gaio an

Vùng làm việc: cửa sổ bảng tính - Hiển thị một phần bảng tính với những đờng kẻ lới phân cách các ô.. Các nhãn hàng, nhãn cột: - Hiện các tên cột và các số thứ tự dòng của bảng tính.. Tê

Bài 1

Phần 1: Giới thiệu Excel

I- Các thao tác với bảng tính:

1 Thanh công thức:

- Hiển thị toạ độ (địa chỉ), nội dung của ô hiện hành Nếu ô hiện hành chứa kết quả

của một phép tính, công thức của phép tính đó sẽ đợc hiện lên cho phép thay đổi, sửa chữa

2 Thanh trạng thái:

- Thông báo các chế độ hoạt động của bàn phím: Numlock, Caplock

- Thông báo các chế độ làm việc của Excel:

+ Ready: Sẵn sàng chờ nhập dữ liệu hoặc thực hiện lệnh

+ Edit: Chế độ chỉnh sửa dữ liệu

+ Point: Tham chiếu đến một địa chỉ ô

+ Enter: Đang nhập dữ liệu vào ô

3 Vùng làm việc: (cửa sổ bảng tính)

- Hiển thị một phần bảng tính với những đờng kẻ lới phân cách các ô

4 Con trỏ ô:

- Trong mọi thời điểm luôn tồn tại một con trỏ ô Con trỏ ô có thể di chuyển khắp bảng tính, dùng chỉ ra ô sẽ chịu tác động bởi các lệnh của Excel Ô có con trỏ gọi là ô hiện hành, địa chỉ và nội dung ô hiện hành luôn hiện trên thanh công thức

5 Các nhãn hàng, nhãn cột:

- Hiện các tên cột và các số thứ tự dòng của bảng tính Cho phép ngời sử dụng dựa vào đó xác định chính xác địa chỉ các ô

6 Tên bảng tính:

- Hiện tên các bảng tính, cho phép thay đổi tên bảng, xoá bảng, di chuyển qua lại giữa các bảng tính

II- Cấu trúc bảng tính:

- Một Workbook gồm nhiều nhất 255 bảng tính (ngầm định là 3) Mỗi Workbook

đợc lu trên đĩa dới một file có đuôi XLS

2 Bảng tính: (Sheet)

- Một bảng tính gồm các ô, hàng, cột Cho phép nhập dữ liệu và thực hiện các yêu cầu tính toán

3 Cột: (Column)

- Tập hợp các ô trong bảng tính đợc liệt kê theo chiều dọc Có tổng cộng 256 cột trong một bảng Mỗi cột đợc gán một tên theo thứ tự chữ cái (A - Z, AA - AZ, BA - BZ, IV).

4 Hàng: (Row)

- Hàng là một tập hợp các ô theo chiều ngang Có tổng cộng 65536 hàng trong một bảng tính Mỗi hàng đợc gán một số thứ tự từ 1 đến 65536

5 Ô: (Cell)

- Ô là giao điểm giữa hàng và cột Mỗi ô có một địa chỉ duy nhất đợc xác định bởi tên cột và số thứ tự hàng

III- Các kiểu dữ liệu:

1 Kiểu số:

- Là kiểu dữ liệu đợc sử dụng chủ yếu trong bảng tính, bao gồm:

+ Các kí số: 0 - 9

+ Các dấu + , - , chấm (.), phẩy (,)

2 Kiểu chữ: (văn bản, chuỗi)

- Dùng thể hiện văn bản trong bảng tính, bao gồm tất cả các kí tự: 0 - 9, a - z

3 Kiểu ngày, giờ:

- Dùng quản lí những thông tin về thời gian Kiểu ngày, giờ phải đợc nhập theo dạng thức đã lựa chọn trong Control Panel của Windows Nếu nhập không đúng, Excel

sẽ tự động chuyển sang kiểu chuỗi

4 Kiểu công thức:

- Phải bắt đầu bởi dấu = hay +

- Kết quả công thức đợc hiển thị trong ô, bản thân công thức sẽ xuất hiện trên thanh công thức

- Một công thức bao gồm các toán tử và các toán hạng

a) Toán hạng:

- Bao gồm các dữ liệu kiểu số, kiểu chuỗi, (phải đặt trong cặp nháy kép), kiểu

ngày, giờ, địa chỉ ô, các hàm

b) Toán tử:

- Toán tử tính toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa): dùng với dữ liệu kiểu số.

- Toán tử liên kết: & (dùng liên kết chuỗi)

- Toán tử so sánh: = , <> , > , < , >= , <= : trả về một trong hai giá trị: đúng

(TRUE), sai (FALSE).

IV- Các kiểu tham chiếu:

- Việc một ô sử dụng giá trị của một ô khác thông qua địa chỉ trong công thức gọi

là công thức Ô chứa giá trị là ô nguồn, ô sử dụng giá trị là ô đích

1 Tham chiếu tơng đối: (A1)

- Là tham chiếu mà trong đó địa chỉ ô nguồn thay đổi tơng ứng với vị trí ô đích khi sao chép công thức trong ô đích tới vị trí mới

2 Tham chiếu tuyệt đối: ($A$1)

- Là tham chiếu mà trong đó địa chỉ ô nguồn vẫn không thay đổi khi sao chép công thức trong ô đích tới vị trí mới

3 Tham chiếu hỗn hợp:

- Tuyệt đối cột, tơng đối hàng: ($A1)

- Tơng đối cột, tuyệt đối hàng: (A$1)

- Là tham chiếu mà trong đó địa chỉ ô nguồn chỉ thay đổi tơng ứng theo hàng hoặc theo cột với vị trí ô đích khi sao chép công thức trong ô đích tới vị trí mới

Phần 2: Các thao tác với bảng tính

I- Di chuyển trong bảng tính và giữa các bảng tính:

1 Trong bảng tính:

- Lên một màn hình: Page Up

- Xuống một màn hình: Page Down

- Sang phải một màn hình: Alt + Page Down

- Sang trái một màn hình: Alt + Page Up

- Tới ô đầu hàng: Home

- Tới ô đầu tiên của bảng tính (ô A1): Ctrl + Home.

2 Giữa các bảng tính:

- Tới bảng tính kế tiếp: Ctrl + Page Down

- Tới bảng tính trớc: Ctrl + Page Up

II- Chọn các ô trong bảng tính:

1 Bằng chuột:

- Chọn một vùng: Kéo chuột trên vùng muốn chọn

- Chọn các hàng, các cột: Kéo chuột trên các nhãn hàng, nhãn cột cần chọn

- Chọn cả bảng tính: Nhấp chuột vào giao điểm giữa các nhãn hàng và nhãn cột

2 Bằng bàn phím:

- Một vùng: Giữ Shift trong khi sử dụng các phím mũi tên để xác định vùng chọn

- Một hàng: Shift + Spacebar

- Một cột: Ctrl + Spacebar

- Cả bảng: Ctrl + A

III- Sao chép, chuyển dữ liệu:

1 Cách một:

- Chọn các ô muốn sao chép hoặc chuyển

- Thực hiện một trong các cách:

+ Mở menu Edit, chọn Copy để sao chép, chọn Cut để chuyển

+ Nhấn chuột vào nút Copy hoặc Cut trên thanh công cụ

+ Bấm Ctrl + C để sao chép hoặc Ctrl + X để di chuyển

- Đa con trỏ ô tới vùng muốn dán dữ liệu, chọn một trong các cách:

+ Bấm Enter

+ Thực hiện Edit / Paste

+ Nhấn nút Paste trên thanh công cụ

+ Bấm Ctrl + V

2 Cách hai:

- Chọn các ô cần thao tác

- Đa trỏ chuột tới đờng viền của vùng sao cho con trỏ biến thành hình mũi tên

- Kéo vùng đã chọn tới vị trí mới để di chuyển, giữ thêm Ctrl để sao chép

IV- Điền dữ liệu:

1 Điền thông thờng:

- Chọn ô chứa thông tin cần điền (ô nguồn).

- Đa trỏ chuột tới góc dới bên phải ô cho đến khi nó biến thành hình chữ thập

- Giữ chuột và kéo đến hết vùng cần điền

- Nhả chuột

2 Điền với dữ liệu tăng hoặc giảm:

- Nhập giá trị đầu tiên của dãy cần điền vào ô thứ nhất, giá trị tiếp theo vào ô thứ hai

- Chọn cả hai ô (lu ý ô hiện hành phải là ô thứ nhất, có màu trắng).

- Giữ chuột và kéo đến hết vùng cần điền.

- Nhả chuột

V- Xoá, sửa dữ liệu:

1 Xoá:

- Chọn vùng chứa dữ liệu cần xoá

- Bấm Delete hoặc chọn Clear từ menu Edit Nếu chọn Clear thì xuất hiện menu con, tại đó chọn:

+ All: Xoá tất cả

+ Format: Xoá định dạng

+ Contents: Xoá nội dung

+ Notes: Xoá ghi chú

2.Sửa:

- Bấm F2 hoặc nhấp đúp chuột vào ô cần sửa

- Tiến hành sửa dữ liệu

- Kết thúc sửa bằng bấm Tab, Enter

VI- Chèn ô, hàng, cột:

- Chọn vùng cần chèn

- Menu Insert chọn:

+ Columns: Chèn cột

+ Rows: Chèn hàng

+ Cells: Chèn ô, xuất hiện hộp thoại Insert, tại đây chọn:

- Shift cells right: Chèn ô mới bằng cách đẩy các ô cũ sang phải

- Shift cells down: Chèn ô mới bằng cách đẩy các ô cũ xuống dới

- Entire row: Chèn cả hàng và đẩy các hàng cũ xuống dới

- Entire column: Chèn cả cột và đẩy các cột cũ sang phải

VI- Xoá ô, hàng, cột:

- Chọn vùng cần xoá

- Thực hiện Edit / Delete, xuất hiện hộp thoại Delete, chọn:

- Shift cells left: Xoá vùng chọn và kéo các ô bên phải về

- Shift cells up: Xoá vùng chọn và kéo các ô ở dới lên

- Entire row: Xoá cả hàng

- Entire column: Xoá cả cột

Phần 3: Định dạng bảng tính

I- Thay đổi độ rộng cột, chiều cao hàng:

1 Cách một:

- Đa chuột vào đờng phân cách bên phải nhãn cột hoặc bên dới nhãn dòng Kéo chuột để thay đổi

2 Cách hai:

- Thay đổi độ rộng cột: Chọn các cột cần thay đổi Thực hiện Format / Column / Width Nhập vào độ rộng mới, nhấn OK

- Thay đổi chiều cao hàng: Chọn các hàng cần thay đổi Thực hiện Format / Row / Height Nhập vào chiều cao mới, nhấn OK

II- Đặt màu nền:

- Chọn vùng cần đặt màu

- Thực hiện Format / Cells hoặc bấm Ctrl + 1 Xuất hiện hộp thoại, chọn tab Patterns Chọn một màu trong Color OK

III- Vẽ khung:

- Chọn các ô muốn vẽ khung

- Thực hiện Format / Cells, chọn tab Border

+ Style: Chọn kiểu đờng kẻ

+ Color: Chọn màu đờng kẻ

+ Các nút còn lại dùng để vẽ khung

IV- Định dạng số:

- Chọn vùng cần định dạng

- Thực hiện Format / Cells, tab Number

- Chọn một kiểu định dạng trong khung Category (có thể xem ví dụ mẫu trên dòng Sample).

V- Định dạng văn bản:

- Chọn vùng cần định dạng

- Thực hiện Format / Cells, tab Font

- Chọn font chữ thích hợp trong khung Font

- Thay đổi cỡ chữ trong khung Size

- Trong khung Font Style, chọn:

+ Regular: Kiểu chữ bình thờng

+ Italic: Kiểu chữ nghiêng.

+ Bold: Kiểu chữ đậm

+ Bold Italic: Vừa đậm vừa nghiêng

- Trong hộp Underline, chọn:

+ Single: Gạch chân nét đơn

+ Double: Gạch chân nét đôi

- Chọn màu chữ trong hộp Color

- Strikethrough: Gạch ngang văn bản

- Superscript: Chỉ số trên

- Supscript: Chỉ số dới

- Nhấn OK

VI- Canh dữ liệu trong ô:

- Chọn vùng cần canh

- Thực hiện Format / Cells, tab Alignment

- Chọn trong hộp Horizontal:

+ General: Thông thờng

+ Left: Căn trái dữ liệu

+ Center: Căn giữa

+ Right: Căn phải

+ Fill: Lặp lại dữ liệu đến khi đầy ô

+ Justify: Trải dữ liệu đến hết chiều rộng ô

+ Center across selection: Căn giữa dữ liệu trong khoảng ô lựa chọn

- Trong hộp Vertical, chọn:

+ Top: Căn dữ liệu sát đỉnh ô

+ Center: Căn giữa ô theo chiều dọc

+ Bottom: Căn sát đáy ô

+ Justify: Trải dữ liệu hết chiều cao ô

- Chọn hớng thể hiện dữ liệu trong khung Orientation

- Chọn Wrap text để điều khiển việc xuống dòng của dữ liệu khi chiều dài dữ liệu vợt quá độ rộng ô

- Chọn Shrink to fit để co dữ liệu lại cho vừa chiều ngang ô

- Chọn Merge Cells để nối các ô đợc chọn thành một ô duy nhất

- Nhấn OK

Bài tập 1

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

oOo Bảng kê phân bố hàng hoá

Đơn Quốc doanh Tập thể T nhân Cộng STT Tên hàng giá Số Thành Số Thành Số Thành thành Tỷ lệ

lợng tiền lợng tiền lợng tiền tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

Tổng thành tiền (12) 46100 34600 21200 101900

Tỷ lệ (13) 45.24% 33.95% 20.80% 100%

Yêu cầu thực hiện:

1- Tính toán số liệu trên các cột (5), (7), (9), (10), (11) nh sau:

- Thành tiền = đơn giá x số lợng.

- (10) = (5) + (7) + (9)

- Tỷ lệ = Cộng thành tiền của từng mặt hàng so với tổng thành tiền của tất cả mặt hàng.

2- Tính toán số liệu trên các dòng (12), (13) nh sau:

- Tổng thành tiền của các loại: Cơ quan quốc doanh, đơn vị tập thể, t nhân.

- Tỷ lệ = tổng thành tiền của từng loại so với tổng thành tiền của tất cả các loại.

Bµi tËp 2

C«ng ty th¬ng m¹i Céng hßa x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam

vµ c«ng nghÖ tin häc 1 §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

B¶ng thèng kª gi¸ nhËp c¸c mÆt hµng

Tû gi¸ dollar: 13059 VND

tÝnh

Sè lîng §¬n gi¸

(USD)

Thµnh tiÒn (USD)

Thµnh tiÒn (VND)

2 M¸y tÝnh COMPAQ C¸i 95 1029

3 M¸y tÝnh ACER C¸i 50 1125

4 M¸y in laser HP C¸i 130 609

5 M¸y in LQ EPSON C¸i 60 789

6 M¸y in phun EPSON C¸i 45 699

7 M¸y Server COMPAQ C¸i 15 3229

8 M¸y Server ACER C¸i 20 3435

9 Card mµn h×nh SVGA C¸i 300 35

14 Mµn h×nh SVGA C¸i 300 269

Ngµy 15 th¸ng 03 n¨m 1998

Ngêi lËp biÓu

* Yªu cÇu tÝnh to¸n:

- Thµnh tiÒn(USD)=§¬n gi¸(USD)*Sè lîng

- Thµnh tiÒn(VND)=Thµnh tiÒn(USD)*Tû gi¸ dollar