Bài tập kế toán quản trị (187)

BàI TậP Cá NHÂN MÔN Kế TOáN QUảN TRịHọc viên: Nguyễn Đức Thành Lớp GaMBA01.M0809 CHI PHí quản lý, vùng đất màu mỡ cho sự gian lận Đề bài: Đặc biệt ở các công ty nhỏ, ngời kiểm soát có t

BàI TậP Cá NHÂN MÔN Kế TOáN QUảN TRị

Học viên: Nguyễn Đức Thành

Lớp GaMBA01.M0809

CHI PHí quản lý, vùng đất màu mỡ cho sự gian lận

Đề bài: Đặc biệt ở các công ty nhỏ, ngời kiểm soát có thể

là ngời duy nhất hiểu đợc các khái niệm các chênh lệch chi phí quản lý và chi phí quản lý dới và trên mức ấn định trớc này Hơn nữa ngời giám sát ở các công ty nhỏ có thể vừa có quyền chi tiền vừa có quyền tính toán chúng Bởi vì các công ty nhỏ th-ờng không thuê các kiểm toán viên bên ngoài, các điều kiện này tạo ra môi trờng lý tởng cho sự gian lận

Trờng hợp trong một công ty sản xuất nhỏ với 100 nhân viên

và $ 30 triệu doanh thu bán hàng năm Ngời kiểm soát biển thủ gần $ 1 triệu của công ty trong hơn 3 năm bằng cách tự viết hoá đơn cho anh ta Nhà t vấn đã phát hiện ra sự gian trá mà ngời kiểm soát đã che đậy bằng các chênh lệch chi phí quản lý cao bất thờng và ghi nhận các chi phí giả định trong các khoản chi phí quản lý bù lại khoản tiền gian lận mà anh ta đã rút ra Sau khi sự việc đợc phơi bày, công ty thực hiện nhiều sự kiểm soát khác nhau để giảm rủi ro cho các vấn đề trong tơng lai Các sự kiểm soát này bao gồm việc thuê một kiểm toán viên nội

bộ và yêu cầu đợc xem xét các chênh lệch của chi phí quản lý

định kỳ để phát hiện và giải thích những chênh lệch lớn

Yêu cầu:

1 Vì sao chi phí quản lý là “vùng đất màu mỡ cho sự gian lận”?

2 Theo bài đọc, các doanh nghiệp làm thế nào để kiểm soát đợc chi phí quản lý?

3 Liên hệ thực tế tại đơn vị đang công tác

Bài làM:

Trong những gần đây, sự thay đổi của môi trờng cạnh tranh đã tạo ra những cơ hội lớn và thách thức mới cho các nhà

kế toán quản trị Các nhà kế toán quản trị có thể trở thành một phần trong đội ngũ các nhà quản lý làm gia tăng giá trị của tổ chức Các nhà kế toán quản trị phải tham gia vào việc xây dựng và thực hiện chiến lợc, sau đó biến các dự định chiến lợc

và năng lực thành các biện pháp quản trị và vận hành Kế toán quản trị phải chuyển chức năng từ ngời lu giữ sổ sách, số liệu trong quá khứ để trở thành nhà thiết kế của những hệ thống thông tin quản trị trọng yếu của tổ chức

Môi trờng cạnh tranh mới đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những thông tin chính xác và chi phí hiệu quả về các hoạt

động, quy trình, sản phẩm, dịch vụ và khách hàng Kế toán quản trị là ngời cung cấp những thông tin này cho các giám

đốc- ngời chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động của tổ chức

I Vấn đề chi phí trong Kế toán quản trị

Trong Kế toán quản trị, thuật ngữ chi phí đợc sử dụng theo nhiều cách khác nhau vì có rất nhiều loại chi phí; những chi phí này đợc phân loại một cách khác nhau tuỳ theo nhu cầu của nhà quản lý

Với mục đích định giá hàng tồn kho và quyết định chi phí trong bảng cân đối kế toán, bản báo cáo thu nhập, chi phí

đợc phân loại theo cả giá thành sản phẩm và chi phí trong kỳ Giá thành sản phẩm đợc đa vào hàng tồn kho và đợc coi là tài sản khi sản phẩm cha đợc bán đi Tại thời điểm bán hàng, giá thành sản phẩm trở thành giá vốn hàng bán trong bản báo cáo thu nhập Ngợc lại chi phí trong kỳ đợc đa vào báo cáo thu nhập một cách trực tiếp nh là chi phí trong kỳ sản xuất

Với một doanh nghiệp thơng mại, giá thành sản phẩm là những gì mà doanh nghiệp bỏ ra để mua hàng hoá Với các doanh nghiệp sản xuất, giá thành sản phẩm bao gồm tất cả chi phí sản xuất Với cả hai loại doanh nghiệp này, chi phí bán hàng

và chi phí quản lý đợc coi là chi phí trong kỳ và phải gánh chịu

Với mục đích dự đoán chi phí sẽ thay đổi nh thế nào theo mức độ thay đổi trong hoạt động, chi phí đợc phân loại thành chi phí cố định và chi phí biến đổi Chi phí biến đổi tơng ứng với mức độ hoạt động Chi phí biến đổi đơn vị là không

đổi Chi phí cố định giữ ở mức ngang bằng với sự thay đổi mức độ hoạt động trong một phạm vi thích hợp Chi phí cố

định trung bình giảm khi số lợng sản phẩm tăng

Với mục đích phân bổ chi phí cho các đối tợng chịu chi phí nh các sản phẩm, các phòng ban, chi phí đợc phân thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp Chi phí trực tiếp có thể

dễ dàng theo dõi đến đối tợng chịu chi phí Chi phí gián tiếp thì khó để theo dõi theo đối tợng chi phí

Với mục đích ra quyết định, các doanh nghiệp xem xét chi phí và doanh thu khác biệt, chi phí cơ hội và chi phí chìm

Chi phí và doanh thu khác biệt là là sự khác biệt về chi phí và doanh thu của các phơng án khác nhau Chi phí cơ hội là những lợi ích phải từ bỏ khi một phơng án này đợc chọn so với một

ph-ơng án khác Chi phí chìm là chi phí đã xảy ra trong quá khứ

và không thay đổi đợc

II Vì sao chi phí quản lý là “vùng đất màu mỡ cho

sự gian lận”?

Chi phí quản lý là những chi phí điều hành, tổ chức, văn phòng liên quan đến hoạt động quản lý chung của tổ chức hơn

là sản xuất hay là bán hàng

Theo thống kê, ngày nay chi phí quản lý chiếm khoảng 66% tổng chi phí đối với các doanh nghiệp trong ngành dịch

vụ và chiếm 37% tổng chi phí đối với các doanh nghiệp sản xuất Việc giảm chi phí quản lý là một chủ đề thờng xuyên trong rất nhiều tổ chức Tuy nhiên, quy mô giảm chi phí quản lý

ở từng doanh nghiệp phải đợc xem xét dựa vào áp lực cạnh tranh phải cải tiến chất lợng dịch vụ và sản phẩm Các nhà quản

lý cần phải tránh cắt giảm những chi phí có thể làm tăng giá trị cho tổ chức

Chi phí quản lý thờng đợc tạo ra từ rất nhiều chi phí riêng biệt khác, bao gồm mọi thứ từ tách cà phê dùng một lần cho khách trong phòng đợi đến lơng của chủ tịch Chi phí quản lý này rất khó để kiểm soát so với chi phí lao động và nguyên liệu trực tiếp Kiểm soát chi phí quản lý này càng phức tạp hơn bởi vì chi phí quản lý có thể là chi phí cố định, chi phí biến

đổi, hoặc kết hợp cả 2 loại chi phí trên

ở các công ty nhỏ, ngời kiểm soát có thể là ngời duy nhất hiểu đợc các khái niệm các chênh lệch chi phí quản lý và chi phí quản lý dới và trên mức ấn định trớc Chi phí quản lý dới và trên mức ấn định trớc là sự chênh lệch giữa chi phí quản lý ấn

định cho sản phẩm và chi phí quản lý thực tế xảy ra trong suốt một thời kỳ Các chênh lệch chi phí quản lý đợc chia thành chi phí quản lý dới mức ấn định và chi phí quản lý trên mức ấn

định, thành các chênh lệch để các nhà quản lý có thể sử dụng với mục đích kiểm soát

Hơn nữa ngời giám sát ở các công ty nhỏ có thể vừa có quyền chi tiền vừa có quyền tính toán chúng Bởi vì các công

ty nhỏ thờng không thuê các kiểm toán viên bên ngoài, các điều kiện này tạo ra môi trờng lý tởng cho sự gian lận Ngời kiểm soát

có thể biển thủ tiền của doanh ngiệp bằng cách ghi nhận các chênh lệch chi phí quản lý cao hơn thực tế, ghi nhận các chi phí không có thật trong các khoản chi phí quản lý

III Các doanh nghiệp làm thế nào để kiểm soát đợc chi phí quản lý?

1 Kiểm soát chi phí quản lý bằng việc sử dụng ngân sách linh hoạt

Một kế hoạch ngân sách cố định đợc doanh nghiệp chuẩn

bị vào đầu kỳ dự toán và có giá trị cho mức độ hoạt động đã lên kế hoạch trớc Nhng trong thực tế, mức hoạt động thờng khác với kế hoạch ban đầu, cho nên ngân sách cố định không phù hợp cho việc đánh giá chi phí đợc kiểm soát tốt nh thế nào

Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần sử dụng ngân sách linh hoạt để kiểm soát chi phí, đặc biệt là chi phí quản lý Các

ngân sách linh hoạt cần tính đến việc thay đổi hoạt động tác

động nh thế nào đến chi phí Một ngân sách linh hoạt sẽ dễ dàng để dự đoán cần bao nhiêu chi phí cho mỗi hoạt động trong một loạt các hoạt động nhất định Khi một ngân sách linh hoạt đợc sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động, các chi phí thực tế đợc so sánh với các chi phí cần thiết cho các hoạt động thực tế trong suốt một khoảng thời gian, thay vì chỉ so sánh với chi phí dự toán từ ngân sách gốc Nhà quản lý điều hành doanh nghiệp sử dụng ngân sách linh hoạt sẽ dễ dàng thực hiện các điều chỉnh cho mỗi hoạt động, dễ dàng kiểm kiểm soát sự khác nhau giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế

2 Kiểm soát chi phí quản lý bằng việc sử dụng cách thớc đo hoạt động

Việc sử dụng Ngân sách linh hoạt để đánh giá “liệu chi phí quản lý còn nằm trong tầm kiểm soát không?” sẽ không

đơn giản đối với những công ty cung cấp nhiều sản phẩm và dịch vụ Chính vì vậy, các doanh nghiệp này cần phải sử dụng cách thớc đo hoạt động

Có ít nhất 3 nhân tố quan trọng khi lựa chọn một hoạt

động làm cơ sở cho ngân sách linh hoạt để kiểm soát chi phí quản lý chung, đó là:

- Thay đổi trong hoạt động doanh nghiệp sẽ gây ra, hoặc liên quan mạnh mẽ tới những thay đổi trong chi phí quản lý biến

đổi trong ngân sách linh hoạt Điều kiện lý thởng nhất là chi phí quản lý biến đổi trong ngân sách linh hoạt sẽ thay đổi theo một tỷ lệ trực tiếp với thay đổi trong hoạt động của doanh nghiệp

- Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không nên thể hiện dới các dạng tiền hoặc ngoại tệ; tốt nhất là nên sử dụng phép đo vật chất chứ không phải phép đo tài chính khi tính mức hoạt động trong ngân sách linh hoạt

- Báo cáo hoạt động của doanh nghiệp nên đơn giản và dễ hiểu, nếu không nó dẫn đến nhầm lẫn Rất khó kiểm soát chi phí nếu mọi ngời không hiểu các bản báo cáo hay không chấp nhận chúng

3 Kiểm soát chi phí quản lý thông qua việc kiểm soát chênh lệch chi phí quản lý, chi phí quản lý dới và trên mức ấn định trớc

Thờng có bốn chênh lệch liên quan đến chi phí quản lý các doanh nghiệp phải theo dõi, tính toán, đó là:

- Chênh lệch chi tiêu của chi phí quản lý biến đổi;

- Chênh lệch hiệu quả của chi phí quản lý biến đổi;

- Chênh lệch ngân sách của chi phí quản lý cố định;

- Chênh lệch khối lợng của chi phí quản lý cố định

Chi phí quản lý dới và trên mức ấn định trớc là sự chênh lệch giữa chi phí quản lý ấn định cho sản phẩm và chi phí quản lý thực tế xảy ra trong suốt một thời kỳ Về cơ bản, các chênh lệch chi phí quản lý đợc các doanh nghiệp chia thành chi phí quản lý dới mức ấn định và chi phí quản lý trên mức ấn

định, thành các chênh lệch để các nhà quản lý có thể sử dụng với mục đích kiểm soát

IV Liên hệ thực tế tại Công ty Du lịch thanh niên Quảng Ninh

Tôi có thời gian dài công tác tại Đoàn thanh niên tỉnh Quảng Ninh, trong đó có gần 8 năm làm Bí th Tỉnh Đoàn Ngoài công việc chính là lãnh đạo công tác đoàn và phong trào thanh thiếu nhi của tỉnh Quảng Ninh, tôi và tập thể lãnh đạo cơ quan phải quản lý và chỉ đạo hoạt động của 5 đơn vị kinh tế và sự nghiệp kinh tế trực thuộc Tỉnh Đoàn Tôi trực tiếp làm Chủ tịch của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Du lịch thanh niên Quảng Ninh

Công ty Du lịch thanh niên Quảng Ninh là doanh nghiệp nhà nớc, thành lập từ năm 1993, năm 2004 chuyển đổi sang mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là:

- Quản lý, tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí cho thanh thiếu nhi tại Trại hè thanh thiếu nhi Bãi Cháy (Hạ Long);

- Kinh doanh du lịch lữ hành trong nớc và quốc tế;

- Kinh doanh khách sạn, siêu thị, quản lý chợ đêm, dịch vụ

ăn uống tại khu du lịch Bãi Cháy;

- Thực hiện Dự án xây dựng Trung tâm thơng mại – du lịch và khách sạn thanh niên

Trong 17 năm hoạt động, Công ty không ngừng lớn mạnh, cơ

sở vật chất từng bớc đợc đầu t, phạm vi hoạt động ngày càng

mở rộng, có những đóng góp đáng kể để tăng cờng điều kiện cho hoạt động phong trào của Tỉnh Đoàn Quảng Ninh và hoàn thành mọi nghĩa vụ với Nhà nớc Tuy nhiên, còn rất nhiều ý kiến của những ngời có trách nhiệm cho rằng, Công ty hoạt

động cha hiệu quả, cha tơng xứng với lợi thế sẵn có là vị trí, diện tích đất rộng lớn, đẹp nhất khu Du lịch Bãi Cháy Bên cạnh

đó, cũng có một số cán bộ, viên chức, ngời lao động trong Công

ty bày tỏ ý kiến cần xem lại hệ thống hạch toán, quản lý chi phí

“đang có vấn đề” của Công ty

Trớc tình hình đó, Tỉnh Đoàn Quảng Ninh đã tiến hành kiểm tra, rà soát toàn bộ kế hoạch, kết quả kinh doanh, hệ thống quản lý tài chính của Công ty và đã phát hiện ra một số vấn đề cần cải tổ nh: chi phí dành cho bộ phận làm việc gián tiếp ở Công ty chiếm tỷ trọng quá cao; một số khoản chi phí

đ-ợc hạch toán không đúng quy định; một số khoản chi đđ-ợc ghi nhận nhng thiếu căn cứ; một số bộ phận hoạt động kém hiệu quả, thua lỗ nhiều năm nhng Công ty vẫn duy trì hoạt động và tiếp tục đầu t

Để khắc phục tình trạng trên, Tỉnh Đoàn Quảng Ninh đã lập hồ sơ, báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh quyết định chuyển

đổi Công ty sang mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Bí th Tỉnh Đoàn trực tiếp đảm nhận chức vụ Chủ tịch Công ty Công ty cũng đã tiến hành tinh giản bộ máy quản lý; bố trí lại các phòng ban, đơn vị kinh doanh trực thuộc; xoá

bỏ một số cơ sở hoạt động kém hiệu quả nh Văn phòng lữ hành Lào Cai, Văn phòng Lữ hành Móng Cái; thực hiện các biện pháp khoán chi phí, khoán doanh thu cho các bộ phận kinh doanh dịch vụ ăn uống, kinh doanh siêu thị, chợ đêm, kinh doanh buồng phòng, kinh doanh dịch vụ vui chơi giải trí; tính toán lại

định mức, tiến hành đấu giá công khai các vị trí cho thuê kinh doanh Bên cạnh đó, thông qua Đại hội công nhân viên chức, Công ty đã chỉnh sửa, bổ sung, ban hành các quy chế dân chủ

trong hoạt động của Công ty, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tuyển dụng và quản lý sử dụng lao động

Xuất phát từ những thông tin về kế toán quản lý, từ phát hiện về sự bất cập trong việc hạch toán và quản lý chi phí của Công ty Du lịch thanh niên Quảng Ninh, Tỉnh Đoàn Quảng Ninh

đã có những biện pháp lãnh đạo, quản lý phù hợp Công ty đã có những bớc phát triển rõ rệt, doanh thu và lợi nhuận tăng nhanh, thu nhập và đời sống của cán bộ, viên chức, ngời lao động đợc nâng lên Thời gian gần đây, Công ty đã tích luỹ đợc nguồn vốn, tiến hành cải tạo toàn bộ mặt bằng các khu kinh doanh và

đang đẩy nhanh tiến độ xây dựng Trung tâm Thơng mại, du lịch và khách sạn thanh niên Chắc chấn Công ty sẽ ngày càng lớn mạnh và hoạt động hiệu quả

V Kết luận:

Trong thực tế sản xuất kinh doanh giai đoạn hiện nay, chi

phí quản lý đang chiếm một tỷ trọng tơng đối lớn trong tổng chi phí của các doanh nghiệp

Chi phí quản lý thờng đợc tạo ra từ rất nhiều các chi phí riêng biệt khác Việc kiểm soát chi phí quản lý là vấn đề rất phức tạp, bởi vì chi phí quản lý có thể là chi phí cố định, chi phí biến đổi, hoặc là sự kết hợp của cả chi phí cố định và chi phí biến đổi Chính vì vậy, có thể nói: “Chi phí quản lý là mảnh đất màu mỡ cho sự gian lận”

Kiểm soát chi phí quản lý đang là mối bận tâm chính của các nhà quản lý Các nhà quản lý doanh nghiệp cần tăng cờng kiểm soát nội bộ, định kỳ kiểm soát chi phí quản lý bằng việc

sử dụng ngân sách linh hoạt, bằng việc sử dụng cách thớc đo

hoạt động và kiểm soát chi phí quản lý thông qua việc kiểm soát chênh lệch chi phí quản lý, chi phí quản lý dới và trên mức

ấn định trớc

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Giỏo trỡnh Kế toỏn quản trị – Trường Đại học Griggs