giao trinh su dung PM 2010

Ho c có th click chu t vào nút New trên Quick toolbar... Vào tab Project, ch n ribbon Properties, ch n nút Change Working Time Tab Work week là đ đ nh ngày gi làm vi c và ngh bình th ng.

M C L C

Ch ng I 5

Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2010 5

T ng quan ban đ u 5

Qu n lý d án là gì? 6

Các nhân t chính t o nên m t d án 6

Các b c l p ti n đ 7

Các tính n ng m i trong Microsoft Project 2010 7

M t s t khoá trong Microsoft Project 11

Ch ng 2 13

Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng và d án 13

Thi t l p đ n v ti n t 13

Thi t l p l ch n n d án 13

Thi t l p cho hi n thanh t ng ti n đ d án 14

T o m t d án m i 14

Ch ng 3 16

T o m t d án c th và l p k ho ch d án 16

Xác đ nh thông tin c a d án 16

Thi t l p l ch cho d án 16

L p danh sách các tác v c a d án 17

T o các công vi c ph (subtasks) 19

T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate) 19

a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline) 19

Thi t l p deadline 20

Thi t l p m c d án 21

Nh p các ghi chú công vi c (task note) 21

ính kèm các liên k t vào công vi c 21

T o các công vi c đ nh k 22

Ch ng 4 24

T o m i liên h gi a các công vi c 24

M i liên h gi a các công vi c 24

Xác đ nh các m i quan h gi a các công vi c quan tr ng 24

Các ki u ph thu c và lag time 24

Xác đ nh nh ng ràng bu c cho các công vi c 26

Chia (c t) công vi c thành các ph n nh 27

Ch ng 5 28

T o ngu n l c và xác đ nh ngu n l c cho d án 28

Xác đ nh ngu n l c và thông tin cho ngu n l c d án 28

Cách thay đ i l ch cho ngu n l c 30

Thi t l p ngu n l c cho các công vi c 31

S a đ i th i gian th c hi n công vi c 32

Ki m tra hi u ch nh vi c s d ng ngu n l c 33

Ch ng 6 35

Qu n lý d án (h th ng) 35

Xem xét toàn b d án 35

Ki m tra ngày b t đ u và ngày k t thúc d án 35

Xác đ nh đ ng g ng c a d án 35

Xem xét các c t khác nhau trong m t khung nhìn 36

Th hi n thông tin có ch n l c 37

Nhóm thông tin trong m t khung nhìn 37

Ch ng 7 38

Cách th c l u k ho ch c a d án và ki m soát d án 38

L u gi m t k ho ch 38

L u gi t i nh ng th i đi m chuy n ti p (interim) 39

Thay đ i tham s công vi c theo th c t th c hi n 39

So sánh gi a th i gian th c t th c hi n và k ho ch đ i v i m i công vi c 39

Nh p t ng th i gian th c t s d ng ngu n l c và so sánh v i k ho ch 40

Ch ng 8 42

Qu n lý chi phí d án 42

So sánh chi phí hi n t i và k ho ch 42

Xem xét chi phí toàn b d án 42

Phân tích tài chính v i b ng Earned Value 43

Ch ng 9 47

Qu n lý chi phí d án Error! Bookmark not defined.

Các báo bi u chu n c a Microsoft Project 47

1.1 Báo cáo d ng đ th (Visual Reports) 47

1.2 Báo cáo c b n d ng b ng s li u 49

Báo cáo các d li u tr c quan t i c a s đang thao tác 51

Thêm tiêu đ và chân trang c a trang in vào m t báo cáo c b n 51

Ch ng 10 53

Các cách ki m soát, ch nh s a ti n đ 53

Xem l i các công vi c kh i công b ch m tr 53

So sánh ti n trình công vi c so v i k ho ch 54

Dùng c a s theo dõi s đ Gantt (Tracking Gantt) 55

Xác đ nh các công vi c b tr ti n đ 55

Xác đ nh các công vi c có th i gian d tr 56 Link đ t i MS Project 2010-32bit: http://www.mediafire.com/?2rfglqrfs3x9h

Link đ t i MS Project 2010-64bit: http://www.mediafire.com/?123yy2me2uuqh File ti n đ m u: ti n đ t ch c đ u th u:

http://www.mediafire.com/?6opkyiudszyyd8q

Ch ng I

Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2010

T ng quan ban đ u

Micrososft Project 2010 là m t ch ng trình giúp b n có th l p k ho ch và qu n

lý m t d án T th i h n c a m t cu c h p quan tr ng cho đ n ngân sách thích h p dành cho ngu n l c c a d án, Project 2010 giúp b n tr i nghi m m t cách d dàng c ng

nh cung c p nh ng công c đ mang l i hi u qu làm vi c t t h n B n có th s d ng Microsoft Project đ :

Tr c khi kh i công:

1 T ch c l p k ho ch và qu n lý d án

2 Cung c p m t d trù v m t th i gian th c hi n m i công vi c trong k ho ch c ng

nh th i gian c a toàn b d án

3 Lên l ch công vi c c a cá nhân ho c t ch c

4 Ch đ nh các ngu n l c và chi phí cho các công vi c trong d án

11 ánh giá tài chính chung c a d án

12 Cho phép quan sát tr l i và phân tích d án theo th c t đã th c hi n

13 Rút kinh nghi m trong khi th c hi n d án

Là m t ng i b t đ u s d ng ch ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r t nhi u th c m c v vi c t o và qu n lý m t d án Cu n sách này s cung c p cho b n

nh ng khái ni m c b n trong Microsoft Project đ qu n lý d án, sau đó b n s cùng

t o, qu n lý các thay đ i d án thông qua các bài gi ng c a cu n sách M i bài gi ng là

nh ng h ng d n c th t ng b c trong vi c t o m i d án, theo dõi ho t đ ng và qu n

lý d án

Qu n lý d án là gì?

Qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, t ch c, theo dõi và qu n lý các công

vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đ t ra v i nhi u ràng bu c v th i gian, chi phí và ngu n l c

− Th i gian: g m th i gian đ hoàn thành t ng công vi c trong m i m t giai đo n

− Ngu n l c (ti n): g m các chi phí ngu n l c: nhân l c, thi t b , nguyên v t li u

Các tính n ng m i trong Microsoft Project 2010

• Giao di n Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thi n V i Ribbon, b n có

th truy c p đ n các tab trên c a s ch ng trình m t cách d dàng, ho c thêm b t

nhóm l nh ra kh i tab N u b n không bi t ch c n ng c a m t nút, b n rà chu t lên

nút, m t c a s nh (Sreen tip) hi n lên n i dung ch c n ng c a nút

• Menu truy c p nhanh (Quick access toolbar): thay th các thanh công c c a phiên

b n tr c Mu n thay đ i m c đ nh s l ng nút c a nó, ta nh p vào nút cu i cùng

bên ph i đ thêm b t nút

• Thanh công c nh (Mini Toolbar): n phím ph i chu t vào m t ô trong b ng, mini

toobar s xu t hi n đ b n ch n nhanh nh ng tác v thông th ng nh t c a ô đang

ch n

• Giao di n Backstage v i t t c các công c c n thi t đ làm vi c v i t p tin c a b n

• Lên l ch các công vi c: b n có th t lên l ch các công vi c trong d án sau khi đã t o các công vi c đó Các thông tin g m ngày b t đ u, ngày k t thúc, th i l ng công

vi c, s ph thu c c a các công vi c b n có th thi t l p trong Microsoft Project

2010 Là m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm V y thì Microsoft Project có th giúp gì cho b n? Tr c h t, nó l u tr thông tin chi ti t v d

án c a b n trong c s d li u và s d ng các thông tin này đ tính toán, theo dõi ti n trình, chi phí c a d án và các thành ph n khác đ ng th i t o ra m t k ho ch cho d

án c a b n Càng nhi u thông tin v d án mà b n cung c p, d án càng đ c th c

hi n chính xác b y nhiêu Gi ng nh m t b ng tính, Microsoft Project th hi n k t

qu ngay sau các tính toán Tuy nhiên k ho ch c a d án s không đ c l p cho đ n khi b n hoàn thành các thông tin quan tr ng c a các công vi c Microsoft Project l u

gi thông tin b n nh p và thông tin nó tính toán trong các tr ng nh tên công vi c hay kho ng th i gian th c hi n Trong Microsoft Project, m i tr ng đ c th hi n trong m t c t

• Giao di n Timeline: mang đ n cho b n giao di n tr c quan sinh đ ng g m b n tóm

t t các công vi c, công vi c và các s ki n quan tr ng mà b n mu n xem D dàng sao chép Timeline và dán chúng vào m t ng d ng khác di chuy n khung nhìn này cho phù h p v i th i đo n c n xem, ta kéo m r ng ho c tr t thanh màu xanh

nh t trên cùng copy khung nhìn Timeline này qua ph n m m khác, n phím ph i vào khung nhìn, ch n

• Làm vi c t t v i Excel và Word: b n có th dán các d li u c a Microsoft Project

2010 vào Excel ho c Word theo các c t và c u trúc d li u c a Microsoft Project

• Tùy bi n Ribbon: b n có th t o các tab và nhóm chúng l i đ làm vi c Chú ý m i tên nh xu t hi n bên c nh các nút, nó cho ta danh dách th xu ng đ ch n các ch c

n ng khác cùng nhóm v i nút đó

• Tùy bi n các tr ng d li u: ch c n t o m t giá tr s , ngày ho c ch t c t ngoài

cùng bên ph i c a b ng, Microsoft Project có th xác đ nh chính xác lo i d li u b n

s d ng

• Tính n ng AutoFilter đ c c i thi n, s d ng công c l c gi ng Microsoft Excel

giúp b n có th phân lo i, s p x p theo nhóm

• L u t p tin sang đ nh d ng PDF ho c XPS: Microsoft Project 2010 cho phép b n

l u t p tin có đ nh d ng *.mpp thành đ nh d ng tài li u PDF ho c XPS

a) Giao di n Team Planner (ch có phiên b n Microsoft Project Professional 2010):

giúp b n có th thay đ i công vi c t ngu n l c này sang ngu n l c khác b ng cách kéo th t i c a s Team Planner

• Tính n ng Inactive task (ch có phiên b n Microsoft Project Professional 2010 tr

v sau): giúp b n có th vô hi u hóa các công vi c đ c ch n t m t d án vì th nó không nh h ng gì đ n ti n đ d án B n có th kích ho t l i công vi c này n u c n

• Tích h p SharePoint Task List (ch có phiên b n Microsoft Project Professional

2010): đ ng b hóa các công vi c gi a Microsoft Project v i Project Task List trên Microsoft SharePoint

•

• Microsoft Project qua nhi u n m phát tri n các ph ng pháp qu n lý d án cung c p cho b n m t s công c l p k ho ch và theo dõi M t vài đi m chú ý:

• Bi u đ Gantt là giao di n chính c a Microsoft Project, hi n thì các b ng tính v i các

c t d li u cùng giao di n đ h a các công vi c trong d án b trí d c theo m t th i

gian n m ngang B ng cách xem xét các d li u trong các c t (ch ng h n tên công

vi c, ngày b t đ u, ngày k t thúc, các ngu n l c) b n có th hi u các thông s c a

t ng công vi c và xem th i gian c a mình

• S đ Network Diagram (hay còn g i là s đ logic) th c ch t là phiên b n bi u

đ PERT S đ này cho b n xem đ c các công vi c hi n t i đang đ c kh p

v i nhau

• Qu n lý r i ro là m t ph n quan tr ng trong m t d án vì b t c d án nào c ng có

r i ro B n có th g p r i ro v ngu n l c, v nguyên v t li u, chi phí và r i ro này có

th khi n d án c a b n ch m ti n đ Qu n lý r i ro là m t ngh thu t d đoán r i ro,

là sao đ d án c a b n ít r i ro nh t và xác đ nh chi n l c ng n ng a c ng nh kh c

ph c r i ro x y ra Microsoft Project giúp b n qu n lý r i ro b ng cách cho phép đ a

ra các tình hu ng r i ro có th Ví d , khi b n thay đ i th i gian c a ngày b t đ u s kéo theo s thay đ i trong d án, lúc này b n có th th y đ c s ch m tr , chi phí thay đ i và các ngu n l c có th xung đ t v i nhau V i nh ng thông tin này b n có

th qu n lý các r i ro m t cách hi u qu h n

• Qu n lý ngu n l c bao g m vi c s d ng các ngu n l c m t cách thông minh M t

ng i qu n lý d án gi i s tìm ra các ngu n l c thích h p cho công vi c, giao cho thành viên kh i l ng công vi c h p lý Trong Microsoft Project có các công c

ch ng h n m t bi u đ Resource Usage cho phép b n bi t đ c ngu n l c đang s

d ng, bên c nh đó bi u đ s ph n ánh kh i l ng công vi c

M t s t khoá trong Microsoft Project

Task: công vi c, công vi c

Duration: th i gian th c hi n công vi c

Start: ngày b t đ u

Finish: ngày k t thúc

Predecessors: công vi c làm tr c

Successors: công vi c k ti p

Task list: danh sách các công vi c

Resource: ngu n l c bao g m v t li u, nhân l c, máy móc th c hi n các công vi c c a

d án

Work: s gi công đ c gán đ th c hi n công vi c

Unit: đ n v tính c a ngu n l c

Milestone: lo i công vi c đ c bi t (đi m m c) có Duration=0, dùng đ k t thúc các giai

đo n trong d án ho c đi m d ng k thu t, tài chính, thanh toán h p đ ng

Recurring Task: công vi c đ nh k , l p đi l p l i nhi u l n theo chu k trong th i gian

th c hi n d án Ví d các bu i h p giao ban đ u tu n

Shedule: l ch trình, ti n đ c a d án

Std Rate: giá chu n

Ovr Rate: giá ngoài gi

Cost/use: phí s d ng ngu n l c

Baseline: theo k ho ch, theo đ ng k ho ch c s

Actual cost: chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i

Current cost: chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i + chi phí còn l i theo th i đi m

hi n t i

Remaining cost: chi phí c n có đ ti p t c th c hi n d án

Summary Task (công vi c tóm l c): công vi c mà ch c n ng duy nh t c a nó là ch a

đ ng và tóm l c th i kho ng, công vi c và chi phí c a các công vi c khác

Ch ng 2

Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng và d án

Vào menu File ch n Option s có h p tho i Project Option hi n ra đ chúng ta có

th thi t l p nh ng đ nh d ng ban đ u v i MS Project Sau đây là hai thi t l p c b n hay dùng cho m t d án

Thi t l p cho hi n thanh t ng ti n đ d án

Công c p cho ta cái nhìn t ng quan v t ng th i gian th c hi n d án

T o m t d án m i

a) B c 1 : Kh i đ ng MS Project vào File ch n New\Blank Project nh n Create đ

h th ng t o m t d án m i Ho c có th click chu t vào nút New trên Quick

toolbar

b) B c 2: l u t p tin l i dùng Ctrl + S đ t tên cho t p tin l u vào v trí phù h p trong c ng

c) B c 3 : ch n File \ Info nh n nút Project Information bên phía tay ph i ch n Advanced Properties, ta đ c m t h p tho i sau đó ta ch nh nh ng thông tin c n thi t cho h th ng

Ch ng 3

T o m t d án c th và l p k ho ch d án

Xác đ nh thông tin c a d án

Sau khi t o l p đ c m t t p tin m i

l u thông tin c a d án, ta c n thi t l p

nh ng thông tin cho d án, đi u này h t s c quan tr ng cho vi c phát tri n d án sau này Ch nh s a các thông s trên h p tho i cho phù h p d án: ngày b t đ u, ngày k t thúc, ngày hi n t i Nên ch n th i gian bi u

b t đ u t ngày kh i đ ng d án

Thi t l p l ch cho d án

M i d án d a vào m t l ch c s đ thi t l p ngày làm vi c, ngày không làm vi c

đ l p l ch cho các công vi c sau này Thi t l p l ch trình cho d án v a là công vi c đ n

Start date: ch n ngày b t đ u kh i công d án

Vào tab Project, ch n ribbon Properties, ch n nút Change Working Time

Tab Work week là đ đ nh ngày gi làm vi c và ngh bình th ng Tab Exception là đ

nh p ngày làm vi c ho c ngày ngh b t th ng Ta nh p thông tin Name, Start, Finish sau

đó nh n Details… đ l a ch n ngo i l cho ngày đó ngày đó có ph i là ngày làm vi c hay không? Làm th i gian nh th nào?

• Create New Calendar: t o l ch làm

vi c riêng cho d án

• Sau đó ch n tab Work Week, phía

d i danh m c s hi n ra tên l ch làm

vi c Default B m double click vào nó

ho c click vào nút Detail đ hi n lên chi

ti t l ch làm vi c Ch n ngày th b y

ho c ch nh t ho c ch n 2 ngày cùng lúc, và ch n Set day(s) to these specific woking time đ nh p vào gi làm vi c c

đ mô t chi ti t ngo i l : gi ngày tháng,

có l p đi l p l i hay không, x y ra b t

đ u khi nào, k t thúc khi nào…

L p danh sách các tác v c a d án

qu n lí đ c m t d án hi u qu đ u tiên ta đi xây d ng các công vi c c a d

án đ có đ c m t cách nhìn t ng quát nh t v d án Ta xác đ nh t t c các nhi m c c n thi t đ hoàn thành d án

M t d án là m t chu i nh ng công vi c có liên quan t i nhau u tiên b n hãy

li t kê các b c đ hoàn thành d án, b t đ u v i t ng kh i công vi c và chia nh nh ng

kh i công vi c thành nh ng kh i nh h n C nh v y cho t i khi nó đ c chia thành

nh ng công vi c nh có th phân giao c th đ c Cu i cùng nh p các kho ng th i gian thi t l p cho t ng công vi c M t công vi c s chi m gi m t kho ng th i gian và chúng

s đ c theo dõi ti n trình th c hi n M t công vi c có th đ c th c hi n trong m t ngày hay nhi u tu n

B n hãy nh p các công vi c theo th t mà chúng x y ra, sau đó c tính s th i gian đ th c hi n công vi c đó

a) Vào Task ch n Grantt Chart

b) Nh p tên trong c t Task name Ta c ng có th copy t Excel đ dán vào c t Task Name

c) Trong c t Task Mode ch n m t trong hai lo i Task Mode: th i bi u b ng tay (manually scheduled) hay t đ ng (auto scheduled) N u ta ch n ki u t đ ng, khi đó

ta ch a tính toán s ngày cho t ng công vi c thì MS Project m c đ nh là 1 ngày b t

đ u t ngày b t đ u d án Ta c ng có th quét kh i các công vi c, r i ch n ki u t

đ ng trên Ribbon Task N u mu n m c đ nh ch n ki u, ta vào option\schedule\scheduling option for project

d) Trong c t Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c theo tháng, tu n, ngày, gi hay phút B n có th s d ng các d u t t sau:

tháng = mo tu n = w ngày = d gi = h phút = m

Chú ý: ch ra đây là th i gian c tính, đánh thêm d u h i sau kho ng th i gian th c hi n

T o các công vi c ph (subtasks)

Các subtask là các công vi c n m bên trong m t công vi c l n nào đó Nh ph n trên ta đã xác l p các công vi c t trên xu ng d i, t c là các công vi c con c a m t công vi c n m d i nó trong b ng công vi c Gi ta t o các công vi c con đó b ng cách

nh sau

a) Ch n các công vi c con c a m t công vi c (có th là m t ho c h n 1 công vi c là con

c a công vi c khác) b ng cách bôi đen các công vi c đó

b) Trong menu Task nh n Indent Task đ báo r ng đây là m t công vi c con ho c

n nút Outdent Task đ báo r ng đây là tên nhóm công vi c bao trùm các công vi c con N u mu n th hi n các s ID c a các công vi c, ta ch n menu Format, ch n Ribbon Show/Hide, click vào ô Outline Number

Chú ý: đ thêm m i m t công vi c vào gi a nh ng công vi c đã t n t i, kích chu t ph i t i v trí mu n chèn công vi c m i, ch n Insert Task

Mu n nhìn th y ho c d u subtask đi, ta ch n các cách sau:

T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate)

N u m t công vi c hi n gi ta th y không c n cho d án, nh ng trong t ng lai có

th c n tr l i, ta cho nó d ng t m th i không tham gia vào d án

Ch n menu Task, ch n công vi c, ch n ribbon Schedule và ch n nút Inactivate

a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline)

N u có m t s công vi c c n theo dõi xem v trí và th i gian th c hi n nh th nào

so v i ti n đ t ng th , ta có th đ a nó vào khung nhìn Timeline

• Ho c ch n menu Task, ch n công vi c, ch n ribbon Properties và ch n nút Add Task to Timeline

• Ho c ch n công vi c, n phím ph i chu t, ch n Add to Timeline

• Ho c nh p đôi lên công vi c đ m h p h i tho i Task Information, ch n tab General và click d u ch n Display on Timeline

T ng t thao tác nh trên, ta có th lo i b công vi c ra kh i khung nhìn th i gian, ho c n phím ph i công vi c đó trên khung nhìn Timeline và ch n Remove from Timeline

N u khung nhìn th i gian không xu t hi n, ta ch n menu View, ch n ribbon Split View, ch n

Thi t l p deadline

Deadline là th i h n cu i cùng có th đ th c hi n công vi c đó Sau khi thi t l p

ta s th y có m i tên th i đi m ta thi t l p

a) Ch n công vi c , kích đúp vào công vi c đó ta đ c h p tho i Task Information:

b) Ch n tab Advanced vào ph n deadline ch n ngày là h n cu i cùng nh hình trên Khi

đó công vi c này Grantt Chart có thêm bi u t ng

Thi t l p m c d án

T o m c d án là công vi c r t có ý ngh a trong k ho ch th c hi n d án, ví d

vi c hoàn thành m t pha chính c a d án, báo cáo thành qu ho c m t s ki n đánh d u

k t thúc công vi c, đi m d ng k thu t, đi m d ng thanh toán h p đ ng

Trong c t Duration c a công vi c c n t o m c nh p 0, nh n phím Enter Công

vi c này Grantt Chart có thêm bi u t ng

Chú ý: hi n th t t c các đi m m c trong khung nhìn, ch n ki u hi n th trong danh sách là Milestones hi n th l i toàn b các công vi c trong d án, ch n All task trong danh sách ki u hi n th

Nh p các ghi chú công vi c (task note)

Các ghi chú này r t c n thi t đ c bi t là trong nh ng d án có s tham gia c a nhi u ng i thì đây s cung c p thông tin h u ích cho ng i khác khi xem vi c l p k

ho ch c a mình

Trong c t Task Name ,

ch n tên công vi c c n thêm

ính kèm các liên k t vào công vi c

Vi c đính kèm các liên k t vào các công vi c có nh ng lí do riêng đ th c hi n thay vì ch đính kèm các ghi chú vào công vi c nh ph n trên đã nói Ví d nh công

vi c thông báo trúng th u và m i th ng th o h p đ ng - thông báo k t qu l a ch n nhà

th u, chúng ta c n đính kèm file quy t đ nh và g i mail ch ng h n thì vi c này s h t s c

có ý ngh a Ngoài ra n u d li u mu n đính kèm khá l n không th truy n t i h t qua Note thì ta có th đ t đ ng link đ n đó đ có th m ra t t nh t, nhanh nh t

a) Ch n công vi c c n đính kèm thêm các liên k t Nh n chu t ph i ch n Hyperlink

b) Ch n tài li u mu n liên k t đ n trong ph n Link to nh hình trên, ta đ c nh sau:

c) N u là g i mail thì vào Mail Address ,

e) Khi mu n m link liên k t này Grantt

chart nh n chu t ph i ch n Hyperlink, ch n Open hyperlink

T o các công vi c đ nh k

Công vi c đ nh k là nh ng công vi c th ng xuyên l p đi l p l i, ví d nh 1

bu i h p giao ban th hai hàng tu n Công vi c đ nh k có th x y ra hàng ngày, hàng

tu n, hàng tháng hay hàng n m B n có th xác đ nh kho ng th i gian th c hi n đ i v i

m i l n công vi c xu t hi n hay th i gian nào nó s x y ra

a) Ch n menu Task, ch n công vi c c t Task Name, ch n n i b n mu n công vi c

đ nh k x y ra

b) Trong Ribbon Insert, ch n Task\Recurring Task

c) C a s Recurring Task Information xu t hi n, nh p các thông tin vào.Sau khi OK thoát ra, công vi c này s xu t hi n bi u t ng trên c t

Ch ng 4

T o m i liên h gi a các công vi c

M i liên h gi a các công vi c

thi t l p m i quan h gi a các công vi c, chúng ta s d ng các đ ng k t n i

Tr c h t, ch n nh ng công vi c có liên quan, k t n i chúng và sau đó có th thay đ i

ki u k t n i Công vi c có ngày b t đ u và k t thúc ph thu c vào công vi c khác g i là công vi c k ti p Công vi c mà công vi c k ti p ph thu c vào g i là công vi c làm

tr c Ví d sau s ch rõ cho các b n th y m i quan h gi a các công vi c, n u b n thi t

l p m i quan h gi a 2 công vi c là treo đ ng h và s n t ng thì công vi c s n t ng s

là công vi c làm tr c, công vi c treo đ ng h s là công vi c k ti p

Có 4 ki u liên k t gi a các công vi c v i nhau ph thu c vào ngày b t đ u và ngày k t thúc c a các công vi c :

- Finish to Start (FS ): công vi c tr c hoàn thành r i m i t i công vi c sau

- Start to Start (SS): hai công vi c b t đ u cùng m t lúc

- Finish to Finish (FF): c 2 công vi c hoàn thành cùng lúc

- Start to Finish( SF): công vi c này b t đ u công vi c kia m i k t thúc

Xác đ nh các m i quan h gi a các công vi c quan tr ng

Th ng các công vi c l n th ng có ki u quan h là hoàn thành vi c tr c sau đó

m i b t đ u công vi c phía sau, do đó ta có th t o m i quan h đó h t s c đ n gi n nh sau:

a) G p các công vi c l n l i b ng cách nh n vào nút c ng c a công vi c l n

b) Nh p vào c t Predecessor mã c a công vi c tr c đó

Các ki u ph thu c và lag time

Sau khi các công vi c đã đ c liên k t v i nhau, b n có th ch n s m h n hay thêm m t kho ng tr th i gian gi a 2 công vi c b ng cách nh p vào ô Lag

a) Ch n công vi c c n thi t nh p, kích đúp vào ra h p tho i Task Information

b) Ch n tab, ch n công vi c tr c công vi c đó, ch n lo i ph thu c nh p lag time Lúc này, c t Predecessor s xu t hi n d ng

Nh p th i gian g i ch ng theo s âm (ví d , –2d cho 2 ngày g i ch ng) Nh p th i gian tr theo s d ng

nhanh chóng đ a th i gian x p ch ng hay th i gian tr cho m t công vi c k

ti p, kích đúp vào đ ng k t n i gi a công vi c đó và công vi c làm tr c Gantt Chart,

và sau đó nh p th i gian g i ch ng hay th i gian tr trong h p tho i Task Dependency c) Th c hi n nh v y cho toàn b các công vi c c a d án

Chú ý: đ liên k t các công vi c liên ti p nhau theo ki u FS , gi phím Shift, và sau đó kích chu t vào công vi c đ u tiên và công vi c cu i liên k t các công vi c cách xa nhau, gi phím CTRL Nh ng công vi c b n mu n liên k t v i nhau theo th t công vi c nào ch n tr c s là công vi c làm tr c, công vi c nào ch n sau s là công

vi c k ti p Sau khi ch n xong, ch n menu Task, Ribbon Schedule, n nút Link Tasks

hu b liên k t gi a các công vi c, ch n các công vi c b n mu n trong c t Task Name, và kích nút Unlink Tasks Các công vi c này s đ c s p x p l i d a trên nh ng liên k t và các ràng bu c còn t n t i

thay đ i ki u liên k t, kích đúp vào đ ng liê k t gi a 2 công vi c b n đang

As soon as possible Công vi c không b ràng bu c

As Late as possible Công vi c này ph i b trì ho n càng lâu càng t t

Finish No Earlier than Công vi c ph i k t thúc sau ngày tháng ch đ nh

Finish No Later than Công vi c ph i k t thúc vào ngày ho c s m h n ngày

Start No Later than Công vi c ph i b t đ u tr c ngày tháng ch đ nh

Ta có th t o ra các m i ràng bu c v th i đi m k t thúc công vi c nh sau:

a) Ch n task c n thi t l p các ràng bu c, kích đúp vào m ra h p tho i Task Information

b) Ch n th Advanced trong m c lo i ràng bu c Constraint type ch n 1 trong

nh ng ki u k trên Ch n m c ngày ràng bu c Constraint date đ nh p ngày

r i nh n OK

Chia (c t) công vi c thành các ph n nh

B n có th chia nh m t công vi c n u th i gian cho công vi c b ng t quãng

i u này r t có ích, ví d s có th i gian b n t m th i d ng công vi c đang làm đ chuy n sang m t công vi c khác B n có th chia m t công vi c thành nhi u ph n n u

c n thi t

C ng ph i chú ý thêm r ng vi c chia nh 1 công vi c thành

nhi u ph n không gi ng nh nh ng công vi c đ nh k mà b n đã

đ c bi t trong nh ng bài tr c

a) Ch n công vi c mu n chia nh Trên tab Task kích

b) Trên s đ Grant, rê chu t đ n thanh ngang bi u di n công vi c, kích vào ngày b n

mu n chia công vi c, sau đó kéo ph n còn l i t i ngày b n mu n công vi c l i b t

đ u ti p t c

c) Có th ghép l i các ph n b ng cách kéo các ph n công vi c ch m vào nhau

Ch ng 5

T o ngu n l c và xác đ nh ngu n l c cho d án

Xác đ nh ngu n l c và thông tin cho ngu n l c d án

Trong MS project 2010 có 3 lo i ngu n l c

1 Work : là lo i ngu n l c không ph i tiêu dùng h t sau khi th c hi n d án

mà có th s d ng trong t ng lai, con ng i , máy móc, thi t b thu c lo i ngu n l c này Ngu n l c này đ c phân b 100% cho d án hay m t ph n dành cho d án khác

2 Material : là lo i ngu n l c đ c tiêu th , s d ng đ d án đ c ti p di n VD: x ng d u, v n phòng ph m…Ngu n tài nguyên này đ c xác đ nh

b ng đ nh m c tiêu hao c a t ng tác v

3 Cost: là chi phí c ng thêm trong công vi c đ có th hoàn thành nó Ví d

nh là ti n công tác phí, chi phí khác…Lo i chi phí này x y ra t i m t th i

đi m, đ u ho c cu i công vi c Chú ý r ng các c t chi phí khi nh p c a

s Resources Sheet không ch nh s a đ c Giá tr chi phí cho ngu n l c

lo i Cost đ c thi t l p khi ch đ nh ngu n l c này cho m t công vi c khi gán lo i ngu n l c Cost cho m t công vi c h p h i tho i Assign Resources

4 Generic: là lo i tài nguyên không thu c các lo i trên và đ c đ nh ngh a

b i ng i dùng Lo i này đ c s d ng khi ch a bi t c th lo i hao phí gì

C t hi n th thông tin I (Indicate): s hi n th các thông tin ch d n, khuy n cáo liên quan đ n công vi c đó đ ng i dùng xem xét l i các tham s liên quan đ n công vi c đó

C t Resource Name: đánh tên ngu n l c các ng n l c s d ng cho d án

có đ c danh sách các ngu n l c này, ta t ng h p t các đ nh m c hao phí c a các công vi c

Ch n ki u ngu n l c trong Type

V i nhân l c con ng i hay máy móc ch n ki u ngu n l c là Work

V i nh ng ngu n l c là nhiên, nguyên v t li u ch n là Material

V i nh ng chi phí khác ch n là Cost

Trong c t Group đ t tên nhóm đ gom nhóm các ngu n l c cùng lo i l i

V i m i ngu n l c công vi c nh p đ n v t i c t Max Unit

V i ki u ngu n l c Work này đ n v s d ng đ c tính theo t l ph n tr m dành cho công vi c Ví d : 100% b ng m t đ n v ho c t ng đ ng t t c th i gian mà m t ngu n l c có th cung c p N u trên 100% là m c mà ngu n l c đ c xem là s d ng quá m c

C t Material label: nh p đ n v tính cho lo i ngu n l c Material, ví d nh

t n, kg, m3…

C t Std.Rate: đ bi u di n m c giá chu n th ng đ c tính cho m t lo i ngu n l c i v i lo i ngu n l c Work thì đ n v Std.Rate có th là ngày,