5 tong quan ve QLDA 2009 tran trung hau

Quản lý dự án –vừa là một NGHỆ THUẬT vừa là một KHOA HỌC phối hợp thiết bị, vật tư, kinh phí nhằm thực hiện dự án đạt mục đích đề ra một cách hiệu quả Nghệ thuật gắn chặt các khía cạnh

MỘT SỐ KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT VỀ DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp “Quản lý dự án xây dựng”

Cĩ sử dụng và tham khảo tài liệu của TS Lưu Trường Văn

KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN

Nhóm

các công

việc

Mục tiêu nhất định

Có thời điểm bắt đầu

Có thời điểm kết thúc

Sử dụng tài nguyên có giới hạn

Quy trìnhxác định

DỰ ÁN

KHÁI NIỆM DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HAY

xác định -Sử dụng kinh phí, nguồn nhân vật lực

hợp lý

Thưc hiện theo quy trình

ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

 CÓ MỤC TIÊU RÕ RÀNG

 CÓ THỜI HẠN NHẤT ĐỊNH

 LUÔN LUÔN TỒN TẠI MÂU THUẪN;

 KHÔNG LẶP LẠI

QUY TRÌNH THỰC HIỆN DAĐT

KẾT THÚC DỰ ÁN ĐT

Giai đoạn thiết kế

Giai đoạn đấu thầu

Giai đoạn thi công

Giai đoạn nghiệm thu, bàn giao.

Bảo hành và bảo trì công trình

B- KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN

LÝ DỰ ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀQUẢN LY ÙDỰ ÁN XÂY DỰNG?

 Quản lý dự án –vừa là một NGHỆ THUẬT vừa là

một KHOA HỌC phối hợp thiết bị, vật tư, kinh phí

nhằm thực hiện dự án đạt mục đích đề ra một cách

hiệu quả

 Nghệ thuật gắn chặt các khía cạnh cá nhân vớicá nhân – CÔNG VIỆC LÃNH ĐẠO CON

NGƯỜI

 Khoa học bao gồm các phương pháp, các tiến

trình thực hiện, các công cụ và các kỹ thuật.

 Quản lý dự án xây dựng (QLDAXD) vừa là một

NGHỆ THUẬT, vừa là một KHOA HỌC phối hợp

thiết bị, vật tư, kinh phí nhằm hoàn thành công trình

NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU

NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG

(Điều 45 Luật Xây Dựng)

 Quản lý chất lượng;

 Khối lượng;

 Tiến độ;

 An toàn lao động;

 Môi trường xây dựng

CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC QUẢN LÝ

DỰ ÁN

• Một dự án THÀNH CÔNG có các đặc điểm sau:

 Đạt được mục tiêu đề ra;

 Công trình đạt chất lượng;

 Hoàn thành dự án trong thời gian quy định;

 Hoàn thành dự án trong kinh phí cho phép;

 Sử dụng nguồn nhân vật lực một cách hiệu quả vàhữu hiệu

NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QLDA

 Độ phức tạp của dự án;

 Yêu cầu đặc biệt của chủ đầu tư;

 Cấu trúc lại tổ chức;

 Rủi ro trong dự án;

 Thay đổi công nghệ;

 Kế hoạch và giá cả được xác định trước

CÁC CHỨC NĂNG CỦA QLDA

ª Hoạch định: Xác định phương hướng hoạt động củadự án

ª Tổ chức: Xác định cách thức hoạt động phù hợp

ª Phân công: Lựa chọn người có chuyên môn thực

hiện công việc

ª Hướng dẫn: Phối hợp các thành viên của dự án đểcho công việc được định hướng theo mục tiêu chung

ª Kiểm soát: Đảm bảo công việc được thực hiện theokế hoạch và hướng đến mục tiêu dự án

TỔNG QUAN VỀ CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG

QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PMI

Quản lý tổng thể dự án (Integrated Project Management)

Quản lý quy mô (phạm vi) dự án (Project scope management)

Quản lý thời gian của dự án (Project time management)

Quản lý chi phí của dự án (Project cost management)

Quản lý chất lượng của dự án (Project quality management)

Quản lý nguồn nhân lực của dự án (Project human resource

management)

Quản lý thông tin của dự án (Project Communications

management)

Quản lý rủi ro của dự án (Project risk management)

Quản lý cung ứng của dự án (Project procurement management)

quản lý tổng thể dự án

• Gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo rằng các

thành phần của dự án được điều phối một cách hợp lý, đạt và vượt yêu cầu của các bên tham gia dự án

1 QT phát triển điều lệ DA

2 Qt phát triển Sơ bộ phạm vi da

3 Qt phát triển kế hoạch QLDA

4 Qt lãnh đạo và Quản lý thực hiện dự án

5 Qt hướng dẫn và kiểm soát công việc DA

6 Qt kiểm soát thay đổi dự án

7 Qt kết thúc da

Quản lý phạm vi dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trìng cần thiết

để đảm bảo đã bao gồm tất cả các công việc được yêu

cầu để hoàn thành thắng lợi dự án, gồm :

1.Đề xuất ý tưởng :quyết định đáp ứng yêu cầu như thếnào (điều lệ, qlda, điều kiện hạn chế ,giả thuyết )

2 Quy hoạch phạm vi công việc : phát triển văn bảnchính thức về phạm vi công việc làm cơ sở cho các quyết

định trong tương lai của dự án

3 định nghĩa phạm vi công việc :chia các sản phẩm lớncủa dự án thành các thành phẩm nhỏ dễ quản lý hơn

4 Xác định phạm vi công việc :chấp thuận chính thứcphạm vi công việc của dự án

5 kiểm soát thay đổi phạm vi công việc của dự án

quản lý thời gian dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án , gồm:

1 xác định các công tác : xác định các công tác riêng biệt phảI được thực hiện để làm ra các sản phẩm

2 thứ tự các công tác : xác định và lập tài liệu về các

mối quan hệ tương tác giữa các công tác

3 Ước lượng tài nguyên từng công tác ; xác định tài nguyên gì (

nhân lực , thiết bị , vật liệu) và số lượng nào cần thiết cho mỗi

quản lý chi phí dự án

• Là một phần của quản lý dự án, bao gồm các quá trìnhcần thiết đẻ đảm bảo dự án đ−ợc hoàn thành trong ngânsách đ−ợc duyệt, gồm :

1 quy hoạch nguồn lực :xác định các nguồn lực( vật liệu, thiết bị ,nhân lực…) và số l−ợng của chúng d−ợc dùng đểthực hiện các công viêc của dự án

2 Ước l−ợng chi phí : tính toán gần đúng các khoản chi phí cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng hạng mục của dự án

3 Ngõn sách chi phí : xác định tổng dự toán chi phí để

hoàn thành toàn bộ dự án

4 kiểm soát chi phí :kiểm soát các thay đổi chi phí trongsuốt quá trình thực hiện dự án

Quản lý chất l−ợng dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

để đảm bảo dự án sẽ thoả mãn các yêu cầu đã đ−ợc đề

ra, nó gồm :

1 lập kế hoạch CL : xác định các tiêu chuẩn chất l−ợng

liên quan đến dự án và biện pháp thoả mãn chúng

2 đảm bảo CL :việc thực hiện các hoạt động theo kế

hoạch trong hệ thống chất l−ợngđể cung cấp lòng tin là

dự án sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất l−ợng đã đ−ợc đề ra

3 kiểm soát CL: điều khiển các kết quả riêng biệt của dự

án xem chúng có tuân thủ các tiêu chuẩn chất l−ợng hay không, xác định cách loại bỏ các nguyên nhân của cáccông việc không thoả mãn CL

quản lý nhân lực dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

đẻ sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực tham gia vào dự

án nó gồm :

1 quy hoạch tổ chức: xác định ,lập hồ sơ và đặt ra vai trò, trách nhiệm và quan hệ báo cáo công việc của da

2 bổ nhiệm cán bộ : tìm kiếm nguồn nhân lực cần thiết và

bổ nhiệm vào các công việc trong dự án

3 phát triển nhóm công tác: phát triển các nhóm và các cánhân có tay nghề, nghiệp vụ để thực thi dự án

quản lý giao tiếp dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

để đảm bảo tạo ra, thu nhận, cất giữ ,và xử lý thông tin của dự án kịp thời gian Nó gồm:

1 quy hoạch giao tiếp: xác định các yêu cầu về thông tin

và giao tiếp của các bên tham gia dự án AI cần thông tin nào ,lúc nào và sẽ giao thông tin thế nào

2 phân phối thông tin: làm cho các thông tin cần thiết luônsẵn sàng và kịp thời gian

3 báo cáo thực hiện : thu nhận, truyền bá thông tin, bao

gồm báo cáo tình trạng hiện tại, kết quả của tiến trình và

dự báo

4 kết thúc quản trị hành chính: tạo ra , thu nhận các báo

cáo đánh giá cho từng giai đoạn hoặc khi kết thúc dự án

Quản lý rủi ro dự án

• Là một phần của quản lý dự án, bao gồm các quá trìnhliên quan tới việc xác định ,phân tích và xử lý rủi ro của

dự án nó gồm:

1 xác định rủi ro: xác định rủi ro nào thường ảnh hưởng

đến dự án, tạo lập hồ sơ các đặc điểm của từng rủi ro

2 định lượng rủi ro : đánh giá rủi ro và quan hệ tương táccủa rủi ro để kiểm định mức độ ảnh hưởng khả dĩ tới kếtquả dự án

3 triển khai đối phó rủi ro :xác định các bước có liên quan

đến vận hội và xử lý các hiểm hoạ

4 kiểm soát Đối phó rủi ro :kiểm soát sự biến đổi của rủi

ql quá trình tìm kiếm ,

mua sắm của da

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

để tìm kiếm hàng hoá, dịch vụ ngoàI khả năng thực hiệncủa tổ chức Nó gồm :

1 quy hoạch tìm kiếm :xác định tìm kiếm gì khi nào

2 quy hoạch nhu cầu : lập hồ sơ các sản phẩm yêu cầu vàxác định các nguồn cung cấp khả dĩ

3 Mời thầu : lập phiếu báo giá, đấu thầu ,chào hàng cạnh tranh hoặc đề xuất theo tình hình cụ thể

4 lựa chọn nhà thầu :lựa chọn trong số nt có năng lực

5 quản lý hợp đồng: đảm bảo đáp ứng các điều khoản hđ

6 kết thúc hợp đồng :hoàn thành và thanh lý hđ kể cả các

CÁC KHÁI NIỆM

• Sự tổ chức (organizing) là quá trình sắp xếp con người và nguồn lực nhằm phối hợp lẫn nhau để hoàn thành một mục tiêu.

• Cách thức mà trong đó các bộ phận khác nhau của một tổ chức được sắp xếp một cách chính thức thường được gọi là cấu trúc tổ chức Cấu trúc tổ chức là một hệ thống của các nhiệm vụ, các quan hệ báo báo và các kết quả của thông tin

• Bạn học được gì từ sơ đồ của một tổ chức:

 Sự phân chia công việc: Các vị trí và chức danh chỉ ra các trách

nhiệm.

 Các quan hệ giám sát: ai sẽ báo cáo đến ai

 Các kênh liên lạc: Chỉ ra dòng thông tin chính thức từ đâu đến đâu

 Các cấu trúc chính bên dưới: Các vị trí mà báo cáo đến nhà quản lý chung

CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Kiểu mẫu được đặt ra để để phối hợp hoạt động giữa các

thành viên trong tổ chức

Giao trách nhiệm và quyền lợi đến từng thành viên trong tổ chức và thiết lập trách nhiệm cho các kết quả

Thiết lập các điều kiện cần thiết cho sự phối hợp lẫn nhau giữa các thành viên

CÁC LOẠI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

 Cấu trúc theo chức năng:

 Cấu trúc theo dự án:

 Cấu trúc theo ma trận:

CẤU TRÚC CHỨC NĂNG (FUNCTIONNAL STRUCTURES)

• Một cấu trúc chức năng tập hợp các con người với kỹ

năng tương tự để làm nhưng nhiệm vụ tương tự

 Giải quyết được vấn đề thuộc về kỹ thuật chất lượng cao

 Đào tạo chuyên sâu và phát triển các kỹ năng trong vòng các chức năng

 Các con đường nghề nghiệp rõ ràng trong vòng các chức

CẤU TRÚC TỔ CHỨC TRONG MỘT CÔNG TY

KHUYẾT ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

• Thiếu sự phối hợp và giao tiếp chéo giữa các chức năng

• Khả năng phản ứng kém với các thay đổi của môi trường

Trưởng phòng nhân

sự

Trưởng phòng kinh doanh

Buyers etc Purchasing Manager

Draughtsman Engineers

Senior Engineer Mechanical/Elelectrical

Draughtsman Engineers

Senior Engineer Civil

Draughtsman Engineers

Senior Engineer Process

Project Manager Management

Simple Line Responsibility

Trần Thành

Kế toán

Lê Bình Kinh Doanh

Đinh Hoàng Dự án Lê Văn Tài Lê Thị Lan Bùi Văn Kim

Phạm Tùng Kỹ thuật

Nguyễn Bảo Nhân sự Lê Văn Minh

Giám đốc

CẤU TRÚC DỰ ÁN

• Một cấu trúc dự án tập hợp tập họp những cá nhân mà làm việc

chung trong một dự án với những đối tượng tương tự.

• Lợi điểm:

 Rất linh động trong phản ứng với các thay đổi của môi trường

 Cải thiện sự phối hợp chéo giữa các bộ phận chức năng

 Tài chuyên môn tập trung vào các đối tương cụ thể

 Dể dàng thay đổi kích thước bằng việc thêm vào hay bớt ra các dự án

• Khuyết điểm:

 Có thể làm giảm lợi thế theo quy mô

 Có thể làm gia tăng chi phí bởi sự trùng lắp trong nguồn lực và nổ lực của các dự án khác nhau.

 Quá nhấn mạnh vào một dự án có thể làm tổn hại đến toàn bộ

Trần Thành

Dự án 1

Lê Bình Dự án 2

Đinh Hoàng Dự án 3

Lê Văn Tài Nhân viên dự án 4 Kinh doanh

Lê Thị Lan Nhân viên dự án 4 Kế toán+tài chánh

Bùi Văn Kim Nhân viên dự án 4 Kỹ thuật

Phạm Tùng Dự án 4

Nguyễn Bảo Dự án 5 Lê Văn Minh

Giám đốc điều hành

CẤU TRÚC MA TRẬN

• Một cấu trúc ma trận là phương thức kết hợp giữa cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án.

CẤU TRÚC MA TRẬN

• Khuyết điểm:

 Hệ thống hai “Sếp” có thể gây ra những trục trặc

 Nhân viên của cấu trúc ma trận có thể nhận nhiệmvụ mơ hồ vì nhận lệnh mâu thuẩn nhau từ hai “Sếp”

Có thể gây ra gia tăng chi phí vì sự gia tăng chi phílương của các trưởng nhóm

Lòng trung thành cao với nhóm có thể gây ra thiệthại cho các mục tiêu lớn hơn của tổ chức

CẤU TRÚC MA TRẬN TRONG MỘT CÔNG TY QUẢN

LÝ CÁC DỰ ÁN NHỎ

Trưởng Phòng kỹ thuật

Trưởng Phòng kế toán CNDA 1

CNDA 2

Thảo luận

1 Hãy chỉ ra các điều kiện áp dụng cho từng

kiểu cấu trúc tổ chức (gợi ý: bạn nên tổng hợp thành bảng biểu)?

MỤC TIÊU CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Hoàn thành dự án:

Đúng hạn

Trong chi phí đã dự trù

Đạt yêu cầu đã đặt ra

Sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả

Quản lý dự án (Project Management) là gì?

QLDA (Project Management) chủ

yếu là QUẢN LÝ THAY ĐỔI

( MANAGEMENT OF CHANGE)

• Có nghĩa là:

Nếu sự việc cứ diễn ra suôn sẽ thì chúng

ta không cần đến Quản lý dự án ! Mà chỉ

đơn thuần là lập kế hoạch và triển khai

thực hiện !

Chủ nhiệm dự án (Project Manager) - ‘Người

lãnh đạo (The Leader)’

 Ba giai đoạn quan trọng để lôi cuốn mọi người theo bạn (getting people to follow you) – Theo Kouzes and Posner

đơn độc vì vậy họ cần lôi cuốn những người khác vào

công việc Sau đó, họ phải kiên trì làm việc hướng về

các mục đích của họ.

Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’

5 yếu tố cơ bản cho một nhà lãnh đạo

– Thách thức với tiến trình

– Chia sẽ tầm nhìn

– Tạo điều kiện người khác hành động

– Làm gương

– Khuyến khích nhiệt huyết

Kouzes và Posner

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG HOẠCH ĐỊNH

 Lập kế hoạch các công việc cần làm

 Thiết lập mục tiêu dự án và những yêu cầu thực hiện

 Phối hợp cùng các chuyên gia để hoạch định và ước tính chi phí.

 Xác định những sự kiện quan trọng của dự án.

 Dự trù những tình huống bất ngờ

 Tránh thay đổi kế hoạch trừ trường hợp cần thiết

 Chuẩn bị hợp đồng đúng quy định giữa các bên

 Truyền đạt lại kế hoạch dự án, xác định trách nhiệm mỗi cá nhân, thời gian và chi phí thực hiện

 Thực hiện theo kế hoạch

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CHỨC

NĂNG TỔ CHỨC

Tổ chức thực hiện dự án theo công việc yêu cầu

Phân chia (Break down) dự án thành những

công việc cụ thể có thể đo lường được.

Thiết lập một sơ đồ tổ chức cho mỗi dự án, trong đó cần chỉ ra ai, làm gì

Xác định quyền và trách nhiệm của mỗi

thành viên tham gia dự án

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CHỨC NĂNG

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CHỨC NĂNG HƯỚNG DẪN

CNDA phải đủ năng lực để phối hợp các lĩnh vực quan trọng của dự án.

CNDA phải thể hiện mối quan tâm và sự nhiệt tình thực hiện dự án.

 Tạo cơ hội cho mọi người có thể tiếp cận được, công khai các

vấn đề và giải quyết các vấn đề theo quan điểm cùng hợp tác.

 Phân tích và khám phá các vấn đề kịp thời để sớm tìm được cách giải quyết.

 Cung cấp các tài nguyên cần thiết để thực hiện công việc và

hoàn thành dự án.

 Nhận thức được tầm quan trọng của các thành viên, ngợi khen họ khi công việc được làm tốt, hướng dẫn họ khắc phục sai lầm và

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CHỨC NĂNG

 Ghi nhận lại các cuộc họp, các cuộc nó chuyện

bằng điện thoại, và các cuộc trao đổi thỏa thuận

hợp đồng

 Đảm bảo là mọi người được thông tin đầy đủ về tìnhhình thực hiện dự án

Tóm tắt vai trò và trách nhiệm của giámđốc

dự án (Project manager)

 Kiểm soát một dự án từ lúc khởi đầu đến lúc kết thúcdự án

 Thiết lập Ban Quản lý dự án (Project Management Team)

 Cân nhắc cẩn thận tất cả các giải pháp có thể

 Chuẩn bị một Kế hoạch quản lý dự án (Project

Management Plan)

 Quản lý các thay đổi

 Thay mặt chủ đầu tư chi trả tất cả các chi phí dự án

Tóm tắt vai trò và trách nhiệm của giámđốc

dự án (Project manager)

 Điều phối tất cả các hoạt động của Ban Quản lýdự án

 Xem xét một cách định kỳ tiến trình dự án

 Báo cáo tiến trình dự án đến chủ đầu tư

 Đảm bảo các quy trình kiểm tra chất lượng là

đang được thực hiện đầy đủ và đúng cách

 Tham gia vào xem xét/kiểm toán hậu dự án