Lỗi-thủ thuật-mẹo cực kỳ hữu ích trong excel

Những lỗi-thủ thuật-mẹo cực kỳ hữu ích trong excel, Những thủ thuật cơ bản trong excel 2010,2013, Những thủ thuật cực kỳ hữu ích trong excel Những thủ thuật cơ bản trong excel 2010,2013,Những thủ thuật cực kỳ hữu ích trong excel Những thủ thuật cơ bản trong excel 2010,2013

Trang 1

MỤC LỤC

Trang 2

1. Sửa Lỗi Không Kéo Sao Chép Công Thức Từ Dòng Trên Xuống Dòng Dưới Được Trong Excel đôi khi các bạn sử dụng kéo hand – fill để sử dụng công thức của dòng trên nhưng

nó chỉ ra kết quả của dòng trên mà không đưa công thức xuống các dòng dưới

vậy để sửa được lỗi trên các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: vào File -> chọn option

Trang 3

Bước 2: chọn Formulas -> chọn Calculation options -> tích chọn Automatic (trong calculation hiện tại đang chọn Manual) -> chọn Ok.

kết quả:

Trang 4

2. Khôi Phục File Excel Chưa Kịp Lưu

Trong quá trình làm việc với bảng tính excel đôi khi các bạn không tránh khỏi việc lỡ tay đóng màn hình làm việc của excel mà chưa kịp lưu Khi đó chắc chắn là các bạn rất muốn lấy lại file excel mà chưa kịp lưu đó Hôm nay Trí Tuệ Việt sẽ hướng dẫn các bạn giải quyết vấn đề này

Bước 1: Microsoft Office Excel của bạn phải đảm bảo AutoSave và AutoRecover đang ở trạng

thái kích hoạt

Bước 2: Mở ứng dụng Excel -> chọn Open Other Workbooks

Trang 5

Bước 3: chọn Recent Workbooks -> chọn Recover Unsaved Workbooks.

Khi đó, thư mục lưu trữ các bản nháp (Draft) của file văn bản sẽ được hiển thị Bạn tìm đến đúng

file cần khôi phục và click chọn Open Và bạn nhớ Save As vào thư mục làm việc của bạn trên

máy tính khi tìm được file dữ liệu bạn cần nhé

Kích hoạt chế độ AutoSave và AutoRecover trong Office

Bạn có thể kích hoạt hoặc tùy chỉnh các tính năng này bằng cách chọn File -> Option -> Save -> Đánh dấu tích vào 2 ô: Save AutoRecover information every và Keep the last autosaved version if I close without saving -> điền số phút (thời gian Excel sẽ tự lưu văn bản của bạn mà không cần phải bấm Ctrl + S) trong mục Save AutoRecover information every.

Trang 6

3. Thay Đổi Ổ Lưu Mặc Định Trong Excel

Thông thường khi các bạn lưu các File excel thường sẽ được lưu mặc định trong ổ My

Document Vậy để thay đổi ổ lưu mặc định từ My Document sang một ở khác thì làm thế nào?Với các thao tác đơn giản sau đây các bạn có thể nhanh chóng đổi ổ lưu mặc định là từ My Document sang một ổ khác mà bạn muốn

Bước 1: Vào File -> chọn Option

Bước 2: Xuất hiện bảng Excel Option -> chọn Save -> tại mục Default local file location: nhập

ổ lưu mà bạn muốn (ở đây mình sẽ lưu vào ổ D) -> Ok

Trang 7

Kết quả là khi mình lưu một File excel bất kỳ sẽ được lưu mặc định vào ổ D

4. Ẩn Công Thức Nhưng Vẫn Hiển Thị Kết Quả Trong Excel

Trong quá trình làm việc đôi khi các bạn không muốn cho người khác xem các công thức tính toán trong bảng tính của mình thì các bạn cần phải để ẩn các công thức đó Vậy để ẩn công thức nhưng vẫn hiển thị kết quả trong bảng tính thì làm thế nào?

Với các thao tác đơn giản sau đây các bạn sẽ nhanh chóng để ẩn được các công thức theo ý muốn

VD: mình muốn để ẩn công thức ở cột Phòng ban

Bước 1: chọn vùng dữ liệu có công thức cần để ẩn

Trang 8

Bước 2: vào Home -> Format -> chọn Format Cell….

Bước 3: xuất hiện hộp thoại Format Cells -> chọn Protection -> tích vào Locked và Hidden -> Ok

Bước 4: vào tiếp Format -> Protecsheet để đặt Password cho Sheet đó.

Kết quả sẽ là: cột Phòng ban của mình vẫn hiển thị kết quả nhưng không thấy có công thức

Trang 9

5. Chuyển Tên Cột Là 1, 2, 3… Trở Về Mặc Định Là A, B, C,… Trong Excel

Trong quá trình làm việc với bảng tính excel đôi khi các bạn gặp phải trường hợp là tên các cột được đánh số 1, 2, 3,… Vậy làm cách nào để chuyển tên các cột từ 1, 2, 3… về mặc định ban đầu là A, B, C…?

Trí Tuệ Việt sẽ hướng dẫn các bạn thao tác chuyển đổi 1 cách nhanh chóng.

Bước 1: vào File -> chọn Option

Trang 10

Bước 2: xuất hiện bảng Excel Option -> chọn Formulas -> bỏ dấu tích tại dòng:R1C1 reference style -> Ok

Kết quả là các bạn đã chuyển thành công tên cột từ 1, 2, 3… về A, B, C,…

Trang 11

6. Tăng (Giảm) Số Sheet Mặc Định Trong Excel

Khi các bạn mở file excel thường mặc định có sẵn 3 sheet Các bạn có thể cài đặt tang hoặc giảm

số sheet mặc định này Để cài đặt các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: vào File -> chọn Option

Bước 2: Hộp thoại Excel Option xuất hiện -> chọn General -> tại dòng Include this many sheets: nhập số sheet cần để mặc định -> Ok

Trang 12

7. Tạo Mật Khẩu Cho Mỗi Sheet

bạn có 1 file excel với nhiều sheet và bạn muốn không cho ai đó sửa đổi sheet nào đó thì bạn có thể đặt mật khẩu riêng cho Sheet Để đặt mật khẩu cho sheet các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: mở Sheet muốn đặt mật khẩu -> chọn menu Home -> chọn Format -> chọn Protect Sheet

Trang 13

Bước 2: xuất hiện bảng Protect Sheet -> nhập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet -> Ok

Bước 3: Nhập lại mật khẩu thêm lần nữa -> click OK.

Giờ thì sheet mà bạn đặt mật khẩu bảo vệ thì người khác vào mở chỉ có thể xem chứ không thể sửa đổi được sheet ấy

8. Định Dạng Chữ (Chèn Chữ )“Vnđ” hoặc chữ “đồng” Vào Bên Phải Số Tiền

Để chèn chữ “VNĐ” vào bên phải số tiền các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Bôi đen cột số tiền mà các bạn muốn chèn

Trang 14

Bước 2: vào hộp thoại Home -> Number

Bước 3: Xuất hiện bảng Format cells -> chọn thẻ Number -> chọn Custom -> tại

ô Type nhập: #,### “VNĐ” -> Ok

Trang 15

Kết quả là cột số tiền đã có thêm chữ “ VNĐ”

9. Hướng Dẫn Bỏ Đường Lưới Trong Excel

Khi làm việc với bảng tính excel đôi khi các bạn muốn bỏ các đường lưới đi để dễ quan sát hơn.VD:

Trang 16

Để bỏ đường lưới (hoặc thay đổi màu) trên excel các bạn làm theo các bước sau.

Bước 1: vào file -> chọn Option

Bước 2: Xuất hiện bảng Excel Option -> chọn Advanced -> bỏ dấu tích tại dòng Show gridlines (nếu muốn đổi màu khác thì tích vào Gridines color và chọn màu) -> Ok

Kết quả:

Trang 17

10. Cách Tạo List Danh Sách Trong Excel

Ví dụ: trong quá trình nhập dữ liệu các bạn nhập trường dữ liệu gồm các tỉnh, thành phố Bằng việc tạo ra list danh sách bằng drop down sẽ giúp quá trình nhập dữ liệu được nhanh hơn rất nhiều

Bước 1: Kích chuột vào ô cần tạo list -> Vào tab Data -> Data Validation.

Trang 18

Bước 2: Hộp thoại Data Validation xuất hiện -> chọn tab Settings trong mục Allow chọn List, mục Source quét vùng dữ liệu cần tạo list.

11. Ẩn Dữ Liệu Của 1 Ô Hoặc 1 Vùng Trong Excel

Trí Tuệ Việt sẽ giúp các bạn có thể khiến dữ liệu trong ô ( biến mất) bằng cách sau:

Bước 1: chọn ô/vùng dữ liệu cần ẩn

Bước 2: vào Home –> Font – Open Format Cells

Trang 19

Bước 3: xuất hiện bảng Format cell -> chọn thẻ Number -> Custom -> chọn 1 kiểu bất kì ->

Nhập dấu chấm phẩy (;) vào ô Type -> Click OK

Kết quả như hình bên dưới

Trang 20

12. Hướng Dẫn Loại Bỏ Dấu Tiếng Việt Trong Excel

Trí Tuệ Việt sẽ hướng dẫn các bạn Sử dụng Unikey chuyển đổi chữ tiếng việt có dấu sang không

dấu

VD: muốn chuyển cột Tên VĐV có dấu thành không dấu

Bước 1: Kiểm tra dữ liệu nguồn thuộc kiểu bảng mã nào Ở ví dụ này cột Tên VĐV thuộc font chữ Time New Roman -> thuộc bảng mã Unicode

Trang 21

Bước 2: Copy toàn bộ dữ liệu muốn chuyển thành không dấu

Bước 3: Chuột phải vào biểu tượng Unikey góc bên phải phía dưới màn hình -> Chọn chuyển

mã hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F6.

Trang 22

Bước 4: Hộp thoại xuất hiện trong Bảng mã mục Nguồn nhập tên bảng mã nguồn của dữ liệu ở đây là Unicode, bảng mã đích có thể chọn chính bảng mã nguồn hoặc sang bảng mã khác theo yêu cầu của bạn Di chuyển chuột sang phía bên phải tích chọn vào mục Loại bỏ dấu -> kích chọn Chuyển mã

Bước 5: Sau khi chọn Chuyển mã hộp thoại thông báo chuyển mã thành công xuất hiện kích chọn OK để kết thúc.

Trang 23

Bước 6: Quay trở lại bảng tính Excel chọn vị trí cần dán dữ liệu nhấn tổ hợp phím Ctrl + V ->

kết quả toàn bộ chữ đã được loại bỏ dấu

13. Đảo Ngược Tiêu Đề Dòng Từ Phải Qua Trái Trong Excel

Một phiền phức khác mà một số người dùng Excel gặp phải đó là tiêu đề dòng bị đảo ngược sang

phải Điều này khiến bạn rất khó thao tác, lập bảng biểu trên Excel Trí Tuệ Việt sẽ hướng dẫn

các bạn cách sau đây để chỉnh lại tiêu đề dòng

File Excel của các bạn bị đảo ngược từ trái sang phải

Trang 24

Bước 1: Các bạn chọn Files -> chọn Options

Bước 2: Xuất hiện bảng Excel options -> chọn Advanced -> kéo xuống tại mục Display Options

for this Worksheet -> bỏ tích chọn tại dòng Show sheet right-to-left -> Ok

Vậy là tiêu đề dòng của Excel sẽ được hiển thị về đúng vị trí

Trang 25

14. Cách Tách Họ, Tên Đệm, Tên Trong Excel 2010

Trong các bảng tính Excel các bạn thường để Họ và tên chung 1 cột và khi làm việc thì lại

cần tách họ tên ra thành các cột riêng biệt.vậy làm thế nào để tách họ tên ra khỏi cột Họ và tên

trong Excel Trí tuệ Việt xin hướng dẫn bạn cách tách họ, đệm, tên ra khỏi cột họ và tên với 3 cách như sau:

Cách 1: Tách họ và tên ra thành cột Họ, cột Đệm và tên.

Cột họ:

B1: coppy cả cột Họ và tên rồi paste vào cột Họ

B2: Bôi đen cột Họ -> vào menu Home -> Find & select -> chọn Replace

Xuất hiện hộp thoại Find & Replace, chọn Replace -> tại ô Find What -> nhập “dấu cách*” ->

Trang 26

Replace all -> ok

(Chú ý: dấu cách là dấu cách đầu tiên trong chuỗi text, dấu * thay thế cho một nhóm kí tự đứng sau dấu cách)

Cột Đệm tên = RIGHT(D11,LEN(D11)-LEN(F11))

Cách 2: Tách họ và tên ra thành cột Họ đệm, cột Tên.

Cột Tên:

B1: coppy cả cột Họ và tên rồi paste vào cột Tên

B2: Bôi đen cột Tên -> vào menu Home -> Find & select -> chọn Replace

Trang 27

Xuất hiện hộp thoại Find & Replace, chọn Replace -> tại ô Find What -> nhập “*dấu cách” -> Replace all -> ok

(Chú ý: dấu cách là dấu cách cuối cùng trong chuỗi text, dấu * thay thế cho một nhóm kí tự đứng trước dấu cách)

Cột Họ đệm = LEFT(D11,LEN(D11)-LEN(G11))

Cách 3: Tách họ và tên ra thành cột Họ, cột Đệm, cột Tên.

Cột Họ và cột tên làm giống như cách 1 và cách 2

Cột Đệm: =MID(D11,FIND(” “,D11),LEN(D11)-LEN(F11)-LEN(H11))

Trang 28

15. Tìm Và Loại Bỏ Dữ Liệu Trùng Lặp

Trong quá trình làm việc đôi khi dữ liệu trùng lặp là hữu ích, nhưng đôi khi nó làm cho dữ liệu của bạn khó hiểu Những lúc như vậy bạn hãy dùng định dạng có điều kiện để tìm và tô sáng dữ liệu trùng lặp Với cách làm đó bạn có thể xem dữ liệu trùng lặp và có thể loại bỏ chúng nếu muốn Trí Tuệ Việt sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng

1 Tìm và tô màu những dữ liệu trùng lặp

Bước 1: Chọn những ô mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu trùng lặp.

Bước 2: Vào tab Home chọn conditional Formatting -> chọn Highlight cells Rules

Bước 3: Trong hộp bên cạnh chọn định dạng bạn muốn áp dụng cho các giá trị trùng lặp, sau đó

bấm OK

Trang 29

VD: dữ liệu Mai đã được tô màu đỏ

2 Loại bỏ các giá trị trùng lặp (nếu muốn)

Khi bạn dùng tính năng Loại bỏ các giá trị trùng lặp, dữ liệu trùng lặp sẽ được xóa bỏ vĩnh viễn Trước khi xóa bỏ dữ liệu trùng lặp, bạn nên sao dữ liệu gốc vào một bảng tính khác để tránh việc

vô tình bị mất bất kỳ thông tin nào

Bước 1: Chọn các ô có các giá trị trùng lặp mà bạn muốn loại bỏ.e

Bước 2: vào Tab Data -> chọn Remove duplicates -> ok

Trang 30

16. Hướng dẫn tô màu xen kẽ hàng, cột trong excel 2010

Bạn thường xuyên phải làm việc với nhiều dữ liệu trên bảng tính excel Những lúc như thế bạn cần phải tập trung nếu không dễ dẫn đến sai sót Vì thế khi làm việc với bảng tính dài trong excel, nếu không tô màu xen kẽ giữa các dòng thì khả năng nhìn bị nhầm lẫn tương đối cao Để giúp bảng tính dữ liệu của mình được rõ hơn Nơi dạy tin học uy tín Trí Tuệ Việt chia sẽ thủ thuật

tô màu xen kẽ hàng, cột trong excel 2010

Hướng dẫn tô màu xen kẽ hàng, cột trong excel 2010

• Bước 1: mở bảng tính excel

Hướng dẫn tô màu xen kẽ trong excel 2010

• Bước 2: thực hiện tô màu xen kẽ các dòng trên bảng tính Vào tab Home chọn conditional Formatting trong nhóm stype sau đó chọn new rule

Trang 31

Hướng dẫn tô màu dòng xen kẽ trong excel 2010

• Bước 3: Hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện Chọn Use a formula to determine which cells to format

Hướng dẫn tô màu xen kẽ dòng trong excel 2010

• Bước 4: Tại mục Format values where this formula is true nhập công thức:

=MOD(ROW(),2)>0

Hướng dẫn tô màu xen kẻ dòng trong excel 2010

Trang 32

• Bước 5: nhấp vào button format Hộp thoại format cells xuất hiện, chọn tab Fill và chọn

mà muốn tô Sau đó nhấn OK

• Bước 6: thay đổi màu của các dòng xen kẽ Nếu muốn chọn màu khác Vào conditional formatting sau đó chọn Manage Rule

• Bước 7: Hộp thoại conditional Formatting Rules Manager xuất hiện Chọn Edit Rule

Trang 33

• Bước 8: hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện, chọn Format, sau đó chọn tab Fill để thay đổi màu tùy thích.

• Sau đó nhấn chọn OK để hoàn tất

• Bước 9: kết quả

Trang 34

17. Cách lấy dữ liệu từ file excel này sang file excel khác

Khi sử dụng bảng tính excel, bạn gặp một số trường hợp như dữ liệu của bạn nằm ở các file excel khác nhau, và cần lấy dữ liệu từ bảng tính từ file excel này sang file excel khác Trong trường hợp này thì bạn xử lý như thế nào?

Cách lấy dữ liệu từ file excel này sang file excel khác

– Bước 1: mở 2 file excel

Hướng dẫn lấy dữ liệu từ file excel này sang file excel khác

Trang 35

Cách lấy dữ liệu từ file excel này sang file excel khác

– Bước 2: mở nơi lưu file excel cần lấy dữ liệu ( ví dụ ở đây là file excel 1) Nhấp phải chuột vào file đó chọn properties

– Bước 3: copy đường dẫn Location chọn OK

Trang 36

– Bước 4: Dán đường dẫn vào file excel cần lấy dữ liệu

– Bước 5: thêm file excel chứa dữ liệu như bên dưới hình

Trang 37

– Bước 6: copy đường dẫn =’C:\Users\Admin\Desktop[thang3.xslx]Sheet1′! Sau đó vào file excel chứa dữ liệu (cụ thể là file excel 2) Nhấp vào ô dữ liệu như bên dưới hình

– Bước 7: vào file excel cần lấy dữ liệu (file excel 1) và dán lại đường dẫn

=’C:\Users\Admin\Desktop[thang3.xslx]Sheet1′! như bên dưới hình

Trang 38

– Nhấn Enter để xem kết quả

18. Hướng Dẫn Khóa Công Thức Trong Excel 2010

Sử dụng Excel để xử lý, tính toán dữ liệu giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn Nhưng khi chia sẻ

dữ liệu với người khác các bạn không muốn bị người khác sửa các công thức mà các bạn đã lập

ra Để đảm bảo tính nguyên vẹn và ổn định đôi khi chúng ta cần phải khóa vùng dữ liệu chứa công thức

Cách khóa công thức trong excel 2010

– Bước 1: Mở sheet công thức cần khóa, nhấn giữ tổ hợp phím Ctrl+A để chọn tất cả Sheet Sau đó nhấp chuột phải chọn Format Cells

Hướng dẫn khóa công thức trong Excel 2010

– Trong hộp thoại Format Cells chọn Tab Protection, bỏ chọn trong mục Locked, Hidden và nhấn OK

Hướng dẫn khóa công thức trong excel

– Bước 2: Chọn vùng cần khóa công thức, sau đó nhấp phải chuột và chọn Format Cells

Trang 39

Hướng dẫn khóa công thức trong excel

– Trong hộp thoại Format Cells chọn Tab Protection, tích chọn trong mục Locked(cho phép

xem được công thức nhưng không chỉnh sửa được) và nhấn OK Nếu chỉ cho xem kết quả mà không nhìn thấy công thức và cũng không chỉnh sửa được thì tích chọn lần lượt

vàoLocked và Hidden

Hướng dẫn khóa công thức trong excel 2010

– Bước 3: vào Tab Review chọn Protect Sheet Tại Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện các

bạn nhập mật khẩu vào Password to unprotect sheet và nhấn OK.

Định dạng
Số trang	52
Dung lượng	5,81 MB