hướng dẫn quản trị hệ thống thư viện koha

Để tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa các thư viện trong hệ thống liên thư viện của bạn, bạn truy cập Home > Administrator > Libraries and groups 1.. Thêm một thƣ viện mới vào trong hệ thống l

HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

THƯ VIỆN KOHA

MỤC LỤC

I TẠO MỚI, CHỈNH SỬA HOẶC XÓA CÁC THƯ VIỆN TRONG

HỆ THỐNG……… 4

1 Thêm một thư viện mới vào trong hệ thống liên thư viện 4

2 Chỉnh sửa thông tin hoặc xóa một thư viện trong hệ thống: 5

II TẠO MỚI, CHỈNH SỬA HOẶC XÓA CÁC KIỂU TÀI LIỆU TRONG HỆ THỐNG 6

1 Tạo mới một kiểu tài liệu trong hệ thống 6

2 Chỉnh sửa hoặc xóa các kiểu tài liệu trong hệ thống 7

III TẠO MỚI, CHỈNH SỬA HOẶC XÓA CÁC GIÁ TRỊ NHẤT QUÁN 8

1 Tạo mới một biến nhất quán 8

2 Tạo giá trị nhất quán mới cho một biến nhất quán 10

3 Chỉnh sửa hoặc xóa các giá trị nhất quán trong một biến nhất quán 11

IV TẠO MỚI, CHỈNH SỬA VÀ XÓA CÁC KIỂU BẠN ĐỌC 12

1 Tạo mới một kiểu bạn đọc 12

2 Chỉnh sửa hoặc xóa một kiểu bạn đọc 13

V THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH LƯU THÔNG CHO THƯ VIỆN 14

1 Thiết lập chính sách lưu thông 15

2 Chỉnh sửa hoặc xóa chính sách lưu thông 16

3 Sao chép chính sách lưu thông giữa các thư viện 16

4 Thiết lập chính sách chung cho các thư viện 16

VI THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH VẬN CHUYỂN TÀI LIỆU GIỮA CÁC THƯ VIỆN 17

VII THIẾT LẬP MA TRẬN GIÁ VẬN CHUYỂN TÀI LIỆU GIỮA CÁC THƯ VIỆN 17

VIII THIẾT LẬP ĐỊA CHỈ BẠN ĐỌC 18

1 Thiết lập địa chỉ thành phố trong biểu ghi bạn đọc 18

2 Thiết lập địa chỉ đường phố hoặc khoa lớp trong biểu ghi bạn đọc 20

IX TẠO KHUNG MẪU BIÊN MỤC 21

1 Tạo khung mẫu biên mục mới 22

2 Chỉnh sửa hoặc xóa khung mẫu biên mục 22

3 Chỉnh sửa các trường MARC trong khung mẫu biên mục 23

X TẠO ĐƠN VỊ TIỀN TỆ SỬ DỤNG TRONG HỆ THỐNG 25

1 Tạo đơn vị tiền tệ chính của hệ thống 26

2 Tạo đơn vị tiền tệ phụ cho hệ thống 26

XI CẤU HÌNH MÁY CHỦ Z39.50 27 XII TẠO VÀ CHỈNH SỬA CÁC THÔNG BÁO VÀ PHIẾU LƯU THÔNG CHO THƯ VIỆN

28

1 Tạo thông báo mới cho thư viện 29

2 Chỉnh sửa thông báo hiện có trong hệ thống 30 XIII CẤU HÌNH TỰ ĐỘNG GỬI THÔNG BÁO TỚI BẠN ĐỌC KHI CÓ TÀI LIỆU QUÁ HẠN 30

XIV THIẾT LẬP NGÀY NGHỈ CHO THƯ VIỆN 31

I TẠO MỚI, CHỈNH SỬA HOẶC XÓA CÁC THƢ VIỆN TRONG HỆ THỐNG

Để tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa các thư viện trong hệ thống liên thư viện của bạn, bạn truy cập Home > Administrator > Libraries and groups

1 Thêm một thƣ viện mới vào trong hệ thống liên thƣ viện

Để tạo mới một thư viện, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Kích vào New Library

 Nhập mã thư viện (Library code): Mã thư viện không nên để trống và có tối đa 10 ký tự Mã này được sử dụng như một định danh duy nhất trong cơ sở dữ liệu, bạn không thể thay đổi được mã này

 Nhập tên thư viện (Name): Tên thư viện sẽ hiển thị trên giao diện OPAC và intranet, tên này phải có nghĩa với các bạn đọc

 Khai báo thông tin địa chỉ của thư viện, các thông tin liên hệ của thư viện

 Khai báo địa chỉ IP của thư viện (bước này là yêu cầu bắt buộc đối với trường hợp hệ thống liên thư viện của bạn giới hạn địa chỉ IP truy cập vào giao diện Intranet)

Phần khai báo địa chỉ, thông tin liên hệ của thư viện

 Chọn Submit để tạo mới một thư viện hoặc chọn Cancel để hủy bỏ việc tạo mới một thư viện

trong hệ thống

2 Chỉnh sửa thông tin hoặc xóa một thƣ viện trong hệ thống:

Để chỉnh sửa hoặc xóa một thư viện trong hệ thống, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Để chỉnh sửa thông tin của một thư viện, bạn chọn Edit Khi đó giao diện chỉnh sửa thông tin

thư viện xuất hiện

 Thay đổi thông tin bạn cần chỉnh sửa, chọn Submit để lưu lại thông tin thay đổi

 Chọn Delete để xóa một thư viện trong hệ thống liên thư viện của bạn

Chú ý: Bạn chỉ có thể xóa được một thư viện sau khi bạn xóa toàn bộ tài liệu và bạn đọc mà thư viện

đó quản lý

II TẠO MỚI, CHỈNH SỬA HOẶC XÓA CÁC KIỂU TÀI LIỆU TRONG HỆ THỐNG

Để tạo mới, chỉnh sửa hoặc xoá các kiểu tài liệu có trong hệ thống, bạn truy cập Home > Administrator > Item types

1 Tạo mới một kiểu tài liệu trong hệ thống

Để tạo kiểu tài liệu mới trong hệ thống bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn New item type

Giao diện tạo mới kiểu tài liệu được hiển thị như sau:

 Nhập kiểu tài liệu (Item type): Đây là mã kiểu tài liệu trong hệ thống của bạn và bạn không thể thay đổi được mã này

 Khai báo các thông tin khác có kiểu tài liệu mới

 Chọn Save changes để tạo kiểu tài liệu mới hoặc chọn Cancel để hủy bỏ việc tạo kiểu tài liệu

mới

2 Chỉnh sửa hoặc xóa các kiểu tài liệu trong hệ thống

Để chỉnh sửa hoặc xóa các dạng tài liệu trong hệ thống, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Để chỉnh sửa thông tin của một kiểu tài liệu, bạn chọn Edit Khi đó giao diện chỉnh sửa thông

tin kiểu tài liệu xuất hiện

 Thay đổi thông tin bạn cần chỉnh sửa, chọn Save changes để lưu lại thông tin thay đổi

 Chọn Delete để xóa một kiểu tài liệu trong hệ thống của bạn

Chú ý: Bạn chỉ có thể xóa được một kiểu thư viện trong hệ thống sau khi bạn xóa toàn bộ tài liệu

thuộc về kiểu tài liệu đó

III TẠO MỚI, CHỈNH SỬA HOẶC XÓA CÁC GIÁ TRỊ NHẤT QUÁN

Để tạo mới, chỉnh sửa hoặc xoá các giá trị nhất quán có trong hệ thống, bạn truy cập Home > Administrator > Authorized values

1 Tạo mới một biến nhất quán

Để tạo mới một biến nhất quán bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn New category

Giao diện hiển thị như sau:

 Khai báo tên biến nhất quán (Category)

 Khai báo giá trị nhất quán và phần mô tả cho giá trị nhất quán đó

 Lựa chọn thư viện sử dụng biến nhất quán và hình ảnh đại diện

 Chọn Save để tạo mới một biến nhất quán hoặc Cancel để hủy bỏ việc tạo biến nhất quán

mới

Chú ý: Khi tiến hành cài đặt phần mềm koha, bạn có thể mặc định tạo ra các biến nhất quán có sẵn

hoặc bạn có thể tự tạo các biến nhất quán cơ bản sau đây:

+) Asort1: Sử dụng cho việc thống kê phân hệ bổ sung

+) Asort2: Sử dụng cho việc thống kê phân hệ bổ sung

+) BOR_NOTES: Giá trị cho việc tùy chỉnh các tin nhắn bạn đọc xuất hiện trên giao diện intranet hoặc opac

+) Bsort1: Các giá trị được điền vào trường sort 1 của biểu ghi bạn đọc

+) Bsort2: Các giá trị được điền vào trường sort 2 của biểu ghi bạn đọc

+) CART: Vị trí kệ sách

+) CCODE: Mã bộ sưu tập (xuất hiện khi biên mục hoặc làm việc với tài liệu)

+) DAMAGED: Mô tả tình trạng hư hỏng của tài liệu (xuất hiện khi biên mục hoặc làm việc với tài liệu)

+) LOC: Kho tài liệu (xuất hiện khi chỉnh sửa hoặc thêm mới tài liệu)

+) LOST: Mô tả cho các tài liệu bị mất (xuất hiện khi chỉnh sửa hoặc thêm mới tài liệu) +) NOT_LOAN: Mô tả lý do tài liệu không cho bạn đọc mượn

+) WITHDRAWN: Mô tả một tài liệu khi bị loại khỏi quá trình lưu thông (xuất hiện khi chỉnh sửa hoặc thêm mới tài liệu)

2 Tạo giá trị nhất quán mới cho một biến nhất quán

Để tạo giá trị nhất quán mới cho một biến nhất quán, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Lựa chọn biến nhất quán trong mục Show category

 Chọn New authorized value for…

 Khai báo tên biến nhất quán (Category)

 Khai báo giá trị nhất quán và phần mô tả cho giá trị nhất quán đó

 Lựa chọn thư viện sử dụng biến nhất quán và hình ảnh đại diện

 Chọn Save để tạo mới một biến nhất quán hoặc Cancel để hủy bỏ việc tạo biến nhất quán

mới

3 Chỉnh sửa hoặc xóa các giá trị nhất quán trong một biến nhất quán

Để chỉnh sửa hoặc xóa các giá trị nhất quán trong một biến nhất quán, thực hiện các bước sau đây:

 Lựa chọn biến nhất quán trong mục Show category

 Để chỉnh sửa giá trị nhất quán, chọn Edit Giao diện chỉnh sửa xuất hiện như sau:

 Thay đổi thông tin của giá trị nhất quán

 Chọn Save để lưu lại thay đổi của bạn

 Để xóa giá trị nhất quán, chọn Delete

IV TẠO MỚI, CHỈNH SỬA VÀ XÓA CÁC KIỂU BẠN ĐỌC

Để tạo mới, chỉnh sửa hoặc xoá kiểu bạn đọc có trong hệ thống, bạn truy cập Home > Administrator > Patron type and categories

1 Tạo mới một kiểu bạn đọc

Để tạo mới một kiểu bạn đọc, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn New category

Giao diện được hiển thị như sau:

 Nhập mã bạn đọc (Category code): Bạn không thể thay đổi mã này sau khi tạo ra

 Nhập mô tả cho mã bạn đọc

 Thời gian sử dụng tài khoản thuộc nhóm bạn đọc này

 Khai báo các thông tin khác (giới hạn độ tuổi, phí tạo tài khoản, thư viện ứng dụng …)

 Chọn Save để tạo mới một kiểu bạn đọc

2 Chỉnh sửa hoặc xóa một kiểu bạn đọc

Để chỉnh sửa kiểu bạn đọc, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn Edit ở phía cuối kiểu bạn đọc cần chỉnh sửa

Giao diện hiển thị như sau:

 Thay đổi thông tin bạn cần chỉnh sửa

 Chọn Save để lưu lại thay đổi của bạn

 Để xóa một kiểu bạn đọc, chọn Delete

Chú ý: Bạn chỉ có thể xóa một kiểu bạn đọc sau khi bạn xóa toàn bộ các bạn đọc thuộc kiểu bạn đọc

này

V THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH LƯU THÔNG CHO THƯ VIỆN

Để tạo mới, chỉnh sửa hoặc xoá các chính sách lưu thông trong thư viện, bạn truy cập Home > Administrator > Circulation and fines rules

1 Thiết lập chính sách lưu thông

Chính sách lưu thông được áp dụng trên ba tham số: Thư viện, kiểu bạn đọc và kiểu tài liệu Tùy theo yêu cầu của thư viện ta sẽ có các cách thiết lập chính sách lưu thông khác nhau Để thiết lập một chính sách lưu thông ta thực hiện các bước sau đây:

 Lựa chọn thư viện áp dụng chính sách trong phần Select a library

 Lựa chọn kiểu bạn đọc (Patron category) và kiểu tài liệu (Item type)

 Số tài liệu được phép mượn (Current checkouts allowed)

 Thời gian cho mượn (Loan perid)

 Đơn vị tính thời gian (Unit): Ngày/ giờ

 Điều kiện bổ sung (Hard due date): Trả trước/ sau/ chính xác ngày

 Số lượng tiền phạt (Fine amount)

 Khoảng thời gian tính tiền phạt (Fine charging interval): Có đơn vị trong phần Unit

 Thời gian ân hạn cho bạn đọc (Fine grace period (day)): Nếu bạn đọc quá hạn ít hơn khoảng thời gian này thì không bị phạt

 Số tiền nợ phạt tối đa (Overdue fines cap (amount))

 Thời gian khóa tài khoản bạn đọc khi nợ quá số tiền phạt tối đa (Suspension in days (day))

 Số lần gia hạn tài liệu (Renewals allowed (count))

 Thời gian mỗi lần gia hạn (Renewal period)

 Số lượng đặt mượn (Holds allowed (count))

 Thuế suất tính vào tiền phạt (Rental discount (%))

 Chọn Save để lưu lại chính sách lưu thông

2 Chỉnh sửa hoặc xóa chính sách lưu thông

Để chỉnh sửa hoặc xóa chính sách lưu thông, bạn chọn Edit/ Delete ở phía cuối của mỗi chính

sách lưu thông

3 Sao chép chính sách lưu thông giữa các thư viện

Bạn có thể sao chép toàn bộ chính sách lưu thông từ thư viện này sang thư viện khác trong hệ thống Bạn thực hiện như sau:

 Chọn thư viện gốc trong ô Select a library (thư viện chứa chính sách lưu thông)

 Chọn thư viện đích trong ô Clone these rules to (thư viện cần sao chép chính sách sang

 Chọn Clone để bắt đầu quá trình sao chép

Chú ý: Sau khi thực hiện việc sao chép, toàn bộ chính sách trong thư viên gốc được sao chép sang thư

viện đích và thư viện đích bị xóa toàn bộ chính sách lưu thông hiện có

4 Thiết lập chính sách chung cho các thư viện

Ngoài việc thiết lập các chính sách lưu thông riêng lẻ ta có thể thiết lập thêm các chính sách lưu thông chung cho hệ thống

Chú ý: Khi hệ thống đi vào hoạt động Nếu hệ thống tìm thấy các trường hợp không được quy định

trong chính sách lưu thông, hệ thống sẽ áp dụng chính sách lưu thông mặc định cho giao dịch đó

VI THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH VẬN CHUYỂN TÀI LIỆU GIỮA CÁC THƢ VIỆN

Để thiết lập chính sách vận chuyển tài liệu giữa các thư viện trong hệ thống, bạn truy cập

Home > Administrator > Library transfer limits

VII THIẾT LẬP MA TRẬN GIÁ VẬN CHUYỂN TÀI LIỆU GIỮA CÁC THƢ VIỆN

Để thiết lập chính sách vận chuyển tài liệu giữa các thư viện trong hệ thống, bạn truy cập

Home > Administrator > Transport cost matrix

Bảng ma trận giá vẫn chuyển tài liệu giữa các thư viện có thể được sử dụng để tính toán trong việc cho bạn đọc mượn tài liệu trong hệ thống liên thư viện Khi bạn đọc có yêu cầu mượn một tài liệu từ thư viện khác, hệ thống sẽ tính toán để tối ưu chi phí vận chuyển

Để thiết lập ma trận bạn thực hiện như sau:

 Kích chuột trái vào ô màu đỏ trên giao diện hiển thị

 Bỏ dấu tích trong ô Disable

 Nhập giá vận chuyển tài liệu từ thư viện hàng ngang tới thư viện hàng dọc

 Chọn Save để lưu lại thông tin

VIII THIẾT LẬP ĐỊA CHỈ BẠN ĐỌC

1 Thiết lập địa chỉ thành phố trong biểu ghi bạn đọc

Để có sự đồng nhất trong việc nhập dữ liệu bạn đọc vào hệ thống, thư viện nên tạo các địa chỉ bạn đọc có trong hệ thống Để thiết lập tham số về thành phố trong biểu ghi bạn đọc, bạn truy cập

Home > Administrator > Cities and towns

Để tạo thêm một thành phố mới, thực hiện các thao tác sau:

 Chọn New city

Giao diện hiển thị như sau:

 Nhập thông tin về thành phố bạn định tạo

 Chọn Submit để tạo mới một thành phố

Để chỉnh sửa hoặc xóa một thành phố đã tạo trước đó, bạn chọn Edit hoặc Delete ở phía cuối

của tên thành phố

2 Thiết lập địa chỉ đường phố hoặc khoa lớp trong biểu ghi bạn đọc

Để thiết lập địa chỉ đường phố hoặc khoa lớp trong biểu ghi bạn đọc, bạn truy cập Home > Administrator > Road types

Để tạo mới một địa chỉ đường phố hoặc khoa lớp, bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn New road type

 Nhập tên đường phố hoặc khoa, lớp được sử dụng trong biểu ghi bạn đọc

 Chọn Submit để tạo ra một địa chỉ mới

Để chỉnh sửa hoặc xóa một địa chỉ đường phố hoặc khoa, lớp của bạn đọc Bạn chọn Edit hoặc Delete

ở cuối mỗi địa chỉ

Để tạo các khung mẫu biên mục cho cán bộ thư viện, bạn truy cập Home > Administrator > MARC Bibliographic framework

1 Tạo khung mẫu biên mục mới

Để tạo khung mẫu biên mục mới bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn New framework

Giao diện hiển thị như sau:

 Nhập mã khung mẫu biên mục (Framework code): Bạn không thể thay đổi được mã biên mục này

 Nhập thông tin mô tả cho khung mẫu biên mục

 Chọn Submit để tạo khung mẫu biên mục mới

2 Chỉnh sửa hoặc xóa khung mẫu biên mục

Để chỉnh sửa hoặc xóa khung mẫu biên mục, bạn chọn Edit hoặc Delete ở phía cuối mỗi khung mẫu biên mục Nếu bạn chọn Edit bạn chỉ có thể chỉnh sửa được thông tin mô tả cho khung

mẫu biên mục

3 Chỉnh sửa các trường MARC trong khung mẫu biên mục

Để chỉnh sửa các trường MARC trong khung mẫu biên mục (xóa bỏ các trường không cần

thiết) bạn có thể thực hiện thông qua hai cách sau đây:

Chỉnh sửa các trường MARC bằng cách nhập file dữ liệu từ máy tính

Bạn thực hiện các bước sau đây:

 Chọn Export để xuất khung mẫu biên mục ra một file trên máy tính

 Chọn định dạng file dữ liệu (bạn nên xuất ra định dạng CSV) sau đó chọn Export Hộp thoại

Opening… xuất hiện

 Chọn OK để lưu file về máy tính của bạn

 Mở file bằng chương trình Notepad ++, chỉnh sửa theo ý muốn của bạn.(Bạn không nên xóa các trường từ 0-20 và các trường 942-999)

 Sau khi chỉnh sưả xong file, chọn Import để tải file lên khung mẫu biên mục

 Chọn Browse, tạo đường dẫn tới nơi đặt file trên máy bạn Sau đó chọn Import, xuất hiện tin

nhắn cảnh báo từ hệ thống

 Chọn OK, tệp tin bắt đầu được tải lên hệ thống Bạn hoàn thành việc chỉnh sửa khung mẫu

biên mục

Chú ý: Bạn có thể chỉnh sửa nhiều lần đến khi đáp ứng yêu cầu của thư viện

Chỉnh sửa khung mẫu biên mục trực tiếp trên giao diện intranet

Để chỉnh sửa khung mẫu biên mục trực tiếp trên giao diện intranet, bạn thực hiện như sau:

 Chọn MARC structure