GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM

1

Contents

PH N I ậ T NG QUAN 5

Ch ng 4 : GI I THI U 5

4.1 L ch s qu n tr d án 5

4.2 Qu n tr d án trong th gi i kinh doanh ngày nay [2] 5

4.3 L i ích c a qu n tr d án? 7

4.4 V y thì d án là gì? 7

4.5 B n ph n và quy n h n c a tr ng d án 9

4.6 T i sao d án ph n m m th t b i ? 10

4.7 Các y u t t i thi u đ d án thành công 10

4.8 Qu n tr d án là gì? 11

Ch ng 5 : CON NG I VÀ K N NG 13

5.1 Nh ng ng i liên quan đ n d án 13

5.2 Các k n ng c a tr ng d án 13

5.2.1 Kh n ng Lưnh đ o b m sinh hay rèn luy n? 15

5.2.2 K n ng v k thu t có c n thi t? 15

5.3 B n có th làm gì v i các ki n th c qu n tr d án? 16

Ch ng 6 : QU N TR D ÁN PH N M M VÀ QUI TRÌNH 16

6.1 Qu n tr d án ph n m m 16

6.2 Qui trình là gì? 16

6.3 M t s Qui trình phát tri n ph n m m (QTPTPM) 17

6.3.1 Qui trình thác n c (Waterfall Life Cycle) 17

6.3.2 Qui trình Prototype - Qui trình Phát tri n l p (Iterative Development) 18

6.3.3 Qui trình t ng d n (Incremental lifecycle model) 20

6.3.4 Qui trình xo n c (Spiral Life Cycle) 20

6.3.5 L p trình c c đ (Extreme Programming) 21

6.4 S a đ i quy trình (Process Tailoring) 22

2

6.4.1 S a đ i s l c: 23

6.4.2 S a đ i chi ti t: 24

6.5 Qui trình làm d án (Chu k s ng c a d án) 24

6.5.1 Xác đ nh ph m vi c a d án 24

6.5.2 Lên k ho ch 25

6.5.3 Th c thi k ho ch 26

6.5.4 Giám sát và đi u ch nh 26

6.5.5 óng d án 26

6.5.6 Áp d ng c 5 pha c a qui trình? 27

PH N II: LÊN K HO CH 28

Ch ng 7 XÁC NH D ÁN 28

B n phát bi u công vi c (Statement of work- SOW) 28

7.1.1 Gi i thi u 29

7.1.2 Ph m vi 29

7.1.3 Các gi đ nh 31

7.1.4 Các ràng bu c 31

7.1.5 Tiêu chu n th c hi n ậ Cam k t ch t l ng 31

7.1.6 L i ích nghi p v 32

7.1.7 Mô t s n ph m / d ch v 32

7.1.8 Các trách nhi m chính 32

7.1.9 Tham kh o 32

7.1.10 S a đ i b sung 32

7.1.11 Ch ký 32

Công b d án 32

Ch ng 8 : CÁC K THU T LÊN K HO CH 33

8.1 Phân rã công vi c (Work Breakdown Structure -WBS) 33

8.2 Bài t p CBK1 38

8.3 S đ m ng công vi c (Network Diagram) 39

3

8.3.1 nh ngh a: 39

8.3.2 Ký hi u: 39

8.3.3 Các lo i quan h 39

8.3.4 Các lo i S MCV 40

8.3.5 Bài t p: 41

8.3.6 ng c ng (Critical Path Method): 41

8.3.7 Cách tính l ch bi u 42

8.3.8 th n i (float): 43

8.3.9 K thu t rút ng n th i gian th c hi n 43

8.4 S đ Gantt 44

8.4.1 Cách v 44

8.4.2 M c đích: 45

Ch ng 9 : C L NG 47

9.1 Khái ni m v c l ng 47

9.2 Các k thu t c l ng s c gia công 47

1 K thu t t ng t (Top-Down) 47

2 c l ng t d i lên (Bottom-Up) 48

3 Mô hình tham s 48

4 c l ng theo s phân ph i s c gia công 48

9.3 Các cách ti p c n c l ng 49

9.3.1 Historical data: 49

9.3.2 T ng t nh công vi c khác trong cùng m t d án 49

9.3.3 T v n t chuyên gia 49

9.3.4 Brainstorm 49

9.3.5 Ph ng pháp 3 đi m: 49

9.3.6 H s n ng su t toàn c c (Global Efficiency Factor -GEF) 50

9.3.7 Ph n tr m đi u ch nh n ng su t (Productivity Adjustment Percent -PAP) 50

9.3.8 Qu th i gian d tr : 51

4

9.4 Khái ni m v l ch bi u 51

9.5 c l ng th i gian th c hi n 52

9.5.1 Các lo i th i gian 53

9.6 Chi n l c lên k ho ch 53

9.6.1 K ho ch t ng th 54

9.6.2 Lên k ho ch chi ti t 55

Ch ng 10 : TÍNH TOÁN CHI PHÍ 58

10.1.1 Các đ m c c n chi phí 58

10.1.2 Công th c tính chi phí 59

10.1.3 Phân lo i chi phí 60

10.1.4 Các y u t nh h ng vi c tính toán chi phí 60

10.1.5 Cách ti p c n qu n lý chi phí 61

10.1.6 Làm gì n u tr ng d án b cho là c l ng chi phí quá cao? 61

Ch ng 11 : PHÂN PH I TÀI NGUYÊN 62

11.1 Cân đ i tài nguyên 63

11.2 Các ph ng pháp cân đ i tài nguyên: 64

11.3 H tr phân công nhân s 64

Ch ng 9: RÚT NG N TH I GIAN TH C HI N V i CHI PHÍ TH P NH T 67

Phát bi u bài tóan: Cho d án Y, g m các công vi c nh b ng d i Gi s bình th ng thì A có th đ c th c hi n trong 4 ngày, còn n u làm t c hành thì A có th th c hi n t i thi u trong 2 ngày V i m i ngày t c hành nh v y, chi phí ph i tr cho A là 140$/ngày (d nhiên là n u làm bình th ng thì chi phí m i ngày s th p h n) T ng t nh v y cho các công vi c còn l i: 67

Bài m u 2: cho d án v í SDMCV nh sau: 69

5

PH N I ậ T NG QUAN

Ch ng 4: GI I THI U

4.1 L ch s qu n tr d án

Qu n tr d ánăđưămanhănhaăcóăt th i Noah, chính Noah làătr ng d ánăđ u tiên trên th gi i khi ông t m lên

k ho chăđóngăthuy n qua tr năđ i h ng th y cùng v i m t s gia súc các lo i, m t s th c ph m, n c u ng c n thi tăđ s ng còn

Kim t tháp Ai C păcònăđ ngăv ngăđ năngàyănayăc ngălàănh vào hàng ngàn d ánăđ c qu n tr b iăhàngătr mă

tr ng d án tài ba

T xaăx a,ăm cădùăđưăxu t hi n nhi uătr ng d án l i l c, qu n tr d án v năch aăđ c nh n ra là ngành khoa

h c c n thi tăchoăđ n khi các ho tăđ ng nghiên c u trong th păniênă1950,ăđiătìmănh ngăph ngăphápătiênăphong,ăcác công c đ c bi t trong các d ánăkhôngăgianăđ t ti nănh ăd án Polaris, Apollo NASA và B Quôc Phòng

M đưăthi t l p nhi u chu n v qu n tr d án đ ràng bu c v i nh ng công ty h p tác

Vào cu i th p niên 1960 các ngành qu n tr kinh doanh b tăđ u nghiên c u các c u trúc t ch c và k thu t m i

đ có th thích ng k p th i v i s thayăđ i nhanh chóng c aămôiătr ng th c t Vàoăcácăn mă1970,ă1980ătàiă

li u v qu n tr d ánăđ c công b phong phú, d năđ n vi c phát tri n m nh các lý thuy t,ăph ngăphápăvàătiêuăchu n

Kho ng 1990 các công ty thu c nhóm l i nhu n l n phi l i nhu năđ u nh n ra r ng h khó mà th c thi thành công các công vi c l n và ph c t p n u không áp d ng các công c và qui trình qu n tr d án

4.2 Qu n tr d án trong th gi i kinh doanh ngày nay [2]

V iăs ăchuy n d ch t vi c s n su t các d ch v , hàng tiêu dùng theo cách hàng lo tăđ n vi c s n su t theo ý khách hàng thì qu n tr d án là m tăđápă ng t t nh t cho s thayăđ i này

Không có ngh nào khó kh n h n qu n tr d án Các công ty luôn trong tình tr ng đ i m i mô hình và t ch c

l i đ theo k p s c nh tranh toàn c u S tranh đ u r t gay g t và ch có nh ng công ty linh ho t là t n t i Ví d ,

vi c ng d ng h phân tán và truy n thông t ng nhanh (nh client/server, Intranet, và internet computing) đư đ y nhanh s bi n m t c a ranh gi i t ch c và c p b c qu n lý i theo s m d n v c p b c t ch c là s trao quy n cho nhân viên Nhi u công ty hi n nay cho phép nhân viên trách nhi m l n h n và ch u trách nhi m trong quy t đ nh (ví d nh các nhóm t làm vi c tr c ti p)

S thay đ i không ng ng l i đó Nhi u công ty xem d án là s đ u t , s tích h p trong k ho ch chi n l c

c a h i u đó có ngh a là ng i tr ng d án ph i liên t c ch ng t s đóng góp c a h cho đ n cùng V i s

k t h p ngày càng g n gi a k ho ch chi n l c và qu n tr d án d n đ n m i quan h ch t ch gi a qu n tr d

án và qu n tr ti n trình, d án tr thành m t ph n tích h p trong s d ng và th c hi n ti n trình

6

B n ch t công vi c ngày nay c ng thay đ i nhi u công ty Nhân viên không còn yêu c u hay tìm ki m m t công vi c dài h n - nhi u ng i và công ty thích s linh ho t và di đ ng Nh ng thay đ i này t o ra m t h ng

m i đ hoàn thành công vi c: tr c ti p tác đ ng lên quan h và cách th c kinh doanh

Nhi u d án ngày nay thu hút nhân l c t nh ng ngành ngh và t ng l p khác nhau do s toàn c u hóa c a kinh

t qu c gia

Khi kinh t ti p t c đ c m r ng, các ngu n l c chính s b gi i h n và ng i qu n tr d án s c n nh ng

ph ng án thay th đ gi đ c s thành th o, ch ng h n nh s d ng c v n và gia công D nhiên, trong quá

kh ng i qu n tr d án c ng ph i đ i m t v i nh ng v n đ t ng t trong cung c p các ngu n l c thay th ,

nh ng ch a bao gi có áp l c l n nh ngày nay

Áp l c th tr ng c ng gây r c r i cho ng i qu n tr d án Khách hàng không ch mu n ch t l ng t t mà còn đòi h i th i gian ng n h n Áp l c th i gian b t bu c ng i qu n tr ph i ho t đ ng hi u qu m c ch a t ng

có S ph c t p trong qu n tr d án ch a bao gi l n nh hi n nay, và ch có t ng trong t ng lai i u then

ch t là các ph n c a d án ph i s n sàng đ ch c r ng d ch v cu i cùng đ c giao đúng th i h n, trong ngân sách cho phép và đ m b o ch t l ng cao nh t

Các công vi c truy n th ngăđ c th c hi năđ uăđ n m iăngàyătrongăv năphòng,ănhàămáyăs d n bi n m tădoăđ c

t đ ng hóa Qu n tr trungăgianănh ăcácăcông ty máy tính chuyên thu th păvàăphânătíchăthôngătinăc ngăd n bi n

m t.ăThayăvàoăđóălàăd án và nhóm làm d ánăđ c thành l păđ gi i quy t m tăbàiătoánănàoăđó.ăBàiătoánăcóăth

là thi t k m t s n ph m m i ho c re-engineer m tăquiătrìnhănàoăđóă- d án hình thành, nhân s đ căđi u ph i,

th c thi, hoàn t t và k t thúc d án Nhóm làm d ánăđ c hình thành và gi i tán theo bài toán

Cácăcôngătyăt ngălaiăđi n hình s có các lo i vai trò sau:

C p qu n lý cao nh t

(top-level management)

CEO (Chief Exercuve Officer)

VP (Vice Precident)

Xây d ng chi năl c

Qu n lý tài nguyên CFO, CIO, HR Manager, VP of

Các t vi t t t xem glossary

Ngày nay, do s thayăđ i chóng m t c a th tr ng, qu n tr d án luôn luôn là gi iăphápăđ u tiên trong các ho t

đ ng kinh doanh Các công ty l n và nh nh n ra r ng cách ti p c n có c uătrúcănh ălênăk ho ch và giám sát các

d án là chìa khóa c n thi tăđ thànhăcông.ăNóăđemăl i nh ng l i ích c th nh :

Giám sát t t ngân sách, tài nguyên

D án là khái ni m r t ph c t p Ng iătaăđưăph i c g ng đ aăra 8 đ nhăngh aăsauăđâyăđ mô t nó:

1 Là th hi n duy nh t: không bao gi có 2 d án gi ng nhau hoàn toàn

2 Liênăquanăđ n s không ch c ch n: nói lên b n ch t c a d ánălàăhayăthayăđ i

T m th i: có th iăđi m b tăđ u và k t thúc rõ ràng

8

3 C n tài nguyên c a nhi uăl nhăv c khác nhau: ví d ph n c ng, ph n m m, vi n thông,.v v

4 Là 1 dãy các công vi c có th t vàăđ căxácăđ nh d a vào s ràng bu c c a tài nguyên

5 c th c hi n theo ph m vi cho tr c

6 Th c hi nătrongă1ăngânăsáchăxácăđ nh

7 c th c hi n trong kho ng th i gian xác đ nh

có th hi uăđ c d án là gì, ta ph i nhìn nó qua nhi uăl ngăkínhănh v y, rõ ràng là nó r t ph c t p.ă óălàălýă

do t i sao khi th c hi n d án hay b th t b i n u không hi uăđúngăb n ch t c a nó

V m tăđ nhăl ng, d án th ngăđ c mô t ng n g n và tr c quan qua 5 y u t sau:

Ngh aălàăd ánălàă1ăđ i t ng b chi ph i b iăn măy u t chính:

Yêu c u hay còn g i là ph m vi (scope), biên c a bài toán:ăngh aălàăxácăđ nh nh ng gì d án s làm và

nh ng gì không làm Vi căxácăđ nh ph m vi và b tăđ u b ng m tăbiênăđúngălàăr t quan tr ng, m c dù biên này có th thayăđ iăsauăđó.ăNhi m v vàăc ngălàătháchăth c c aătr ng d án là dò tìm, n m b t

đ căcácăthayăđ i này và đi u ti t chúng

Th i gian: th iăgianăth ng t l ngh ch v i chi phí, d ánăcàngăkéoădàiăthìăchiăphíăcàngăt ngăcaoă vàă

ng c l i.ăSauăkhiăđưăth ngăl ng và ký h păđ ng xong thì th i gian th c hi n d án coiănh ăđ c

ch t l i

Th i gian là m t lo i tài nguyên r tăđ c bi t.ăNg iătaăth ng nói th i gian là vàng b c,ănh ngăvàngăb c

có th đ căđ dành, ki m thêm ho c chi tiêu còn th i gian thì không M i sáng th c d y, m iăng i có

24 gi tinh khôi; mu năđ dànhăkhôngăxàiăchúngăc ngăkhôngăđ c; mu n ki m thêm m i ngày nhi u

h nă24ăgi c ngăkhôngăđ c T iăsaoăc ngăm t ngày v i ng n y gi màăcóăng iălàmăđ c nhi u vi c, cóăng iălàmăđ c ít vi c,ăcóăng i ch ngălàmăđ c vi c gì, th măchíăcóăng i làm toàn nh ng chuy n

có h i?

óăc ngălàăm t trong nh ng lý do nhăh ngăđ n s th t b i hay thành công c a d án

Chi phí:c ngăt ngăt nh ăth iăgian,ăsauăkhiăđưăth ngăl ng và ký h păđ ng xong thì chi phí th c

hi n d án c ngăđ c ch t l M t nhi m v quan tr ng c aătr ng d án là qu n lý các chi tiêu trong

d án sao cho không b v t ngân sách

Ch t l ng: th ngăng i ta ch quan tâm ch tăl ng c a s n ph mămàăquênăđiăch tăl ng c a qui trình làm ra s n ph m y.ă óălàălýădoăt i sao Vi tăNamăth ng hay x y ra các v ng đ c th că năt p th ,

9

khi th că năđ cătr ngăb y trên bàn trông r tăngon,ănh ngă năvàoăthìăb ng đ c, do qui trình th c hi n không có ch tăl ng B i v yăkhiănóiăđ n ch tăl ng, c n xét 2 khía c nh:

- Ch tăl ng c a s n ph m

- Ch tăl ng c a qui trình làm ra s n ph măđó

Nh ătaăđưăbi t m t qui trình t t s cho ra nh ng s n ph m có ch tăl ng t t và năđ nh V i d án ph n

m m, s n ph m cu i là m t h th ng ph n m m Vì v y,ăđ t oăđ c m t ph n m m có ch tăl ng, m t trong nh ng nhi m v đ u tiên c aătr ng d án là ch n ra m t qui trình làm ph n m m có ch tăl ng

T t c đ u có s n và có gi i h n.ăNgh aălàăkhiălênăl ch bi u phân ph i tài nguyên cho các công vi c c a d án,

tr ng d án ph i xem chúng có t n t i, và có s n sàng vào th i gian công vi căđóăđ c th c hi n không

Ch c n 1 trong 5 y u t nàyăthayăđ i thì 4 y u t còn l i s b nh h ngătheo,ăngh aălàăd án s r i vào th m t cân b ng

Không th th c hi n m t d án v i yêu c u r t nhi u, ch tăl ng th t cao, chi phí th t th p và tài nguyên th t ít,

nh ăv y là m t cân b ng:

B n ph n c a tr ng d án luôn gi d án th cân b ng Th cân b ng này r t mong manh do b n ch t c a d ánălàăhayăthayăđ i

4.5 B n ph n và quy n h n c a tr ng d án

10

Nh ăđưăbi t th i gian, chi phí, ph m vi, ch tăl ng là các th do khách hàng kh ng ch , và h uănh ălàăc đ nh

n uăkhôngăcóăgìăthayăđ i trong su t quá trình làm d án D a vào th i gian, chi phí, ph m vi đưăđ căcho,ătr ng

d án có b n ph n lên k ho ch trong gi i h n các tài nguyên đ c c pătrênăgiaoăđ t o ra s n ph m có ch t

l ng

Nói tóm l iătr ng d án ch có toàn quy n qu n lý chi phí và lên k ho ch trong 5 khung hay 5 gi i h n: th i gian, chi phí, ph m vi, ch tăl ng và tài nguyên; b nămónăđ u do khách hàng quy tăđ nh, món cu i cùng do c p trên c aătr ng d án quy tăđ nh

Quaăđóăđ th y vi c qu n tr d án qu m t thách th căđ y quy năr ăđ i v iătr ng d án, vì m c dù b kh ng

ch b i 5 gi i h n,ănh ngăv n còn m t b u tr i r ng m đ tr ng d án sáng t o:ăđóălàălênăk ho ch và qu n lý chi phí

4.6 T i sao d án ph n m m th t b i ?

Có r t nhi u nguyên nhân khi n d án b th t b i,ăd iăđâyăli t kê m t s nguyên nhân chính:

căl ngăsai:ăD ngănh ăv i m iătr ng d án, th t b iăđ u tiên - có th ch aăph i là cu iăcùng,ăđ c kinh nghi mălàă căl ngăsai.ă i uănàyăc ngăd hi uăvìă căl ng không ph i là m t ngành khoa h c chính xác, nó ph thu c vào kinh nghi m và vào r t nhi u y u t khách quan khác M t ch ng minh là

th yêu c u các bà n i tr - v i b dày kinh nghi m nhi u ch căn măđiăch , có th căl ng chính xác

s ti n s chi cho m i bu iăđiăch không? Câu tr l i là không, ch c ch n có sai s r t l n n uăhômăđóă

ng u nhiên ngoài ch bán h giá m tămónăgìăđóăr t h p d n bà

Ph măviăthayăđ iăc ngăm t trong nh ng nguyên nhân chính c a th t b i V năđ khôngăđ năgi n là h thayăđ i ph m vi thì thêm ti n, vì s ti năđ căthêmăđóăkhôngăt ngăx ng v i s c gia công Ví d m t

d ánăbanăđ uă căl ng là m t tri u,ăsauăđóăăph mă viăthayăđ i d ánăđ că căl ng l i là 2 tri u,

nh ngăth c t có th lênăđ n 4, ho c 5 tri u, do ph măviăthayăđ iăđưăpháăv k ho ch và làm xáo tr n

nh ngăgìăđưăhoànăt t Th t s ph măviăthayăđ i ch thành tai h aăkhiăchúngăkhôngăđ c qu n lý, theo v t vàăxácăđ nh m tăcáchăđúngăđ n

K thu t: dùng nh ng k thu t không thích h p v i bài toán, ho c nh ng k thu t quá m i không có

th i gian và kinh nghi măđ n m rõ nó

11

gi mănhânăcông,ăt ngădoanhăthu,ăv v ăD án có th k t thúc hoàn h o:ăđúngăth i h n,ăd i ngân sách và th a

ph m vi yêu c u,ănh ngăn u khách hàng không gi măđ c m c t n kho, nhân s v n th ,ăvàădoanhăthuăgiaăt ngă

ch đ d trang trãi chi phí c a d ánăthìăcoiănh ăs đ uăt ăc a khách hàng vào d án là lãng phí

4.8 Qu n tr d án là gì?

Dù môi tr ng d án có thay đ i nh th nào, các ki n th căc ăs trong qu n tr v n nh nhau b t k đó là d án thu c lãnh v c công ngh thông tin hay các lãnh v c khác Ví d , qu n tr m t d án ti p th c ngăc n các k

n ng c ăs nh là qu n tr m t d án ph n m m

Ki n th c c a các lãnh v c Xi có th là r t nhi u ho c ít ho c không c n gì c , là ph thu căvàoăđ l n,ăđ ph c

t p c a bài toán; và tùy thu c vào yêu c u v ch tăl ng c a khách hàng

nh ngh a qu n tr d án: qu n tr d án là ng d ng tri th c + k n ngă+ăcôngăc + k thu t vào d án đ đ t

đ c m c tiêu

1 Tri th c

1.1 Tri th c c b n: giúp tr ng d án xácăđ nh đ c m c tiêu c a d án:

1.1.1 Qu n lý yêu c u: thu th p, phân l ai và phê duy t các yêu c u

1.1.2 Qu n lý l ch bi u: c l ng th i gian th c hi n, tài nguyên cho t ng công vi c sao cho d án hòan t tăđúngăh n

1.1.3 Qu n lý Chi phí: chi tiêu h p lý, không v t ngân sách

Ki n th c QTDAă ă c ă

s

Lãnh v c X1

Lãnh v c

Xi

Lãnh

v c X2

12

1.1.4 Qu n lý ch t l ng: B oăđ m các mô t v s n ph m làăđúng,ăđ yăđ so v i các yêu c u

1.2 Các tri th c ti n ích: giúp tr ng d án hòan thành m c tiêu đ ra

1.2.1 Qu n lý nhân l c: s d ng hi u qu ngu n nhân l c

1.2.2 Qu n lý giao ti p: phát sinh, thu th p, ph bi n, l u tr các thông tin

1.2.3 Qu n lý r i ro: n m b t và x lý r i ro ti m n

1.2.4 Qu n lý Thu mua: xin / mua / m n /thuê các s n ph m/d ch v c n thi t cho d án

2 Công c : các tri th c trên n u n u áp d ng vào d án theo cách th công, không dùng công c h tr thì

tr ng d án s làm vi c r t c c mà k t qu công vi căc ngăkhôngăchínhăxácădoătínhăph c t p và hay thay

đ i c a d án.ăDoăđó,ăv i t ng lãnh v căng iătaăth ng dùng các công c h tr đi năhìnhănh ăsau:

2.1 Qu n lý yêu c u: RequisitePro,ầ

2.2 Qu n lý l ch bi u MS Project, Planer, Open Plan

2.3 Qu n lý Chi phí: MS Project, Planer, Gantt chart, Costarầ

2.4 ầ

3 K n ngă(xem ch ngă2.2)

4 K thu t (xemăch ngă4)

Có th xem qu n tr d án nh m t mái vòm ki n trúc có 9 c t (8 tri th c + k n ng).ă c bi t, ch c n m t cây

c t b gãy thì kh n ngăs păđ (d án th t b i) c a mái vòm r t cao!

Nói m t cách hình t ng h n, qu n tr d án có th đ c ví nh taăđi u khi n m t con ng a ch ng (d án)ăđiăt SaiGonăđ n Ch L n Con ng a có th h t ng i c i (tr ng d án) r t xu ngăđ t (d án th t b i) b t c lúc nào!ăNgoàiăra,ătrênăconăđ ngăđiăSaigon-Ch l n, ng i c i ng a s có th g p vô s r i ro: l t gà, k t xe,

ng a sút móng, m a l t, tr n l t,ầă

Ng i b o tr (Sponsor) : ng i/nhóm ch u trách nhi m v m t t ch c

Client: ng i/nhóm tr ti n cho s phát tri n (development )

Users:ng i/nhóm s d ng s n ph m cu i

Customers: ng i/nhóm tr ti n mua s n ph m

Project team, Developer(s): nhóm phát tri n d án

Phòng ti p th (Marketing Department)

Chuyên gia k thu t (Technical Expert): ng i/nhóm có kinh nghi m chuyên môn liênăquanăđ n các yêu c u phi ch căn ngăc a s n ph m (ví d : máy móc, pháp lý, môi tr ng v n hành, )

Nhà cung c p (Suppliers): công ty th ba cung c p các thi t b , d ch v cho d án

Nhi m v c a tr ng d án là có quan h t t v i stakeholder, hi uăđúngăvàăđápă ngăđúngăcácămongăđ i c a h

M t trong nh ng kh n ngăđ c bi tăălàătr ng d án ph i hi u bi t phong t c, t p quán v vầăT i sao? Vì nhân

s trong m t nhóm có th đ n t nhi u mi n khác nhau trên Vi t Nam, th m chí trên th gi i; m iăng i có m t

n năv năhóaăkhácănhau,ăt păquánăkhácănhau,ăch aăk thói quen, s thíchăkhácănhau, vầv ădoăđóătr ng d án

ph i n măđ c nh ng s khác bi t nàyăvàăđi uăhòaăsaoăchoătránhăđ c nh ng ng nh n d năđ n nh ng mâu thu n,ăxungăđ tăkhôngăđángăcó Còn v lu t pháp? N u không n m rõ lu tă(laoăđ ng) c a qu c gia, t ch c c a nhân s mà d ánăđangăthuêăthìăs cóănguyăc ătr ng d án thuê, s d ng, sa th i nhân s khôngăđúngălu t,ădoăđóă

s b ki n cáo và b tòa án ph t n ng.ă i u này khi n t n kém mà l i m t uy tín M t ví d đi n hình cho chuy n này Vi t Nam: Tòa án Tr ng tài th thao qu c t t i Th yăS ăđưăquy tăđ nh x choănguyênăHLVăđ i U.23 VN- Letard (ng i Pháp) th ng ki năL B VN,ăbu căL B VNăph i b i th ng 197.000 USD cho v HLV này, n uăkhôngăđ i tuy năbóngăđáăVNăs b c măthiăđ u qu c t trongă2ăn m.ăDoănh n th c v lu t c a liên đoànăcònăy u c ng v i vi c thi u hi u sâu v nh ngăđi u kho n ràng bu c trong h păđ ng [13]

Các k n ngăc ng giúp tr ng d án làm t t vai trò qu n lý (management), nh ng k n ngănàyăcóăth đ căđàoă

t o r t bài b n tr ng l p Nh m t d án thành công, qu n lý t t không thôi ch , tr ng d án c n

ph i có t ch t c a ng iălưnhăđ oă(leader),ăngh aălàăph i có các k n ngăm m, chúng là ch t keo t o s đoànăk t

và gây c m h ng làm vi cătrongănhómăđ ng th i l yăđ c thi n c m c a nh ng ng i ngoài nhóm

V yăthìăđi m khác bi t m u ch t gi aălưnhăđ o và qu n lý là gì? – Lưnhăđ oălàăng i quy tăđ nh v chi năl c

ho tăđ ng và quan tr ng là ch u trách nhi m v quy tăđ nhăđóăkhiănóăb th t b i Qu nălýălàăng i th c hi n công

vi cătheoăđúngăchi năl căđó.ă

V m tăđ i n i,ălưnhăđ o là có kh n ngăthúcăđ y, truy n c m h ng cho m i ng i tr nênăh ngăhái,ăt tin, và t n tâm Nó ng ýăđ n s y thác, trao quy n, xây d ng s tín nhi m, khuy n khích tínhăđaăd ng,ăđ t c s cho s

n ngăđ ng, và s thi hành d dàng

V m t lý thuy t và th c t vaiătròălưnhăđ o r t nh n m nhăđ n y u t con ng i, mu n v y b năthânătr ng d

án ph i làm ch đ c chính mình: làm ch v gi gi c; làm ch đ c c m xúc, nh t là không gi n cá chém th t;

bi t tôn tr ng các thành viên trong nhóm, không la m ng m tăng i gi aăđámăđông

Lưnhăđ o ph i có óc quan sát và k n ng l ng nghe tích c c Quan sát và l ng nghe t nhi u phía; nh t là khi có xungăđ t, tránh ch l ng nghe t m t phía, n uăkhôngăng iălưnhăđ o s d dàng b đi u khi n b i k x u – k

đ aăraăthôngătinăm t chi uăđó.ă

15

Doăđóălưnhăđ o c n ph i hi uăđ c nguy n v ng, s tr ng, s đo n, cá tánh c a t ng ng i trong nhóm và thúc

đ y, dàn x p h thông qua vi c nói chuy n c i m đ điăđ n m căđíchăchungăc a d án V iăđi u ki n m i quy t

đ nh và hành x ph i d a trên nguyên t căđ ra,ăđ m b o s tín nhi m, tin c y và công b ng có th bi tăđ c

ph n nào cá tính c a t ng thành viên trong nhóm, tr ng d án nên thi t k m t m u (form) và yêu c u m i thành viên t đi n các thông tin c n thi t và có ch n l c vào m uăđó.ă(Xemăm t m uăđ ngh ph l c A) Lưnhăđ o ph i s n sàng ng bi n khi g p r iăro.ăThúcăđ y s sáng t o và gi i quy t v năđ có hi u qu Xây

d ng nhóm làm vi c đoànăk t,ă giúpăđ l n nhau Nh ng thành viên trong nhóm ph i chia s thông tin và tài nguyên cho nhau Xây d ng m t không khí làm vi c tin c y, thân thi n gi a m i ng i, nh n m nh m i quan h

h n là s t ng tác theo ki u phân c p Giúpăđ m i ng i làm công vi c c a h tích c c, không bi quan, giúp

lo i b m i tr ng i

V m tăđ i ngo i,ăng i lãnh đ o không ch cóăđ c thi n c m c a n i b ,ămàăc ngăr t c n thi tăcóăđ c cac thi n c m càng nhi u càng t t t phía bên ngoài, ph i có quan h t t v i các phòng ban khác ngoài nhóm, và

nh t là ph i có kh n ngăv năđ ng (lobby) thì d án m i có th ti n tri n suôn s ăC ngăgi ng nh mu năđ c c

t ng th ng, ng i ta ph i có chi n d ch v năđ ng kh p n i V năđ ngăkhôngăcóăngh aăălàăh i l H i l là m t hànhăđ ng t sát! Vì m tăkhiăđưăh i l thì ph i h i l hoài, l n sau s nhi uăh năl nătr c, ti năđóăl y t đâu?ă–

T thamănh ng-r iăđ n tù t i, và nh t là m t nhân cách trong xã h i.ă óălàăbàiăh c c a Bùi Ti năD ngă(PMU18)ă

và c a nhi u quan tham khác

Trongăkhiăđó, v năđ ng là tìm th t nhi u cách tuyên truy n, gi iăthíchăđ đ i tác hi uăđ c l i ích c a v năđ và

đ ng ý th c thi v năđ đó.ăVíăd vi căđ iăm ăb o hi m Vi t Nam L năđ uă(2004?)ăNhàăN c ban hành lu t

đ iăm ăb o hi m, toàn dân ph năđ i Th t b i Sau đóătrênătivi,ăkèmăv i các thông tin qu ng cáo, xu t hi n các video clip quay nh ng ca ch năth ngăs nưoădoăkhôngăđ iă m ăb o hi m,ătrênăbáoăchíă thìăđ ngăbàiă vi t c a

nh ngăng i thoát ch t nh đ iăm ăb o hi m,.v.v L n th hai (12/2007)ăNhàăN c l i ban hành lu tăđ iăm ăb o

hi m, l n này thì thành công H uănh ă100%ădânăchúngăch p hành Vì sao? Vì nh nh ng cu căvânăđ ngănh ă

v yăquaătivi,ăbáoăchí,ăng iădânăđưăhi uăđ c s nguy hi m cho tánh m ngăkhiăkhôngăđ iăăm ăb o hi m

Cu i cùng, tr ng d án ph iăđ t mìnhătr cătiênănh là ng i khách hàng C g ng hi uăđ c m i vi c c a khách hàng vì kháchăhàngălàăng i quy tăđ nh l n trong t m nhìn c a d án

5.2.1 Kh n ng Lãnh đ o b m sinh hay rèn luy n?

Trong m t th iăgianădài,ăng i ta th o lu năcóăđúngăhayăkhôngăng iălưnhăđ o là do b m sinh hay do quá trình rèn luy n Nh ng ý ki năđ aăraăt ngăđ i không năđ nh, m c dù nh ng chuyên gia qu n lý cho r ng nh ng nhà lưnhăđ oăđ c t o ra là do rèn luy năh nălàăb m sinh Hưyăđ ý nh ngăng i gi i xu t s c v m t vi c gì th ng

là do h r t đamămê trong vi căđó và say mê luy n t p b t k ngàyăđêm

5.2.2 K n ng v k thu t có c n thi t?

V i nh ng d án l n,ătr ng d án ch thu n lo vi c qu n tr d án, v m t qu n lý k thu t, qu n lý c u hình,.v v s có nh ngăng i khác ch u trách nhi m V i nh ng d án nh thì h uănh ătr ng d án ph i kiêm t t c , có ngh aătr ng d ánăc ngăph i có nh ng k n ng v k thu t, v qu n lý c u hình, v v không c n ph i chuyên sâu l mănh ngăđ đ có th phánăđoánăvàăt làm công vi căđóăkhiăc n

16

5.3 B n có th làm gì v i các ki n th c qu n tr d án?

Nh ng ki n th căc ăs c a ngành h c này có th đ c áp d ngăđ qu n tr d án c a nhi u lãnh v cănh ăăcôngăngh thông tin, xây d ng, tài chánh, th thao, t ch c các s ki n,v v Có th áp d ng t nh ng d án l nănh ăPhóng phi thuy n lên sao H aă(NASAăđư th c hi n)ăchoăđ n các d ánătrongăđ i s ngăth ng nh t c a cá nhân

nh ăt ch c sinh nh t, picnic,

H năn a, các k n ngăm m nh ăócăquanăsát,ăócăt ch c, k n ngăgiaoăti p,ăv vầăc ngăr t c n thi tătrongăđ i

s ngăbìnhăth ng, s giúp m tăng i (không nh t thi t ph iălàătr ng d án) có kh n ngăs ng hài hòa trong t p

th ă i u này r t quan tr ng khi, không ph i ch trong ngành công ngh thông tin mà trong m t s các ngành ngh khác, làm vi c nhóm làăđi u không th tránh kh i

17

Ví d : qui trình làm bánh mì, qui trình thác n c (làm ph n m m), qui trình ch t oăxeăh i,ăv vầ

Qui trình, còn có tên khác là ti n trình (process), mô hình (model)

B ngăquiătrìnhăng i ta có th t o ra các s n ph m có ch tăl ng năđ nh ho c th m chí có th đi u ch nh ch t

l ng s n ph m sao cho có gía thành phù h p v i th tr ng

M t ích l i khác khi áp d ng quy trình là v i kinh nghi m và th i gian, ng i ta có th c i ti n qui trình b ng cáchăquanăsátăquiătrìnhăđ gi m b t các công vi c (thao tác) th a, c i thi n t tăh nănh ngăcôngăđo năch aăt t, phát hi n và lo i tr vi c s d ng tài nguyên lãng phí Th t v y,ăđi m m u ch t c a quá trình phát tri n ph n

m m trong s l păđiăl p l i là bi năquáătrìnhăđóăthànhăm t quy trình D n d n, nhà phát tri n s h căđ c cách t t

nh t đ làm ra ph n m m

Nh v y,ăth ng các s n ph măđ c s n xu t b ng qui trình s có giá thành r h n,ăđ t n th iăgianăh năsoăv i các s n ph m làm b ng th công

6.3 M t s Qui trình phát tri n ph n m m (QTPTPM)

Vi cădùngăQTPTPMănàoăthìăđ c l p v i vi c qu n tr d án.ăNgh aălàănguyênălýăqu n tr d ánăđ c áp d ng cho

s phát tri n c a b t k d án nào mà không c n bi tăQTPTPMănàoăđ c dùng, vi c ch n l a QTPTPM này là 1

v năđ thu c k thu t

Trong su t quá trình lên k ho ch d án, tr ng d án ph i quy tăđ nhădùngăquyătrìnhăănàoăđ phát tri n ph n

m m.ă âyălàăv năđ ch ch t, b i vì nhi u ho tăđ ng k thu t s b chi ph i b i s quy tăđ nh này Gi ngănh ăláiăxeăđiăđ ng dài – l trìnhăđ c ho chăđ nh s quy tăđ nhăh ngăđiăc a b n

Ph n k đâyăs nh c l i m t s qui trình phát tri n ph n m m

6.3.1 Qui trình thác n c (Waterfall Life Cycle)

Hình 3.1 âyălàăQTPTPMă„c x a‟ănh t Ngày nay nó v năđ c s d ng r ng rãi trong vi c phát tri n các ng d ng Qui trình này là m tădưyăcácăgiaiăđo n, m iăgiaiăđo n ph iăđ c hoàn t tătr căkhiăgiaiăđo n k ti p b tăđ u Các giai

đo nănàyăth ng là: phân tích, thi t k ,ăcàiăđ t và th nghi m M t s bi n th c a qui trình này là có thêm giai

đo n thu th p yêu c uăvàoăđ uăquiătrìnhăvàăăgiaiăđo n b o trì vào cu i qui trình Không th b tăđ u th c hi n m t giaiăđo n n uăgiaiăđo nătr cănóăch aăhoànăt t,ăvàăc ngăkhôngăth tr lui l iăgiaiăđo nătr căđó.ăGi ngănh ăthácă

n c,ăng i ta ch có th chèo thuy năđiăxu ng ch khôngăđiăng călênăđ c

18

Qui trình này có khuy tăđi m là không th áp d ng cho nh ng d án l n ho c nh ng d án có ph măviăđ c xác

đ nh không t t ho c ph m vi có kh n ngăb thayăđ i V i nh ng d án mà khách hàng không bi t rõ mình mu n

gì, ho c các yêu c u có th b thayăđ i, ho c m t s ki nănàoăđóăb b sót thì vi c quay lui là không th Vi c thayăđ i m t công vi căđưăđ c hoàn t t thì t n th iăgianăvàăchiăphí,ădoăđóăquiătrìnhăthácăn c không cho phép quay lui l iăgiaiăđo nătr căđ ch nh s a

Vi căquayăluiăđ ch nh s a ch c ch n là t n kém.ăNh ng th c t thì nh ng phát hi n sai sót, ho c nh ngăthayăđ i

x y ra trong lúc làm d án ho căsauăđóăthìăh th ng v n ph i c p nh tăđ căcácăthayăđ iăđó.ă ph c t p c a

nh ng c p nh t này không ch ph thu c vào b n ch t c aăthayăđ i mà còn ph thu c vào tính uy n chuy n c a

h th ng Ví d m t ng d ng dùng các t pătinăđ nh d ngăbinaryăđ l uătr d li uăthìăkhóăthayăđ iăh nălàănh ng cáiădùngăc ăs d li u quan h ăTuyănhiênăđâyălàălo i v năđ thu c k thu t mà d án dùng trong thi t k , ch không ph i c aăquiătrìnhăthácăn c

Qui trình này thích h p v i nh ng d ánăđưăbi t rõ yêu c u c aăkháchăhàng.ăDoăđóăquiătrìnhănàyăth ngăđ c dùngăsauăkhiăđưăthuăth păđ yăđ yêu c u b ng các qui trình khác (ví d qui trình prototype)

6.3.2 Qui trình Prototype - Qui trình Phát tri n l p (Iterative Development)

Qui trình này d aătrênăýăt ng r ng thông qua 1 lo t các pha; ng v i m i pha thêm vào vài ch căn ng,ăvàăv i

m i ch căn ngăđ aăkháchăhàngăđánhăgiáăđ g i ý khách hàng khai báo các yêu c uărõăh n;ăc l p l iănh ăth cho

đ n vòng l p cu iăcùngălàălúcă„vétăc n‟ăđ c h t các yêu c u c a khách hàng, không c n bi t có th các yêu c u nàyălúcăđ uăm ăh nh ăth nào

Nguy hi m c aăquiătrìnhănày,ăđ i khái là nh ng công vi cămàăng i ta th và s a sai thông qua ng u nhiên Vì

v yăđ có th áp d ng qui trình này có kh n ngăthànhăcôngăthìăd án ph i c năđ căxácăđ nhă3ăđ cătr ngăsau:

1 M c tiêu chung c a d án: giaiăđo năđ u ph m vi c a d án có th không rõ ràng ho căkhôngăđ c xácăđ nh t t,ănh ngănóiăchungăph i bi t m căđíchăc a d án là gì

2 K ho ch t ng quan: d án có th ch ra có c th bao nhiêu vòng l p, m i vòng l p s xây d ng

nh ng ch căn ngănào

3 K ho ch cho t ng vòng l p: có th lên k ho ch chi ti t cho t ng vòng l p, m i vòng l păđ c coi

nh ălàăm t d án K ho ch chi ti t cho m t vòng l p g m các công vi c sau:

Xácăđ nh các yêu c uăhayăcácăđ c t ch căn ngăchoăvòngăl păđó

Thi t k các ch căn ngănày

L p trình và ki m th đ năv các ch căn ngănày

Ki m th tích h p và chuy n d n k t qu thành s n ph m cu i

Có th áp d ngăquiătrìnhăthácăn c cho t ng vòng l p

Tr ng d án ph i b oăđ m r ng m i vòng l păđ c lên k ho ch trong ph m vi c a m c tiêu t ng th c a d án

và r ng m i vòng l păđ c v n hành theo cùng các qui t c c a toàn d án, và d n tr thành s n ph m cu i cùng

C năl uăýăr ng có 2 cách s d ng k t qu c a vòng l p:

N u k t qu c a m i m c l p là m t (s các) ch căn ngăđ năv , s đ c k t l i v i nhau vòng l p cu iăđ thành

s n ph m cu i cùng, thì qui trình này s mang tên là qui trình Phát tri n l p Lúc này k t qu c a m i vòng l p

s đ c giao cho khách hàng s d ng,ădoăđóănóăph iătheoăđúngăcácăchu năđưăđ ra, ph iăđ c ki m th k càng,

ph i có h s ăphátătri n, ph i có ch tăl ng, và ph iăđ c khách hàng ch p nh n

Hình 3.3

Tr ng d án ph i ch c ch n công s c b raăđ phát tri n các vòng l p ph iăt ngă ng v i m căđíchăs d ng k t

qu c aănóăđ không lãng phí

20

6.3.3 Qui trình t ng d n (Incremental lifecycle model)

Qui trình này thích h p v i bài toán có yêu c u có th phân ho ch thành nh ngăgóiăđ c l p Ch c n thi t k ki n trúc t ng th cho bài toán v i nh ng phân ho ch c th , thành nh ng h th ngăconăđ c l p, k đóăxâyăd ng t ng

h th ng này và giao s n ph m cu i (h th ng con) cho khách hàng

Hình 3.4

6.3.4 Qui trình xo n c (Spiral Life Cycle)

Qui trình xo n c là m t lo i qui trình l p qui trình này s l p l i nhi u l nă4ăgiaiăđo năchínhătr c khi t o ra k t

qu cu i cùng Qui trình kh iăđ u trung tâm c a xo n c –m t ph ng ph năt ăbênătrái,ătrên.ăT đi m b tăđ u đó,ăquiătrìnhăs điăxo n căng c chi uăkimăđ ng h quaă4ăgiaiăđo n, m iăgiaiăđo năđ c bi u di n trên m t ph n

t ăm t ph ng:

1 Xácă đ nh các m c tiêu, các gi i pháp, và các ràng bu c:ă giaiă đo n này là thi t l p các m că đíchă

chung b tăđ u và l yăđ c th a thu n, yêu c u c aăkháchăhàngăđ có th ti năhànhăcácăgiaiăđo n k ti p

2 Xácăđ nh và gi i quy t r i ro: giaiăđo n này là phân tích r i ro, lên chi năl căđ i phó r i ro ngay t

lúc r t s m có th đ c N u các r i ro không th kh c ph căđ c thì h y d án ngay lúc này, thi t h i

s ítăh n

3 Phát tri n prototype: xây d ng prototype th i d a trên các yêu c u c aăgiaiăđo n 1, 2

4 Kháchăhàngăđánhăgiá: ch y th prototype i cho khách hàng xem, g i ý khách hàng nói rõ thêm các

yêu c uăcònăm ăh ho c còn ti m n

21

Hình 3.5: mô hình xo n c Qui trình này thích h p cho các d án l n ho c các d án có nh ng m c tiêu không rõ ràng M i vòng l p s chi

ti t hóa cái nhìn v ph m vi và v gi i pháp, cho t i khi k t qu th aăđ c các yêu c u c a khách hàng

6.3.5 L p trình c c đ (Extreme Programming)

Qui trình này m i xu t hi n g năđây.ăNóănh n m nh vi c t ch c nhóm nh , nhanh; xây d ng h th ngăđ c ti p

c n theo l i làm vi c c ng tác L p trình c căđ có các đ cătr ngăsau:ă

Dùngă„câuăchuy năng iădùngă‟ă(userăstories)ăăđ mô t yêu c u d ng phi hình th c

R t nh n m nh ki m th ,ătrongăđóăk ho ch ki m th đ c xây d ng giaiăđo năđ u phát tri n ch không ph i cu i

L p trình c căđ là qui trình l p.ăNóăđ c l p trong k ho ch phát hành (release) t ng th m i vòng l p, nhóm

s review các câu chuy n c aăng i dùng và, cùng v iăng i dùng quy t đ nh câu chuy n nào s đ c phát tri n vòng l p k ăNg i dùng có h p tác ch t ch trong qui trình phát tri n: tinh ch nh các câu chuy n, chu n b , phê duy t các k ho ch ki m th , và review, ki m th , phê duy t các k t qu M i vòng l p, có th ng n vài

tu n, s ph i giao nh ng b n phát hành nh đ ng i dùng có th càiăđ t dùng ngay

L p trình c căđ có v nh ăg m nh ng qui trình v s c ng tác gi a nhóm và khách hàng, hai bên h p tác ch t

ch và k t h păn ngăl căcaoăđ đ t o ra k t qu cu i cùng mà không b gi i h n b i m t khái ni măquiă c nào

v phát tri n ng d ng

Tóm l i, l p trình c căđ g m lên k ho ch chi năl c phát hành t ng th , lên k ho ch m i vòng l p, và trong

m i vòng l p,ăcácăgiaiăđo n quen thu cănh ăxácăđ nh yêu c u, rút ra t câu chuy năng i dùng; thi t k rút ra t các k ho ch ki m th ; phát tri n rút ra t l pătrìnhăđôi;ăvàăcàiăđ t rút ra t các ki m th c aăng iădùng.ă óălàăcác ph n c t lõi c a qui trình

22

Câu h i: s khác bi t gi a các qui trình phát tri n l p, prototype và xo n c, l p trình c căđ ?

6.4 S a đ i quy trình (Process Tailoring)

m t m căđ v ămô,ăm t quy trình chu n có th cung c p m t c u trúc t t nh t c a các pha cho m t l p các d

án và t o ra m tăđi m kh iăđ u t t cho vi căxácăđ nh ti n trình.Tuy nhiên, m t quy trình chu n không th phù

h p cho m i tình hu ng; quy trình t t nh t có th là s s aăđ i d a trên m t quy trình chu nănàoăđó.ăVìăv y,ăđ quy tăđ nh s d ngăquyătrìnhănào,ătr ng d án ph i l a ch năquyătrìnhăc năb năvàăc ngăquy tăđ nhăcáchăđi u

ch nh (customize) đ cóăđ c m t quy trình m i phù h p v i d án

M t quy trình không đ căxácăđ nh – dùăchoăđóălàăquy trình chu n m c c a m t t ch căhayăquyătrìnhăđưăs

d ngătrongăđ ánătr c - thìăđ u có th áp d ng cho m iătr ng h p và m iăđ án M tăquyătrìnhăđưăđ c xác

đ nh ph iăđ c s aăđ i đ phù h p v i nh ng yêu c u c aăđ án hi n t i

S aăđ i là ti nătrìnhăđi u ch nh m tăquyătrìnhăđưăcóăs n c a m t t ch căđ đ tăđ c m t quy trình phù h p cho

nh ng yêu c uăth ngăm i,ăk ăthu tăđ t bi t c a m t d án Có th hi u s aăđ iăngh aălà thêm, xóa b , hay ch nh

s a các giai đo n hay công vi c c a m t quy trình sao cho quy trình k t qu thích h p cho vi căđ tăđ c các m c tiêu c a d án

Khôngăđi u khi năđ c vi c s aăđ i qui trình m t cách hi u qu s đ aăđ n vi c t o ra m t quy trình d ă vi c tái s d ng m t cách hi u qu cácăquyătrìnhăc ,ăt ch c ph i cung c p s năcácăh ng d n cho vi c s aăđ i Các

h ng d nănàyăxácăđ nhăcácăđi u ki n và nh ng lo iăthayăđ i nào nên th c hi n trên qui trình chu n Th c ch t là

chúngăxácăđ nh m t t p các khuynh h ng cho phép trên quy trình chu n v i hi v ng là có th xácăđ nh m t quy

trình t iă uăchoăd án

23

Hình 3.6 S a đ i qui trình

minh h a nhu c u s aăđ i, hãy xem m t công vi c trong qui trình phát tri n ph n m m – Th c hi n review

mã ngu n, review mã ngu n có th đ c th c hi n b i m t nhóm ho c b i m t cá nhân Qui trình phát tri n chu n không ch rõ review mã ngu năđ c th c hi nănh ăth nào.ăCácăh ng d n có th h ng d nătr ng d án

v i l i khuyên r ng Th c hi n review mã ngu n ch đ c th c hi n cho các lo iă ch ngă trìnhă nàoă đóă (nh ă

ch ngătrìnhăph c t p hay các giao ti p bên ngoài) và b ng vi căđ ngh m t d ng review t i uă(nhómăăhayăcáănhân)

S aăđ iăquiătrìnhăđ c th c hi n hai m că:ăs ăl c và chi ti t

6.4.1 S a đ i s l c:

m c s aăđ iăs ăl c, ph thu căvàoăđ c tính c a d án, tr ng d án áp d ng cácăh ng d n t ng quan cho

vi c s aăđ i quy trình chu n Ngh a là, cung c p m t vài qui t căchungăliênăquanăđ n lo i ho tăđ ng chi ti t nào đó.ă th c hi năb cănày,ăđ u tiên tr ng d án ph i xácăđ nh cácăđ cătr ngăc a d án i v i d án ph n

m m, cácăđ cătr ngăsauăđâyăđ c s d ng cho vi c s aăđ i :

Kinh nghi m và m căk ăn ngăc aănhómăvàătr ng d án

hi u qu c a nó trên nghi p v c a khách hàng hay trên nghi p v c a công ty (làm d án)ălàăđángăk ,ăng c l i

là th p Th iăgianăhoànăthànhăđ ánăđ căxemălàăđ c bi t ng n n uăđ án ch kéoădàiăítăh năbaătháng.ă

Cácăh ng d n s aăđ iăs ăl căđ c cung c p cho các giá tr khác nhau c aăcácăđ c tr ngănày.ăNóiăchung,ăchúngăliênăquanăđ năreview,ăđ n ngu n l c,ăđ n l ch bi u,ăđ n ngu n tài nguyên hay nh ng nghi th c.ăCácăh ng d n liênăquanăđ n review ch rõăkhiănàoăreviewănênăđ c th c hi n và lo iăreviewănàoăđ c áp d ng.ăT ngăt , các

h ng d n liênăquanăđ n ngu n l căđ ngh cácăb căđ c ch n cho d án mà có th nhăh ngăđ n s ngu n

Qui trình k t qu (Quy trình c aăđ án)

S aăđ i Quy Trình

cătr ngăc a d án

Qui trình chu n

Cácăh ng d n s aăđ i

24

l c Nh ngăh ng d năchungăđóăthi t l p ng c nh cho vi c s aăđ i quy trình chi ti tăvàăđ nhăngh aăm t quy trình phù h p cho d án

6.4.2 S a đ i chi ti t:

S aăđ i chi ti t bao g m s th căthiăcácăhànhăđ ng,ănh ăreview,ăvi t tài li u c n thi t.ăH ng d n (s aăđ i) có

th xácăđ nh m tăhànhăđ ngănh ălàătùyăch n,ătrongătr ng h pănàyătr ng d án có th quy tăđ nh có hay không

th că thiăhànhă đ ngă đó.ă Víă d , v i review, có 3 tùy ch n là Review theo nhóm, Review cá nhân ho c Không review.ăNgoàiăraătr ng d án có th thêm m tăvàiăhànhăđ ng m i hay có th l p l i m tăvàiăhànhăđ ngănàoăđó Khi vi c s aăđ i chi ti t hoàn thành, m tădưyăcácăhànhăđ ngăđ c th c thi trong qui trình ph n m m c a d ánăđưă

đ căđ nhăngh a.ăNh ng s đ nhăngh aănàyăsauăđóăđ c s d ngăđ lên k ho ch và l p th i gian ho tăđ ng cho các công vi c c a d án và hình thành n n t ng cho s th c thi d án S s aăđ iăđ c th c hi n n i b t trong k

ho ch d án, vì th đ nhăngh aăvàăs aăđ iăquiătrìnhăc ngăph iăđ c review khi k ho chăđ c review

6.5 Qui trình làm d án (Chu k s ng c a d án)

Hay ng n g năh năQuiătrìnhălàmăd án Có nhi uăquiătrìnhăđ căđ ngh ,ănh ngăcácăch căn ngăc t lõi v n gi ng nhau.ăQuiătrìnhăđ c gi i thi uăd iăđâyă[3]ăg măn măpha:

Nh n xét: các pha 2,3,4 t o thành m t vòng l p:

1 Trong khi k ho chăđ c th c thi (pha 3),

2 Tr ng d án ph i giám sát ch t ch coi trong th c t d ánăcóăđ c th căthiăđúngănh ătheoăk ho ch không (pha 4)?

3 N u có s khác bi t x yăraăthìătr ng d án ph iăđi u ch nh l i b n k ho ch sao cho d án k p ti năđ (pha 2) K đóăquayălênăb c 1 v i b n k ho ch v a m iăđ c c p nh t

Vòng l p s ch m d t khi k t thúc d án.ăSauăđâyălàăn i dung c th c a t ng pha

6.5.1 Xác đ nh ph m vi c a d án

Pha này n u b b qua thì th i gian th c hi n d án s b kéo dài do yêu c u b hi u sai, r iăroăt ng cao

25

Xácăđ nh ph m vi d án là m t quá trình traoăđ i gi a 2 bên v thông tin c a d án, k t qu c a pha này là m t

v năb n di năđ t b ng ngôn ng nghi p v

Cácăb c:

1 Xác đ nh m c đích chung: m căđíchăt ng quan c a d án

2 nh nghĩa các m c tiêu c n đ t: chi ti t hóa m căđíchăt ng quan thành các m c tiêu nh h n

3 Xác đ nh các l i ích nghi p v : trình bày khách hàng s đ căh ng l i ích gì, nhóm th c hi n s đ c

-Xác đ nh các công vi c và c l ng tài nguyên: t các yêu c u tr uăt ng (m cătiêuăbanăđ u),ătr ng d án s

c th hóa thành các công vi c chi ti tăđ đ có th căl ng th i gian th c hi n và các tài nguyên cho t ng công vi c này T đâyăs tínhăđ c chi phí th c hi n các công vi c c a d án

-S p x p th t th c hi n cá c công vi c: xácăđ nh trình t th c hi n các công vi căđ tính th i gian th c hi n c a toàn d án

-Ch n ra qui trình làm ph n m m: d a vào b n ch t c a d ánă màă tr ng d án s ch n ho c ch tác (customize) ra m t qui trình t các qui trình có s năđ phát tri n ph n m m đó

-Th các chi n l c : tr ng d án có th dùng b n k ho chă(banăđ u)ănàyănh ăm tămôăhìnhăđ th , d đoánăcác bi n c có th x yăraătrongăt ngălaiăvàăđ aăraănh ng chi năl c, gi i pháp kh c ph c Gi ngănh ăng i ta dùng mô hình toán h căđ tínhătoánăl uăl ng xe ch y qua các conăđ ng trong thành ph ,ăđ t đóăcóăth d đoánăđ căcácăconăđ ngănàoăth ng hay x y ra k tăxeăvàăđ aăraănh ng gi i pháp kh c ph c

-M t s tình hu ng cho mô hình k ho ch:

Tr ng d án xét coi n u có công vi c nào có kh n ngăhòan t t s m/tr thì li u có th đi u ch nh l i

l ch bi u c a các công vi căsauănó,ăđ cho d án không b tr không?

Ho c n u có m t công vi c có kh n ngăk t thúc tr thì li u có th đi uăđ ng ngu n l c t các d án khác đ ph c h i ti năđ d án không?

V phân công tài nguyên, li u có th kh c ph căđ c các mâu thu n không th gi i quy tăđ c,ăđ không làm nhăh ngăđ n l ch bi u? Ví d có công vi c thi t k web c nă1ăng i th c hi n toàn th i gianătrongă2ăngàyănh ngătrongăcôngătyăch có duy nh t m tăng i bi t thi t k web mà ch r nh bán th i gian Hãy li tăkêăcácăph ngăánăgi i quy t? Xem g i ý cu iăch ng

Có th phân công ngu n l c t d án này sang d án khác mà không làm nhăh ng x u l ch bi u c a

t ngăđ án?

K t qu c a pha này là b ng k ho ch chi ti t cua d án (ProjectăPlanăxemăch ngă4)ă

26

6.5.3 Th c thi k ho ch

Pha này là c th hóa pha 2 pha 1 ch căl ng s l ng tài nguyên, v ng iăthìăch aăbi t c th là ai, v

th i gian th c hi năc ngăch aăbi t c th ngày,ătháng,ăn mănào.ăT t c chi ti t chung chung này s đ c rõ ràng,

c th pha này

Các công vi c:

-Tuyn m và t ch c nhân s : lên k ho ch ch n nhân s trong công ty, ho c ph ng v năđ tuy n m nhân s t bên ngoài công ty

-Thi t l p các quy t c h at đ ng:đ aăraăcácăchu n,ăquyăđ nh, nguyên t c chung c a d án

-Phân c p các ngu n l c: t ch c nhân s Tránh đ m t cá nhân ch u trách nhi m thành b i v d án

-Lên lch bi u: phân công công vi c, th i gian l ch th c hi n công vi căđóăvàăv tăt ăchoănhânăs c th

-S u li u cho t ng công v êc: ghi v t l i t t c các công vi căđưălàm

6.5.4 Giám sát và đi u ch nh

Pha này ch y u là qu nălýăthayăđ i, giám sát xem có s khác bi t nào gi a k ho ch và th c t không? N u có,

tr ng d án ph iăđi u ch nh l i k h ach đ gi b n k ho ch th cân b ng,ăngh aălàăb oăđ m, ch tăl ng, không b tr ,ăv t chi, v v

ti nătrìnhăgiámăsátăđ c t t, c n ph i th c hi n các công vi c sau:

-Xây d ng h th ng báo cáo ti n đ :tr ng d án ph i thi t k s n nh ng bi u m u báo cáo, các bi u m u này

s đ c tái s d ng, tinh ch và tùy bi n theo t ng d án sau này

-Cài đ t công c , qui trình ki m sóat s thay đ i: các công c , qui trình này có th v a là th công, v a t đ ng (dùng ph n m m), v a bán t đ ng

- nh ngh a các quy trình phát hi n v n đ :t ngăt nh ătrên.ă

6.5.5 óng d án

G m các công vi c sau:

-L y xác nh n c a khách hàng: L y ch ký k t thúc c a khách hàng, công vi c này s không d dàng n u trong quá trình th c hi n d ánătr ng d ánăđưăcóăs giao ti p không t t v i khách hàng, không l yăđ c lòng tin c a kháchăhàng.,ăv vầ

V i nh ng d án l n, th c hi nătrênă1.5ăn m,ănhi u r iăro,ăđ ph c t p cao, có dùng công ngh m i ra, v v

th ngăăng i ta áp d ng c 5 pha V i nh ng d án nh ,ăth ngăăng i ta ch áp d ng m t s b c trong m t s pha

ápăán:

Cácăph ngăán:

1 Thuê h n m tăng i ngoài th c hi n tòan th i gian công vi c này

2 Thuê m tăng i ngoài th c hi n bán th i gian chung v iăng i trong công ty

3 m tămìnhăng i trong công ty th c hi n và làm thêm ngoài gi cho k p ti năđ

Ch năph ngăánă2.ăT i sao?

28

PH N II: LÊN K HO CH

Trong các d án ph n m m, vi căxácăđ nh m c tiêu c a d án s chi m 1 t l đángăk v th i gian và chi phí c a

d án H u nh là 1/3 n l c d án là dành cho vi c thu th p yêu c u

có th xácăđ nhăđ c d án,ătr ng d án ph i tr l iăđ c các câu h i sau:

1 M c tiêu c a d án là gì?

2 S n ph m hay d ch v nào s đ c cung c p?

3 Aiălàăng i tham gia ch y u?

4 D án b tăđ u và k t thúc khi nào?

5 D án s đ c th c hi n đâu?

6 T i sao l iăđ xu t d án?

7 Nh ng khóăkh n/gi i h n c a d án?

Ph i tr l iăđúngăđ c các câu h i này thì các b c k ti p trong qu n tr d án m i có kh n ngăđ c th c hi n

t t Tuy nhiên, vi c cóăđ c các câu tr l i t nh ng câu h i này không ph i vi c d dàng.ăNóăđòiăh i n l c to

l năđ ph ng v n thành viên c aăbanălưnhăđ o, liên h khách hàng, thu th p và xem xét các h s (ví d nh h p

đ ng gi a nhà cung c p và khách hàng)

B n phát bi u công vi c (Statement of work- SOW)

Tuy nhiên h păđ ngăđưăkýăgi a nhà cung c p và khách hàng, còn sót l i nhi u chi ti t không gi i thích Doăđóă

tr ng d án ph i làm rõ l i t t c trong b n phát bi u công vi c (SOW)

B n phát bi u công vi c là m t v n b n th ng nh t nh m ghi l i các gi i pháp cho b t kì v năđ nào Nó là m t

b n tho thu n gi aăkháchăhàngăvàălưnhăđ o d án v nh ngăđi u c n th c hi n Hayăchínhăxácăh n,ănóălàăb n tho thu n gi a nh ng bên liên quan Ngoài ra nó còn là n n t ng cho s giao ti p hi u qu trong vi c gi i quy t các mâu thu n ti n n,ălàăn iăphátăbi u các gi thi t, đ ng l i ch đ o chung c a d án

V i b n phát bi u công vi c tr ng d án s có câu tr l i cho 7 câu h i trên.ăH năn a t b n này,ătr ng d án

c ngăs rút ra đ c nh ng thông tin sau:

1 Khóăkh năho c gi i h n trong công vi c

2 Các yêu c u c a nh ng bên liên quan

3 M căđ h tr t cácăng i tham gia

4 Các gi thi t chính

5 Trách nhi m ch y u

29

6 Nh ng m c th i gian quan tr ng

7 Tiêu chu n v ch tăl ng

8 Xácăđ nh các m c tiêu

v y nhi m v c aătr ng d án là thu th p d li u c n thi tăđ phác th o b n phát bi u công vi c trên.ă có

đ c các d li uăđó,ă tr ng d án nên kh o sát d li u t nh ng d ánătr căđó;ăph ng v n nhà tài tr d án, banălưnhăđ o,ăng i bán hàng, khách hàng; xem xét l i các tài li u hi năcóănh ăs ghi nh ho c ti n trình làm

vi c v i nh ngăkháchăhàngătr căđây;ăvàăxemăl i nh ng kinh nghi m t nh ng d ánătr căđây

Nôi dung b n phát bi u công vi c g m:

Theo [3] th ng kê thì 7/10 d án b th t b i do hai bên (nhà cung c p và khách hàng) không hi u nhau Vì th đ

2 bên hi uăđúngăýănhau,ătr ng d án ph i s d ng nhi u k thu tăc ngănh ăngh thu t khác nhau trong vi c xác

30

Hình 3.1

B c 1: kháchăhàngăđ aăraăyêuăc u

B c 2: nhà cung c p s làm rõ yêu c uăđóăb ng cách l p l i b ng l i hay vi t l i yêu c uăđóăthànhăv năb n, mô

hình,.v v ăvàăđ aăchoăkháchăhàngăduy tăchoăđ n khi nào khách hàng xác nh n là nhà cung c păđưăhi uăđúngăyêuă

c u c a anh ta

B c 3: nhà cung c p tr l i (b ng l i,ăv năb n, mô hình,.v v ) s đápă ngăđ c nh ngăgìăt ngă ng v i yêu

c uăđóăc a khách hàng

B c 4: nhà cung c p s đemăv năb năđápă ng b c 3cùng khách hàng s làmărõăcácăđápă ngăđóăb ng cách 2

bên cùng ng i duy t l iăchoăđ n khi nào nhà cung c p xác nh nălàăkháchăhàngăđưăhi uăđúngăđi u anh mu n cung

4 Xinătr c m t cái h năvàăđ nătr c gi h n vài phút

5 iătheoăm t s quyă c nh tăđ nh trong m t cu c ph ng v nănh ăxinăphépăđ c thu âm ho căghiăb ngăl i,

h i nh ng câu h i ng n g n và súc tích, l ai b xuăh ng chen tình c m ho c c m xúc vào trong câu tr l i,

l ng nghe m t cách ch đ ng và lên k h ach cho bu i ph ng v n vào th iăđi m thích h p C g ng né tránh

th di n ra không ki u cách ho căc ngăcóăth đòiăh i ph i di n ra theo 1 nghi th c nh tăđ nhănàoăđó.ă

Khiăđàmăphán,ăph i n m rõ nh ng quy t c t i thi u sau:

Tìm gi i pháp có l iăchoăđôiăbên.ăNênănh ,ăđàmăphánăkhôngăph iăđ chi n th ngăaiăđó.ăVì nh ng chi n

th ngăđóăs không dài lâu và th m chí còn gây b t l i l năh năcho b n v sau

C n ph bi n các thông tin chung gi a b n và đ i tác đangăđàmăphán.ăCác thông tin chung đóăcó th

g m các giá tr , các chu n, công c , m căđích,ăhayăt m nhìn B ng cách nh n m nh vào cái gì chung,

b n gi cho cu c giao ti p m

Linh ho t L pătr ng c ng nh c có th ch ngăđemăđ n cho b n gì c ho c th m chí là m t k t c c th t

b i cho c đôiăbên Linh h at b ng cách nh n th c rõ cácăđi m m nh và y u c a b n

Ch n th i gian vàăđ aăđi m thích h p cho vi căđàmăphán,ăn iăt o c m giác tho i mái cho c 2 phía C m giác th ai mái giúp cho cu căđ i th ai thu n l i

C n bi t càng nhi u thông tin v đ i tác b n s th ngăl ng càng t t

h n này s giúp d án có tính kh thi h n

7.1.5 Tiêu chu n th c hi n – Cam k t ch t l ng

Ph n này mô t các tiêu chu năđ khách hàng hài lòng.ăThôngăth ng, ba tiêu chu n quan tr ng là: chi phí, l ch

bi u và ch tăl ng Ví d : D ánăkhôngăđ căv tăquáăchiăphíăđưăd trù,ăkhôngăđ c sai ngày giao n p, ph i

b oăđ măđúngăh n các c t m c và nh ng ngày quan tr ng; các d ch v và nh ng biên b năđ c t s n ph m ph i

đ c chú tr ng

Ngoài ra, v i d án ph n m m c n ph i có cam k t rõ ràng v các yêu c u phi ch căn ngăănh :ă

Hi u n ng:L ngăng i truy c păđ ng th i, n u là d án v web Th iăgianăđápă ng c a ph n m m, v.v

Tính s n sàng: ví d th i gian ph c h i h th ng khi có s c , th i gian ph c v c a h th ng,ăv vầ

32

B o m t: theo v tăng i dùng, mã hóa m t kh u, v.v

v v

Thông tin này s giúp ích cho vi c lên k ho ch, b oăđ m d án s t p trung vào các m i quan tâm chính y u và

ng năch n nh ng tranh cãi sau này

7.1.8 Các trách nhi m chính

Ph n này phác h a các công vi c c p cao c a nh ngăng i tham gia chính, các công vi c này s đ c mô t chi

ti t h nătrongă s ăđ phân rã công vi c (WBS)

7.1.9 Tham kh o

Ph n này li t kê b t k tài li u nào liên quan đ n n i dung c a SOW Nh ng tài li uănàyăth ng s giúp vi c lên

k ho ch chi ti tăh n

7.1.10 S a đ i b sung

B n phát bi u công vi c không ph i là m tăv năb n c đ nh, nó có th đ c ch nh s a theo th i gian, nó có th

đ c vi t thêm vào các thayăđ iăsauăđó màăđư đ c ch p thu n

7.1.11 Ch ký

Ph n này ghi nh n s tán thành c a nh ngăng i ra quy tăđ nh chính Ít nh tăc ngăcóăch ký c a tr ng d án,

ng i b o tr , kháchăhàng,ăvàăcácăthànhăviênăbanălưnhăđ o

Công b d án

Khi b n phát bi u công vi c hoàn t t, tr ng d án b tăđ u b n công b d án Công b d án là m t b n ghi nh

đ c phân b r ng rãi Nóăc ngălàăm t cách d án „chàoăsân‟ătrongăcôngăty, thông báo cho m iăng i v uăth

c a d án, đ giànhăđ c s c m nh hành chánh vàđ có th c nh tranh v i các d án khác

33

Sauăkhiăđưăcôngăb d án, tr ng d án s b t tay vào vi c lên k ho ch b tăđ u b ng vi căxácăđ nh các công vi c

c th và c l ng tài nguyên cho chúng

8.1 Phân rã công vi c (Work Breakdown Structure -WBS)

T b n phát bi u công vi c (SOW), công vi căđ c phát bi u m căcao,ăngh aălàăm c khá tr uăt ng (what), doăđóăkhóăcóăth hình dung công vi călàmănh ăth nàoă(how)ăđ có th căl ngăđ c chính xác t iăđaătàiănguyên cho nó Vì v y, đ có th căl ngăđ c công vi căđóălàmănh ăth nào, ph i dùng k thu t phân rã công vi c hay WBS đ c th hóa các công vi c c a d án m c chi ti t

WBS là m t danh sách các công vi c d ng phân c p, m i c p là chi ti t hóa c a công vi c m c trên, trên cây phân c p.ăă âyălàăk thu t hi n th c hóa m t công vi c tr uăt ng

Hình 5.1: WBS d ng cây phân c p

Nói cách d hi uăh n,ăcông vi c s đ c phân rã cho t i khi có th hìnhădungăđ c nó làmănh ăth nào, t đóă

m i có th căl ng tài nguyên, th i gian th c hi n và chi phí

M tăđ nhăngh aăkhác,ăWBSălàăm t công c đ chi ti t hóa m t công vi căđ n m c có th căl ng tài nguyên,

th i gian cho công vi căđó.ă

WBSălàăđ u vào (input) c a b n k ho ch,ădoăđóăn u WBS sai thì b n k ho ch ti pătheoăđóăc a d án s b sai vàănguyăc ăd án b th t b i s r t cao

34

1.0 Kh o sát

1.1 Kh o sát h th ng hi n hành 1.2 Xácăđ nh yêu c u

1.2.1 C aăăng i dùng 1.2.2 V n i dung trang web 1.2.3 V h th ng

1.2.4 C a ch server 1.3 Xácăđ nh các ch c n ng 1.4 xácăđ nh r i ro và cách ti p c n qu n lý r i ro

D ngăđ h a: d ng này tr căquanănh ngăt n ch v ,ădoăđóăch thích h p cho nh ng d án nh vàăđ năgi n

Ví d : v i d án xây d ng web site c a công ty ABC

Hình 5.2 WBS d ngăđ h a ho c d ng cây phân c p

Ph i b oăđ m trong WBS có g m luôn các công vi c:

Công vi c c a qu n tr d án: chi phí và tài nguyên c n thi t cho viêc qu n tr d ánănh :ăl ngăchoă

tr ng d án,ăv năphòngălàmăvi c, máy tính,

Vi t tài li u: h s ăphátătri n s n ph m, các kinh nghi m qu n tr d ánănày,ầ

Cài đ t s n ph m: hu n luy năng i dùng, lên k ho ch truy n thông, k ho ch maketing,ầă

Ki m th

Có th phân rã theo b t k ph m trù nào mi nălàăcóăýăngh aăchoăd án Ph mătrùăđóăcóăth là các thành ph n c a

s n ph m, các ch căn ng,ăcácăđ năv c a t ch c, lãnh th đ a lý, các chi phí, l ch bi u, ho c các công vi c WBS

th ngăđ c phân rã theo công vi c Các ví d trên minh h a cho phân rã theo công vi c

Các thành ph năđ c phân rã m c cu i cùng –m c lá hay còn g i là gói công vi c, ph i th a các tiêu chí sau:

1 Tình tr ng/tính hoàn t t c a công vi c có th đoăđ c

2 Th i gian, tài nguyên và chi phí d căl ng

3 Lu t 80 gi : công vi c nên th c hi n trong kho ng 80 gi

4 Th i gian hoàn thành công vi c trong gi i h n cho phép

5 Công vi căđ căphânăcôngăđ c l p Ngh aălàăm t khi công vi căđóăđ c th c hi n thì nó s đ c th c

hi năchoăđ n h t mà không b d ng gi a ch ngăđ ch k t qu c a công vi c khác

Trong lúc phân rã, n u có m t tiêu chí không th a thì ph i phân rã ti p

Tránhăđ aăraăm tăWBSăkhôngăđ chi ti t N u công vi c đ c xácăđ nh m căđ thôă(cònăm ăh ) thì vi c c

l ng nhân s , th i gian th c hi n, ngân sách cho công vi c s tr nên "phán" Nh ngăthôngătinăđ că căl ng đóăkhôngăđángătinăc y, nó là nguyên nhân khi n k ho ch không kh p v i th c t

WBS càng chi ti t, vi c lên k ho chăcàngăchínhăxácăh năvàăkh n ngătheoădõiăquáătrìnhăth c hi n t tăh n M t

ph ngăphápăph bi n đ c s d ngălàăph ngăphápă80ăgi : m i công vi c thu c t ng th p nh t trong WBS ph i khôngăđ căv t quá 80 gi laoăđ ng N uănh ăcôngăvi c c n nhi u gi h n,ătr ng d án ph i chia nh công

vi căđóăthànhănh ng công vi c nh h n.ăDoăđó WBS đ c liên t c c i ti n khi tr ng d án căl ng th i gian

đ i tho iăgiúpăkhoanhăvùngăđ c ph m vi c a d án; s m ch raăđ c các v năđ then ch t; làm rõ các

đi uăcònăm ăh ; ph iăbàyăraăcác gi đ nh ng m - các gi đ nh này ph iăđ c li t kê m tăcáchăt ng minh b i chúng chính là ngu n g c c a các hi m nguy ti m n

M căđ th p nh t trong WBS là m căđ gói công vi că(workăpackageălevelă).ă óălàănh ng công vi c lá

s đ c s d ngăđ phân công, xây d ng l ch bi u và theo dõi ti năđ WBS đ c xem nh ălàăm t danh sách phác th o kh ng l M i m c th păh nătrong danh sách là s chia nh c a cái m căđ caoăh n.ă

36

Nh ngăđ iăt ng m c th păh năt o thành cái m căđ caoăh n.ă ôiăkhiăm căđ caoăh năc a m t WBS là m căđ qu n lý , các chi ti tăđ c t ng quát lên m căđ qu nălýăđ dùng trong m căđíchăbáoăcáo M căđ th păh năđ c g i là m căđ k thu t

Nó làăc ăs cho vi c t o ra m t l ch bi u hi u qu và m t k ho ch v ngân sách t t M t WBS t t cho phépătàiănguyênăđ c c p cho t ng công vi c rõ ràng, giúp cho vi căđ aăraăm t l ch bi u h p lý, và làm cho vi c tính toán ngân sách đáng tin c y h nă

M căđ chi ti t trong WBS giúp nó tr nên hi u qu h nătrongăvi c phân công nhân s v i công vi c c

th , m iăng i không th n păd i "v b c chung chung"

M t WBS l n (có hàng ngàn công vi c khác nhau) có th t n nhi u tu năđ th c hi n Ph m vi d án càng l n,WBS càng l n, m tămìnhătr ng d án th c hi n s b thi u sót và sai r tăcao.ăDoăđóătr ng d

án nên m i thêm các thành viên trong nhóm tham gia xây d ng WBS S tham gia này khi n các thành viên ý th cărõăh năvaiătròăvàătráchănhi m c a mình trong d án

WBS ph iăđ c c p nh t khi d án có thayăđ i M t WBS t t khi n cho vi c th c hi n và lên k ho ch đ c d

dàngăh n

Ví d 5.1: Xây d ng ti m net v i phòng r ng 60m2 (hi n gi ch aăcóăthi t b , v t d ng) Yêu c u cung c p m i

thi t b k c 1 server, 15 máy clients

Hãy lên WBS cho bi t có nh ng công vi c gì, c n bao nhiêuăng i làm, th i gian bao lâu, chi phí bao nhiêu?

Công vi c

S

l ng ngày S

Nhân viên