Bài kiểm tra môn hành vi tổ chức (14)

Hãy xác định trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức?. Bạn hãy xác định các đặc điểm văn hóa của doa

BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN

Môn học: Hành vi tổ chức

Học viên: Lưu Xuân Hoà

Ngày sinh: 29/11/1973

Vinh, tháng 12 năm 2011

BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN

Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong

doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức?

Báo cáo trình bày dự án đổi mới cần được xây dựng theo cấu trúc như sau:

- Cung cấp thông tin cô đọng về doanh nghiệp/tổ chức của bạn

- Phát triển tầm nhìn đổi mới: Giải thích tại sao cần thay đổi một lĩnh vực

nào đó trong lĩnh vực hành vi tổ chức và tại sao mọi người cần tham gia thay đổi vào lúc này?

- Phân tích sâu về vấn đề hành vi tổ chức: Phân tích trọng tâm vào một

trong số các lĩnh vực của môn học hành vi tổ chức mà bạn thấy có vấn đề hay cơ hội cần thay đổi trong doanh nghiệp hay tổ chức của bạn Bạn có thể khai thác các chủ đề theo gợi ý:

oPhong cách lãnh đạo: nhiều nhà phân tích nhấn mạnh sự khác biệt giữa

quản lý và lãnh đạo Ứng dụng trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn, hãy phân tích và xem xét phong cách lãnh đạo có khác biệt với quản lý không? Bạn cần diễn giải cụ thể và ứng dụng các khái niệm, lý thuyết làm cơ sở

oVăn hóa doanh nghiệp: được coi là yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành

các mục tiêu của tổ chức Bạn hãy xác định các đặc điểm văn hóa của doanh nghiệp/tổ chức của bạn, phân tích một cách biện chứng để dẫn dắt đến những

đề đạt đổi mới cần thiết giúp tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp/tổ chức của bạn thông qua văn hóa doanh nghiệp

oQuyền lực và xung đột : là hai yếu tố gắn liền trong mọi tổ chức và có thể

hữu ích hoặc phá hủy một tổ chức Bạn hãy xác định nguồn quyền lực và

xung đột trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn Phân tích biện chứng và đề ra những giải pháp thực tế

oĐộng viên khuyến khích nhân viên làm việc: Bạn hãy phân tích vấn đề hay

cơ hội động viên khuyến khích nhân viên làm việc khi xác định, quan sát và bình luận hiện trạng thái độ, năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp/tổ chức của bạn

- Phát triển các đề xuất có giá trị: Các ý tưởng, sáng kiến đổi mới của bạn

cần được diễn giải cụ thể, tại sao các ý tưởng, sáng kiến đó quan trọng cho doanh nghiệp/tổ chức của bạn?

- Xác định các bước hành động chi tiết và cụ thể cho dự án đổi mới của bạn: Thời gian thực hiện dự án đổi mới là bao lâu? Cần ai tham gia? Như

thế nào? Xác định các giai đoạn thực hiện then chốt?

BÀI LÀM

Dự án: “Thực hiện công cuộc cải cách văn hóa công sở tại Ngân hàng Công thương – Chi nhánh Cửa Lò”

I - Giới thiệu tổng quan:

- Tên Ngân hàng: Ngân hàng TMCP Công thương - Chi nhánh Cửa Lò

- Đại chỉ: Số 190, đường Bình Minh, thị xã Cửa Lò, tỉnh Nghệ An

- Điện thoại: 0383.824563 Fax: 0383.824125

- Quyết định thành lập số: 197QĐ-HĐQT-NHCT1 do Ngân hàng Công thương Việt Nam cấp ngày 04 tháng 07 năm 2006

- Ngành nghề kinh doanh: Hoạt động tài chính ngân hàng

- Vietinbank - Chi nhánh Cửa Lò được thành lập ngày 04/07/2006 với chức năng chính là hoạt động kinh doanh Ngân hàng thương mại trên địa bàn tỉnh Nghệ An

- Số lao động: 52 người, trong đó: 48 biên chế và 04 lao động hợp đồng khoán

- Mô hình tổ chức: 1 giám đốc; 2 phó giám đốc

- Các phòng ban tại hội sở chính gồm: Phòng Tổ chức hành chính, phòng Kế toán giao dịch, phòng Khách hàng doanh nghiệp, Phòng khách hàng cá nhân, phòng Tiền tệ kho quỹ, tổ điện toán, tổ rủi ro Ngoài các phòng trên Chi nhánh còn mở thêm 05 phòng giao dịch tại địa bàn thành phố Vinh và thị xã Cửa Lò là: Phòng giao dịch Hồng Sơn, phòng giao dịch Trần Phú, phòng giao dịch Phong Định Cảng, phòng giao dịch Hưng Phúc, phòng giao

dịch Mai Trang.

Ngân hàng TMCP Công thương Chi nhánh Cửa Lò là một đơn vị trực thuộc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank), tiền thân của Chi nhánh cũng là một phòng giao dịch loại 2 trực thuộc Ngân hàng TMCP Công thương Chi nhánh Nghệ An được nâng cấp dần lên thành Chi nhánh cấp II năm 2005 và Chi nhánh cấp I năm 2006 Lúc đầu chỉ có 08 lao động thì đến nay số lượng cán bộ CNV đã lên đến 52 người và địa bàn hoạt độngcũng được mở rộng ra khắp các huyện thị trong tỉnh Nghệ An

II – Nội dung đề tài:

1, Giới thiệu đề tài

Với đặc thù của Chi nhánh là một doanh nghiệp đi sau trên địa bàn nên cũng có nhiều khó khăn nhất định khi muốn nâng cao thị phần vì trên địa bàn Tỉnh Nghệ An hiện nay đã có 32 Ngân hàng và tổ chức tín dụng Từ những khó khăn nêu trên và những gì học được từ môn học “ Quản trị hành

vi tổ chức” tôi đưa ra giải pháp “Đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc”

2, Mục đích nghiên cứu

Tìm ra giải pháp cải tạo môi trường quản lý, điều hành tốt để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng thu nhập cho cán bộ CNV, chiếm lĩnh và khẳng định thương hiệu trên thị trường, hoàn thành suất sắc kế hoạch mà Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam giao

3, Phương pháp thực hiện

- Nghiên cứu lý thuyết về hành vi cá nhân, nhóm trong tổ chức

- Tìm hiểu thực trạng đơn vị

- Đưa ra các giải pháp thực hiện

4, Cơ sở lý thuyết của đề tài

a) Cơ sở lý thuyết: Nghiên cứu Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức

Theo tài liệu này, Năng lực hành vi cá nhân trong tổ chức: Có 5 loại hành vi

cá nhân:

- Chú trọng vào hiệu quả công việc: Hành động cụ thể, các quá trình tư duy của cá nhân Các hành vi có định hướng cá nhân nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu thường được gọi là thực hiện công việc Điều này bao gồm các hành động cũng như quá trình tư duy dẫn đến hành vi;

- Ý thức trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức: Liên quan đến những hành

vi vượt xa những nhiệm vụ thường xuyên Những ý thức trách nhiệm của nhâ viên trong tổ chức có liên quan chặt chẽ với nhau và được tạo ra bởi những nguyên nhân giống nhau;

- Gây cản trở công việc: Hành vi có chủ đích gây hại cho tổ chức: phá hoại tài sản, gây tổn thương cho nhân viên Người ta phân ra 5 loại hành vi cản trở công việc: Quấy rối người khác, đe dọa, trốn tránh công việc, phá hoại công việc và các hành động thiếu minh bạch Hành vi gây cản trở công việc cũng

đi liền với các tính cách cá nhân như tính thủ đoạn;

- Tham gia và gắn bó với tổ chức Hoàn thành tốt công việc và có ý thức trách nhiệm với tổ chức và hạn chế những hành vi gây cản trở công việc hiển nhiên là những điểm mấu chốt dẫn đến thành công của tổ chức;

- Chuyên cần: Hành vi liên quan đến công việc Các yếu tố hoàn cảnh cũng liên quan đến sự duy trì sự chuyên cần của nhân viên

b) Ứng dụng lý thuyết hành vi cá nhân trong tổ chức là:

- Hỗ trợ nhân viên phát huy các hành vi tốt, thúc đẩy hiệu quả công việc và các mặt khác của tổ chức, giảm thiểu tối đa các hành vi gây hại cho tổ chức;

- Đề ra các quy chế điều hành khoa học quy định tính kỹ luật trong công việc cũng như sự phối hợp giải quyết các công việc trong tổ chức: xây dựng các quy trình quản lý chất lượng

- Quản lý nhân viên theo mô hình thích hợp: phát huy tính sáng tạo của nhân viên;

5 Thực trạng tại đơn vị và Nội dung đề án

Từ những thực trạng của Chi nhánh là một doanh nghiệp với số lượng cán bộ mới tuyển dụng nhiều, tuổi đời còn ít chưa có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh, mối quan hệ bạn hàng chưa nhiều, chưa thu hút khác hàng

và cung cấp các sản phẩm trọn gói của Ngân hàng cho khách hàng, chưa có

sự gắn kết gữa mọi người trong các phòng Sự hiểu biết tính cách, khả năng cũng như hoàn cảnh cá nhân của nhân viên từ những người lãnh đạo còn hạn chế cho nên vẫn có sự sắp xếp công việc cho nhiều người chưa hợp lý Trong khi đó tính cạnh tranh của lĩnh vưc kinh doanh ngày càng gay gắt thị phần ngày càng bị thu hẹp

Chính sách làm việc mang tính áp đặt do cấp trên đề ra và cấp dưới phải thức hiện Hiện nay do tình hình kinh tế khó khăn nhất là lĩnh vực ngân

hàng có những “con sâu làm rầu nồi canh” Khiến cho các cấp chính quyền

và cơ quan nhà nước phải vào cuộc thanh tra, kiểm tra nội bộ các ngân hàng làm việc không chính đáng, sa thải rất nhiều cán bộ đã thực hiện những hành

vi sai trái

Ban lãnh đạo chưa có chính sách động viên khuyến khích nhân viên làm việc hết mình và đưa ra những ý kiến sáng tạo mới cho ngân hàng Vì thế việc đổi mới mô hình quản lý là rất quan trọng và cấp thiết cho các ngân hàng như hiện nay

Sau khi đã học xong môn Quản trị hành vi tổ chức tại chương trình Thạc sỹ

kinh doanh quốc tế, tôi đã xây dựng dự án: “Đổi mới công tác quản lý cá nhân nhóm làm việc”

6 Các giải pháp thực hiện

- Sắp xếp lại một số vị trí chưa hợp lý tại các phòng, đưa những người có ngoại hình và năng khiếu ngoại giao thu hút được khách hàng làm công tác giao dịch, tiếp thị

- Điều chuyển bố trí cán bộ làm việc đúng chuyên môn tại những phòng giao dịch gần nhà để tận dụng mối quan hệ quen biết thu hút tiếp thị được nhiều khách hàng tốt về sử dụng các sản phẩm dịch vụ trọn gói và tạo tư tưởng thoải mái cũng như giảm chi phí về thời gian, sức khoẻ trong đi lại

- Đánh giá đúng năng lực trình độ và sự đóng góp để có cơ chế đề bạt bổ nhiệm đúng người

- Theo dõi quản lý chỉ tiêu kế hoach được giao và hiệu quả công việc từng người để có cơ chế trả lương, thưởng hấp dẫn, phù hợp, ngoài ra còn chăm sóc đời sống vật chất và tinh thần như thăm hỏi cá nhân và gia đình khi có những chuyện vui buồn, đau ốm, các chế độ đầy đủ, cho đi du lịch, đTạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện tạo ra bản sắc văn hóa doanh nghiệp (Vietinbank) riêng Các trưởng bộ phận phải là những “cánh chim đầu đàn” về tính tiên phong, mẫn cán trong công việc và là trung tâm của sự đoàn kết trong nội bộ Khuyến khích sự sáng tạo trong công việc, tạo môi trường “nuôi dưỡng" các sáng kiến kinh nghiệm;

- Nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên nhằm thích ứng công việc đòi hỏi ngày càng cao của công việc Đăng ký các chương trình các khóa học ngắn hạn

cho nhân viên Đặc biệt là hệ thống các văn bản pháp lý phải được cập nhật

và truyền tải đến từng cá nhân liên quan

- Khuyến khích nhân viên làm việc bằng nhiều cách: nâng lương, tăng tiền thưởng, tiền làm thêm giờ, quan tâm đến đời sống của nhân viên: thăm hỏi lúc ốm đau

i nghỉ mát…

Đây là lĩnh vực ngân hàng mà tiêu chí là dịch vụ chăm sóc khách hàng nên

tôi đi sau nghiên cứu và tìm ra giải pháp thực hiện văn hóa công sở.

Văn Môi trường văn hoá công sở đang được các nhà khoa học môi trường cũng như các nhà văn hoá rất quan tâm Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay

và nhiều năm về sau, khi mà trào lưu văn hoá ngoại nhập ào ạt tấn công vào đất nước ta Văn hoá công sở không chỉ còn bó hẹp trong phạm vi một đơn

vị, mà nó còn ảnh hưởng đến những hoạt động kinh doanh, đến dư luận xã hội

Văn hoá nơi công sở, nói một cách khái quát, là một loạt hành vi và quy ước

mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác của mình với những người khác Văn hoá này bao gồm cả những quy định chính thức, được ghi thành văn bản của một công ty và cả những quy định bất thành văn

mà chỉ học được bằng kinh nghiệm

Tháng 8.2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quyết định, kèm theo đó là quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước Theo đó, quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

Việc thực hiện văn hoá công sở phải tuân thủ các nguyên tắc như phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc, điều kiện kinh tế xã hội; phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên

nghiệp, hiện đại; phù hợp với các quy định của pháp luật Việc thực hiện văn hoá công sở nhằm các mục đích như bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động, xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ

Quy chế cũng nêu rõ những hành vi bị cấm như hút thuốc lá trong phòng làm việc, sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng

ý của lãnh đạo cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao Đường ra lối vào công sở phải sạch sẽ, phong quang, nơi đỗ xe, nơi làm việc phải trật tự, ngăn nắp, vệ sinh Tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức phải nghiêm túc tận tuỵ Cách ăn mặc, cử chỉ nói năng lịch sự có văn hoá Đặc biệt, khi tiếp dân phải có thái độ khiêm tốn, nhã nhặn lắng nghe ý kiến của nhân dân

Tuy nhiên, ở không ít công sở còn diễn ra các cảnh tượng nơi làm việc lộn xộn, đường đi lối lại thiếu biển chỉ dẫn, xe cộ để lung tung Trong phòng làm việc giấy tờ bề bộn, gạt tàn thuốc lá đầy có ngọn Có nơi, có người còn đun nấu, ăn uống ngay trong phòng làm việc Trong phòng làm việc đang mở máy lạnh, đông người, kể cả có phụ nữ đang mang thai, họ vẫn thản nhiên hút thuốc

Vẫn còn những cán bộ, công chức đi muộn về sớm, trong giờ làm việc còn tán chuyện gẫu, nhiều người còn kéo nhau ra quán trà, quán càphê Tình trạng làm việc chểnh mảng không hết công suất khá phổ biến, chưa hết giờ làm việc đã đánh cầu lông, chơi cờ tướng Không ít người văng tục nói bậy,

ăn mặc như đi chơi trên đường phố Cán bộ tiếp xúc với dân bằng những bộ mặt "lạnh tanh", thậm chí còn hách dịch, nhũng nhiễu

Những hành vi này, mặc dù rõ ràng là không chấp hành quy chế văn hoá nơi công sở, nhưng thường ít được phê bình, xử lý, nếu có cũng chỉ là những lời nhắc nhở nhẹ nhàng, không có tác dụng Đã đến lúc lãnh đạo các cơ quan,

công sở phải chú ý nhiều hơn đến việc xây dựng môi trường văn hoá tại nơi làm việc

Văn hóa công sở không phải là một công sở có đầy đủ những thiết bị, vật dụng hiện đại, lại càng không phải là một trụ sở được xây dựng hoành

tráng mà văn hóa công sở chính là hành vi ứng xử hàng ngày của những cán bộ, công chức, viên chức (CBCC-VC) trong các mối tương tác để công việc được trôi chảy, thành công Ngành ngân hàng là ngành luôn luôn tiếp xúc với khách hàng và cũng rất đa dạng khách hàng nên thực hiện tốt văn hóa công sở đó chính thương hiệu để thành công Nhiều cơ quan, đơn vị “có đời sống văn hóa” được xây dựng theo tiêu chí “văn minh - sạch đẹp - an toàn” đã có những chuyển biến khá tích cực Các cơ quan, công sở luôn gắn với thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, phê bình các biểu hiệu tiêu cực, đấu tranh với những hiện tượng nhũng nhiễu, lãng phí của công, thiếu trách nhiệm trong công tác, công sở không có người mắc các tệ nạn xã hội Chấn chỉnh lối làm việc là một nội dung được đặc biệt quan tâm trong quá trình xây dựng văn hóa công sở Tác phong làm việc của đội ngũ CBCC-VC của nhiều công sở có chuyển biến tích cực theo hướng ngày càng gần gũi, tôn trọng người dân, từ đó, người dân được giảm nhiều phiền hà khi liên hệ giải quyết các công việc liên quan đến thủ tục hành chính; tạo ý thức hoàn thành tốt nhiệm vụ của lãnh đạo, của từng công chức, viên chức trong việc tham mưu, đề xuất giải quyết công việc, gây khó khăn cho người dân

7 Tổ chức thực hiện

Để cải cách văn hóa công sở chúng ta nên thực hiện theo kế hoạch sau: Bước 1: Xác định văn hóa công sở lí tưởng

Trước tiên, Trưởng phòng và các trưởng bộ phận cần phác thảo bức tranh về văn hóa công sở mà mình muốn hướng tới Bạn muốn một môi trường làm việc cụ thể ra sao, mọi người cư xử với nhau như thế nào, rồi quá

trình khen thưởng, quy tắc, quan điểm, thái độ làm việ cẩn thẩn Trưởng phòng cần có một cái nhìn toàn cảnh về văn hóa công sở lí tưởng trước khi thuyết phục những người khác thực hiện nó Đây là một bước rất quan trọng trước khi tiến hành những thay đổi và cải cách cần thiết

Bước 2: Xác định những mâu thuẫn trong văn hóa công sở hiện tại

Tại sao văn hóa công sở hiện tại không phải là lý tưởng? Nó gặp phải những mâu thuẫn gì? Ta cần tìm ra đáp án cho những vấn đề này trước khi quyết định thay đổi lại mọi thứ Trưởng phòng giao dịchcó thể phát hiện ra rằng cấp dưới của mình muốn thay đổi phong cách giao tiếp hiện tại của nhóm hoặc nhân viên đang không thấy thõa mãn với chính sách của ngân hàng về các thủ tục làm việc phức tạp hoặc họ muốn được khích lệ một cách xứng đáng hơn… Xác định được những “lỗ hổng” trong hệ thống sẽ là tiền đề để bạn xây dựng môi trường làm việc hoàn hảo hơn

Bước 3: Thiết lập và thực hiện các chiến lược

Đã đến lúc Ngân hàng Công thương- Chi nhánh Cửa Lò cần được thay đổi

và đã đến lúc xây dựng và thực hiện một vài chiến lược mang đến những thay đổi đó Lên danh sách những người ủng hộ chiến lược của chúng ta bởi

đó là lực lượng trực tiếp thực hiện cũng như tiếp nhận những thay đổi Chúng ta cần sự ủng hộ của số đông và để làm được điều đó, phải đảo bảo rằng những chiến lược của mình mang tới giá trị thiết thực Tuy nhiên trước tiên, ban lãnh đạo đặc biệt là trưởng phòng giao dịch cần thể hiện là một tấm gương về sự trung thực, chính trực, dũng cảm và thực hiện đúng trách nhiệm

cá nhân

Bước 4: Sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết