Chỉ đạo thống nhất cho tất cả các trường THCS về mẫu nhập dữ liệu và cách thức nhập dữ liệu của file Danh sách người học được công nhận tốt nghiệp THCS Mẫu 1A.. - Bước 2: Lập Danh sách t
Trang 1UBND TỈNH ĐỒNG THÁP
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 31 /SGDĐT-KTKĐCLGD
V/v chấn chỉnh công tác quản lý cấp phát
bằng tốt nghiệp sau đợt kiểm tra năm 2012
Đồng Tháp, ngày 05 tháng 01 năm 20133
Kính gửi:
- Trưởng Phòng GDĐT các huyện (thị, TP);
- Hiệu trưởng trường THPT trong tỉnh;
- Các Trung tâm GDTX trong tỉnh Thực hiện Quyết định 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân;
Thực hiện Thông tư 22/2012/TT-BGDĐT ngày 20/6/2012 của Bộ Giáo dục
và Đào tạo về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Quyết định 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo (đính kèm)
Tiếp tục thực hiện công văn 131/SGDĐT- KTKĐCL ngày 05/12/2010 của
Sở GDĐT về chấn chỉnh công tác quản lý cấp phát văn bằng chứng chỉ từ năm học 2009-2010; công văn 1082/SGDĐT-KTKĐCL ngày 11/9/2012 của Sở GDĐT về hướng dẫn thực hiện những sửa đổi bổ sung một số điều của Quy chế văn bằng theo Thông tư 22/2012 của Bộ Giáo dục và Đào tạo
Qua kết quả kiểm tra công tác quản lý cấp phát văn bằng tốt nghiệp và bản sao văn bằng từ sổ gốc cuối tháng 12/2012; Sở chấn chỉnh lại công tác quản lý cấp phát văn bằng và cấp phát bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc như sau
1 Công tác quản lý, hoàn thiện bằng và bản sao.
1.1 Công tác kiểm tra dữ liệu hoàn thiện bằng tốt nghiệp.
Thực hiện theo công văn 1082/SGDĐT-KTKĐCLGD ngày 11/9/2012 của
Sở GDĐT, chuẩn bị cho công tác duyệt xét tốt nghiệp THCS vào tháng 05 hàng năm, phòng GDĐT chỉ đạo cho trường THCS kiểm tra dữ liệu theo công văn
1082 Công tác kiểm tra dữ liệu hoàn thiện bằng tốt nghiệp các đơn vị tổ chức
thực hiện theo quy trình sau:
- Bước 1: Hướng dẫn mẫu nhập dữ liệu và cách thức nhập dữ liệu.
Chỉ đạo thống nhất cho tất cả các trường THCS về mẫu nhập dữ liệu và
cách thức nhập dữ liệu của file Danh sách người học được công nhận tốt
nghiệp THCS (Mẫu 1A) Đây là file gốc và là cơ sở cho Phòng GDĐT in bằng
tốt nghiệp do vậy bắt buộc các trường THCS phải thực hiện theo đúng quy định
Trang 2- Bước 2: Lập Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của huyện (thị, TP)
(mẫu số 2 CV 131)
Sau khi Phòng GDĐT duyệt kết quả công nhận TNTHCS cho từng trường
THCS, Phòng GDĐT tổng hợp từ file dữ liệu Danh sách người học được công
nhận tốt nghiệp THCS của các trường THCS thành Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của huyện (thị, TP) (mẫu số 2 CV 131) của toàn đơn vị (lần lượt
thứ tự theo từng trường)
- Bước 3: Kiểm tra dữ liệu lần 1.
In ra Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của huyện (thị, TP) theo từng
trường và gửi về trường THCS đề nghị Hiệu trưởng trường THCS kiểm tra dữ liệu, Hiệu trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác các thông tin của học sinh Nếu có sai sót thì trường chỉnh trực tiếp trên danh sách bằng mực đỏ (HT ký xác nhận có bao nhiêu trường hợp sai sót); nếu không sai sót cũng phải ký xác nhận không sai sót; sau đó gửi lại Phòng GDĐT tổng hợp điều chỉnh dữ liệu (Phòng GDĐT lưu lại danh sách của các trường THCS làm cơ sở kiểm tra đối chiếu nếu
có sai sót xảy ra sau khi in bằng)
- Bước 4: Kiểm tra lần 2 và điều chỉnh dữ liệu (đối với trường THCS có sai
sót dữ liệu)
Sau khi Phòng GDĐT tổng hợp và điều chỉnh các sai sót, Phòng GDĐT in
ra, gửi lại lần 2 về trường để kiểm tra Nếu còn sai sót nhà trường tiếp tục điều chỉnh trên danh sách (điều chỉnh mực đỏ) và gửi về Phòng GDĐT cùng với
quyển Danh sách người học được công nhận tốt nghiệp THCS mà trước đây
đã được Phòng GDĐT ký duyệt
Phòng GDĐT chịu trách nhiệm điều chỉnh các chi tiết sai sót bằng bút bi
màu xanh và đóng dấu hợp lệ (tại nơi đã điều chỉnh) trên quyển Danh sách
người học được công nhận tốt nghiệp THCS Sau đó Phòng GDĐT gửi trả về
trường THCS quyển Danh sách người học được công nhận tốt nghiệp THCS.
Trường THCS lưu giữ quyển này lâu dài, đây là cơ sở pháp lý duy nhất bảo đảm tính thống nhất với danh sách và dữ liệu của Phòng GDĐT
- Bước 5: Ký duyệt danh sách và gửi về trường.
Trên cơ sở công văn hướng dẫn về hoàn thiện bằng tốt nghiệp THCS hàng năm, phòng GDĐT đưa Số vào Sổ cấp bằng và số hiệu bằng tốt nghiệp hàng
năm vào dữ liệu Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của huyện (thị, TP) (mẫu số 2 CV 131) mà phòng GDĐT đã điều chỉnh xong, in ra 02 bản (theo
từng trường): 01 bản đóng quyển lưu tại Phòng GDĐT và 01 bản phát về cho trường THCS Danh sách này có ký xác nhận của Trưởng Phòng GDĐT và đóng dấu giáp lai (hoặc đóng dấu treo từng trang)
Trang 3- Bước 6: In bằng tốt nghiệp.
Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của huyện (thị, TP) (mẫu số 2 CV
131) là file dữ liệu gốc, Phòng GDĐT chỉ sử dụng file này để in bằng tốt nghiệp
THCS, trong quá trình in bằng tốt nghiệp lấy Danh sách thí sinh tốt nghiệp
THCS của huyện (thị, TP) lưu tại Phòng GDĐT để kiểm tra đối chiếu nhằm
đảm bảo file dữ liệu này và Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của huyện
(thị, TP) này trùng khớp với nhau.
1.2 Công tác hoàn thiện bằng tốt nghiệp.
Thực hiện theo công văn hướng dẫn hàng năm của Sở GDĐT về Hướng
dẫn hoàn thiện bằng tốt nghiệp THCS Trong thao tác in bằng cần chú ý:
- Số hiệu (do Bộ in sẵn trên phôi), số vào Sổ cấp bằng (do Phòng GDĐT
quy định từ số 01 đến hết số thí sinh tốt nghiệp theo từng năm) 02 số này có tương ứng nhau về các chữ số hàng chục hàng đơn vị Đây là cách thức để dễ quản lý và theo dõi trong quá trình in bằng tốt nghiệp THCS
Ví dụ: Số hiệu 315201, Số vào Sổ cấp bằng 01/TNTHCS.2012;
Số hiệu 345869, Số vào Sổ cấp bằng 1269/TNTHCS.2012
- In lần lượt từng chiếc phôi bằng và đối chiếu với từng họ tên thí sinh trên
Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của huyện (thị, TP).
1.3 Công tác quản lý phôi bằng, bản sao.
- Thực hiện Sổ theo dõi tình hình nhận và cấp phát phôi văn bằng, Bản
sao năm… (Mẫu số 5 Cv 131).
- Đối với phôi văn bằng bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm thì phải lập hội đồng xử lý (gồm lãnh đạo phòng, phụ trách thanh tra, phụ trách phôi bằng) và có biên bản hủy bỏ, ghi rõ số lượng, số hiệu và tình trạng phôi văn bằng trước khi hủy bỏ, lập bản báo cáo và đề nghị Sở cấp phôi bổ sung
2 Công tác quản lý điều chỉnh bằng tốt nghiệp.
2.1 Lập Sổ theo dõi điều chỉnh bằng (Mẫu số 4 CV 131).
2.2 Các trường hợp chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng gồm:
+ Nội dung ghi trên văn bằng bị ghi sai do lỗi của cơ quan cấp văn bằng + Người được cấp văn bằng được cấp có thẩm quyền ra Quyết định hoặc xác nhận việc thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký lại việc sinh theo quy định pháp luật (Điều 36, 37, 38 của Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ)
2.3 Hồ sơ, trình tự, thủ tục chỉnh sửa nội dung văn bằng.
2.3.1 Hồ sơ, thủ tục.
Trang 4(Theo Điều 21b Thông tư 22/2012/TT-BGDĐT ngày 20/6/2012 của Bộ
Giáo dục và Đào tạo về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Quyết định 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo).
a) Đơn đề nghị chỉnh sửa văn bằng
b) Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác của người được cấp văn bằng, chứng chỉ;
c) Văn bằng đề nghị chỉnh sửa;
d) Quyết định cho phép thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;
đ) Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn;
e) Các tài liệu chứng minh văn bằng, chứng chỉ bị ghi sai do lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ quy định tại khoản 2 Điều 21a của Quy chế này;
Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ quy định tại các điểm b, c, d, đ và e khoản này có thể là bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính
Nếu cơ quan có thẩm quyền (Phòng GDĐT) chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao không có chứng thực thì có quyền yêu cầu người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính
để đối chiếu; người đối chiếu phải ký xác nhận và ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính
Nếu tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu
2.3.2 Quy trình giải quyết chỉnh sửa.
- Nhận và xem xét hồ sơ đề nghị điều chỉnh, khẳng định tính hợp lệ và hợp pháp
- Tra cứu sổ gốc, chỉnh sửa nội dung tương ứng ghi trong sổ gốc
- Ban hành Quyết định điều chỉnh (theo mẫu), không chỉnh sửa trực tiếp trên văn bằng,
- Đóng dấu xác nhận “đã được chỉnh sửa theo QĐ…” vào bản chính văn bằng
Trang 5- Nhập dữ liệu thông tin vào máy (in bản sao, kiểm tra bản in, Vào Sổ theo dõi điều chỉnh bằng tốt nghiệp THCS (mẫu số 4 CV 131); Vào Sổ cấp phát bản sao văn bằng tốt nghiệp THCS từ sổ gốc (mẫu số 3 CV 131 ).
- Trình ký, cấp phát, người nhận ký nhận vào Sổ
2.3.3 Lưu trữ hồ sơ.
- Đơn đề nghị
- Bản sao chứng thực Giấy chứng minh nhân dân
- Bản sao Quyết định cho phép thay đổi hoặc cải chính hộ tịch
- Bản sao khai sinh
- Quyết định điều chỉnh nội dung văn bằng TNTHCS (của Phòng GDĐT)
- Các tài liệu chứng minh văn bằng bị ghi sai do lỗi của cơ quan cấp văn bằng (Bản sao trang đầu của học bạ, bằng tốt nghiệp tiểu học trước đây ) Các hồ sơ này phải được lưu trữ khoa học có đánh số thứ tự khớp với thứ tự
trên Sổ theo dõi điều chỉnh bằng tốt nghiệp THCS.
3 Công tác cấp phát bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc.
Bản sao văn bằng được cấp từ sổ gốc có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính
3.1 Lập Sổ cấp phát bản sao văn bằng tốt nghiệp THCS từ sổ gốc (mẫu
số 3 CV 131)
3.2 Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp phát bản sao văn bằng từ sổ gốc
3.2.1 Hồ sơ, thủ tục.
- Đơn đề nghị cấp bản sao (theo mẫu)
- Xuất trình Giấy Chứng minh nhân dân
3.2.2 Quy trình giải quyết cấp phát bản sao.
- Nhận và xem xét hồ sơ đề nghị cấp phát bản sao, khẳng định tính hợp lệ
và hợp pháp
- Tra cứu sổ gốc, ghi nhận vào Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của
huyện (thị, TP) (mẫu số 2 CV 131) tại cột ghi chú ngay dòng tương ứng với họ
tên của người được cấp bản sao nội dung sau: Cấp bản sao, ngày tháng
năm ; ký tên người phụ trách cấp bản sao
- Nhập dữ liệu thông tin vào máy, in bản sao, kiểm tra bản in
- Vào Sổ cấp phát bản sao văn bằng tốt nghiệp THCS từ sổ gốc (mẫu số 3
CV 131).
- Trình ký, cấp phát, người nhận ký nhận vào Sổ
3.2.3 Lưu trữ hồ sơ.
- Đơn đề nghị cấp bản sao
Trang 6- Đơn này phải được lưu trữ khoa học có đánh số thứ tự khớp với thứ tự
trên Sổ cấp phát bản sao văn bằng tốt nghiệp THCS từ sổ gốc.
* Lưu ý: Ngoài ra theo từng năm các đơn vị phải in ra từ dữ liệu trên máy Sổ
theo dõi cấp phát bản sao và Sổ theo dõi điều chỉnh bằng tốt nghiệp THCS để
thống kê tổng hợp ký duyệt hàng năm, được đóng quyển theo năm và lưu trữ lâu dài
+ Sổ theo dõi cấp phát bản sao từ dữ liệu trên máy thể hiện đầy đủ gồm các
nội dung in ra trên bản sao
+ Sổ theo dõi điều chỉnh bằng tốt nghiệp THCS từ dữ liệu trên máy thể
hiện đầy đủ gồm các nội dung in ra của Quyết định điều chỉnh do Phòng GDĐT cấp
4 Các biểu mẫu danh sách.
4.1 Đối với phòng GDĐT.
- Mẫu 1: Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp THCS năm học
(Giữa Phòng Giáo dục và Đào tạo với các trường THCS)
- Mẫu 2: Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS của huyện (thị, TP) năm
- Mẫu 3: Sổ cấp phát bản sao văn bằng tốt nghiệp THCS từ sổ gốc.
- Mẫu 4: Sổ theo dõi điều chỉnh bằng tốt nghiệp THCS.
- Mẫu 5: Sổ theo dõi tình hình nhận và cấp phát phôi văn bằng, Bản sao
năm…
- Mẫu 6: Sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp Năm
- Mẫu 1B: Bảng theo dõi số lượng văn bằng đã cấp phát
(Mẫu 6 và mẫu 1B Phòng GDĐT thực hiện cho các trường THCS)
- Mẫu 1A: Danh sách người học được công nhận tốt nghiệp THCS.
4.2 Đối với trường THCS, THPT, TTGDTX.
- Mẫu 6: Sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp Năm
- Mẫu 1B : Bảng theo dõi số lượng văn bằng đã cấp phát
(Mẫu 6 và mẫu 1B Sở GDĐT thực hiện cho các trường THPT, TTGDTX)
* Sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp Năm (mẫu 6, mẫu 1B)
- Đây là mẫu do Bộ GDĐT quy định, do vậy các đơn vị phải thực hiện đúng mẫu Mẫu 1B được đặt ở phía sau mẫu 6
- Đóng dấu giáp lai hoặc đóng dấu từng trang
- Sổ gốc này có thứ tự danh sách học sinh tương ứng với Danh sách công nhận tốt nghiệp do Sở duyệt hàng năm
- Hàng năm phải có kết toán số lượng văn bằng đã cấp phát và số văn bằng còn tồn, Thủ trưởng đơn vị ký tên và đóng dấu Thời gian kết toán sổ cấp phát là ngày 15 tháng 12 hàng năm để theo dõi thống kê số lượng bằng tồn
Trang 7- Đối với Phòng GDĐT thực hiện mẫu 6 và mẫu 1B cho các đơn vị trường THCS trên cơ sở dữ liệu của mẫu 2 Mẫu 1B được đặt ở phía sau mẫu 6 Phòng
GDĐT cấp phát cho trường THCS cùng lúc với thời điểm cấp phát bằng tốt nghiệp
* Đối với văn bằng tồn đọng.
- Các đơn vị có kế hoạch bảo quản thật tốt các văn bằng tốt nghiệp còn tồn đọng từ nhiều năm trước, đồng thời chủ động có nhiều biện pháp cấp phát nhanh
và dứt điểm trong từng năm, tránh tình trạng bằng tồn đọng quá nhiều
- Văn bằng phải được cấp phát trực tiếp cho học sinh Nếu PHHS nhận thay phải ký và ghi rõ họ tên, quan hệ và số GCMND
- Đối với học sinh tốt nghiệp THPT từ năm 2012 trở đi Sở sẽ cấp phát cho các đơn vị THPT và TTGDTX 02 loại danh sách tốt nghiệp cùng lúc với thời điểm cấp phát bằng tốt nghiệp hàng năm gồm:
+ Danh sách công nhận tốt nghiệp
+ Sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp (mẫu 6)
+ Bảng theo dõi số lượng văn bằng đã cấp phát (mẫu 1B)
Sổ này các đơn vị sử dụng cho học sinh ký nhận văn bằng (không cần thực hiện mẫu Sổ gốc như trước) Các đơn vị đóng quyển theo năm và lưu trữ lâu dài
5 Công tác báo cáo.
- Định kỳ hàng năm (31 tháng 12) phòng GDĐT báo cáo về Sở GDĐT (phòng Khảo thí –KĐCLGD) công tác quản lý cấp phát bản sao, điều chỉnh bằng; công tác nhận phôi bằng, mua bổ sung, cấp phát phôi bằng và bản sao, số tồn
- Định kỳ hàng năm (15 tháng 03) phòng GDĐT báo cáo về Sở GDĐT (phòng Khảo thí –KĐCLGD) công tác hoàn thiện bằng và cấp phát bằng tốt nghiệp THCS chính thức
- Định kỳ hàng năm (31 tháng 12) trường THPT, TTGDTX báo cáo về Sở GDĐT (phòng Khảo thí –KĐCLGD) công tác cấp phát bằng và số tồn
Trên đây là một số nội dung cơ bản trong việc chấn chỉnh công tác quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp và Bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc từ năm 2012 đề nghị các đơn vị thực hiện nghiêm túc những hướng dẫn trên
Nơi nhận:
- Như trên;
- Giám đốc và các PGĐ Sở (để b/c);
- Lưu: VT, Đ.
KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
Trần Thanh Liêm