản lý tối ưu dùng trong lập kế hoạch sản xuất, lựa chọn phương tiện thi công,

phương tiện vận chuyển và cung ứng vật tư, cụ thể là các kỹ thuật liên quan đến từng chuyên ngành quản lý như quản trị về tài chính, nhân sự, công nghệ, marketing, vật tư trong tổ chức

1.4.3.2 Phương pháp tác động lên khách hàng

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc khách hàng hài lòng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công và duy trì vị trí tồn tại của doanh nghiệp Khách hàng

là người tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Họ là yếu tố quyết định đầu

ra của doanh nghiệp Không có khách hàng, doanh nghiệp coi như phá sản Do vậy khi khảo sát yếu tố này, các nhà quản trị cần làm rõ một số khía cạnh sau:

- Khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp là ai? Nhu cầu và thị hiếu của họ là gì? Những khuynh hướng tiêu dùng trong tương lai của họ như thế nào?

- Ý kiến của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp ra sao?

- Mức độ trung thành của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp?

- Áp lực của khách hàng hiện tại đối với doanh nghiệp và xu hướng sắp tới như thế nào?

Để làm rõ các khía cạnh trên, doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp: Phương pháp

dự đoán nhu cầu tiềm năng và Phương pháp phục vụ, kích thích mua hàng

1.4.3.3 Phương pháp tác động lên đối thủ cạnh tranh

Trong xu thế hiện nay, khi kinh tế thị trường phát triển mạnh, sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật ngày càng tăng thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, các đơn vị ngày càng khốc liệt Để tồn tại và phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải ý thức được sự đe dọa của các đối thủ cạnh tranh và đưa ra những chính sách thích hợp nhằm giảm được các rủi

ro trong hoạt động Các nguy cơ cạnh tranh trên thực tế có thể chia thành 3 dạng sau:

Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp hiện hữu trong ngành: Là hình thức cạnh tranh được các doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất Hình thức cạnh tranh này xảy ra giữa các doanh nghiệp đã có tên tuổi trong ngành Phương thức cạnh tranh có thể tồn tại dưới nhiều hình thức như: cạnh tranh về giá, chất lượng sản phẩm và dịch vụ trước và sau bán hàng… mức độ cạnh tranh cũng có thể khác nhau tùy theo mức độ phân toán trong ngành, giai đoạn phát triển của ngành…

Nguy cơ xâm nhập mới: thị phần và mức lời của các doanh nghiệp trong ngành có thể

bị chia sẻ vì sự xâm nhập mới Nguy cơ này có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của từng ngành Một cách tốt nhất để đối phó với nguy cơ này là sản xuất ra sản phẩm rẻ hơn

và tạo được sự trung thành của khách hàng đối với nhãn hiệu của doanh nghiệp

Các sản phẩm thay thế: Trong xu thế hiện nay, ngoài việc phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong ngành, các doanh nghiệp còn phải đối phó với những hãng ngoài ngành với các sản phẩm và dịch vụ có khả năng thay thế các sản phẩm và dịch vụ của hãng

Để giành được thắng lợi với các đối thủ, nhà quản lý cần trả lời được những câu hỏi cơ bản sau đây:

- Mục tiêu, chiến lược của đối thủ cạnh tranh là gì?

- Điểm mạnh, yếu của đối thủ cạnh tranh là gì?

- Điểm mạnh, yếu của doanh nghiệp mình là gì?

Trả lời được những câu hỏi trên nhà quản trị sẽ tự rút ra được chiến lược quản lý có hiệu quả Sau đây là một trong những phương pháp tác động:

- Phương pháp cạnh tranh để tạo lợi thế sản phẩm

- Phương pháp thương lượng để chia sẽ thị trường

- Phương pháp né tránh bằng cách tìm kiếm thị trường khác

Tuy nhiên, để sử dụng được các phương pháp này, cần phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức để nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

1.4.3.4 Phương pháp sử dụng đối với bạn hàng

Bạn hàng ở đây đề cập đến là nhà cung cấp nguồn lực như: vật tư, thiết bị, vốn, nhân lực… cho hoạt động của doanh nghiệp Nhà cung cấp là yếu tố đầu vào trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra còn phải kể cả các cơ quan cấp trên như: bộ chủ quản, tổ chức liên hiệp giữa các xí nghiệp… là nhân tố có quyền đưa ra các chính sách và quy định đối với hoạt động của doanh nghiệp

Số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn cung cấp các yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến kết quả, hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp Để giảm bớt rủi ro từ yếu tố này, các doanh nghiệp phải tạo ra dươc mối quan hệ gắn bó với những người cung ứng, các cơ quan cấp trên Mặt khác, phải tìm ra nhiều nhà cung ứng khác nhau về một loại nguồn lực thay quan hệ buôn bán thành quan hệ bạn hàng, quan hệ song phương thành quan hệ đa

phương Điều này sẽ giúp các nhà quản lý có nhiều hơn nữa quyền lựa chọn và chống lại sức ép của nhà cung ứng Thực tiễn đã chỉ ra, nhiều doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh nhờ có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp

1.4.3.5 Phương pháp đối với cơ quan quản lý vĩ mô

Quản lý vĩ mô bao gồm các quan điểm, đường lối chính sách của chính phủ, hệ thống luật pháp hiện hành, các xu hướng chính trị ngoại giao đối với các nước khác và những diễn biến chính trị trị trong nước, trong khu vực và trên toàn thế giới Có thể hình dung sự tác đọng của môi trường chính trị và pháp luật đối với các doanh nghiệp như sau:

Ø Luật pháp: đưa ra những quy định cho phép hoặc không cho phép, đòi hỏi những

ràng buộc đòi hỏi doanh nghiệp tuân theo Vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp là phải hiểu rõ điều khoản của luật pháp và tuyệt đối chấp hành những điều khoản của pháp luật

Ø Chính phủ: là cơ quan giám sát, duy trì, thực hiện pháp luật và bảo vệ lợi ích của

quốc gia Chính phủ cũng có một vai trò lớn trong điều tiết vĩ mô nền kinh tế thông qua các chính sách kinh tế, tài chính, tiền tệ, thuế và các chương trình chỉ tiêu quốc gia

Trong mối quan hệ với các doanh nghiệp, chính phủ vừa đóng vai trò là người kiểm soát, khuyến khích, tài trợ, ngăn cấm, hạn chế, vừa đóng vai trò khách hàng quan trọng đối với các doanh nghiệp, và đồng thời chính phủ cũng đóng vai trò là nhà cung cấp dịch vụ công cộng khác

Như vậy, yếu tố chính phủ có thể là cơ hội hoặc là nguy cơ đối với các doanh nghiệp

Để tận dụng được cơ hội và giảm thiểu nguy cơ, các doanh nghiệp phải nắm vững đường lối, quan điểm, quy định, ưu tiên và cũng phải thiết lập mối quan hệ tốt đẹp chủ động ở mức cao nhất không ở thế đối đầu luật pháp Chuyển quan hệ pháp lý thành quan hệ thông cảm

1.5 Nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng

- Liên hệ với các nhà cung ứng trong việc đặt hàng nguyên phụ liệu và giải quyết các vấn đề phát sinh khi chất lượng, số lượng nguyên phụ liệu không đảm bảo

- Liên hệ với khách hàng về công tác phát triển mẫu hàng mới, gửi mẫu và tiếp nhận đơn đặt hàng sản xuất đại trà Đảm bảo tất cả các giai đoạn khai thác mẫu đạt chất lượng theo yêu cầu của khách hàng

- Nhận và phân tich tài liệu kỹ thuật, mẫu đối và các yêu cầu cần thiết cho các giai đoạn phát triển mẫu cũng như trong giai đoạn sản xuất

- Đảm bảo mọi thông tin chi tiết về: tài liệu - mẫu - sơ đồ - nguyên phụ liệu và các thông tin liên quan khác được chuẩn bị sẵn sàng và phải được kiểm tra chắc chắn trước khi tiền hành may mẫu cũng như trước khi tiến hành sản xuất hàng loạt

- Ghi nhận phản hồi từ hai phía khách hàng và nhà máy nhằm hạn chế thấp nhất các rủi

ro phát sinh trong quá trình sản xuất

- Đảm bảo các thông tin sản xuất được liên tục, tránh mọi sự trì hoãn Tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận sản xuất sắp xếp kế hoạch sản xuất hợp lý

- Giám sát tiến độ sản xuất đơn hàng

- Xây dựng và duy trì mối quan hệ đồng thuận, đoàn kết, hợp tác, giúp đỡ từ phía khách hang - nhà cung cấp - nhà máy sản xuất để công tác quản lý đạt kết quả cao nhất

- Có khả năng cung cấp cho phản ứng kịp thời và chuyên nghiệp để yêu cầu khách hàng nội bộ và bên ngoài thông qua các phương pháp giao tiếp

- Quản lý và theo dõi tất cả các giai đoạn thực hiện cho từng đơn hàng thông qua hệ thống và công cụ thực hiện theo quy định

- Chuẩn bị và hoàn thành tất cả các tài liệu hướng dẫn

1.6 Các tiêu chuẩn cần có của nhân viên quản lý đơn hàng

- Hiểu biết về kiến thức chuyên ngành

- Khả năng giao tiếp ngoại ngữ và khả năng đọc hiểu chuyên ngành

- Chu đáo trong công việc, năng động, nhiệt tình và tự quyết định

- Có khả năng xử lý vấn đề nhạy bén, chính xác, nhanh chóng

- Có khả năng đảm phán với nhà cung ứng, khách hàng và nhà máy

- Có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm

- Chịu áp lực công việc cao

Là đội ngũ chịu trách nhiệm cả về công tác đối ngoại và đối nội- giao dịch- thương thuyết với khách hàng và các nhà cung ứng cũng như với tất cả các phòng ban trong công

ty may: phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch, xuất nhập khẩu, kho nguyên phụ liệu, kho thành phẩm… chính vì mối quan hệ công việc đặc biệt như vậy nên nhân viên quản lý đơn hàng phải luôn nêu cao tinh thần hợp tác - đoàn kết - thông cảm - tương trợ lẫn nhau nhằm đạt đến mục tiêu quan trọng nhất là chất lượng hàng hóa: “ Tất cả cho chất lượng”

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG I

1 Phân tích mô hình quản lý Demming

2 Trình bày các cấp quản lý trong doanh nghiệp

3 Phân tích các kỹ năng cần có sau của người quản lý: kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng lập kế hoạch

4 Phân tích các kỹ năng cần có sau của người quản lý: kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp

5 Phân tích nội dung “ nhóm vai trò quyết định’’ của nhà quản lý

6 Phân tích nội dung “ nhóm vai trò quan hệ với con người’’ của nhà quản lý

7 Phân tích nội dung “ nhóm vai trò thông tin’’ của nhà quản lý

8 Trình bày yêu cầu của công tác quản lý đơn hàng

9 Trình bày các hình thức quản lý đơn hàng ngành may sau: quản lý trực tuyến, quản lý thông tin sản phẩm

10 Trình bày các hình thức quản lý đơn hàng ngành may sau: quản lý nhà cung cấp, quản

lý đơn vị sản xuất, quản lý nhà tiêu thụ và phân phối

11 Trình bày phương pháp quản lý nội bộ trong quản lý đơn hàng

12 Trình bày phương pháp tác động lên khách hàng trong quản lý đơn hàng

13 Trình bày phương pháp tác động lên đối thủ cạnh tranh trong quản lý đơn hàng

14 Trình bày nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng

15 Phân tích các tiêu chuẩn cần có của nhân viên quản lý đơn hàng

Chương II: Triển khai sản xuất đơn hàng 2.1 Giới thiệu bộ tài liệu kỹ thuật đơn hàng trong ngành may

2.1.1 Các loại sản phẩm mẫu

Mẫu chính là sản phẩm để thể hiện khả năng của nhà máy Mẫu xấu, đẹp, đúng quy cách, đúng thời hạn giao hay không chính là thể hiện khả năng và cung cách làm việc của nhà máy Vì vậy, bất cứ khách hàng nào trước khi ký duyệt đơn đặt hàng cho nhà máy đều yêu cầu may mẫu

Ngoài ra, trong quá trình nhà máy may mẫu sẽ xác định được định mức thời gian hoàn thành sản phẩm Mức độ khó dễ của sản phẩm, tay nghề công nhân, điều kiện máy móc,

cữ gá hỗ trợ sẽ ảnh hưởng tới định mức thời gian Từ đó nhà máy định ra được năng suất trên 1 chuyền hay một ca làm việc Giám đốc có thể dựa vào đó để tính ra giá gia công cho sản phẩm trước khi ký hợp động

Trong thực tế có rất nhiều loại mẫu khác nhau: mẫu thứ nhất ( First sample), mẫu thứ hai (Second sample), mẫu bán thử (Salesman Sample), mẫu đối (Counter Sample), mẫu duyệt (Approval Sample), mẫu ảnh (Photo sample), mẫu trước sản xuất (Pre­production Sample), mẫu sản xuất (Production Sample), mẫu lưu (Shipping sample)

* Mẫu phát triển – Mẫu thứ nhất (Developed sample - First sample)

Khách hàng thường là các công ty chuyên kinh doanh trong ngành may mặc, là các hãng đã có tên tuổi, thương hiệu, họ đã có sẵn đội ngũ thiết kế thời trang, do vậy mẫu mỹ thuật của sản phẩm thường có sẵn Nhưng từ mẫu mỹ thuật triển khai thành mẫu kỹ thuật, rồi đến sản phẩm thật thì cần có nhiều chỉnh sửa Vì vậy, sản phẩm làm ra từ mẫu mỹ thuật được gọi là mẫu phát triển Mẫu phát triển có thể không cần may từ nguyên phụ liệu yêu cầu, có thể thay thế nguyên phụ liệu tương đương vì chủ yếu kiểm duyệt cấu trúc sản phẩm

* Mẫu kiểm tra độ vừa vặn – Mẫu thứ hai (Fit Sample - Second sample)

Mẫu được may dựa trên nhận xét của mẫu thứ nhất Thông thường mẫu may xong

được mặc trên manơcanh để kiểm tra: các vấn đề kỹ thuật may trong quá trình sản xuất, độ vừa vặn, chất lượng Yêu cầu mặc thử tất cả các mẫu

* Mẫu duyệt ( Approval sample )

Trước khi đặt hàng, khách hàng luôn yêu cầu nhà máy phải làm mẫu duyệt để xem khả năng may của nhà máy đến đâu Nhà máy luôn cẩn trọng trong việc làm mẫu Mẫu duyệt thường để các nhân viên may mẫu có trình độ cao làm tại phòng mẫu Khách hàng

kiểm tra sản phẩm mẫu đạt chất lượng mới giao đơn hàng cho nhà máy Bao gồm 2 loại

khác nhau: Size set – Mock up

- Size set: gồm mỗi cỡ một chiếc cho 1 màu

- Mock up: chỉ cần một số chi tiết quan trọng, không cần may hoàn thiện sản phẩm

* Mẫu ảnh ( Proto Sample)

Mẫu được may có màu sắc và chất liệu giống tài liệu, dùng để chụp ảnh làm Catalog cho các cửa hàng, văn phòng, khách hàng

* Mẫu trước sản xuất (Pre-production sample hay PP sample)

Khách hàng kiểm tra, đo đạc mẫu duyệt và đưa ra nhận xét để chỉnh sửa áp dụng cho sản xuất Trước khi vào sản xuất hàng loạt, nhà máy phải làm mẫu PP và được khách hàng duyệt toàn bộ về cấu trúc, thông số, đường kim mũi chỉ sau đó sản xuất hàng loạt được tiến hành Chưa có duyệt mẫu PP, dù đã được nhận đơn hàng nhưng nhà máy cũng không được đưa vào chuyền sản xuất

* Mẫu đối (Counter Sample)

Mẫu đối là mẫu có kích thước, kiểu dáng, kỹ thuật may như mẫu duyệt Mẫu được

sử dụng để chứng tỏ khả năng sản xuất của công ty với khách hàng, hoặc của công ty này

với một công ty khác

* Mẫu sản xuất (Production Sample)

Mẫu sản xuất là mẫu may như mẫu chuẩn được sử dụng như dụng cụ trực quan trong sản xuất, nhằm giúp công nhân they rõ kỹ thuật thực hiện các đường may trên sản

phẩm

*Mẫu bán thử ( Salemans (SMS) )

Mẫu bán thử là mẫu khách hàng sẽ đặt thử tại các cửa hàng để xem phản ứng của khách hàng và bán thử để tính toán khả năng mua cũng như doanh thu nên yêu cầu mẫu SMS cần đẹp

* Mẫu kiểm tra (Garment test sample)

Thường là mẫu để kiểm tra thử độ bền kéo, độ xé rách, độ bền màu, đồ bền giặt Sản phẩm phải đạt độ bền theo tiêu chuẩn của khách hàng đưa ra Có thể kiểm tra ở phòng thí nghiệm hoặc phòng giặt tại công ty nếu khách hàng đồng ý, hoặc gửi sang cho khách Hiện nay có một số nhà máy hoặc công ty chuyên thử độ bền sản phẩm Khách hàng sẽ ủy quyền cho công ty đó để thử độ bền sản phẩm của nhà máy Sau đó, có báo cáo

sản phẩm đạt tiêu chuẩn của bên công ty đó thì nhà máy mới đủ điều kiện sản xuất hoặc xuất hàng

* Mẫu lưu ( shipment sample)

Thường là mẫu lấy từ sản xuất, mẫu được đối chiếu khi xuất hàng Mẫu shipment được treo hoặc để tại phòng trưng bày của công ty, lưu văn phòng làm vật chứng nếu có

sự khiếu nại của khách hàng sau khi đã xuất hàng

Quy trình sản xuất các loại mẫu như sau:

1ST Pattern → 2ND Pattern → Counter Sample → Salesman Sample → Photo Sample → Approval Sample (Size Set, Mock-Up) →Pre- Production Sample → Production Sample → Shipping Sample

2.1.2 Bộ tài liệu kỹ thuật đơn hàng trong ngành may

Tài liệu kỹ thuật của khách hàng bao gồm đầy đủ thông tin về đơn hàng và được trình bày bằng tiếng Anh Bao gồm các loại tài liệu sau:

- Đơn đặt hàng (Purchase Order, Sale Order)

+ Tên đơn hàng

+ Tên khách hàng

+ Tên sản phẩm

+ Mùa sử dụng

+ Mô tả đặc điểm cơ bản của sản phẩm

+ Số lượng sản phẩm của từng cỡ, từng màu

+ Thời gian sản xuất, thời gian giao hàng

+ Các ghi chú cần thiết của đơn hàng

Mẫu đơn đặt hàng:

SALE ORDER

Requested ship date Programme Name Tecnology

Long Description

Total Size

Colorway Name Colorway Code Color PO Size S M … Colorway Total

- Tài liệu về nguyên phụ liệu (Bill of Materials (BOM) hoặc Color card/ color combination)

Bảng mô tả nguyên phụ liệu: liệt kê đầy đủ chủng loại nguyên phụ liệu của mã hàng, vị trí sử dụng nguyên phụ liệu trên sản phẩm, kí hiệu NPL, thành phần cấu tạo và cấu trúc của NPL, kích thước, màu sắc, định mức, đơn vị đo, tên nhà cung cấp,…

+ Vải gồm vải chính, vải lót, mô tả yêu cầu về thành phần, cấu trúc, màu sắc của vải (hoặc sợi)…

+ Chỉ mô tả về màu sắc, chi số, thành phần

+ Khóa mô tả về thành phần, kiểu dáng, màu sắc…

+ Phụ kiện: liệt kê toàn bộ các phụ kiện của sản phẩm như cúc, dây trang trí…

+ Nhãn thêu hoặc logo: mô tả thành phần, màu sắc, hình dạng…

+ Chỉ thêu mô tả về màu sắc, thành phần, chi số…

+ Thẻ bài: kích cỡ, thành phần, hình ảnh…

+ Lót, dựng: màu sắc, thành phần…

+ Nhãn bao gồm nhãn cỡ, nhãn hướng dẫn sử dụng mô tả về kích cỡ, thành phần…

+ Đóng gói gồm túi nilon, thùng carton, băng dính, giấy chống ẩm, ghim, kẹp nhựa, mô tả

về kích thước, chất lượng…

COLOR COMBINATION Style number:

Material Name

CW Code

Remark

CW PO Color

Fabric

Thread

Accessories

EST: Estimate UOM: unit of measurement

- Định mức nguyên phụ liệu (Consumption)

Bảng định mức nguyên phụ liệu liệt kê đầy đủ thông tin về số lượng sản phẩm, màu sắc sản phẩm của mã hàng; sự kết hợp màu sắc nguyên phụ liệu trên 1 sản phẩm; định mức, số lượng và tên nhà cung cấp của từng loại nguyên phụ liệu

MATERIAL CONSUMPTION SHEET Buyer: Factory:

Ship number: Date:

Description: Delivery:

PO number:

Order number

PO Sheet Color name Size Size … Total

Poly button

Main label

Thread

Item Standard Color Order

Quantity

Consumption Quantity ETD Supplier

Estimated time of departure (thời gian xuất dự kiến)