Tổng hợp những lỗi và thủ thuật trong word

Tổng hợp những lỗi và thủ thuật trong word Tổng hợp những lỗi và thủ thuật trong word Tổng hợp những lỗi và thủ thuật trong word Tổng hợp những lỗi và thủ thuật trong word Tổng hợp những lỗi và thủ thuật trong word

MỤC LỤC

1) Khi đánh số trang lại thấy xuất hiện chữ Page mà không hiện ra số trang

Khi đánh số trang lại thấy xuất hiện chữ Page mà không hiện ra số trang :- Khắc phục : Vào menu Tools > Options > chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Fiel codes > nhấn OK (Word 2003)

Đối Với Word 2010

Bước 1: Mở file chèn số trang bị lỗi Chọn File >Options

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại, trong tab Advanced, bỏ tick tại mục show fields codes instead of theirs values Cuối cùng nhấn OK để lưu lại thiết lập Bạn thực hiện lại thao tác đánh số trang trên văn bản của mình và sẽ không còn lỗi này

2) Để bỏ đường viền bao quanh văn bản

Để bỏ đường viền bao quanh văn bản: - Bạn vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Text boundaries > nhấn OK.

Mở Word lên, tiếp đến vào Word Options > Advanced > Show document content rồi bỏ tích ở

ô Show text boundaries.

3) Khi hết dòng hoặc nhấn enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự để đếm dòng

Khi hết dòng hoặc nhấn enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự để đếm dòng :

- Khắc phục: Vào menu Page Layout > Page setup > chọn thẻ Layout rồi nhấn nút

LineNumbers… > bỏ dấu kiểm trong ô Add line numbering > nhấn OK

4) Khi nhấn hím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên

Khi nhấn hím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên:- Khắc phục: Vào menu File > Options > Chọn thẻ Display rồi hủy dấu kiểm trong ô Tab Characters > nhấn OK

5) Khi kẻ hình vẽ hay Text box thì xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thao tác:

`Khắc phục: Vào menu File > Options > Chọn Advanced rồi hủy dấu kiểm trong ô Automatic Create… > nhấn OK

6) Chèn hình vào văn bản nhưng không thấy hình ảnh hiện lên:

Khắc phục: Vào menu File > Options > Chọn thẻ Advanced rồi hủy dấu kiểm trong ô Show Picture Placeholders > nhấn OK

7) Khi in văn bản nhưng lại in từ cuối trang lên đầu trang:

Khắc phục: Vào menu File > Options > Chọn thẻ Print rồi hủy dấu kiểm trong ô Reverse Print order > nhấn OK

8) Để sửa lỗi cách chữ (khoảng trống giữa chữ) như ‘H ồng b ít đ ú’ thì làm như sau:

Vào File -> Options -> Chọn Tab Advanced -> Xóa dấu chọn ở ô ‘Use smart cut and paste’ OK

9) Để sửa lại đơn vị khi định dạng trang từ Inches sang Centimeters:

Vào File -> Options -> Chọn Tab Advanced -> Ở ô Show Measurement units of chọn

Centimeters OK

10) Để có đường bao quanh văn bản:

Vào File -> Options -> Chọn Tab Advanced -> Đánh dấu chọn ở ô Show Text boundaries OK

11) Để xóa triệt để các đường zíc zắc đỏ gạch chân dưới dòng chữ:

Vào File -> Options -> Chọn Tab Proofing-> Xóa dấu chọn ở toàn bộ các mục “Check…” OK

12) Chuyển đổi gõ chữ thường chữ hoa ở đầu dòng trong Word:

Bạn vào File > Options > Proofing > AutoCorrect Optins rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Capitalize first Letter of Sentence

13) Hướng dẫn dịch văn bản trực tiếp sang tiếng việt trong word

* Bước 1: Bạn mở một file Word bất kì Trên màn hình soạn thảo, bạn vào thẻ Review.

* Bước 2: Trong phần Language bạn chọn Translate -> Choose Translation Language…

* Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Translation Language Options, trong phần Choose Mini Translation language các bạn thay đổi ngôn ngữ mà bạn muốn được dịch sang tại

mục Translate to Sau khi thiết lập xong các bạn nhấn OK để lưu lại thiết lập.

* Bước 4: Tiếp theo các bạn chọn lại thẻ Review -> Translate -> Mini Translate để kích hoạt

hộp thoại dịch nhanh

Sau khi các bạn đã kích hoạt hộp thoại dịch nhanh Từ giờ, mỗi khi các bạn cần dịch một đoạn văn bản bất kỳ sang ngôn ngữ mà các bạn đã thiết lập ở trên, các bạn chỉ cần chọn (bôi đen) đoạn văn bản đó Ngay sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại chứa nội dung là văn bản đã dịch Hộp thoại xuất

hiện khá mờ, nên để xem rõ nội dung các bạn chỉ cần rê con trỏ chuột vào hộp thoại đó.

14)Cách chống copy trong Word

Vào Review > Restrict Editing-> “Allow only this document”-> chọn Filling in forms-> Yes, Start Enforcing Protection.

Nếu chọn các mục khác thì chỉ chống sửa nội dung chứ không chống copy được.Một hộp thoại mới xuất hiện, bạn nhập pass.

Từ giờ nội dung này không thể copy được

15) Cách bôi đen theo vùng văn bản bất kì

Bạn đã từng sử dụng chức năng bôi đen trong Word để bôi đen 1 đoạn hoặc 1 dòng trong văn bản Nhưng đã bao giờ bạn thử chọn từng vùng để bôi đen mà vùng này không cần chứa hết

cả dòng mà chỉ đến 1 vị trí bất kì trong dòng như 1 vùng chữ nhậtt giữa trang chưa? Cách bôi đen này rất đơn giản và cũng có thể dùng để trang trí cho văn bản

Tại văn bản Word muốn thực hành, bạn nhấn giữ phím Alt trên bàn phím đồng thời nhấn giữ và

kéo chuột vùng văn bản mà bạn muốn bôi đen trong Word

Bây giờ, nếu bạn muốn đổi màu chữ trong vùng đã chọn thì sẽ chọn màu chữ tại Font Color, còn nếu bạn muốn đặt màu cho từng dòng trong vùng thì bạn chỉ cần chọn màu tại chức năng Text

Highlight Color là xong.

Đổi màu chữ trong vùng

Đổi màu dòng trong vùng

16) Cách bảo vệ header, footer trong word 2010

Bạn viết tên tác giả, tên văn bản của mình ở Header hoặc Footer và bạn không muốn cho người khác chỉnh sửa những nội dung đó của mình Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảo

vệ cho Header và Footer

* Bước 1: Mở file Word có Header, Footer cần bảo vệ

* Bước 2: Tạo bảo vệ cho Header và Footer

Tại màn hình soạn thảo, đặt chuột tại dòng nội dung đầu tiên của văn bản Nhấn chuột vào thẻ Page Layout -> Breaks chọn Continuous

Nhấn chuột vào thẻ Review chọn Restrict Editing

Hộp thoại Restrict Formatting and Editing xuất hiện Tại mục 2 Editing restrictions ta tích chọn vào ô trống có nội dung Allow only the type of editing in the document

Tiếp theo chọn Filling in forms

Lúc này phía dưới dòng Filling in forms sẽ hiện Select sections, ta nhấn chuột vào dòng đó, hộp

thoại Section Protection hiện ra, ta bỏ tích chọn ở dòng Section 2 rồi nhấn OK

Cuối cùng ta nhấn chuột vào dòng Yes, Start Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu bảo vệ 2

lần vào hộp thoại hiện ra yêu cầu rồi nhấn OK

Vậy là hoàn thành việc bảo vệ Header và Footer Cuối cùng trước khi khi tắt văn bản, bạn nhớ lưu những thay đổi vừa thực hiện nhé

17) Cách sao chép và di chuyển nhanh trong word 2010 không dùng copy & paste Chắc hẳn bạn đã biết cách sao chép và di chuyển một đoạn văn bản bằng lệnh Copy &

Paste hoặc tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl +V Tuy nhiên ta sẽ có thể thực hiện lệnh đó bằng cách

khác nhanh hơn so với cách cũ Các bạn hãy thử thực hành theo bài viết sau:

1. Đối với sao chép văn bản

Tại màn hình văn bản đang soạn thảo, ta bôi đen đoạn hoặc dòng văn bản cần sao chép:

Sau đó ta nhấn tổ hợp phím Shift + F2 trên bàn phím Lúc này góc dưới bên trái màn hình

của Word sẽ hiện dòng Copy to where?

Lúc này khi ta đặt chuột đến vị trí cần đặt văn bản vừa copy, con trỏ chuột sẽ hiển thị nét đứt

nhấp nháy, ta chỉ cần nhấn Enter là đoạn văn bản sẽ được đặt vào

2. Đối với di chuyển (Cut) văn bản

Ta cũng thực hiện bôi đen đoạn văn bản như trên Nhưng thay vì nhấn Shift + F2 thì ta sẽ chỉ nhấn F2 Lúc này góc dưới bên trái màn hình của Word sẽ hiện dòng Move to where?

Lúc này ta cũng sẽ đặt chuột tại vị trí cần đặt văn bản rồi nhấn Enter là xong

Bạn hãy áp dụng tổ hợp phím tắt này để giúp quá trình soạn thảo và chỉnh sửa văn bản được nhanh hơn nhé!

18) Cách Chống in trong Word

Trong trường hợp họ mang ra in thì ta sẽ khóa luôn cả chức năng in ấn lại

Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản mà bạn không muốn in-> chuột phải chọn Font

Xuất hiện 1 bảng-> chọn Hidden-> OK

Sau khi nhấn OK toàn bộ văn bản bạn chọn đã bị mất Nếu muốn hiện lên:

File->Options->Display->Hidden Text->Ok

Hiện lên thì vẫn đọc được nhưng không copy được

Trong trường hợp, nếu muốn không in được và cũng không copy được thì làm thao tác chống in trước rồi làm chống copy sau

19) Cách tách hình ảnh từ file word

Trong một file Word có nhiều hình ảnh, bạn cần sử dụng những hình ảnh đó nhưng lại không muốn phải chọn lưu từng hình ảnh Vậy bạn có thể làm theo cách sau:

* Bước 1: Mở file Word có hình ảnh muốn sử dụng

* Bước 2: Chọn File rồi chọn Save As

Hộp thoại Save As hiện ra Tại đây, ta sẽ chọn vị trí dùng để lưu file Word mới và file ảnh Tại File name ta đặt tên cho văn bản cũng là tên cho file ảnh mới sẽ được lưu Tại Save As Type ta

chọn Web page sau đó nhấn Save

Lúc này ta sẽ thấy văn bản được hiển thị theo kiểu trang Web và file ảnh mới đã được tạo ra Vào nơi

ta chọn lưu file Word và file ảnh để tìm và mở 2 file vừa lưu

20) Cách thay thế cùng lúc tất cả các hình ảnh trong word

Bạn muốn thay thế tất cả các hình ảnh trong văn bản Word của mình mà không muốn phải mất công sửa từng hình ảnh một Vậy hãy làm theo hướng dẫn trong bài viết sau đây.

* Bước 1: Mở file Word có chứa hình ảnh mà bạn muốn thay thế.

* Bước 2: Mở tệp trong máy tính có chứa hình ảnh mới mà bạn muốn dùng để thay thế các hình ảnh

cũ Dùng thao tác copy hình ảnh đó

* Bước 3: Quay lại file Word ban đầu, tại mục Editing trong thẻ Home, bạn nhấn chuột

vào Replace để xuất hiện hộp thoại Find and Replace

Trong hộp thoại vừa xuất hiện, ta có 2 dòng trắng cần điền nội dung:

– Find what: Ta nhập ^g

– Replace with: Ta nhập ^c

Sau đó nhấn Replace all để thực hiện thay thế tất cả các hình ảnh có trong văn bản.

Sau khi thay thế xong, vị trí các hình ảnh mới có thể thay đổi, bạn chỉ cần dùng chuột để kéo ảnh về đúng vị trí mong muốn là xong rồi

21) Hướng dẫn xoay ngang 1 trang giấy bất kỳ trong word 2007 – 2010 – 2013

#1 Ngắt phần (section) riêng các trang giấy cần xoay mới có thể xoay ngang được trang giấy bất kỳ

Để có thể xoay ngang một trang giấy bất kỳ trong word thì việc đầu tiên là phải tách trang đó

thành một phần (section) độc lập với các trang khác trong báo cáo Phần hướng dẫn này cũng đã

được trình bày trong bài viết đánh số trang bất kỳ trong word

Đặt trỏ chuột tại ví trí ngay đầu trang văn bản muốn ngắt/ vào lệnh/ PAGE LAYOUT/ BREAK/

CONTIOUNUS

Ngắt section trong word

Sau khi ngắt xong, để kiểm tra đã thành công ngắt section, bạn vào lệnh INSERT/ HEADER/ EDIT HEADER

Bạn kiểm tra nếu trang văn bản đã được chia thành hai section như hình dưới là đã chính xác Ở đây mình chỉ có section 1 và section 2 (nếu văn bản có nhiều section đã ngắt thì chỉ số section ở đây có thể khác)

hiển thị section đã ngắt trong word

Vậy là bạn đã ngắt section thành công ngay tại vị trí đầu trang văn bản muốn xoay ngang Bây giờ bạn sẽ làm tương tự là ngắt section ngay tại vị trí đầu trang văn bản tiếp theo ngay sau các

trang chỉ định để xoay ngang Mục đích của việc này là cho những trang cần xoay ngang sẽ nằm

trên 1 section, còn các trang khác (những trang trước và những trang sau) sẽ nằm trên section khác, độc lập với trang section cần xoay ngang

#2 Điều hướng nằm của trang (ngang hoặc dọc) là xoay nằm ngang cho các trang văn bản nằm trên section (phần) đã được ngắt ở phần 1 trình bày phía trên

Đặt con trỏ chuột ngay tại vị trí trang cần xoay ngang Sau đó vào lệnh/ PAGE LAYOUT/ ORIENTATION/ Chọn LANDCAPE (ngang)

Xoay ngang trang giấy trong word

Và sau khi vào lệnh xoay ngang trang giấy Bạn sẽ được kết quả như hình phía dưới

22) Khắc phục lỗi tự giãn chữ khi canh đều đoạn văn bản trong Word từ tài liệu copy trên mạng

Cách khắc phục như sau:

Copy đoạn văn bản từ trên mạng về Word bình thường

1 Nhấn Ctrl+H để hiện cửa sổ Find and Replace

2 Tại trang Replace nhấn vào nút More

3 Đặt con trỏ vào ô Find what: nhấn vào nút Special và chọn là Manual line break, khi đó ô Find

what sẽ là ^l (Hoặc gõ dấu mũ và chữ “L viết thường”);

4 Đặt con trỏ vào ô Replace with: nhấn vào nút Special và chọn Paragraph mark, khi đó ô

Replace sẽ là ^p (hoặc gõ dấu mũ và chữ “P viết thường”).

5 Thay thế toàn bộ bằng cách nhấn vào nút Replace All

HOẶC

Nhấn phím Tab trên bàn phím

Đặt con trỏ ở cuối dòng rùi nhấn phím Tab

23) Xóa tất cả Section Break

Nhiều khi bạn copy những đoạn tài liệu ở những file khác nhau vào văn bản của mình Khi đó sẽ

có trở ngại như bạn muốn đánh số thứ tự thì lại bị sai lệch ở một trang nào đó, nguyên nhân là do

trong tài liệu có những phần ngắt (Section Break) Bạn cần phải xoá hết chúng đi và thiết lập lại

từ đầu

Để xóa toàn bộ những Section Break trong một văn bản bạn làm như sau :

Bấm tổ hợp phím Ctrl+H (bật chế độ Replace) Khi đó Word sẽ hiển thị cửa sổ Find and

Replace

Trong mục Find what bạn gõ ^b

Trong mục Replace with chỉ cần trống

Bấm Replace All Vậy là xong

24) Hướng dẫn xóa trang trong Word - xóa trang trắng giữa và trang cuối trong Word

Trong quá trình soạn thảo, chỉnh sửa Văn bản đôi khi chúng ta gặp trường hợp có 1 hoặc một vài trang trắng, trang thừa cần xóa bỏ.

Cách thường làm thủ công đó là các bạn sẽ Cut toàn bộ nội dung từ sau trang trắng đó trở đi

và Paste lên trên trang trắng đó Cách làm đó chỉ phù hợp với những văn bản Word ít nội dung,

số trang ít Vậy đối với những văn bản có hàng chục, hàng trăm trang thì làm thế nào để để xóa

bỏ được một trang bất kỳ trong văn bản Word một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất?

1 Giả sử trong Văn bản Word này có trang thứ 2 là trang trắng và bạn muốn xóa bỏ trang đó đi

Cách xóa trang như sau:

+ Đặt chuột tại vị trí của ký tự cuối cùng trên Trang 1 và rê chuột chọn vùng từ ký tự cuối cùng

đó trở đi sang tới trang 2 (Như trong hình vẽ)

+ Nhấn Delete để xóa

Như vậy là trang 2 sẽ bị xóa, và các trang bên dưới sẽ được đẩy lên.Kết quả như sau:

Với Những Trang trắng cuối cùng

+ Đưa con trỏ về cuối trang (phím tắt là CTRL+Shift+end) rối nhấn Delte

+ nếu cách trên chưa được, bạn vào menu view/ print layout, rồi nhấn vào nút show/hide (sẽ xuất hiện các ký hiệu ngắt dòng, trang ) Bạn sẽ nhấn CTRL+Shift+end và thấy có 2

dòng section break ở cuối trang, lúc này chỉ cần xóa dòng thứ 2 = phím delete, sau đó

nhấn delete thêm lần nữa là xong

25) Xóa tất cả các comment

Thao tác như sau:

Bấm tổ hợp phím Ctrl+H (bật chế độ Replace) Khi đó Word sẽ hiển thị cửa sổ Find and

Replace

Trong mục Find what bạn gõ vào ^a (kí hiệu ^a tương ứng với Comment) Trong mục Replace with chỉ cần để trống

Bấm Replace Alllà xoá được tất cả các comment.

26) Lỗi khi nhấn phím tab nhưng xuất hiện dấu mũi tên

Bước 1: Vào thẻ File -> Options.

Bước 2: Chọn thẻ Display -> bỏ tích chọn trong mục Tab characters -> OK.

27) Lỗi có các dấu (¶, ∀, ) trong văn bản khi soạn thảo

Những dấu này dùng để nhận biết được dấu cách trống, dấu Tab, hay kết thúc đoạn Tuy nhiên,

nó làm cho chúng ta rất khó chịu Để tránh sự khó chịu đó ta thực hiện:

Cách 1: Kích chọn biểu tượng ¶a trên thanh công cụ Standard

28) Lỗi khi nhấn Enter xuống dòng xuất hiện số thứ tự đếm dòng

Bước 1: Vào thẻ PAGE LAYOUT -> kích chọn mũi tên trong mục Page Setup.

Bước 2: Chọn thẻ Layout -> Line Numbers.

Bước 3: Hộp thoại xuất hiện bỏ tích chọn trong mục Add Line numbering -> OK.

29) Lỗi khi gõ chữ "i" chuyển thành chữ "I" Bước 1: Vào thẻ File -> Options.

Bước 2: Vào thẻ Proofing -> AutoCorrects options.

Bước 3: Gõ chữ i thường và tìm phía bên dưới nếu xuất hiện 1 chữ I hoa thì kích chọn -> nhấn Delete -> OK.

30) Lỗi khi cách một chữ thì xuất hiện một dấu chấm:

Hiện tượng cách một chữ thì có một dấu chấm này là do bạn đã vô tình kích hoạt nút

"Show/hide" Nút có hình biểu tượng giống như chữ q tô đậm (hoặc giống như cái muỗng múc canh)

Chỉ cần kích lại nút "Show/hide" là hết ngay

Hoặc vào File / Options / Thẻ Display, bỏ dấu tích ở phần Show all Formatting marks