Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty cổ phần may Trường Giang

Tính cấp thiết của đề tài Muốn hạ thấp giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm thì đầu tiên các doanh nghiệp cần phải kiểm soát tốt chi phí sản xuất; trong đó tăng cường công tác kiểm

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THẮM

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ

SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY

Người hướng dẫn khoa học : TS NGUYỄN PHÙNG

Phản biện 1: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Phản biện 2: GS TS ĐẶNG THỊ LOAN

Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại học Đà

Nẵng vào ngày 05 tháng 6 năm 2013

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Muốn hạ thấp giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm thì đầu tiên các doanh nghiệp cần phải kiểm soát tốt chi phí sản xuất; trong đó tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất là điều cấp thiết nhất Tuy nhiên, có rất ít doanh nghiệp ở Việt Nam quan tâm đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

Công ty cổ phần may Trường Giang là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và gia công các sản phẩm may xuất khẩu và nội địa, có bề dày trên 30 năm trong lĩnh vực may gia công hàng xuất khẩu Những hạn chế nổi bật trong quy trình KSNB chi phí sản xuất tại Công ty:

+ Nguồn nguyên vật liệu của Công ty mua cả trong nước và

cả nhập khẩu nên khó khăn.cho công tác quản lý

+ Khâu giám sát quá trình sản xuất còn lơ là, chỉ mang tính hình thức Việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan đến quá trình sản xuất còn nhọc nhằn, làm cho quá trình kiểm soát chi phí dễ xảy ra rủi ro

+ Công ty chưa lập báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí Công ty chưa đi vào phân tích chi phí sản xuất thực tế phát sinh để tìm hiểu nguyên nhân và hướng giải quyết Công ty mới chỉ dừng lại ở việc đối chiếu, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán Do đó, thông tin cung cấp không đáp ứng yêu cầu phân tích của nhà quản lý

+ Việc phân quyền truy cập vào hệ thống chỉ mang tính hình thức

+ Số lượng nhân viên phòng kế toán còn ít, một người phải đảm nhận nhiều việc nên công tác kiểm soát chi phí vẫn còn nhọc nhằn

Từ những bất cập trên, việc tìm hiểu công tác KSNB chi phí sản xuất của Công ty cổ phần may Trường Giang để tìm ra những giải pháp tăng cường việc KSNB chi phí sản xuất, hạn chế tối đa thất thoát là vấn đề cấp thiết

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu lý luận chung về khái niệm, mục tiêu, các bộ phận cấu thành và vai trò của KSNB trong doanh nghiệp Từ đó, nghiên cứu thông tin phục vụ công tác KSNB chi phí sản xuất, mục tiêu KSNB chi phí sản xuất, KSNB về viêc lập dự toán và KSNB thực tế chi phí sản xuất

Vận dụng cơ sở lý luân trên nghiên cứu thực tế và đánh giá thực trạng công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần may Trường Giang, đồng thời chỉ rõ những kết quả đạt được và những mặt hạn chế trong công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty

Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần may Trường Giang như hoàn thiện môi trường kiểm soát, tăng cường KSNB việc lập dự toán chi phí sản xuất, hoàn thiện thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất và tăng cường KSNB chi phí sản xuất

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất và thực tế công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần may Trường Giang Qua đó đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường KSNB chi phí sản xuất tại Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phỏng vấn trực tiếp: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế hoạch vật tư, Tổ trưởng các phân xưởng cắt, may và hoàn thành để tìm hiểu về môi trường kiểm soát

- Quan sát, tìm hiểu những vướng mắc, hạn chế của quy trình KSNB chi phí sản xuất của Công ty

- Vận dụng lý thuyết, thủ tục và quy trình KSNB chi phí sản xuất để mô tả, giải thích và đề xuất các giải pháp

5 Bố cục đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần may Trường Giang

Chương 3 : Các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội

bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần may Trường Giang

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các công trình nghiên cứu sau :

Huỳnh Thị Loan (2008), “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại tổng Công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ”, luận văn thạc

sỹ, trường Đại học Đà Nẵng Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí nói chung và kiểm soát chi phí sản xuất nói riêng; tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại tổng Công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, đánh giá những ưu nhược điểm của công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty và từ đó tác giả đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí tại Công ty

Phạm Thị Thu Hoài (2009), “Tăng cường kiểm soát nội bộ

về chi phí kinh doanh tại Công ty cổ phần lương thực và dịch vụ Quảng Nam”, luận văn thạc sỹ, trường Đại học Đà Nẵng Luân văn đi vào tìm hiểu những vấn đề cơ bản về KSNB trong quản lý

Lê Thị Thảo Như (2010), “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần dệt may 29/3”, luận văn thạc

sỹ, trường Đại học Đà Nẵng Luận văn đã hệ thống hóa được những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB sản xuất trong doanh nghiệp nói chung Từ đó làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng

và tìm ra giải pháp tăng cường công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần dệt may 29-3

Nguyễn Thị Thanh Thúy (2010), “Tăng cường kiểm soát chi phí tại Công ty Vinaconex 25” , luận văn thạc sỹ, trường Đại

học Đà Nẵng Luận văn đã nghiên cứu lý luận về những vấn đề

cơ bản về kiểm soát chi phí trong quản lý, tìm hiểu về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Vinaconex 25 Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Vinaconex 25, đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Vinaconex 25

Lê Thị Thu Hiền (2010), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty giày Thượng Đình” luận văn thạc sỹ, trường Đại học Đà Nẵng Luận văn đã nghiên cứu những lý luận chung về kiểm soát trong quản lý, tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty giày Thượng Đình và giải quyết một cách khá toàn diện vấn đề kiểm soát chi phí tại Công

ty

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ

SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Theo Ủy ban của hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống

gian lận về báo cáo tài chính (COSO): “ Kiểm soát nội bộ là một

quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; các luật lệ và quy định được tuân thủ; và hoạt động hữu hiệu

và hiệu quả.”

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu qủa

1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận

Môi trường kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

1.2 CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ THÔNG TIN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

a/ Khái ni ệm chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệpđã bỏ ra để thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm)

b/ Phân lo ại chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều khoản có tính chất, công dụng khác nhau và có yêu cầu quản lý khác nhau

c/ S ự cần thiết phải kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

1.2.2 Thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

Thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát chi phí sản xuất bao gồm thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nhằm mục tiêu tăng hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí không cần thiết, hạ giá thành sản xuất, tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả trong cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của đơn vị hoặc những cam kết với khách hàng, bảo vệ tài sản của đơn vị,

ngoài ra nó còn là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân,

mỗi bộ phận trong toàn doanh nghiệp

Ngoài ra kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất còn nhằm mục đích đảm bảo độ tin cậy của các thông tin kế toán về chi phí sản xuất cũng như đảm bảo việc thực hiện các chế độ kế toán hiện

hành về hạch toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

1.3.2 Kiểm soát nội bộ về việc lập dự toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

Lập dự toán chi phí sản xuất nhằm xác định toàn bộ chi phí

để sản xuất một khối lượng sản phẩm đã xác định trước Chi phí

để sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.Kiểm soát nội bộ việc lập dự toán chi phí sản xuất là xem xét dự toán chi phí sản xuất được lập trên cơ sở có hợp lý và đảm bảo đúng quy định , có xảy ra những gian lận hay sai sót trong quá trình lập dự toán hay không

1.3.2 Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong doanh nghiệp

a/ Ki ểm soát nội bộ chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Kiểm soát chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là việc kiểm soát số lượng nguyên vật liệu, chủng loại nguyên vật liệu, giá mua

nguyên vật liệu

b/ Ki ểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

Kiểm soát nội bộ về chi phí nhân công trực tiếp chủ yếu là kiểm soát về tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp, trợ cấp và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm

c/ Ki ểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

Tiến hành kiểm soát đối với các khoản mục sau:

- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng

- Chi phí vật liệu ở phân xưởng

- Chi phí công cụ, dụng cụ

- Chi phí khấu hao

- Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ

SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY

TRƯỜNG GIANG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY TRƯỜNG GIANG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cổ phần may Trường Giang là tiền thân của Xí nghiệp may Tam Kỳ, được thành lập theo quyết định số 1375/QĐ-

UB ngày 31/07/1979 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam - Đà

Nẵng (cũ)

Ngày 24/12/1993, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam- Đà Nẵng (cũ) ra quyết định số 2114/QĐ-UB đổi tên Xí nghiệp may

Tam Kỳ thành Công ty may Trường Giang

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công

ty

- Sản phẩm được thiết kế cho từng đơn đặt hàng là giống nhau nên chi phí sản xuất một sản phẩm trên cùng một đơn đặt hàng giống nhau

- Sản phẩm ngành may đa dạng về chủng loại: sản phẩm theo mùa, theo độ tuổi, theo giới tính, … các đơn đặt hàng khác nhau thì có thể khác nhau về thiết kế, quy cách, quy mô, kích cở,

…

- Quá trình sản xuất sản phẩm bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau theo dây chuyền: mua hay nhận nguyên vật liệu - chuẩn bị sản xuất - cắt - may - cắt chỉ - ủi - hoàn tất - đóng gói Bên trong

những khâu lớn có những dây chuyền: khâu cắt bao gồm những công việc như trải vải, cắt, đánh số, kiểm tra, bó hàng, … công việc này mang tính chất sản xuất dây chuyền, tức công việc nọ nối tiếp công việc kia và các công việc này phụ thuộc lẫn nhau

- Ngành may sử dụng nguyên vật liệu lớn, kích cở, màu sắc của nguyên vật liệu đa dạng Do vậy, việc kiểm soát tình trạng vật

tư là vấn đề phức tạp Thường gặp trong sản xuất ngành may là tình trạng không đồng bộ nguyên vật liệu khi đưa vào sản xuất

- Phế liệu thu hồi rất lớn: do hình dạng đặc thù của từng sản phẩm và quy cách các nguyên vật liệu được bán trên thị trường nên khi cắt may các chi tiết, các cụm chi tiết của sản phẩm luôn tạo ra nguyên vật liệu rẻo Khối lượng nguyên vật liệu rẻo của sản phẩm may cũng rất lớn

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty

Bộ máy quản lý Công ty bao gồm được tổ chức theo quan hệ chỉ đạo từ trên xuống

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY TRƯỜNG GIANG

2.2.1 Môi trường kiểm soát nội bộ tại Công ty

Tính chính trực và giá trị đạo đức

Đảm bảo về năng lực

Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm soát

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Cơ cấu tổ chức

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Chính sách nhân sự

2.2.2 Hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty

a/Thông tin k ế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi

phí s ản xuất tại Công ty

Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội

bộ chi phí sản xuất tại Công ty thể hiện qua các chứng từ sử dụng, quá trình luân chuyển chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán về chi phí sản xuất

b/ Ki ểm soát nội bộ về việc lập dự toán chi phí sản xuất

c ủa Công ty

Kiểm soát nội bộ dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có tác dụng đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lượng nguyên vật liệu trực tiếp và đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng và đúng kế hoạch

Kiểm soát nội bô dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp của Công ty không lập chi tiết cho từng loại công nhân ở các phân xưởng khác nhau vì đơn giá khác nhau nên khó kiểm soát được

Kiểm soát nội bộ dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung của Công ty chỉ dừng lại ở việc dự toán cho các chi phí phục vụ cho toàn phân xưởng chứ không chi tiết cho từng phân xưởng nên rất khó kiểm soát chúng

c/ N ội dung kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty

Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

* Tổ chức phân chia trách nhiệm:

Hiện nay, Công ty đã phân công trách nhiệm và công việc

cụ thể cho từng bộ phân như sau:

- Đối với bộ phận mua vật tư

- Đối với bộ phận sử dụng vật tư

- Đối với bộ phận hạch toán

* Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Công ty kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong tất cả các giai đoạn: cung ứng, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu

- Khâu xuất kho và sử dụng nguyên vật liệu:

Phiếu yêu cầu cấp vật tư mặc dù có chữ ký xét duyệt của phụ trách kỹ thuật nhưng chỉ mang tính hình thức, nguyên vật liệu vẫn được xuất kho trước khi có sự xét duyệt của phụ trách

kỹ thuật

Cán bộ kỹ thuật không theo dõi vật tư sau khi xuất kho đưa vào sản xuất Quản đốc, các tổ trưởng phân xưởng, phụ

trách kỹ thuật không kiểm tra thường xuyên, còn “lơ là” không

giám sát chất lượng sản xuất Bên cạnh đó, số nguyên vật liệu

sử dụng không hết Công ty cho phép được bán ra ngoài và dùng

để thưởng cho công nhân có thành tích cao nhưng không có quy định cụ thể Vì vậy, số nguyên vật liệu thừa này có thể bị biển