Tự học các hàm kế toán trong excel hay nhất năm 2017

Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kết quả NPV mới ngay không cần phải chỉnh lại công thức. Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng ở bài số 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm như sau: B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV( B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện ra B3. Chọn LaiSuat và nhấn OK B4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3 B5. Chọn DongTien và nhấn OK B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu + B7. Nhấp chuột vào ô B2 B8. Nhấn phím Enter

o 1.4 Tham chiếu trong công thức

o 1.5 Tính toán trong bảng (Table)

o 1.6 Các lỗi thông dụng và một số lưu ý

o 1.7 Kiểm tra công thức bằng Formulas Auditing

Xem lại bài trước, Bài 1: Làm quen với bảng tính Excel 2007, các thao tác cơ bản

Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm

Dưới đây là hình mô tả công thức và hàm trong Excel:

Ví dụ công thức

Bảng các toán tử trong công thức thường dùng với Excel 2007:

Các toán tử trong công thức

Bảng thứ tự ưu tiên của các toán tử trong Excel 2007

Thứ tự ưu tiên của các toán tử1.2 Hàm

Các bài trong chuyên đề Excel 2007

• Bài 1: Làm quen với bảng tính Excel 2007, các thao tác cơ bản

• Bài 2: Sử dụng công thức và hàm trong Excel

• Các phím tắt sử dụng trong Word và Excel 2007

• Bài cuối: Vẽ đồ thị và vẽ hình trong Excel 2007

• Download Office 2007 full

• Bài tập mẫu hàm Vlookup trong Excel (Có lời giải)

• Bài tập mẫu hàm COUNTIF và COUNTIFS trong Excel (Có lời giải)

• Bài tập mẫu hàm IF kết hợp LEFT, RIGHT, MID trong Excel (Có lời giải)

• Vẽ đường xu hướng (Trendline) trong đồ thị Excel

• Đếm số ký tự và đếm số chữ trong Excel dùng LEN và SUBSTITUTE

• Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel (có ví dụ)

• Hiện đầy đủ chữ trong Excel

• Chuyển dòng thành cột trong Excel

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó Việc dử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn

Ví dụ:

=Rand() hàm không có đối số

=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”) hàm có 3 đối số

=PMT(10%,4,1000,,1 ) hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn không bắt buộc phải có

Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf, AverageIfs, CountIfs, IfError, SumIf và nhóm hàm

Cube Excel 2007 có các nhóm hàm chính như:

• Add-In và DDE: Call, Registed.ID,…

• Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…

• Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

• Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,…

• Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…

• Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

• Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…

• Hàm luận lý: , And, Or,…

• Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, Hlookup, OffSet,…

• Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…

• Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…

• Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

• Các hàm tự tạo

1.3 Nh p công th c và hàm ậ ứ

Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó

là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng tham chiếu

Vì dụ:

Minh họa dùng tham chiếu trong hàm

Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kết quả NPV mới ngay không cần

phải chỉnh lại công thức

Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng ở bài số 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm như sau:

B7 Nhấp chuột vào ô B2

B8 Nhấn phím Enter

Chèn tên vùng vào công thức

Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng thư viện hàm Khi bạn muốn

sử dụng hàm nào chỉ việc vào .Nội dung chỉ dành cho thành viên

chọn hàm cần sử dụng Ngoài ra bạn có thể nhấn vào nút Nội dung chỉ dành cho thành viên

để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về hàm này bạn chỉ cần nhấn vào Help on this function.

Hộp thoại Insert Function1.4 Tham chi u trong công th c ế ứ

Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giátrị tính toán có sự

thay đổi Có 3 loại tham chiếu sau:

• Tham chiếu địa chỉ tương đối: Nội dung chỉ dành cho thành viên

• Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Nội dung chỉ dành cho thành viên

• Tham chiếu hỗn hợp: Nội dung chỉ dành cho thành viên

Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng

Th thu t hay, click ủ ậ để xem

Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND Tính tổng các cột

Thành tiền và cột VND.

Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối

B1 Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter Sau đó quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ phím tắt Nội dung chỉ dành cho thành viên

Vào các ô D3, D4… D14 ta thấy công thức các dòng tự động được thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2 Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo.

B2 Tại ô E2 nhập vào Nội dung chỉ dành cho thành viên

và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14 Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17

vì ta muốn khi sao công thức xuống thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán.B3 Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15

Lưu ý:

• Tham chiếu đến địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng Nội dung chỉ dành cho thành viên

Ví dụ:

=A2* Nội dung chỉ dành cho thành viên

=A2* Nội dung chỉ dành cho thành viên

B4

• Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì phải để trong .Nội dung chỉ dành cho thành viên

• Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng [Tên_Workbook] Nội dung chỉ dành cho thành viên

Ví dụ:

=A2*[Bai2.xlsx] Nội dung chỉ dành cho thành viên

=A2*’[Bai tap 2.xlsx] Nội dung chỉ dành cho thành viên

A4

• Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong .Nội dung chỉ dành cho thành viên

VD:

=A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4

Th thu t v cách kéo ủ ậ ề để copy công th c ứ

1.5 Tính toán trong b ng (Table) ả

Dây là tính năng mới trong Excel 2007, trong bảng biểu ta có thể dùng tên cột để làm tham chiếu tính toán

(xem lại bài 1) Muốn chuyển một danh sách thành bảng biểu ta hãy đặt ô hiện hành vào trong vùng danh sách, sau đó vào Nội dung chỉ dành cho thành viên

Chọn My table has headers nếu có > OK Lưu ý các bảng được đặt tên tự động.

Minh họa chuyển danh sách thành bảng

B1 Tính cột Thành tiền: chọn ô D2 và nhập vào =[Số lượng]* Nội dung chỉ dành cho thành viên

và Enter Excel sẽ tự động sao chép công thức xuống giúp bạn

Dùng tên cột làm tham chiếu tính toán

B2 Tính cột Tiền VND: chọn ô E2 và nhập vào = Nội dung chỉ dành cho thành viên

và Enter Excel sẽ tự động sao chép công thức xuống giúp bạn

B3 Thêm dòng tính Tổng hãy để ô hiện hành vào bảng: Nội dung chỉ dành cho thành viên

Một khi dấu ##### xuất hiện trên bang tính thì nó cho biết do bị lỗi hoặc cột quá hẹp để hiển thị kết quả của nó.

Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất:

#####: Cột không đủ rộng để hiện thị kết quả trong ô, nên kéo chiều rộng cho ô.

#REF! : Một giá trị không hợp lệ Các ô bị xóa hoặc bị dán đè giá trị khác lên

#NAME?: Tên công thức bị sai và Excel không hiểu công thức đó Khi bạn click vào ô #NAME? thì nó sẽ hiện

ra nút để bạn có thể sửa sai

#DIV/0!

Nội dung chỉ dành cho thành viên

#NAME?

Nội dung chỉ dành cho thành viên

#N/A

Nội dung chỉ dành cho thành viên

#NULL!

Nội dung chỉ dành cho thành viên

#NUM!

Nội dung chỉ dành cho thành viên

#REF!

Nội dung chỉ dành cho thành viên

#VALUE!

Nội dung chỉ dành cho thành viên

Tham chiếu vòng

Trong một số trường hợp nhập công thức thì bạn nhận được hộp thoại thông báo tham chiếu vòng (Circular

Reference) vì trong công thức có sử dụng giá trị trong ô mà bạn đang nhập công thức

Ví dụ: Tại ô A3 bạn nhập vào công thức =A1+A2+A3

Cảnh báo tham chiếu vòng

Nếu các phép tính của bạn yêu cầu phải tham chiếu vòng thì bạn vào nút Office > .Nội dung chỉ dành cho thành viên

Enable iterative calculation

Tùy chọn tham chiếu vòng

• Maximun Iterations: Số lần tính vòng tối đa

• Maximun Change: Sự thay đổi tối đa của giá trị

Ví dụ: Ô A1 chứa số 2, ô A2 chứa số 3, ô A3 nhập vào công thức =A1+A2+A3 và với thiết lập tính vòng như trên thì kết quả ô A3 lần đầu tiên sau khi nhập công thức là 15

Tùy chọn tính toán (Calculation Options)

Trong thực tế đôi khi chúng ta phải làm việc với một bảng tính rất phức tạp và cần rất nhiều phép tính Theo mặc định, cứ mỗi sự thay đổi trong bảng tính thì Excel sẽ tự động tính lại tất cả các công thức có trong bảng tính, điều này làm giảm hiệu suất làm việc rất nhiều Do vậy chúng ta nên điều chỉnh tùy chọn tính toán trong Excel Vào thanh Ribbon > Formulas >Calculation > Calculation Options > Có các tùy chọn sau (cũng có thể làm theo cách ở hình trên)

• Automatic: Nội dung chỉ dành cho thành viên

• Automatic Except for Data Tables: Nội dung chỉ dành cho thành viên

• Manual: Nội dung chỉ dành cho thành viên

 F9: .Nội dung chỉ dành cho thành viên

 Shift + F9: .Nội dung chỉ dành cho thành viên

 Ctrl + Alt + F9: Tính toán lại các công thức trong tất cả workbook đang mở không cần quan tâm đến nội dung có thay đổi hay không

1.7 Ki m tra công th c b ng Formulas Auditing ể ứ ằ

Một ô có dạng #VALUE (có 1 góc nhỏ tô màu) là ô đó đang có lỗi nào đó Các lỗi thông dụng như: ô chứa công thức mà kết quả có lỗi, số mà lại định dạng như chuỗi, ô bị khóa, nhập liệu không đúng, … Để dò tìm và sữa lỗi chúng ta dùng bộ công cụ Ribbon > Formulas >Formulas Auditing

Th thu t hay, click xem ủ ậ

Minh họa kiểm tra lỗi

Ví dụ: Kết quả tính NPV có lỗi như hình dưới để tìm lỗi ta vào Nội dung chỉ dành cho thành viên

Error Checking Excel sẽ kiểm tra lỗi toàn bộ bảng tính và báo cáo về các ô có chứa lỗi Trường hợp này thì B4 chứa lỗi

Nhóm lệnh Formulas Auditing

• Bạn muốn tìm hiểu thêm về dạng lỗi thì nhấn vào nút Help on this error

• Muốn kiểm lỗi từng bước tính toán của công thức thì nhấn vào Show Calculation Steps…

• Muốn bỏ qua lỗi thì nhấn vào Nội dung chỉ dành cho thành viên

• Muốn hiệu chỉnh công thức thì nhấn vào Edit in Formula Bar

• Nhấn Next đến lỗi kế và Previous về lỗi trước (nếu có)

• Nhấn vào Option nếu muốn hiệu chỉnh tùy chọn báo lỗi của Excel

Để kiểm tra các bước tính toán của công thức bị lỗi trên ta chọn Show Calculation Steps…(hoặc nhấn trực tiếp vào nút Evaluate Formula trong nhóm Formulas Auditing) Nhấn vào các nút Evaluate để xem các bước tính toán của công thức

Kiểm tra các bước tính toán của công thức

Nếu muốn xem ô B4 có quan hệ với các ô khác như thế nào hãy chọn ô B4, sau đó vào Nội dung chỉ dành cho thành viên

Trace Precedents Qua hình bên dưới ta thấy kết quả tính toán của ô B4 được tính từ các ô A2, C2:G2 và ô I2, từ đó chúng ta cũng có thể lần ra lỗi trong công thức.

Ví dụ về cách tìm lỗi trong công thức Excel dùng phím F9

Logical_test là giá trị hoặc biểu thức mà khi thử sẽ trả về .Nội dung chỉ dành cho thành viên

Value_if_true giá trị này trả về nếu logical_test là .Nội dung chỉ dành cho thành viên

Value_if_false giá trị này trả về nếu logical_test là Nội dung chỉ dành cho thành viên

2.4 Hàm IFERROR

Công dụng:

Trả về giá trị do ta nhập vào khi công thức có .Nội dung chỉ dành cho thành viên

thì trả về kết quả Hàm này dùng để bẫy lỗi trong công thức

Cú pháp:

=IFERROR(value,value_if_error)

Với:

Value là biểu thức cần kiểm tra lỗi

Value_if_error là giá trị trả về khi có lỗi ở công thức kiểm tra Các lỗi là #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!,

#NUM!, #NAME?, hay #NULL!

Ví dụ 1: Kiểm tra ngày ở các dòng có thuộc khoảng thời gian cho trước hay không Nếu thuộckhoảng thời

gian đó thì kết quả trả về là TRUE, không thuộc thì trả về FALSE.

• Dùng hàm AND: Tại ô D32 nhập vào = Nội dung chỉ dành cho thành viên

và chép công thức xuống dưới

• Dùng OR kết hợp NOT: Tại ô E32 nhập vào =NOT Nội dung chỉ dành cho thành viên

và chép xuống dưới

Minh họa hàm And, Or và Not

Ví dụ 2: Tính xem tháng ở cột A thuộc Quí mấy?

Tại ô B2 nhập vào:

=IF(OR(A2=”Tháng 1″, Nội dung chỉ dành cho thành viên

A2=”Tháng 5″,A2=”Tháng 6″),”Quí 2″,IF Nội dung chỉ dành cho thành viên

,”Quí 3″,”Quí 4″)))

Xem chi tiết ở hình vẽ ngay dưới đây:

Nội dung chỉ dành cho thành viên

Ví dụ 3: Tính tiền hoa hồng? Biết doanh thu <$100 thì hoa hồng là 3%, doanh thu từ $100 đến $500 thì hoa

hồng 5%, doanh thu >$500 thì hoa hồng 8%.

Tại ô B2 nhập vào =A2*IF(A2>=500,0.08,IF Nội dung chỉ dành cho thành viên

0.03))

Xem chi tiết ở hình vẽ ngay dưới đây:

Nội dung chỉ dành cho thành viên

Ví dụ 4: Excel phiên bản cũ cho phép lồng tối đa 7 hàm trong hàm IF (Excel 2007 cho phép lồng tới 64 lần)

Giải quyết trường hợp này mời các bạn xem ví dụ: tại ô A1 nhập vào số 12 và tại ô B1 nhập vào công thức sau:

=IF(A1=1, Nội dung chỉ dành cho thành viên

,IF(A1=11,A1*11,IF(A1=12,A1*12)))))

Ví dụ này không có ý nghĩa nào ngoài việc minh họa cách giải quyết vấn đề giới hạn lồng hàm Nếu có quá nhiều điều kiện rẽ nhánh chúng ta cần nhóm lại 7 hàm lồng nhau thành một nhóm và các nhóm nối nhau là dấu +

Ở trường hợp này kết quả trả về là 144 vì nhóm 7 hàm đầu trả về FALSE (=0) cộng với nhóm hàm sau trả về

số 144

Ví dụ 5: (Minh họa hàm If dùng tính thuế thu nhập cá nhân) Tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế sau

Nội dung chỉ dành cho thành viên

Ví dụ 6: Xét một số ví dụ về hàm IfError Kiểm tra các biểu thức ở cột D nhập vào có lỗi hay không, nếu có lỗi

sẽ trả về chuỗi “Có lỗi” còn không thì trả về kết qảu của biểu thức Hàm minh họa ở dạng thông thường và ở dạng hàm mãng.

Ví dụ về cách sử dụng hàm IfError

Phần nầy mô tả cách tìm dữ liệu bảng bằng nhiều hàm khác nhau cài sẵn trong Microsoft Excel Bạn có thể

sử dụng các công thức khác nhau để có được kết quả tương tự

3.1 Hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Chức năng:

Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm Nội dung chỉ dành cho thành viên

sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm

Hàm HLOOKUP là hàm dò tìm Nội dung chỉ dành cho thành viên

sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm

– Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm Nội dung chỉ dành cho thành viên

của bảng dữ liệu dò tìm Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm

–Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng nào đó hay Name trả

về vùng dò tìm Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (i,j >=1), trong đó cột Nội dung chỉ dành cho thành viên

( thường chuyển về địa chỉ tuyệt đối bằng cách nhấn phím Nội dung chỉ dành cho thành viên

để cố định vùng dò tìm, vùng dò tìm này phải bao các giá trị cần trả về, vùng dò được bắt đầu tại cột có giá trị

dò tìm)

– Col_index_num: là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng dò tìm chứa giá trị mà ta muốn trả

về Col_index_num phải >=1 và <= số cột lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF ( số thứ tự này được xác định trong vùng dò tìm VD vùng dò tìm C2:F10 nếu muốn giá trị trả về

là cột C thì đánh 1, D đánh 2 nhưng không được vượt qua vùng dò tìm như trong ví dụ này không được vựơt quá 4)

– Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm:

• True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm

• False hoặc 0: là kiểu dò tìm chính xác, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả về #N/A

Đối với hàm Hlookup thì các tham số như Vlookup nhưng thay vì dò tìm theo cột, lấy cột đầu tiên dò tìm thì Hlookup dò tìm theo hàng, lấy hàng đầu tiên làm hàng dò tìm

1 Căn cứ vào MANV và Bảng tên phòng ban, điền tên phòng ban ở cột P_BAN.

2 Căn cứ vào Chức vụ và Bảng phụ cấp chức vụ, tính tiền phụ cấp chức vụ cho cộtPCCV.

Theo yêu cầu của câu số 1 thì bạn cần thực hiện hàm tại ô H4 (cột P_BAN) như sau:

Áp dụng HLOOKUP để tính lương tháng

Theo câu lệnh trên, Excel sẽ lấy giá trị của ô B4 (cột MANV), đem so sánh với khu vực dãy ô từ Nội dung chỉ dành cho thành viên