QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

Người thực hiện: Vũ Thị Thuận Email: vuthuan1991@gmail,com Điện thoại: 0962365117

1 Lưu đồ

2 Quy trình triển khai

3 Mẫu biểu

- Phiếu đánh giá thực trạng doanh nghiệp

- Biểu đồ chiến lược công ty

- KPI cấp công ty

- KPI cấp phòng

- KPI vị trí

1 Lưu đồ

2 Quy trình xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc

NHIỆM PHỐI HỢP GIÁM SÁT/

KIỂM TRA

THỜI GIAN THỰC HIỆN

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

Ý nghĩa của việc áp dụng KPIs đối với các cấp quản lý:

- Đánh giá thực tế quá trình làm việc của nhân viên

- Kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc

- Giúp lập kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh cũng như phát triển nhân sự

- Có thể căn cứ để điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu nếu cần thiết

Ý nghĩa của việc áp dụng KPIs đối với nhân viên:

- Đảm bảo lợi ích của người lao động

- Biết điểm mạnh, điểm yếu để thực hiện công việc được tốt hơn

- Nhân viên biết được mình đã làm được

CB Phụ trách quản trị hiệu suất/

hoặc thuê chuyên gia ngoài

Nhân viên thuộc phòng nhân sự

Trưởng phòng nhân sự

Tài liệu về đào tạo nhận thức về tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

những gì trong công việc

- Giúp phân tích, đưa ra các giải pháp đốivới các công việc chưa thực hiện được

- Giúp nhân viên có thái độ tốt hơn

2 Thành lập ban

triển khai

BSC/KPIs

Thành lập Ban triển khai BSC/KPIs gồm:

- Trưởng ban BSC/KPIs: chịu trách

nhiệm về thực thi BSC, cung cấp thông tin nền tảng cho nhóm về chiến lược và phương pháp luận Thành viên này là đầumối duy trì liên lạc với ban quản lý cấp cao, thực hiện việc đóng góp tài nguyên như nhân lực và tài chính cho nhóm

- Điều phối viên: Thực hiện điều phối

các cuộc họp, lên kế hoạch theo dõi và báo cáo kết quả của nhóm cho các quản

lý cấp cao và Trưởng Ban BSC/KPIs

Thực hiện hỗ trợ nhóm và đảm bảo các tài liệu quan trọng của nhóm Điều phối viên hướng dẫn và hỗ trợ thành viên trong nhóm, tạo điều kiện thuận lợi cho

sự phát triển của nhóm

- Các thành viên của nhóm BSC/KPIs:

Thực hiện cung cấp các hiểu biết chuyên môn về đơn vị kinh doanh mình và thôngbáo cho nhà điều hành cấp cao của đơn

vị kinh doanh mình Giữ vai trò là đóng góp ý kiến về việc xây dựng Thẻ điểm cân bằng trong đơn vị kinh doanh của

- Quyết định thành lập Ban triển khai BSC/KPIs

- Danh sách thành viên Ban triển khai BSC/KPIs

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

mình và hành động theo những lợi ích tốtnhất của doanh nghiệp

- Chuyên gia đánh giá về sự thay đổi của tổ chức: Thực hiện việc điều tra

những thay đổi của tổ chức, những ảnh hưởng liên quan đến thực thi Thẻ điểm cân bằng Luôn tìm cách hạn chế những thay đổi lớn nhất trong doanh nghiệp bằng cách làm việc với nhóm BSC

3 Đánh giá tổng thể Phân tích tình trạng hiện tại của doanh

nghiệp dựa trên thẻ điểm cân bằng Các yếu tố cần phân tích bao gồm:

- Phân tích tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi

- Phân tích chiến lược công ty

- Phân tích hệ thống vận hành hiện tại: cơcấu tổ chức, quy trình, quy định, quy chế,chính sách, nội quy, các chỉ tiêu đo lườnghiệu quả công việc hiện tại hiện tại đang được áp dụng

- Phân tích văn hóa doanh nghiệp

- Phân tích các dự án/ hợp đồng (phân tích yếu tố liên quan đến dịch vụ sản phẩm) trọng tâm đang triển khai

Từ đó, xây dựng kế hoạch quản trị sự thay đổi tổng thể:

- Làm rõ phương pháp luận, cách thức triển khai BSC/KPIs cho tất cả các vị trí:

- Phiếu đánh giá thực trạng doanh nghiệp

- Mẫu biểu Rà soát cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban

- Mẫu biểu thống kê danh sách các dự án/ hợpđồng trọng tâm đang triển khai

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

Sử dụng các công cụ phân tích chiến lược như McKinsey 7S Framework, SWOT, TOWS, Porter’s Five Forces, Ansoff Matrix, Competitive Analysis, VRIO…, thông qua bảng câu hỏi thu thập dữ liệu, khảo sát online, phỏng vấn trực tiếp, tham vấn ý kiến

- Xây dựng tầm nhín, sứ mệnh, giá trị cốtlõi

- Sơ đồ tổ chức cấp công ty

- Sơ đồ tổ chức cấp phòng ban

- Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban

- Danh mục chức danh, Mô tả công việc cho từng chức danh

- Ngân hàng KPIs từng phòng

- Tầm nhìn, sứ mệnh, giátrị cốt lõi

- Sơ đồ cấp công ty

- Sơ đồ cấp phòng ban

- Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban

- Danh mục chức danh,

mô tả công việc từng vị trí

- Ngân hàng KPIs từng phòng

sứ mệnh, giá trị cốt lõi, lợi thế cạnh tranh, các bước tiếp theo là lựa chọn được chiến lược phù hợp, khuyến nghị không nên chọn quá 04 chiến lược (theo

Bản đồ chiến lược cấp công ty

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

kinh nghiệm triển khai thành công của các chuyên gia Best Practices) Ví dụ lựa chọn 04 chiến lược để phân tích bao gồm: Tài chính, Khách hàng, Quy trình, Học hỏi và phát triển

Tiêu chí lựa chọn chiến lược:

- Giúp tận dụng hoặc phát triển năng lực cốt lõi (lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp)

- Dựa trên các yếu tố quyết định thành công ngành doanh nghiệp đang tham gia

- Không đánh vào điểm mạnh, mà đánh vào điểm yếu của đối thủ

- Giúp tận dụng cơ hội trên thị trường

- Không bị giới hạn bởi nguồn lực hiện có

- Giúp đạt được tầm nhìn của Doanh nghiệp trong dài hạn

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

5.1 Xác định mục

tiêu và kết quả

chiến lược

Xác định mục tiêu của chiến lược:

Bước này giúp Doanh nghiệp trả lời 02 câu hỏi:

- Doanh nghiệp cần phải đạt được những mục tiêu chiến lược gì để giúp chiến lượcđược lựa chọn thành công

- Các kết quả sơ bộ nào để có thể đánh giá được chiến lược này thành công

Phương pháp xác định mục tiêu và kết quả chiến lược:

- Ứng với từng chiến lược đã chọn, Doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược theo 04 phương diện (Tài chính, Khách hàng, Quy trình, Học hỏi & phát triển)

- Sau đó, vẽ các đường dẫn, kết nối các mục tiêu chiến lược theo quan hệ nhân quả

- Liệt kê một số kết quả, mà sau khi triển khai, có thể đánh giá được ngay chiến lược có đạt được hay không

- Như vậy, mỗi chiến lược được thể hiện qua một bản đồ chiến lược thành phần

Cách đặt mục tiêu chiến lược:

Mục tiêu chiến lược nên đặt bắt đầu bằngcác từ khóa sau:

- Tăng/Giảm

- Tối ưu hóa/ Tối đa hóa/ Tối thiểu hóa

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

Cách 02: Rà soát từ trên xuống với câu hỏi HOW

- Làm sao để đạt mục tiêu chiến lược này

- Để đạt được mục tiêu chiến lược này cần đạt được mục tiêu chiến lược nào trước

- Những mục tiêu chiến lược nào trùng nhau sẽ được hợp nhất thành một Nhữngmục tiêu có nội hàm gần giống nhau thì

có thể gom chung thành một Theo kinh nghiệm triển khai thành công của các

02 LĐ

* 3 ngày công

Chuyên gia mức 2

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

chuyên gia (Best Practices), khuyến nghị

số lượng mục tiêu chiến lược không quá 16

- Sau đó tiến hành rà soát và vẽ đường dẫn liên kết cho các mục tiêu này theo kinh nghiệm nhân quả

6 Xây dựng thước đo KPIs

Mục tiêu:

Bước này giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi “Làm sao biết doanh nghiệp đã thực hiện thành công một mục tiêu chiến lược nào đó? Nó được thể hiện qua thông số nào?

Phương pháp:

Ứng với mỗi mục tiêu chiến lược, tiến hành lựa chọn một số phương pháp đo lường/KPIs then chốt, tập trung đo lườngnhững gì quan trọng

Sau đó, ứng với từng thước đo/KPIs, cần xác định cụ thể:

- Chỉ tiêu cụ thể mang tính con số

- Trọng số

- Tần suất đo lường

- Đơn vị cung cấp thông tin đo lường

- Phương pháp đo lường

- Thang điểm đánh giá

Các thước đo/KPIs cần đảm bảo 03 nguyên tắc dưới đây:

- Có thể thu thập số liệu kịp thời cho kỳ

KPIs cấp công tyKPIs cấp phòng banKPIs cấp nhân viên

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

Cách thức lựa chọn thước đo/KPIs:

Có 03 cách để lựa chọn thước đo:

- Đo lường các yếu tố nhóm đầu vào

- Đo lường các yếu tố nhóm quá trình

- Đo lường các yếu tố nhóm đầu ra

9 Đào tạo các nhà

lãnh đạo và nhân Đào tạo về cách thức đánh giá công việc

Tài liệu đào tạo liên quan đến đánh giá hiệu

STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH

NHIỆM

PHỐI HỢP

GIÁM SÁT/

KIỂM

THỜI GIAN THỰC

TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU

3 Một số mẫu biểu trong quá trình triển khai xây dựng đánh giá hiệu quả công việc3.1 PHIẾU ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG NĂNG LỰC TỔ CHỨC

PHIẾU ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG NĂNG LỰC TỔ CHỨC

Phát triển nguồn nhân lực là một trong những vấn đề quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự pháttriển bền vững cho bất kỳ tổ chức nào Để có hiệu quả về lâu dài, các hoạt động phát triển nguồn nhân lực cần dựa trên một

chiến lược rõ ràng, phù hợp với điều kiện thực tế và mục tiêu của tổ chức

Phiếu điều tra này nhằm mục đích thu thập thông tin tổng hợp về tình hình hiện nay của cơ quan anh/chị để làm căn cứ xâydựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho phù hợp Chất lượng kế hoạch và chính sách đề xuất phụ thuộc không nhỏ vàonhững thông tin đầu vào mà anh/ chị cung cấp Câu trả lời các anh/ chị cung cấp sẽ được các tư vấn trực tiếp tiếp nhận,

không có tên người trả lời và thông tin đánh giá cá nhân sẽ không được tiết lộ cho bất cứ ai Vì vậy, mong anh/ chị đưa ranhững nhận định khách quan, trung thực về tình hình đơn vị mình hiện nay

Xin anh/ chị trả lời bằng cách chọn và khoanh tròn vào:

- Số 1 nếu anh/ chị hoàn toàn không đồng ý với nhận định nêu ra

- Số 5 nếu anh/ chị hoàn toàn đồng ý với nhận định nêu ra

- Nếu đồng ý với nhận định nêu ra ở một mức độ nhất định, khoanh số 2, 3 hoặc 4 tùy theo sự đánh giá của mình, hoặc

kb nếu không biết (phần tài chính)

Đối với những câu hỏi đúng - sai, xin anh/ chị đánh dấu (x) bên cạnh ngay sau chữ đúng hoặc sai theo đúng thực tế khách

quan ở cơ quan mình

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của anh/ chị!

1 QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Lập kế hoạch nhân sự

Ở đơn vị tôi:

1 Nhân sự được bố trí phù hợp với chuyên môn đào tạo và năng lực sở trường 1 2 3 4 5

2 Có kế hoạch nhân sự phù hợp với chức năng nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức 1 2 3 4 5

Tuyển dụng, sử dụng nhân sự

Đơn vị tôi:

5 Có quy trình tuyển dụng cán bộ giảng viên rõ ràng, công khai 1 2 3 4 5

6 Thực hiện tuyển dụng theo đúng chính sách và quy trình tuyển dụng 1 2 3 4 5

7 Những người phụ trách công tác tuyển dụng được đào tạo đầy đủ kỹ năng tuyển dụng cần

8 Tất cả các vị trí công tác đều có bản mô tả công việc cụ thể Đúng  Sai 

9 Có tài liệu hướng dẫn về tổ chức và chính sách nhân sự cho mọi người Đúng  Sai 

Đào tạo và Phát triển nhân sự

Đơn vị tôi:

10 Có chính sách đào tạo cụ thể và phổ biến rộng rãi cho mọi người 1 2 3 4 5

12 Khuyến khích cá nhân học tập, nâng cao trình độ (khen thưởng những người chịu khó học,

tạo điều kiện thời gian, hỗ trợ kinh phí )

13 Khuyến khích nhân viên áp dụng kiến thức đã học vào công việc 1 2 3 4 5

14 Công tác đào tạo được thực hiện dựa trên nhu cầu của tổ chức, chứ không chỉ dựa vào các 1 2 3 4 5

khoá đào tạo sẵn có trên thị trường (hoặc được tài trợ)

16 Những người đã được đào tạo áp dụng kiến thức vào thực tiễn và nâng cao hiệu quả công

18 Có tổ chức đánh giá hiệu quả của các khoá đào tạo một cách chính thức và hệ thống Đúng  Sai 

19 Mọi người có kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp với kế hoạch phát triển của tổ chức Đúng  Sai 

Đánh giá kết quả công việc

Ở đơn vị tôi:

20 Cán bộ quản lý thực hiện đánh giá kết quả công việc theo định kỳ 1 2 3 4 5

21 Tiêu chí đánh giá kết quả công việc phù hợp với tính chất của từng loại công việc 1 2 3 4 5

22 Việc đánh giá kết quả công việc của mỗi cá nhân được thực hiện dựa trên sự so sánh kết quả

cá nhân đạt được và mục tiêu công việc cụ thể đã giao

23 Thông tin đánh giá kết quả công việc của mỗi cá nhân đã giúp họ nhận ra điểm yếu và chỉ ra

nhu cầu đào tạo, học tập

28 Người lao động thấy rõ mối quan hệ giữa lương thưởng, phúc lợi và kết quả công việc 1 2 3 4 5

29 Có sự công bằng tương đối trong thu nhập (giữa mức độ phức tạp của công việc, đóng góp cá

nhân và thu nhập của họ)

Tổ chức công việc và cơ cấu tổ chức

34 Việc phân định trách nhiệm quyền hạn cho các bộ phận và cá nhân hợp lý, phù hợp với yêu

cầu công việc

37 Cán bộ, giảng viên được ra quyết định theo đúng quyền hạn được phân cấp 1 2 3 4 5

2 QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI CHÍNH

Cơ sở vật chất

Ở đơn vị tôi:

38 Trụ sở làm việc và các dịch vụ hỗ trợ (như điện, nước và các dịch vụ khác) đáp ứng được

nhu cầu công việc

39 Tổ chức quản lý (bao gồm cả duy trì, bảo dưỡng) cơ sở vật chất kỹ thuật có hiệu quả 1 2 3 4 5

40 Ngân sách dành cho việc duy trì và bảo dưỡng cơ sở vật chất hiện nay đáp ứng được nhu cầu 1 2 3 4 5

Kỹ thuật, công nghệ

Ở đơn vị tôi:

41 Kế hoạch quản lý và đổi mới công nghệ được tiến hành đầy đủ 1 2 3 4 5

43 Nhìn chung trình độ kỹ thuật công nghệ của đơn vị đảm bảo cho đơn vị thực hiện được các

chức năng nhiệm vụ được giao

44 Công nghệ thông tin của đơn vị được khai thác và sử dụng hiệu quả 1 2 3 4 5

Các liên kết thông tin điện tử

Đơn vị tôi:

56 Cán bộ lãnh đạo quan tâm tới việc thực hiện tốt các nhiệm vụ chính 1 2 3 4 5

58 Nhân viên sẵn sàng bày tỏ ý tưởng mới với những người có trách nhiệm 1 2 3 4 5

59 Cán bộ nhân viên luôn được cung cấp đầy đủ thông tin về các hoạt động của đơn vị 1 2 3 4 5

60 Thực hiện dân chủ trong quản lý, ban lãnh đạo chủ chốt đoàn kết nhất trí và phối hợp tốt

trong công việc

66 Cán bộ nhân viên nắm được các mục tiêu chiến lược của đơn vị 1 2 3 4 5

68 Chiến lược đã làm rõ các thứ tự ưu tiên trong thực hiện công việc 1 2 3 4 5

69 Việc ra các quyết định quản lý được thực hiện dựa trên chiến lược 1 2 3 4 5

70 Các mục tiêu kế hoạch rõ ràng và đã chỉ ra định hướng hoạt động cho các cá nhân trong đơn

72 Có tuyên bố sứ mệnh/ tôn chỉ mục đích hoạt động chính thức Đúng  Sai 

74 Có quy trình phân tích môi trường hoạt động để nhận rõ cơ hội và thách thức Đúng  Sai 

Truyền đạt thông tin và giao tiếp trong tổ chức

Ở đơn vị tôi:

78 Nhân viên dễ dàng tiếp cận và giao tiếp với những người trong tổ chức để thực hiện công việc

được giao

82 Có qui định trách nhiệm chia sẻ thông tin /tài liệu đối với những người được cử đi họp hoặc đi

học

4 QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH DỰ ÁN

Ở đơn vị tôi:

83 Mỗi chương trình/ dự án đều có kế hoạch thực hiện, có gắn với ngân sách 1 2 3 4 5

84 Các chương trình, dự án đều nhất quán với nhu cầu và ưu tiên chiến lược của đơn vị 1 2 3 4 5

85 Cán bộ nhân viên hợp tác tốt với nhau để cung cấp các dịch vụ theo đúng chức năng của đơn vị

mình trong thực hiện dự án

87 Việc ghi chép tài chính của từng dự án được thực hiện đầy đủ, rõ ràng 1 2 3 4 5

89 Trong quá trình giám sát chương trình, dự án, vai trò và trách nhiệm của từng người được nêu

91 Có đủ các mối quan hệ chính thức và không chính thức cần thiết phù hợp với sứ mệnh và mục

tiêu của tổ chức

93 Các mối quan hệ với các tổ chức khác mang lại ý tưởng và nguồn lực mới cho đơn vị 1 2 3 4 5

94 Khách hàng hài lòng với số lượng và chất lượng dịch vụ mà đơn vị cung cấp 1 2 3 4 5

3.2 BẢN ĐỒ CHIẾN LƯỢC

Tỷ lệ

% hoàn thành KPI

Kết quả đánh giá

Ghi chú Nhóm Thành

phần

Kế hoạch

Thực hiện

TGĐ đánh giá

HDQT đánh giá

I Tài chính

F1 F2

II Khách hàng

C1 C2 C3

III Hoạt động

-Quy trình

P1 P2

IV Học hỏi -Phát triển

L1 L2