Bài giảng Excel 2010

Bài giảng Excel 2010 bằng Power Point chi tiết Giáo trình Excel Bài giảng Excel 2010 bằng Power Point chi tiết Giáo trình Excel Bài giảng Excel 2010 bằng Power Point chi tiết Giáo trình Excel Bài giảng Word 2010 bằng Power Point chi tiết Giáo trình Word chi tiết

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

NGHỀ

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH:

1.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010

• Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi

chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

• Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

• Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

• Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

• Vẽ đồ thị và các sơ đồ

• Tự động hóa các công việc bằng các macro

• Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT CHƯƠNG TRÌNH

1.2.1 Khởi động Excel 2010

Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2010

Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop

Cách 3: Start  Run  Excel.exe

1.2.2 Thoát khỏi Excel

1.3 GIAO DIỆN EXCEL 2010

Tên bảng tính (Sheet Tab)

Ribbon

Ô (Cell) hiện hành

Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh Menu (Menu bar) Thanh công thức (Formula)

Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon

1.3 GIAO DIỆN EXCEL 2010

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình…

Cấu trúc của một workbook

•Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là xlsx Một

Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet).

•Ô (Cell): Là giao của cột và hàng Ví dụ: A1

•Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau Địa chỉ vùng được xác định bởi địa

chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải Ví dụ: A5:F10

•Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.

1.3 GIAO DIỆN EXCEL 2010

1.4 DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH

↑ , ↓ , ← , → Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn

Ctrl+ ↑ ,Ctrl+ ↓ ,Ctrl+ → ,Ctrl + ← Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên.

Shift + Enter Về ô liền kề phía trên

Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home  (Editing) Find & Select  Go To (F5)

1.4 DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH

Gõ địa chỉ ô cần đến

Ô chứa giá trị đặc biệt

•Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô

•Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows:

chọn lệnh Start  Control Panel Regional and Language  Formats 

Additional Settings Number

b Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)

•Bắt đầu bằng ký tự chữ (A  Z) hoặc dấu nháy trên (‘)

•Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác

•Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô

(Khi nhập dữ liệu số sai quy cách  mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi)

1.5 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

c Công thức (Formula)

•Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +

•Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị

trên thanh công thức

•Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng.

•Các toán tử gồm:

• Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%)

• Nối chuỗi (&) Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam”  Hà Nội – Việt Nam

1.5.2 Nhập chú thích

•Sửa chú thích: Review  (Comment) Edit Comment (hoặc click phải chuột 

Edit Comment)

•Xem tất cả các chú thích: Review  (Comment ) Show All Comments

•Tắt chú thích: Review  Comment  hủy lệnh Show All Comments

•Xóa chú thích: Review  (Comment) Delete ( hoặc click phải chuột  Delete Comment

1.5 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.2 Canh lề cho dữ liệu trong ô

a Sử dụng menu lệnh

•Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

 Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Number

 Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn

thẻ Number

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

Định dạng số âm

Có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ,

…

Số chữ số thập phân

(<=30)

Ví dụ mẫu Các kiểu dữ liệu

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Number

• Currency: Định dạng kiểu tiền tệ.

• Percent Style : Định dạng kiểu phần trăm.

• Comma Style: Định dạng có dấu phân cách ngàn

• Increase Decimal: Tăng thêm một số ở phần thập phân.

• Decrease Decimal: Giảm bớt một số ở phần thập phân.

Currency

Percent Style Comma Style

Increase Decimal

Decrease Decimal

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.2 Canh lề cho dữ liệu trong ô

a Sử dụng menu lệnh

•Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

 Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Alignment

 Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn

thẻ Alignment

dòng nếu quá kích thước

Dữ liệu tự động vừa với

kích thước của ô

Trộn các ô thành một ô

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Alignment

• Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang.

• Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc.

• Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu

• Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng

• Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng

• Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng

1.6.3 Định dạng ký tự

a Sử dụng menu lệnh

•Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

 Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Font

 Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn

thẻ Font

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Font

• Font: Chọn kiểu font chữ

• Font Style: Chọn kiểu đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U)

• Font Size: Chọn cỡ chữ

• Increase Font size: Tăng thêm một cỡ chữ

• Decrease Font size: Giảm một cỡ chữ

• Font Color: Màu chữ; Fill Color: màu nền

Font

Font Style Border

Increase Fontsize Font Size

Decrease Fontsize Fill Color Font Color

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.4 Kẻ khung cho bảng tính

Chọn vùng dữ liệu kẻ khung

 Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Border

Chọn kiểu đường viền

Kẻ các đường trong

Kẻ các đường ngoài

Không kẻ viền khung

Chọn màu đường viền

Kẻ đường trực quan theo

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.5 Tô nền cho bảng tính

Chọn vùng dữ liệu cần tô màu nền

 Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Fill

Không tô màu nền

Ví dụ mẫu Mẫu kiểu nền

Mẫu màu nền Chọn màu nền

Hiệu ứng cho màu nền

Bổ sung thêm màu nền

1.7 ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING

• Định dạng bằng chức năng

Conditional Formatting là

định dạng theo điều kiện

Chức năng này cho phép áp

dụng định dạng cho một ô

(cell) hay nhiều ô (range of

cells) trong bảng tính và sẽ

thay đổi định dạng tùy theo

giá trị của ô hay giá trị của

công thức

Lựa chọn qui luật Conditional Formatting (CF)

Chọn các ô  Home  (Style) Conditional

Formatting  chọn luật CF

• Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo

một trong các điều kiện

• Top/Bottom Rules: các quy luật về nhóm lớn

Tạo quy luật mới

•Chọn các ô  Home  (Style) Conditional Formatting  New Rules

1.7 ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING

Chọn kiểu luật Thiết lập luật theo yêu cầu

Use a formula to determine which cells to

format: Qui luật này áp dụng định dạng dựa trên

công thức

Format only cells that contain: Định dạng

theo điều kiện căn cứ vào nội dung chứa trong

các ô

Format all cells based on their values: Định

dạng theo điều kiện căn cứ vào giá trị dạng số

chứa trong các ô bảng tính Hiển thị các kiểu định

dạng như là data bars, color scales, hoặc icon

sets

Format only top or bottom ranked

values: Qui luật này chỉ áp dụng định dạng

nhóm các ô chứa giá trị số lớn nhất và nhỏ nhất

(tính theo phần trăm)

Format only unique or duplicate values: Qui

luật này áp dụng cho các ô chứa giá trị số là duy

nhất hoặc trùng lặp

1.8 ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ

a Địa chỉ tương đối

•Các địa chỉ cột và hàng sẽ thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến vị

trí ô khác.

• Cấu trúc: <Tên cột><Chỉ số hàng>

• Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3

1.8 ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ

b Địa chỉ tuyệt đối

•Các địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức được sao

chép đến vị trí ô khác.

• Cấu trúc: $<Tên cột>$<Chỉ số hàng>

• Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2

1.8 ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ

c Địa chỉ hỗn hợp

•Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi khi

ô chứa được sao chép công thức.

• Cấu trúc: <Tên cột>$<Chỉ số hàng>

• Ví dụ: địa chỉ A$1

•Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không thay

đổi khi ô chứa được sao chép công thức.

• Cấu trúc: $<Tên cột><Chỉ số hàng>

• Ví dụ: địa chỉ $A1

•Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ:

sử dụng phím F4

• Ghi tệp vào đĩa

C1: File  Save  gõ tên tệp  Save

C2: Ctrl+S

• Ghi tệp vào đĩa với tên mới: File Save As  gõ tên mới  Save.

1.10 CÀI ĐẶT MẬT KHẨU

Cách 1:

• Bước 1: File  Save (hoặc Save As (F12) )

• Bước 2: Xuất hiện hộp thoại click vào Tool  General Options

1.10 CÀI ĐẶT MẬT KHẨU

Cách 2:

• Bước 1: File  Info  ProtectWorkbook  Encrypt with Password

1.10 CÀI ĐẶT MẬT KHẨU

• Bước 2: Nhập mật khẩu

• Bước 3: Nhập lại mật khẩu  OK

CHƯƠNG 2

2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG

• Chọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn

• Chọn dãy các ô liên tiếp:

• Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng

• Cách 2: click chuột vào ô đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô

cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng)

• Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên  giữ phím Ctrl  chọn các vùng tiếp theo.

Dãy các ô liên tiếp

• Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng

• Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp:

• Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng

• Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  giữ phím Shift 

click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng

2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG

Tên cột Tên hàng

• Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc

hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl  click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp theo

• Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng hoặc

nhấn tổ hợp phím Ctrl+A

• Hủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ

2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG

Chọn cả bảng tính

2.2 XÓA NỘI DUNG Ô BẰNG DELETE VÀ CLEAR

• Xóa bằng Delete:

• Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa

• nhấn phím Delete (Del)  chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa

• Xóa bằng Clear:

• Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa

• Home Editing Clear  chọn lệnh xóa phù hợp:

• Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink)

• Clear Formats: xóa định dạng

• Clear Contents: xóa nội dung

• Clear Comments: xóa chú thích

• Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ô

2.3 LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁC

• Lệnh Undo (Ctrl + Z ): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động.

• Lệnh Redo (Ctrl + Y ): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo

• Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4 ): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng.

Lệnh Undo

Lệnh Redo

Lệnh Repeat

2.4 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH

Trên Ribbon chọn thẻ Insert

•Nhóm Illustrations:

• Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy

• ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office

• Shapes: chèn một đối tượng đồ họa

• SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao

• Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình

Trên Ribbon chọn thẻ Insert

• Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử

• Object: chèn các đối tượng nâng cao

•Nhóm Symbols:

• Equation: chèn công thức toán học

2.4 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH

2.5 TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH

Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout

• Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background  xuất hiện hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh nền  Open

2.6 ĐẶT TÊN VÙNG

 Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên

 Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng

• Cách 1: Formulas  Defined Names  Define Name

• Cách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  New

• Cách 3: Click phải chuột  Define Name

 Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name

• Name: nhập tên vùng vào hộp

• Scope: phạm vi sử dụng

• Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần  OK

2.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

a Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc di

chuyển

Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc

Cut (di chuyển)

• Cách 1: Home  Clipboard  Copy hoặc

Cut.

• Cách 2: Click phải chuột  Copy hoặc Cut

• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy)

hoặc Ctrl+X (cut)

2.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

a Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt

Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến.

Thực hiện dán vùng dữ liệu:

• Cách 1: Home  Clipboard  Paste

• Cách 2: Click phải chuột  Paste

• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

b Sử dụng chuột

•Chọn vùng dữ liệu  giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao

c Dán đặc biệt (Paste Special)

Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut

Chọn vị trí đích  click phải chuột  Paste Special… (Hoặc Home  click vào mũi tên lệnh Paste Paste Special)

2.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

c Dán đặc biệt (Paste Special)

• Validation: qui định xác thực dữ liệu

• All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn

• All except borders: tất cả trừ khung viền

• Column widths: chiều rộng cột

2.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

c Dán đặc biệt (Paste Special)

•Mục Operation: dán thêm các phép toán

• None: không tính toán

c Dán đặc biệt (Paste Special)

•Skip blanks : trừ các ô rỗng

•Transpose : đảo dòng thành cột hoặc ngược lại

•Paste Link : dán liên kết

2.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

2.8 SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD

• Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu

sẽ được lưu tạm thời tại vùng nhớ trung gian

Clipboard

• Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu

không phân biệt kiểu.

• Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng

đợi, mục lưu sau được đặt trên, mục lưu

trước đó bị đẩy xuống.

• Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi

tên cuối nhóm Clipboard

2.8 SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD

Các thao tác trên Clipboard

• Paste All: dán tất cả các mục

• Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu

• Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho Clipboard

• Thao tác với dữ liệu trong clipboard:

• click chọn dữ liệu  Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tính

• click chọn dữ liệu  Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard