Giáo trình Quản trị dự án 2013

+ Những điểm khác biệtHoạt động kinh doanh thường xuyên Hoạt động dự án kinh doanh - Nhiệm vụ có tính lặp đi, lặp lại liên tục - Sản phẩm hàng hóa, dịch vụ được sản xuất và cung cấp ra t

CHƯƠNG 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1.1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN

1.1.1 Khái niệm về dự án và dự án kinh doanh

1.1.1.1 Khái niệm về dự án

a Về hình thức: Dự án là một tập hồ sơ gồm tài liệu, trong đó trình bày một cách

chi tiết và hệ thống các hoạt động v ới các nguồn lực và chi phí theo một kế hoạchnhằm thực hiện mục tiêu xác định trong một thời hạn ấn định

b Về nội dung:

Theo nghĩa “tĩnh”, dự án được hiểu là một hình tượng về một tình huống

(một trạng thái) mà ta muốn đạt tới trong tương lai

Theo nghĩa “động”, dự án là một hoạt động đặc thù được thực hiện có mục

đích, có phương pháp và định tiến với các phương tiện và nguồn lực đã cho nhằmtạo nên một thực tế mới

- Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm haymột dịch vụ duy nhất

- Dự án là điều người ta có ý định làm hay đặt kế hoạch cho một ý đồ, mộtquá trình hành động,… Dự án là một nỗ lực tổng hợp bao gồm các nhiệm vụ cóliên quan với nhau được thực hiện trong giới hạn về thời gian, ngân sách và vớinhững mục tiêu được định nghĩa rõ ràng Dự án cũng là một tập hợp có tổ chứccủa các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêngbiệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác địnhtrước

- Dự án là một tổng thể các chính sách, các hoạt động và các chi phí liênquan với nhau được hoạch định nhằm đạt mục tiêu nhất định trong một thời hạn ấnđịnh.

d Các nhận xét rút ra từ khái niệm trên:

+ Dự án là một loạt các nhiệm vụ và hoạt động với một phạm vi được giớihạn

+ Dự án có một sản phẩm được xác định rõ ràng, có tính chất nhất thời, vớicác đặc điểm, mục đích và mục tiêu cụ thể

+ Dự án có những nguồn lực sẵn có để thực hiện và nguồn lực này đượcgiới hạn cụ thể

+ Dự án luôn có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể

+ Dự án có sự khác biệt so với dự báo, kế hoạch, chương trình

1.1.1.2 Khái niệm về dự án kinh doanh

a Khái niệm về kinh doanh:

Theo bộ Luật doanh nghiệp, “Kinh doanh là việc thực hiện một, một số hoặc toàn bộ các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh l ợi” Có 3 loại

công việc kinh doanh thường gặp là kinh doanh sản xuất, kinh doanh thương mạ i

và kinh doanh dịch vụ Trong đó, kinh doanh sản xuất nghĩa là làm ra một hoặcvài loại sản phẩm rồi bán cho người tiêu dùng bằng cách bán trực tiếp cho họ hoặcbán gián tiếp qua người bán buôn hoặc người bán lẻ, hoặc cả hai Kinh doanhthương mại nghĩa là mua hàng từ người này bán lại cho người khác, mua ở chỗnày bán ở chỗ khác Kinh doanh dịch vụ nghĩa là đáp ứng những nhu cầu đượcphục vụ của con người, sản phẩm dịch vụ là những sản phẩm “vô hình”, quá trìnhsản xuất sản phẩm dịch vụ cũng đồng thời là quá trình tiêu dùng chúng

b Khái niệm về dự án kinh doanh

Dự án kinh doanh là dự án đầu tư trong lĩnh vực kinh doanh, nghĩa là dự

án được hình thành và triển khai trong lĩnh vực kinh doanh, với mục đích là hướng đến việc sinh lời.

Trong nền kinh tế quốc dân, có rất nhiều dự án đầu tư đã và đang được triểnkhai thực hiện song không phải tất cả đều là dự án kinh doanh, như các dự án xã

hội, phi lợi nhuận (ví dụ dự án xây trại trẻ mồ côi, nhà dưỡng lão cho những ngườigià không nơi nương tựa…) Trên thực tế, dự án kinh doanh thường được hìnhthành và triển khai thực hiện bởi các cá nhân và các tổ chức doanh nghiệp với mụcđích khởi sự kinh doanh hoặc phát triển doanh nghiệp thông qua hoạt động đầu tư

để tìm kiếm lợi nhuận Theo các h hiểu về kinh doanh nêu trên thì dự án kinhdoanh có thể là các dự án sản xuất, dự án thương mại, dự án dịch vụ hoặc kết hợpcác hoạt động kinh doanh này

c Phân biệt dự án kinh doanh với hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp

Xét trong phạm vi của một doanh nghiệp, hoạt động dự án và hoạt độngkinh doanh thường xuyên có những điểm tương đồng và những điểm khác biệt cụthể:

+ Điểm tương đồng:

- Đều là bộ phận cấu thành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mộtdoanh nghiệp nhất thiết phải có hoạt động kinh doanh thường xuyên để duy trì sựtồn tại, đồng thời phải không ngừng nâng cao chất lượng và mở rộng quy mô hoạtđộng để phát triển, do vậy cũng cần phải triển khai các dự án đầu tư Từ đó, hoạtđộng kinh doanh thường xuyên và hoạt động dự án đối với mỗi doanh nghiệp đều

- Các hoạt động tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh thường xuyên cũngnhư trong hoạt động dự án kinh doanh cũng đều tuân thủ các quy trình và nghiệp

vụ mang tính kỹ thuật thống nhất (như các hoạt động sản xuất, thương mại, tàichính, nhân sự…)

+ Những điểm khác biệt

Hoạt động kinh doanh thường xuyên Hoạt động dự án kinh doanh

- Nhiệm vụ có tính lặp đi, lặp lại liên

tục

- Sản phẩm hàng hóa, dịch vụ được sản

xuất và cung cấp ra thị trường với kh ối

lượng lớn (sản xuất hàng loạt ) trong

một thời kỳ

- Thời gian tiến hành gắn liền với thời

gian tồn tại của doanh nghiệp

- Môi trường làm việc tương đối ổn

- Thời gian tiến hành được xác định, cógiới hạn nhất định

- Môi trường làm việc thường xuyênthay đổi

- Các yếu tố thuộc hệ thống quản trịthường có sự thay đổi cho phù hợp vớitừng dự án

- Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Tóm lại, việc phân biệt giữa hoạt động kinh doanh thường xuyên với hoạt

động dự án trong mỗi doanh nghiệp mặc dù có tính chất tương đối song lại có ýnghĩa quan trọng đối với công tác quản trị dự án, giúp cho nhà quản trị có thể vậndụng những phương pháp quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyênvào công tác quản trị dự án, song phải thấy được tính đặc thù của nó xuất phát từnhững khác biệt giữa hai loại hoạt động này trong doanh nghiệp như đã nêu ở trên

1.1.2 Đặc điểm của dự án

Một dự án thường có năm đặc điểm là: (1) có mục tiêu xác định, (2) có thờigian xác định, (3) có tính sáng tạo, (4) có tính bất định và độ rủi ro cao, (5) hoạtđộng trong môi trường phức tạp

1.1.2.1 Dự án có mục tiêu xác định

Dự án luôn luôn nhằm đạt tới mục tiêu và kết quả cụ thể, được dự tínhtrước Đó có thể là mục tiêu dài hạn, mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trước mắt vàmục tiêu lâu dài, một mục tiêu cụ thể xác định hay một tập hợp mục tiêu Chúng

được xác định thông qua một hệ thống các chỉ tiêu kinh tế xã hội, biểu thị năng lựcsản xuất, quy mô kinh doanh hay hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và dự án.

Dự án sử dụng các nguồn lực có giới hạn như nguồn tài chính, nguồn lựcvật chất (máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu…), nguồn nhân lực và công nghệ cầnthiết cho dự án

Một dự án thực tế là sự đáp ứng một nhu cầu, là một giải pháp cho một vấn

đề cụ thể

1.1.2.2 Dự án có thời gian xác định (Vòng đời của dự án có giới hạn)

Vòng đời dự án tính từ khi hình thành, triển khai cho đến khi kết thúc là cógiới hạn về thời gian và đòi hỏi phải được tuân thủ nghiêm ngặt Bất kỳ dự án nàocũng có điểm xuất phát và điểm kết thúc cụ thể

Dự án có yêu cầu chặt chẽ về kết quả, chất lượng, chi phí và thời gian thựchiện dự án

Dự án thường có sự tham gia của nhiều cá nhân và tổ chức, hoạt động của

dự án liên quan đến nhiều ngành, đòi hỏi chuyên môn khác nhau, tồn tại các quanđiểm cũng không giống nhau Bởi vậy, nhà quản trị dự án cần phải dung hòa vàliên kết được các thành viên tạo lập êkíp làm việc thuận lợi và có hiệu quả

Thực tế đã xảy ra không ít các dự án bị trễ hạn và gây hậu quả không tốtcho các bộ phận có liên quan và ảnh hưởng đến chất lượng của dự án khi đưa vào

sử dụng trong thực tế sau này

1.2.2.3.Dự án có tính sáng tạo

Một dự án kinh doanh luôn là mới mẻ, trước đ ó chưa từng có, và do vậy đòihỏi phải có các quyết định và hành động sáng tạo, không có khuôn mẫu, tiền lệcho trước

Một dự án hoạch định các hoạt động kinh doanh cho tương lai do đó nóchứa đựng những yếu tố bất định, xuất hiện những rủi ro, không chắc chắn Chính

vì vậy cần tìm hiểu một cách thấu đáo những đặc tính vốn có của dự án kinhdoanh, nghiên cứu kĩ từng yếu tố của dự án, tránh những rủi ro không đáng có Đó

là những đòi hỏi không thể thiếu được đối với những nhà kinh doanh trong điềukiện hiện nay

Dự án được coi là các công cụ để các doanh nghiệp tiến hành các hoạt độngkinh doanh, do đó những dự án chứa đựng nhiều yếu tố cơ bản của quá trình kinhdoanh như là mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp nhằm giúp cho doanh nghiệptiến vào thị trường và lĩnh vực kinh doanh mới Doanh nghiệp cần đón trướcnhững thời cơ phát triển kinh tế, nắm bắt những cơ hội làm ăn lâu dài có lợi nhuậnlớn.

1.2.2.4 Dự án có tính bất định và độ rủi ro cao

Dự án liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức Đây cũng là mộthoạt động đòi hỏi phải thực hiện đến nơi đến chốn tất cả các hành động, quyếtđịnh và công việc Một dự án bao gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều lĩnhvực, có khi con số đầu công việc lên đến hàng trăm, hàng ngàn…mà tất cả đềuphải kết thúc bằng một kết quả cụ thể như giao nộp một sản phẩm, một kế hoạchhành động với các điều kiện thực hiện hiệu quả nhất Do vậy nó đòi hỏi nhữngquyết định đảm bảo hài hòa các yêu cầu, các chi phí và chấp nhận rủi ro

Các dự án thường được triển khai trong một môi trường hoạt động mà trong

đó luôn có những thay đổi và đầy nghi vấn Do vậy người điều hành dự án phảinắm bắt và am hiểu những biến đổi này để phân tích và ước lượng các rủi ro, chọnlựa các giải pháp cho một tương lai bất định, đảm nhận và dự kiến các phương ánkhắc phục rủi ro, có những phản ứng tích cực, kịp thời trước những biến đổi củamôi trường

1.1.2.5 Môi trường của dự án phức tạp

Một dự án được soạn thảo là kết quả tổng hợp của nhiều những biến cốkhác nhau như: tầm quan trọng của tiến bộ công nghệ, số lượng các loại kỹ thuật

và mức thành thạo chuyên môn cần thiết, số lượng các tác nhân có liên quan vàthái độ của họ: khách hàng, nhà cung ứng, nhà tài trợ…những đòi hỏi về giá cả vàthời hạn, tính phức tạp trong hệ thống điều hành…

Dự án đôi khi được thực hiện với nhiều mục đích khác biệt, thậm chí tráingược nhau như giảm chi phí để tăng lợi nhuận nhưng lại phải cải tạo môi trườngsinh thái bằng các biện pháp xử lý chất thải ch ống ô nhiễm; nâng cao chất lượngsản phẩm đi đôi với hạ giá thành để cạnh tranh…

Quá trình thực hiện dự án luôn được diễn ra trong một môi trường luônluôn có những thay đổi không lường trước, có những thay đổi có những ảnh hưởng

xấu đến dự án Tùy từng lo ại dự án mà các yếu tố môi trường tác động lên từng dự

án có khác nhau Khi đó nhà quản trị dự án cần phân tích kỹ các yếu tố đó để cónhững giải pháp hữu hiệu nhằm tận dụng tốt nhất những ảnh hưởng có lợi và hạnchế đến mức thấp nhất những ảnh hưởng bất lợi của chúng đến dự án

1.1.3 Phân loại dự án

Dự án nói chung và dự án kinh doanh nói riêng có thể được phân loại theocác tiêu thức khác nhau như phân loại theo lĩnh vực đầu tư, theo thời gian ấn định,theo quy mô hoạt động, theo giai đoạn thực thi

1.1.3.1 Phân loại dự án theo lĩnh vực đầu tư

Theo tiêu thức phân loại này, dự án được chia làm bốn loại: dự án sản xuất,

thương mại, dịch vụ, xây dựng

- Dự án sản xuất: trong đó có nhiều loại như dự án trong các lĩnh vực sản

xuất công nghiệp nặng, công nghi ệp nhẹ, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp…

- Dự án thương mại: các dự án về phát triển thị trường, phát triển sản phẩm

mới, cải tiến kênh phân phối… Dự án trong lĩnh vực thương mại là những dự ánquy mô không lớn và tập trung ch ủ yếu vào vấn đề tiêu thụ sản phẩm nhằm nângcao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp

- Dự án trong lĩnh vực xây dựng: dự án xây dựng cơ bản, xây dựng cơ sở

hạ tầng

- Dự án dịch vụ là những dự án kinh doanh nhằm tạo ra những hoạt động

dịch vụ phục vụ cho các nhu cầu nhất định của xã hội, nâng cao chất lượng và hiệuquả các hoạt động dịch vụ như du lịch, bưu chính viễn thông, vận tải hàng hoá vàhành khách…

1.3.1.2 Phân loại dự án theo thời hạn ấn định:

Theo thời hạn ấn định, dự án có ba loại: dự án ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

- Dự án ngắn hạn là những dự án có thời gian hoạt động ngắn, thường là

một năm tài khoá Mục tiêu thực hiện của dự án gắn với việc thực hiện mục tiêu kếhoạch kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp

- Dự án trung hạn là dự án có tuổi đời từ 3-5 năm Mục tiêu của dự án này

là thực hiện mục tiêu chiến lược phát triển trung hạn của doanh nghiệp

- Dự án dài hạn là những dự án có tuổi đời tương đối dài (thường là trên 5

năm) Những dự án này hình thành để triển khai thực hiện mục tiêu chiến lược dàihạn của doanh nghiệp

1.3.1.3 Phân loại dự án theo quy mô hoạt động:

Theo quy mô kinh doanh dự án được chia thành hai loại: dự án lớn, dự án

vừa và nhỏ

- Dự án lớn được đặc trưng bởi tổng chi phí huy động lớn, số lượng các bên

tham gia thường là nhiều, có ảnh hưở ng mạnh đến môi trường kinh tế – xã hội vàhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Loại dự án này phải thiết kế cấu trúc tổchức riêng biệt phù hợp, có mức độ phân cấp trách nhiệm khác nhau, có các quychế hoạt động và phương pháp kiểm tra chặt chẽ

Tầm bao quát của dự án rộng làm cho người quản lý không thể đi sâu vàotừng chi tiết trong quá trình thực hiện Nhiệm vụ chủ yếu của người quản lý là mộtmặt thiết lập hệ thống quản lý và tổ chức (phân chia dự án thành dự án bộ phận vàphân phối các dự án đó, cho phép mỗi cấp thực hiện trách nhiệm của mình) và mặtkhác đảm bảo các mối quan hệ giữa các dự án với môi trường kinh doanh

- Dự án vừa và nhỏ là những dự án không đòi hỏi kinh phí lớn, thời gian

thực hiện dự án ngắn, cấu trúc dự án không phức tạp, số lượng các bên tham gia ít,công nghệ không phức tạp Loại dự án này thường tồn tại trong bối cảnh sẵn cóhoặc không được hưởng các khoản ưu đãi đặc biệt Các nguồn lực huy động cho

dự án thường eo hẹp và nhiều khi còn chưa có ngay Mục tiêu và trách nhiệm đôikhi không được xác định rõ ràng, các bên tham gia ít có kinh nghiệp trong việc tổchức các dự án Chủ nhiệm dự án đảm bảo công tác đối nội và đối ngoại

Trên thực tế mỗi doanh nghiệp lựa chọn và xây dựng dự án tuỳ thuộc vàochiến lược kinh doanh, điều ki ện và kỹ năng về mọi mặt của doanh nghiệp

1.3.1.4 Phân loại dự án theo các giai đoạn thực thi:

Theo tiêu thức phân loại này, dự án có hai loại: dự án tiền khả thi và khả thi.

- Dự án tiền khả thi (dự án sơ bộ)

Đối với những dự án lớn không thể một lúc đạt được tính khả thi ngay màcần phải trải qua các bước nghiên cứu sơ bộ Trên cơ sở của dự án tiền khả thi đểtranh thủ ý kiến của các cấp lãnh đạo, các bộ phận liên quan và quyết định có triển

khai bước tiếp sau nữa hay không, giúp cho những người quan tâm đến dự án hiểuđược mục tiêu của dự án và có quyết định thích hợp.

Đồng thời dự án tiền khả thi còn có tác dụng giúp cho các bên đối tác tìmhiểu kỹ về doanh nghiệp, về các phương án kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ

sở cho các quyết định đầu tư hoặc liên quan đến kinh tế Trong các liên doanh, dự

án tiền khả thi còn là căn cứ tốt nhất để đàm phán thoả thuận và tìm nguồn kinhphí cần thiết đầu tư cho hoạt động kinh doanh

Dự án tiền khả thi cũng làm cơ sở chắc chắn cho việc nghiên cứu lập dự ánkhả thi

- Dự án khả thi: còn được gọi là luận chứng kinh tế kỹ thuật.

Dự án khả thi là căn cứ quan trọng nhất để quyết định bỏ vốn đầu tư, làphương tiện để tìm đối tác trong và ngoài nước liên doanh đầu tư vốn, là phươngtiện hữu hiệu để thuyết phục các tổ chức tài chính, tín dụng, đặc biệt là các tổ chứcnhư Ngân hàng thế giới (WB), ADB… có kế hoạch tài trợ vốn kinh doanh

Dự án khả thi là đối tượng để các cơ quan nhà nước, các cấp chủ quản thẩmtra, giám định, phê duyệt, cấp giấy phép kinh doanh và giấy phép đ ầu tư

Đối với những doanh nghiệp nhà nước, chỉ sau khi có dự án khả thi đượcđược phê duyệt mới được đưa vào kế hoạch chính thức để dự trù kinh phí và tiếnhành các bước triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp Đốivới nhà kinh doanh, dự án khả thi là căn cứ để xin cấp giấy phép đầu tư, giấy phépxuất nhập khẩu, xin hưởng các khoản ưu đãi, vay vốn và kêu gọi nguồn tài trợ bênngoài

Ngoài ra người ta còn phân loại dự án theo các tiêu thức: Theo tên, theongười khởi xướng, theo địa chỉ khách hàng…

1.1.4 Các phương diện của dự án

Nếu chúng ta hình dung dự án như một hình lập phương thì một dự án sẽ cónhiều phương diện khác nhau, trong đó có 3 phương diện chủ yếu và một sốphương diện khác Ba phương diện chủ yếu đó là phương diện thời g ian, phươngdiện nguồn lực và phương diện kết quả Các phương diện khác bao gồm: Quy môcủa dự án; Tầm quan trọng; Tính sáng tạo; Khả năng chịu đựng thử thách… Dướiđây là 3 phương diện chủ yếu của dự án (xem hình 1.1)

1.1.4.1 Phương diện thời gian

Một dự án được đặc trưng bởi một khoảng thời gian ấn định Đó chính là

thời hạn hoàn thành toàn bộ hoặc những giai đoạn nhất định của mục tiêu kinhdoanh của doanh nghiệp

Xét theo đặc điểm triển khai hoạt động thì thời gian của dự án được chialàm ba thời kỳ: thời kỳ đầu, thời kỳ triển khai, thời kỳ kết thúc

- Thời kỳ khởi đầu: Các công việc của dự án tiến hành chậm chạp, thận

trọng Khối lượng thời gian dành cho thời kỳ này không lớn

- Thời kỳ triển khai dự án: Tất cả các công việc được thực hiện theo lịch

trình đã định, tiến độ nhanh Thời kỳ này chiếm đại bộ phận thời gian của dự án,

đồng thời ở thời kỳ này các nguồn lực của dự án được huy động tối đa, khả năng

đảm bảo hiệu quả kinh doanh là lớn nhất

- Thời kỳ kết thúc dự án: Đây là giai đoạn cuối cùng của vòng đời dự án.

Nhà quản trị chủ yếu thực hiện chức năng kiểm soát để đánh giá kết quả kinhdoanh của dự án Mọi hoạt động kinh doanh cần phải được phân tích, đánh giá,lượng hóa kết quả và xác định hiệu quả Chính vì vậy tiến độ thực hiện công việc

ở thời kỳ này thường chậm và thời gian dành cho thời kỳ này trong toàn bộ dự án

Mối quan hệ giữa ba thời kỳ này được biểu thị ở sơ đồ 1.1.

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ về các thời kỳ của dự án

Sự phân chia theo ba giai đoạn nêu trên cũng chỉ mang tính tương đối, bởi

vì trên thực tế, có những dự án không tuân thủ các đặc trưng cho mỗi thời kỳ, mặtkhác có dự án bị bỏ dở, không đi đến hết vòng đời dự án, hoặc tệ hơn, không thểtriển khai được

Tóm lại, một dự án kinh doanh được xây dựng và phát triển trong một quá

trình gồm nhiều giai đoạn riêng biệt, gắn bó chặt chẽ với nhau và đi theo một tiếntrình logic gọi là chu trình dự án Sự phân chia các giai đoạn của dự án như đã nêu

ở trên cũng chỉ là tương đ ối Trong thực tế, nhiều dự án không tuân thủ sự nối tiếpgiữa các giai đoạn về thời gian, mà nó có thể chồng chéo lên nhau Tuy nhiên, cácgiai đoạn của dự án được phân định có một ý nghĩa khoa học và thực tiễn rõ nét,

nó thể hiện tính logic cả về hình thức và nội dung khoa h ọc

1.1.4.2 Phương diện nguồn lực

Là phương diện phản ánh các nguồn lực cần thiết phải huy động và mức độhuy động mỗi nguồn lực để đảm bảo hoàn thành dự án với kết quả và hiệu quả caonhất Dưới góc độ tài chính, phương diện nguồn lực được thể hiện qua chỉ tiêutổng kinh phí để thực hiện dự án Nguồn lực của dự án bao gồm nguồn lực tàichính, nguồn nhân lực và các điều kiện kỹ thuật công nghệ phục vụ kinh doanh

Nguồn lực tài chính của mỗi dự án là yếu tố quan trọng quyết định sự thành

công của dự án Trên thực tế, nguồn lực này của dự án là hữu hạn và chịu ảnhhưởng của nhiều biến cố không lường trước có liên quan đến tính bất định của dự

án Nguồn lực này thường có nguy cơ vượt quá dự toán ban đầu, vì vậy cần phảixem xét kinh phí của dự án một cách thường xuyên và theo định kỳ hoặc kiểm tra

% tiến trình DA

Thời gian của

dự án

Thời kỳ kết thúc

Thời kỳ khởi đầu

Thời kỳ triển khai

kinh phí bất thường trong trường hợp cần thiết Các nguồn đầu tư tài chính cho dự

án bao gồm:

Thứ nhất, vốn của doanh nghiệp Đó là các khoản vốn tự có do được cấpphát, vốn riêng của chủ sở hữu, lợi nhuận tái đầu t ư kinh doanh, doanh nghiệp pháthành cổ phiếu trên thị trường tài chính hoặc do chủ đầu tư góp hoặc tài trợ

Thứ hai, vốn vay của các đối tượng khác trên thị trường tài chính theo chế

độ tín dụng hiện hành Loại vốn này phải được hoàn trả theo thời hạn

Nguồn nhân lực cho dự án: Con người là yếu tố quyết định sự thành bại của

mỗi dự án Sự tác động của con người trong từng giai đoạn, đặc biệt là các chuyêngia giỏi sẽ giúp cho dự án thành công đạt được mục tiêu xác định cả về kinh tế và

xã hội

Do tính đặc thù của dự án nên các tiêu chuẩn nhân sự của dự án cũng có nétđặc trưng riêng so với các lĩnh vực kinh doanh khác của doanh nghiệp Nhân sựcủa dự án cần hội tụ đủ các phẩm chất cần có của nhà kinh doanh Đồng thời căn

cứ vào đặc thù của dự án kinh doanh thì tiêu chuẩn hàng đầu của nhân sự dự án làkhả năng giao tiếp và năng lực tổ chức Đặc biệt ở những dự án có quy mô lớn, đòihỏi phải tập trung lực lượng của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực có trình độ khác nhauthì vấn đề giao tiếp nội bộ là hết sức quan t rọng Để các thành viên, các bộ phậncủa dự án hòa hợp làm việc có hiệu quả cần phải xây dựng được tinh thần dự án

Nhân sự của dự án cần có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực tương ứngđược coi là một yêu cầu cơ bản đồng thời phải có khả năng đối thoại t rong các lĩnhvực chuyên môn khác liên quan Trong thực tế người ta có thể bổ sung khả năngchuyên môn bằng cách thuê chuyên gia hoặc thuê thực hiện từng mảng công việcvới chuyên môn tương ứng Những nhà quản trị dự án phải có khả năng hoạchđịnh một kế hoạch tổng thể, đồng thời xác định rõ mục tiêu cho từng giai đoạn dự án

Tóm lại, nhà quản trị dự án vừa biết khuyến khích, động viên các thànhviên của êkíp dự án đồng thời phải biết phối hợp các hoạt động của các thành viên,các bộ phận và các giai đoạn khác nhau của dự án sao cho các công việc tiến hànhnhịp nhàng, ăn khớp nhau, thực hiện được cả các mục tiêu trước mắt và lâu dài,mục tiêu bộ phận và mục tiêu chung của cả dự án

Các điều kiện về kỹ thuật và công nghệ kinh doanh của dự án Thiết bị kỹ

thuật của dự án bao gồm: các phương án thiết bị kỹ thuật, danh mục thiết bị kinhdoanh chính, phụ, hỗ trợ, các phương tiện khác, phụ tùng thay thế…

Đối với công nghệ kinh doanh của dự án cần phân biệt các công nghệ ki nhdoanh chủ yếu, nội dung chuyể n giao công nghệ, phương thức thanh toán và điềukiện tiếp nhận, những vấn đề về môi trường sinh thái và giải pháp chống ô nhiễm,bảo vệ môi trường sinh thái

Các phương án trong lĩnh vực liên quan như phương án cung cấp các dịch

vụ điện, nước, thông tin, vận tải…

1.1.4.3 Phương diện kết quả

Là phương diện phản ánh các mục tiêu cần đạt được của một dự án, đượcthể hiện qua các chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động xét trên 2 góc độ kinh tế và

xã hội

Như vậy, kết quả của dự án được xác định theo mục tiêu đặt ra và được đolường bằng các đơn vị khác nhau Thông thường kết quả của dự án là kết quả tổnghợp, nó phản ánh kết quả thực hiện mọi mục tiêu của dự án trong một giai đoạnnhất định Kết quả của dự án phản ánh các yêu cầu về kinh tế, xã hội đối với dự

án Đối với doanh nghiệp, một dự án có thể đặt ra các mục tiêu cần đạt tới như:

- Mức lợi nhuận và khả năng tăng lợi nhuận

- Thị phần và mức tăng thị phần cho doanh nghiệp

- Doanh thu và mức tăng doanh thu

- Nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa và dịch vụ khách hàng…

Đối với xã hội, một dự án có thể đặt ra các mục tiêu cần đạt tới:

- Tạo việc làm và thu nhập

- Nâng cao trình độ dân trí

- Đóng góp cho ngân sách

- Bảo vệ môi trường (cải tạo môi trường sinh thái)

- Giảm phiền hà hay giảm nhẹ các thủ tục hành chính…

1.1.4.4 Các phương diện khác:

Ngoài ba phương diện chủ yếu nêu trên, khi xem xét một dự án cần phảitính đến một số phương diện khác để có được cái nhìn đồng bộ, tổng thể và toàndiện Đó là các phương diện như

1.1.4.5 Mối quan hệ giữa các phương diện của dự án

Điều quan trọng khi nghiên cứu các phương diện của dự án (nhất là cácphương diện chủ yếu như thời gian, nguồn lực và kết quả ) là phải thấy được mốiquan hệ giữa các phương diện và ý nghĩa của nó đối với công tác quản trị dự án.Trên cả góc độ lý thuyết và thực tiễn, các phương diện của dự án có mối quan hệbiện chứng với nhau, đó là mối quan hệ mật thiết, hữu cơ, chi phối và tác động lẫnnhau, thậm chí chế định nhau Điều này cho thấy, t rên thực tế một dự án khó cóthể đạt được tối ưu cả ba phương diện kể trên Bởi vì để thực hiện phương diệnnày lại chịu sự ràng buộc của phương diện khác, chẳng hạn như: để đạt được kếtquả mong muốn dự án cần có dư kinh phí theo tiến độ đã hoạch định hoặc để rútngắn thời gian thực hiện thì tốc độ giải ngân phải tăng và kết quả có thể chịu ảnhhưởng phần nào…Tuy vậy, mỗi dự án kinh doanh cần xác định giới hạn thực hiệncủa các phương diện cơ bản trên Đó chính là mục tiêu tổng hợp của dự án cần đạtđược Mục tiêu tổng hợp của dự án là kết quả chung cuộc khi dự án được thựchiện thông qua sự kết hợp hài hòa giữa thời gian hoàn thành với kết quả đạt đượccủa dự án trong phạm vi nguồn lực hợp lý

1.2 KHÁI LUẬN QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

Có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị dự án

- Quản trị dự án là ứng dụng những kiến thức, các kỹ năng, các công cụ

và các kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu của dự án

- Quản trị dự án là tiến trình phối hợp mọi thứ cần thực hiện để thúc đẩyhoạt động của dự án tiến triển xuyên suốt chu kỳ hoạt động của nó đểnhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

- Quản trị dự án là tiến trình quản lý và định hướng những nỗ lực vànguồn lực (thời gian, ngân sách, nhân lực, điều kiện vật chất) để hoànthành một dự án đặc biệt theo một trình tự có hiệu quả đáp ứng nhữngmục tiêu của dự án và sự thỏa mãn của những người liên quan đến dựán

Có thể thấy, dù quản trị dự án được khái niệm thế nào chăng nữa thì cũngbao gồm các khía cạnh cơ bản như: xác định mục tiêu của dự án, xác định cácnguồn lực, đánh giá các rủi ro, theo dõi, động viên, phối hợp, kết thúc, bàn giao

Vì thế trong có thể tổng hợp lại: “Quản trị dự án là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc xác định dự án, phân tích và lập dự án, triển khai dự

án, nghiệm thu và tổng kết dự án nhằm đáp ứng một mục tiêu chuyên biệt, và qua

đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp”

Như vậy quản trị dự án là hoạt động đặc thù mang tính khách quan, trong

đó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo,kiểm soát

Quản trị dự án phải thể hiện được các hoạt động đặc trưng cơ bản sau:

Một là , hoạch định dự án Hoạt động này bao gồm các nội dung:

- Thu thập và xử lý thông tin, các tư liệu có liên quan đến dự án

- Xác định các mục tiêu của dự án về thời hạn, về kinh phí, độ hoàn thiệnhay chất lượng và hiệu quả của dự án

- Xác định các phương tiện hay nguồn lực cần phải huy động và phân bổcho các giai đoạn của dự án (như kỹ thuật, tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất khác)tức là những gì được tính vào kinh phí của dự án

Hai là, tổ chức điều phối các hoạt động của dự án Hoạt động này hàm chứa

các nội dung công việc sau:

- Lựa chọn mô hình tổ chức dự án và xác lập các quy định, nguyên tắc

- Bố trí sắp xếp và phối hợp nhân sự cũng như các bộ phận của cấu trúc tổchức dự án

- Khuyến khích, động viên và duy trì kỷ luật.

- Các công cụ điều phối dự án

- Kiểm tra, theo dõi thực hiện dự án

Ba là, kiểm soát và đ ánh giá toàn bộ quá trình dự án Hoạt động này hàm

chứa các công việc như:

- Đánh giá sự tiến triển của dự án trên các phương tiện chủ yếu so với mụctiêu ban đầu đề ra và kết quả cuối cùng phải đạt được

- Phân tích, kiểm soát rủi ro, đánh giá các rủi ro, đề xuất các biện pháp quảntrị

Quản trị dự án ngày càng trở thành vấn đề bức thiết, nhất là đối với nước takhi tham gia vào tiến trì nh tự do hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh thịtrường ngày càng mạnh mẽ, khoảng cách thời gian mỗi sản phẩm trụ lại được trênthị trường ngày càng ngắn đi Mỗi doanh nghiệp thường phải tiến hành cùng mộtlúc nhiều dự án liên quan và phụ thuộc lẫn nhau

Ví dụ: dự án sản xuất sản phẩm mới gắn liền với dự án cấu trúc lại tổ chức

bộ máy kinh doanh, thay đổi cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực cũng như côngnghệ của doanh nghiệp

Số lượng dự án nhiều hơn, quy mô dự án cũng lớn lên và phức tạp hơn, do

sự phát triển của kỹ thuật, công nghệ, do đòi hỏi phải có các chuyên gia nhiều lĩnhvực tham gia, do yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, do hạn chế về các vấn đềmôi trường và nguồn lực…chi phối Tất cả điều đó đòi hỏi nhà quản trị dự án nóiriêng và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nói chung phải quan tâm đến việc nghiêncứu tối ưu toàn bộ quá trình xây dựng và thực hiện dự án của doanh nghiệp

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án

Quản trị dự án là một quá trình, đư ợc chia làm năm giai đoạn có quan hệhữu cơ với nhau: (i) xác định dự án, (ii) phân tích và lập dự án, (iii) xin phê duyệt

dự án, (iv) triển khai thực hiện dự án, (v) nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án

1.2.2.1 Xác định dự án

Xác định dự án là giai đoạn đầu tiên của quản trị dự án nhằm phát hiệnnhững ý đồ đầu tư, ý tưởng sáng tạo, phương án giải quyết vấn đề của doanhnghiệp mà trước đó chưa có tiền lệ ý đồ về một dự án có thể xuất phát từ cácnguồn sau:

Những chiến lược phát triển kinh tế -xã hội hay chiến lược phát triển ngành,lĩnh vực

Thông qua việc phát hiện những bất cập trong việc phối trí và sử dụng cácnguồn lực của doanh nghiệp

Những nhu cầu sản xuất và tiêu dùng chưa được thoả mãn (trong nước,quốc tế)

Yêu cầu khắc phục những khó khăn trở ngại đối với sự phát triển kinh tế

-xã hội do thiếu các điều kiện vật chất cần thiết

Sau khi đã hình thành được một danh mục các ý đồ dự án, doanh nghiệpcần phải tiến hành sàng lọc chúng nhằm chọn ra được những ý đồ dự án triển vọngnhất Điều nà y là hết sức quan trọng, bởi vì dự án có thể thất bại hay không đạtđược kết quả mong muốn bất chấp việc thực hiện và chuẩn bị dự án tốt đến đâu,nếu như ý đồ ban đầu đã chứa đựng những sai lầm cơ bản

1.2.2.2 Phân tích và lập dự án

Phân tích và lập dự án là giai đoạn nghiên cứu chi tiết ý đồ dự án đã được

đề xuất trên sáu phương diện chủ yếu: kỹ thuật, tổ chức - quản lý, thể chế - xã hội,thương mại, tài chính, kinh tế Để phục vụ cho việc phân tích và lập dự án, nhàquản trị phải tổ chức thu thập đầy đ ủ thông tin cần thiết về thị trường, môi trường

tự nhiên, các nguồn nguyên liệu tại chỗ, các đặc điểm văn hoá, xã hội, dân cưtrong vùng, các quy định của chính phủ

Nội dung chủ yếu của giai đoạn phân tích và lập dự án là nghiên cứu mộtcách toàn diện tính khả thi của dự án Trong trường hợp dự án có quy mô lớn,phức tạp, thì tốt hơn hết nên có thêm bước nghiên cứu tiền khả thi.

a Nghiên cứu tiền khả thi

Mục đích của nghiên cứu tiền khả thi là chứng minh một cách khái quát sựdúng đắn của ý đồ dự án và cần thiết phải tiến hành ý đồ đó Trong bước nghiêncứu tiền khả thi, tất cả các nội dung của phân tích và lập dự án đều được đề cập tớinhưng ở mức độ chi tiết vừa đủ Những nội dung này bao gồm: cơ sở pháp lý của

dự án, vai trò đóng góp của dự án, kiểm t ra đánh giá thông tin về định vị thịtrường để khẳng định mục tiêu quy mô của dự án, xác định phương án sản phẩm,hình thức đầu tư và năng lực sản xuất, kết luận về khả năng huy động nguồn tàichính, lao động; lợi ích kinh tế xã hội và hiệu quả tài chính c ủa dự án, các rủi rotiềm năng và phương hướng khắc phục, các điều kiện thực hiện

Nghiên cứu tiền khả thi cũng góp phần loại bớt những vấn đề không cầnthiết, xác định những trọng tâm cần chú ý, nhờ đó giúp định hướng nghiên cứu vàtiết kiệm chi phí chuẩn bị đầu tư

b Nghiên cứu khả thi

Nghiên cứu khả thi (còn gọi là lập luận chứng kinh tế - kỹ thuật) là bướcphân tích dự án đầy đủ và toàn diện nhất, có nhiệm vụ tạo cơ sở để chấp thuận haybác bỏ dự án, cũng như để xác định một phương án tốt nhất tro ng các phương áncòn lại Nghiên cứu khả thi, đúng như tên gọi của nó, nhằm chứng minh khả năngthực hiện của dự án về tất cả mọi phương diện có liên quan

Những nội dung của dự án khả thi bao gồm: (1) những căn cứ để nghiêncứu sự cần thiết phải đầu tư, (2) lựa chọn hình thức đầu tư, công suất, chương trìnhsản xuất và các yêu cầu đáp ứng (sản xuất, nhu cầu đầu vào, chương trình bánhàng) (3) phương án về khu vực địa điểm thi công, (4) phần công nghệ - kỹ thuật,(5) phần xây dựng và tổ chức thi công xây lắ p, (5) tổ chức quản trị sản xuất và bốtrí lao động, (6) phân tích tài chính, kinh tế

Phân tích và lập dự án khả thi là một công việc rất phức tạp, liên quan đếnnhiều lĩnh vực khác nhau Phạm vi và thời gian của nó phụ thuộc vào tính chất của

dự án: dự án có phức tạp hay không, đã được nhận thức đến mức độ nào, có tínhsáng tạo hay chỉ lặp lại Kinh phí dùng cho bước này thường chiếm khoảng 5%

toàn bộ kinh phí dự án Thời hạn thực hiện phân tích và lập dự án khả thi có thể làmột tháng, hai năm hoặc hơn n ữa.

Thực tế đã cho thấy tầm quan trọng của công tác phân tích và lập dự án.Phân tích kỹ lưỡng sẽ làm giảm những khó khăn trong giai đoạn thực hiện, cũngnhư cho phép đánh giá đúng đắn hơn tính hiệu quả và khả năng thành công của dựán

1.2.2.3 Xin phê duyệt dự án

Giai đoạn này thường được thực hiện với sự tham gia của cơ quan nhànước, các tổ chức tài chính và các thành phần khác tham gia dự án để xác minh lạitoàn bộ những kết luận đã được đưa ra trong quá trình phân tích và lập dự án, trên

cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự án Dự án được chấp nhận và đưa vào triển khaithực hiện nếu nó được xác nhận là có hiệu quả và khả thi, ngược lại, trong trườnghợp còn có những bất hợp lý, thì tuỳ theo mức độ, dự án có thể được sửa đổi haybuộc phải xây dựng lại hoà n toàn

Nhà quản trị dự án phải chuẩn bị tốt về thủ tục cũng như tâm thế để bảo vệ

dự án trước các chủ thể có thẩm quyền phê duyệt dự án

Bất kỳ một dự án nào, dù ở bước tiền khả thi hay khả thi cũng phải trải quathẩm tra, xét duyệt và chỉ sau khi được thông qua hay có quyết định hoặc cấp phépmới được triển khai thực hiện

Mục đích của giai đoạn này là nhằm xác minh lại toàn bộ những kết luậnđược đưa ra trong quá trình chu ẩn bị và phân tích dự án ở trên , đánh giá tình hợp

lý, tính khả thi và hiệu quả củ a dự án Trên cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự áncủa doanh nghiệp Trong trường hợp dự án còn có những bất hợp lý trong thiết kế(xác lập), thì tuỳ theo mức độ khác nhau, dự án có thể phải sửa lại từng phần haybuộc phải xây dựng lại hoàn toàn

Là người bảo vệ dự án, về phía doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ thủ tục

hồ sơ xin phê duyệt dự án Bao gồm giấy chứng nhận hay giấy phép đăng ký kinhdoanh, đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài (như xí nghiệp hay công ty liêndoanh) còn phải có hợp đồng hợp tác kinh doanh, giấy phép liên doanh Đơn xinphê duyệt dự án và luận chứng (hay giải trình) kinh tế - kỹ thuật của dự án

Thông thường giai đoạn duyệt dự án được thực hiện với sự tham gia củacác cơ quan có đủ thẩm quyền do pháp luật quy định (cơ quan nhà nư ớc, tổ chứctài chính, các thành phần khác tham gia dự án).

Cơ quan hội đồng thẩm định chỉ tiến hành thẩm tra, xét duyệt khi hồ sơ dự

án đảm bảo đúng thủ tục quy định Hồ sơ dự án được quy định khác nhau đối với

dự án tiền khả thi và dự án khả thi, dự án c ó hay không có yếu tố đầu tư nướcngoài Cơ quan hội đồng thẩm định hình thành theo sự phân cấp xét duyệt đối vớicác dự án (theo quy định của Chính phủ)

1.2.2.4 Triển khai thực hiện dự án

Giai đoạn triển khai thực hiện dự án được coi là bắt đầu từ khi k inh phíđược đưa vào cho đến khi dự án kết thúc hoạt động Trên thực tế, người ta thườngchia giai đoạn này thành những giai đoạn nhỏ hơn để tiện cho việc theo dõi vàquản lý Chẳng hạn, người ta chia nó thành ba thời kỳ: thời kỳ thứ nhất là thi côngcác hạng mục công trình cơ sở; thời kỳ thứ hai là thời kỳ dự án bắt đầu hoạt động

và sinh lợi; thời kỳ thứ ba là thời kỳ dự án đạt tới sự phát triển toàn bộ hay cáccông trình đầu tư ban đầu đã sử dụng hết công suất, và kéo dài cho đến khi dự ánchấm dứt hoạt động

Mặc dù, các nhà quản trị dự án đã lập dự án công phu, song dự án thường ítkhi hoàn thành đúng tiến độ của kế hoạch, hoặc thiếu kinh phí, hoặc giải pháp kỹthuật không đảm bảo như thiết kế … Những khó khăn này cần phải được các nhàquản trị dự án tiên liệu và có phương án ứng phó Có thể nêu lên một số nhóm khókhăn, trở ngại đối với quá trình thực hiện dự án: Khó khăn tài chính, trục trặc về

kỹ thuật, hạn chế về nhân sự, quản trị, các biến động bất lợi về chính trị, kinh tế,

xã hội Để thực hiện đúng tiến độ và khắc phục các trở ngại, các nhà quản trị dự ánthường sử dụng các công cụ trợ giúp mang tính đặc thù, trong đó đáng chú ý làbiểu đồ Gantt và sơ đồ Pert

1.2.2.5 Nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án

Nhiệm vụ của giai đoạn nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án là làm rõnhững mặt thành công, những hạn chế của toàn bộ chu trình dự án nhằm rút ranhững bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị các dự án của doanh nghiệptrong tương lai Bên cạnh đó, kết thúc và giải thể dự án cần tính đến hai c ông việcquan trọng, đó là:

(1) Bàn giao hay phân phối sử dụng các kết quả của dự án, cũng như nhữngphương tiện mà dự án còn để lại.

(2) Bố trí lại cho các thành viên tham gia dự án, nhất là những người đãđược biệt phái hoàn toàn khỏi doanh nghiệp của họ trong suốt một thời gian dàilàm việc cho dự án

Tóm lại, các giai đoạn quản trị dự án có quan hệ tác động qua lại lẫn nhau,vừa quy định vừa bổ sung cho nhau

1.3 NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

1.3.1.1 Vai trò của nhà quản trị dự án

Trong hoạt động dự án nói chung và trong công tác quản trị dự án nói riêng,nhà quản trị dự án là những người tham gia trực tiếp vào công tác quản lý dự án(nên còn được gọi là cán bộ quản lý dự án) và giữ vai trò rất quan trọng t rong cơcấu tổ chức dự án, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công hay thấtbại của dự án Vai trò của nhà quản trị dự án được thể hiện qua việc thực hiện cácchức năng cơ bản như sau:

c Vai trò chỉ đạo hướng dẫn:

Nhà quản trị dự án có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, ủyquyền, khuyến khích, động viên, phối kết hợp mọi thành viên trong dự án haynhóm làm việc để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, phối hợp các lực lượng thamgia dự án (ví dụ như tư vấn, nhà thầu, khách hàng, các cơ quan quản lý nhà nước

có liên quan…) nhằm đảm bảo thực hiện thành công dự án

d Vai trò kiểm tra giám sát:

Nhà quản trị dự án có vai trò và trách nhiệm tr ong việc kiểm tra, giám sáttoàn bộ hoạt động dự án, từ việc kiểm tra giám sát chất lượng hoạt động và sảnphẩm dự án, kỹ thuật và công nghệ sản xuất kinh doanh, ngân sách… đến thờigian và tiến độ thực hiện dự án nhằm đảm bảo cho dự án được tiến hành theo đúngcác tiêu chuẩn về chất lượng, tuân thủ các chính sách, quy định các thủ tục quản lýcủa doanh nghiệp và nhà nước, phát hiện kịp thời và giải quyết có hiệu quả nhữngbất trắc, rủi ro xảy ra đối với dự án, xử lý tốt những sai phạm, sai sót trong quátrình thực hiện dự án

e Vai trò thích ứng với những thay đổi:

Nhà quản trị dự án phải thường xuyên đối đầu với những thay đổi do môitrường hoạt động của dự án mang lại Do đó, cần phải có sự thích ứng linh hoạtvới những thay đổi của các yếu tố môi trườ ng (cả môi trường bên trong và môitrường bên ngoài) để đảm bảo cho hoạt động dự án được thực hiện với tính chủđộng cao nhất, chớp được những cơ hội và vượt qua được những khó khăn, thửthách do môi trường kinh doanh mang lại

1.3.1.2 Trách nhiệm của nhà quản trị dự án

Nhà quản trị dự án phải có ba trách nhiệm chính sau đây:

- Chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp hoặc lãnh đạo cấp trên đã ủy nhiệmcho quản lý dự án

- Chịu trách nhiệm đối với chính dự án và các thành viên trong êkíp dự án

- Quan tâm xây dựng ê kíp dự án và bố trí công việc cho các thành viên của

ê kíp dự án khi giải thể dự án Điều này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như kết quảcủa dự án, khả năng phát triển dự án ở một dạng khác, hay đàm phán để mở ranhững dự án mới có liên quan, mối qu an hệ giữa dự án và doanh nghiệp

Ngoài ra, nhà quản trị dự án còn phải thực hiện và chịu trách nhiệm cụ thể

về các việc như: lập và điều hành ê kíp dự án, đàm phán và ký kết các hợp đồngliên quan đến thực hiện các hoạt động trong khuôn khổ dự án…

Để thực hiện và hoàn thành các trách nhiệm nêu trên, nhà quản trị dự áncần phải có những quyền hạn tương ứng và quy định một cách chính thức (bằngvăn bản) khi được doanh nghiệp bổ nhiệm

Mặt khác nhà quản trị dự án cũng cần phải có những điều kiện cần thiếtnhất định về trình độ đào tạo và kinh nghiệm công tác, cũng như các phương tiện

và nguồn lực sử dụng cho dự án (vốn, lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật…)

1.3.2 Những năng lực cần có của nhà quản trị dự án

Lựa chọn cấu trúc tổ chức phù hợp cũng chưa đủ để tạo nên thành công của

dự án Bởi vì, nếu nhà quản trị dự án không đủ năng lực thì cấu trúc tổ chức tốtcũng khó phát huy tác dụng Trong thực tế, nhà quản trị dự án cần thể hiện đượcmột số năng lực cơ bản, các năng lực được đề cập đến ở đây được sắp xếp t heo cácnhóm kiến thức; kỹ năng; phẩm chất, thái độ

1.3.2.1 Kiến thức

Đây là năng lực quan trọng không thể thiếu được đối với bất kỳ nhà quảntrị dự án nào Những kiến thức nhà quản trị dự án cần có để đảm bảo quá trìnhquản trị dự án được thể hiện ở tr ình độ chuyên môn Trong đó trình độ chuyênmôn bao gồm sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm

Trong quản trị dự án thường có phân cấp trách nhiệm do vậy khi đề cập tớinăng lực chuyên môn không chỉ dừng lại ở vị trí giám đốc hay c hủ nhiệm dự án,

mà còn bao quát cả đến các trợ lý và nhà quản trị bộ phận (chức năng)

- Kiến thức chuyên môn sâu về dự án

Dự án là lĩnh vực mới, chưa có tiền lệ, vì vậy nhà quản trị dự án bắt buộcphải có năng lực chuyên môn sâu về lĩnh vực hoạt động của dự án đang điều hành

- Kiến thức về các lĩnh vực chuyên môn có liên quan

Ngoài những am hiểu sâu về lĩnh vực chuyên môn của dự án, ngoài ra nhàquản trị dự án còn phải có những kiến thức và hiểu biết về lĩnh vực có liên quan đểđảm bảo khả năng đối thoại trong quá trình điều hành dự án

Việc nhà quản trị dự án phải là chuyên gia trong lĩnh vực chủ chốt của dự

án và có khả năng đối thoại trong các lĩnh vực có liên quan giúp các nhà quản trị

dự án có tư duy hệ thống về chuyên môn, có khả năng xử lý các tình huống củatoàn bộ dự án; giúp tăng khả năng chỉ đạo và điều hành (ra quyết định đúng lúc,kịp thời và tổ chức chỉ đạo thực hiện quyết định với kết quả, hiệu quả thiết thực)

- Kinh nghiệm

Quản trị dự án là một công việc khó, đòi hỏi phải vừa học, vừa làm, vừatích lũy kinh nghiệm Các nhà quản trị dự án có ít kinh nghiệm thường phải bắtđầu từ dự án có quy mô nhỏ, sau đó mới tiếp tục được với những dự án có quy mô lớn

Hai là, có óc tổ chức, có khả năng suy xét sâu sắc vấn đề, biết nêu sáng

kiến, có khả năng quan sát, tinh thần tổ chức kỷ luật, biết sắp xếp công việc mộtcách nề nếp, khoa học

Ba là, nhạy cảm về tổ chức, phối hợp tốt về mặt tổ chức.

b Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp trong quản trị dự án thường đề cập tới những dạng sau đây:

+ Theo chiều giao tiếp có hai dạng: giao tiếp một chiều (ra chỉ thị, mệnhlệnh…) và giao tiếp hai chiều (đàm thoại, nói chuyện, trao đổi…) , nghĩa là liênquan tới quan hệ phát và thu nhận thông tin Theo cách phân loại này, giao tiếp haichiều có dạng phổ biến hơn Để giao tiếp có hiệu quả, thậm chí trong giao tiếp mộtchiều vẫn cần những yếu tố theo chiều ngược lại, như trạng thái tâm lý tinh thầncủa người nhận thông tin phản hồi… Mỗi cuộc giao tiếp một chiều cũng có thể làmột phần trong cả quá trình giao tiếp hai chiều, dài hạn và đầy đủ hơn

Theo phạm vi giao tiếp có hai dạng là giao tiếp nội bộ (các quan hệ phát vànhận thông tin trong nội bộ dự án) và giao tiếp bên ngoài (quan hệ giữa dự án vớicác đối tác, cơ quan có liên quan), trong đó dạng thứ hai rất quan trọng và thường

khó khăn phức tạp hơn, nhất là dự án có yếu tố bê n ngoài, ở đó nổi lên vấn đề hếtsức quan trọng là các đặc tính văn hóa dân tộc của quốc gia có đối tác thành viêntham gia dự án.

Những tố chất biểu hiện phẩm chất năng lực của nhà quản trị dự án về giaotiếp bao gồm:

- Đủ thoáng để nhận và phát tin Nhà quản trị dự án phải linh hoạt trongviệc sử dụng các hình thức tổ chức, các loại quan hệ chính thức và không chínhthức để thu nhận, xử lý thông tin và ra quyết định kịp thời Không bị gò bó lệthuộc vào cơ chế thu và phát thông tin của hệ thống tổ chức ch ính thức

- Can thiệp cần thiết và đúng lúc, nhà quản trị thông thoáng trong việc nhận

và phát tin là cần thiết, nhưng phải ra quyết định và có những hành động can thiệpđúng thời điểm thích hợp mới có hiệu quả

- Có khả năng giải thích, thuyết phục, đàm p hán và thương lượng

Nhà quản trị dự án không chỉ giỏi trong mối quan hệ nội bộ mà cần phảigiỏi cả trong quan hệ với các đối tác, các chuyên gia, cố vấn, chính quyền địaphương hoặc Chính phủ Nhiều mâu thuẫn và khó khăn trở ngại xuất hiện trongsuốt quá trình thực thi dự án Vì vậy họ phải là người chứng tỏ khả năng thuyếtphục người khác, biết thương lượng để tìm các biện pháp dung hòa một cách cóhiệu quả

Ngoài ra, nhà quản trị dự án cần phải biết lắng nghe ý kiến của người khác

để tích lũy thêm kinh nghiệm và nâng cao sự hiểu biết, phải biết tuyên truyền cho

dự án, tránh thụ động bi quan trước những khó khăn của dự án Phải thiết lập vàduy trì các quan hệ đó cho dự án

- Để giao tiếp có hiệu quả nhà quản trị cần phải nhận rõ những yếu tố gâycản trở trong giao tiếp và yếu tố quyết định thành công, giữ vai trò nền tảng tronggiao tiếp – đó là sự hiểu biết lẫn nhau

c Tạo dựng nhóm làm việc

Cùng với việc tạo dựng bộ máy quản trị dự án là vấn đề xây dựng “êkíp” dự

án Ở đây “êkíp” dự án được hiểu là tậ p hợp những con người ( hay nhóm người)

có những trình độ, đặc điểm, cá tính,…khác nhau, nhưng có thể phối hợp với nhau

để hoàn thành nhiệm vụ được giao và mục tiêu đã đề ra với chất lượng tốt Mỗingười trong “êkíp” dự án đảm nhận những công việc khác nha u, số lượng thành

viên của “êkíp” thay đổi tùy thuộc quy mô và tính phức tạp của dự án, nhưng vaitrò của “êkíp” dự án thì không thay đổi.

Năng lực của nhà quản trị dự án trong việc tạo dựng và duy trì “êkíp” dự ánđược thể hiện qua nội dung sau:

- Biết kết hợp linh hoạt, sáng tạo quan hệ giữa giữa êkíp chính thức (hữuhình) và êkíp không chính thức (vô hình) Vai trò của ê kíp vô hình càng quantrọng hơn, khi mà môi trường dự án ngày càng khó tiên liệu đã làm cho ê kíp hữuhình không đủ sức ứng phó với s ự bất định Mặt khác, nhà quản trị dự án cần phảithấy rằng êkíp vô hình có thể có những biểu hiện hoạt động chệch hướng hoặclệch lạc Chính nhờ sự tồn tại của hai loại êkíp này đã giúp nhà cho quản trị dự ánkhả năng điều chỉnh tốt hơn

- Liên kết, gắn bó, phối hợp hoạt động của các thành viên trong ê kíp dự án.Nhân tố phối hợp là tiền đề của quản trị và lãnh đạo thành công Nhà quản trị dự

án làm việc (ở một góc độ nào đó) phải chịu sức ép từ nhiều phía: Sức ép bêntrong từ các thành viên của dự án, sức ép bên ngoài của khách hàng, của lãnh đạodoanh nghiệp, của bộ, ngành….Vì vậy phải tìm biện pháp dung hòa bằng cách huyđộng, khai thác mặt mạnh của các thành viên êkíp, bù đắp những điểm yếu, hiệuchỉnh các lệch lạc nếu có, nhất là khuynh hướng mỗi chuyên gia, cố vấn đều muốn

đề cao lĩnh vực của mình, thậm chí theo đuổi quan điểm cá nhân về tiến trình của

dự án

Kinh nghiệm thực tiễn đã chỉ ra rằng để liên kết các thành viên của êkíp dự

án, làm cho êkíp hoạt động có hiệu quả, cần chú trọng vận dụng có hiệu quả vấn

đề khuyến khích, động viên, coi trọng nguyên tắc cân bằng, năng động Bởi vìkhông ai là không có những hạn chế, nhược điểm trong quá trình quản trị Vấn đề

là ở chỗ biết khuyến khích, động viên êkíp, làm cho đóng góp vào thành công dự

án của thành viên này chẳng những không làm cản trở mà con thúc đẩy các thànhviên khác góp phần mình nhiều hơn nữa vào kết quả và thắng lợi của dự án

- Khuyến khích động viên các thành viên trong ê kíp dự án Đây vừa là nhucầu, vừa là động lực kích thích các thàn h viên ê kíp dự án làm việc một cách hàohứng và tích cực Mặc dù trong thực tế, người ta đã áp dụng nhiều biện pháp đểthúc đẩy người lao động làm việc tự giác, hăng say như : tăng lương, giảm giờlàm, các ưu đãi về xã hội, cơ hội để trưởng thành trong gi ao tiếp, quan

hệ….Nhưng v ẫn chưa đủ, vì nhu cầu cá nhân cũng như tập thể và tổ chức luônluôn vận động không ngừng và thay đổi.

Lý thuyết về nhu cầu được mô tả trong sơ đồ hình tháp nhu cầu củaMaslow đã chỉ rõ các loại nhu cầu của con người và tính quy lu ật về sự phát triểnnhu cầu (sinh lý, an toàn, cộng đồng, được công nhận, thành đạt) Nhu cầu pháttriển từ thấp đến cao, từ đơn giản đến phức tạp, từ số lượng đến chất lượng và luôngắn với thời gian cùng hoàn cảnh xuất hiện nhu cầu

Vận dụng vào lĩnh vực quản trị dự án, có thể thấy trong giao tiếp, đàmphán, nếu mỗi bên đều xác định được cho mình mức nhu cầu cầ n đạt được trước

đó và tìm cách thể hiện cho đối tác biết thì có thể sẽ dễ dàng hơn trong cách tiếpcận và đề xuất biện pháp đáp ứng thích hợp

Trong lý thuyết về động cơ, F Herzberg phát hiện ra rằng, một số điều kiệncủa công việc tạo nên những động lực cao và sự hài lòng với công việc, tuy vậy,nếu thiếu những điều kiện này thì cũng không gây ra sự bất mãn lớn Những yếu

tố này được gọi là yếu tố động cơ, bao gồm:

- Bản thân làm việc

- Khả năng phát triển cá nhân

Bên cạnh đó có những điều kiện của công việc chủ yếu có tác dụng làm chocông nhân viên cảm thấy không hài lòng khi chúng không hiện diện, tuy vậy sựhiện diện của chúng cũng không tạo ra được động lực mạnh mẽ Các điều kiện này

được gọi là yếu tố duy trì , bao gồm:

- Chính sách và phương thức quản trị doanh nghiệp

- Kiểm soát

- Các mối quan hệ giao tiếp với kiểm soát viên

- Các mối quan hệ với những người đồng cấp

- Các quan hệ với những người dưới quyền

- Tiền lương

Ngoài ra, để tạo dựng êkíp làm việc có hiệu quả, nhà quản trị dự án cònphải là người xây dựng, nuôi dưỡng và phát huy tinh thần êkíp Tinh thần đồng độitạo nên sức mạnh để dự án có thể vượ t qua những khó khăn, thách thức của môitrường Tinh thần đồng đội còn giúp cho các thành viên học hỏi và nâng cao ýthức hợp tác cũng như chia sẻ khó khăn và biết mừng thắng lợi Đó cũng chính là

cơ sở tạo ra bầu không khí tin tưởng, đoàn kết, gắn bó và thúc đẩy tính năng độngtích cực của mỗi thành viên êkíp Đồng thời góp phần hình thành và làm phongphú bản sắc văn hóa của doanh nghiệp Tuy nhiên cần đề phòng và tránh khuynhhướng thái quá, tách biệt êkíp dự án với môi trường xung quanh, không để tinhthần êkíp phát triển quá xa , biến êkíp đối lập hoặc thậm chí phủ nhận tất cả những

gì không phải là của dự án

d Kỹ năng lãnh đạo

Năng lực này được bộc lộ qua năm đặc điểm sau:

- Phải có độ tin cậy cao về chuyên môn và con người

Mặc dù trình độ chuyên môn không được xếp vào loại quan trọng hàng đầunhưng trong quản trị dự án rất cần những người có trình độ chuyên môn giỏi đốivới các lĩnh vực có liên quan Mặt khác, phẩm chất cá nhân như: đạo đức, lòngtrung thành, nhân cách…là những tố chất không thể thiếu và cho ta những thôngtin đánh giá độ tin cậy về con người mà tổ chức doanh nghiệp mới có thể yên tâm

về nhà quản trị dự án của mình trước các mối quan hệ đối tác phức tạp Ở nước ta,đây là vấn đề hết sức quan trọng

- Là tấm gương mẫu mực và thực h iện các hành động dẫn đầu

Nhà quản trị dự án phải là người đứng đầu trong các nhóm của tổ chức dự

án tạo ra sự phấn khích, lôi kéo, thúc đẩy các thành viên êkíp nhiệt tình có trách

nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao Những tác động vào các dự án viên phảithực sự là những tấm gương để họ noi theo, và vấn đề cơ bản là nhà quản trị dự ánchỉ dẫn cho các dự án viên biết các phương pháp hành động có hiệu quả.

- Năng động, nhiệt tình và tích cực sáng tạo

Bản thân dự án là một hoạt động đặc thù thể hiện tính sáng tạo, thậm chí là

“độc nhất vô nhị” để tạo ra thực tế mới mà ta muốn có Chỉ dựa trên cơ sở nhữnghiểu biết kết hợp với những tìm tòi khám phá bằng chính sự nhiệt tình và năngđộng của mình, nhà quản trị dự án mới có khả năng thành công Người ta thườ ngnói nhà quản trị có sự nhiệt tình, trách nhiệm cao chưa đủ, vì trong suốt tiến trình

dự án, nhiều vấn đề khó khăn phức tạp cũng như xung khắc, mâu thuẫn nảy sinh

Do vậy, rất cần tới sự năng động, sáng tạo trên nền tảng của kiến thức và hiểu biếtcủa nhà quản trị

- Có quan điểm, lập trường độc lập

Phải có cách nhìn nhậ n riêng hay quan điểm lập trường rõ ràng, nhất lànhững dự án phức tạp về quan hệ do nhiều bên tham gia và chịu ảnh hưởng mạnh

mẽ từ môi trường Nhà quản trị có năng lực lãnh đạo, không qu á phụ thuộc vàođối tác đến mức trở thành người chỉ có chức danh đại diện, chứ không phải làngười điều hành dự án

- Biết ủy nhiệm (giao trách nhiệm cho người khác)

Không phải bao giờ nhà quản trị giao việc cho người khác thực hiện cũngđều đạt được lợi ích vốn có của nó (sử dụng tốt nguồn nhân lực, nâng cao năng lựccủa cán bộ và giúp nhà quản trị có thê m thời gian để làm việc khác), s ở dĩ như vậy

vì ủy nhiệm cũng gặp phải nhiều vấn đề khó khăn, trở ngại như mất quyền điềuhành, giảm lợi ích kinh tế Ủy nhiệm cái gì? Khi cần đàm phán họ không có quyềnhạn và tư cách pháp lý, kiểm soát bằng cách nào? Nhiều khi lý do chính gây cảntrở trong ủy nhiệm của nhà quản trị dự án lại chính là ở chỗ nó làm mất thời gianhơn là tự mình làm lấy

Tuy nhiên trong thực tế, công việc của nhà quản trị dự án có những thời kỳrất bề bộn, không giao bớt công việc của mình cho cộng sự, cho cấp dưới thìkhông thể hoàn thành được nhiệm vụ Vấn đề là chỗ ủy nhiệm cần phải có kếhoạch, phải đàm phán với những người được ủy nhiệm về công việc ủy nhiệm và

vấn đề kiểm soát Mặt khác cần coi ủy nhiệm là một nghệ thuật lãnh đạo của nhàquản trị dự án và trước hết phải khẳng định nó là cần thiết và có thể làm được.

1.3.2.3 Phẩm chất, thái độ

a Bản lĩnh chính trị

Bản lĩnh chính trị (còn gọi là độ tin cậy về con người) là một trong nhữngyêu cầu hàng đầu mà một nhà quản trị dự án cần phải có Bản lĩnh chính trị củanhà quản trị dự án được đo lường bằng những tiêu chí như: trung thành với doanhnghiệp, có niềm tin vào sự thắng lợi của dự án nói riêng, doanh nghiệp nói chung,

có lập trường vững vàng trước các biến cố của thương trường, có quan điểm quảntrị phù hợp với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp, với quan điểmđường lối của Đảng, Chính phủ, Ngành đối với lĩnh vực dự án đa ng tiến hành,trong sáng về đạo đức, tận tâm với công việc, coi trọng tập thể và người lao động

b Vượt qua khó khăn

Nhà quản trị dự án là người có ý chí quyết tâm không được nản lòng trướcnhững khó khăn trở ngại Phải dám ra quyết định và chịu trách nh iệm về quyếtđịnh trong tất cả các tình huống của dự án Nhà quản trị có bản lĩnh là ngườikhông nản chí

Phải sẵn sàng đón nhận và giải quyết khó khăn cùng với êkíp dự án Khôngđược đùn đẩy cho người khác hoặc trốn tránh trách nhiệm đối với những quyếtđịnh quan trọng, cơ bản của dự án Dự án có quy mô càng lớn, tính phức tạp càngcao, thời gian càng dài thì càng khó khăn, thách thức và cả rủi ro của dự án càngcao Vì vậy rất cần tới ý chí thông minh và tinh thần tiến công của nhà quản trị dựán

Biết tìm giải pháp dung hòa chấp nhận được Suốt cả tiến trình dự án, hàngloạt mâu thuẩn, xung khắc có thể phát sinh ở bất cứ giai đoạn nào sự không ănkhớp, thống nhất phối hợp hoạt động, sự không hiểu biết về nhau giữa các đối tác,

sự không phù hợp về quan hệ giữa các mục tiêu về lợi ích, mâu thuẫn giữa dự án

và môi trường, sức ép từ bên trong và bên ngoài…

Có thể nói nhà quản trị dự án khi đương đầu với những khó khăn, tháchthức, đối mặt với những mâu thuẫn, nếu tìm được giải pháp dung hòa thì mớithành công

Bĩnh tĩnh suy nghĩ là tố chất rất quan trọng, vì như đã phân tích, các dự án(nhất là ở các nước đang phát triển) thì những trục trặc, những khuyết điểm, hạnchế là khó tránh khỏi Bình tĩnh suy nghĩ để tìm cách giải quyết vấn đề mâu thuẫnhoặc hiệu chỉnh sai lệch thường có lợi cho nhà quản trị Nó giúp tránh được nhữngsai lầm đáng tiếc do quyết định vội vàng khi nhà quản trị đối mặt với quá nhiềuthách thức từ dự án.

- Tính nhạy cảm: Thể hiện sự chú ý quan sát, sự quan tâm chăm sóc đối vớinhững người dưới quyền, với những thành viên khác trong ê kíp dự án Nhà quảntrị dự án cần phải quan tâm đời sống cá nhân và hoạt động của họ, biết giúp đỡ vớimục đích làm giảm bớt những khó khăn của họ…

- Sự đòi hỏi cao với những người dưới quyền : Đây là phẩm chất cá nhânthể hiện tính kiên quyết, tự tin ở nhà quản trị dự án, nhà quản trị dự án phải có khảnăng kiên quyết đòi hỏi những người dưới quyền thực hiện hoặc không thực hiệnnhững hành vi nhất định, khi cảm thấy những điều đó có lợi hay không có lợi cho

- Quản trị dự án là công việc phải vừa học, vừa làm và vừa tích lũy kinhnghiệm

- Năng lực quan trọng hàng đầu của nhà quản trị dự án là tài giao tiếp, lànăng lực tổ chức (nhất là các dự án lớn ) chứ không phải trình độ chuyên môn.

- Nhà quản trị dự án phải là một nhà hoạch định, nhà tổ chức, điều hành và

có khả năng thúc đẩy dự án phát triển trong khi vẫn đảm bảo các yêu cầu về thờigian, kinh phí và độ hoàn thiện của dự án… Phải là người kiểm soát được dự án,phát hiện khó khăn, mâu thuẫn và đưa ra biện pháp hiệu chỉnh và dung hòa chấpnhận được

- Nhà quản trị dự án không chỉ dừng lại ở khuyến khích, động viên, mà cầnphối hợp êkíp dự án và tinh thần êkíp nhằm đóng góp và thành công của dự áncũng như góp phần nâng cao sức mạnh tổ chức, tinh thần và văn hóa của doanhnghiệp

1.3.3 Các cương vị chủ chốt của nhà quản trị dự án

Trong quản trị dự án cần xác định rõ những người tham gia, vai trò, chứcnăng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa họ, trình tự thời gian và điều kiện mà họ sẽtham gia dự án Ở những dự án lớn, mỗi doanh nghiệp tham gia thường có riêngmột người phụ trách dự án Tuy n hiên không phải mọi trường hợp đều có thể lấyngười trong bộ máy doanh nghiệp ra làm nhà quản trị dự án , mà có thể thuê cảcông ty tư vấn Vì vậy, việc phân biệt và làm rõ các cương vị chủ chốt trong quảntrị dự án là cần thiết và phải thiết lập quan hệ h ợp lý, chặt chẽ nhằm đảm bảo dự

án hoạt động có hiệu quả

Tùy theo các cách tiếp cận khác nhau về quản trị dự án mà có thể có cáchthức phân loại và hình thành các cương vị chủ chốt khác nhau

a Theo mức phân cấp quyết định

Theo mức phân cáp quyết định, người ta chia các cương vị chủ chốt của dự

án thành bốn cấp:

Cấp cao nhất, quyết định về sách lược (Chính phủ, UBND các cấp…)

- Chủ đầu tư công trình dự án (quyết định chiên lược)

- Chủ nhiệm dự án (quyết định điều hành)

- Chủ thầu (ra quyết định tác nghiệp)

Có thể mô tả bằng sơ đồ hình tháp trong quản trị dự án như trước đây:

Từ sơ đồ trên ta rút ra một số nhận xét sau:

+ Quan hệ giữa các đối tác (chủ công trình, chủ điều hành, chủ thầu) thểhiện trong nội dung của các hợp đồng, trong đó nêu rõ nghĩa vụ các bên tham gia

và thể thức trả tiền thù lao cho những người tham gia; các tham số giá thành, kinhphí và thời hạn mang tính chất quyết định trong các cam kết hợp đồng Tráchnhiệm các bên tham gia thay đổi theo biến chuyển của việc thực hiện các giai đoạnkhác nhau của dự án một cách linh hoạt

+ Càng ở dưới đáy của hình tháp độ tự do càng ít, nhưng độ rủi ro của dự

án (phải gánh chịu) càng giảm

+ Các cương vị trong quản trị dự án có vai trò rất quan trọng (kể cả chủthầu) và ảnh hưởng rõ rệt tới chất lượng và kết quả của dự án

Đặc biệt có hai cương vị chủ chốt trong quản trị dự án đó là chủ công trình

và chủ điều hành (còn gọi là chủ đầu tư và chủ nhiệm dự án)

- Chủ công trình có thể là cá nhân hay tổ chức có tư cách p háp nhân, là chủcông trình dự án, chịu trách nhiệm về quyết định chiến lược, là người thiết kế dự

án, xác định mục tiêu kinh phí và thời hạn của dự án Là người đề ra chương trình

kế hoạch thực hiện dự án – chủ công trình có thể giao toàn bộ hay một phầnchương trình đó cho chủ điều hành

Độ tự do và rủi rocủa dự án

Mức

quyết

định

- Chủ điều hành giải quyết các vấn đề chủ công trình đã ủy nhiệm, độngviên và quản lý êkíp để thực hiện chương trình dự án Chủ điều hành có thể là mộtngười (chủ nhiệm hoặc phó chủ nhiệm thường trực…) hoặc là một công t y Công

ty này có thể giao từng phần hoặc cụ thể cho các chủ thầu

b Theo mức phân cấp hay bao quát trong quản trị dự án (dựa theo khái niệm

quản trị dự án theo nghĩa hẹp), có hai cấp là người quản lý (hay chủ nhiệm dự án)

và các nhà quản trị chức năng (êkíp dự án)

- Chủ nhiệm dự án là nhà quản trị tổng hợp, chịu trách nhiệm chung về toàn

bộ dự án, là người hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát dự án theo sự ủynhiệm, ủy quyền của chủ đầu tư công trình Chủ nhiệm dự án giao từng phần việc

cụ thể cho các nhà quản trị bộ phận (chức năng) như: Quản trị công nghệ, kỹ thuật,quản trị công cụ, phương tiện, quản trị nhân lực, quản trị rủi ro

- Các nhà quản trị chức năng chịu trách nhiệm về lĩnh vực được giao theo

sự ủy nhiệm của chủ nhiệm dự án và phải có trách nhiệm phối hợp, phân tích vàtruyền tin phục vụ cho công tác quản trị dự án

Câu hỏi ôn tập:

1 Phân tích khái niệm dự án và dự án kinh doanh? Phân biệt hoạt động dự án vớihoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp?

2 Trình bày các đặc điểm cơ bản của dự án? Ý nghĩa của việc nghiên cứu các đặcđiểm này đối với công tác quản trị dự án kinh doanh của một doanh nghiệp?

3 Trình bày các phương diện chủ yếu của dự án Mối quan hệ giữa các phươngdiện này và ý nghĩa của việc nghiên cứu mối quan hệ đối với công tác quản trị dự

án kinh doanh của doanh nghiệp?

4 Phân tích khái niệm quản trị dự án Vai trò của công tác quản trị dự án và liên

hệ với thực tế công tác này ở nước ta giai đoạn hiện nay?

5 Mục đích, nội dung và ý nghĩa của mỗi giai đoạn tr ong quá trình quản trị dự án.Mối liên hệ giữa các giai đoạn?

6 Nhà quản trị dự án là ai? Vai trò của nhà quản trị dự án đối với công tác quản trị

dự án? Các phẩm chất năng lực cần có của một nhà quản trị dự án?

7 Trình bày các trách nhiệm và những cương vị chủ chốt của nhà quản trị dự án?

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN

Xây dựng dự án là một trong những nội dung đầu tiên của hoạt động quảntrị dự án, đây là nền tảng và là cơ sở để có thể triển khai các bước tiếp theo Tuynhiên cần lưu ý rằng để thự c hiện một mục tiêu chuyên biệt có thể có nhiều dự án

có khả năng thay thế lẫn nhau Vì vậy cần lựa chọn dự án phù hợp theo một quytrình khoa học Theo cách tiếp cận đó, chương này sẽ tập trung vào các vấn đề liênquan đến quy trình xây dựng và lựa chọn d ự án

2.1 KHÁI QUÁT NHỮNG NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA DỰ ÁN KINH DOANH

Một dự án muốn đi tới thành công cần phải được xây dựng cẩn thận với đầy

đủ các nội dung cần thiết Mỗi nội dung của dự án như một mắt xích trong mộtchuỗi các bước, các hoạt động nhằm đưa dự án tới kết quả cuối cùng Nếu trongquá trình xây dựng dự án, vì lý do nào đó mà dự án bị thiếu nội dung thì có thể tácđộng nhiều hay ít thậm chí mang tính quyết định tới thành bại của dự án

Thông thường, một dự án bao hàm một số nội dung chủ yếu sau :

2.1.1 Giới thiệu dự án kinh doanh

Với hầu hết các dự án, đây là nội dung bắt buộc phải có Thông qua nộidung này, dự án có thể mang tới những thông tin cần thiết của dự án cho các thànhphần có liên quan Nội dung này thường khái quát vị trí, mục tiêu và chiến lược…của doanh nghiệp trong một môi trường kinh doanh cụ thể, từ đó khẳng định sựcần thiết của dự án

2.1.1.1 Giới thiệu tóm lược về doanh nghiệp và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

a Giới thiệu tóm lược về doanh nghiệp

 Tóm lược những thông tin chính, cơ bản về doanh nghiệp (tên, địa chỉ, lĩnhvực kinh doanh, thế mạnh….)

 Xác định vị trí và vị thế của doanh nghiệp trong quá trình phát triển

 Các mục tiêu của doanh nghiệp (tổng quát và cụ thể, dài hạn và ngắn hạn,định lượng và định tính )

 Những chủ trương, đường lối và chính sách phát triển hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp

b Đánh giá tổng quát môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Làm rõ những điểm mạnh, điểm yếu, những thuận lợi và khó khăn củadoanh nghiệp Từ đó để khẳng định sự cần thiết của dự án đối với doanh nghiệp

Môi trường bên trong, bao gồm các yếu tố tạo nên nguồn lực vật chất (như

đất đai, vốn liếng, công nghệ - kỹ thuật, lao động ) và nguồn lực tinh thần (nh ưtriết lý kinh doanh, truyền thống, uy tín, địa vị của doanh nghiệp trên th ươngtrường )

Môi trường bên ngoài , bao gồm các yếu tố thuộc môi trư ờng tổng quát (như

các điều kiện chính trị, xã hội, khoa học - kỹ thuật, tự nhiên ) và môi trường đặcthù (như khách hàng nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, Nhà nước, các tổ chức xãhội )

c Đánh giá những thuận lợi và khó khăn, những thành công và thất bại cũng như nguyên nhân của chúng mà doanh nghiệp đã đạt đư ợc hay gặp phải trong hoạt động kinh doanh ở quá khứ và hiện tại.

2.1.1.2 Sự cần thiết của dự án đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, theo các mặt:

 Vị trí của dự án trong việc thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sáchphát triển của doanh nghiệp

 Vị trí của dự án trong quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của ngành, vùng,địa phư ơng mà dự án có thể ảnh hư ởng tới

 Các mục tiêu và lợi ích mà dự án có thể mang lại cho doanh nghiệp và cho

xã hội

2.1.1.3 Giới thiệu ngành nghề kinh doanh của dự án.

Vì dự án thực chất là một hoạt động đầu tư của doanh nghiệp nên phải

mang lại hiệu quả kinh tế - xã hội cho doanh nghiệp và nền kinh tế quốc dân, đồng thời phải đảm bảo sự an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , do vậy

cần phải phân tích và đánh giá nghề kinh doanh mà dự án sẽ tham gia theo các mặtsau đây:

 Đánh giá tầm quan trọng, đặc tính và mức độ cạnh tranh của ngành nghềkinh doanh

 Làm rõ các khó khăn và thuận lợi cho các cá nhân hay tổ chức nào muốngia nhập ngành nghề kinh doanh này (trên các mặt: tài chính, th ương mại, kỹ thuật

2.1.2.1 Phương án sản phẩm, dịch vụ của dự án kinh doanh

 Cơ cấu sản phẩm và dịch vụ của dự án (đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ haykinh doanh sản phẩm duy nhất, sản phẩm chủ yếu và thứ yếu, các thang sản phẩm

 Xác định vị trí của sản phẩm, dịch vụ trong chu kỳ sống của nó, từ đó xemxét để loại bỏ những sản phẩm sắp lỗi thời và h ướng tới sản phẩm mới Mặt khác,đánh giá những cơ hội để đổi mới, cải tiến sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng nhucầu, thị hiếu của khách hàng

2.1.2.2 Thị trường của dự án kinh doanh

Việc nghiên cứu thị trường nhằm giải quyết các nội dung cụ thể sau:

 Xác định rõ loại thị trư ờng và đoạn thị tr ường sản phẩm dịch vụ mà dự án

sẽ tham gia

 Xác định nhu cầu và nhu cầu có khả năng thanh toán của thị trư ờng về sảnphẩm dịch vụ của dự án, gồm cả nhu cầu hiện tại và t ương lai theo từng loại thịtrường và từng đoạn thị trư ờng

 Phân tích và đánh giá khả năng cung ứng của các nguồn hàng (các tổ chức,

cá nhân thuộc các thành phần kinh tế trong nư ớc và ngoài nước ) ở hiện tại cũngnhư tương lai

 Phân tích và đánh giá sự biến động cũng như xu hướng phát triển của thịtrường sản phẩm dịch vụ của dự án

 Khả năng chiếm lĩnh thị trư ờng, hoạt động tiếp thị của dự án (giao tiếp,khuếch trương, quảng cáo ), dự kiến về mức tăng thị phần trong t ương lai theocác giai đoạn của dự án

 Phân tích và đánh giá khả năng cạnh tranh của các đối thủ cả về quy mô, thịphẩn, điểm mạnh, điểm yếu, lợi thế cạnh tranh và xu hư ớng phát triển

2.1.2.3 Hoạt động Marketing của dự án kinh doanh

Trong quá trình xây dựng dự án, cần đưa ra được các sách lược vềmarketing cho các sản phẩm và dịch vụ mà dự án tạo ra Đây là một nhiệm vụquan trọng đối với các nhà quản trị dự án Nếu không có một chiến lược marketingtốt thì sản phẩm của dự án sẽ gặp khó khăn trong khâu tiêu thụ và điều này gâyảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của dự án nói riêng và của doanh nghiệp nóichung

Lên kế hoạch marketing cho dự án cần đảm bảo ít nhất 4 nội dung cơ bản:

 Chiến lược và chính sách sản phẩm, dịch vụ

 Chiến lược và chính sách giá

 Chiến lược và chính sách phân phối

 Chiến lược và chính sách giao tiếp khuyếch trương

Hoạch định chiến lược Market ing nhằm xác định rõ đoạn thị trường, sản phẩm

và chính sách marketing phù hợp

Chiến lược marketing của dự án bao gồm một số nội dung chính sau:

 Dự án cần xác định rõ đoạn thị trư ờng để cung ứng các sản phẩm, dịch vụ:(người sản xuất, người tiêu dùng cá nhân, các thương nhân hay chính phủ )

 Những thuộc tính cơ bản nào của hàng hoá, dịch vụ sẽ đư ợc dự án khuếchtrương nhằm đẩy mạnh bán ra (ví dụ: dễ sử dụng, giá cả phù hợp, chất lượng cao,độc đáo, tiết kiệm thời gian tiêu dùng )

 Những thuận lợi hay kém thuận lợi về địa điểm kinh doanh, tuỳ thuộc vàongành kinh doanh và sản phẩm, dịch vụ mà dự án sẽ kinh doanh.

 Xác định kênh phân phối sản phẩm nh ư bán lẻ, bán buôn: đại lý, môi giới ,

có thể phải chi tiết đến nhân viên bán hàng, chào hàng, các nhà đ ại lý, môi giới

 Xác định các hình thức dịch vụ khách hàng và chính sách bảo đảm chokhách hàng được hưởng mọi quyền lợi của họ như : bảo hành, sửa chữa miễn phí,vận chuyển sau khi bán, miễn thuế , xác định mức độ và địa điểm cung ứng cácdịch vụ đó

 Dự kiến các chính sách giá cả, các khung giá và mức giá cụ thể

 Công tác quảng cáo, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ theo các hình thức khácnhau trên các phương tiện phù hợp, mức độ sử dụng chúng

 Xác định ngân sách cho hoạt động Marketing của toàn bộ d ự án và chotừng mặt hàng, dịch vụ chủ yếu

2.1.3 Phương án công nghệ và kỹ thuật của dự án kinh doanh

Đây là nội dung quan trọng đối với tất cả các dự án Thông qua việc đảmbảo dự án có phương án kỹ thuật công nghệ phù hợp, tính khả thi của dự án cũngđược đảm bảo Nếu một dự án có tính khả thi về mặt kỹ thuật công nghệ thấp thìbản thân dự án đó có tính khả thi thấp và rủi ro của dự án đó khi tiến hành thựchiện sẽ cao

Nội dung này bao gồm:

(1) phân tích và lựa chọn hình thức đầu tư, công suất, công nghệ và trangthiết bị của dự án

(2) phân tích và lựa chọn địa bàn triển khai dự án

2.1.3.1 Phân tích và lựa chọn hình thức đầu tư, công suất, công nghệ và trang thiết bị của dự án kinh doanh

 Hình thức đầu tư:

Thông thường dự án có hai hình thức đầu tư chính là đầu tư mới và đầu tư theo chiều sâu Tùy theo từng dự án cụ thể các nhà quản trị sẽ lựa chọn hình thức

đầu tư phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất

 Công suất của dự án

Điều này sẽ quyết định đến số lượng sản phẩm dịch vụ của dự án cũng nhưquy mô của dự án.

Việc dự án lựa chọn cho mình công suất ra sao phụ thuộc vào kết quả phântích đánh giá rất nhiều yếu tố, nhiều góc độ như khả năng cung ứng của dự án, quy

mô thị trường, tầm hạn quản trị, vốn, trình độ nhân sự

 Công nghệ và trang thiết b ị

Phân tích các phương án công nghệ kinh doanh (về tính hiện đại, tính kinh

tế, tính thích hợp, ảnh hưởng môi trường ) và lựa chọn công nghệ kinh doanh tốtnhất

Xác định phương án chuyển giao công nghệ hoặc xây dựng công nghệ mới.Xây dựng phương án bảo vệ môi trường (tự nhiên, sinh thái và xã hội )

2.1.3.2 Phân tích, lựa chọn địa bàn triển khai dự án

Nội dung này được xác định đối với các dự án có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản , bao gồm:

 Xác định đặc điểm kinh doanh (nơi đặt các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởngsản xuất, cửa hàng, nhà kho, văn phòng làm việc ) trên các mặt: kinh tế, xã hội,

tự nhiên

 Phân tích đặc điểm kinh tế, xã hội và sinh tháI tự nhiên của địa điểm kinhdoanh theo các vấn đề: chi phí địa điểm liên quan đến xây dựng cơ bản, chi phíkhai thác các nguồn lực đất đai, nguyên vật liệu, và các chi phí cho hoạt động tiêuthụ sản phẩm, dịch vụ Phân tích mặt chính trị - xã hội của địa điểm kinh doanhnhư vấn đề tạo việc làm, tăng thu nhập, cải thiện môi trư ờng văn hoá

 Đánh giá về cơ sở hạ tầng tại địa điểm dự kiến

 Đề xuất các giải pháp nhằm hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực của địađiểm kinh doanh đến các mặt xã hội, môi trường

 Thiết kế và bố trí cá c công trình xây dựng cơ bản

 Thiết kế và bố trí các công trình chính, p hụ

 Xây dựng phương án kết cấu hạ tầng cơ sở nh ư đường sá, cầu cống, điện,nước