bài thảo luận hệ thống thông tin quản lý

bài giảng hệ thống thông tin quản lý×bài tập hệ thống thông tin quản lý×bài giảng về hệ thống thông tin quản lý×bài thuyết trình hệ thống thông tin quản lý×đề cương bài giảng hệ thống thông tin quản lý×slide bài giảng môn hệ thống thông tin quản lý

BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THẢO LUẬN MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 12 – 1310ECIT0411

Lê Thị Thơm – 47E1 (TK) Đào Thị Thùy – 47E4

Vũ Thị Thơm – 47E2 (NT) Phan Văn Thùy – 47E1

Hà Thị Thu – 47E1 Nguyễn Thị Thủy – 47E2 Nguyễn Hoài Thư – 47E4 Nguyễn Thị Tiếp – 47E2 Nguyễn Thị Ái Thúy – 47E4

Hà Nội – 2013

Mục lục

Lời mở đầu………3

A.Lý thuyết 1 Khái niệm, vai trò, chức năng………4

1.1 khái niệm………4

1.2 các thành phần của ERP……….5

1.3 Vai trò của ERP………6

1.4 Chức năng của ERP……….7

2 Thực trạng ứng dụng và quy trình triển khai ERP của các doanh nghiệp Việt Nam……….7

2.1 Thực trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam……… 8

2.2 Quy trình triển khai ERP tại Việt Nam……….9

B: Bài tập I Mô tả hệ thống……….12

1.Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức……….12

2.Mô tả quy trình quản lý thư viện……… 13

3.Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống……… 14

4.Mô tả bài toán quản lý thư viện……….15

II.Khảo sát hệ thống quản lý Thư viện 1 Độc giả mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn…15 III Biểu đồ phân cấp chức năng……… 16

IV Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống……….18

V Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh……….19

VI Biểu đồ luồng dữ liệu dưới mức đỉnh………20

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thịtrường thì công việc quản lý ngày càng khó khăn và phức tạp Công việc quản lý ngàycàng đóng góp một vai trò quan trọng trong các cơ quan, công ty, xí nghiệp.Việc ápdụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật nói chung và thành tựu của công nghệ thôngtin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng phát triển Công tác quản lý ngàycàng được nhiều các cơ quan và đơn vị quan tâm Nhưng quản lý thế nào và quản lýlàm sao cho đạt được hiệu quả cao nhất như: nhanh, bảo mật, thân thiện? Tất cả nhữngyếu tố trên chúng ta đều có thể nhờ đến những thành tựu của ngành công nghệ thôngtin, đó là những phần mềm trợ giúp quản lý thay cho những tệp hồ sơ dày cộm, thaycho những ngăn tủ đựng hồ sơ chiếm nhiều diện tích và có thể ta phải mất rất nhiềuthời gian để lục lọi, tìm kiếm những thông tin hay những dữ liệu quan trọng Tất cảnhững điều bất tiện ở trên đều có thể được tích hợp trong phần mềm – một sản phẩmcủa ngành tin học

Tuy nhiên hiện nay, việc vận dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là mộtvấn đề gặp không ít khó khăn Các hệ thống tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầucủa các nhà quản lý Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một độingũ cán bộ chuyên môn có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý một cách đầy đủchi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thông tin Từ đó thiết kế hệ thống thành nhữngchương trình thuận tiện trong quá trình làm việc như : tìm kiếm, nhập liệu, thống kê

Ở bất cứ thời kỳ lịch sử nào, “Thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của loàingười Nhu cầu sử dụng thư viện rất rộng rãi Có lẽ, không có một lĩnh vực hoạt độngnào trong xã hội lại không cần đến thư viện

Quy mô của thư viện gắn liền với sự phát triển của loài người, cùng với sự pháttriển xã hội và phân ngành sản xuất Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn

về số lượng Ngày nay, nhiều thư viện đã có số lượng hàng vạn cuốn sách, hàng trăm

số báo, tạp chí và có số lượng lớn độc giả đến thư viện mượn - trả sách mỗi ngày Điều

đó tạo nên sự phức tạp về mặt quản lý và tra tìm sách Điều phức tạp hơn là xử lýthông tin trong việc quản lý sách để người sử dụng tìm được sách cần thiết phục vụcho các vấn đề cần nghiên cứu Chính vì vậy việc tin học hoá hệ thống thư viện để cho

hệ thống hoạt động có hiệu quả hơn là một nhu cầu cần thiết hiện nay

Với đề tài Quản lý thư viện chúng ta sẽ thấy được tầm quan trọng của việc ứng

dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý, nghiên cứu và tìm kiếm thông tin thưviện

-A: Lý thuyết

1, Khái niệm, vai trò, chức năng, thành phần

1.1 Khái niệm

ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resources Planning) là

bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sảnxuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý.Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sảnxuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm,trao đổi với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duynhất

ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạođược khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá cácnguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin.Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng

kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon and

Laudon, 1995) Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật

và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và

tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là

nó tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp

Quá trình hình thành, phát triển của hệ thống ERP:

Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho Những năm 1970, phần mềm hoạch định nhucầu nguyên vật liệu (MRP) giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyênvật liệu về mặt thời gian, nhu cầu Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất(MRP II) được phát triển từ MRP Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chứcnăng chủ yếu như sản xuất, marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân

sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanhnghiệp sản xuất

Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới

của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ

thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp

những thông tin liên quan tới yêu cầu khách hàng, thông tin hàng tồn trong kho vàthông tin liên quan tới giá bán, điều kiện bán hàng Dựa vào kết quả xử lý này, nhân viên bán hàng quyết định chấp thuận hay không yêu cầu của khách hàng Như vậy việcthực hiện hoạt động xử lý kinh doanh liên quan tới đặt hàng này cũng đồng thời là quy trình

xử lý thông tin về đặt hàng của khách hàng Vì lý do này, quy trình quản lý và quy trình xử lý của phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau

- Phần mềm xử lý là phần mềm ERP

- Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một

hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ

- Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp được lưu trữ chung

- Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP

Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định

1.3 Vai trò của ERP

1.3.1 Vai trò về hoạt động

- Tăng hiệu quả hoạt động Vì ERP đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các quytrình hoạt động của doanh nghiệp nên nó giúp doanh nghiệp giảm chu trình thờigian thực hiện mỗi hoạt động của các vùng hoạt động liên quan, gia tăng khốilượng công việc được xử lý trong một khoản thời gian và giảm thời gian chếtkhông hiệu quả Đó đó, nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí lao động trong tất cảcác vùng

hoạt động dịch vụ khách hàng, tài chính, quản lý nguồn lực, mua hàng, dịch vụ côngnghệ thông tin và huấn luyện

- Ngoài chi phí nhân công, ERP còn giúp doanh nghiệp hoạch định dự trữ, luânchuyển hàng tồn kho tốt hơn nên giảm chi phí lưu kho bằng cách giảm số lượnghàng tồn, giảm chi phí quản lý kho hàng Do tăng luân chuyển thông tin nên doanhnghiệp cũng giảm được chi phí quản lý, in ấn tài liệu, chứng từ liên quan

- Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin Do ERP

là

hoạt động có đặc điểm kết hợp nhiều giai đoạn, cùng kiểm tra lẫn nhau nên khi thựchiện hoạt động, việc sai sót sẽ bị phát hiện ngay và đòi hỏi sự sửa chữa kịp thời Nhờvậy nó giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu

- Gia tăng dịch vụ khách hàng do người thực hiện hoạt động dịch vụ khách

hàng dễ dàng truy cập dữ liệu và các yêu cầu liên quan tới dịch vụ mình thực hiện

- Quản trị nguồn lực của doanh nghiệp tốt hơn Các nguồn lực được quản

lý tốt về mặt hiện vật, chất lượng cũng như các ghi chép về các nguồn lực này

Chẳng hạn như việc luân chuyển hàng tồn kho sẽ được quản lý dễ dàng hơn nhất

là doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều vùng địa lý 21khác nhau Doanh nghiệpcòn dễ dàng kết hợp việc cung ứng và nhu cầu, do đó thực hiện sản xuất và kinh doanhvới chi phí thấp hơn

- Gia tăng việc lập kế hoạch và ra quyết định Nhờ việc được cung cấp thông tinkịp

thời và phong phú về tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểmsoát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định cũng nhanh chóng và dễ dànghơn.

Nhờ các thông tin đầy đủ, kịp thời nên việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinhdoanh cũng tốt hơn, nhanh hơn

- Gia tăng hiệu quả việc thực hiện quản lý ở tất cả các cấp quản lý Thông

tin hữu ích giúp người quản lý thực hiện hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn

- ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hiệu quả hơn

1.3.

ERP giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược bằng cách tăng cường việc cạnh tranh lành mạnh Nó được thể hiện thông qua việc Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợp với chiến lược phát triển chung toàn doanh nghiệp, hỗ trợ việc tạo các dòng sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường, ERP cũng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thương mại điện tử một cách hiệu quả và do đó có thể mở rộng hoạt động cũng như giatăng cạnh tranh trong phạm vi toàn cầu

1.3

ERP đòi hỏi các cá nhân hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu cũng như kỷ luậtdoanh nghiệp Kết quả hoạt động mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng quan trọng tới kết quả hoạt động của các cá nhân khác trong toàn doanh nghiệp, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hoạt động của cả doanh nghiệp và như thế lợi ích mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng tới lợi ích của toàn doanh nghiệp và ngược lại

1.3.

Đặc điểm ERP là tích hợp và tránh dư thừa, trùng lặp Vì vậy ứng dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp loại bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ, tách biệt và do đó giảm bớt các chi phí liên quan tới hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như thiết bị lưu trữ, tránh trùng lắp chương trình xử lý Ngoài ra nhờ tích hợp hệ thống một cách khoa học

và chuẩn mực nên hiệu quả hoạt động của các hệ thống tăng lên, chẳng hạn như hạn chế được sự không đồng bộ cơ sở hạ tầng dẫn tới các tắc nghẽn xử lý thông tin, tiếp nhận và truyền thông tin

1.3.

- Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáo nên ERP cung cấp cho người sửdụng thông tin kịp thời hơn Vì ERP là hệ thống tích hợp thông tin và các hoạt động

xử lý trên cơ sở thông tin cho tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp nên ERP không những tích hợp thông tin từ các bộ phận, các vùng hoạt động khác nhau mà nó còn cho phép chia sẻ thông tin, dữ liệu

- ERP sử dụng thông tin tích hợp nên nó cũng giúp người quản lý có nhiều thông tin phong phú, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn

- ERP loại trừ được các rào cản giữa các vùng chức năng của doanh nghiệp nên nó chophép người quản lý truy cập thông tin kịp thời và do đó tăng tính sẵn sàng của thông tin

1.4 Chức năng của ERP

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp

Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:

- Lập kế hoạch, dự toán

- Bán hàng và quản lý khách hang

- Sản xuất

- Kiểm soát chất lượng

- Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

- Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng

- Tài chính – Kế toán

- Quản lý nhân sự

- Nghiên cứu và phát triển

2 Thực trạng ứng dụng và quy trình triển khai ERP của các doanh nghiệp Việt Nam.

2.1

T hực trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam.

Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công

Thực trạnh ứng dụng ERP tại Việt Nam chưa được phổ biến, nguyên 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai các doanh nghiệp của Việt Nam đang sử dụng dưới dạng tư vấn Chỉ có 20% là lập trình, tuy nhiên các doanh nghiệp Việt Nam lại thực hiện khâu tư vấn chưa tốt Ở Việt Nam thiếu chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm Vì thế khi khai triển các quy trình ERP phức tạp cho các doanh nghiệp lớn, ta nên thuê các chuyên gia quốc tế Điều đó vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công vừa tạo điều kiện cho chuyên gia Việt Nam học hỏi kinh nghiệm quốc tế Tuy nhiên, ở nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, vẫn chưa chịu bỏ chi phí cho tư vấn

Để thiết kế một ERP đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có nhiều chuyên gia quản lý trong nhiều ngành công nghệ khác nhau đồng thời cũng cần phải có nhiều năm kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện Hiện tại, chưa có công ty phần mềm nào của Việt Nam thỏa mãn được tiêu chí này

Phần lớn, các công ty quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là công ty lớn với doanh số thường là vài trăm tỉ đồng trở lên Chính vì thế, họ quan tâm đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracel Đây là hai giải pháp có thị phần lớn nhất thế giới Trước đây, SAP và Oracle chỉ quan tâm đến những doanh nghiệp lớn, nhưng nay họ cũng đã quan tâm đến những doanh nghiệp nhỏ với những giải pháp phù hợp

có cạnh tranh Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác khiến cho việc ứng dụng ERP tại Việt Nam chưa phổ biến

Tuy vậy, một số doanh nghiệp đã triển khai và áp dụng ERP thành công như:Công ty Thép Việt – Pomina, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại SMC (thuộc ngành

thép); Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex); Tập đoàn Đại Cường Fortex(Thái Bình - đơn vị tiên phong ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP - ERPtrong hoạt động điều hành, quản lý hoạt động của ngành sản xuất sợi sơ tại Việt Nam);Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm; Công ty Giấy Sài Gòn (GSG); Công tyXăng dầu Bắc Thái; Nhà máy Sữa đậu nành Việt Nam – VINASOY và gần đây nhất,ngày 8/8/2012, Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai đã thành công trong việc áp dụng ERP Việc triển khai thành công giải pháp ERP đã mang lại nhiều hiệu quả tích cựccho các doanh nghiệp Nổi bật là cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợpcác bộ phận phòng ban, dữ liệu chung và truy xuất tức thời; kiểm soát tồn kho chínhxác tại một thời điểm bất kỳ Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành đượcchuẩn hóa và áp dụng trên hệ thống SAP Thông tin được cập nhật kịp thời và chínhxác giúp các cấp lãnh đạo kiểm soát được chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sáchtức thời.

Dự án quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (SAP-ERP) tập trung vào nhữngmảng lớn như: tái cấu trúc và xây dựng hoạt động theo mô hình tập đoàn tối ưu nguồnlực tài chính và nguồn lực thương mại; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo xu hướngtiến bộ và tối ưu nhất trên thế giới; nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhânviên; ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình thực hiện các bước quy trình;tăng cường khả năng kiểm soát; tối ưu hóa quản lý chi phí; nâng cao khả năng phục vụkhách hàng; nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp, tập đoàn

Tại các doanh nghiệp Việt Nam các giải pháp phần mềm thường được đưa vào doanh nghiệp theo 2 cách (Mekong Capital, 2004):

- Phần mềm ERP tự phát triển Đây là trường hợp doanh nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp

- Phần mềm ERP đã được thiết kế và xây dựng sẵn Đây là lựa chọn của rất nhiềudoanh nghiệp đã, đang và sẽ tích hợp ERP vào hệ thống thông tin quản lý của bản thândoanh nghiệp

Các phần mềm thương mại được viết sẵn do các công ty Việt Nam thực hiện Ví dụ: LacViệt’s AccNet 2000, MiSA-AD 5.0, Fast Accounting, VSDC’s AC Soft, BSC’s Effect, Scietec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, DIginet’s Lemon 3 v.v

Hiện nay các giải pháp ERP như Oracle, SAP, Tectura, Atos, Soltius, MS

Dynamics đã xâm nhập thị trường phần mềm Việt Nam CaOracle và SAP đều ký kết đối tác chiến lược với chính những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Việt Nam

là FPT, Pythis… Xu hướng sắp tới các nhà tư vấn và triển khai FPT sẽ bản địa hóa cácphần mềm SAP, Oracle, MS Dynamics… Bao gồm việc Việt hóa ứng dụng bằng cách xây dựng kho thuật ngữ tiếng Việt cho các phân hệ cơ bản: Financials, Logistics,

Business warehouse, Basic và CrossApplication Components; đưa các yêu cầu đặc thù của thị trường Việt Nam vào bộ cài đặt và bộ sản phẩm triển khai như cập nhật các chuẩn mực tài chính, các nghiệp vụ và báo cáo đặc thù của Việt Nam

 Đặc điểm qui mô các doanh nghiệp ứng dụng ERP:

Hiện nay số doanh nghiệp triển khai và ứng dụng ERP chỉ khoảng 1,1% số doanh nghiệp cả nước Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thường khó có đủ khả năng đáp ứng về mặt tài chính cho các giải pháp ERP hàng đầu thế giới nên thường chọn các giải pháp ở

mức độ thấp hơn như Microsoft hoặc các giải pháp nội Quá trình triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ 1 năm tới 18 tháng hoặc hơn, tùy quy mô Do đó cần một ban quản lý doanh nghiệp có đủ kinh nghiệm và kiến thức để chọn lựa giải pháp ERP phù hợp quy mô, khả năng tài chính và nguồn lực nhân sự

 Đặc điểm nhà tư vấn và triển khai ERP tại Việt Nam.

Việc ứng dụng ERP ở Việt Nam còn mới, khác rất nhiều so với thói quen cũng như quy trình hệ thống hiện hành hoặc khi bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu quy định kế toán Vì vậy dịch vụ tư vấn, sửa chữa, bảo hành, bảo trì hệ thống, khắc phục sự cố là rất quan trọng Thực tế tại Việt Nam các doanh nghiệp đều ưu tiên lựa chọn các nhà nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP với cam kết hỗ trợ tối đa về thời gian và tiến độ sửa chữa

 Đặc điểm quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam

Phương pháp quản lý trong ERP chủ yếu là quản lý theo quy trình với sự hỗ trợ của phần mềm xử lý thông tin Vì vậy các doanh nghiệp muốn ứng dụng thành công ERP trước hết phải xây dựng lại và chuẩn hóa quy trình xử lý kinh doanh và quản lý cho phù hợp

2.2 Quy trình triển khai ERP tại Việt Nam

Trong khi việc ứng dụng ERP còn chưa được ứng dụng rộng rãi tại thị trường Việt Nam, việc tuân thủ một cách bài bản quy trình triển khai, ứng dụng là một yêu cầu hết sức cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của công cụ Nhìn chung việc triển khai áp dụng ERP vào doanh nghiệp cần trải qua bốn bước:

 Bước 1 : Xác định nhu cầu

Để đi đến quyết định lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP hợp lý, phù hợp vớitình hình doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nghiệp vụ và nhu cầu kỹthuật của hệ thống Trước hết, doanh nghiệp tự hoạch định chiến lược thông qua việcthành lập nhóm chuyên trách về tìm giải pháp ERP, trong đó người phụ trách chỉ đạonên là một thành viên của ban lãnh đạo; xác định hiện trạng doanh nghiệp, nhất là hiệntrạng về CNTT; xác định chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong vòng 3 năm.Tiếp đó, cần tìm kiếm một nhà tư vấn có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kinhdoanh cũng như các phần mềm ERP Doanh nghiệp có thể đứng trước hai lựa chọn:

doanh nghiệp đặt ra các bài toán trong hồ sơ mời thầu, lựa chọn một cáchtrung lập sản phẩm và đối tác cung cấp dịch vụ triển khai, hỗ trợ Đôi khi nhà

tư vấn còn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữacác lãnh đạo công ty dựa trên mục đích chung của doanh nghiệp

cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phínhưng có nhược điểm là thiếu khách quan do có thiên hướng tập trung về sảnphẩm và dịch vụ mình cung cấp

 Bước 2 : Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai

Sau khi xác định được "bài toán ERP", doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm và nhàcung cấp dịch vụ triển khai Trong trường hợp doanh nghiệp mời nhà tư vấn độc lập,nhà tư vấn cần phải quản lý quy trình mời thầu, chọn thầu một cách minh bạch, trongsáng và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp Tuy nhiên, phán quyết cuối cùng vềgiải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc doanh nghiệp chứ không phải của nhà tư vấn.Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể trao đổi với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong cáccuộc giới thiệu sản phẩm; đánh giá, so sánh, tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất Đểtránh lựa chọn sai giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lờikhuyên sau đây:

Đề cao sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình

Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất

Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt

Lựa chọn các giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai

Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sảnphẩm

 Bước 3 : triển khai và thủ nghiêm ERP tại doanh nghiệp.

Với sản phẩm đã lựa chọn, nhà quản lý thuê một nhà tư vấn giám sát hoặc trực tiếpquản lý việc tiến hành triển khai và chạy thử nghiệm chương trình Các nhà thầu triểnkhai tiến hành các bước sau:

Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp

Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và cácthiết bị phần cứng nếu có yêu cầu

Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp

So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sảnxuất – kinh doanh thực tế

Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm cònvướng mắc

Đây cũng là khoảng thời gian nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận vớinhững yêu cầu quản lý mới, quy củ hơn; được đào tạo và huấn luyện để thích nghi vớiquy trình làm việc hiện đại

 Bước 4 : Phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP

Nhằm hướng tới những giải pháp hỗ trợ, khai thác tối đa tính hiệu quả mà hệ thốngERP (ERP System Optimization) đang mang lại, công ty sẽ tổ chức đánh giá mức độthành công của dự án (thường là một năm sau khi kết thúc dự án) Một nhà tư vấn khác

sẽ được đề nghị đảm nhận những công việc sau đây:

So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự án cũngnhư những lợi ích mà dự án mang lại)

Chỉ ra các lợi ích của hệ thống mà công ty vẫn chưa khai thác đúng mức

Lập kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát cho việctriển khai các hệ thống mở rộng (như CRM, SCM)

Nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năngmới

B: Bài tập

I Mô tả hệ thống

1.Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức

Mô tả sơ lược về cấu trúc tổ chức:

- Ban quản lý (ban Giám đốc) thư viện: chịu trách nhiệm điều hành chung chotoàn bộ các công tắc trong thư viện

- Phòng nghiệp vụ: lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạchphục vụ độc giả, cấp thẻ độc giả

- Bộ phận bổ sung tài liệu: Liên hệ với nhà cung cấp để mua sách, các đơn vị

cá nhân cung ứng sách đưa vào thư viện

- Nhân viên thủ thư: Tiếp nhận sách đánh mã số, phân loại sách, kiểm tra độcgiả có thẻ đọc sách, thống kê và tra cứu sách

2.Mô tả quy trình quản lý thư viện.

Công tác quản lý thư viện được quản lý theo một quy trình như sau:

Đăng kí sách báo

Sách báo trong thư viện là tài sản của nhà nước, của giáo viên và học sinh trong trường Một cuốn sách giữ gìn tốt có thể sử dụng trong nhiều năm Vì vậy, muốn quản

lý tốt thư viện nhất thiết phải đăng kí từng ấn phẩm để theo dõi và kiểm kê

Dựa vào sổ đăng kí sách của thư viện chúng ta có thể biết:

và học sinh

Nhập sách

Thực hiện định kỳ vào đầu năm học, thư viện có bổ sung sách mới về kho Việc

bổ sung được thực hiện như sau: Căn cứ tình hình sách cũ trong thư viện và nhu cầu của độc giả, để thư viện chọn những sách cần mua Nhà cung cấp sẽ gửi danh mục sách kèm theo giá về cho thư viện Thư viện lập danh sách, sau khi được hiệu trưởng nhà trường thông qua, thư viện tiến hành lập hợp đồng với nhà cung cấp Hoá đơn sẽ được gửi về bộ phận tài vụ của nhà trường thanh toán