Bài kiểm tra môn hành vi tổ chức 2

Trở thành một trong những Công ty hàng đầu của ngành Dầu khí tại khu vực Bắc Trung Bộ trong lĩnh vực xây dựng và cạnh tranh được với các nhà thầu khác trong khu vực về thực hiện tổng thầ

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN QUẢN LÝ TỔ CHỨC VÀ CÁC HÀNH VI NHÂN

SỰ

Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Hòa

Lớp: Gamba V0210

Mail: hoapvnc@gmail.com

CHỦ ĐỀ: XÂY DỰNG NHÓM HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ MUA CỔ PHIẾU PVA TẠI CÔNG TY CP TỔNG CÔNG TY XÂY LẮP DẦU KHÍ

NGHỆ AN.

I GIỚI THIỆU CÔNG TY CP TCT XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN (PVNC)

1 Tên công ty: Công ty Cổ phần Tổng Công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ

An

2 Tên tiếng Anh: PetroVietnam - Nghe An Construction Joint Stock

Corporation

3 Tên viết tắt: PVNC

4 Địa chỉ: Tầng 8; 9, 10 Toà nhà Dầu khí Nghệ an Thành phố Vinh

-Tỉnh Nghệ An

5 Điện thoại: (84.038) 3844560 Fax: (84.038) 3566600

6 Mã số thuế: 2900325413

7 Tài khoản giao dịch: 51010000000478 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Nghệ

An

8 Logo của Tổng Công ty:

9 Vốn điều lệ đăng ký: 100.000.000.000 đồng (Một trăm tỷ đồng)

10 Ngành nghề kinh doanh

Tổng Công ty xây lắp Dầu khí Nghệ An hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 2703000523 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ An cấp ngày 22/3/2005, đăng ký thay đổi lần 12 ngày 19/10/2010 với các chức năng:

+ Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông; Kinh doanh bất động sản; Khai thác kinh doanh khoáng sản và vật liệu xây dựng; Kinh doanh lữ hành du lịch, dịch vụ khách sạn; …

+ Bán buôn xăng dầu và các sản phẩm liên quan; Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện; Khai thác quặng sắt; Khai thác quặng kim loại không chứa sắt; Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất;

+ Đầu tư kinh doanh khu công nghiệp, khu đô thị, thủy điện, dân dụng, công nghiệp, giao thông, công trình thủy, điện năng, công trình hạ tầng kỹ thuật; + Kinh doanh các sản phẩm từ gỗ, khai thác và sơ chế gỗ, đồ mỹ nghệ;

II TẦM NHÌN CHIẾN LƯỢC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Tầm nhìn: Phát triển Tổng Công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An ngày càng

vững mạnh Trở thành một trong những Công ty hàng đầu của ngành Dầu khí tại khu vực Bắc Trung Bộ trong lĩnh vực xây dựng và cạnh tranh được với các nhà thầu khác trong khu vực về thực hiện tổng thầu EPC xây lắp các công trình dầu khí trong nhiều lĩnh vực

Chiến lược:

- Tập trung trọng tâm vào xây lắp các công trình chuyên ngành dầu khí, các công trình xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, giao thông, công trình thủy, thuỷ lợi, điện năng…

- Tăng nhanh tỷ trọng các công việc có hàm lượng chất xám và công nghệ cao

- Phát huy năng lực sẵn có, mở rộng và phát triển lĩnh vực xây nhà cao tầng để khai thác tối đa nguồn lực nhằm mang lại hiệu quả cao cho Tổng Công ty

- Tập trung đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu xây lắp các công trình theo tiêu chuẩn trong nước và quốc tế

-Từng bước mở rộng hợp tác với các đối tác khác trong và ngoài nước nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trong nước và khu vực trên cơ sở đáp ứng một cách năng động nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Xây dựng thương hiệu PVNC thành một thương hiệu mạnh trong nước, trong khu vực

Để đáp ứng nhu cầu ngày một lớn về các dự án xây dựng căn hộ chung

cư cho cán bộ công nhân viên tại Tỉnh Nghệ An Ngoài ra, Tổng Công ty cần thêm vốn để trang bị thêm máy móc thiết bị nhằm chủ động và nâng cao năng lực thi công các công trình, đồng thời góp phần tăng sức cạnh tranh và vị thế của Tổng Công ty Tổng Công ty có phương án phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ 100 tỷ đồng lên 600 tỷ đồng Sau khi kết thúc đợt chào bán cổ phiếu tăng vốn điều lệ, Tổng Công ty sẽ có vốn điều lệ mới là 600 tỷ đồng Với số tiền huy động được từ việc chào bán thêm lần này, PVNC sẽ sử dụng vào các mục đích nâng cao năng lực thi công các công trình đồng thời đầu tư mới vào các Dự

án đang và dự kiến sẽ triển khai

Để thực hiện thành công việc tăng vốn điều lệ, nhiệm vụ đề ra là phải có sự kết hợp giữa các phòng ban và thành lập một nhóm làm việc riêng để chỉ đạo và phục vụ nhiệm vụ này, nhóm “Hướng dẫn đăng ký và mua cổ phiếu PVA” được thành lập với mục đích đó

III PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC THÀNH LẬP NHÓM “HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ MUA CỔ PHẦN PVA”

1 Các khái niệm cơ bản:

Nhóm là hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau, những người đến với nhau để đạt đến những mục tiêu cụ thể Nhóm có thể và thường được phân thành nhóm chính thức và nhóm không chính thức

Nhóm chính thức là nhóm được định nghĩa bởi cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị Việc hình thành các nhóm chính thức là do người lãnh đạo của tổ chức song điều đó không có nghĩa là muốn hình thành như thế nào cũng được Nhóm chính thức được quy định bởi chiến lược kinh doanh, cấu trúc tổ chức, công nghệ và kỹ thuật được sử dụng… Nhóm chính thức có thể được chia thành nhóm mệnh lệnh hoặc nhóm nhiệm vụ

Nhóm mệnh lệnh là nhóm được xác định bởi sơ đồ tổ chức nó bao gồm những người lao động cùng nhận mệnh lệnh và báo cáo trực tiếp lên một người quản lý

Nhóm nhiệm vụ bao gồm những người lao động cùng làm việc với nhau

để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc mục tiêu

Nhóm không chính thức là những liên minh không được xác định một cách có tổ chức hoặc bởi cấu trúc chính thức Những nhóm này là sự hình thành

tự nhiên từ môi trường công việc trên cơ sở những quan hệ thể hiện sự thụ cảm giữa các cá nhân Nhóm không chính thức được hình thành để thỏa mãn các nhu cầu xã hội, nhu cầu quan hệ của con người Nhóm không chính thức có thể được phân thành nhóm lợi ích và nhóm bạn bè

2 Các giai đoạn phát triển của nhóm:

Sự phát triển của nhóm là một quá trình năng động, phần lớn các nhóm đều nằm trong tình trạng liên tục thay đổi Tuy nhiên ta có thể chia sự phát triển nhóm thành bốn giai đoạn:

- Hình thành: được đặt trưng bởi việc giải quyết chủ yếu đối với sự không vững chắc, không ổn định của mục đích, cấu trúc, và sự lãnh đạo của nhóm Các thành viên của nhóm đang thăm dò để xác định các dạng hành vi phù hợp – các hành vi sẽ được mọi người chấp nhận Giai đoạn này kết thúc khi các thành viên thấy mình là một bộ phận của nhóm

- Bão tố: là giai đoạn của những xung đột trong nhóm Các thành viên chấp nhận sự tồn tại của nhóm nhưng có sự kháng cự lại sự kiểm soát mà nhóm ảnh hưởng tới cá nhân Hơn nữa, các cá nhân có sự xung đột với những người kiểm soát nhóm Giai đoạn bão tố kết thúc khi hình thành một cách rõ ràng cấu trúc thứ bậc về sự lãnh đạo trong nhóm

- Hình thành các chuẩn mực là giai đoạn mà các quan hệ gắn bó gần gũi phát triển, sự gắn bó của nhóm được tăng cường Giai đoạn này kết thúc khi có cấu trúc rõ ràng đối với nhóm và nhóm có những mong đợi chung về những chuẩn mực - những cái sẽ xác định các hành vi của các thành viên trong nhóm

là đúng hay sai, được chấp nhận hay không được chấp nhận

- Giai đoạn thực hiện: Cấu trúc tại thời điểm này là rõ ràng và được mọi người chấp nhận Năng lượng của nhóm chuyển từ việc tìm hiểu lẫn nhau sang việc thực hiện tốt các nhiệm vụ

3 Cấu trúc của nhóm

Hiểu biết về cấu trúc nhóm có thể được tìm thấy trong ba khái niệm: vai trò, chuẩn mực và địa vị

Con người luôn được đòi hỏi phải thực hiện nhiều vai trò, với nhiều vai trò khác nhau hành vi của cá nhân cũng sẽ rất khác nhau Có một số thái độ và hành vi thực sự phù hợp với vai trò và tạo ra sự đồng nhất về vai trò Con người

có năng lực thay đổi các hành vi cho phù hợp với sự thay đổi các vai trò rất nhanh khi họ nhận thấy tình huống và yêu cầu của nó đòi hỏi một cách rõ ràng các thay đổi cơ bản

Tất cả các nhóm đều thiết lập các chuẩn mực, đó là các tiêu chuẩn có thể chấp nhận về hành vi Những chuẩn mực này là chung cho tất cả mọi thành viên trong nhóm Các chuẩn mực chỉ cho các thành viên trong nhóm điều họ có thể hoặckhông thể làm trong những tình huống nhất định Những chuẩn mực chính thức được viết ra trong nội quy, quy chế, luật lệ và những thủ tục để mọi người tuân thủ Song, phần lớn các chuẩn mực là không chính thức, bất thành văn

Địa vị là một nhân tố quan trọng để giải thích và dự đoán hành vi bởi vì

nó là nhân tố động viên mạnh mẽ và có kết cục hành vi chủ yếu khi các cá nhân nhận thức sự khác biệt giữa nhận thức của họ và của những người khác về địa vị của họ

4 Các nguyên tắc làm việc theo nhóm

- Tạo sự đồng thuận: Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo

sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức

- Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị

- Khuyến khích óc sáng tạo

- Phát sinh những ý kiến mới: Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi

- Học cách ủy thác

- Khuyến khích mọi người phát biểu

- Chia sẻ trách nhiệm

- Cần linh hoạt: Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành

5 Tại sao nên làm việc theo nhóm

Nhóm giúp cải thiện sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao đổi diễn ra thường xuyên, mọi người trở nên thân thiện, từ đó giúp bầu không khí học tập, lao động trở nên sôi động hơn Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để cùng giải quyết các vấn đề lớn mà một người hoặc một nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ không thể hoàn thành được Bầu không khí làm việc của tổ chức thay đổi theo hướng tích cực, mọi người có thái độ thiện chí với nhau Chính vì vậy mà vấn đề hóc búa thường được giải quyết dễ dàng hơn

- Xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ nhau phát triển, mở rộng hợp tác

và liên hệ giữa tất cả các cấp

- Thu hút mọi người vào công việc, nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng và sự tiến bộ Tạo cơ hội thuận lợi cho các thành viên phát huy tài năng của mình: Nhóm tạo ra cơ hội tuyệt vời để giải quyết các vấn

đề công việc hàng ngày Mọi người có dịp nhóm họp, cùng suy nghĩ và đưa ra những ý kiến của mình cho việc giải quyết các vấn đề khó khăn Quá trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, nguyên liệu… luôn xảy ra những bất trắc, khi đó vận dụng chất xám hơn nữa là chất xám tập thể là phương thức tối

ưu nhất để khắc phục những bất trắc Nhóm tạo ra cơ hội vô hạn cho thành viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến mỗi thành viên nhận thấy mình là một phần hữu cơ của tổ chức

- Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức thông qua:

Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo của mọi người Hiệu quả học tập hay năng suất lao động bị ảnh hưởng nhiều bởi tâm lí của người thực hiện, khi tham gia vào nhóm tâm lí của mỗi thành viên được cải thiện nhiều, do đó hiệu quả học tập, năng suất lao động cũng được cải thiện đáng kể Mặt khác, khi tham gia hoạt động nhóm, các vấn đề khó khăn của mỗi thành viên được đưa ra và giải quyết bởi tập thể, do đó áp lực công việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy

nhiều khía cạnh chưa tích cực trong lao động và học tập của chính mình để tự khắc phục và thay đổi cho phù hợp

II XÂY DỰNG NHÓM “HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ MUA CỔ PHẦN PVA” TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN

Dựa trên những kiến thức cơ bản về nhóm, lợi ích và hiệu quả từ mô hình làm việc theo nhóm Để việc huy động vốn phục vụ cho việc tăng vốn điều lệ đạt được kết quả tốt, Tổng Công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ an lập kế hoạch và triển khai việc thành lập nhóm “Hướng dẫn đăng ký và mua cổ phiếu PVA”

1 Thành lập nhóm: Các thành viên của nhóm được chọn lọc từ nhân sự các

phòng ban, dự kiến từ năm đến bảy cán bộ Các thành viên được chọn lọc trên tiêu chuẩn là những người trẻ, nhanh nhạy, năng động, nhiệt tình, có khả năng giao tiếp tốt, cử chỉ thân thiện

Sau khi đã tập hợp đủ số thành viên nhóm tiến hành bầu nhóm trưởng Tiêu chí bầu Nhóm trưởng là người có khả năng giao tiếp tốt, tạo được mối quan hệ thân thiện với các thành viên trong nhóm; Có khả năng đánh giá, tổng hợp một vấn đề; Có khả năng nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành viên, đánh giá vấn đề…, ngoài khả năng chuyên môn, khả năng này cũng rất quan trọng, nó đảm bảo công việc được thực hiện với hiệu quả cao nhất

2 Nhiệm vụ của nhóm:

Nhiệm vụ chung: Hưóng dẫn cổ đông đăng ký và nộp tiền mua cổ phần PVA Nhiệm vụ của nhóm trưởng: Thống nhất mục tiêu chiến lược cho nhóm;

Chủ trì các cuộc họp; Đảm bảo tiến độ thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã đề ra; Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót; Phân nhiệm vụ thực hiện cho từng thành viên

Nhiệm vụ của các thành viên:

- Hướng dẫn, tiếp nhận và kiểm tra đơn đăng ký mua cổ phần

- Lên danh sách để kiểm tra, rà soát thông tin và thống kê số lượng tiền nộp

- Phối hợp với phòng tài chính để đối chiếu lượng tiền về và lập báo cáo

- Tổng hợp kết quả để báo cáo lên lãnh đạo Tổng công ty.

3 Các vấn đề cần giải quyết trong nhóm và giải pháp:

- Phương thức làm việc của nhóm chủ yếu là gặp gỡ trực tiếp giữa các thành viên; Tuy nhiên cũng có thể trao đổi thông tin qua email, điện thoại hoặc các hình thức khác sao cho đảm bảo cung cấp tài liệu đến các thành viên khác Giải pháp:

+ Có một số buổi hội ý để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong công việc của nhóm; thảo luận và phân chia công việc cho những giai đoạn tiếp theo; Tăng cường công tác hướng dẫn, sắp xếp và cập nhật thông tin đến các thành viên

+ Khích lệ và động viên cho những ý tưởng; ý kiến đóng góp cá nhân;

+ Có sự linh hoạt trong công việc; các thành viên làm việc trên tinh thần tự nguyện chia sẻ trách nhiệm, sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ nhau khi cần; có sự trao đổi và hợp tác với các đơn vị khác để nắm bắt thông tin và hỗ trợ hiệu quả công việc

- Xuất hiện sự xung đột trong nhóm hoặc những ý kiến trái ngược cho một vấn

đề Đây cũng là giai đoạn phân tách thành các nhóm nhỏ trong tổng thể nhóm lớn và cần sự thảo luận để sắp xếp một cách hợp lý sao cho nhiệm vụ của nhóm

và hiệu quả công việc vẫn là mục tiêu chung

Giải pháp:

+ Có mục đích rõ rệt: Mỗi thành viên đều biết rõ việc phải làm và tầm quan trọng của việc ấy, vai trò của từng cá nhân phải cụ thể và nhóm toàn tâm để đạt được mục đích đã đề ra

+ Xây dựng tinh thần làm việc nhóm: Trưởng nhóm phải tạo ra phương thức làm việc theo nhóm, xây dựng sự hợp tác, đồng thuận và tương trợ giữa các thành viên Trong quá trình làm việc, nhóm trưởng nên cởi mở, luôn sẵn sàng tiếp thu những ý tưỏng và nguồn tư liệu cung cấp bởi các thành viên trong nhóm, tạo ra không khí chan hoà và giữ gìn sự đoàn kết của nhóm

+ Các thành viên chủ động giao tiếp, tích cực lắng nghe nhau để thấu hiểu thay

vì phán xét nhau; Luôn phải có tinh thần nhiệt huyết, tự tin và hăng hái làm việc, hỗ trợ, quan tâm và khích lệ lẫn nhau, quyết tâm để hoàn thành tốt nhiệm vụ

+ Để giải quyết những khúc mắc và ý kiến trái chiều thì cần có sự trao đổi, điều chỉnh nhằm tạo sự đồng thuận, trong công việc khi các thành viên cho ý kiến thì nhóm xem xét cái nào mang tính khả thi và hiệu quả cao hơn thì cho thực hiện

Để giữ tinh thần làm việc chung thì sự hoà thuận và tin tưởng lẫn nhau chính là công cụ hiệu quả nhất

- Công việc của nhóm được chia theo các thời kỳ khác nhau và có mục đích cho từng giai đoạn vì vậy chiến lược và phương pháp cho từng thời kỳ cụ thể là vấn

đề được xem xét rõ ràng

4 Đánh giá kết quả:

Để đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm “Hướng dẫn đăng ký và mua cổ phần PVA” cần dựa vào các tiêu chí sau đây:

- Khả năng phối hợp làm việc của nhóm

- Khả năng cập nhật thông tin; tổng hợp và báo cáo nhanh, chính xác số lượng người tham gia đăng ký mua cổ phần

- Sự linh hoạt trong quá trình triển khai công việc

- Tính cụ thể và khả thi trong nhiệm vụ của các thành viên

Kế hoạch triển khai xây dựng nhóm “Hướng dẫn đăng ký và mua cổ phần PVA”:

Nội dung công việc Thời gian Người tham gia Cách thức tham

gia

Truyền thông, hướng

dẫn cổ đông và nhà đầu

tư

15-20/9/2011

Ban truyền thông Truyền thông cho

các cổ đông và nhà đầu tư

Tiếp nhận đơn đăng ký 20/9/2011 Thành viên cả Toàn thời gian,