ĐỒ án tốt NGHIỆP THIẾT kế hệ THỐNG QUẢN lý TUYỂN SINH THCN

Hiện nay có khá nhiều ngôn ngữ và hệ quản trị Cơ sở dữ liệu cũng nh cácphần mềm chuyên dụng cho quản lý song đối với một hệ thống quản lý lớn việcvận dụng ngay các phần mềm đó là một vấn

Mục lục

Lời nói đầu

Chơng I - Tổng quan về chơng trình quản lý tuyển sinh trong trờng trung học chuyên nghiệp

A- Hoạt động và công tác quản lý tuyển sinh trong nhà trờng trung học chuyên nghiệp.

C- Yêu cầu đối với công tác tuyển sinh trên máy vi tính.

Chơng II - Phân tích hệ thống tuyển sinh trong nhà trờng Trung học chuyên nghiệp

I - Các ký hiệu xử dụng trong mô hình luồng dữ liệu

II - Phân tích hệ thống về chức năng

III - Phân tích hệ thống về dữ liệu

Chơng III - Thiết kế hệ thống quản lý tuyển sinh trong trờng Trung học chuyên nghiệp.

I - Xác định phạm vi ứng dụngcủa máy vi tính trong quản lý tuyển sinh

II - Thiết kế giao diên ngời máy

Hệ thống thông tin là một trong những ngành mũi nhọn của Công nghệthông tin Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, Quản lý hành chính đặcbiệt là quản lý các doanh nghiệp

Hiện nay có khá nhiều ngôn ngữ và hệ quản trị Cơ sở dữ liệu cũng nh cácphần mềm chuyên dụng cho quản lý song đối với một hệ thống quản lý lớn việcvận dụng ngay các phần mềm đó là một vấn đề gặp không ít các khó khăn.

Đối với một hệ thống thông tin đòi hỏi mỗi ngời cần phải có kiến thức về :

+ Cơ sở dữ liệu: Cung cấp kiến thức về mô hình, về cách tổ chức các cơ sở dữ

liệu lớn, đặc biệt là các nguyên lý của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các hiểu biếtsơ đẳng về cơ ở dữ liệu nh: Khái niệm về quan hệ, phụ thuộc hàm, phụ thuộc hàmsơ đẳng, phụ thuộc hàm trực tiếp, các dạng chuẩn 1NF, 2NF, 3NF

+ Kỹ thuật lập trình: Trong giai đoạn thiết kế Hệ thống thông tin đòi hỏi phải có

kỹ năng về các kỹ thuật lập trình nh thiết kế top-down, làm mịn, tinh chỉnh, đệqui, thuật giải, độ phức tạp về giải thuật, lập trình hớng đối tợng Các ngôn ngữlập trình chuyên dụng nh foxpro, access, visuaBasic

+ Quản trị nói chung: Các kiến thức về cấu trúc tổ chức , nhân sự, vật t, kế toán,

lập kế hoạch, tuyển sinh, đào tạo, học tập, triển khai dự án tin học Sự hiểu biết vềquản lý kinh tế, quản lý trong mọi lĩnh vực về xã hội, tổ chức là thật sự cần thiết

đối với ngời phân tích thiết kế hệ thống

A - cơ sở lý thuyết

I - Một số khái niệm cơ bản:

1.1 Hệ thống thông tin (information System)

Hệ thống : Là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có những mối ràng buộc

lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó

Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm một số thành phần lu trữ và xử lý thông

tin để phục vụ cho một yêu cầu nào đó

1.2 Cấu tạo của hệ thống thông tin:

Sơ đồ:

Trong đó: Phần mềm, CSDL, ngời sử dụng là vấn đề chúng ta phải quan tâm.

Những phần này tơng đối độc lập với phần cứng

Phần cứng: Máy tính, các thiết bị ngoại vi, mạng, viễn thông

Phần mềm: Chơng trình quản lý Đây là thành phần quan trọng nhất của Hệ

thống thông tin

Cơ sở dữ liệu: Là nơi tập trung toàn bộ thông tin đặt trên ổ cứng hoặc đĩa từ

Ngời sử dụng:

Chia ra: - Ngời sử dụng cuối là ngời sử dụng hệ thống thông tin này

- Ngời phát triển hệ thống thông tin là ngời đã xây dựng lên hệ thốngthông tin này đáp ứng tất cả các nhu cầu xử dụng của ngời xử dụng cuối ngời pháttriển đôi khi đóng góp cho những yêu cầu của hệ thống

1.3 Phân loại hệ thống thông tin

+ Hệ xử lý dữ liệu: hệ thống đầu tiên của hệ thống dữ liệu thông tin phục vụ cho

những chức năng riêng lẻ nào đó hệ thống này gồm nhiều chức năng, mỗi chứcnăng phục vụ cho một nhiệm vụ nhất định tạo thành các phần dữ liệu rời rạc vớinhau

+ Hệ thông tin thống nhất: là hệ thông tin dợc kết hợp nhiều hệ xử lý dữ liệu

hoàn toàn tập trung về cơ sở dữ liệu Hệ thông tin này phục vụ cho nhiều ngời sửdụng khác nhau Nh vậy đối với hệ thông tin thống nhất này do có nhiều ngời sửdụng nên cần giao diện khác nhau dẫn đến nguồn tài nguyên cần nhiều hơn

+ Hệ thống trợ giúp quyết định: hệ thống thông tin ở mức độ cao hơn

+ Hệ chuyên gia: thông tin đi sâu vào một lĩnh vực nào đó.

1.4 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin

Chức năng chính của hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thống quátrình xử lý thông tin tơng tự nh hộp đen gồm bộ xử lý thông tin đầu vào, thông tin

đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống

out putinput

feed

thông tin có thể gồm hai loại: ( đối với hệ thống kinh doanh )

Black box(hộp đen)

- Thông tin tự nhiên: là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát sinh: tiếng nói,hình ảnh, công văn việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với kỹthuật mang đặc điểm khác nhau.

- Thông tin có cấu trúc: là loại thông tin dợc cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất

định thờng đợc biểu diễn dới sạng sổ sách nhất định

1.4.1 Nhiệm vụ của hệ thống thông tin

+ Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trờng ngoài, đa thông

tin ra ngoài Thí dụ nh thông tin về giá cả, thị trờng sức lao động, sức tiêu thụhàng hoá

+ Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của một hệ

kinh doanh nào đó Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tingồm hai loại nhằm phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống

và tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống

1.4.2 Vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trờnggiữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp

2 - Các phần hợp thành của một hệ thông thông tin.

2.1: Đặc điểm của hệ thông tin quản lý

Hệ thống thông tin là hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên xuống

d-ới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý có thể quản lý tốt cơ

sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh Một hệ thống quản

lý đợc phân thành nhiều cấp từ trên xuống dới và chuyển đổi từ dới lên trên

2.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin

Nếu không kể con ngời và thiết bị thì Hệ thống thông tin còn lại thực

chất là hai bộ phận : Dữ liệu và xử lý.

Các dữ liệu: Các thông tin có cấu trúc Với mỗi cấp quản lý lợng thông tin xử lý

có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cách thức xử lý Thôngtin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra

Luồng thông tin vào: Có thể phân các thông tin cần xử lý thành ba loại sau:

- Thông tin cần cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là cácthông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi Các thông tin này thờng đợccập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này

- Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết làloại cần thiết về hoạt động của đơn vị, khối lợng, khối lợng thông tin thờng rấtlớn, cần phải xử lý kịp thời.

- Thông tin luân chuyển tổng hợp: Các thông tin luân chuyển tổng hợp

là loại thông tin đợc tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này ờng cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô

th-Luồng thông tin ra:

- Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộcvào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể Thông tin ra

là việc tra cứu nhanh về một đối tợng cần quan tâm đồng thời phải đảm bảo chínhxác kịp thời

- Các thông tin đầu ra quan trọng nhất đợc tổng hợp trong quá trình xử

lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo Các mẫu biểu báo cáo thống kêphải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị

- Ngoài những yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,luồng thông tin ra phải đợc thiết kế linh hoạt mềm dẻo Đây là chức năng thể hiệntính mở, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ

ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó có thể lọc bớt đợc thông tin thừa trongquá trình xử lý

Các xử lý : Là các qui trình, phơng pháp, chức năng xử lý thông tin biến đổi thông

tin và đợc lu trữ lâu dài Các thông tin luôn tiến triển do hai nguồn gốc

+ Tự nhiên tiến hoá: Thông tin là thay đổi tình trạng về nội bộ

+ Tự nhiên hoạt động: Thông tin làm thay đổi tình trạng kinh doanhcủa doanh nghiệp

3- Các hệ thống tự động hoá

+ Hệ thống tự động hoá là hệ thống có sự tham gia của máy tính để xử

lý thông tin và có nhiều mức độ xử lý thông tin tự động hoá khác nhau:

Mức độ tự động hoá

- Tự động hoá toàn bộ: Hệ thống đợc tự động hoá bằng máy tính trong

đó con ngời chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống

- Tự động hoá một phần: Hệ thống đợc chia công việc xử lý giữa conngời (thực hiện thủ công ) và một bộ phận thực hiện trên máy tính

4 - Phơng thức xử lý thông tin:

Xử lý mẻ (Batch Processing): Các giao dịch diễn ra luồng thông tin

đến gộp thành nhóm và đợi xử lý theo mẻ Tập hợp các bản ghi từ các lệnh của

ngời sử dụng Thí dụ các giao dịch bán hàng trong một ngày đợc cập nhật vàocuối mỗi ngày và sau khi các thông tin đó đợc cập nhật thì hệ thống sẽ thực hiệncác thao tác tính tồn kho, tính doanh thu bán ra trong ngày Ngoài ra các hệ thống

xử lý theo mẻ có thể áp dụng trong các bài toán tính lơng, tuyển sinh và các bàitoán giải quyết có tính định kỳ theo chu kỳ thời gian nhất định Phơng thức nàythờng dùng cho các trờng hợp sau:

+ In các báo cáo, kết xuất, thống kê

+ In các giấy tờ giao dịch có số lợng lớn

+ Xử lý có tính chất định kỳ thờng dùng khi vào ra và xử lý một số ợng nhỏ các giao dịch

l-Xử lý trực tuyến (on-line Processing)

Khi giao dịch phát sinh, các thông tin đến đợc cập nhật và tự động xử

lý ngay Xử lý trực tuyến dùng để hiển thị, chỉnh đốn, sửa chữa các tập dữ liệu,phục vụ trực tiếp khách hàng tại chỗ Thí dụ nh bán vé máy bay, vé tàu, hệInternet Ngày nay ngời ta có xu hớng dùng xử lý trực tuyến nhiều do máy tính cógiá thành thấp Tuy nhiên việc xử lý trực tuyến trong môi trờng cơ sở hạ tầng vềCông nghệ thông tin và viễn thông còn yếu và bất cập thì điều này không hẳn làphơng thức tốt nhất

* Ưu điểm của xử lý trực tuyến:

- Giảm đợc công việc giấy tờ, các khâu trung gian

- Kiểm tra đợc sự đúng đắn của dữ liệu ngay khi thu nhập

Ngời dùng hiểu rõ đợc qui trình xử lý

- Cho trả lời nhanh chóng

Nhợc điểm:

- Chi phí đắt hơn cả về phần cứng và phần mềm

- Xây dựng hệ thống tốn công, tốn thời gian hơn

- Sử dụng CPU không kinh tế do phải thờng trực máy tính

- Xử lý chậm khi khối lợng lớn

- Khó đảm bảo tính tin cậy

- Khó phục hồi dữ liệu (vì dữ liệu luôn ở trên dòng dữ liệu)

- Đòi hỏi nhiều biện pháp xử lý đặc biệt đối với dữ liệu

Xử lý thời gian thực: Các thông tin xử lý mang yếu tố thời gian, phơng pháp nàyphù hợp với các hệ thống điều khiển

5 - Các giai đoạn phân tích thiết kế cài đặt

Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần hoànthành theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bớc sau:

+ Xác định vấn đề và yêu cầu

+ Xác định mục tiêu, u tiên

+ Thiết kế logic ( trả lởi câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ? )

+ Thiết kế vật lý (đa các biện pháp, phơng tiện thực hiện nhằm trả lờicâu hỏi: Làm nh thế nào ?)

+ Cài đặt (Lập trình)

+ Khai thác và bảo trì

Tuy nhiên việc phân giai đoạn này tuỳ thuộc từng phơng pháp và chỉ có tính tơng

đối

Giai đoạn 1: - Khảo sát hiện hiện trạng và xác lập dự án.

- Tìm hiểu phê phán để đa ra giải pháp

Giai đoạn 2: - Phân tích hệ thống.

Phân tích sâu hơn các chức năng các dữ liêu năng, các dữ liệu của hoạt

động cũ để ra mô tả hoạt động mới (giai đoạn thiết kế logic)

Giai đoạn 3: Thiết kế tổng thể.

Xác lập vai trò của môi trờng của môi trờng một cách tổng thể trong hệ thống

Giai đoạn 4: - Thiết kế chi tiết, bao gồm các thiết kế về các thủ tục.

- Thủ công

- Kiểm soát phục hồi

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Các module, chơng trình

Giai đoạn 5: Cài đặt lập trình

Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì

Đánh giá chi phí qua các bớc xây dựng hệ thống thông tin:

Từ đánh giá này có thể cho ta thấy một nhận xét về tầm quan trọng của phân tíchthiết kế và bảo trì hệ thống

Nhận xét:

Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống có thể xem xét qua sơ đồ phân tíchthiết kế cấu trúc có 4 bớc chính tơng ứng với các khối chỉ ra trong sơ đồ sau:

Khối 1: Khảo sát mô tả hệ thống cũ làm việc nh thế nào?

Khối 2: Mô tả hệ thống cũ làm việc gì? Lúc này hệ thống chỉ xác định các yếu tố

bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý

Khối 3: Mô tả hệ thống mới làm gì ? Dựa trên khối 2 ta cần bổ sng các yêu cầu

mới cho hệ thống và khắc phục hoặc lợc bỏ các nhợc điểm của hệ thống cũ

Khối 4: Mô tả hệ thống mới lảm việc nh thế nào ? Giai đoạn thiết kế nhằm xây

dựng hệ thống mới có thể hoạt động đợc

II - Các công cụ diễn tả dữ liệu

Phân tích và thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệthống, bởi vậy ngời ta thờng dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tợng hoá và làcông cụ giúp con ngời trao đổi với nhau trong quá trình phats triển hệ thống Mỗimô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủquan

Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đa ra một cách xác định các yêucầu của ngời dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này đợcbám sát từ một loạt các sự kiện mà ngời phân tích thu đợc qua phỏng vấn, đặt câuhỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm

Công cụ chính để diễn tả chức năng của hệ thống:

- Biểu đồ phân cấp chức năng

Functional Hierachical Decomposition Diagram (FHD)

- Biểu đồ luồng dữ liệu

Data Flow Diagram (DFD)

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống do công

ty IBM phát triển và đến nay nó vẫn còn đợc sử dụng Nó cho phép phân rã dầndần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kếtquả cuối cùng ta thu đợc một cây chức năng Cây chức năng này xác định mộtcách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống

Thành phần của biểu đồ bao gồm:

Các chức năng: Đợc ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và đợc ký

hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng "cha" đến chức năng "con"

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Mục tiêu của việc lập biểu đồ luồng dữ liệu là diễn tả tập hợp các chứcnăng của hệ thống trong các mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý, trong bàngiao thông tin cho nhau Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy

đợc đằng sau những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống (cái bản chất ), làm rõnhững chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý

Biểu đồ này dựa vào phơng pháp triển hệ thống có cấu trúc bao gồm ba kỹthuật phân tích chính:

Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram ) mô tả quan hệ giữa qúa trình xử

lý và các dòng dữ liệu

Tên

A

Từ điển định nghĩa dữ liệu ( Data Dictionary Definitions ) mô tả các phần

BLD là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm mục đích thiết kế trao

đổi và tạo lập dữ liệu Nó thể hiện rõ ràng và khá đầy đủ các nét đặc ch ng của hệthống trong cấc bớc phân tích, thiết kế và trao đổi t liệu

nó đợc sử dụng nhất quán trong các quá trình phân tích, thiết kế

Các thành phần của biểu đồ.

Mỗi biểu đồ luồng dữ liệu gồm năm thành phần:

 Chức năng sử lý (process )

 Luồng thông tin ( Data Flows )

 Kho dữ liệu ( Data Store )

 Tác nhân ngoài ( External Entity )

 Tác nhân trong ( Internal Entity )

2.3 - Chức năng xử lý ( Process )

+ Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ

hay quá trình xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông

từ điển dữ liệu

Lu trữ

tin Tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó nh tổchức lại thông tin, bổ sung thông tin hay tạo ra một thông tin mới.

+ Biểu diễn: Chức năng xử lý đờng tròn hay ô van, trong đó có ghi nhãn

tên của chức năng Việc dùng ký hiệu đờng tròn chỉ là quy ớc, đợc kế thừa từ cácphơng pháp luận đợc đa lên các tiến trình trớc đây Nhiều phơng pháp luận đãchấp nhận những kí hiệu khác cho mục dích này chẳng hạn nh hình chữ nhật hayhình vuông tròn các góc tiện lợi cho soạn thảo văn bản

+ Nhãn (tên) chức năng: Bởi vì chức năng là các thao tác nên phải đợcdùng là một ''Động từ '' cộng với ''Bổ ngữ '' Trong tiếng việt động từ và danh từ

đôi khi dùng chung một từ, nên cần thiết phải thêm một quán từ xác định '' sự ''nếu muốn nhấn mạnh đó là danh từ

+Ví dụ: Chức năng '' ghi nhận hoá đơn '', ''theo dõi mợn trả'', ''Xử lý thi lại''

2.4 - Luồng dữ liệu.

+Khái niệm: Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức

năng xử lý Bởi vậy luồng dữ liệu đợc coi nh các giao diện giữa các thành phầncủa biểu đồ

+Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ đợc biểu diễn bằng mũi tên có

h-ớng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo Mũi tên để chỉ hh-ớngcủa luồng thông tin

+Nhãn (tên ) luồng dữ liệu: Vì thông tin mang trên luồng, nên tên là ''danh

từ'' cộng với ''tính từ'' nếu cần thiết

Thí dụ ''Hoá đơn '', '' Hoá đơn đã kiểm tra'', '' Điểm thi'', ''Danh sách thi lại ''

các luồng dữ liệu và tên đợc gán cho chúng là cấc thông tin ''logic'' chứ khôngphải là các tài liệu vật lý

Thí dụ về chức năng xử lý và luồng dữ liệu tơng ứng

Hoá đơn đã kiểm tra

Ghi nhận

Ghi

2.5 - Kho dữ liệu:

Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lu trữ lại trong một khoảng

thời gian, để sau đó một hay vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng Nóbao gồm một nghĩa rất rộng các dạng dữ liệu lu trữ : Dới dạng vật lý chúng có thể

là các tài liệu lu trữ trong văn phòng hoặc các File trên các thiết bị mang tin( băng từ, đĩa từ) của máy tính Nhng ở đây ta quan tâm đến thông tin chứa trong

đó tức là dạng logic của nó (trong cơ sở dữ liêụ)

Biểu diễn: Kho dữ liệu đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu hay

(đoạn thẳng song song) trên đó ghi nhãn của kho

Nhãn: Bởi vì kho chứa các dữ liệu nên tên của nó là danh từ kèm theo tính

từ nếu cần thiết, nó nói lên nội dung thông tin chứ không phải là giá mang thôngtin Ví dụ: Kho "Hồ sơ cán bộ"

Hồ sơ cán bộ

2.6 - Tác nhân ngoài:

Còn đợc gọi là đối tác , là một ngời, nhóm hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vựcnghiên cứu của hệ thống nhng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổithông tin với hệ thống Sự có mặt các nhân tố này chỉ ra giới hạn của hệ thống, và

định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Ví dụ nh đối với hệ

Xử lí thi lại

Điểm thi

Danh sách thi lạiHoá đơn

thống tuyển sinh đại học thì tác nhân ngoài vẫn có thể là thí sinh, giáo viên chấmthi và hội đống tuyển sinh.

Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấpthông tin cho hệ thống cũng nh chúng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống

Biểu diễn: Tác nhân trong đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và trên

có ghi nhãn

Nhãn (tên) tác nhân trong: Đợc biểu diễn bằng động từ kèm bổ ngữ.

III – Các ph Các ph ơng tiện và mô hình diễn tả dữ liệu

1 – Khái niệm: Khái niệm:

Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chứcnăng và dữ liệu Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ và bảnthân dữ liệu có mối liên kết nội bộ không liên quan đến xử lý đó là tính độc lậpdữ liệu Mô tả dữ liệu đợc xem nh việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của

nó Dữ liệu không phụ thuộc và ngời sử dụng đồng thời không phụ thuộc vào yêucầu tìm kiếm và thay đổi thông tin

Có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu Các công cụ này là các cách trừu tợnghoá dữ liệu đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những cái chungnhất mà con ngời ta có thể trao đổi lẫn nhau

 Mã hoá dữ liệu

 Từ điển dữ liệu

Sinh viên

Tính lơng

 Mô hình thực thể liên kết

 Mô hình quan hệ

Trong phần này chỉ đề cập tới Từ điển dữ liệu và Mô hình thực thể liên kết

2 – Khái niệm: Từ điển dữ liệu

Từ điển dữ liệu là bộ phận của liệu trong phân tích thiết kế, nó là văn phạmgiả hình thức mô tả nội dung của các sự vật đối tợng theo định nghĩa có cấu trúc.Trong biểu đồ luồng dữ liệu, các chức năng xử lý, kho dữ liệu, luồng dữ liệu, chỉmô tả ở mức khái quát thờng là tập hợp các khoản mục riêng lẻ Các khái quátnày cần đợc mô tả chi tiết hoá hơn qua công cụ từ điển dữ liệu

3- Mô hình thực thể liên kết

Khái niệm:

Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lợc đồ dữ liệu hay gọi làbiểu đồ cấu trúc dữ liệu, nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộctính, và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng Mục đích của mô hình xác định cácyếu tố:

- Dữ liệu nào cần xử lý

- Mối liên quan nội tại( cấu trúc) giữa các dữ liệu

Thực thể và kiểu thực thể.

Thực thể là một đối tợng đợc quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ

thống, nó có thể là đối tợng cụ thể hay trừu tợng Thực thể phải tồn tại, cần lựachọn có lợi cho quản lý và phân biệt đợc

Kiểu thực thể:

Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặctrng, có cùng bản chất Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể nó là một phần tửtrong tập hợp hay lớp của kiểu thực thể

4- Liên kết và kiểu liên kết.

Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một

sự ràng buộc về quản lý

Kiểu liên kết là tập hợp các liên kết cùng bản chất, giữa các kiểu thực thể

có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất

Biểu diễn các liên kết bằng đoạn thẳng nối giuã hai kiểu thực thể

Các dạng kiểu liên kết: Giả sử có các thực thể A,B,C… Kiểu liên kết là sự xác Kiểu liên kết là sự xác

định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thểhiện của thực thể kia

4.1 Liên kết một - một (1 -1)

Giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một thực thể trong A có một thực thểtrong B và ngợc lại Liên kết này còn đợc gọi là liên kết tầm thờng và ít xảy ratrong thực tế, thông thờng liên kết này mang tính đặc trng bảo mật cần tách bạchmột kiểu thực thể phức tạp thành các kiểu thực thể nhỏ hơn, chẳng hạn nh một sốbáo danh (ứng với một môn thi) có một số phách.

Giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thựcthể trong B và ngợc lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực thể trong A.Liên kết này biểu diễn liên kết bằng đoạn thẳng giữa hai kiêủ thực thể và thêmchạc ba (hay còn gọi chân gà) về phía nhiều

4.3 - Liên kết Nhiều -Nhiều (N-M)

Giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thựcthể trong B và ngợc lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A.Biểu diễn liên kết này bằng ba chạc ở cả hai phía

Các thuộc tính là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay mộtliên kết

Các kiểu thuộc tính:

Thuộc tính tên gọi: Thuộc tính định danh nh họ và tên, tên mặt hàng.

Thuộc tính mô tả: Các dữ liệu gắn liền với thực thể dùng mô tả các tính chất của

Thuộc tính kết nối: Nhận diện thực thể trong kiểu thực thể hay mối liên kết.

Thuộc tính kết nối dùng để kết nối giữa các thực thể có lên kết Thuộc tính kết nối

là khoá ở quan hệ này, là mô tả ở quan hệ khác

Thuộc tính khoá: Dùng để phân biệt các thực thể hay liên kết, bởi vậy thuộc tính

Trong mô hình ta vẽ các liên kết chính là thể hiện những đờng truy nhập vì

nó thể hiện các kết nối và phải lần theo các mối nối.Trong mô hình quan hệ kháiniệm xuất phát là bảng

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng

định những lợi ích kèm theo

2- Yêu cầu cần thực hiện của giai đoạn khảo sát

Yêu cầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của ngời phân tích và thiết

kế cần xác định trong giai đoạn này

+ Khảo sát sự đánh giá hoạt động của hệ thống cũ

+ Đề xuất mục tiêu, u tiên cho hệ thống mới

+ Đề xuất ý tởng cho giải pháp mới

+ Vạch kế hoạch cho dự án

3- Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng

Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhợc điểm cơ bảncủa hệ thống cũ, đồng thời cũng định hớng cho hệ thống mới cần giải quyết cầntái tạo cái cũ xây dựng cái mới.

4- Phơng pháp khảo sát:

Các mức khảo sát:

Thao tác, thừa hành: Ngời sử dụng làm việc trực tiếp với các thao tác của hệ

thống và họ thờng xuyên nhận ra những khó khăn và những vấn đề nảy sinh ít

ng-ời đợc biết Những công việc này có ảnh hởng rất lớn do có sự thay đổi các thủtục và những thay đổi khác kèm theo khi có hệ thống mới

Điều phối: Mức giám sát của những ngời quản lý tại mọi thời điểm Tuy nhiên

đối với họ thì không thể nhìn vấn đề xa đợc về mặt công nghệ thông tin, và khôngphải là ngời trực tiếp ra quyết định

Quyết định, lãnh đạo: Quan sát ở mức tổ chức, lãnh đạo ra quyết định , những ý

t-ởng mang tính chiến lợc phát triển lâu dài quyết định xu hớng phát triển của hệthống

T vấn: Mức này bao gồm cố vấn là những ngời chuyên nghiệp Vai trò họ t vấn

chuyên môn sâu và có thể phê phán và chấp nhận hệ thống Họ có thể quan trọnghay không tuỳ thuộc vào đánh giá của mức quyết định

Mỗi mức ở trên có vai trò và ảnh hởng đến hoạt động và sự phát triển chung của

hệ thống nên phải đợc khảo sát đầy đủ

Quá trình theo dõi có ghi chép và sử dụng các phơng pháp để rút ra các kết luận

có tính thuyết phục và khoa học

Phỏng vấn điều tra: Phơng pháp trao đổi trực tiếp với ngời tham gia hệ thống

thông qua các buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật

- Sử dụng các câu hỏi trực tiếp

- Sử dụng các câu hỏi mở

- Sử dụng các bảng hỏi mẫu điều tra

4- Phân loại thông tin.

Các thông tin thu thập cần phải phân loại theo các tiêu chí.

Hiện tại/tơng lai:

Thông tin hiện tại phản ánh chung về môi trờng , hoàn cảnh, các thông tin

có lợi cho nghiên cứu hệ thống quản lý

Các thông tin cho tơng lai có thể có ý thức nhng không đợc phát biểu cần

đợc gợi ý hoặc các thông tin vô ý thức cần đợc dự đoán

Tĩnh -động-biến đổi:

- Các thông tin tĩnh có thể là các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá

- Các thông tin động thờng là các thông tin về không gian nh các đờng dichuyển tài liệu, về thời gian nh thời gian xử lý, hạn định chuyển giao thông tin

- Các thông tin biến đổi: Qui tắc quản lý, các qui định của nhà nớc của cơquan làm nền cho việc quản lý thông tin Các thủ tục, những công thức tính toáncũng nh các điều kiện khởi động công việc

Môi trờng - nội bộ

Phân biệt các thông tin của nội bộ hoặc từ môi trờng có tác động với hệ thống.Một điểm đáng lu ý trong việc phân loại là chú trọng việc đánh giá các tiêu chuẩn

nh tấn suất xuất hiện, độ chính xác và thời gian sống

Ngoài ra ta phải chú ý đến các công việc sau:

 Phát hiện các yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu cho tơng lai

 Xác định phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án

 Phác hoạ và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp

II - Phân tích hệ thống về xử lý

Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân

định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng.Theo nghĩa hẹp thì phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát,

là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần

hệ thống Kết quả của giai đoạn này sẽ xây dựng đợc các biểu đồ mô tả logicchức năng xử lý của hệ thống giai đoạn này là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bịcho giai đoạn thiết kế vật lý Yêu cầu thiết kế logic một cách hoàn chỉnh trớckhi thiết kế vật lý

Đờng lối thực hiện:

- Phân tích từ trên xuống: Phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể hiện phân rã

các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân mức ở biểu đồluồng dữ liệu

- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

- Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic

1- Phân tích hệ thống từ trên xuống.

1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng BPC.

Đây là biểu đồ mô tả tĩnh Bằng kỹ thuật phân mức ta xây dựng biểu đồ dớidạng cây trong đó mỗi nút tơng ứng với một chức năng

Tại giai đoạn khảo sát sơ bộ hệ thống ta liệt kê các chức năng của hệ thống.Các chức năng này phản ánh hệ thống làm gì chẳng hạn nh cập nhật dữ liệu,tra cứu, thống kê, tính toán xử lý Các chức năng đợc phân thành từng nhómchức năng có liên quan đến nhau và chúng đợc xếp gần nhau Các chức năng

1.2 Biểu đồ luống dữ liệu.

Biểu đồ luồng dữ liệu mô tả các chức năng của hệ thống theo tiến trình, làbiểu đồ động Nó diễn tả cả chức năng và dữ liệu

Phơng pháp cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu: Biểu đồ luồng dữ liệu đối với hệ

thống nhỏ, đơn giản thông thờng đợc xây dựng đơn giản dễ dàng không koongfkềnh dễ xem xét Nhng đối với hệ thống lớn, phức tạp thì cách tốt nhất là nên tuântheo các hớng dẫn đơn giản để có đợc một biểu đồ tốt

 Xác định các thành phần tĩnh trong hệ thống có nghĩa là các đối tợng cóchứa dữ liệu

 Xác định các thao tác xử lý chính mà nó sử dụng và dữ liệu sinh ra, đồngthời xác định các dòng dữ liệu giữa chúng

 Mở rộng, khai triển và làm mịn dần các tiến trình của biểu đồ

 Chỉnh lý lại biểu đồ từng bớc thích hợp và đảm bảo tính logic

Kỹ thuật phân mức:

- Mức 1: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

- Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

- Mức 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng

quát nhất, ta xem cả hệ thống nh một chức năng Tại mức này hệ thống chỉ có duynhất một chức năng Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từtác nhân ngoài đến hệ thống đợc xác định

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Đợc phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ

cảnh với các chức năng phân rã tơng ứng mức 2 của biểu đồ phân cấp chức năng

Các nguyên tắc phân rã:

 Các luồng dữ liệu đợc bảo toàn

 Các tác nhân ngoài đợc bảo toàn

 Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

 Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

Mức 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức

đỉnh Các chức năng đợc định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc đợc ghép lại thànhmột biểu đồ trong trờng hợp biểu đồ đơn giản Các thành phần của biểu đồ đợcphát triển nh sau:

 Về chức năng: Phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dới thấphơn

 Luồng dữ liệu: Vào ra mức trên thì bảo toàn ở mức dới, bổ sung thêm cácluồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu

 Kho dữ liệu: Dần dần xuất hiện do nhu cầu nội bộ

 Tác nhân ngoài: Xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dới không thểthêm gì

Các bớc để xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:

1 Xác định t liệu và cách trình bày hệ thống

2 Xác định miền biên giới hạn của hệ thống

3 Sử dụng và trình bày thông tin vào các nguồn cung cấp thông tincũng nh thông tin đa ra và nơi thu nhận thông tin

4 Vẽ biểu đồ mức ngữ cảnh và kiểm tra tính hợp lý của nó

5 Xác định các kho dữ liệu

6 Vẽ biểu đồ mức đỉnh của hệ thống

7 Phân rã làm mịn biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh thành các mức dới

đỉnh

8 Xây dựng từ điển dữ liệu để phụ trợ biểu đồ luồng dữ liệu đã có

9 Đánh giá kiểm tra biểu đố luồng dữ liệu và cải tiến làm mịn thêmdựa vào đánh giá này

10 Duyệt lại toàn bộ sơ đố và biểu đồ để phát hiện những sai sót

III - Phân tích hệ thống về dữ liệu.

Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích

về dữ liệu Ta tách tạm thời việc phân tích dữ liệu vì dữ liệu có tính độc lập tơng

đối Dữ liệu là đối tợng của xử lý

Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là: Lập biểu đồ dữ liệu haycòn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu Hệ thống dữ liệu đợc lu giữ lâu dài:

- Thông tin gì , bao gồm dữ liệu gì

- Mối liên quan, xác định liên quan giữa các dữ liệu

Phơng pháp thực hiện:

Mô hình Thực thể - Liên kết

Phơng pháp này trực quan hơn đi từ trên xuống dới, bằng cách xác địnhthực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính Phơng pháp này bao trùm

đợc nhiều thông tin tuy nhiên kết quả hay thừa

Mô hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đi đến các lợc đồ quanhệ.Phơng pháp này đi từ dới lên Kết quả là vừa đủ cho kết xuất, xử lý

Trong thực tế ta nên dùng hai cách để so sánh và tạo đợc biểu đồ tốt

I - Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết.

Thu thập thông tin theo 3 yếu tố sau:

- Các tài nguyên: Vật t, tài chính, môi trờng, con ngời

- Các giao dịch: đó là các thông tin đến từ môi trờng bên ngoài nhằm kích

động một chuỗi các hoạt động nào đó cuả hệ thống

- Các thông tin đã cấu trúc hoá: Hồ sơ, sổ sách, bảng biểu

3- Phát hiện các kiểu liên kết.

Có rất nhiều các liên kết giữa các thực thể nhng ta chỉ ghi nhận các kiểuliên kết có ích cho công tác quản lý và các liên kết giữa các kiểu thực thể mà tavừa phát hiện ở trên

- Liên kết 1 - 1

- Liên kết N - M

4 - Phát hiện các thuộc tính.

Mỗi thực thể bao gồm một số các thuộc tính nhất định và phân thành 3 loạithuộc tính phổ biến

 Thuộc tính khoá nhận diện (khoá đơn hoặc khoá kép): Thuộc tính này xác

định sự duy nhất thể hiện của thực thể trong kiểu thực thể

 Các thuộc tính mô tả chỉ xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể, dùng để mô tả các

đặc trng của thực thể, đó là các thuộc tính cố hữu

 Thuộc tính kết nối: Đó là thuộc tính thể hiện vai trò kết nooisgiuwax haikiểu thực thể Nó là thuộc tính khoá nhận diện của thực thể này và đồngthời xuất hiện là thuộc tính mô tả ở thực thể khác

IV - Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình quan hệ.

1 - Khái niệm về mô hình quan hệ (Relation)

Mô hình quan hệ là tập con của tích Decac của các miền (Domain)

R={A1,A2,A3 An}Ai = 1 n là tập hữu hạn các thuộc tính

Biểu diễn một quan hệ bảng trong đó cột là các thuộc tính, dòng là các bộ

có thứ tự, n là bậc của R hay R là quan hệ n ngôi

2 - Phụ thuộc hàm

Cho trớc một quan hệ R ta nói rằng thuộc tính Y của R là phụ thuộc hàmvào thuộc tính X của R nếu và chỉ nếu mỗi giá trị của X trong R luôn kết hợp với

đúng một giá trị của Y trong R tại mọi thời điểm

Phụ thuộc hàm đầy đủ: Thuộc tính Y đợc gọi là phụ thuộc hàm đầy đủ

vào thuộc tính X nếu Y phụ thuộc hàm vào X và không phụ thuộc hàm vào cáctập con nào vào các thuộc tính cuả X (X phải là thuộc tính ghép ) thì mới là đủ

3 - Các qui tắc chuẩn hoá dữ liệu:

Quan hệ R đợc định nghĩa ở dạng chuẩn thứ 2 (2NF) nếu và chỉ nếu nó ởdạng chuẩn thứ nhất và mọi thuộc tính không khoá đều phụ thuộc hàm đầy đủ vàokhoá chính.

Một thuộc tính đợc gọi là thuộc tính không khoá nếu nó không tham dự vàothành phần của khoá chính và khoá ứng cử

3.3 Định nghĩa dạng chuẩn thứ 3 (3NF)

Quan hệ R đợc gọi là ở dạng chuẩn thứ 3 (3NF) nếu và chỉ nếu nó ở dạngchuẩn thứ hai và mọi thuộc tính không khoá đều không phụ thuộc hàm bắc cầuvào các khoá chính thông qua các thuộc tính không khoá khác

Thuộc tính Y đợc gọi là phụ thuộc hàm bắc cầu vào thuộc tính X thông quathuộc tính Z nếu Y là phụ thuộc hàm vào Z và Z lại phụ thuộc hàm vào X ( với

điều kiện là X không phụ thuộc hàm vào Y và Z nghĩa là không phụ thuộc hàmngợc lại

3.4 Định nghĩa dạng chuẩn BCNF

Định nghĩa thuộc tính quyết định: Thuộc tính quyết định là một thuộc tính (Cóthể là thuộc tính ghép) mà có một thuộc tính khác nào đó phụ thuộc hàm đầy đủvào nó

Định nghĩa dạng chuẩn BCNF: Quan hệ đã đợc chuẩn hoá R đợc gọi là ở dạngchuẩn BCNF nếu mọi thuộc tính quyết định đều là khoá ứng cử Nh vậy để kiểmtra dạng BCNF ta chỉ cần xét tất cả các thuộc tính quyết định rồi đảm bảo chúng

đều là khoá ứng cử

3.5 Định nghĩa dạng chuẩn 4 (4NF)

Quan hệ đợc chuẩn hoá R đợc gọi là ở dạng chuẩn thứ 4 (4NF) nếu và chỉnếu mỗi khi tồn tại một phụ thuộc đa trị trong R của thuộc tính B và thuộc tính Athì tất cả các thuộc tính còn lại đều phụ thuộc hàm vào A

Là các thuộc tính có tính chất nh khoá chính

Ta nên chọn khoá ứng cử nào mang nhiều ý nghĩa nhất đối với ứng dụng làm

3.2.6 Khoá ngoại lai

Một thuộc tính của quan hệ R1 đợc gọi là khoá ngoại lai nếu nó không phải

là khoá chính của R1 nhng các giá trị của nó phải trùng với các giá trị của khoáchính trong một quan hệ R2 nào đó (R1 và R2 không nhất thiết phải khác nhau)

Khoá chính và khoá ngoại lai cho ta các phơng tiện để biểu diễn mối liênkết giữa các bộ Tuy nhiên cũng lu ý là không phải tất cả các thuộc tính có thểbiểu diễn các liên kết nh vậy đều là khoá

3.2.7 Khoá phụ (Secondary Key)

Là khoá dùng để sắp xếp hoặc tìm kiếm

3.2.8 Phụ thuộc hàm

Cho trớc một quan hệ R ta nói rằng thuộc tính Y của R là phụ thuộc hàmvào thuộc tính X của R nêú và chỉ nếu mỗi giá trị của X trong R luôn kết hợp với

đúng một giá trị của Y trong R tại mọi thơì điểm

Phụ thuộc hàm đầy đủ: Thuộc tính Y đợc gọi là phụ thuộc hàm đầy đủ

vào thuộc tính X nếu Y phụ thuộc hàm vào X và không phụ thuộc hàm vào cáctập con nào vào các thuộc tính cuả X (X phải là thuộc tính ghép ) thì mới là đủ

V - Thiết kế tổng thể và thiết kế giao diện.

Thiết kế là giai đoạn cuối của quá trình phân tích và thiết kế Tại thời điểmnày ta đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ thực hiện ở các b ớctrớc

- Biểu đồ phân rã chức năng và mô tả tĩnh các chức năng của hệ thống

- Biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức, mô tả động và đặt trong mối liên quan

về dữ liệu đối với nhau đã phân mức

- Biểu đồ cấu trúc dữ liệu chứa các thông tin và các liên kết xác định mốiquan hệ giữa các thực thể và các thuộc tính và đợc gọi là mô hình thực thể - liênkết E - R

Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế là chuyển các biểu đồ ở mức logic sang mức vật