Quản trị dự án phần 4 lap kh va cong cu lap KH

Một hệ thống văn bản thể hiện mục tiêu, sản phẩm của dự án, các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong từng giai đoạn của kỳ kế hoạch, ph ương án sử dụng các nguồn lực để đảm bảo thực hiện đ ư

lập kế hoạch dự án

hiện dự án

án (Chia nhỏ công việc, Biểu đồ Gantt)

kế hoạch là Gè?

Một hệ thống văn bản thể hiện

mục tiêu, sản phẩm của dự án,

các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong

từng giai đoạn của kỳ kế hoạch,

ph ương án sử dụng các nguồn lực

để đảm bảo thực hiện đ ược các

mục tiêu, đáp ứng đầy đủ những

ràng buộc của dự án

Bản đồ đ ường đi của dự án

Tại sao phải lập kế hoạch dự án

hành

tiêu của dự án

đạo và điều hành thực hiện dự án

và đánh giá việc thực hiện dự án

Hậu quả của việc lập kế hoạch kém

 Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức trách, nhiệm vụ, thời gian cho từng công việc, );

 Thiếu căn cứ để kiểm tra, giám sát;

 Khó chỉ đạo điều hành

 Không huy động đư ợc các nguồn lực cho dự án, nhất là nguồn lực tài chính;

 Không đảm bảo các ràng buộc về tiến độ, ngân sách và chất luợng kỹ thuật;

 Khó (hoặc không thể) tổ chức phối hợp với các đơn vị có liên quan

Khi nào lập kế hoạch dự án

KH toàn bộ dự án: Lập ngay sau khi

dự án bắt đầu khởi động;

KH năm: Lập KH năm thứ nhất cùng

với kế họach toàn bộ dự án Lập KH

của các năm sau lập trư ớc 15 - 30

ngày khi b ước sang năm sau

KH quý: Lập KH quý 1 của năm 1

cùng với KH dự án và KH năm thứ

nhất Lập KH các quý sau trước 15 -

30 ngày khi b ươc sang quý sau

đáp ứng

Quyết

định kế hoạch

Các bƯớc

lập kế hoạch dự án

trung hạn

nghiệp (đầu ra cụ thể)

cụ thể

động các đầu vào để thực hiện các họat động

trách nhiệm thực hiện và giám sát;

CÁC néi dung cÇn thÓ hiÖn

hiÖn, kÕt thóc vµ ph©n c«ng thùc hiÖn (KÕ ho¹ch

c«ng t¸c)

1 Kế hoạch công tác

 Kế hoạch công tác của dự án (theo định

nghĩa của UNDP) chỉ ra những hoạt động nào cần phải đ ư ợc thực hiện bởi ai, vào thời gian nào để tạo ra từng kết quả và toàn bộ các kết quả cần thiết của dự án để đạt đ ược từng mục tiêu của dự án.

Mẫu Kế hoạch công tác

Lập kế hoạch tổ chức khoá đào tạo QLDA tại Nghệ an

Ng ời phụ Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 trách T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4

1.1 Chuẩn bị bài giảng Đ/c Chan

1.1.1 CB ch ơng trình

1.1.2 Làm việc với giáo viên

1.1.3 Chuẩn bị bài giảng

2 Lập dự toán chi tiêu cho dự án

giá trị (bằng tiền) các yếu tố đầu vào cần thiết

để thực hiện các hoạt động của dự án trong kỳ

kế hoạch

 B =

 Dự toán chi tiêu cho toàn bộ dự án;

 Dự toán chi tiêu cho từng đơn vị công tác;

 Dự toán chi tiêu cho từng năm của dự án;

 Dự toán chi tiêu cho từng quý của dự án.





n i

Bi

1

Mẫu lập Kế hoạch chi tiêu dự án (1)

Khoản mục chi tiêu Quý I Quý II Quý III Cộng chi

SL Đơn gía Thành tiền SL Đơn gía Thành tiền SL Đơn gía Thành tiền

1 Chi cho Hoạt động 1

1.1 Chi VPP 10 30000 300000 10 30000 300000 600000 1.2 Chi Họp 20 50000 1000000 20 50000 1000000 2000000

0

Mẫu lập Kế hoạch tài chính (2)

Khoản

chi

Số lượng

ịnh

Định mức

Kinh phí

Tổng số

Trong đó

Nhà tài trợ

Khác

Ghi chú

đơn vị công tác nhỏ hơn

để phân công cho một trong các đơn vị tham gia thực hiện.

tư¬ng xøng víi nhau.

(kh«ng qu¸ tØ mÈn/ kh«ng qu¸ kh¸i qu¸t)

Các b Ước tiến hành phÂN CHIA Dự

áN THàNH CáC CôNG VIệC NHỏ

B ớc 1: Chia dự án thành các đơn vị công tác cấp 1:

Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học về QLDA thành:

T/c khoá học

Chuẩn bị

bài giảng

Chuẩn bị t/c và vật chất

Chuẩn bị học viên

Tổ chức khoá học

Các b Ư ớc phÂN CHIA Dự áN THàNH CáC CôNG VIệC Nhỏ

B ớc 3: Chia các công việc cấp 2 thành các đơn vị công tác cấp

3, chẳng hạn: Chia việc giảng thành các công việc nhỏ:

1.4.3 Giảng

1.4.3.1 Giảng phần 1 1.4.3.2 Giảng phần 2 1.4.3.3 Giảng phần 3

B ớc 4: Tiếp tục cho đến khi có đ ược tập hợp các công việc

thích hợp cho toàn bộ dự án (hoặc công việc)

T¸c dông cña kü thuËt ph©n chia

Dù ¸N THµNH C¸C C«NG VIÖC nhá

qu¸t c¸c c«ng viÖc ph¶i thùc

chøc c«ng t¸c qu¶n lý dù ¸n mét c¸ch khoa häc;

¸n vµ chi phÝ bé phËn

Biểu đồ gantt

Thực chất:

Biểu đồ GANTT là một bảng (sơ đồ)

thể hiện các công việc của một dự án

sẽ theo thời gian

Có thể kết hợp trỡnh bày thời gian bắt

đầu, kết thúc cho từng công việc,

người tham gia, nguồn lực cơ bản

được sử dụng, trong biểu đồ Gantt

thời gian kết thúc của dự án và của các hoạt động

ứng dụng của Biểu đồ gantt

việc, và ng ười chịu trách nhiệm về công việc

án.

công tác trong từng giai đoạn (thời kỳ) thực hiện.

điều hành.

Mẫu Kế hoạch công tác

Lập kế hoạch tổ chức khoá đào tạo QLDA tại Nghệ an

Ng ời phụ Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 trách T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4

1.1 Chuẩn bị bài giảng Đ/c Chan

1.1.1 CB ch ơng trình

1.1.2 Làm việc với giáo viên

1.1.3 Chuẩn bị bài giảng

BàI tập trên lớp

Vận dụng công cụ WBS và biểu đồ GANTT, xây dựng

kế hoạch công tác cho hoạt động sau đây:

 đề số 1: Tổ chức đấu thầu gói thầu mua sắm thiết bị

đồng bộ trị giá 4 tỷ đồng Hạn ngày 28/10/2012 phải

ký xong hợp đồng đấu thầu trong nư ớc rộng rãi.

 đề số 2: Tổ chức đấu thầu gói thầu tuyển chọn t ư vấn

“đào tạo 100 điều phối viên dự án” cho các dự án của UNDP tại Việt Nam Hạn ngày 15/10/2012 phải ký

xong hợp đồng đấu thầu trong n ước rộng rãi.

• LËp theo tõng ®Çu c«ng viÖc cña toµn bé dù ¸n:

• LËp theo thêi gian tõng th¸ng, quý, tõng n¨m;

• K t h p ết hợp ợp

LẬP DỰ TOÁN TỪ TRÊN XUỐNG

(TOP-DOWN BUDGETTING)

• Là phương pháp lập dự toán dựa trên ý kiến của cán bộ quản lý cấp trên (hoặc của chủ đầu tư) về lượng vốn đầu tư và cơ cấu vốn đầu tư.

• Các bước tiến hành:

– Bước 1: Quản lý cấp cao (hoặc chủ đầu tư) tính toán và đưa ra mức vốn

đầu tư cho dự án và cơ cấu vốn đầu tư (cố định) dựa trên kinh nghiệm, nhận định của họ về việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức;

– Bước 2: Các cán bộ chuyên môn và chức năng của dự án (tổ chức) cụ thể

hoá dự toán các nội dung chi tiết các cấu phần và toàn bộ dự án đảm bảo không vượt quá tổng vốn đầu tư dự án và các dòng ngân sách thuộc kết cấu đầu tư

– Bước 3: Các cán bộ từng hợp phần dự án (cấp dưới) chi tiết hoá các

khoản mục chi tiêu dự án thành các khoản mục chi tiêu nhỏ hơn, nhưng phải đảm bảo không vượt quá tổng mức (cố định) của dòng ngân sách dành cho các khoản mục này

LẬP DỰ TOÁN TỪ TRÊN XUỐNG

LẬP DỰ TOÁN TỪ DƯỚI LÊN

(BOTTOM UP BUDGETTING)

• Đây là phương pháp dự kiến ngân sách dự án đầu tư được thực hiện theo phương thức: bắt đầu dự kiến các chi phí đầu tư từ cấp quản lý thấp nhất lên cấp cao hơn và cuối cùng là tổng hợp toàn bộ ngân sách

dự án.

• Các bước tiến hành:

– Bước 1: Quản lý cấp cao nhất (chủ đầu tư) đưa ra các mục tiêu dự án để định hướng

hoạt động lập dự toán

– Bước 2: Mỗi cán bộ quản lý dự án được yêu cầu xác định đề xuất ngân sách cho

phần công việc của mình trong dự án nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã

đề ra trên đây

– Bước 3: dựa vào các đề xuất chi tiêu trên, các cán bộ chuyên môn và cán bộ chức

năng xem xét, chuẩn bị dự toán cho từng hợp phần dự án

– Bước 4: Cán bộ quản lý dự án cao nhất tổng hợp lại toàn bộ dự kiến ngân sách của

các hợp phần dự án do các cấp thấp hơn trình lên, hợp nhất và chuyển thành dự toán ngân sách cả dự án

LẬP DỰ TOÁN TỪ DƯỚI LÊN (BOTTOM UP BUDGETTING)