Luận văn thạc sỹ - Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa

Lý do chọn đề tài Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ chi phí là một vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp nói chung đặc biệt là đối với ngành sản xuất gạch xây dựng. Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí và sau cùng tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất gạch Tuynel, kinh doanh các sản phẩm gạch cung cấp cho thị trường vật liệu xây dựng. Sản phẩm gạch xây dựrg có thị trường tiêu thụ mạnh, nhu cầu sản xuất gạch là rất lớn. Trước tình hình đó việc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, đổi mới công nghệ đặt ra cho doanh nghiệp nhiều vấn đề trong đó kiểm soát nội bộ chi phí là một cách để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững và đảm bảo được sức cạnh tranh trong bối cảnh hiện nay. Kiểm soát nội bộ chi phí tại đơn vị ngoài chức năng giám sát thực hiện các chính sách, thủ tục của đơn vị đã được thiết lập thì việc kiểm soát nội bộ về chi phí tại công ty chưa được quan tâm đúng mức, còn bộc lộ nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Vì thế công tác kiểm soát nội bộ chi phí đang là vấn đề cấp thiết và quan trọng Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, em quyết định chọn đề tài: “ Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa” để làm đề tài luận văn cho mình. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp sản xuất. Đồng thời, nghiên cứu thực tế và phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa. Trên cơ sở lý luận và thực tế đã nghiên cứu, luận văn đưa ra những giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa. 1.3.Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa. 1.4.Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: sô liệu được nghiên cứu trong năm 2016-2017. Về không gian: Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa (phòng kế toán, phòng kinh doanh,...) 1.5.Câu hỏi nghiên cứu. Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa như thế nào? Có đáp ứng được nhu cầu về thông tin cần thiết và hữu ích cho nhà quản lý không? Các giải pháp nhằm hoàn thiện những mặt còn hạn chế trong công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa? 1.6.Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ giáo trình, sách báo, tạp chí, internet và những chứng từ, sổ sách của công ty. Từ đó nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa. Phương pháp thu thập số liệu: Tiếp cận các quyết toán, dự toán chi phí, chi phí thực tế phát sinh thông qua các hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan tại công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa nhằm thu thập các thông tin về kiểm soát và các vấn đề khác để tìm ra những hạn chế trong kiểm soát chi phí tại công ty. Phương pháp xử lý số liệu: Tập hợp số liệu, tính toán biến động của số liệu giữa các năm. Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh đối chiếu số liệu giữa các năm, các kỳ với nhau để xem năm nào, kỳ nào cao hơn, cao hơn bao nhiêu so với kỳ còn lại. Phương pháp kế toán: Bao gồm phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi đối ứng. Các phương pháp này được sử dụng nhằm tìm hiểu, đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại công ty, từ đó đưa ra các những giải pháp để hoàn thiện hơn. 1.7.Ý nghĩa của việc lựa chọn đề tài. Về mặt lý luận: Luận văn trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp sản xuất. Về mặt thực tiễn: Vẫn dụng những vấn đề về lý luận vào thực tiễn để đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại công ty. 1.8. Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục viết tắt, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, chuyên đề bao gồm 3 phần: Chương 1: Giới thiệu về đề tài Chương 2: Cơ sở lý luận công tác kiểm soát nội bô chi phí trong doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa Chương 4: Giải pháp hoàn thiện kiểm siát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa.

-ĐẶNG THỊ VÂN ANH

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI XUÂN HÒA

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

MÃ NGÀNH: 8340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ HỒNG THÚY

HÀ NỘI - NĂM 2018

Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật Tôicam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này do tôi thực hiện và không viphạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật.

Tác giả

Đặng Thị Vân Anh

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin chân thành bày tỏ lời cảm ơn đến TS Nguyễn Thị Hồng Thúy đã

tận tình dành thời gian và tâm huyết hướng dẫn để tác giả hoàn thành luận văn này mộtcách tốt nhất

Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu, Viện Kiểm toán – Kế toán, Việnđào tạo Sau đại học Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, cùng toàn thể các thầy cô

từ phía gia đình, bạn bè và các đồng nghiệp nơi tác giả công tác.

Tác giả cũng gửi lời cám ơn chân thành đến tập thể lãnh đạo, nhân viên cácphòng ban Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa đã cung cấp thông tin, góp ý vàtạo điều kiện thuận lợi giúp tác giả hoàn thiện luận văn này

Tuy đã có nhiều cố gắng và nghiêm túc trong quá trình nghiên cứu, nhưngchắc chắn luận văn vẫn còn những thiếu sót và hạn chế Tác giả kính mong Quýthầy cô, bạn bè đồng nghiệp quan tâm đến đề tài tiếp tục góp ý, giúp đỡ để luận vănngày càng được hoàn chỉnh hơn

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Đặng Thị Vân Anh

Đặng Thị Vân Anh 2

MỤC LỤC 4

CHƯƠNG 1 1

GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.3.Đối tượng nghiên cứu 2

CHƯƠNG 2 4

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI 4

BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 4

2.1Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.4 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 32

CHƯƠNG 3 33

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI 33

CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI XUÂN HÒA 33

3.1 Tổng quan về Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa 33

3.2.Thực trạng công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa 48

CHƯƠNG 4 67

MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI 67

XUÂN HÒA 67

4.1 Đánh giá chung về thực trạng công tác KSNB chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 74

DN Doanh Nghiệp

Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2016 – 2017 Error:

Reference source not found Bảng 2.2: Tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn qua 2 năm 2016-2017

Error: Reference source not found Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua 2

năm 2016 – 2017 Error: Reference source not found Bảng 2.4 Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.Error: Reference source

not found

LƯU ĐỒ

Lưu đồ 2.1: Chu trình mua hàng Error: Reference source not found Lưu đồ 2.2: Quy trình nhập kho Error: Reference source not found Lưu đồ 2.3: Quy trình xuất kho NVL Error: Reference source not found Lưu đồ 2.4: Quy trình kiểm soát nội bộ chi phí nhân công Error: Reference source

not found

SƠ ĐỒ

Tác giả 2

Đặng Thị Vân Anh 2

MỤC LỤC 4

CHƯƠNG 1 1

GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.3.Đối tượng nghiên cứu 2

CHƯƠNG 2 4

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI 4

BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 4

2.1Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.4 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 32

CHƯƠNG 3 33

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI 33

CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI XUÂN HÒA 33

CHƯƠNG 4 67 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI 67 XUÂN HÒA 67 4.1 Đánh giá chung về thực trạng công tác KSNB chi phí tại

Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 74

-ĐẶNG THỊ VÂN ANH

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI XUÂN HÒA

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

MÃ NGÀNH: 8340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ HỒNG THÚY

HÀ NỘI - NĂM 2018

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI1.1 Lý do chọn đề tài

Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra,giám sát được quá trình hoạt động, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinhtrong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng đượcmột nền tảng quản lý vững chắc trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộchi phí là một vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệpnói chung đặc biệt là đối với ngành sản xuất gạch xây dựng Việc kiểm soát chi phítốt sẽ ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí và sau cùng tănglợi nhuận của doanh nghiệp

Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa hoạt động chủ yếu trong lĩnhvực sản xuất gạch Tuynel, kinh doanh các sản phẩm gạch cung cấp cho thị trườngvật liệu xây dựng Sản phẩm gạch xây dựrg có thị trường tiêu thụ mạnh, nhu cầu sảnxuất gạch là rất lớn Trước tình hình đó việc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh,đổi mới công nghệ đặt ra cho doanh nghiệp nhiều vấn đề trong đó kiểm soát nội bộchi phí là một cách để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững và đảm bảo đượcsức cạnh tranh trong bối cảnh hiện nay Kiểm soát nội bộ chi phí tại đơn vị ngoàichức năng giám sát thực hiện các chính sách, thủ tục của đơn vị đã được thiết lập thìviệc kiểm soát nội bộ về chi phí tại công ty chưa được quan tâm đúng mức, còn bộc

lộ nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý Vì thế công tác kiểm soát nội

bộ chi phí đang là vấn đề cấp thiết và quan trọng

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, em quyết định chọn đề tài: “

Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa” để

làm đề tài luận văn cho mình

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp sản xuất.Đồng thời, nghiên cứu thực tế và phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chiphí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa

Trên cơ sở lý luận và thực tế đã nghiên cứu, luận văn đưa ra những giải pháp

để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa

1.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phầngạch ngói Xuân Hòa

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: sô liệu được nghiên cứu trong năm 2016-2017.

Về không gian: Công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa (phòng kế toán, phòng

kinh doanh, )

1.5 Câu hỏi nghiên cứu.

Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòanhư thế nào? Có đáp ứng được nhu cầu về thông tin cần thiết và hữu ích cho nhàquản lý không?

Các giải pháp nhằm hoàn thiện những mặt còn hạn chế trong công tác kiểmsoát chi phí tại công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa?

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ giáo trình, sách báo, tạp chí, internet và

những chứng từ, sổ sách của công ty Từ đó nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễncông tác kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa

Phương pháp thu thập số liệu: Tiếp cận các quyết toán, dự toán chi phí, chi

phí thực tế phát sinh thông qua các hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan tại công ty

cổ phần gạch ngói Xuân Hòa nhằm thu thập các thông tin về kiểm soát và các vấn

đề khác để tìm ra những hạn chế trong kiểm soát chi phí tại công ty

Phương pháp xử lý số liệu: Tập hợp số liệu, tính toán biến động của số liệu

giữa các năm

Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh đối chiếu số liệu giữa các năm, các

kỳ với nhau để xem năm nào, kỳ nào cao hơn, cao hơn bao nhiêu so với kỳ còn lại

Phương pháp kế toán: Bao gồm phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp

tài khoản và ghi đối ứng Các phương pháp này được sử dụng nhằm tìm hiểu, đánh

giá thực trạng hạch toán kế toán tại công ty, từ đó đưa ra các những giải pháp đểhoàn thiện hơn.

1.7 Ý nghĩa của việc lựa chọn đề tài.

Về mặt lý luận: Luận văn trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản của kiểmsoát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Về mặt thực tiễn: Vẫn dụng những vấn đề về lý luận vào thực tiễn để đưa ranhững giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại công ty

1.8 Kết cấu đề tài

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục viết tắt, phụ lục và danh mụctài liệu tham khảo, chuyên đề bao gồm 3 phần:

Chương 1: Giới thiệu về đề tài

Chương 2: Cơ sở lý luận công tác kiểm soát nội bô chi phí trong doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần gạch ngóiXuân Hòa

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện kiểm siát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phầngạch ngói Xuân Hòa

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

2.1.1 Khái niêm vê hệ thống kiêm soát nội bộ

Trong hoạt động của một đơn vị, một tổ chức, kiểm soát luôn là một khâuquan trọng trong quy trình quản trị Thực hiện chức năng này là kiểm soát nội bộcủa công ty Vì vậy, chất lượng của hoạt động kiểm soát không những ảnh hưởngđến tính trung thực của thông tin tài chính mà nó cũng có khả năng chi phối đếnquyết định sản xuất kinh doanh hay duy trì hoạt động ổn định của đơn vị

Các định về kiểm soát nội bộ

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Banquản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duytrì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việcđảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động,tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.[Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam

số 315, ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày01/01/2014 thay thế chuẩn mực 400]

Luật Kế toán 2015 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiệntrong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phùhợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thờirủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệulực từ 01/01/2017]

Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN): KSNB là quy trình do Ban quản trị,Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo

ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo

độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủpháp luật và các quy định có liên quan

Theo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of theTreadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gianlận khi lập báo cáo tài chính, KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồngquản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sựđảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) Cácluật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Sau hơn 20năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013, theo đó,KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý vàcác nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu vềhoạt động, báo cáo và tuân thủ

Nhìn chung, các khái niệm về kiểm soát nội bộ đều nhấn mạnh đến nhữngđặc điểm quan trọng sau đây Thứ nhất, kiểm soát nội bộ là một quá trình bởi hệthống KSNB không chỉ là một thủ tục hay chính sách được thực hiện ở một vài thờiđiểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả các cấp độ của doanh nghiệp.Thứ hai, hệ thống kiểm soát nội bộ chịu tác động bởi nhân sự ở tất cả các cấp khácnhau của một tổ chức, nó không chỉ đơn thuần là các hướng dẫn về chính sách vànhững mẫu biểu Thứ ba, trách nhiệm thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ vàhiệu quả là của nhà quản lý Hơn nữa, hệ thống kiểm soát nội bộ cho dù được thiết

kế và thực hiện tốt như thế nào cũng chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho hộiđồng quản trị và ban giám đốc của một tổ chức

2.1.2 Muc tiêu của kiểm soát nôi bộ

a Bảo vệ tài sản:

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng cóthể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu khôngđược bảo vệ bởi các hệ thống kiêm soát thích hợp

b Bảo đảm độ tin cậy của thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứquan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy, cácthông tin cung câp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy

về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu củamọi hoạt động kinh tế, tài chính.

c Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Công tác KSNB được thiết lập trong DN, đảm bảo các quyết định và chế độpháp lý liên quan đến hoạt động sản xuât kinh doanh phải được tuân thủ đúng mực

- Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu đôi khi cũng có mẫuthuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sảnhoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhà quản lý thống nhấtKSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên

Như vậy, KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức vàtrên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu, công việc để tìm ra các biệnpháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị

2.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Duy trì và kiểm tra tuân thủ các chính sách có thể liên quan đến các hoạt động

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn, giảmbớt các rủi ro tiềm tàng

- Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát Ngăn ngừa các gian lận

và sai sót, đảm bảo tính chính xác và trung thực số liệu, báo cáo kế toán

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của

tổ chức cũng như các quy định của pháp luật

- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạtđược mục tiêu

2.1.4 Các bộ phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm theo COSO 2013 ( Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315(CMKiT) có sự đồng nhất với các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2013)

2.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc(structure) của tổ chức, cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB tổ chức Conngười chính là yếu tố trung tâm, quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát Cầnxây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho DN mà trong đó ban quản lý lànhững người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏaxuống toàn DN Việc phát triển nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng Có đượcnguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linhhoạt với vị trí công việc và có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển của tổ chức sẽtạo ra một lợi thế quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN

Tuy nhiên môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểmsoát và cả hệ thống KSNB là tốt Song môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnhhưởng lớn đến tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống KSNB

Một số nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát

a) Yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức Truyền đạt thông tin và truyền đạt thông tin: Đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến

hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát;

b) Sự độc lập của bộ phận kiểm tra:

Sự độc lập tương đối của từng cá nhân, thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểmtra, kiểm soát Đảm bảo không bị các lợi ích khác chi phối để đáp ứng cho mỗinhiệm vụ cụ thể

c) Sự tham gia của Ban quản trị:

Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức về kiểm soát của đơn vị.Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong cácquy định do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giámsát việc thiết kế các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc:

Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm:

- Quan điểm và hành động của Ban Giám đốc về việc lập và trình bày báocáo tài chính (có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán mộtcách thận trọng hoặc ít thận trọng khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc kếtoán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán)

- Cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh

- Quan điểm đối với việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự

e) Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm

và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phốihợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trongcùng một tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo,điều hành của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểmsoát lẫn nhau được duy trì thường xuyên và chặt chẽ hơn

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ tạo môi trường kiểmsoát tốt và đảm bảo một hệ thống hoạt động xuyên suốt từ trên xuống dưới trongviệc ban hành các quyết định

Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểmhoạt động của đơn vị

g) Phân công quyền hạn và trách nhiệm:

Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm đối với các hoạt động; cáchthức thiết lập trình tự hệ thống báo cáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệmgiữa các cấp

h) Các chính sách và thông lệ về nhân sự:

Các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, địnhhướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và cácbiện pháp khắc phục sai sót

Sự tồn tại của một môi trường kiểm soát thỏa đáng có thể là một yếu tố tíchcực của đơn vị Tuy nhiên, một môi trường kiểm soát thỏa đáng có thể giúp giảm rủi

ro do gian lận nhưng không thể ngăn chặn hoàn toàn gian lận Ngược lại, nhữngkhiếm khuyết trong môi trường kiểm soát có thể làm giảm hiệu quả của các kiểmsoát, nhất là đối với gian lận

Hiệu quả của việc thiết kế môi trường kiểm soát liên quan đến sự tham giacủa Ban quản trị chịu ảnh hưởng bởi các vấn đề như:

(1) Sự độc lập của Ban quản trị đối với Ban Giám đốc và khả năng đánh giáhoạt động của Ban Giám đốc;

(2) Hiểu biết của Ban quản trị về các nghiệp vụ kinh doanh của đơn vị; (3) Mức độ Ban quản trị đánh giá về tính phù hợp của báo cáo tài chính đốivới khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng

2.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một quy trình động và tác động lẫn nhau nhằm nhận diện

và phân tích các rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức, hình thành nền tảngcho việc quyết định các rủi ro nên được quản lý như thế nào

Kết quả nghiên cứu cho thấy, đánh giá rủi ro có tác động mạnh và cùng chiềuvới hiệu quả hoạt động của DN Do vậy, các DN cần tăng cường đánh giá và kiểmsoát rủi ro, cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá vàphân tích các rủi ro đó, từ đó xây dựng các chiến lược để giảm thiểu tác hại của rủi

ro đến hoạt động kinh doanh Nhà quản lý cân nhắc những thay đổi có thể xảy racủa môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức; những thay đổi này có thểcản trở khả năng đạt được các mục tiêu

Trên thực tế, mỗi DN đều phải thường xuyên đối mặt với nhiều rủi ro từ bêntrong và bên ngoài Do đó, việc đánh giá rủi ro sẽ đạt chất lượng nếu:

- Ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện,đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng

- DN đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằmgiảm thiểu tác động của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó; hoặc DN đã có

biện pháp để toàn bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng nhưgiới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được.

- DN đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy

đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc KSNB cần được điều chỉnh để cóthể xử lý thỏa đáng các rủi ro mới phát sinh hoặc các rủi ro trước đó không kiểmsoát được

2.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập bới các chính sách

và thủ tục để đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro đểđạt được các mục tiêu

Các hoạt động kiểm soát nên là một phần không thể tách rời trong các tácnghiệp hàng ngày của một doanh nghiệp Một hệ thống KSNB có hiệu quả cần có

cơ cấu kiểm soát đúng đắn với các hoạt động kiểm soát được xác định ở tất cả cáccấp của tổ chức và tại rất nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động, bao gồm cả môitrường công nghệ

Khi tiến hành kiểm soát thì các hành động kiểm soát phải đạt được những nộidung sau:

- Phân chia trách nhiệm thích hợp: Khi phân chia không cho phép một cánhân hay một bộ phận nào được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà phảiphân chia cho nhiều bộ phận tham gia

- Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phêchuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Riêng đối với phêchuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể

- Kiểm soát chứng từ: (1) – Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; (2) – Đánh

số trước liên tục; (3) – Lập kịp thời; (4) – Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học;(5) – Bảo quản và lưu chữ chứng từ

- Kiểm soát sổ sách: (1) – Thiết kế sổ sách; (2) – Ghi chép kịp thời, chínhxác; (3) – Bảo quản và lưu chữ

- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sửdụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin Kiểm kê đúnggiá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiệncác loại thủ tục kiểm soát, để có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ranguyên nhân và xử lý kịp thời

Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuậtnghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý Nó đảm bảo cáchoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiệncác mục tiêu của doanh nghiệp Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp vớitừng loại nghiệp vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau gữa các đơn vị vàcác nghiệp vụ Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạochung sau đây:

Thứ nhất: Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm:

Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải đượcphân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiềuviệc trong khi một số khác lại không có người làm Theo nguyên tắc này, tráchnhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiềungười trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóatrong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào cóthể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó, công việc của người này đượckiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân công công việc làmgiảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môncủa nhân viên

Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) vàhành vi lạm dụng quyền hạn

Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phảiđược phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ

xảy ra hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định vàgiải quyết một công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực hiệnqua 2 loại:

- Phê chuẩn chung:Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách

chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

- Phê chuẩn cụ thể:Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.

Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quantrọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

2.1.4.4 Hệ thống thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin

và truyền thông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mụctiêu kiểm soát Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều

từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thôngtin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao

Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:

- DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo vànhững người có thẩm quyền

- Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều cóthể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin đượccung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

- DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về cáchành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN

- DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận củanhững người không có thẩm quyền

- DN đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểmhọa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

2.1.4.5 Hệ thống giám sát và thẩm định

Giám sát kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB trongtừng giai đoạn Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm

soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết Ban Giámđốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, cácđánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai Các hoạt động giám sát liên tục thường gắnliền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các hoạt động quản

lý và giám sát thường xuyên

- Các hoạt động giám sát của Ban Giám đốc cũng sử dụng những thông tinthu thập từ bên ngoài như các khiếu nại của khách hàng và các ý kiến của cơ quanquản lý có thể cho thấy các vấn đề hoặc các lĩnh vực cần cải thiện

- Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNBmột cách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việcxem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thayđổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát cóthể bao gồm các hoạt động như: Ban Giám đốc soát xét liệu bảng đối chiếu vớingân hàng đã được lập kịp thời hay chưa, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuânthủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồngbán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chínhsách hoạt động của đơn vị, Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soáttiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian Ví dụ, nếu không giám sát việclập bản đối chiếu với ngân hàng thì các nhân sự chịu trách nhiệm có thể sẽ khônglập tài liệu này

- Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự

có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giáriêng rẽ Thông thường, những người này cung cấp thông tin một cách đều đặn vềhoạt động của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả củaKSNB, và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra cáckhuyến nghị để cải thiện KSNB

- Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được quatrao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy cácvấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện Khách hàng thường xác minh các

thông tin trong hóa đơn thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặc khiếu nại về số tiềnphải trả Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thông tin cho đơn vị về các vấn

đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của KSNB Đồng thời, khi thực hiện hoạt độnggiám sát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi thông tin từ kiểm toánviên độc lập liên quan đến KSNB

Như vậy, chức năng KTNB là một phần quan trọng trong yếu tố “giám sát”của hệ thống KSNB Để thực hiện được chức năng, KTNB cần được tạo điều kiện

và đảm bảo cung cấp về nguồn lực, đặc biệt là nhân sự KTNB phải được giao chocác nhân viên có trình độ, được đào tạo bài bản, hiểu rõ trách nhiệm và vai trò củamình Đồng thời, KTNB cần được trao quyền chủ động trong việc thực hiện côngviệc của mình, được quyền tiếp cận với tất cả các hoạt động ngân hang thực hiện,bao gồm cả hoạt động ở chi nhánh và công ty con Nghĩa là bộ phận KTNB và cácKTV không tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp/lựa chọn haytriển khai các biện pháp KSNB; trực tiếp báo cáo tới tấp quản lý cao trong doanhnghiệp, điển hình là HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán và Ban TGĐ nhằm đảm bảo sựkhách quan trong cung cấp thông tin, không bị chi phối bởi bất kỳ cấp quản lý nàođược đề cập trong báo cáo Bản than bộ phận KTNB cũng yêu cầu phải được đánhgiá một cách độc lập bởi một bên thứ ba độc lập như Kiểm toán độc lập hay Ủy bankiểm toán

2.1.5 Những hạn chế của công tác KSNB

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hànhcông tác KSNB, thế nhưng một KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của

nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lựclàm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, công tác KSNBchỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềmtàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Yêu cầu thông thường của nhà quản lý là những chi phí cho hệ thốngKSNB không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục KSNB thường thiết lập cho các nghiệp vụ thườngxuyên, lặp đi, lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, thiếu thận trọng khi thực hiện chức năngnhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc

- Khả năng của hệ thống KSNB không phát hiện (KSNB có thể bị vô hiệuhóa) do sự thông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế

Ví dụ: Ban Giám đốc có thể có các “thỏa thuận phụ” với khách hàng nhằm

thay đổi các điều khoản trong hợp đồng bán hàng của đơn vị, dẫn đến việc ghi nhậndoanh thu không chính xác

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặcquyền của mình;

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạchậu hoặc bị vi phạm

Những hạn chế trong KSNB sau khi được phát hiện, dù bởi bộ phận nàocũng cần được báo cáo kịp thời lên cấp quản lý thích hợp, với những vấn đề nghiêmtrọng cần báo cáo tới HĐQT và Ban TGĐ Khi đã báo cáo, điều quan trọng là cầnđảm bảo việc các khiếm khuyết này được ban quản lý giải quyết một cách kịp thời

Để làm như vậy, các kiểm soát viên cần tiếp tục theo dõi và lập tức thông báo lạivới HĐQT hoặc Ban TGĐ về bất cứ khiếm khuyết nào chưa được khắc phục

Như vậy các bộ phận cấu thành của hệ thong KSNB có tính linh hoạt cao Ví

dụ, đánh giá rủi ro không chỉ ảnh hưởng tới các hoạt động kiểm soát mà còn có thểchỉ ra nhu cầu xem xét lại thông tin và truyền thông hoặc hoạt động giám sát trong

tổ chức Vì vậy, KSNB không đơn giản là một quá trình mà ở đó mỗi bộ phận hợpthành chỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp mà thực sự là một quá trình tương tácnhiều chiều trong đó hầu như bất cứ bộ phận nào cũng có thể ảnh hưởng đến bộphận khác Do đó, mặc dù mọi doanh nghiệp đều cần có các bộ phận nói trên nhưng

hệ thống KSNB của họ lại rất khác nhau tùy theo ngành nghề, quy mô, văn hóa vàphong cách quản lý

2.2 Kiểm soát nội bộ về chi phí trong doanh nghiệp

2.2.1 Những vẫn đề cơ bản về chi phí trong doanh nghiệp

2.2.1.1 Khái niệm chi phí

Chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp phải tiêudùng trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm) để thực hiện quá trình sản xuất

và tiêu thụ sản phẩm

2.2.2.2 Phân loại chi phí

a) Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo công dụng, haynói một cách khác, xét theo từng hoạt động có chức năng khác nhau trong quá trìnhsản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ, được chia thành hai loại lớn: chi phí sảnxuất và chi phí ngoài sản xuất

Chi phí sản xuất: Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu

thành thành phẩm bằng sức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máymóc thiết bị Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu vật liệutrực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp:Khoản mục chi phí này bao gồm các

loại nguyên liệu và vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm Trong

đó, nguyên vật liệu chính dùng để cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm và cácloại vật liệu phụ khác có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn chỉnhsản phẩm về mặt chất lượng và hình dáng

- Chi phí nhân công trực tiếp:Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương

phải trả cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm và những khoản tríchtheo lương của họ được tính vào chi phí

- Chi phí sản xuất chung:Chi phí sản xuất chung là các chi phí phát sinh

trong phạm vi các phân xưởng để phục vụ hoặc quản lý quá trình sản xuất sảnphẩm Khoản mục chi phí này bao gồm: chi phí vật liệu phục vụ quá trình sản xuấthoặc quản lý sản xuất, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản

lý phân xưởng, chi phí khấu hao , sửa chữa và bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng,chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất và quản lý ở phân xưởng, v.v

Chi phí ngoài sản xuất: Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản

xuất sản phẩm liên quan đến qúa trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tácquản lý chung toàn doanh nghiệp Thuộc loại chi phí này gồm có hai khoản mục chiphí: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Chi phí bán hàng: Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh

phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm Có thể kể đến các chi phí như chi phí vậnchuyển, bốc dỡ thành phẩm giao cho khách hàng, chi phí bao bì, khấu hao cácphương tiện vận chuyển, tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, chi phítiếp thị quảng cáo, v.v

- Chi phí quản lý doanh nghiệp:Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả

các chi phí phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanhnói chung trên giác độ toàn doanh nghiệp Khoản mục này bao gồm các chi phí như:chi phí văn phòng, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lýdoanh nghiệp, khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp, các chi phí dịch vụ muangoài khác, v.v

b) Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với lợi nhuận xác định từng kỳ

Khi xem xét cách tính toán và kết chuyển các loại chi phí để xác định lợi tứctrong từng kỳ hạch toán, chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sảnxuất được chia làm hai loại là chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ

Chi phí sản phẩm: Chi phí sản phẩm bao gồm các chi phí phát sinh liên quan

đến việc sản xuất sản phẩm, do vậy các chi phí này kết hợp tạo nên giá trị của sảnphẩm hình thành qua giai đoạn sản xuất (được gọi là giá thành sản xuất hay giáthành công xưởng) Thuộc chi phí sản phẩm gồm các khoản mục chi phí nguyênliệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Xéttheo mối quan hệ với việc xác định lợi tức trong từng kỳ hạch toán, chi phí sảnphẩm chỉ được tính toán, kết chuyển để xác định lợi tức trong kỳ hạch toán tương

ứng với khối lượng sản phẩm đã được tiêu thụ trong kỳ đó Chi phí của khối lượngsản phẩm tồn kho chưa được tiêu thụ vào cuối kỳ sẽ được lưu giữ như là giá trị tồnkho và sẽ được kết chuyển để xác định lợi tức ở các kỳ sau khi mà chúng được tiêuthu Vì lí do này, chi phí sản phẩm còn được gọi là chi phí có thể tồn kho

Chi phí thời kỳ:Chi phí thời kỳ gồm các khoản mục chi phí còn lại ngoài các

khoản mục chi phí thuộc chi phí sản phẩm Đó là chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp Các chi phí thời kỳ phát sinh ở kỳ hạch toán nào được xem là cótác dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh của kỳ đó, do vậy chúng được tính toánkết chuyển hết để xác định lợi tức ngay trong kỳ hạch toán mà chúng phát sinh Chiphí thời kỳ còn được gọi là chi phí không tồn kho

c) Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Khi nói đến cách ứng xử của chi phí, chúng ta thường hình dung đến một sựthay đổi tỉ lệ giữa chi phí với các mức độ hoạt động đạt được: mức độ hoạt độngcàng cao thì lượng chi phí phát sinh càng lớn và ngược lại Tuy nhiên, loại chi phí

có cách ứng xử như vậy chỉ là một bộ phận trong tổng số chi phí của doanh nghiệp.Một số loại chi phí có tính chất cố định, không phụ thuộc theo mức độ hoạt độngđạt được trong kỳ, và ngoài ra, cũng có một số các chi khác mà cách ứng xử củachúng là sự kết hợp của cả hai loại chi phí kể trên Chính vì vậy, xét theo cách ứng

xử, chi phí của doanh nghiệp được chia thành 3 loại: Chi phí khả biến, chi phí bấtbiến và chi phí hỗn hợp

Chi phí khả biến: Chi phí khả biến là các chi phí, xét về lý thuyết, có sự thay

đổi tỉ lệ với các mức độ hoạt động Chi phí khả biến chỉ phát sinh khi có các hoạtđộng xảy ra Tổng số chi phí khả biến sẽ tăng (hoặc giảm) tương ứng với sự tăng(hoặc giảm) của mức độ hoạt động, nhưng chi phí khả biến tính theo đơn vị củamức độ hoạt động thì không thay đổi

Trong các doanh nghiệp sản xuất, các khoản mục chi phí nguyên liệu, vật liệutrực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp thể hiện rõ nhất đặc trưng của chi phí khảbiến Ngoài ra, chi phí khả biến còn bao gồm các chi phí khác thuộc khoản mục chiphí sản xuất chung (ví dụ, các chi phí vật liệu phụ, chi phí động lực, chi phí lao

động gián tiếp trong chi phí sản xuất chung có thể là chi phí khả biến) hoặc thuộckhoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (như chi phí vật liệu,phí hoa hồng, phí vân chuyển, ) Chi phí khả biến còn được gọi là chi phí biến đổihoặc biến phí.

biến cấp bậc

Chi phí bất biến: Chi phí bất biến là những chi phí, xét về lý thuyết, không

có sự thay đổi theo các mức độ hoạt động đạt được Vì tổng số chi phí bất biến làkhông thay đổi cho nên, khi mức độ hoạt động tăng thì chi phí bất biến tính theođơn vị các mức độ hoạt động sẽ giảm và ngược lại

Trong các doanh nghiệp sản xuất, các loại chi phí bất biến thường gặp là chiphí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương nhân viên quản lý, chi phí quảng cáo, v.v Chi phí bất biến còn được gọi là chi phí cố định hay định phí

Có thể đưa ra nhận xét rằng loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí bấtbiến ở các doanh nghiệp sản xuất là các chi phí liên quan đến cơ sở vật chất tạo ranăng lực hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, do đó, với xu hướng tăng cường hiệnđại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật của các doanh nghiệp như hiện nay thì tỉ trọng chiphí bất biến ngày càng tăng cao trong tổng số chi phí của doanh nghiệp Sự hiểubiết thấu đáo về quan hệ tỉ trọng chi phí khả biến và chi phí bất biến là có ý nghĩarất lớn trong việc đề ra các chính sách quản trị của doanh nghiệp

d) Các cách phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định

Để phục vụ cho việc kiểm tra và ra quyết định trong quản lý, chi phí củadoanh nghiệp còn được xem xét ở nhiều khía cạnh khác Nổi bật nhất là việc xemxét trách nhiệm của các cấp quản lý đối với các loại chi phí phát sinh, thêm nữa, cácnhà quản lý nên nhìn nhận đúng đắn sự thích đáng của các loại chi phí khác nhauphục vụ cho việc phân tích, so sánh để ra quyết định lựa chọn phương án tối ưutrong các tình huống

Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được: Một khoản chi

phí được xem là chi phí có thể kiểm soát được hoặc là chi phí không kiểm soát được

ở một cấp quản lý nào đó là tuỳ thuộc vào khả năng cấp quản lý này có thể ra các

quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay là không Như vậy, nóiđến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lý nhất định:khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nóthì được gọi là chi phí kiểm soát được (ở cấp quản lý đó), nếu ngược lại thì là chiphí không kiểm soát được.

Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp: Trong các doanh nghiệp sản xuất,

các khoản chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩmhoặc thực hiện các đơn đặt hàng và do vậy có thể tính trực tiếp cho từng loại sảnphẩm hay từng đơn đặt hàng thì được gọi là chi phí trực tiếp Ngược lại, các khoảnchi phí phát sinh cho mục đích phục vụ và quản lý chung , liên quan đến việc sảnxuất và tiêu thụ nhiều loại sản phẩm, nhiều đơn đặt hàng cần tiến hành phân bổ chocác đối tượng sử dụng chi phí theo các tiêu thức phân bổ được gọi là chi phí giántiếp Thông thường, khoản mục chi phí NLVLTT và chi phí NCTT là các khoản mụcchi phí trực tiếp, còn các khoản mục chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp

Cách phân loại chi phí này giúp ích cho việc xây dựng các phương pháp hạch toán

và phân bổ thích hợp cho từng loại chi phí

Chi phí chìm: Khái niệm chi phí chìm chỉ nảy sinh khi ta xem xét các chi

phí gắn liền với các phương án hành động liên quan đến tình huống cần ra quyếtđịnh lựa chọn Chi phí chìm được hiểu là khoản chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và

sẽ hiển hiện ở tất cả mọi phương án với giá trị như nhau Hiểu một cách khác, chiphí chìm được xem như là khoản chi phí không thể tránh được cho dù người quản

lý quyết định lựa chọn thực hiện theo phương án nào Chính vì vậy, chi phí chìm làloại chi phí không thích hợp cho việc xem xét, ra quyết định của người quản lý Tuynhiên, trong thực tế, việc nhận diện được chi phí chìm cũng như sự nhận thức rằngchi phí chìm cần được loại bỏ trong tiến trình ra quyết định không phải lúc nào cũng

dễ dàng

Chi phí chênh lệch: Tương tự như chi phí chìm, chi phí chênh lệch (cũng

còn được gọi là chi phí khác biệt) cũng chỉ xuất hiện khi so sánh chi phí gắn liền với

các phương án trong quyết định lựa chọn phương án tối ưu Chi phí chênh lệchđược hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chi phí của một phương án so vớimột phương án khác Có hai dạng chi phí chênh lệch: giá trị của những chi phí chỉphát sinh ở phương án này mà không có ở phương án khác, hoặc là phần chênhlệch về giá trị của cùng một loại chi phí ở các phương án khác nhau Người quản

lý đưa ra các quyết định lựa chọn các phương án trên cơ sở phân tích bộ phận chiphí chênh lệch này nên chi phí chênh lệch là dạng thông tin thích hợp cho việc raquyết định

Chi phí cơ hội: Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi lựa

chọn thực hiện phương án này thay cho phương án khác

Chi phí cơ hội là một yếu tố đòi hỏi luôn phải được tính đến trong mọi quyếtđịnh của quản lý Để đảm bảo chất lượng của các quyết định, việc hình dung và dựđoán hết tất cả các phương án hành động có thể có liên quan đến tình huống cần raquyết định là quan trọng hàng đầu Có như vậy, phương án hành động được lựachọn mới thực sự là tốt nhất khi so sánh với các khoản lợi ích mất đi của tất cả cácphương án bị loại bỏ

Tóm lại: Cho nhiều mục đích khác nhau, chi phí được xem xét theo nhiềukhía cạnh khác nhau Trước hết là một sự hiểu biết chung cần có về nội dung củachi phí kết hợp với việc xem xét chức năng của nó Doanh nghiệp đã sử dụng nhữngloại chi phí gì và sử dụng vào các mục đích gì là những dạng thông tin nhất thiếtphải có trong các báo cáo tài chính Tuy nhiên, phục vụ tốt cho hoạt động quản lýđòi hỏi những hiểu biết kỹ lưỡng hơn về chi phí Chi phí xem xét ở giác độ kiểmsoát được hay không kiểm soát được là điều kiện tiền đề cho việc thực hiện kế toántrách nhiệm Chi phí khi được nhận thức và phân biệt thành dạng chi phí khôngthích hợp và chi phí thích hợp cho việc ra quyết định có tác dụng lớn phục vụ chotiến trình phân tích thông tin, ra quyết định của người quản lý Được sử dụng mộtcách tích cực và phổ biến nhất trong kế toán quản trị đó là cách phân loại chi phítheo cách ứng xử của nó với sản lượng thực hiện Xem xét chi phí theo cách thứcứng xử của nó giúp thấy rõ một mối quan hệ rất căn bản trong quản lý: quan hệ giữa

chi phí - sản luợng - lợi nhuận Báo cáo thu nhập của doanh nghiệp lập theo cáchnhìn nhận chi phí như vậy trở thành công cụ đắc lực cho người quản lý trong việcxem xét và phân tich các vấn đề.

2.2.2 Kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp

2.2.2.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

a) Các gian lận và sai sót thường gặp trong KSNB chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Việc tính toán, đánh giá NVL dùng cho sản xuất không chính xác, hoặc gian.

- Vật tư xuât kho không đúng theo định mức làm trì trệ quá trình sản xuât sản phẩm.

- Xuất kho vật tư không đúng loại vật tư dung cho sản xuât hoặc xuât thừa

vật tư làm vật tư để lại nhiều trong phân xưởng, dẫn đến dễ bị hư hỏng, thât thoát

- Các nghiệp vụ xuât kho vật tư trong kỳ này nhưng để kỳ sau mới hạch toán

làm giảm chi phí trong kỳ này

- Không thực hiện đối chiếu số liệu vào lúc cuối kỳ giữa số liệu sổ sách kế

toán với thủ kho

b) Thủ tục KSNB chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

KSNB chi phí được thiết lập có tác dụng kiểm soát trên cả hai phương diện:

b1 Kiểm soát vật chất

 KSNB quá trình mua NVL

KSNB quá trình mua NVL là những phương pháp và chính sách được thiết

kế nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót trong nghiệp vụ mua NVL, nâng caohiệu quả quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị

- Phân chia trách nhiệm

Để kiểm soát chặt chẽ chu trình mua NVL, cần có sự tham gia đầy đủ củacác bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý thực h:ện nghiệp vụnhư: bộ phận mua hàng, bộ phận xét duyệt, bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận

kế toán Nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua NVL, các

bộ phận nói trên phải độc lập với nhau Việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ

phận phải được thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Phải phân chia tráchnhiệm giữa:

+ Chức năng mua hàng với chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc muahàng kém chất lượng

+ Chức năng kiểm nhận hàng hóa và thủ kho để ngăn chặn việc nhận khống.+ Chức năng xét duyệt à chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua quá sốlượng cần dùng cho sản xuất

+ Chức năng nhận hàng, thủ kho và chức năng kế toán hàng tồn kho

- Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua NVL.

Việc xây dựng định mức kế hoạch mua NVL được xây dựng căn cứ trên cáctiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật của sản phẩm và quá trình sản xuất thử kết hợp với đơngiá của vật liệu Kế hoạch chi phí NVL trực tiếp được xây dựng căn cứ vào kếhoạch sản xuất và định mức chi phí NVL trực tiếp Định mức và kế hoạch chi phíNVL trực tiếp là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí NVL trực tiếp Ngoài ra, để có thểphát hiện các biến động bất thường của chi phí, bộ phận kế toán sẽ định kì đốichiếu, so sánh giữa chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch, chi phí định mức và chiphí của các kì kế toán để từ đó có hướng xử lý phù hợp

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc thực tế sản xuất kết hợp với tồn kho vật

tư (do bộ phận kho cung cấp) bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch đề nghị mua NVLvới chứng từ là phiếu yêu cầu mua vật liệu chuyển cho bộ phận mua hàng Phiếuyêu cầu mua vật liệu phải có chữ ký của bộ phận sản xuất và do trưởng bộ phận nàyhoàn toàn chịu trách nhiệm về yêu cầu vật liệu Phiếu yêu cầu vật liệu cần thể hiệnđầy đủ các yếu tố của vật liệu cần mua như: chủng loại, số lượng, chất lượng đặcbiệt phải thể hiện rõ lượng vật liệu thực tế cần cho sản xuất bao nhiêu

- Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp

Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng

Sau khi nhận phiếu yêu cầu mua vật liệu, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lạilượng vật liệu trong kho, từ đó xem xét số lượng đề nghị mua có hợp lý không

Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để so sánh các điều kiện muahàng, từ đó tìm ra nhà cung cấp tốt nhất và tham mưu cho giám đốc Bộ phận muahàng chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận đượ c giấy đề nghị mua hàng tiêuchuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt.

Các liên của đơn đặt hàng nên chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán,phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó

- Kiểm soát công tác mua NVL của nhân viên mua hàng.

Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hóa đơn GTGT

để đảm bảo chúng có cung nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải kýcùng lúc 3 liên nhằm tránh gian lận của người bán trốn thuế

DN nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng mộtngười có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thờigian dài dễ nảy sinh sự thông đồng

 KSNB quá trình nhập kho NVL

Nhân viên nhận hàng chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp

lệ do phòng thu mua gửi đến

Những biên bản nhận hàng nên được đánh số từ trước và được lập mỗi khinhận hàng từ nhà cung cấp

Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp đo lường thích hợp nhấtđảm bảo hàng hóa thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về quy cách, mẫu mã, chấtlượng, thời gian hàng đến

Phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với phòng kế toán

Báo cáo nhận hàng (phiếu nhập kho) dùng để theo dõi thanh toán Báo cáothường được gửi cho bộ phận mua hàng và kế toán nợ phải trả Nếu bộ phận nhậnhàng tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng phải có chữ ký của cả nhân viênnhận hàng, thủ kho

 KSNB quá trình bảo quản và xuất kho NVL.

Cần xác lập quy trình bảo quản tồn trữ NVL để giảm hao hụt, không bị mấtphẩm chất Đặc biệt phải duy trì mức độ dự trữ hợp lý, bởi nếu dự trữ không đủ sẽ

gây gián đoạn sản xuất, ngược lại nếu dự trữ thừa sẽ gây ứ đọng vốn, gia tăng chiphí bảo quản.

Khi xuất kho, chứng từ cần thiết là phiếu xuất kho vật tư Phiếu xuất vật tưphải được sự xét duyệt của người có thẩm quy ền căn cứ trên kế hoạch sản xuất vàđịnh mức vật tư Phiếu xuất vật tư phải hợp lệ mới được tiến hành xuất, và tất cả cácphiếu xuất vật tư đều phải ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản NVL sangtài khoản chi phí NVL

b2) Kiểm soát quá trình ghi chép.

 Hệ thống kế toán chi tiết

Các chứng từ phát sinh trong quá trình này cần có đầy đủ chữ ký của các bộphận liên quan

Mở chi tiết cho từng loại NVL về mặt số lượng và giá trị Định kỳ, thủ kho

và kế toán vật tư đối chiếu lẫn nhau và xử lý triệt để các chênh lệch

Bộ phận kế toán: Đối với nghiệp vụ mua NVL, căn cứ vào hóa đơn củangười bán, hợp đồng kinh tế đã kiểm tra, phiếu nhập kho (đã có ký nhận của bộphận kho) đối chiếu về giá cả và thực hiện việc ghi sổ kế toán

Đối với nghiệp vụ xuất NVL, bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho

để thực hiện việc ghi vào sổ kế toán

 Hệ thống kế toán tổng hợp

Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng tài khoản 621, có thểphân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ,

cụ thể mọi nội dung chi phí NVL phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất

do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đảm bảo đúng các quan

hệ đối ứng, kiểm tra số liệu trên bảng cân đối số phát sinh

Sổ kế toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Tuỳ thuộc vào từng phươngthức hạch toán chi tiết của mỗi doanh nghiệp mà sử dụng các loại sổ (thẻ) sau:

+ Thẻ kho: là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của thủ kho, được sửdụng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho Thẻ kho đặt tại kho do thủ kho ghichép và bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận

+ Sổ kế toán chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sổchi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

2.2.2.2 KSNB chi phí nhân công trực tiếp

a Các gian lận và sai sót thường gặp trong KSNB chi phí nhân công trực tiếp:

- Sai sót và gian lận có thể xảy ra trong quá trình chấm công.

- Thanh toán lương cho những công nhân không có thực.

- Bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương và nhật ký tiền lương

có thể không khớp dẫn tới việc phân bổ chi phí nhân công sẽ không chính xác

- Khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành không chính xác dẫn đến

việc tính toán lương sản phẩm không chính xác

- Tính toán và ghi chép tiền lương không chính xác, kê khống tiền lương

 Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương.

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: chi phí tiền lương và các khoảntrích theolương (BHXH, BHYT, KPCĐ) Kiểm soát chi phí tiền lương có mộtvai trò quan trọngvà liên quan đến các bộ phận Do đó để thực hiện tốt công táckiểm soát chi phí nhâncông trực tiếp tiến hành lập các dự toán chi phí tiềnlương để tiến hành so sánh với chiphí tiền lương thực tế để tìm ra nguyên nhân,giải pháp

Căn cứ vào khối lượng kế hoạch sản xuất này và đơn giá định mức laođộng tại đơn vị, bộ phận lập kế hoạch sản xuất sẽ tiến hành lập dự toán chi phí tiềnlương lao động theo sản phẩm

 Phân công phân nhiệm trong công tác về lao động, tiền lương.

Tách bạch giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian lao động,chấm công và lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép tiền lương

Bộ phận sản xuất: Chịu trách nhiệm chấm công của công nhân (trường hợplương theo thời gian) hay thống kê sản phẩm hoàn thành (trường hợp lương theo sảnphẩm), sau đó chuyển số liệu cho bộ phận tính lương Chứng từ trong giai đoạn này

là các bảng chấm công hay bảng thống kê sản phẩm hoàn thành Các chứng từ nàyphải có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận sản xuất và cá nhân này hoàn toàn chịutrách nhiệm về tính chính xác, trung thực của chứng từ

Thủ tục kiểm soát khâu này được thiết kế tùy thuộc vào hình thức tính lươngcủa đơn vị

Bộ phận tính lương: Thông thường là phòng tổ chức cán bộ hoặc phòng kếtoán căn cứ vào số lượng thống kê của bộ phận sản xuất, tiến hành tính lương chocông nhân theo quy định của DN Đồng thời, căn cứ vào hệ số cấp bậc của từngngười, tiến hành trích các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT),kinh phí công đoàn (KPCĐ) của công nhân sản xuất Chứng từ tính lương về cáckhoản trích theo lương (bảng thanh toán lương và bảng trích BHXH, BHYT,KPCĐ) sau khi tập hợp xong sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán: Xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương và ký xác nhận

Bộ phận xét duyệt: Kiểm tra lại chứng từ lương và ký duyệt

b2 Kiểm soát quá trình ghi chép

 Hệ thống kế toán chi tiết

Thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phínhân công Phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống bảng tính lương, bảngtổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký tiền lương và sổ cái

 Hệ thống kế toán tổng hợp

Việc hạch toán tài khoản chi phí nhân công trực tiếp sử dụng tài khoản 622,

có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóađầy đủ mọi nội dung chi phí nhân công trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy

định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Sổ kế toán về chi phí nhân công trực tiếp bao gồm:

+ Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp

+ Sổ chi tiết tài khoản 334, 335, 338

+ Sổ cái các tài khoản 334, 335, 338, 622

2.2.2.3 KSNB chi phí sản xuất chung

a) Các gian lận và sai sót thường gặp trong KSNB chi phí sản xuất chung

- Việc trích khấu hao TSCĐ không tuân thủ theo chế độ quy định hiện hành.

- Việc phân bổ chi phí SXC chưa chính xác cho từng đối tượng chịu chi phí.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí tiền điện, tiền nước, chi phí tiền/thuê

đất, chi phí có thể bị giả mạo bởi những hóa đơn ghi khống, hóa đơn giả, sai lệch

về số tiền

b) Thủ tục KSNB chi phí sản xuất chung

b1 Kiểm soát vật chất.

 Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho phân xưởng.

Đối với chi phí này liên quan đến việc mua sắm, quản lý, sử dụng TSCĐ Do

đó, để kiểm soát có hiệu quả chi phí này phải thực hiện tốt việc kiểm soát TSCĐ.

- Việc mua sắm TSCĐ phải được người có thẩm quyền xét duyệt, phải phù

hợp với kế hoạch dự toán, phải tổ chức đấu thầu, phải tuân thủ các tiêu chuẩn chung

về bàn giao tài sản, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền

- Cần tách biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép các nghiệp vụ.

- Phân biệt các khoản chi được tính vào nguyên giá hay chi phí của niên độ.

- Xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ TSCĐ, thiết kế và áp dụng các biện pháp

bảo vệ tài sản

- Xây dựng các quy định về tính khấu hao, kiểm soát việc trích đúng, trích đủ

chi phí khấu hao bằng cách kiểm tra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng giản của TSCĐ.Tránh trường hợp tài sản đã hết khấu hao hoặc tài sản không dùng chờ xử lý mà vẫntính khấu hao

 Kiểm soát chi phí NVL, công cụ dụng cụ dùng cho phân xưởng

Bao gồm toàn bộ chi phí các loại NVL chính, phụ, công cụ dụng cụ phục vụcho quá trình sản xuất Quá trình kiểm soát tương tự đã trình bày trong mục kiểmsoát chi phí NVL

 Với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền.

Chi phí này bao gồm chi phí điện nước, điện thoại, chi phí bảo hộ an toàn laođộng, chi phí phòng cháy, Các khoản chi này chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phísản xuất nên công tác kiểm soát cần được tăng cường thường xuyên Ở các DNnhững chi phí này thường dễ phát sinh gian lận và sai sót, các thủ tục kiểm soát cầnthiết đó là:

- Các chi phí bằng tiền đòi hỏi phải có sự phê chuẩn chặt chẽ không được

vượt quá quy đinh Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục chứng từ liên quanđến các khoản chi dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác (điện, nước, điệnthoại, )

- Xây dựng kế hoạch, dự toán, định mức về các chi phí này.

b2 Kiểm soát quá trình ghi chép

Việc hạch toán tài khoản chi phí sản xuất chung sử dụng tài khoản 627, cóthể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy

đủ mọi nội dung chi phí SXC phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất doBTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Các sổ kế toán về chi phí sản xuất chung bao gồm:

+ Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung

+ Sổ chi tiết tài khoản chi phí sản xuất chung (627)

+ Sổ cái tài khoản 627

2.2.2.4 Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán

a Kiểm soát vật chất

Giá vốn hàng bán chịu ảnh hưởng bởi hai quá trình: quá trình nhập kho và quátrình xuất bán thành phẩm, hàng hóa Để kiểm soát giá vốn hàng bán, cần kiểm soátchặt chẽ hai quá trình này

 Đối với quá trình nhập kho thành phẩm, hàng hóa

Để kiểm soát quá trình nhập kho thành phẩm, cần kiểm soát các chi phí sảnxuất (chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) vàkiểm soát công tác tính giá thành sản phẩm

 Đối với quá trình xuất bán thành phẩm, hàng hóa

Tùy thuộc vào phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà các thủ tục kiểm soátgiá vốn là khác nhau Một số thủ tục kiểm soát để kiểm soát giá vốn như sau:

Thứ nhất, tách biệt chức năng ghi sổ kế toán hàng tồn kho và chức năng trônggiữ hàng tồn kho

Thứ hai, cất giữ hàng tồn kho vào những nơi có khóa cẩn thận và chỉ nhữngngười có thẩm quyền mới có khóa mở ở chỗ đó

Thứ ba, mọi hàng hóa nhập xuất đều phải có phiếu nhập, xuất hàng và phải cóđầy đủ chữ ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan

Thứ tư, thực hiện việc đối chiếu, so sánh về mặt lượng của từng mặt hàng giữagiá vốn và doanh thu

b Kiểm soát ghi chép

Việc hạch toán tài khoản chi phí giá vốn hàng bán sử dụng tài khoản 632.Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bántrong kỳ

Căn cứ vào các chứng từ dùng để hạch toán giá vốn như phiếu xuất kho,…tiến hành hạch toán vào TK 632

Sổ sách dùng để ghi chép theo dõi chi phí này bao gồm:

+ Sổ chi tiết tài khoản chi phí giá vốn hàng bán (632)

+ Sổ cái tài khoản 632

2.2.2.5 Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

a Kiểm soát vật chất

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) bao gồm:

- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng vànhân viên QLDN

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí dự phòng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác

Thủ tục kiểm soát vật chất các chi phí này tương tự như thủ tục kiểm soát chiphí sản xuất chung như:

- Tách biệt công tác bảo quản TSCĐ với công việc ghi chép các nghiệp vụtheo dõi khấu hao TSCĐ

- Tách biệt các chức năng mua hàng và thanh toán

- Đối với các chi phí bằng tiền đòi hỏi phải có sự phê chuẩn chặt chẽ khôngđược vượt quá qui định, nếu chi vượt quá thì những cá nhân có liên quan phải chịu

- Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác theo bằng kếhoạch và dự toán đã vạch ra từ trước…

b Kiểm soát ghi chép

Việc hạch toán tài khoản chi phí bán hàng sử dụng tài khoản 641 Tài khoản

641 có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thốnghóa đầy đủ mọi nội dung chi phí bán hàng phát sinh, phù hợp với những quy địnhthống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Sổ sách dùng để ghi chép theo dõi chi phí này bao gồm:

+ Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng (641)

+ Sổ cái tài khoản 641

Việc hạch toán tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng tài khoản

642 Tài khoản 642 có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ mọi nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Sổ sách dùng để ghi chép theo dõi chi phí này bao gồm:

+ Sổ chi tiết tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (642)

+ Sổ cái tài khoản 642

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Trong chương 2, luận văn đã tập trung nghiên cứu, làm sáng tỏ những vấn đề

lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ trong các DN sản xuất kinh doanh Để đảm bảotính hệ thống, luận văn đã phân tích vai trò của kiểm soát nội bộ chi phí Trên cơ sở

đó luận văn đã xác định nội dung của kiểm soát nội bộ chi phí bao gồm kiếm soátchi phí nhân công trực tiếp; chi phí nguyên vật liệu trược tiếp; chi phí sản xuấtchung; các chi phí khác bằng các thủ tục kiểm soát Những vấn đề đã nghiên cứutrong chương 2 của luận văn sẽ là cơ sở để xem xét, đánh giá thực trạng về kiểmsoát nội bộ chi phí tại công ty cổ phần gạch ngói Xuân Hòa Từ đó tìm ra những giảipháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty cổ phần gạch ngóiXuân Hòa