Quan ly nhan su trong QLDA 2009

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D Construction Management 8 Quá trình quản lý nhân sự dự án 3 Trong khi các trách nhiệm dự án toàn bộ có thể được trình bày trong sơ đồ tổ chức dự

Trang 1

QUẢN LÝ NHÂN SỰ trong QLDA

Biên soạn: TS Lưu Trường Văn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

TRUNG TÂM CPA

Trang 2

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

 Tốt nghiệp Kỹ sư xây dựng, Đại học Bách Khoa, 1991.

 Tốt nghiệp chương trình đào tạo kinh tế Fulbright (FETP)

“Kinh tế học ứng dụng cho phân tích chính sách”, 1998.

 Master of Engineering in Construction Engineering &

Management, Asian Institute of Technology (AIT), Thailand, 2002.

 Ph.D., ngành Construction Engineering & Management

tại Pukyong National University (PKNU), Busan, Korea, 2009.

 Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý dự án, Phân tích và thẩm định đầu tư XD, Kinh tế xây dựng, Performance measurement

in construction

 Email: ltvan@hcmut.edu.vn hoặc luutruongvan@yahoo.com

 Website: http://sites.google.com/site/luutruongvan /

Trang 3

Nội dung

TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN BAN QLDA HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN KHÁI NIỆM

Trang 4

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma nagement)

4

Khái niệm (1)

Project HRM

contributors

Individual contributors

Others

HRM = Human resource management

Trang 5

Khái niệm (2)

Quản lý nhân sự dự án tập trung vào con người mà thực hiện các công tác để nhằm hoàn thành dự án

Nguồn nhân lực dự án = nhóm dự án (project

team) = Ban Quản lý dự án (theo cách hiểu của VN)

Quản lý nguồn nhân lực dự án bao gồm 4 quá trình để tổ chức và quản lý nhóm dự án

Trang 6

dự án

Phát triển nhóm

dự án

Quản lý nhóm dự án:

so sánh các

kế hoạch ban đầu với kết quả thực hiện của nhóm

Trang 7

Quá trình quản lý nhân sự dự án (2)

Các cách thức mà quản trị nguồn lực dự án tích hợp với các lĩnh vực khác của quản lý dự án:

 Sự nhận dạng các nhân viên Ban QLDA bắt đầu với sự đánh giá tổng thể của các nguồn lực cần để hoàn thành dự án

Những cái này đã được nhận dạng trong quản lý thời gian

của dự án.

 Quá trình có được các nhân viên Ban QLDA có thể yêu cầu thuê nhân sự bên ngoài tổ chức Vì thế, nó liên quan đến quá trình mà đã được mô tả trong quản lý cung ứng dự án (project procurement management)

Trang 8

nagement)

8

Quá trình quản lý nhân sự dự án (3)

Trong khi các trách nhiệm dự án toàn bộ có thể được trình bày trong sơ đồ tổ chức dự án, trách nhiệm các thành viên Ban QLDA được phân công trong tiến độ

Các trách nhiện khác có thể được liệt kê trong các phần khác của kế hoạch quản lý dự án (project

management plan) như là, các thành viên được

phân công để đối phó với rủi ro (phản ứng với

rủi ro), chất lượng (đảm bảo chất lượng và các hoạt động kiểm soát mà không được cụ thể hóa trong tiến độ), hoặc giao tiếp (trách nhiệm giao tiếp)

Trang 9

HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (1)

 Hoạch định nguồn nhân lực (Human resource

planning) nhận dạng vai trò và trách nhiệm mà sẽ

được yêu cầu để hoàn thành dự án

Sơ đồ tổ chức dự án thường diễn tả vai trò và trách nhiệm như thế

Kế hoạch cho làm thế nào và khi nào nhân viên sẽ đến và rời khỏi dự án phải được cụ thể

Kế hoạch quản lý nhân viên (staffing management plan) chỉ ra thông tin kế hoạch nguồn nhân lực

Trang 10

án sẽ tồn tại

2

Thông tin từ những bài học kinh nghiệm (lessons learned) trong những tình huống tương tự

mà có thể hữu ích

3

Các công tác cần phải thực hiện để hoàn thành dự án

3 yếu tố đầu vào sơ bộ cho sự nhận dạng các vai trò và trách nhiệm

Trang 11

HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (3): Đầu vào

Hiểu biết môi trường xung quanh dự án là sống còn

để bố trí nhân viên làm việc cho dự án

 Tổ chức và cơ quan nào sẽ liên quan và bị ảnh

hưởng?

 Sự việc gì, bao gồm thành công và mâu thuẫn, mà con người thường liên quan trong lợi ích dự án?

 Các quan hệ và ảnh hưởng gì là luôn luôn tồn tại?

 Kiểu phân chia gì mà có thể được kỳ vọng?

Trang 12

nagement)

12

Các bài học kinh nghiệm cung cấp các khuôn mẫu

(template) và danh mục (checklists) về các dự án đã

thực hiện

Các đơn vị QLDA chuyên nghiệp thường tạo ra các khuôn mẫu dựa vào bài học kinh nghiệm

 Các khuôn mẫu có thể bao gồm: sơ đồ tổ chức dự

án và mô tả công việc (position descriptions)

Trang 13

 Các danh mục (checklists) giúp chúng ta giảm nhẹ gánh nặng mỗi khi dự án bắt đầu

Các nhiệm vụ dự án (deliverable) mà thường được

phân chia thành các gói công việc (work packages) là thông tin cần để thiết lập kế hoạch quản lý nhân sự

Câu hỏi quan trọng: Cái gì cần phải được làm?

Trang 14

nagement)

14

HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (6): Đầu ra

Sơ đồ tổ chức của dự án

(organizational chart for the project)

Trang 15

 Công việc mà 1 thành viên Ban QLDA được kỳ vọng thực hiện thường biểu hiện dưới dạng một bộ của các trách nhiệm

 Khi một vai trò (role) như là kỹ sư kiểm soát chất lượng

được định nghĩa, nhiều trách nhiệm được liên đới với vai trò

đó mà không có liệt kê chúng một cách riêng rẽ.

 Rành mạch ranh giới cho các vai trò là cần thiết

 Ví dụ: nếu các vai trò dự án bao gồm 1 kỹ sư kiểm soát chất lượng và một chuyên viên thử nghiệm, các câu hỏi sau đây cần giải đáp

 Ai sẽ thực hiện thí nghiệm kiểm soát chất lượng?

 Ai xác định làm thế đo lường sẽ được thực hiện?

 Bao nhiêu thử nghiệm và bao nhiêu mẫu là đủ?

Trang 16

nagement)

16

Mỗi thành viên Ban QLDA phải chịu trách nhiệm cho công việc của họ vì vậy mức độ quyền lực phải phù hợp với trách nhiệm của họ

Quyền lực là quyền để ra quyết định, đưa ra yêu cầu

về nguồn lực và ký phê duyệt nhân danh một tổ chức

Khi quyền lực vượt quá trách nhiệm, sự lạm dụng có thể xuất hiện

Khi trách nhiệm vượt quá nguồn lực, sự thất vọng,

nhuệ khí kém, năng suất thấp, và sự nghĩ việc là

không tránh khỏi

Trang 17

HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (9): Kỹ thuật và

Trang 18

nagement)

18

HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (10): Kỹ thuật

và công cụ

Ma trận phân công trách nhiệm (responsibility

assignment matrix - RAM) là một dạng thức đơn giản của sơ đồ tổ chức

RAM có trục đứng là danh sách các chức danh, và

trực ngang là các công việc

Trang 20

 Kế hoạch quản lý nhân viên: mô tả khi nào và làm thế

nào mà nguồn lực đến và rời khỏi nhóm dự án

 Mô tả yêu cầu nhân viên (Staffing pool description): là

một tài liệu mô tả sự có sẳn, năng lực, kinh nghiệm và các mối quan tâm của các nhân viên dự kiến tuyển dụng và chi phí để có được những nhân nhân viên như thế.

Trang 21

Tuyển dụng nhóm dự án (2): Đầu ra

Sự phân công nhân viên dự án (project staff

assignments): Các nhân viên có thể được tuyển dụng dưới dạng toàn thời gian, bán thời gian, hoặc thời vụ, tùy theo quy mô và tính chất dự án

Sự có sẳn của nguồn lực: khi nào thì KTS Nguyễn Bình sẽ nghỉ phép, khi nào thì KS Lê Thanh sẽ đi tu nghiệp ở Singapore), …

Kế hoạch quản lý nhân viên được cập nhật (nếu cần thiết)

Trang 22

nagement)

22

Tuyển dụng nhóm dự án (3): Công cụ và kỹ thuật

Đàm phán

Phân công trước (pre-assigned)

Cung ứng: Khi đơn vị quản lý dự án thiếu nhân lực phù hợp để thực hiện thì có thể mới gọi thầu

Trang 23

Phát triển nhóm (1)

Phát triển nhóm bao gồm 2 thành phần quan trọng:

 Phát triển các năng lực cá nhân

 Gia tăng năng lực con người để làm việc lẫn nhau như 1 nhóm

Trang 24

nagement)

24

Tài liệu phân công nhân viên dự án (project staff assignments) cung cấp danh sách của những cá nhân trong Ban QLDA

 Tài liệu phân công nhân viên dự án liệt kê kế hoạch đào tạo và những thông tin khác nhằm phát triển nhóm dự án

 Sự có sẳn của nguồn lực (Resource availability) là đầu vào thứ 3 và nhận dạng các thời điểm mà con người là s8a3n sàng tham gia các hoạt động dự án

Trang 26

nagement)

26

Phát triển nhóm (4): Công cụ và kỹ thuật

Hoạt động xây dựng nhóm : bao gồm các hoạt động

của cá nhân và quản lý để cái thiện sự thực hiện của nhóm

 Lôi kéo sự tham gia của các nhân viên Ban QLDA trong hoạch định

 Thiết lập quy tắc đối phó với rủi ro

 Cuộc họp 5 phút

Các kỹ năng quản lý tổng quát như thấu hiểu, sáng tạo, sự tạo điều kiện thuận lợi là hữu ích khi làm việc với các nhân viên Ban QLDA

Điều lệ Ban QLDA là cần thiết để giúp Ban QLDA đối phó với rủi ro và công tác với nhau như 1 nhóm

Trang 27

Phát triển nhóm (5): Công cụ và kỹ thuật

 Phù hợp với dự án lớn (large project) hoặc siêu lớn (mega-project)

Trang 28

Giải quyết các yêu cầu

Phối hợp các thay đổi

Quản lý nhóm dự án bao gồm:

Quản lý nhóm dự án là một quá trình theo dõi và kiểm soát

Trang 29

Quản lý nhóm (2): đầu vào

Đầu vào của quá trình kiểm soát có thể được phân

chia thành 3 loại:

 Cái đã được hoạch định

 Cái gì đang xuất hiện

 Thông tin khác mà sẽ giải thích làm thế nào mà quá trình kiểm soát được thực hiện.

Đầu vào của quá trình kiểm soát là

 Các vai trò và trách nhiệm

 Sơ đồ tổ chức

 Tài liệu phân công nhân viên dự án

Kế hoạch quản lý nhân viên: hướng dẫn Ban QLDA

Trang 30

nagement)

30

Đánh giá sự thực hiện nhân viên và thông tin sự thực hiện công việc: tập trung vào khả năng cá nhân

và làm thế nào mà cả ban QLDA sẽ hoạt độnbg như 1 nhóm

Báo cáo sự thực hiện: cung cấp thông tin liên quan đến sự thực hiện của ngân sách, tiến độ & quy mô mà

sẽ định hướng các quyết định liên quan đến quản lý nhóm

Tài liệu của quá trình tổ chức (Organizational

process assets): web sites, tiệc hàng năm, bản tin Ban QLDA (newsletters) mà có thể được dùng khi quản lý nhóm

Trang 31

Quản lý nhóm (4): đầu ra

Các yêu cầu thay đổi (Requested changes) có thể có

để loại ra hoặc nhận thêm 1 nhân viên

Hành động hiệu chỉnh đã được khuyến nghị bao gồm các hoạt động chuyên môn hoặc đào tạo bổ sung

Hành động ngăn chặn đã được khuyến nghị

Cập nhật tài sản quá trình của tổ chức (an update to the organization’s process assets)

Bài học kinh nghiệm (Lessons learned)

Trang 32

Quản lý mâu thuẫn

Sổ nhật ký (issue log)

4 kỹ thuật để quản lý nhóm dự án bao gồm:

Trang 33

Quản lý nhóm (6): công cụ và kỹ thuật

Quan sát và đàm luận với nhân viên là cách đơn

Kỹ thuật quản lý mâu thuẫn sẽ cho phép sự khác biệt giữa các ý kiến xuất hiện nhưng mất mát của

Trang 34

 Logs có thể là biên bản các cuộc họp mà được lưu trữ trong suốt quá trình dự án thực hiện, quyển

nhật ký tiến trình dự án, …

Trang 35

Bài tập về nhà

Nhận dạng những nhân tố có ảnh hưởng đến nhân lực tại dự án mà bạn đang thực hiện? (nếu bạn chưa từng tham gia 1 dự án nào, bạn có thể giả định rằng bạn

dang tham gia 1 dự án nào đó rồi nhận dạng các nhân

tố Khi giả định, nên càng cụ thể càng tốt, ví dụ: nên giả định dự án chung cư dành cho người thu nhập

thấp hơn là giả định dự án chung cư)

Hãy thiết lập 1 sơ đồ tổ chức trong đó mô tả nhân sự trong Ban QLDA mà bạn đang tham gia?

Vân dụng kiến thức trong bài giảng để nhận xét và

đánh giá nhân sự hiện tại của Ban QLDA của bạn?

Trang 36

Xin cám ơn đã lắng nghe!

Định dạng
Số trang	36
Dung lượng	0,95 MB