Một tổ chức sản xuất kinh doanh doanh nghiệp , mỗi thành viên có vị trí, vai trò, nhiệm vụ kóac nhau, thực hiện theo trách nhiệm được phân công, tạo nên hoạt động chung của doanh nghiệp
Trang 1BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC
Họ và tên: Hoàng Văn Hà Lớp: V0111 – Nhóm 2
Phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cho cá nhân và nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hanh vi tỏ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hanh vi tổ chức?
Trả lời:
I.Giới thiệu về doanh nghiệp
- Thông tin chung:
+ Tên công ty viết băng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN
HẠ TẦNG MIỀN TRUNG
+ Tên công ty viết băng tiếng anh: CENTER REGION OF INFRASTRUCTURE
DEVELOPMENT AND INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY
+ Tên công ty viết tắt: HAD
+ Địa chỉ: Số 09, ngõ 152 đường Vũ Quang, Phường Thạch linh, Thành phố Hà Tĩnh, Tỉnh Hà Tĩnh, Việt Nam
+ Điện thoại: 0393 858879 Fax: 0393 858879
+ Mó số thuế: 3000304758
Chủ sở hữu hình thức: cổ phần
+ Người đại diện theo pháp luật: Ông Võ Văn Công giám đốc công ty
Vốn điều lệ: 15.000.000.000 đồng
+, Ngành nghề kinh doanh kinh doanh
- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan Chi tiết: Tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, tư vấn lập dự án các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước
- Xây dựng nhà các loại Chi tiết: Xây dựng các công trinh dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước, nước sinh hoạt, trạm và đường điện 35Kv trở xuống
- Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng Chi tiết: Kinh doanh vật liệu xây dựng Khai thác, chế biến nguyên vật liệu xây dựng
- Kinh doanh phân bón, vật tư nông nghiệp, thương mại tổng hợp, đậi lý xe máy, gas, bếp gas Xuất khẩu hàng nông, lâm, thuỷ sản; hàng điện tử, điện lạnh Kinh doanh khách sạn, nhà hàng
Theo báo cáo tài chính qua hàng năm , công ty đã phát triển trong hoạt động xây dựng các công trình thực sự ổn định, tuy nhiên số lượng lao động có biến động, đầu tư vào tài sản có sự gia tăng, nhìn chung lợi nhuận của doanh nghiệp cũng như thu nhập của lao động tăng lên Trong dài hạn, tình hình hoạt động của công ty có xu hướng tương đối ổn định, công ty nên duy trì phương thưc quản lý, nhưng phải tiếp cận các ý kiến khách quan, không nên chủ quan Phải kịp thời nắm bắt tình hình phát triển chung
Trang 2của đất nước, nhất là trong giai đoạn hiện nay.
Đây là doanh nghiệp của hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cùng với các nhân viên có tay nghề cao trong việc thực hiện các dự án cầu, đường, thiết bị thực hiện đầu tư hàng năm để đáp ứng nhu cầu cao của các dự án trong nhiệm kỳ về chất lượng, thẩm mỹ và tiến độ thực hiện Với năng lực hoạt động và nguồn nhân lực dồi dào công ty đã cho ra những sản phẩm mang tính thương hiệu trên địa bàn tỉnh và
đã đạt được kết quả tương đương với những thứ có sẵn Là vì thực tế mà công ty đã sử dụng mọi nguồn lực và phát huy tối đa mọi nguồn lực đó
Ví dụ: Trong năm 2010 công ty có một đợt tuyển thêm lao động ở một số bộ phận Thì có một nam nhân viên được tuyển vào là tốt nghiệp đại học kinh tế quốc dân
Hà nội, nhưng trong quá trình làm ban đầu anh cũng rất bỡ ngỡ trong lĩnh vực xây dựng này, song trong thời gian làm việc vừa qua anh ta đã không ngừng sáng tạo trong cách làm việc, trong cách quản lý thi công công trình và đã đạt được quá chỉ tiêu mà công ty
đã đề ra, tất yếu cuối năm nay anh ta sẽ được công ty nâng lương và nhận được tiền thưởng
Điều này là do sự khuyến khích cách thức tổ chức làm việc hợp lý cho nhân viên
Sau đó, nếu công ty muốn phát triển nhiều hơn thỡ phải cú sự thay đổi về hành vi tổ chức có thể tạo ra động lực làm việc Để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp, tạo động lực cho nhân viên để tăng cường năng lực của riêng mình là điều cần thiết cho doanh nghiệp để đạt được kết quả kinh doanh dự kiến
Là động lực làm việc gì? những gì có thể trở thành động lực mà làm cho người dân để thu hút nhiều lợi ích Để trả lời câu hỏi này, chúng tôi sẽ tập trung vào bốn phương pháp như sau: (1) đáp ứng nhu cầu cơ bản của con người, (2) loại thiết kế làm việc để thúc đẩy sự quan tâm của nhân viên, (3) nâng cao sự tin tưởng rằng nhân viên sẽ khen như mong đợi ( 4) đối xử bỡnh đẳng
- Phong cách lãnh đạo trong doanh nghiệp
Lãnh đạo là một khía cạnh quan trọng trong quản lý, lãnh đạo có hiệu quả là một
trong những chìa khoá để trở thành một nhà quản lý giỏi Cũng như việc thực hiện những nhiệm vụ cốt yếu khác của quản lý tức là việc thực hiện trọn vẹn việc quản lý- có một ý nghĩa quan trọng để đảm bảo rằng một nhà quản lý có thể trở thành một nhà lãnh đạo có hiệu quả Các nhà quản lý phải thực hành tất cả các yếu tố trong vai trò của họ
để kết hợp nguồn nhân lực và vật lực nhằm đạt được các mục tiêu đề ra
Một cách khái quát, lãnh đạo được xác định như là sự tác động, như một nghệ thuật, hay là một quá trình tác động đến con người sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức Một cách lý tưởng, mọi người cần được khuyến khích để phát triển không chỉ sự tự nguyện làm việc cũn làm việc với sự sốt sắng và tin tưởng Sự sốt sắng là sự nhiệt tình, nghiêm chỉnh và chăm chú trong thực hiện công việc, sự tin tưởng thể hiện kinh nghiệm và khả năng kỹ thuật
Lãnh đạo là chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trước Các nhà lãnh đạo hành động để giúp một nhóm đạt được các mục tiêu với sự vận dụng tối đa các khả năng của nhóm
Họ không đứng đằng sau một nhóm để đẩy và thúc giục; họ đặt mình trước nhóm để tạo
Trang 3sự tiến bộ và động viên nhóm hoàn thành các mục tiêu của tổ chức sản xuất ( doanh nghiệp)
Mỗi tổ chức thực hiện được gần như toàn bộ năng lực của họ đều có một người nào đó với tư cách đứng đầu nhóm, có kỹ năng trong nghệ thuật lónh đạo Kỹ năng này dường như là sự kết hợp của ít nhất ba yếu tố cấu tạo chính: 1 khả năng nhận thức được rằng con người có những động lực thúc đẩy khác nhau ở những thời gian khác nhau và trong những hoàn cảnh khác nhau, 2 khả năng khích lệ và 3 khả năng hành động theo một phương pháp mà nó sẽ tạo ra một bầu không khí hữu ích cho sự hưởng ứng và khơi dậy những động cơ thúc đẩy Yếu tố cấu thành thứ ba của sự lãnh đạo liên quan đến phong cách của người lãnh đạo
Một tổ chức sản xuất kinh doanh ( doanh nghiệp ), mỗi thành viên có vị trí, vai trò, nhiệm vụ kóac nhau, thực hiện theo trách nhiệm được phân công, tạo nên hoạt động chung của doanh nghiệp hướng theo mục tiêu đó đề ra Trong hoạt động của doanh nghiệp các cán bộ quản lý và nhân viên quan hệ với nhau theo hai chiều: quan hệ theo chiều dọc giữa cán bộ cấp trên với nhân viên dưới quyền, quan hệ theo chiều ngang giữa các đồng nghiệp có cùng vị trí và vai trò trong doanh nghiệp Vận hành mối quan
hệ gữa cán bộ lãnh đạo cấp trên với nhân viên cấp dưới trong hoạt động của doanh nghiệp chớnh là quá trình thực hiện vai trò lãnh đạo của người cán bộ quản lý Các quyết định, chỉ dẫn, điều kiển, điều chỉnh luôn theo các nguyên tắc, các chuẩn mực nhất định và phụ thuộc vào thái độ, hành vi, cung cách ứng xử của họ đối với người dưới quyền tạo nên phong cách lãnh đạo riêng
Phong cách lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh chính là hệ thống các nguyên tắc, các chuẩn mực, phương pháp, phương tiện, thái độ, hành vi và cách ứng xử, tư thể và điệu bộ của người cán bộ quản lý sử dụng nhằm động viên, thúc đẩy tính tích của xã hội của người dưới quyền, thực hiện tốt các mục tiêu của doanh nghiệp đề ra
- Văn hoá doanh nghiệp:
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá Theo E.Heriôt thỡ “Cái gì còn lại khi tất
cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá” Cũn UNESCO lại có một định nghĩa khác về văn hoá: “Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đó diễn ra trong quá khứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng bao nhiêu thế kỷ nó đó cấu thành một hệ thống các giỏ trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”
Vậy văn hoá doanh nghiệp là gì? Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phỏt triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích
Trang 4Cũng như văn hoá nói chung, văn hoá doanh nghiệp có những đặc trưng cụ thể riêng biệt Trước hết, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những người cùng làm trong một doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó Văn hoá doanh nghiệp còn góp phần tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống của riêng mỗi doanh nghiệp
Văn hoá doanh nghiệp có vị trí và vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ,
tư liệu, thông tin nói chung được gọi là tri thức thỡ doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được Trong khuynh hướng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một doanh nghiệp là con người mà văn hoá doanh nghiệp là cái liên kết và nhân lên nhiều lần các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ Do vậy, có thể khẳng định văn hoá doanh nghiệp là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp Theo ông Trần Hoàng Bảo (1 trong số
300 nhà doanh nghiệp trẻ) nhận xét: Văn hoá của doanh nghiệp được thể hiện ở phong cách lãnh đạo của người lãnh đạo và tác phong làm việc của nhân viên Cũng theo ông Bảo, đối tác khi quan hệ thì ngoài việc quan tâm tới lợi nhuận của công ty họ còn đánh giá doanh nghiệp qua văn hoá của doanh nghiệp đó
Sự thành công của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là ở các nước châu á thường được dựa trên mối quan hệ cá nhân của người lãnh đạo, còn các nước Tây Âu thì thành công của doanh nghiệp lại được dựa trên các yếu tố như khả năng quản lý các nguồn lực, năng suất làm việc, tính năng động của nhân viên… Ngoài những yếu tố chủ quan, để xây dựng văn hoá doanh nghiệp cũng phải chú trọng tới những yếu tố khách quan Đó là việc tạo lập thị trường, lợi ích của người tiêu dùng, được thể hiện qua “Các nguyên tắc chỉ đạo để bảo vệ người tiêu dùng”, là quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới
- Quyền lực và xung đột:
Quyền lực là một trong những nội dung khảo sát là quan niệm về khoảng cách quyền
lực trong tổ chức, doanh nghiệp Tùy theo từng nền văn hóa, người ta sẽ chấp cao - thấp (nhiều ít) khác nhau về khoảng cách quyền lực giữa thành viên cấp nhận những mức độ dưới với cấp trên
Từ quan niệm khác nhau dẫn đến những cách ứng xử khác nhau trong quan hệ chủ - thợ: những người thuộc văn hóa quyền lực cao thường trước nhất tìm cách xây dựng quan hệ tốt với chủ, trong khi người thuộc văn hóa quyền lực thấp chỉ tập trung làm tốt công việc của mình, không chú trọng đến việc xây dựng mối quan hệ này
Về cấu trúc của doanh nghiệp, các công ty thuộc văn hóa quyền lực cao thường tổ chức theo dạng kim tự tháp mà đỉnh cao là giám đốc (hoặc tổng giám đốc) Giữa nhân viên bình thường và giám đốc là nhiều tầng nấc trung gian (phòng, ban) Do vậy, quan hệ giao tiếp giữa nhân viên cấp dưới và lãnh đạo công ty cũng rất hạn chế, khó khăn Văn hóa quyền lực cao cũng khiến cho người lãnh đạo dễ cảm thấy vị trí của mình bị "đe dọa", bị "tiếm quyền" Nhiều khi chỉ vỡ cách xưng hô hoặc một cử chỉ thân mật mà một
Trang 5nhân viên có thể làm cho “sếp” khó chịu Chính tâm lý này đó khiến người lãnh đạo luôn có xu hướng tăng cường kiểm soát đối với nhân viên cấp dưới Cũn nhân viên cấp dưới - nếu cũng thuộc văn hóa này" – thì cho là cần thiết, thậm chớ chờ đợi và yên tâm khi có sự kiểm soát này Ngược lại, với những người thuộc văn hóa quyền lực thấp thì thọ lại khó chịu vì sự kiểm soát, từ đó nhiều khi xảy ra xung đột
Xung đột nảy sinh trong công việc là điều chẳng làm bạn phải ngạc nhiên Những con
người khác nhau với những mục đích và nhu cầu hoàn toàn khác nhau luôn dễ dẫn đến xung đột Kết quả của xung đột có thể dẫn đến thù oán lẫn nhau.Tuy nhiên xung đột có thể là động lực của sự phát triển Nếu biết giải quyết chúng một cách khoa học thỡ biết đâu chúng là một trong những động lực mang tính đột phá cho doanh nghiệp của bạn
Để giải quyết thành công xung đột nảy sinh trong công việc là điều không hề đơn giản
nó đũi hỏi bạn phải nhận biết một cách chính xác nguồn gốc nảy sinh xung đột và đưa
ra hướng giải quyết hợp lý
Khuyến khích người lao động
Bạn phải nhận thức được thực tế rằng nhiệm vụ là làm cho nhân viên cam kết gắn với nhiệm vụ mà khụng kiểm tra
Bạn phải chấp nhận rằng sự khuyến khích là một cam kết lâu dài cho bạn và công ty Công ty thực hiện các nội dung khuyễn khích dưới đây:
- Truyền tải định hướng chiến lược toàn diện
- Đa dạng hóa các nhiệm vụ / mở rộng nhiệm vụ
- Sự tham gia của nhân viên
- Thành tích đạt được
- Khen / thưởng
- Khuyến mãi
- Hỗ trợ môi trường làm việc
- Mức lương thanh toán
Chúng tôi không thể kết thúc phần này khi không đề cập đến tiền bạc như là một yếu tố khuyến khích Thật ngớ ngẩn để giả tiền đó không phải là một yếu tố khuyến khích Hầu hết chúng ta muốn có tiền mà không phải là một yếu tố khuyến khích dài hạn Các phương pháp khác có thể được hiệu quả hơn nhớ câu rằng "nó có thể chắc chắn rằng tiền bạc là yếu tố để làm cho mọi người làm việc nhưng nó không phải là để làm cho họ làm việc nhiều hơn
Thay vỡ kiểm soát, khuyến khích nhân viên cống hiến tự nguyện
II Một số đề xuất trong công ty
Có rất nhiều phương pháp để khuyến khích nhân viên Tuy nhiên, làm thế nào để chọn phương pháp với hiệu quả cao phù hợp với tình hình thực tế tại cụng ty mà khụng ảnh hưởng đến ngân sách
Thời gian thực hiện dự án là 1 quý (3 tháng), sau đó chúng tôi sẽ so sánh xem làm việc hiệu quả cũng như cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó thay đổi tốt hơn trong dài của mối quan hệ của các thành viên của tổ chức, văn hóa doanh nghiệp
Trang 61 Xác định những gì từ người lao động.
Khi bạn quyết định để cung cấp cho chiến lược để khuyến khích nhân viên, bạn phải xem xét làm thế nào để khuyến khích họ Dành thời gian nói chuyện với nhân viên và cho họ biết những gì bạn mong đợi từ họ, sẵn sàng giúp đỡ nếu nhân viên cảm thấy khó khăn trong công việc, tuy nhiên, hãy nhớ rằng tất cả các thông tin phản ánh phải được
rõ ràng và chính xác
Trước hết, thay đổi từ phong cách hàng đầu của người quản lý, phong cách hàng đầu phải được dân chủ và cởi mở Chúng ta có thể nói rằng động cơ làm việc cho người lao động có nguồn gốc từ nhà lãnh đạo Khuyến khích nhân viên là một nghệ thuật, nhà lãnh đạo cho biết để thúc đẩy nó sau đó sẽ có một tổ chức đoàn kết, định hướng tương
tự và môi trường làm việc Điều này có thể được thể hiện từ khi kỹ thuật đứng đầu văn phòng nghỉ hưu và sau đó một nhà lãnh đạo trẻ thay thế anh ta có một điểm thu hút mạnh mẽ đối với người lao động
2 Cách sáng tạo và phù hợp
Công ty sẽ xây dựng một quy chế tiền lương phù hợp với lĩnh vực xây dựng cơ bản với chỉ tiêu, trong đó tiền lương của người lao động sẽ được hưởng theo sản lượng của lao động và sản lượng hàng tháng trong một tháng Tăng thu nhập là để đáp ứng kỳ vọng của thu nhập cho lao động tại cùng một thời gian, tăng sự tin tưởng trong tương lai của công ty và định hướng đến mục tiêu của Ban lãnh đạo
Hãy nhớ rằng tiền không phải là phương tiện duy nhất để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn Một cán bộ bán có thể được sẵn sàng làm thêm giờ mà không cần tăng lương Một nhân viên CNTT sẽ được sẵn sàng ở lại muộn cho một dự án chưa hoàn thành mà không có bất kỳ lời hứa của đạo diễn
Với sự nhiệt tình đó, chúng ta hãy chăm sóc cho họ theo cách khác, cho họ tiền bạc chỉ
là một phần của cuộc sống
3 Trách nhiệm, nhiệm vụ của nhân viên
Nó có thể chỉ cho nhân viên tầm quan trọng của họ trong công ty sau đó chứng minh nhiệm vụ riêng của họ, cho họ thấy rằng công ty là một tổ chức đoàn kết và mỗi thành viên sẽ sẵn sàng chịu hậu quả
Bố trí nguồn lực phù hợp với trình độ và nhu cầu của nhân viên, mỗi nhân viên có chất lượng tư nhân, nền tảng cuộc sống khác nhau và trình độ chuyên môn Bố trí nguồn lực phù hợp với mong đợi, trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu cá nhân sẽ là động lực cho nhân viên để phát triển năng lực của chính họ
Bên cạnh các công ty sẽ tổ chức lớp tập huấn về kỹ năng chẳng hạn như phong cách hàng đầu cho các nhà lãnh đạo cấp văn phòng làm việc theo nhóm, kỹ năng cá nhân làm việc
Doanh nghiệp có bộ phận chức năng chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ cụ thể, nó phụ thuộc vào sự phân biệt làm việc và nhu cầu văn phòng sẽ tổ chức làm việc theo nhóm Làm việc theo nhóm sẽ có hiệu quả hơn cho dự án dài hạn tại thời điểm nó có thể tạo ra các mối quan hệ mở giữa các nhân viên Căn cứ vào nhu cầu làm việc và tài nguyên sẵn có, người đứng đầu văn phòng sẽ chia nhóm để nguồn tài nguyên con người trong mỗi nhóm là khá toàn diện Nó bao gồm nhân viên giàu kinh nghiệm, nhân viên nam nữ, để cho nhân viên mới để học hỏi kinh nghiệm từ các nhân viên có kinh
Trang 7nghiệm hơn sau đó nhân viên mới sẽ được đào tạo để nâng cao chất lượng và năng lực Thay vì tổ chức nhiệm vụ cá nhân, lãnh đạo của văn phòng sẽ được gần gũi với nhiệm
vụ của người lao động, phổ biến nhiệm vụ của Văn phòng tổ chức sẽ thực hiện theo nhóm Mỗi nhóm bao gồm 4 thành viên, sẽ thực hiện 2-3 dự án điều chỉnh dự án kể từ khi bắt đầu với hồ sơ cá nhân ký kết hợp đồng và kết thúc kế toán Trong nhóm, nhiệm
vụ được phân chia như sau: 2 thành viên sẽ thực hiện hồ sơ cá nhân của dự án nào đó sau đó sẽ thực hiện qua các giai đoạn của dự án khác, sau đó nó sẽ tránh mang trong nhiệm vụ chuyên môn và nhóm sẽ làm việc với nhiều nhà đầu tư thay vỡ các dự án thực hiện sau đó nhân viên sẽ nghĩ rằng nhiệm vụ phong phú cùng một lúc nó sẽ buộc các thành viên nhóm để nắm bắt dự án thực hiện
4 Đảm bảo nhân viên một môi trường làm việc thoải mái
Làm việc vị trí không phải là chỉ cảm thấy thoải mái trong nhiệm kỳ của không gian, nhưng đáp ứng nhu cầu tối thiểu của lao động, các dịch vụ phục vụ trong cơ quan, tổ chức các chuyến dã ngoại cho nhân viên Những thứ như vậy dường như không có liên quan đến làm việc mà có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc cũng như sản lượng của người lao động
Là lãnh đạo, ông phải tập trung vào môi trường làm việc của lao động thông qua thăm
dũ ý kiến của họ
Nhân viên trung thành và tích cực là những tài sản có giá trị của công ty, nhưng làm thế nào để giữ và khuyến khích họ cống hiến cho công ty
III Các bước hành động chi tiết và cụ thể cho dự án đổi mới.
(Quản Trị) Một tổ chức hỗ trợ chuyên nghiệp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp các doanh nghiệp đi đúng hướng và tránh được những tác động tiêu cực do tiến hành những hoạt động lãng phí, kém hiệu quả Áp dụng cho một tổ chức sẽ tiến hành theo 8 bước như sau:
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng Lãnh đạo cần thấu hiểu ý
nghĩa trong việc phát triển tổ chức, định hướng các hoạt động, xác định mục tiêu và các điều kiện áp dụng cụ thể
Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án Việc áp dụng là một dự án lớn, vì vậy cần có một ban
chỉ đạo tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng Cần bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng
Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn Cần
rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không áp dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong doanh nghiệp Việc đánh giá này làm
cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết
Trang 8Bước 4: Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng Hệ thống tài liệu phải
được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm: - Sổ tay chất lượng - Các qui trình và thủ tục liên quan - Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết
Bước 5: áp dụng hệ thống chất lượng theo các bước:
- Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn để xây dựng
- Xác định rõ trách nhiệm , quyền hạn liên quan đến từng quá trình, qui trình cụ thể
Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
Bước 7: - Đánh giá chứng nhận do tổ chức Chứng nhận tiến hành để đánh giá tính phù
hợp của hệ thống theo yêu cầu và cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận Sau khi khắc phục các vấn đề
còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừng cải tiến hệ
thống, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nên sử dụng các tiêu chuẩn đề ra để cải tiến hệ thống chất lượng của mình
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện dự án thì doanh nghiệp thường gặp một số khó khăn sau đây:
- Mất nhiều thời gian trong việc nghiên cứu tìm hiểu các yêu cầu
- Không khách quan khi đánh giá thực trạng hệ thống của mình để so sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn
- Mất nhiều thời gian trong việc xây dựng văn bản và triển khai áp dụng hệ thống Chính vì vậy, một tổ chức hỗ trợ chuyên nghiệp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm
sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp các doanh nghiệp đi đúng hướng và tránh được những tác động tiêu cực do tiến hành những hoạt động lãng phí, kém hiệu quả