Quy trinh dau thau xay lap

Trường hợp lựa chọn nhà đầu tư, người có thẩm quyền là người đứng đầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật - Chủ đầu tư là tổ chức sở hữu vốn hoặc tổ chức được giao

ĐẤU THẦU XÂY LẮP

KD.QT.01

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI Lần

sửa

đổi

Ngày hiệu

lực

Mục/ nội dung ban hành/ sửa đổi

Ghi chú

ban

Sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với công việc thực tế

và cập nhật các văn bản pháp luật mới (Luật đấu thầu 43/2013/QH13):

- Sửa đổi “Mục 3: Tài liệu tham khảo”,

- Sửa đổi “Mục 4: Giải thích từ ngữ, thuật ngữ”,

- Sửa đổi Lưu đồ, bổ sung thêm “Thông tin nhân sự, bằng cấp ” trong cột “Phòng HCNS” và “Theo dõi kết quả đấu thầu” trong cột “Phòng KD”

- Sửa đổi, bổ sung “Mục 5.2.4: Khảo sát sơ bộ hiện trường, nghiên cứu hồ sơ mời thầu”

- Sửa đổi, bổ sung “Mục 5.2.6: Lập hồ sơ dự thầu”

- Bổ sung “Mục 5.2.14: Theo dõi kết quả đấu thầu”

- Bổ sung “Mục 5.3: Phụ lục, mẫu biểu”

- Bổ sung mẫu biểu “KD.QT.01/04: Kết quả khảo sát

sơ bộ hiện trường” và đánh lại ký hiệu các mẫu biểu.

- Sửa đổi Lưu đồ

- Sửa đổi, bổ sung “Mục 3 Tài liệu tham khảo”

sửa

đổi

Ngày hiệu

lực

Mục/ nội dung ban hành/ sửa đổi

Ghi chú

- Sửa đổi, bổ sung “Mục 5.2 Diễn giải”

- Sửa lại nội dung mẫu biểu “KD.QT.01/08: Soát xét kiểm tra hồ sơ dự thầu”

- Sửa lại nội dung mẫu biểu “KD.QT.01/09: Báo cáo thông tin mở thầu”

- Hủy bỏ mẫu biểu “KD.QT.01/04: Kết quả khảo sát

sơ bộ hiện trường”

- Bổ sung mẫu biểu “KD.QT.01/06: Giá thi công”

- Bổ sung mẫu biểu “KD.QT.01/08: Kiểm tra hồ sơ

dự thầu lần cuối”

- Đánh lại ký hiệu các mẫu biểu

- Sửa Lưu đồ

- Sửa đổi, bổ sung “Mục 6.2 Diễn giải”

- Chuyển biểu mẫu “KD.QT.01/06: Giá thi công”

thành Phụ lục tham khảo – Phụ lục 03: Giá thi công

- Sửa biểu mẫu “KD.QT.01/08: Đề xuất Giá dự thầu”

- Đánh lại ký hiệu các mẫu biểu

- Bố sung biểu mẫu “KD.QT.01/06: Bảng tổng hợp

dữ liệu hồ sơ thiết kế và biện pháp thi công”

- Bố sung biểu mẫu “KD.QT.01/08: Kiểm tra các yếu

sửa

đổi

Ngày hiệu

lực

Mục/ nội dung ban hành/ sửa đổi

Ghi chú

- Bổ sung Phụ lục tham khảo: Phụ lục 03: Giá thi công

“Phụ lục 02: Bảng kê những tồn tại của hồ sơ trúng thầu”

“Phụ lục 03: Giá thi công”

Biên soạn Kiểm tra nội

dung

Kiểm tra hệ thống

Phê duyệt ban hành

Nguyễn Hữu Tú Phạm Văn Xiêm Nguyễn Thị

1 Mục đích

Thống nhất cách thức tổ chức và trình tự thực hiện công tác đấu thầu xây lắp theo quy định của Luật đấu thầu, đảm bảo chất lượng của hồ sơ thầu

2 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho tất cả các công trình mà công ty tham gia với vai trò là nhà thầu

3 Tài liệu tham khảo

- Luật đấu thầu;

- Luật xây dựng;

- Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Nghị định về việc quản lý chất lượng xây dựng công trình xây dựng;

- Các Luật, Nghị định, Thông tư liên quan

4 Giải thích từ ngữ, thuật ngữ

- Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng

cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế

- Gói thầu là một phần hoặc toàn bộ dự án, dự toán mua sắm; gói thầu có

thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộc nhiều dự án hoặc là khối

lượng mua sắm một lần, khối lượng mua sắm cho một thời kỳ đối với mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung

- Người có thẩm quyền là người quyết định phê duyệt dự án hoặc người

quyết định mua sắm theo quy định của pháp luật Trường hợp lựa chọn nhà đầu

tư, người có thẩm quyền là người đứng đầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

- Chủ đầu tư là tổ chức sở hữu vốn hoặc tổ chức được giao thay mặt chủ sở

hữu vốn, tổ chức vay vốn trực tiếp quản lý quá trình thực hiện dự án

- Bên mời thầu là cơ quan, tổ chức có chuyên môn và năng lực để thực hiện

các hoạt động đấu thầu, bao gồm:

+ Chủ đầu tư hoặc tổ chức do chủ đầu tư quyết định thành lập hoặc lựa chọn;

+ Đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng nguồn vốn mua sắm thường xuyên; + Đơn vị mua sắm tập trung;

+ Cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức trực thuộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền lựa chọn

- Nhà thầu chính là nhà thầu chịu trách nhiệm tham dự thầu, đứng tên dự

thầu và trực tiếp ký, thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn Nhà thầu chính có thể là nhà thầu độc lập hoặc thành viên của nhà thầu liên danh

- Nhà thầu phụ là nhà thầu tham gia thực hiện gói thầu theo hợp đồng được

ký với nhà thầu chính Nhà thầu phụ đặc biệt là nhà thầu phụ thực hiện công việc quan trọng của gói thầu do nhà thầu chính đề xuất trong hồ sơ dự thầu, hồ

sơ đề xuất trên cơ sở yêu cầu ghi trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu

- Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng

rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ

để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư

- Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu,

mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư

- Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư

lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu

- Giá gói thầu là giá trị của gói thầu được phê duyệt trong kế hoạch lựa

chọn nhà thầu

- Giá dự thầu là giá do nhà thầu ghi trong đơn dự thầu, báo giá, bao gồm

toàn bộ các chi phí để thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu

- Giá đánh giá là giá dự thầu sau khi đã được sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch

theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có), cộng với các yếu tố để quy đổi trên cùng một mặt bằng cho cả vòng đời sử dụng của hàng hóa, công trình Giá đánh giá dùng để xếp hạng hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp và gói thầu hỗn hợp áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế

- Giá đề nghị trúng thầu là giá dự thầu của nhà thầu được đề nghị trúng

thầu sau khi đã được sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có)

- Giá trúng thầu là giá được ghi trong quyết định phê duyệt kết quả lựa

chọn nhà thầu

- Giá hợp đồng là giá trị ghi trong văn bản hợp đồng làm căn cứ để tạm

ứng, thanh toán, thanh lý và quyết toán hợp đồng

- Bảo đảm dự thầu là việc nhà thầu, nhà đầu tư thực hiện một trong các

biện pháp đặt cọc, ký quỹ hoặc nộp thư bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam để bảo

đảm trách nhiệm dự thầu của nhà thầu, nhà đầu tư trong thời gian xác định theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu

5 Trách nhiệm

5.1 Trách nhiệm của Giám đốc

- Xem xét, quyết định việc tham gia đấu thầu các gói thầu, dự án

- Phê duyệt Kế hoạch mua hồ sơ mời thầu

- Phê duyệt Kế hoạch thực hiện hồ sơ dự thầu

- Kiểm soát việc thực hiện, soát xét, kiểm tra hồ sơ dự thầu

- Ký hồ sơ dự thầu

5.2 Trách nhiệm của Phòng Kinh doanh

- Tìm kiếm thông tin các dự án, gói thầu

- Chủ trì thực hiện công tác mua hồ sơ mời thầu

- Chủ trì công tác lập hồ sơ dự thầu

- Chủ trì công tác đóng thầu, mở thầu

- Phối hợp với các phòng/ban/đơn vị liên quan trong quá trình lập hồ sơ dự thầu

5.3 Trách nhiệm của Phòng Kế hoạch Kỹ thuật

- Chủ trì công tác Khảo sát hiện trường

- Chủ trì công tác lập Biện pháp thi công

- Chủ trì công tác soát xét khối lượng tiên lượng mời thầu

- Phối hợp với các phòng/ban/đơn vị liên quan trong quá trình lập hồ sơ dự thầu

5.4 Trách nhiệm Phòng Tài chính Kế toán

- Thực hiện Bảo lãnh dự thầu, Cam kết tín dụng (nếu có), cung cấp các thông tin liên quan đến vấn đề tài chính trong quá trình thực hiện hồ sơ dự thầu

- Phối hợp với các phòng ban khác trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu.

5.5 Trách nhiệm Phòng Hành chính Nhân sự

- Cung cấp thông tin nhân sự, bảo hiểm; cung cấp văn phòng phẩm, đóng dấu, phô to, nhân bản hồ sơ

- Phối hợp với các phòng ban khác trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu

5.6 Trách nhiệm Đơn vị thi công

- Tham gia công tách Khảo sát hiện trường

- Lập giá thi công khi có yêu cầu của Giám đốc

- Phối hợp với các phòng ban khác trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu

6 Nội dung quy trình

6.1 Lưu đồ

6.2 Diễn giải

6.2.1 Tìm kiếm thông tin và công tác chuẩn bị đấu thầu:

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo, truyền hình và tiếp nhận thông tin tiếp thị từ Ban lãnh đạo, các phòng ban và qua các mối quan hệ xã hội về các dự án trong lĩnh vực xây lắp Phòng Kinh doanh tổng hợp thông tin và lập thành mẫu biểu KD.QT.01/01, biểu mẫu này được lập hàng ngày bằng bản mềm (file) để báo cáo Lãnh đạo công ty trên cơ sở thông tin của Báo đấu thầu

6.2.2 Phân tích thông tin mời thầu

Phòng kinh doanh thường xuyên thu thập, phân tích thông tin và lập báo cáo kịp thời khi có dự án mới phát sinh theo mẫu biểu KD.QT.01/02 trình Giám đốc xem xét quyết định tham gia hoặc không tham gia gói thầu Khi trình mẫu biểu này thì trình kèm theo mẫu biểu KD.QT.01/01 bằng bản cứng cho thông tin

dự án cần phân tích

6.2.3 Mua hồ sơ mời thầu

Sau khi Giám đốc phê duyệt tham gia đấu thầu, phòng Kinh doanh triển khai mua hồ sơ mời thầu theo đúng quy định Kế hoạch mua hồ sơ mời thầu được thực hiện như mẫu biểu KD.QT.01/03, Phòng Kinh doanh có trách nhiệm

cử đủ cán bộ đi mua hồ sơ mời thầu Sau khi mua HSMT, P.KD có trách nhiệm chuyển HSMT đến các phòng/ban liên quan bằng sổ Giao nhận tài liệu trong vòng 02 giờ làm việc

6.2.4 Khảo sát hiện trường, nghiên cứu Hồ sơ mời thầu

- Sau khi nhận được HSMT, P.KHKT chủ trì phối hợp với P.KD và ĐVTC tiến hành việc khảo sát hiện trường nhằm đánh giá thực trạng công trình, việc khảo sát này được thực hiện theo Quy trình Khảo sát hiện trường KHKT.QT.06,

- P.KD tiến hành việc nghiên cứu Hồ sơ mời thầu và báo cáo Giám đốc theo biểu mẫu KD.QT.01/04, thời gian lập biểu mẫu tối đa 1 ngày làm việc sau

Trong trường hợp sau khi nghiên cứu hồ sơ mời thầu nếu xét thấy năng lực của công ty không đáp ứng được yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu, trưởng phòng Kinh doanh xem xét khả năng liên danh, liên kết hoặc đề nghị không tham gia gói thầu và báo cáo Ban Giám đốc quyết định

6.2.5 Lập kế hoạch thực hiện hồ sơ dự thầu

- P.KD lập kế hoạch thực hiện HSDT theo biểu mẫu KD.QT.01/05 thời gian chậm nhất là ½ ngày sau khi có Báo cáo nghiên cứu hồ sơ mời thầu, Kết quả khảo sát hiện trường

Trong trường hợp kết quả khảo sát hiện trường chưa đáp ứng được yêu cầu thì Giám đốc quyết định việc khảo sát lại hiện trường và được đưa vào Kế hoạch thực hiện HSDT

- Sau khi Giám đốc phê duyệt, P.KD chuyển kế hoạch thực hiện HSDT đã phê duyệt đến P.TCKT, P.KHKT cùng phối hợp thực hiện HSDT

6.2.6 Lập hồ sơ dự thầu

Căn cứ vào kế hoạch thực hiện hồ sơ dự thầu đã được Ban Giám đốc phê duyệt, P.KD chủ trì, phối hợp với các phòng ban triển khai thực hiện gói thầu như đã được phân công trong bảng kế hoạch thực hiện Hồ sơ dự thầu, cụ thể như sau:

* PHÒNG KINH DOANH

- Phòng kinh doanh là phòng đầu mối tập hợp, nhận tài liệu liên quan đến gói thầu do các phòng ban liên quan thực hiện theo yêu cầu của HSMT gồm các bước sau:

+Kiểm tra phần hồ sơ dự thầu do các phòng ban khác thực hiện

+ Lập giá dự thầu

Giá dự thầu được lập dựa trên cơ sở Nghị định, thông tư hướng dẫn về lập

và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; Định mức, đơn giá xây dựng

công trình; giá vật tư trên thị trường, thông báo giá, bảng giá ca máy, văn bản điều chỉnh dự toán theo mức lương tối thiểu

Đối với những khối lượng chưa rõ ràng để lập đơn giá phải nghiên cứu kỹ

hồ sơ thiết kế, kết quả khảo sát hiện trường để áp dụng định mức cho phù hợp Giá dự thầu trong bảng tổng hợp giá dự thầu phải chính xác với giá trong đơn dự thầu

Lập bảng giá trị khối lượng của các hạng mục công việc cần đề xuất kiến nghị (nếu có) tổng hợp từ kết quả soát xét của phòng kế hoạch kỹ thuật, đơn vị thi công

Trên cơ sở giá gói thầu và giá thi công do ĐVTC lập, phòng kinh doanh đề xuất giá dự thầu theo biểu mẫu KD.QT.01/09

Giá dự thầu phải hoàn thành trước thời điểm đóng thầu 03 ngày hoặc theo

Kế hoạch thực hiện Hồ sơ dự thầu đã được duyệt

+ Tổng hợp hồ sơ pháp lý

Hồ sơ pháp lý bao gồm những tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực

và kinh nghiệm của nhà thầu

Khi tổng hợp hồ sơ dự thầu thì cần lưu ý tài liệu chứng minh tư cách hợp

lệ, cụ thể gồm các tài liệu sau:

mà nhà thầu, nhà đầu tư đang hoạt động cấp;

tình trạng phá sản hoặc nợ không có khả năng chi trả theo quy định của pháp luật;

 Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu, Nhà thầu tham dự thầu phải độc lập về pháp lý và độc lập về tài chính với các bên sau đây: Chủ đầu

tư, bên mời thầu; Các nhà thầu tư vấn lập, thẩm tra, thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán; lập, thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất; thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu đó; Các nhà thầu khác cùng tham dự thầu trong một gói thầu đối với đấu thầu hạn chế

danh sách ngắn;

trong nước đối với nhà thầu nước ngoài khi tham dự thầu quốc tế tại Việt Nam, trừ trường hợp nhà thầu trong nước không đủ năng lực tham gia vào bất kỳ phần công việc nào của gói thầu

Hồ sơ pháp lý là một phần không thể thiếu của hồ sơ dự thầu Người được giao lập hồ sơ pháp lý phải tuân thủ các yêu cầu trong bảng dữ liệu đấu thầu, các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu Đặc biệt chú ý tới các điều kiện tiên quyết của

hồ sơ dự thầu trong hồ sơ mời thầu

Cán bộ được giao lập hồ sơ pháp lý chịu trách nhiệm soát hồ sơ theo biểu mẫu trên cơ sở công việc mình đảm nhận trước khi chuyển cho cán bộ chủ trì thực hiện hồ sơ dự thầu

- Tổng hợp hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực của công ty (cả công ty liên danh nếu có)

+ Tìm kiếm các nhà cung cấp máy móc, thiết bị, ký kết các hợp đồng nguyên tắc (phối hợp với phòng TCKT)

+ Kiểm soát hồ sơ dự thầu,

+ Đánh số trang

+ Đóng gói, niêm phong hồ sơ dự thầu

+ Lưu trữ hồ sơ: Sau khi mở thầu, HSMT, HSDT (bản sao) phòng Kinh

doanh thực hiện lưu trữ theo quy định

* PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT:

+ Thực hiện các công việc được phân công theo Kế hoạch thực hiện Hồ sơ

dự thầu đã được phê duyệt,

+ Phối hợp với các phòng ban khác trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu

+ Soát xét khối lượng

Soát xét khối lượng là việc bóc tách chi tiết khối lượng từ bản vẽ thiết kế so sánh với tiên lượng mời thầu, đảm bảo sự chính xác của khối lượng dự thầu Soát xét khối lượng được thực hiện theo Hướng dẫn soát xét danh mục khối lượng KHKT.HD.06 của P.KHKT Sau khi có khối lượng soát xét, P.KHKT chuyển toàn bộ bản cứng mẫu biểu soát xét khối lượng về P.KD theo đúng kế hoạch đã duyệt Trưởng P.KD xác nhận vào từng trang biểu mẫu làm căn cứ thực hiện các công việc tiếp theo

Trường hợp khối lượng soát xét có sự sai khác so với khối lượng mời thầu thì báo cáo Ban giám đốc quyết định việc thông báo cho bên mời thầu và lập một bảng riêng cho phần khối lượng sai khác này để chủ đầu tư xem xét hay không

Thời gian thực hiện việc soát xét khối lượng căn cứ vào Kế hoạch thực hiện

hồ sơ dự thầu đã được phê duyệt

+ Khảo sát hiện trường

Phòng KHKT căn cứ Kế hoạch thực hiện Hồ sơ dự thầu, chủ trì phối hợp với các phòng ban thực hiện khảo sát hiện trường, Việc khảo sát hiện trường được thực hiện theo Quy trình Khảo sát hiện trường KHKT.QT.06

+ Lập biện pháp thi công