Lưu Trường Văn ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM TRUNG TÂM CPA CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH Hoạch định nguồn lực Resource planning : Xác định các nguồn lực gì con người, thiết bị, vật liệu và số lượn
Trang 1Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
(PROJECT COST MANAGEMENT)
Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp “Bồi dưỡng kiến thức và kỹ
năng Kỹ sư định giá xây dựng”
Giảng viên: TS Lưu Trường Văn
ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM TRUNG TÂM CPA
CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH
Hoạch định nguồn lực ( Resource planning ): Xác
định các nguồn lực gì (con người, thiết bị, vật liệu)
và số lượng của mỗi loại nên được dùng để thực
hiện các công việc của dự án.
Ước lượng chi phí ( Cost estimating ): phát triển một
ước tính xấp xỉ của những chi phí của các nguồn lực
cần để hoàn thành các công việc của dự án
Lập ngân sách dự án ( Cost budgeting ): phân bổ chi
phí đến từng hạng mục riêng
Kiểm soát chi phí ( Cost control ): Kiểm soát các thay
đổi mà tác động đến ngân sách dự án
Trang 2Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ (tiếp)
4 quá trình trên của quản lý chi phí tương tác lẫn nhau và tương
tác với các quá trình khác của quản lý dự án
Ngoài ra trong thực tế, 4 quá trình nói trên có thể chồng lắp
nhau (overlap) và tương tác với nhautheo một cách thức mà
không được chi tiết hóa trong bài giảng này
Quản lý chi phí dự án nên cân nhắc nhu cầu thông tin của
các đối tác tham gia dự án Các đối tác khác nhau có thể đo
lường chi phí trong những cách khác nhau và tại những thời
điểm khác nhau
Quản lý chi phí dự áncũng có thể bao gồm dự báo và phân tích
sự chi tiêu tài chính của sản phẩm dự án Lúc này quản lý chi
phí dự án cũng bao gồm các kỹ thuật như: ROI (return on
investment), ngân lưu chiết khấu (discounted cash flow), phân
tích hoàn vốn (pay-back analysis), …
2- Nhận dạng các giải pháp thay thế
1- Các yêu cầu nguồn lực
Trang 3Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
ĐẦU VÀO (INPUTS):
W ork B reak-Down S tructure ( WBS)
Thông tin quá khứ: Thông tin về loại nào của nguồn lực là
được yêu cầu cho những công việc tương tự của những dự án
trước đó nên được dùng nếu có sẳn
Báo cáo quy mô(Scope statement): chứa đựng sự cần thiết
đầu tư và các mục tiêu dự án
Mơ tả nhĩm nguồn lực:Cơ sở dữ liệu về những tài nguyên
nào là có sẳn thì cần thiết cho hoạch định nguồn lực
Ví dụ: Trong suốt giai đoạn ban đầu của dự án thiết kế kỹ thuật cĩ thể
bao gồm khá nhiều kỹ sư trưởng và kỹ sư Nhưng ở các giai đoạn sau
đĩ của các dự án tương tự, nhĩm nguồn lực này cĩ thể chỉ bao gồm
những người cĩ kiến thức về dự án.
Các chính sách của tổ chức: Các chính sách của tổ chức
thực hiện dự án về nhân viên, về thuê hoặc mua thiết bị phải
được cân nhắc trong quá trình hoạch định nguồn lực
Ví dụ về WBS (English)
Trang 4Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Ví dụ về WBS (Việt nam) của 1 dự án XD
Công tác mặt bằng
Thi công lầu 1 DD.02.01
Thi công lầu 2 DD.02.02 Thi công mái DD.02.03
PHẦN KHUNG BTCT DD.02
Đường dây điện DD.03.01.01 Thiết bị điện DD.03.01.02
Công tác điện DD.03.01
Thoát nước DD.03.02.01
Lắp ống cấp nước DD.03.02.01.01 Lắp máy bơm nước DD.03.02.01.02 Lắp bồn chứa nước DD.03.02.01.03
Cấp nước DD.03.02.02
Công tác nước DD.03.02
HỆ THỐNG ĐIỆN-NƯỚC DD.03
Công tác xây DD.04.01.01
Sơn cửa DD.04.01.02.01 Sơn tường DD.04.01.02.02 Sơn trần DD.04.01.02.03 Sơn cột DD.04.01.02.04
Công tác sơn DD.04.01.02
Công tác liên quan kiến trúc DD.04.01
Công tác hoàn thiện khác DD.04.02
H.MỤC HOÀN THIỆN DD.04
Dự án giảng đường B4
DD
•Dùng cho tổ trưởng xây
lắp, cai
•Diễn tả chi tiết các công
tác xây lắp
PLANNING ) –tiếp theo
CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques):
Ý kiến chuyên gia (Expert judgment):Ý kiến chuyên
gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào cho từng
quá trình Các chuyên gia như thế có thể được cung cấp
bởi các các phòng ban khác của tổ chức thực hiện dự án,
bởi các công ty tư vấn, bởi các hiệp hội nghề nghiệp, …
Nhận dạng các giải pháp thay thế (Alternatives
identification): Cĩ thể sử dụng kỹ thuật brainstorming, …
để tìm ra các giải pháp thay thế
Trang 5Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Sự kết hợp giữa WBS và
WBS sẽ giúp chúng ta nhận
dạng sự phân công tương
ứng với từng cá nhân trong
• Như vậy nếu ông A trongBan QLDA phụ trách 3 côngtác thì ông ta sẽ ñược phát 3 tờ
• Sau ñó, giám ñốc dự án sẽthu thập các tờ ước lượng nóitrên sau khi ñã ñược các nhânviên Ban QLDA ñiền ñầy ñủ
ñể từ ñóxác ñịnh nguồn lực các công tác
Trang 6Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
PLANNING ) – tiếp theo
ĐẦU RA (Outputs):
Các nhu cầu nguồn lực (Resource
requirements):
Đầu ra của quá trình hoạch định nguồn lực là sự miêu tả
của loại nguồn lực nào là cần và với số lượng bao nhiêu
cho mổi phân tử của WBS
Các nguồn lực này sẽ đạt được thông qua biểu đồ nhân
lực (staff accquisition) và quá trình cung ứng
4- Các cơng cụ máy tính
1- Ước lượng chi phí 2- Hổ trợ chi tiết 3- Kế hoạch quản lý chi phí
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)
Trang 7Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )
ĐẦU VÀO (INPUTS):
– Work Break-Down Structure (WBS)
– Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements) = Đầu ra của quá
trình hoạch định nguồn lực
– Đơn giá nguồn lực (Resource rates): Các nhân viên đảm nhận ước tính
chi phí dự án phải biết đơn giá (unit rate) cho từng loại nguồn lực để tính
toán các chi phí dự án Nếu không có dự liệu về đơn giá thì họ phải tự
ước tính.
– Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (Activity duration
estimates) = đầu ra của quản lý tiến độ dự án (Project time
mamangement)
– Thông tin quá khứ (historical information)
– Chart of accounts: Sơ đồ của các khoản mục tài chánh miêu tả cấu trúc
mã hóa được dùng trong tổ chức thực hiện dự án để ghi chép các thông
tin tài chánh vào trong sổ cái kế toán (ledger)
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )
CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques):
– Ước tính tương tự ( Analogous Estimating ):
Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng
các chi phí thực của những dự án tương tự trước đó
như là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện
Trang 8Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ
Phương pháp t ừ trên xu ố ng dư ớ i (Top-down)
Ước lượng “Top down” cĩ nghĩa là dùng chi phí
thực tế của những dự án tương tự đã hồn thành
như là cơ sở cho việc ước lượng chi phí của các dự
án tương lai
Giả định: chi phí của dự án tương lai tuân theo các tỷ
lệ về chi phí của những dự án đã hồn thành trước đĩ
với quy mơ tương tự và điều kiện tương tự
Phương pháp t ừ trên xu ố ng dư ớ i (Top-down)
Thí dụ:
Một dự án hiện hữu có chi phí từng công việc
được cho trong Bảng 1 Một dự án mới với đặc
điểm tương tự nhưng quy mơ bé hơn với chi phí
của dự án mới theo phương pháp top-down
Trang 9Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Phương pháp t ừ trên xu ố ng dư ớ i (Top-down)
3,330,000 Tổng chi phí dự án
440,000 Công tác cấp nước
180,000 Công tác thoát nước
100,000 Công tác điện
150,000 Công tác hoàn thiện
200,000 Chi phí đo đạc
700,000 Oáng dẫn xử lý
180,000 Lắp thiết bị
1,000,000 Mua thiết bị
220,000 Khung kèo
70,000 Đào đất
90,000 Công việc chung
Chi phí ($) Kiểu công việc
BẢNG 1: PHẦN TRĂM CHI PHÍ TỪ DỮ LIỆU QUÁ KHỨ
Giải:
Dựa vào dữ liệu quá khứ, tính tỷ lệ % của
từng công việc so với tổng chi phí (xem bảng 2)
BẢNG 2: PHẦN TRĂM CHI PHÍ TỪ DỮ LIỆU QUÁ KHỨ
100%
3,330,000 TỔNG CHI PHÍ DỰ ÁN
13.2%
440,000 Công tác cấp nước
5.4%
180,000 Công tác thoát nước
3.0%
100,000 Công tác điện
4.5%
150,000 Công tác hoàn thiện
6.0%
200,000 Chi phí đo đạc
21.0%
700,000 Oáng dẫn xử lý
5.4%
180,000 Lắp thiết bị
30.0%
1,000,000 Mua thiết bị
6.6%
220,000 Khung kèo
2.1%
70,000 Đào đất
90,000/3,330,000 = 2.7%
90,000 Công việc chung
PHẦN TRĂM CHI PHÍ ($)
KIỂU CÔNG VIỆC
Trang 10Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Dựa vào dữ liệu quá khứ, xác định tỷ lệ % giữa
chi phí mua sắm máy móc thiết bị và tổng chi phí
(gọi là phần trăm của thiết bị )
Phần trăm thiết bị = 1,000,000/3,330,000 = 30%
Dựa vào dữ liệu quá khứ, tính toán tổng chi phí
của dự án mới (TCPM) = Chi phí thiết bị của dự
án mới / phần trăm của thiết bị
KIỂU CÔNG VIỆC
Trang 11KIỂU CÔNG VIỆC
Tính chi phí từng công việc của dự án mới = tỷ lệ
% của từng công việc * TCPM
Tổng kết các bước thực hiện:
Dựa vào dữ liệu quá khứ, tính tỷ lệ % của từng công
việc so với tổng chi phí
Dựa vào dữ liệu quá khứ, xác định tỷ lệ % giữa chi phí
mua sắm máy móc thiết bị và tổng chi phí (gọi là phần
trăm của thiết bị )
Dựa vào dữ liệu quá khứ, tính toán tổng chi phí của dự
án mới (TCPM) = Chi phí thiết bị của dự án mới / phần
trăm của thiết bị
Tính chi phí từng công việc của dự án mới = tỷ lệ %
Trang 12Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Phương pháp Top-down: căn c ứ vào năng
l ự c s ả n xu ấ t
VỊ (the unit rate)
Ví dụ về chi phí đơn vị:
Phương pháp Top-down: căn c ứ vào năng l ự c
s ả n xu ấ t
Thí dụ:
• Một nhà máy mía đường 500 tấn/năm XD vào năm ngối với tổng chi
phí là 62,5 tỷ đồng Tỷ lệ lạm phát hàng năm là 10%/năm Người ta
đang muốn xây dựng một nhà máy mía đường tương tự, tại một vị trí
tương tự nhưng là 600 tấn/năm Chi phí xây dựng nhà máy mía đường
mớilà bao nhiêu?
Giải:
Chi phí của nhà máy mía đường 500 tấn/năm tại thời điểm hiện tại là:
62,5 tỷ * 1,1 = 68,75 tỷ
Chi phí đơn vị của nhà máy hiện hữu tại thời điểm hiện tại là:
68,75 tỷ/500 = 0,1375 tỷ đồng/T
Ước lượng chi phí cho nhà máy mía đường mới tại thời điểm hiện tại
là:
600 * 0,1375 = 82,5 tỷ
Trang 13Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Phương pháp Top-down: căn c ứ vào năng l ự c s ả n
xu ấ t
Nên sử dụng phương pháp này cho :
Các dự án công cộng
Các giai đoạn ban đầu của một dự án khi mà chỉ có các
thiết kế sơ bộ mà thôi.
Tuy nhiên với các chính trị gia và lãnh đạo chính quyền
(những người có kiến thức rất giới hạn về dự án) thì
phương pháp này là rất có ý nghĩa và dể hiểu để giúp
họ ra quyết định trong việc phê duyệt ngân sách cho một
dự án sử dụng vốn công cộng
Ví dụ về chi phí thực tế của 1 dự án chung cư đã hồn
thành
Bài t ậ p cá nhân v ề nhà: V ớ i d ữ li ệ u bên trên b ạ n hãy ướ c tính chi phí c ủ a 1 d ự án
m ớ i v ớ i các đ i ề u ki ệ n t ươ ng t ự nh ư ng GFA=86,200m 2 B ạ n cĩ quy ề đư a ra các gi ả
đị nh cho ướ c tính c ủ a b ạ n
Trang 14Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Phương pháp t ừ trên xu ố ng dư ớ i
(Top-down)
Ưu ñiểm
Tương ñối nhanh
Áp dụng tốt cho hoạch ñịnh của lãnh ñạo
Thường dùng trong giai ñoạn ban ñầu của dự án, khi mà các thông tin
chi tiết về dự án hầu như chưa có hoặc có rất ít
Ít tốn phí hơn các phương pháp khác
Dể thuyết phục vì dựa trên so sánh và dữ liệu quá khứ
Tin cậy khi các dự án ñã hoàn thành trước ñó có ñiều kiện tương tự
(Top-down)
Khuyết ñiểm
Không chính xác bởi vì không nhận ra ñược sự khác biệt
giữa các dự án Vì thế không thể sử dụng nó như là cơ sở
cho việc kiểm soát chi phí dự án
Trang 15Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )
CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques) – tiếp theo :
– Mô hình tham số (Parametric modeling):
Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một
mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án
Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng chung cư
thường được tính dựa trên giá thành 1m2 sàn xây
dựng) hoặc phức tạp (mô hình ước lượng chi phí phân
mềm sử dụng 13 nhân tố hiệu chỉnh riêng biệt)
Ước lượng tham số theo hồi quy đa biến
(multiple linear regression): Nhập data
Trang 16Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Ước lượng tham số theo hồi quy ña biến
(multiple linear regression): Kết quả
Ước lượng tham số theo ANN (Artificial
Neural Network): mô hình
Trang 17Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Ước lượng tham số theo ANN (Artificial
Neural Network): kết quả
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )
CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques) – tiếp theo :
– Ước lượng Bottom-up (Bottom-up estimating):
Kỹ thuật này liên quan đến ước lựơng chi phí của các
công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mức cao hơn
để có được tổng chi phí dự án
Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xác
của ước tính sẽ gia tăng
– Các công cụ vi tính (Computerized tools): MS
Project, Primavera, WinEstimate, …
Trang 18– ðộ chính xác tốt nếu các cá nhân phụ trách các WP là nhiều
kinh nghiệm và thành thạo
Khuyết ñiểm:
– Thời gian
– Có thể ước lượng lớn hơn so với mức cần thiết
Trang 19Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
Sử dụng mẫu sau ñây ñể phân phát cho từng thành viên của
Ban QLDA nhằm ước lượng chi phí từng gói công việc (WP)
Project
Contingenc y
$20,000
$100,000 $40,000
$60,000 $140,000 $30,000 $50,000
$100,000 $60,000
Trang 20Ước lựơng chi phí (Cost estimates):
Là đánh giá định lượng của các chi phí khả dĩ của các
nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án
các chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn
lực mà dự án gánh chịu, bao gồm: nhân lực, vật liệu,
cung cấp, và các loại đặc biệt như trợ cấp do lạm phát,
dự phòng phí
Ước lượng chi phí một cách tổng quát thường được
tình bày dưới dạng tiền tệ nhưng đôi khi cũng có thể
được phát biểu dưới dạng tổng giờ công của nhân viên
cần dùng cho dự án
Trang 21Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )
ĐẦU RA (Outputs) – tiếp theo :
Các chi tiết phụ (Supporting detail):bao gồm:
Mô tả quy mô công việc ước lượng = Tham khảo đến WBS
Các tài liệu dùng làm cơ sở cho ước lượng (tức là làm thế nào
mà tổng chi phí đã được ước lượng)
Tài liệu của các giả định
Dung sai của ước lượng
Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan Management):
miêu tả làm thế nào các sai biệt về chi phí sẽ được quản
lý Mức độ chi tiết dựa trên nhu cầu của các bên tham gia
dự án Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án (the
overall project plan)
techniques
1- Cost baseline
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)
Trang 22Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN ( COST
ĐẦU VÀO (Inputs):
Ước lượng chi phí(cost estimates)
WBS: giúp nhận dạng những phần tử mà chi phí sẽ được
phân bổ
Tiến độ dự án (project schedule): giúp chỉ ra ngày bắt
đầu và ngày hoàn thành dự án cho các thành phần dự án
mà chi phí sẽ được phân bổ Thông tin này là cần thiết để
phân công chi phí đến các thời đoạn thích hợp mà dự án
phải gành chịu chi phí đó
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN ( COST
BUDGETING )
CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques):
Các công cụ và kỹ thuật ước lượng chi phí(Cost
estimate tools and techniques):
Giống như các công cụ và kỹ thuật đã dùng trong ước lượng chi
phí ( cost estimates)
ĐẦU RA (Outputs):
Cost Baseline: là ngân sách ứng với một giai đoạn mà sẽ
được dùng để đo lường và theo dõi sự thực hiện của chi
phí Nó thường được công dồn theo thời gian thành các đồ
thị cong chữ S Nhiều dự án (đặc biệt là dự án lớn) có thể
có cost baseline bội (multiple cost baseline), chẳng hạn
như:kế hoạch chi tiêu hoặc dự báo ngân lưu là cost
baseline cho đo lường chi tiêu
Trang 23Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN
1 Xác ñịnh ngân sách dự án cơ sở (project cost
baseline): là ngân sách dự án theo thời gian mà sẽ ñược
dùng ñể ño lường sự thực hiện của dự án
• ðược xác ñịnh bằng cách cộng chi phí ñã ước ượng theo từng ñơn vị thời
gian và thường ñược hiển thị bằng 1 ñường cong S (S-curve).
WBS cho dự án lắp ñặt máy ñóng
gói bao bì
Trang 24Biên so ạ n và gi ả ng: TS Lưu Trườ ng V ă
WBS cho dự án lắp ñặt máy ñóng gói