Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty cổ phần long thọ huế

Với tên đề tài là“Thực trạng hoạt động Kiểm soát nội bộ Chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Long Thọ - Huế”, bài khóa luận tập trung thể hiện nội dung chủ yếulà thực trạng hệ thống kiểm

Để hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này, tôi đã nhận được rất nhiều sựủng hộ và giúp đỡ từ thầy cô, cơ quan thực tập, gia đình và bạn bè Lời đầu tiên tôixin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới cô giáo hướng dẫn Thạc sĩNguyễn Ngọc Thủy đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu vàthực hiện đề tài.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô khoa Kế toán – Tài chính nóiriêng và Trường Đai Học Kinh Tế Huế nói chung đã trang bị cho tôi những kiếnthức và kinh nghiệm quý giá trong quá trình học tập tại trường và tạo điều kiệnthuận lợi cho tôi thực hiện đề tài này

Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên phòng Kếtoán, phòng Kế hoạch – Thị trường Công ty cổ phần Long Thọ - Huế đã nhiệt tìnhgiúp đỡ, cung cấp tài liệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi có thể hoàn thànhtốt khóa luận tốt nghiệp này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do thời gian có hạn, trình độ, kỹ năng củabản thân còn nhiều hạn chế nên chắc chắn đề tài khóa luận tốt nghiệp này của tôikhông tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, rất mong nhận được sự đónggóp, chỉ bảo từ thầy cô và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Huế, tháng 05 năm 2013

Sinh viênHoàng Thị Na

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I.ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Kết cấu bài Khóa luận 3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌCVỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4

1.1.1 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Các yếu tố cấu thành của một Hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát 5

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro 8

1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát 8

1.1.2.4 Hệ thống thông tin và truyền thông 12

1.1.2.5 Hệ thống giám sát và thẩm định 12

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 13

1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 13

1.2.1 Khái niệm chi phí sản xuất 13

1.2.2 Phân loại chi phí sản xuất 14

1.2.2.1 Theo nội dung kinh tế ban đầu 14

1.2.2.2 Theo công dụng kinh tế 14

1.2.2.3 Theo mối quan hệ với thời kỳ tính kết quả 15

1.2.2.4 Theo phương pháp quy nạp 15

1.2.2.5 Theo mối quan hệ hoạt động 16

1.2.3 Khái quát về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất 16

1.2.3.1 Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất 16

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2.4.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp 20

1.2.4.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung 22

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ 25

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ 25

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Long Thọ 25

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 26

2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty 26

2.1.3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý 26

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 27

2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất 29

2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 31

2.1.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 31

2.1.5.2 Chức năng từng bộ phận của bộ máy kế toán 31

2.1.6 Chế độ kế toán, chính sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng 33

2.1.7 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị qua 3 năm (2010-2012) 35

2.1.7.1 Tình hình lao động 35

2.1.7.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn 37

2.1.7.3 Tình hình sản xuất kinh doanh 40

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ 42

2.2.1 Môi trường kiểm soát 42

2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất tại công ty 42

2.2.1.2 Phong cách điều hành của lãnh đạo công ty 42

2.2.1.3 Chính sách nhân sự của công ty 43

2.2.1.4 Công tác lập kế hoạch và dự toán của Công ty 43

2.2.1.5 Uỷ ban kiểm soát 44

2.2.1.6 Bộ phận kiểm toán nội bộ 44

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.2.2.3 Rủi ro nguồn lực hệ thống 47

2.2.3 Hoạt động kiểm soát nội bộ Chi phí sản xuất tại công ty CP Long Thọ 47

2.2.3.1 Các hoạt động chung 47

2.2.3.2 Các thủ tục cụ thể kiểm soát nội bộ Chi phí sản xuất 49

2.2.4 Hệ thống thông tin và truyền thông 76

2.2.5 Hệ thống giám sát 77

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ 78

3.1 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ 78

3.1.1 Ưu điểm 78

3.1.2 Nhược điểm 81

3.1.3 Nguyên nhân của tồn tại 83

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ 84

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 84

3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất 84

Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 85

PHẦN III 88

KẾT LUẬN 88

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn (2010-2012) 39Bảng 2.3 - Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP

Long Thọ 3 năm .41Bảng 2.4 - Rủi ro hoạt động trong chu trình chi phí sản xuất 45Bảng 2.5 - Bảng Giá thành kế hoạch 1 tấn Xi Măng nghiền (năm 2011) 63

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 2.1 - Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Long Thọ 27

Sơ đồ 2.2 - Quy trình công nghệ sản xuất Xi Măng PCB30 (theo công nghệ lò đứng)30 Sơ đồ 2.3 - Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Long Thọ 31

Sơ đồ 2.4 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính 34

Sơ đồ 2.5 - Quy trình luân chuyển chứng từ: Mua vào nguyên vật liệu 59

Sơ đồ 2.6 - Quy trình luân chuyển chứng từ: Nhập kho nguyên vật liệu 60

Sơ đồ 2.7 - Quy trình luân chuyển chứng từ: Xuất kho NVL cho sản xuất 61

Sơ đồ 2.8 - Quy trình luân chuyển chứng từ CP NCTT - Ghi nhận chi phí tiền lương 70 Sơ đồ 2.9 - Quy trình luân chuyển chứng từ CP NCTT - Chi trả lương 71

Trường Đại học Kinh tế Huế

CCDC Công cụ dụng cụ

CP Cổ phầnCSH Chủ sở hữu

DN doanh nghiệpĐTDH Đầu tư dài hạnĐTNH Đầu tư ngắn hạnGTGT Giá tị gia tăngHTK Hàng tồn khoKSNB Kiểm soát nội bộ

NC Nhân côngNPT Nợ phải trảNVL Nguyên vật liệuSXC Sản xuất chungSXKD Sản xuất kinh doanhTSCĐ Tài sản cố địnTSLĐ Tài sản lưu độngVLXD Vật liệu xây dựng

Trường Đại học Kinh tế Huế

Với tên đề tài là“Thực trạng hoạt động Kiểm soát nội bộ Chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Long Thọ - Huế”, bài khóa luận tập trung thể hiện nội dung chủ yếu

là thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Long Thọ mà trọng tâm là các thủtục kiểm soát nội bộ Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất được trình bày cụ thể với cáchphân loại theo công dụng kinh tế gồm các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất

Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung được trình bày như soát xét củanhà quản lý cấp cao, phân chia trách nhiệm hợp lý, kiểm soát quá trình xử lý thông tingồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng, kiểm soát vật chất và phân tích rà soát

Với từng khoản mục chi phí, các thủ tục kiểm soát gồm phân công phân nhiệm,kiểm soát vật chất và kiểm soát hạch toán Trong đó, kiểm soát vật chất được trình bày

cụ thể với nhiều nội dung Trước tiên là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, bao gồm cácthủ tục kiểm soát vật chất chu trình mua vào nguyên vật liệu, nhập kho, bảo quản, xuấtkho và cả quá trình sử dụng Đối với chi phí nhân công trực tiếp gồm có kiểm soát vậtchất hoạt động chấm công, tính lương và phát lương Riêng với chi phí sản xuất chung,

do là khoản mục chi phí tổng hợp, các thủ tục kiểm soát được trình bày cụ thể chotừng loại chi phí

Qua việc tìm hiểu thực trạng, kết hợp với cơ sở lý thuyết, bài khóa luận có đưa

ra sự đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị thực tập, nhất là đối vớihoạt động kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất Từ đó đề xuất một số giải pháp mang tínhđịnh hướng nhằm nâng cao hiệu quả đối với hoạt động này trong tương lai

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các DN ViệtNam những cơ hội mới để phát triển, đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiềuthách thức, đặc biệt là trong giai đoạn kinh tế khó khăn như hiện nay Hơn bao giờ hết,

để vượt qua ngững thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các DNkhông chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượnghay đa dạng hóa sản phẩm, … mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốtchi phí sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của mình Trong đó, việchoàn thiện hệ thống KSNB về chi phí là yêu cầu cấp thiết nhất đối với các DN sản xuất.Việc kiểm soát tốt chi phí một cách thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp các DNnâng cao hiệu quả SXKD của minh, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giáthành, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh cũng như gia tăng lợi nhuận Hơn hết, từ đócòn góp phần tạo dựng cho DN một uy tín, hình ảnh trên thương trường Bên cạnh đó,thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lựcquản lý, điều hành của Ban giám đốc nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của DN.Nhận thức được tầm quan trọng của công tác KSNB chi phí sản xuất, với kiến thức

đã học kết hợp kinh nghiệm có được từ thời gian thực tập tại Công ty CP Long Thọ Huế, tôi đã chọn đề tài“Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Long Thọ - Huế” để làm Khóa luận tốt nghiệp của mình.

-Đề tài này thành công sẽ có tính thực tiễn cao vì nó có thể giúp DN đánh giá lạicông tác kiểm soát, từ đó giúp DN hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong quản lí chiphí trong thời gian tới

Trường Đại học Kinh tế Huế

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận căn bản về hệ thống KSNB trong DN đã được

học, bổ sung những kiến thức mới, vận dụng lý thuyết vào thực tế để hiểu sâu hơn, tíchlũy kinh nghiệm cho công việc sau này

Thứ hai, tìm hiểu công tác KSNB chi phí sản xuất Công ty CP Long Thọ - Huế.

Thứ ba, từ kiến thức đã tìm hiểu đưa ra nhận xét, đánh giá Từ đó, đề xuất một số

giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB của Công ty, đặc biệt là công tác KSNBchi phí sản xuất

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng hoạt động KSNB về chi phí sản xuấttại Công ty CP Long Thọ - Huế Cụ thể gồm hoạt động KSNB chi phí NVL trực tiếp,

- Thời gian nghiên cứu đề tài từ năm 2010 đến 2012

- Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 18/02/2013 – 15/05/2013

c Nội dung

Công ty CP Long Thọ - Huế là DN SXKD rất nhiều loại sản phẩm, vì sự hạn chế

về nguồn lực và để có thể chuyên sâu nghiên cứu, đề tài này chỉ tập trung tìm hiểu vànghiên cứu về công tác KSNB chi phí sản xuất đối với sản phẩm xi măng

5 Phương pháp nghiên cứu

a Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp này được sử dụng để tìm hiểu, tổng hợp những lý luận lý thuyết cơbản trên cơ sở những kiến thức tích lũy được trong quá trình học tập, đồng thời tham

Trường Đại học Kinh tế Huế

khảo trong các tài liệu, giáo trình khác có liên quan để hệ thống thành cơ sở lý luậnlàm cơ sở, nền tảng để tìm hiểu thực tế công tác KSNB chi phí sản xuất.

b Phương pháp thu thập số liệu

- Thu thập các văn bản về quy đinh, quy chế của DN liên quan đến hệ thống KSNB

và công tác KSNB chi phí sản xuất

- Phỏng vấn trực tiếp: Tiến hành trao đổi trực tiếp với những người có liên quanđến các vấn đề cần tìm hiểu, hay phát bảng hỏi, gửi mail, cho những nhân viên củaCông ty để thu thập các số liệu cần thiết

c Phương pháp phân tích số liệu

Phương pháp này được sử dụng để tiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin

từ các văn bản, chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được để đánh giá công tác KSNBchi phí sản xuất của Công ty

6 Kết cấu bài Khóa luận

Cấu trúc của khóa luận bao gồm:

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu (3 chương)

- Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động KSNB chi phí sản xuất trong DN

- Chương 2: Thực trạng công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty CP Long Thọ

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ KHOA HỌCVỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của DN, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quantrọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi Hệ thống KSNB của DN

Có nhiều quan điểm và định nghĩa về KSNB, có thể kể đến một vài định nghĩa sau:

Hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù được thiết kế để cung cấp cho Ban quản trị sự đảm bảo hợp lý là các mục tiêu và mục đích quan trọng đối với Công ty sẽ được thỏa mãn, những chế độ và thể thức này thường được gọi là các quá trình kiểm soát, và kết hợp lại thì chúng hình thành cơ cấu KSNB của tổ chức.

Hay theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC), “hệ thống KSNB là một hệ thống

chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động”.

Theo quan điểm của Hiệp hội kế toán viên công chứng của Mỹ (AICPA), KSNB

gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp biện pháp phối hợp được thừa nhận chung trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và

độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra.

Tuy nhiên, theo tôi, kiểm toán nội bộ theo định nghĩa của COSO (Committee ofSponsoring organization) có thể được xem là định nghĩa thể hiện rõ ràng và đầy đủ nhất

Trường Đại học Kinh tế Huế

về KSNB, đang được chấp nhận rộng rãi trên thế giới, đó là: “KSNB là một quá trình do

người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập

để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

1.1.2 Các yếu tố cấu thành của một Hệ thống kiểm soát nội bộ

Để đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động cácđơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với năm yếu

tố cơ bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thôngtin và truyền thông, giám sát và thẩm định

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loạihình KSNB

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái

độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong DN Trên thực tế, tínhhiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong hoạt động của một tổ chức phụ thuộcchủ yếu vào các nhà quả lý tại DN đó Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát gồm:

Triết lý và phong cách điều hành của Ban quản trị

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hànhhoạt động DN của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đếnchính sách, chế độ, các quy định và cách thức kiểm tra kiểm soát trong DN Bởi vìchính các nhà quản lý này, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn cácquy định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại DN

Cơ cấu tổ chức

Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý trong DN sẽ góp phần tạo môi trường kiểm

Trường Đại học Kinh tế Huế

khai các quyết định, cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện trong toàn bộ DN Cơcấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận, sai sót trong hoạtđộng tài chính kế toán.

Các nguyên tắc nên tuân thủ: Thiết lập sự điều hành, kiểm soát trên toàn bộhoạt động DN, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời tránh chồng chéo giữa các bộphận; Thực hiện phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ,bảoquản tài sản; Đảm bảo độc lập tương đối các bộ phận chức năng để hoạt động đạt hiệuquả cao nhất

Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi DN gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ là nhân tố quantrọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tụckiểm soát trong hoạt động của mọi DN Nếu nhân viên có năng lực và đáng tin cậy,nhiều quá trình kiểm soát có thể lược bỏ mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra Bên cạnh

đó, mặc dù DN thiết kế và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưngđội ngũ nhân viên kém năng lực và thiếu trung thực, hệ thống KSNB vẫn không thểphát huy hiệu quả

Tóm lại, nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng,đào tạo, sắp xếp, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán bộ, đề bạtnhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức, đồng thời phảimang tính kế tục

Công tác kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chiquỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tàichính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luânchuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệthống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy, cácnhà quản lý nên quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố

Trường Đại học Kinh tế Huế

ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điềuchỉnh kế hoạch kịp thời.

Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vịnhư thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và cácchuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

Ủy ban kiểm soát có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát chấp hành pháp luật củaCông ty; Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát tiến trìnhlập BCTC; Dung hòa những bất đồng giữa Ban GĐ và các kiểm toán viên bên ngoài

Kiểm toán nội bộ

Chức năng kiểm toán nội bộ được xây dựng trong phạm vi tổ chức để theo dõitính hiệu quả của các thể thức, chính sách liên quan đến kiểm soát khác Để chức năngkiểm toán nội bộ hiệu quả, đội ngũ nhân viên kiểm toán cần độc lập với phòng kế toán

và các bộ phận hoạt động, và đội ngũ đó báo cáo trực tiếp cho cấp quyền hạn cao trong

tổ chức, có thể là Ban quản trị cấp cao hoặc Ủy ban kiểm toán của Hội đồng quản trị

Môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát của DN còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Cácnhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởngđến thái độ, phong cách điều hành của họ cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế

và thủ tục KSNB Các nhân tố này gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhànước, các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước, đối thủ cạnhtranh, …

Như vậy, môi trường kiểm soát gồm toàn bộ các nhân tố ảnh hưởng đến quátrình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB DN, trong đó nhận thứccủa nhà quản lý về hoạt động kiểm tra kiểm soát, điều hành hoạt động là nhân tố chủyếu, quan trọng

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro

Các hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thểkiểm soát tất cả Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, nhà quản lý phải dựa trêncác mục tiêu đã xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thểquản trị được rủi ro Rủi ro thường được phân thành ba loại: Rủi ro hoạt động, rủi ro

xử lý thông tin và rủi ro nguồn lực hệ thống

Rủi ro hoạt động: Rủi ro liên quan đến quá trình xét duyệt, thực hiện trao đổi

các nguồn lực, ảnh hưởng đến tính hợp lệ, tính chính xác của việc trao đổi nguồn lực

Để đánh giá rủi ro hoạt động cần: Nhận dạng các hoạt động xét duyệt, thực hiệntheo các chu trình kinh doanh; Nhận dạng đối tượng, nguồn lực liên quan đến các hoạtđộng trên; Nhận dạng rủi ro cho từng hoạt động; Xác định các nguyên nhân của các rủi

ro trên

Rủi ro xử lý thông tin: Rủi ro gắn liền với các ghi nhận, theo dõi trong quá

trình trao đổi nguồn lực

Bao gồm: Rủi ro ghi nhận; Rủi ro khai báo; Rủi ro cập nhật, lập báo cáo

Đánh giá rủi ro xử lý thông tin: Xác định các hoạt động cần ghi nhận, các đốitượng, nguồn lực cần thu thập dữ liệu; Xác định các nội dung dữ liệu cần ghi nhận chocác hoạt động và nguồn lực, đối tượng liên quan; Xác định các rủi ro liên quan đến cáchoạt động ghi nhận, khai báo, cập nhật; Xác định các nguyên nhân của các rủi ro trên

Rủi ro nguồn lực hệ thống: Các rủi ro phát sinh trong quá trình phát triển, sử

dụng và bảo của hệ thống kế toán tại đơn vị

1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉthị của nhà quản lý được thực hiện Đây là hành động cần thiết cần thực hiện để đốiphó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Để hoạt động kiểm soátđạt hiệu quả tốt nhất, các DN nên áp dụng các loại hoạt động kiểm soát sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Soát xét của nhà quản lý cấp cao

Các nội dung thường có trong hoạt động soát xét của nhà quản lý cấp cao: Sosánh thực tế với dự toán, kỳ này, kỳ trước để biết được xu hướng hoạt động; Soát xétcác chương trình, kế hoạch của DN; Nhà quản lý trung gian soát xét và báo cáo vềhiệu quả hoạt động so với kế hoạch

Phân chia trách nhiệm hợp lý

Hoạt động phân chia trách nhiệm hợp lý dựa trên hai nguyên tắc cơ bản: phâncông phân nhiệm và bất kiêm nhiệm Mục đích là không để cho một cá nhân nắm tất

cả các khâu trong quy trình, nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc

Cụ thể, trong hoạt động của DN, các chức năng cần được tách biệt: Chức năngxét duyệt và bảo quản; Chức năng kế toán và bảo quản; Chức năng xét duyệt và kế toán

Khi phân chia chức năng cho các phòng ban phải kèm theo phân cấp việc xétduyệt: Có thể ủy quyền bằng chính sách cho các cấp thừa hành thực hiện các hoạtđộng thường xuyên; Các nghiệp vụ quan trọng với số tiền lớn do nhà quản lý cấp caoxét duyệt

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin bao gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chung: Kiểm soát chung áp dụng chung cho toàn bộ môi trường xử

lý thông tin và liên quan đến nguồn lực hệ thống Mục tiêu của kiểm soát chung:

- Sự toàn vẹn của các chương trình: không bị điều chỉnh một cách ngẫu nhiênhay cố ý, gồm cả việc kiểm soát về vật lý và logic

- Tính toàn vẹn của các dữ liệu: nhằm đảm bảo rằng dữ liệu được xử lý và lưulại, không bị điều chỉnh, gồm cả việc kiểm soát về vật lý và logic

- Tính đầy đủ của chương trình và việc thực hiện

Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát ứng dụng gồm hoạt động ủy quyền, xét duyệt

và kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách kế toán

Trường Đại học Kinh tế Huế

Ủy quyền và xét duyệt

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, cấp dưới được giao quyết định, giảiquyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộngxuống các cấp thấp hơn tạo một hệ thống phân chia trách nhiệm, quyền hạn mà vẫnkhông mất tính tập trung của DN Bên cạnh đó, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phêduyệt đúng đắn Có hai loại phê duyệt: Phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể

Sự phê duyệt chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sáchchung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng

Khi phê duyệt cần tuân thủ các quy định về cấp phê duyệt, cơ sở phê duyệt, dấuhiệu phê duyệt và cấp ủy quyền Để tránh chồng chéo làm tăng sự phức tạp, mất thời gian,ảnh hưởng đến tiến độ công việc, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định rõ ràng

Kiểm soát chứng từ sổ sách kế toán

- Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của Nhà nước và cótính năng kiểm soát Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy địnhnguyên tắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt,…

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như cácloại sổ sách kế toán tại đơn vị Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phậntrong công việc lập và kiểm tra báo cáo tài chính quý, sáu tháng và cuối năm.

- Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc antoàn, bảo mật và thuận tiện truy cập

Các hoạt động thường được sử dụng: Hạn chế tiếp cận tài sản, chỉ những ngườiđược ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản đơn vị; Kiểm kê tài sản, đối chiếuvới số liệu sổ sách Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần được giải trình và xử lý thỏađáng; Sử dụng các thiết bị hỗ trợ; Bảo vệ thông tin

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Kiểm tra độc lập việc thực hiện là sự xem xét lại cẩn thận, liên tục bốn loại thủtục kiểm soát trên có được thực hiện đầy đủ không Thủ tục này được xem là quá trìnhkiểm soát độc lập hoặc thẩm tra nội bộ Người thực hiện độc lập với nghiệp vụ đượckiểm tra

Trong thực tế, đôi khi các nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuântheo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả Ngoài ra, cả sự gian lận và vô ý sai phạm đều cókhả năng xảy ra, bất luận chất lượng của quá trình kiểm soát thế nào Vì vậy, mặc dù

sự phân chia trách nhiệm đã tạo một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong

Trường Đại học Kinh tế Huế

trọng yếu và rủi ro cao Chức năng này được bộ phận kiểm toán nội bộ chịu tráchnhiệm xem xét và quản lý.

Phân tích rà soát

Mục đích hoạt động phân tích, rà soát là phát hiện các biến động bất thường, từ

đó xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời Các phương pháp sử dụng: đối chiếu định

kỳ giữa tổng hợp và chi tiết; thực tế, kế hoạch; kỳ này, kỳ trước của các bộ phận về kếtquả thực hiện; thông tin tài chính, phi tài chính; hay sử dụng các chỉ số, tỷ lệ hay cácchênh lệch,…

1.1.2.4 Hệ thống thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì

và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo đểcung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ vàbên ngoài

Các loại thông tin trong hoạt động của DN: thông tin tài chính, thông tin hoạtđộng, thông tin tuân thủ Thông tin hiệu quả phải đáp ứng các yêu cầu: thích hợp, phùhợp với yêu cầu ra quyết định; Kịp thời, cung cấp kịp thời khi được yêu cầu; Cập nhật,phải đảm bảo có số liệu mới nhất; Phải chính xác và dễ dàng truy cập

Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên cóliên quan cả trong lẫn ngoài DN Giúp cho mỗi cá nhân hiểu rõ công việc của mìnhcũng như ảnh hưởng đến các cá nhân khác để từ đó có những biện pháp khắc phục

1.1.2.5 Hệ thống giám sát và thẩm định

Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát.Điều quan trọng trong giám sát là xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế haykhông và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển củađơn vị hay không Mục đích nhằm đánh giá chất lượng hệ thống KSNB và điều chỉnhcho phù hợp

Có hai loại giám sát: giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Giám sát thường xuyên: được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàngngày của đơn vị Ví dụ như đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với

số kiệu tài sản thực tế, Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính, kế toán, …

- Giám sát định kỳ: gồm các hoạt động như kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ,các chương trình đánh giá định kỳ, thành lập bộ phận chuyên trách, … Phạm vi vàmức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc vào mức độ giám sátthường xuyên

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB hoàn hảo về cấu trúc, nhưng tính hữu hiệu thật sự phụ thuộcchủ yếu vào nhân tố con người Vì vậy, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đanhững sai phạm, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nhiều nghuyên nhân:

- Hạn chế xuất phát từ bản thân con người: sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giáước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, … Khả năngđánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với bộ phậnbên ngoài

- Hoạt động kiểm soát chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh,không chú ý tới các nghiệp vụ ít xảy ra, do đó sai phạm thường bị bỏ quên

- Yêu cầu trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soátnhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót và gian lận xảy ra

- Nhân viên có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn để phục vụ mưu đồriêng Hay điều kiện hoạt động đơn vị thay đổi dẫn tới thủ tục kiểm soát không cònphù hợp

1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG

DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm chi phí sản xuất

Trong kinh tế học vi mô, chi phí sản xuất chiếm một vị trí quan trọng và cóquan hệ với nhiều vấn đề khác nhau của một DN cũng như của xã hội Chí phí sản

Trường Đại học Kinh tế Huế

xuất không chỉ là mối quan tâm của DN, của nhà sản xuất mà còn là mối quan tâmcủa người tiêu dùng và xã hội Có nhiều khái niệm về chi phí sản xuất.

Chi phí sản xuất là số tiền mà một nhà sản xuất hay DN phải chi để mua các yếu tố đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất hàng hóa nhằm mục đích thu lợi nhuận.

Trong nền kinh tế hàng hóa, bất cứ một DN nào cũng phải quan tâm đến chi phí sảnxuất Việc giảm chi phí sản xuất đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận

Hay, chi phí là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và hao phí lao

động vật hóa phát sinh trong quá trình SXKD Hoặc chi phí là những phí tổn về nguồn lực, tài sản cụ thể, sử dụng trong quá trình hoạt động SXKD.

1.2.2 Phân loại chi phí sản xuất

1.2.2.1 Theo nội dung kinh tế ban đầu

- Chi phí NVL: Bao gồm giá mua, chi phí mua của NVL dùng vào hoạt động

SXKD Yếu tố này bao gồm những thành phần sau: Chi phí NVL chính, chi phí NVLphụ, chi phí nhiên liệu, chi phí phụ tùng thay thế, chi phí NVL khác

- Chi phí NC: Bao gồm các khoản tiền lương chính, phụ, phụ cấp theo lương

phải trả người lao động và các khoản trích theo lương như KPCĐ, BHXH, BHYT

- Chi phí công cụ dụng cụ: Bao gồm giá mua và chi phí mua các công cụ dùng

vào hoạt động SXKD

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Bao gồm khấu hao của tất cả TSCĐ, tài sản

dài hạn dùng vào hoạt động SXKD

- Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Gồm giá mua bên ngoài cung cấp cho hoạt động

SXKD của DN như giá dịch vụ điện nước, giá bảo hiểm tài sản, giá thuê nhà cửaphương tiện, …

- Chi phí bằng tiền khác

1.2.2.2 Theo công dụng kinh tế

- Chi phí NVL trực tiếp: Gồm toàn bộ chi phí NVL sử dụng trực tiếp trong quá

trình sản xuất sản phẩm như chi phí NVL chính, chi phí NVL phụ… Chi phí này

Trường Đại học Kinh tế Huế

thường chiếm tỷ lệ lớn trên tổng chi phí nhưng dễ nhận diện, định lượng chính xác, kịpthời khi phát sinh Trong quản lý chi phí, chi phí NVL trực tiếp thường được định mứctheo từng loại sản phẩm và có thể nhận diện trên hồ sơ kỹ thuật sản xuất, định mức vật

tư trực tiếp

- Chi phí NC trực tiếp: Gồm tiền lương, các khoản trích theo lương tính vào chi

phí sản xuất như KPCĐ, BHYT, BHXH của công nhân trực tiếp thực hiện từng quátrình sản xuất Chi phí NC trực tiếp dễ nhận diện, định lượng chính xác, kịp thời khiphát sinh Trong quản lý, chi phí NC trực tiếp được định mức theo từng loại sản phẩm,dịch vụ

- Chi phí SXC: Tất cả chi phí sản xuất ngoài hai khoản mục chi phí trên, thường

gồm: Chi phí lao động gián tiếp, phục vụ, tổ chức quản lý sản xuất tại phân xưởng; Chiphí NVL dùng trong máy móc thiết bị; Chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất;Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, TSCĐ khác dùng trong hoạt động sản xuất; Chiphí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như điện, nước, sửa chữa, bảo hiểm tài sản tạixưởng, …

1.2.2.3 Theo mối quan hệ với thời kỳ tính kết quả

- Chi phí sản phẩm: gắn liền với sản phẩm được sản xuất ra hoặc mua vào trong

kỳ Chi phí này phát sinh một kỳ và ảnh hưởng đến nhiều kỳ tính kết quả kinh doanh

- Chi phí thời kỳ: phát sinh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong một kỳ

kế toán

1.2.2.4 Theo phương pháp quy nạp

- Chi phí trực tiếp: Là những chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến từng đối

tượng chịu chi phí như Chi phí NVL trực tiếp, chi phí NC trực tiếp, … loại chi phí nàythường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí

- Chi phí gián tiếp: chi phí phát sinh liên quan nhiều đối tượng chịu chi phí,

thường được tập hợp chung, sau đó chọn tiêu thức phân bổ cho từng đối tượng chịu chiphí

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2.2.5 Theo mối quan hệ hoạt động

- Chi phí biến đổi: Là những chi phí mà tổng chi phí sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với

mức độ hoạt động, nếu xét trên một đơn vị sản xuất thì biến phí là một hằng số

- Chi phí cố định: Là chi phí xét về tổng số ít hoặc không thay đổi theo mức độ

hoạt động, nhưng xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì tỷ lệ nghịch với mức độhoạt động

- Chi phí hỗn hợp: Là những chi phí bao gồm cả biến phí và định phí.

1.2.3 Khái quát về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

1.2.3.1 Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất

Kiểm soát chi phí sản xuất là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọngtrong quá trình quản lý của DN Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết,hiểu biết các nội dung chi phí để sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà DN đã

bỏ ra

1.2.3.2 Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí

Có nhiều nguyên nhân làm kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất yếu củaquản lý Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi cóđược thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra các nguyên nhân sai sót

để điều chỉnh

Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản

lý về lĩnh vực tài chính Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả các khoản chi phí Đồngthời kiểm soát những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý Khi kiểm soát chi phí được

mở rộng đối tượng tham gia trong toàn DN sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa cácban ngành, các bộ phận, cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xuhướng trong nền kinh tế thị trường Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mớikhông ngừng

Khi kiểm soát chi phí, điều quan trọng là làm thế nào để biết được DN đangquản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu là hợp lý? Vì vậy, cần định

Trường Đại học Kinh tế Huế

mức chi phí, nhằm hướng các khoản chi trong thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí

dự kiến, cũng từ đó nhận biết được sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân

để xử lý

Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập những tiêu chuẩngắn với từng trường hợp, điều kiện làm việc cụ thể Định mức này không những chỉ rakhoản chi dự kiến bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp, điều kiện nào.Chi phí luôn biến đổi phức tạp nên các định mức phải được xem xét lại thường xuyên

1.2.4 Nội dung công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong Doanh nghiệp

1.2.4.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp

a Phân công phân nhiệm

Phân chia trách nhiệm là việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bấtkiêm nhiệm trong các hoạt động nhằm ngăn ngừa gian lận

Để kiểm soát hay hạn chế gian lận trong công tác kế toán NVL, trong chu trìnhmua hàng, cần tách biệt các chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng; táchbiệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, và chức năng đặt hàng

b Kiểm soát vật chất

Kiểm soát chu trình mua và nhập kho nguyên vật liệu

Kiểm soát chu trình mua

Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua nguyên vật liệu

- Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhu cầu thực tế và dung hoàvới khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất của đơn vị

- Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từngphòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị muahàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhậnchính xác Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếuđến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.

- Cần thiết phải nghiên cứu, xác lập định mức HTK tối ưu phục vụ công tác lập

kế hoạch mua NVL, đảm bảo hoạt động sản xuất, tránh thiếu hụt vật tư hay ứ đọng vốn

Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp

- Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được giấy đề nghịmua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt

- Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số phiếu và phòng

đề nghị mua hàng, phải cung cấp đầy đủ thông tin về hàng mua, số lượng, giá cả, quycách,

- Các liên của Đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kếtoán, phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó

- Hàng quý, hàng năm nên lập các báo cáo đánh giá các nhà cung ứng để kiểmsoát giá thành, chất lượng vật tư, từ đó quyết định thích hợp về lựa chọn nhà cung ứng

kỳ sau

Kiểm soát công tác mua nguyên vật liệu của nhân viên mua hàng

- DN nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độclập mỗi khi mua hàng để tránh tình trạng nhà cung cấp ép giá

- Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn GTGT đểđảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký cùng lúc 3liên nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế

- DN nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người

có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài đểnảy sinh sự thông đồng Ngoài ra, nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khiphát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hànhkiểm tra việc này

- Nên áp dụng hình thức thu thập thông tin từ các phòng đề nghị mua hàng vềcông tác thu mua của bộ phận thu mua

Trường Đại học Kinh tế Huế

Kiểm soát chu trình nhập kho nguyên vật liệu

- Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số DN, chỉ nên nhận hàng khi

đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến

- Những biên bản nhận hàng nên được đánh số từ trước và được lập mỗi khinhận hàng từ nhà cung cấp

- Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp đo lường thích hợp nhằmđảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về quy cách, mẫu mã, chấtlượng, thời gian hàng đến, Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợviệc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp khiến nhân viên nhận hàng khó đánhgiá chính xác được

- Phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với phòng kế toán

- Báo cáo nhận hàng (Phiếu nhập kho) dùng để theo dõi thanh toán Báo cáothường được gửi cho bộ phận mua hàng và kế toán nợ phải trả Nếu bộ phận nhậnhàng tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng phải có chữ ký của cả nhân viên nhậnhàng, thủ kho

Kiểm soát bảo quản và xuất kho nguyên vật liệu

Cần xác lập quy trình bảo quản tồn trữ NVL để giảm hao hụt, không bị mất phẩmchất Đặc biệt phải duy trì mức độ dự trữ hợp lý, bởi nếu dự trữ không đủ sẽ gây giánđoạn sản xuất, ngược lại nếu dự trữ thừa sẽ gây ứ đọng vốn, gia tăng chi phí bảo quản

Khi xuất kho, chứng từ cần thiết là phiếu xuất kho vật tư Phiếu xuất vật tư phảiđược sự xét duyệt của người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mứcvật tư Phiếu xuất vật tư phải hợp lệ mới được tiến hành xuất, và tất cả các phiếu xuấtvật tư đều phải ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản NVL sang tài khoản chiphí NVL

Các thủ tục thường được sử dụng trong quá trình này bao gồm: Hạn chế việc tiếpcận với NVL, sản phẩm dở dang, và bán thành phẩm đang được bảo quản trong kho, trừ

Trường Đại học Kinh tế Huế

những người có thẩm quyền; Xây dựng hệ thống nhà kho đảm bảo an toàn và đạt tiêuchuẩn thích hợp cho việc bảo quản; Thường xuyên tổ chức công tác kiểm kê HTK.

Kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu và nhập lại

- Khi xuất kho NVL để sử dụng SXKD cần có những thủ tục, biện pháp kiểmsoát nhằm tránh lãng phí và thất thoát NVL Có thể phổ biến các văn bản quy định cách

sử dụng tiết kiệm NVL cho công nhân sản xuất trực tiếp và nhà quản lý các phân xưởng

- Nên xác lập định mức chi phí NVL hợp lý, để từ đó có kế hoạch sử dụng tiếtkiệm NVL hiệu quả hơn

- Khi nhập lại kho vật tư NVL chưa sử dụng hết, cần theo dõi, so sánh với số sảnphẩm hoàn thành và so sánh giữa NVL tiêu hao thực tế với định mức sử dụng NVL

c Kiểm soát hạch toán đối với Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Có hai phương pháp hạch toán kế toán là kê khai thường xuyên và kiểm kê định

kỳ Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có quy mô lớn và có nhiều nghiệp vụ phát sinh thìphương pháp giúp kiểm soát hữu hiệu hơn cả là kê khai thường xuyên

Khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đơn vị có thể theo dõi tình hìnhnhập xuất tồn từng mặt hàng về cả số lượng và giá trị bằng hệ thống sổ chi tiết Nhờ đó,kiểm soát tốt HTK Cuối kỳ, kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số lượng sổ sách và kếtquả kiểm kê thực tế, từ đó nắm tình hình tồn kho, chênh lệch do gian lận, sai sót Cácđơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, KSNB thường không hữu hiệu, bộ phận

kế toán không thực hiện được chức năng kiểm tra đối chiếu đối với vật tư

Đối với DN sản xuất, để KSNB hữu hiệu cần tổ chức công tác kế toán chi phí

và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế toán chi phí Một hệ thống kếtoán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắn của các số liệu về sản phẩm dởdang, thành phẩm tồn kho và báo cáo tài chính của DN sản xuất

Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phí NVL

1.2.4.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

a Phân công phân nhiệm

Trường Đại học Kinh tế Huế

Đối với công tác kế toán chi phí NC trực tiếp, cần tách biệt các chức năng theodõi và chấm công lao động, chức năng tính lương và chức năng trả lương.

b Kiểm soát vật chất

Chức năng theo dõi và chấm công lao động

Chức năng này thường do bộ phận nhân sự đảm nhận, cụ thể khi tuyển dụng laođộng trực tiếp, cần lập hợp đồng lao động quy định rõ mức lương, cách thức và cơ sởtính lương, điều kiện phát lương

Chức năng theo dõi, chấm công gồm việc xác định thời gian lao động (số giờcông, ngày công), hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trả lương theo sản phẩm)

để làm cơ sở tính lương Để nâng cao tính hữu hiệu của KSNB, có thể sử dụng các thủtục sau:

- Người quản lý bộ phận phải lập bảng chấm công, hay báo cáo sản lượng hoànthành

- Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ làm việc của NC

- Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của quản lý bộ phận và kết quảmáy ghi giờ; hay giữa báo cáo sản lượng hoàn thành với phiếu nhập kho sản phẩmhoàn thành

- Các bảng chấm công hay báo cáo khối lượng sản phẩm hoàn thành được gửisang bộ phận kế toán lương làm cơ sở hạch toán tiền lương

Trường Đại học Kinh tế Huế

Chức năng trả lương

Chức năng này trả lương phải được thực hiện do một người độc lâp với các bộphận nhân sự, theo dõi lao động và tính lương, thường là thủ quỹ Nhân viên này sẽcăn cứ vào bảng lương để phát lương cho từng lao động Hiện nay, hầu hết các Công ty

sử dụng dịch vụ của Ngân hàng phát lương cho nhân viên Đơn vị mở các tài khoản cánhân cho nhân viên ở ngân hàng và tiền lương sẽ được chuyển khoản trực tiếp vào cáctài khoản này

c Kiểm soát hạch toán đối với Chi phí nhân công trực tiếp

Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, bảng phân bổ tiền lương và các khoảntrích theo lương Các chứng từ này phải được lập đầy đủ nội dung, các chỉ tiêu theomẫu quy định Người lập chứng từ chịu trách nhiệm về tính chính xác số liệu ghi chéptrên chứng từ Mọi chứng từ phải được luân chuyển theo trình tự và thời gian do đơn

vị quy định

Sổ kế toán chi tiết: mở cho các tài khoản 334, 335, 338 Sổ này mở cho từng tàikhoản, mỗi tài khoản có thể mở một hoặc một số trang tuỳ theo đặc điểm của đơn vị

Tuỳ từng hình thức kế toán áp dụng mà mở sổ tổng hợp phù hợp với quy định

và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm SXKD của từng đơn vị

1.2.4.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

a Phân công phân nhiệm

Vì chi phí SXC bao gồm chi phí NVL và NC gián tiếp nên phân chia tráchnhiệm đối với công tác kế toán chi phí SXC tương tự như chi phí NVL trực tiếp và NCtrực tiếp

b Kiểm soát vật chất

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Bao gồm toàn bộ chi phí các loại NVL chính, phụ, phụ tùng thay thế Quá trìnhkiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phí NVL trực tiếp

Trường Đại học Kinh tế Huế

Kiểm soát chi phí nhân công

Bao gồm chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viênquản lý phân xưởng phục vụ cho quá trình sản xuất Quá trình kiểm soát tương tự như

đã trình bày trong mục kiểm soát chi phí NC trực tiếp

Kiểm soát chi phí TSCĐ

Chi phí TSCĐ gồm Chi phí khấu hao TSCĐ, Chi phí sửa chữa thường xuyên,chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí thuê TSCĐ, …

Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, liên quan đến việc mua sắm, quản lý, sử dụng

TSCĐ Do đó, để kiểm soát có hiệu quả chi phí này phải thực hiện tốt việc kiểm soátTSCĐ

Việc mua sắm TSCĐ phải được người có thẩm quyền xét duyệt, phải phù hợpvới kế hoạch dự toán, phải tổ chức đấu thầu (đối với tài sản có giá trị cao), phải tuânthủ các tiêu chuẩn chung về bàn giao tài sản, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền

DN cần xây dựng các quy định liên quan đến việc thanh lý tài sản, mọi trườnghợp thanh lý, nhượng bán tài sản đều phải được sự đồng ý của các bộ phận có liênquan, phải thành lập Hội đồng thanh lý theo quy định

Phân biệt các khoản chi được tính vào nguyên giá hay chi phí của niên độ Xâydựng chế độ kiểm kê định kỳ TSCĐ, thiết kế và áp dụng các biện pháp bảo vệ tài sản,chống trộm cắp, hoả hoạn, mua bảo hiểm cho tài sản Xây dựng các quy định về tínhkhấu hao Kiểm soát tính phù hợp của công việc phân bổ chi phí khấu hao vào giáthành Xây dựng các kế hoạch, dự toán định mức chi phí khấu hao cho từng đối tượng

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Bảo quản tài sản, phê chuẩn và ghi

sổ việc mua, thanh lý nhượng bán TSCĐ

Đối với chi phí sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn TSCĐ, DN nên lập ra

kế hoạch cụ thể, đặc biệt đối với chi phí sửa chữa lớn Bởi lẽ chi phí sữa chữa lớn cógiá trị lớn và không thường xuyên, việc lập kế hoạch cụ thể giúp cho việc phân bổ chiphí này vào chi phí trong kỳ hợp lý và hiệu quả hơn

Trường Đại học Kinh tế Huế

Đối với chi phí thuê TSCĐ, kế toán cần tránh nhầm lẫn giữa TSCĐ thuê hoạt

động và thuê tài chính, các TSCĐ đi thuê này phải có hợp đồng, bộ chứng từ đầy đủlàm cơ sở để hạch toán chi phí này một cách chính xác

Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền

Chi phí này bao gồm chi phí điện nước, điện thoại; chi phí bảo hộ an toàn laođộng; chi phí phòng cháy, phòng chống báo lụt, các khoản thuế thu nhập, thuế đất, tiền

ăn giữa ca, Các khoản chi này chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí sản xuất nêncông tác kiểm soát cần được tăng cường thường xuyên Khi kiểm soát chi phí này cần:

- Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục chứng từ liên quan đến cáckhoản chi dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác (điện, nước, điện thoại, )

- Xây dựng kế hoạch, dự toán, định mức về các các chi phí này

Kiểm soát tính phù hợp quy định về tính chất của từng loại chi phí hạch toánvào tài khoản chi phí tính giá thành

c Kiểm soát hạch toán đối với Chi phí sản xuất chung

Các chứng từ sử dụng: Các hóa đơn GTGT, hoá đơn cung cấp dịch vụ , phiếuchi, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng chấm công, bảng thanh toán tiềnlương, phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho

Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết sửa chữa thường xuyên TSCĐ, sổ chitiết sửa chữa lớn TSCĐ,

Tuỳ từng hình thức kế toán áp dụng mà mở sổ tổng hợp phù hợp với quy định

và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm SXKD của từng đơn vị

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Long Thọ

Công ty SXKD VLXD Long Thọ ngày nay là một cơ sở công nghiệp của ThừaThiên Huế cung cấp VLXD cho các tỉnh miền Trung Công ty đã xây dựng và pháttriển trên cơ sở Nhà máy vôi Long Thọ cũ, được hình thành từ thời Pháp thuộc cáchđây hơn 100 năm

Công ty CP Long Thọ tiền thân là Công ty SXKD VLXD Long Thọ, thành lậpnăm 1975

Từ tháng 6/1976 - 8/1994, Công ty phát triển thêm dây chuyền sản xuất ximăng lò đứng, công nghệ bán tự động Ngày 01/5/1977 mẻ xi măng đầu tiên ra lò đánhdấu sự ra đời nền công nghiệp xi măng tỉnh nhà Nhà máy đổi tên thành Xí nghiệpLiên hợp Sản xuất VLXD Long Thọ tỉnh Thừa Thiên Huế, cùng với thành tích khôiphục sản xuất và xây dựng nhà máy lớn mạnh, phát triển cơ sở vật chất cho Chủ Nghĩa

Xã Hội đi đôi với phong trào bảo vệ an ninh quốc phòng xây dựng lực lượng tự vệvững mạnh

Tháng 9/1994 - 30/11/2005 được phong là DN Nhà nước hạng I, với tên gọi làCông ty SXKD VLXD Long Thọ

Tháng 12/2005, Nhà máy tiến hành CP hoá và có tên giao dịch chính thức làCông ty CP Long Thọ theo quyết định 3769/QĐ-UBND ngày 8/11/2005 Tổng số cán

bộ công nhân viên là 402 người, 04 đơn vị trực thuộc gồm: Xí nghiệp Khai thác đá, Xínghiệp Xi măng, Xí nghiệp Gạch Terrazzo, Xí nghiệp Điện Nước và 5 bộ phận phòngban Đây là một bước ngoặc lớn trong lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Sau nhiều năm chuyển đổi từ DN Nhà nước sang Công ty CP, Công ty đã nhận

Trường Đại học Kinh tế Huế

chiếm được vị trí vững chắc trên thương trường Các sản phẩm của Công ty gồm: ximăng PCB30, PCB40 mang nhãn hiệu đầu rồng, gạch lát terrazzo, ngói màu, gạchblock, hầu hết các sản phẩm đều được sản xuất trên dây chuyền công nghệ hiện đại.

Trong suốt thời gian từ năm 1976 đến nay, Công ty luôn được Bộ Xây Dựng đánhgiá là Đơn vị xuất sắc và được tặng thưởng các loại Huân chương Lao Động hạng Nhất,hạng Nhì, hạng Ba và nhiều Bằng khen khác Sự hoạt động của Công ty đã đem lại hiệuquả kinh tế cao cho Tỉnh nhà, góp phần tạo công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Chức năng của công ty

Công ty CP Long Thọ có chức năng chủ yếu là sản xuất, kinh doanh sản phẩmVLXD như: Xi măng, gạch lát, đá vôi, đá dăm…(Xi măng là sản phẩm chính) phục vụcho nhu cầu sử dụng của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh nhà và cả nước

Công ty phải đảm bảo sản phẩm sản xuất có chất lượng tốt, giá thành hợp lýmang lại hiệu quả kinh tế cao và đặc biệt là giảm thiểu đến mức thấp nhất ảnh hưởngtới môi trường

Nhiệm vụ của công ty

- Tổ chức SXKD các mặt hàng theo đúng chức năng của Công ty, nghiên cứu nângcao chất lượng của sản phẩm nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của nền kinh tế

- Thực hiện tốt các chính sách, các quyết định về tổ chức quản lý cán bộ, an toànlao động, bảo vệ môi trường, an ninh chính trị tốt, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định

về pháp luật liên quan đến hoạt động SXKD Chăm lo cải thiện và nâng cao đời sống vậtchất tinh thần cho cán bộ công nhân viên và cổ đông để họ yên tâm công tác

- Sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của các cổ đông

2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty

2.1.3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý

Công ty Long Thọ đã nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ giữa cácđơn vị trong Công ty, sắp xếp lại hợp lý hơn theo mô hình một Công ty CP, cơ cấu tổchức sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 2.1 - Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Long Thọ

Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ hỗ trợ

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có quyền

quyết định phương hướng SXKD và đầu tư năm tài chính mới, tăng giảm vốn điều lệ,gọi vốn CP, phát hành cổ phiếu, phân phối lợi nhuận và các vấn đề quan trọng khác

- Hội đồng quản trị: Là cấp quản trị cao nhất của Công ty, do Đại hội Cổ đông

Trường Đại học Kinh tế Huế

định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty, trừ những vấn đềthuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông.

- Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng

cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt độngkinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty, hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị vàBan Giám đốc

- Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc: Là đại diện theo pháp luật của Công ty,

người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty Tổng giám đốc do Hộiđồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước Hộiđồng quản trị và Đại hội Cổ đông về trách nhiệm quản lý và điều hành Công ty

- Hai Phó Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về

các lĩnh vực mình phụ trách (Kỹ thuật và Kinh doanh), trực tiếp chỉ đạo phòng Kỹthuật và phòng KH-TT, hỗ trợ cho Tổng giám đốc trong việc xử lý những vấn đề thuộcchuyên môn của mình; đại diện xử lý các vấn đề của Công ty khi được sự uỷ quyềncủa Tổng giám đốc

- Phòng TC-HC: Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác tổ chức, quản lý đào

tạo, bồi dưỡng, sử dụng đội ngũ cán bộ, lao động; tổ chức lao động tiền lương, tiềnthưởng; thực hiện các chính sách, chế độ pháp luật, nội quy, quy chế đối với toàn thểlao động trong Công ty

- Phòng Kế toán: Trực tiếp tham mưu cho Tổng Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực

hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công

ty Nghiên cứu xây dựng phương án đầu tư tài chính, ghi chép, tính toán phản ánh sốhiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng vật tư, tài sản, nguồn vốn Thực hiện báocáo tài chính hàng tháng, quý, năm Lập và lưu trữ sổ sách kế toán, báo cáo tài chính

và các tài liệu khác theo quy định

- Phòng KH-TT: Tham mưu Phó Tổng Giám đốc về toàn bộ công tác xây dựng

kế hoạch phục vụ nhiệm vụ SXKD, tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm thị trường và bạn hàng.Xây dựng chiến lược kinh doanh, nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm DN

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Phòng Kỹ thuật: Tham mưu trực tiếp cho Phó Tổng Giám đốc về toàn bộ công

tác quản lý khoa học kỹ thuật, giúp Phó Tổng Giám đốc giám sát, theo dõi, quản lýchất lượng sản phẩm trong toàn Công ty Phòng có nhiệm vụ xây dựng các chỉ tiêu kỹthuật, định mức tiêu hao vật tư, nguyên, nhiên liệu cho tất cả các sản phẩm

- Phòng Vật tư: giúp Ban Giám đốc theo dõi công tác cung ứng vật tư, quản lý

hệ thống kho nguyên, nhiên vật liệu và cân đối quá trình sử dụng vật tư cho sản xuất

- Xí nghiệp Khai thác đá: Chịu trách nhiệm tổ chức khai thác, sản xuất đá

nguyên liệu cung cấp theo kế hoạch giao khoán Công ty cho Xí nghiệp Xi măng vàgạch Terrazzo

- Xí nghiệp Xi măng: Chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất sản phẩm Xi măng

PCB30, hoàn thành kế hoạch mà Công ty giao khoán trong năm tài chính

- Xí nghiệp gạch Terrazzo: Tổ chức sản xuất hoàn thành kế hoạch sản xuất tiêu

thụ sản phẩm gạch Terrazzo do Công ty giao khoán

- Xưởng điện nước: Cung cấp điện nước phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt, sữa

chữa máy móc, thiết bị điện nước nhằm đảm bảo cho sản xuất thường xuyên liên tục

- Bộ phận Y tế đời sống: Chăm lo sức khoẻ cho CBCNV, hàng ngày khám bệnh

và điều trị cho CBCNV ốm đau, đảm bảo cho người lao động có sức khoẻ tốt nhất

Các Xí nghiệp thành viên Công ty chủ động điều hành đơn vị hoạt động sảnxuất theo kế hoạch đã nhận khoán với Công ty, chịu trách nhiệm với Tổng Giám đốc

về hiệu quả sản xuất

2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Công ty CP Long Thọ SXKD các VLXD: Xi măng, gạch lát, đá vôi, đá dăm, ngóimàu, hai sản phẩm chính của Công ty là Xi măng PCB30 và gạch lát Terrazzo Nguyênliệu chính là đá nguyên liệu Vì vậy Công ty đã tổ chức một XN khai thác đá riêng nhằmsản xuất đá nguyên liệu, đất sét phụ gia cung cấp cho Xí nghiệp Xi măng và Xí nghiệpgạch Terrazzo

Quy trình sản xuất sản phẩm Xi măng có thể chia làm 3 giai đoạn:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Giai đoạn nghiền phối liệu: Từ nguyên liệu là Đá cấp 1 và Đá cấp 2 đưa vào

chế tạo ra bán thành phẩm là bột thô Bột thô kết hợp với phụ gia nghiền thành bộtmịn Ở giai đoạn này có sự kết hợp của các nguyên phụ liệu cho vào để chuẩn bị chogiai đoạn tiếp theo

- Giai đoạn nung phối liệu và tạo khoán Clinker : Từ phối liệu bột mịn kết hợp với

nước trên đĩa vê viên tạo hạt 6 -10cm, sau đó đưa vào lò nung đốt tạo bán thành phẩmClinker

- Giai đoạn Xi măng đặc chủng: Clinker ra lò được tưới nước, đưa lên các bồn

chứa rồi đưa vào nghiền với tỷ lệ thạch cao nhất định và chuyển lên các bồn chứa Ximăng rời Sau khi phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng, sản phẩm được đóng bao, đưa vàokho chờ tiêu thụ

Sơ đồ 2.2 - Quy trình công nghệ sản xuất Xi Măng PCB30 (theo công nghệ lò đứng)

Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ hỗ trợ

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

2.1.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức công tác hạch toán kế toán khoa học và hợp lý có vai trò rất quan trọng,tạo công cụ đắc lực phuc vụ điều hành quản lý các hoạt động SXKD của DN Căn cứ vàođiều kiện, đặc điểm cụ thể, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung,phương thức trực tuyến Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty được Phòng kế toántheo dõi hằng ngày, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, lập báo cáo kế toán định kỳ vàkhi Tổng giám đốc yêu cầu Còn các bộ phận trực thuộc không tổ chức kế toán riêng màchỉ lập chứng từ phát sinh tại đơn vị rồi định kỳ gửi về Phòng Kế toán trung tâm Dướiđây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

Sơ đồ 2.3 - Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Long Thọ

Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ hỗ trợ

2.1.5.2 Chức năng từng bộ phận của bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu Phòng Kế toán, có quyền hạn và nghĩa vụ

điều hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với Kế toán viên trong Công ty Đây là ngườitham mưu cho Ban Giám đốc về công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước BanGiám đốc về tổ chức và điều hành Bộ máy kế toán

- Kế toán tổng hợp: Phụ trách tổng hợp số liệu ở các bộ phận, lập báo cáo kế toán

Trường Đại học Kinh tế Huế

cho toàn Công ty định kỳ theo quy định Đây cũng là người kiểm tra hạch toán ở từng bộphận, tổ chức bảo quản lưu trữ các chứng từ, hồ sơ, sổ sách kế toán.

- Kế toán giá thành kiêm TSCĐ: Theo dõi tình hình nhập xuất NVL cho sản

xuất, lập bản phân bổ, tập hợp chi phí sản xuất, tính toán giá thành sản phẩm Theo dõiquản lý tình hình TSCĐ trong Công ty về số lượng, chất lượng, hiệu năng sử dụng củatừng loại TSCĐ, hạch toán tăng giảm TSCĐ trong kỳ, trích khấu hao TSCĐ, theo dõisửa chữa lớn TSCĐ

- Kế toán tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm

của Công ty Đồng thời kiểm tra tình hình thanh toán với khách hàng để theo dõi các khoản

nợ phải thu, chịu trách nhiệm cung cấp sổ sách kế toán liên quan đến hoạt động tiêu thụ

- Kế toán tiền lương kiêm công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi thời gian lao động, số

lượng, chất lượng sản phẩm làm căn cứ tính toán và phân bổ chính xác tiền lương và cáckhoản trích theo lương cho các đối tượng chịu phí Theo dõi, quản lý tình hình công nợ

- Kế toán ngân hàng kiêm công nợ: Trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các

nghiệp vụ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản Theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàngcủa Công ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên tàikhoản liên quan Theo dõi, kiểm tra tình hình tăng giảm các khoản phải trả người bán, thờigian bán chịu, thời hạn thanh toán với người bán để chủ động trong việc thanh toán

- Kế toán tiền mặt kiêm công nợ: Thường xuyên theo dõi, quản lý số dư TK tiền

mặt; tính toán, thống kê xác định số dư tiền mặt tối ưu của Công ty để có những đề xuấtcần thiết về số dư tiền mặt Lập phiếu thu, phiếu chi các nghiệp vụ thu tiền, thanh toánchiết khấu cho khách hàng, … Theo dõi, kiểm tra tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứngcủa CBCNV Công ty

- Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình xuất nhập vật tư về cả số lượng và giá trị.

Tham gia nghiệm thu vật tư nhập kho Hàng tháng tập hợp chứng từ lên bảng tổng hợpchuyển lên kế toán tổng hợp

- Thủ quỹ: Phụ trách công tác thu chi và quản lý tiền mặt tại Công ty Hàng

ngày kiểm quỹ so sánh số liệu thực tế với kế toán để báo cáo lên kế toán trưởng vàGiám đốc Công ty

Trường Đại học Kinh tế Huế