giáo trình sử dụng Word XP

Dinh dang dé dang: Word cung cấp các phương pháp mới để định dạng một cách tinh tế trang văn bản của bạn.. Khung xem Normal trình bày định dạng text nhưng đơn giản hóa trình bày trang,

€ Intemet Explorer

m Microsoft Excel

a Microsoft FrontPage Microsoft Outlook 'B Microsoft PowerPoint

Các trình đơn trong Microsoft Word XP:

(1) File: Chứa các lệnh liên quan đến File để mở, lưu, đóng, In và tạo các file mới

(2) Edit: Chứa các lệnh để sao chép, cắt, dán, tìm kiếm và thay thế text trong một văn ban

(3) View: Chứa các lệnh hiển thị văn bản trên màn hình

(4) Insert: Chứa danh sách các mục bạn có thể chèn vào văn ban

(5) Format: Chứa các lệnh để định dạng text và đoạn văn hản

(B) Tools: Chứa danh sách các công cụ hổ trợ

(7) Table: Chứa các lệnh liên quan đến bảng (Table)

1 Dinh dang dé dang:

Word cung cấp các phương pháp mới để định dạng

một cách tinh tế trang văn bản của bạn

Dùng ô tác vụ Styles and Formatting để tạo, xem, chon, 4p dung va x6a định dang cho text Bạn cũng có thé md 4 tac vu Reveal Formatting dé hién thị các thuộc tính định dạng text

Bạn cũng có thể kiểm tra định dạng cho đồng nhất khi

hạn gỗ nhập Word đánh dấu các định dạng không

đồng nhất bằng các đường gạch dưới gqợn sóng màu

xanh

Thêm vào đó, bạn cũng có thể điều khiển việc chỉnh

sửa và dán một cách tự động mà không cần click một

@® Styles and Formatting’ X

Formatting of selected text

“hệ Styles and FormattingY

Formatting of selected text

1 Chọn tất cả text với cùng một định dang

2 Xóa định dạng của text

2 Công tác tạo tài liệu:

Word cho phép bạn và các đồng nghiệp cộng tác để tạo một tài liệu cách dễ dàng

Dùng thanh công cụ Reviewing đã được cải thiện cho tài liệu cộng tác Những sự thay đổi được theo dõi, được trình hày bởi các thẻ đánh dấu rõ ràng, dễ đọc

mà không che khuất hoặc ảnh hưởng đến sự hố trí của

văn hẳn gốc Thẻ đánh dấu hiển thị trong khi su thea dõi các thay đổi đã được mở, và kết quả so sánh giữa

các phiên bản của văn hẳn cũng được hiển thị

Word cũng đã nâng cao các đặc trưng so sánh và trận Bên cạnh sự hợp nhất với sự theo dõi các thay

đổi, các cải tiến hao gầm toàn hộ độ chính xác, dấu vết của nhiều kiểu thay đổi và các tùy chọn để tạn một văn bản thứ ba chứa sự so sánh

Sự phân luại một văn bản để xem lại là một quá trình

hợp nhất và hoàn thiện Khi bạn gửi một văn ban để xem lại, Word tự động tạo một form yêu cầu xem lại;

Microsoft Word cung cấp nhiều cách khác nhau để

bạn xem văn bản một cách thật tốt

1 Print Layout:

Làm việc trang khung xem Print Layout dé xem text

các đề họa và các thành phần khác sẽ hố trí như thế

nao trén trang in

Khung xem này hữu ích cho việc soạn thảo tiêu đề đầu

trang và cuối trang (headers and footers), canh

chỉnh lề, và để làm việc với các cột và các đối tượng

vẽ Nếu bạn muốn gỗ nhận và chỉnh sửa text trang khung xem này, bạn có thể loại hớt khoảng trống màn hình hằng cách cho ẩn khoảng trắng ở đầu trang và cuối trang

Để đổi sang khung xem Print Layout click Print

Layout trén menu View

Cau Lạc Bộ Sáng tạo trẻ - Đoàn Cơ quan Dân chính Đảng tinh Quang Ninh

0Ñ Document† - Microsoft Word

Trang khung xem Web Layout, ban cé thé nhin thấy các nển, text được đặt vừa đúng trong cửa sổ, và các

đồ họa được đặt đúng vị trí như khi chúng ở trong một trinh duyét Web

Để đổi sang khung xem Web Layout click Web

Layout trên menu View

3 Normal:

Làm việc trang khung xem Norral để qõ nhập, chỉnh sửa và định dạng text Khung xem Normal trình bày định dạng text nhưng đơn giản hóa trình bày trang, vì

vậy bạn có thể gõ nhập và chỉnh sửa một cách nhanh

Trang khung xem Outline, hạn có thể thu nhỏ một văn

ban dé chi xem các tiêu để chính, hoặc bạn có thể mở

rộng nó để xem tất cả các tiêu đề và nội dung text

nhiều chương Trong khung xem Outline, đường biên

trang headers and footers, các đồ họa và các nền sẽ

không xuất hiện

Để đổi sang khung xem Outline, click Outline trên

(1) Vàn menu File, click New

(2) Trang ô tác vụ New Document dưới New from existing document click Choose document

(3) Click văn hản hạn muốn dùng để tạn văn bản mới

Ctrl+M Ctrl+O

C= Save as Web

Dùng các kí tự sau dé gd dau tiéng Viet

Để mở một văn hẳn đang tần tại:

(1) Vàn menu File, click Open Hộp thoại Open xuất hiện

(2) Trang danh sách Look in, click chọn ổ đĩa, thư mục, hoặc vị trí xác định trên Internet chứa file bạn

Trường hợp bạn không tìm thây file, bạn có thé tim hăng cách click Tools trang hộp thoại Open và click Search

(3) Click chon file va click Open

Để lưu nhanh một văn bản, click Save trên thanh công

cu Standard Hop thos! Save As xuat hién

Để lưu một văn bản trong một vị trí hoe dinh dang

khác, dùng các thủ tục sau : Lưu bản copy của một file:

(1) Vao menu File, click Save As

(2) Trang hộp File name, nhập tên mới cho file

(3) Click Save

Lưu một file sang định dạng khác:

(1) Vào menu File, click Save as

(2) Trang hộp File name, nhập tên mới cho file

(3) Click danh sách Save as type, click định dạng file hạn muốn

Hiển thị hoặc ẩn thanh công cu:

Để hiển thị hoặc ẩn các thanh công cụ, vào menu View > Toolbars, click chọn hoặc click để bỏ chọn thanh công cụ

Hiển thị hoặc ẩn thước:

Standard Để hiển thi hoac ấn thước, vàn menu View, click để

Bạn có thể thiết lận đơn vị đo mặc định (vi du inches

or points) ma Microsoft Word dung cho kích thước hạn

Options xuất hiện Click nhãn General

Office Assistant cé thể trả lời các câu hỏi của ban,

cung cấp các tip va chuẩn hị sự trợ giúp cho các tính

năng dành riêng chữ chương trình hạn đang dùng

Assistant được dùng chung cho tất cả các chương

hiện trên các tùy chon của nó (như là các kiểu tip ma

nó hiển thị } sẽ ảnh hưởng đến Assistant trong tất cả các chương trình Office của bạn

Assistant có thể hiển thị Help trong các cách sau:

2 Help với các wizard:

Bạn có thể nhận Help tit Assistant khi ban bat đầu một vài wizard hiếu hạn không muốn sự trợ giúp của

wizard có Help được cung cấp hởi Assistant

) Click vào dấu mũi tên kế hên nút Undo trên thanh

*= Bullets and Numbering

Borders and Shading

Cau Lạc Bộ Sáng tạo trẻ - Đoàn Cơ quan Dân chính Đảng tinh Quang Ninh

Để định dạng kí tự, thực hiện các hước sau:

(1) Chon text cần định dạng

(2) Yao menu Format click Font, hop thos) Font xuất hiện

(3) Để định dạng font, click nhãn Font:

Trong hộp Font, click chọn fant chữ

Trong hộp Font Style, click chọn kiểu font

Trang hộp Size, click chọn kích cỡ kí tự

Trang hộp Font Color, click chạn màu cho kí tự

Trang hộp Underline, click chon kiểu gạch

Jrong hập Scale, nhap ti 18 phan tram từ 1 dén

600 dé giãn hoặc nán chiều ngang kí tự theo tỉ lệ phần

trăm của kích cỡ kí tự

Trang 7

*=— Bullets and Numbering

Borders and Shading

$ © Styles and Formatting Y X

Formatting of selected text

600 để giãn hoặc nén chiều ngang kí tự theo tỉ lệ phan

Trang hộp Spacing, thiết lận khoảng cách giữa

các kí tự

Trang hộp Position, thiết lập vị trí kí tự

(5) Dé tao hiệu ứng kí tự, click nhãn Text Effects:

Trang hộp Animation, click chọn hiệu ứng

Tạo một Style mai:

(1) Nếu ô tác vụ Styles and Formatting chưa mở, click Styles and Formatting trên thanh công cụ Formatting

(2) Trang ô tác vụ Style and Formatting, click New Style Hop thoai New Style xuất hiện

(3) Trang hộp Name, gõ nhập tên cho style

Paragraph, Table, hoac List

(5) Chọn các tùy chọn bạn muốn, click Format dé

chọn các tùy chọn khác

Trang 8

- Even page: Chèn một dấu ngắt phần và bắt đầu một phần kế tiếp trên trang được đánh số chẵn kế tiếp

- Even page: Chèn một dấu ngắt phần và bat đầu một phần kế tiếp trên trang được đánh số lẻ kế tiếp

[YJ Collect without Showing Office Clipboard

Show Office Clipboard Icon on Taskbar Show Status Near Taskbar When Copying

[YJ Collect without Showing Office Clipboard

Show Office Clipboard Icon on Taskbar Show Status Near Taskbar When Copying

Di chuyển hoặc copy một mục:

(1) Chạn mục bạn muốn di chuyển hnặc copy

(2) Để di chuyển một mục, click Cut trên thanh công cụ Standard Để copy một mục, click Copy trên thanh công cụ Standard

(3) Nếu hạn muốn di chuyển hoặc copy một mục sang một văn hản khác, thì hãy chuyển đổi đến văn bản đó

(4) Click nơi bạn muôn đặt một mục

(5) Click Paste trén thanh cong cy Standard

(6) Để xác định định dạng của một mục bạn đã dán, click một tùy chon trong nit Paste Option vita mdi xuất hiện sau phần chọn đã dán

Copy nhiều mục:

M1) Phải chắc rằng Microsoft Office Clipboard đã hiển thị | trong ñ tác vụ của bất kỳ chương trình Office nào mở, hoặc ty chon Showing Office Clipboard

đã được ma

Nếu hạn muốn hiển thị Office Clipboard trong chương trình, click chạn Office Clipboard trong menu Edit

Nếu bạn muốn kiểm tra tùy chon Collect

Nếu bạn muốn kiểm tra tùy chọn Collect Without Showing Office Clipboard, hãy hiển thị Office Clipboard, click Options, và phải chắc rằng

Clipboard đã được chọn

(2) Chạn mục đầu tiên bạn muốn sao chép

(3) Click Copy trên thanh công cụ Standard

(4) Tiếp tục sao chép các mục từ các văn bản trong hất ky chương trình Office nào cho đến khi bạn có được tất cả các mục hạn muốn (đến 24 mục)

Chú ý:

Trang một vài trường hợp như là text Unicode (một tiêu chuẩn mã hóa kí tự phát triển bởi Unicode Consortium Bang cach ding nhiéu byte dé biéu dién một kí tự, Unicode cho phép phần lớn các ngôn ngữ trên thế giới được hiểu diễn băng cách dùng tập hợp các kí tự), tượng trưng này hiển thị trong gallery xem như không thay đổi Điều này bởi vì text luôn hiển thị

nhiên, định dạng đúng và thông tin fant được phục hồi khi một mục được dán từ gallery

Click an item to paste:

f8) glad if you are 2

[YJ callect without Showing Office Clipboard

Show Office Clipboard Icon on Taskbar Show Status Near Taskbar When Copying

(2) Click nơi bạn muốn dán Bạn có thể dán các mục

đã copy vào bất kỳ chương trình Microsoft Office nao

(3) Thực hiện một trang cách cách sau:

Để dắn một mục, trong Office Clipboard, click mục bạn muốn dán vào văn bản

Để dán tất cả các mục bạn đã copy, click Paste All trong 6 tac vu (task pane) Office Clipboard

Chú y:

Dé sao chép nhiều mục không nằm kể nhau, bạn có thể chọn một mục, nhấn giử phím CTRL va sau đó chọn mục tiếp theo, sau do ban co thể copy và dán chúng như bạn muốn

Dùng Microsoft Word để tìm và thay thế text định dạng, các dấu đoạn, các ngắt trang và các mục khác

(4) Click Find next hoac Find All

Để hủy bỏ quá trình tìm kiếm, nhấn phím ESC

(2) Trong hép Find what, nhập text bạn muốn tìm

(3) Trang hộp Replace with, nhap text thay thé

(4) Chọn các tùy chọn khác

(5) Click Find Next (tiếp tục tìm), Replace (thay thế

từ hoặc nhóm từ vừa tìm được), hoặc Replace All (thay thế tất cả các từ hoặc nhóm từ tìm được)

Để hủy bỏ quá trình tìm kiếm, nhấn phím ESC

Tim va thay thé dinh dạng đặc biệt:

Ban có thể tìm và thay thê hoặc xóa định dạng kí tự

Chẳng hạn, tìm một từ hoặc một nhóm từ cụ thể và thay đổi fant màu, nét chữ đậm và xóa hoặc thay đổi nó

(1) Vào menu Edit click Find

(2) Nếu bạn không nhìn thấy nút Format, click More

(3) Trong hép Find what, thuc hiện một trang các cach sau:

(5) Click Find All

Tất cả các trường hợp của từ hoặc nhóm từ được tô sắng

(6) Click Close

(?) Trên thanh công cụ Formatting, click các nút để

Các thay đổi bạn đã thực hiện được áp dụng cho tất

cả text đã được tô sáng

(8) Click vào bất kỳ nơi nào trong văn bản để xóa vệt sáng khỏi text

Tìm và thay thế các dấu đoạn, các ngắt trang,

và các mục khác:

Bạn có thể dễ dang tim và thay thế các kí tự đặc biệt

và các yếu tố của văn hản như dấu ngắt trang và các tah

(1) Yao menu Edit click Find hodc Replace

Page Numbers | BJsu | = = :!(:

Bạn có thể dễ dang tìm và thay thế các kí tự đặc biệt

và các yếu tố của văn hản như dấu ngắt trang và các tab

(1) Vàn menu Edit click Find hoac Replace

(2) Nếu bạn không thấy nút Special, click More

(3) Trong hộp Find what thực hiện một trong các thao tac sau:

Để chọn một mục từ một danh sách, click Special, va sau do click chon muc bạn muốn

Gỗ nhép m& cho muc nay truc tiép trong hdp Find what

(4) Nếu hạn muốn thay thế một mục, gỗ nhập những gì hạn muốn dùng để thay thế trang hộp Replace with

(5) Click Find Next, Replace hodc Replace All

Bạn có thể chèn ngày giờ hiện tại vào văn hẳn:

(1) Click nơi hạn muốn chèn ngày huặc giờ

(2) Vào menu Insert click Date and Time Hop thoai Date and Time xuất hiện

(3) Nếu bạn muốn chèn ngày hoặc giờ trong một định dạng ngôn ngữ khác, click chọn ngôn ngữ trong hộp Language

(4) Trong hộp Available formats, click một định dạng ngày hoặc giờ

(5) Hai lựa chon ban có thể có là ngày tự động cập nhật hoặc vẫn giữ nguyên như lúc chèn

Để chèn ngày như là một trường (field) tự động cập nhật khi bạn mở hoặc bạn in văn bản, chọn hộp kiểm Update automatically

Để giữ nguyên ngày và giờ gốc như một text cố định, xóa hộp kiểm Update automatically

Chú ý:

Bạn có thể sử dụng chế độ tự động chèn ngày giờ hiện tại

(1) Gõ nhập 4 kí tự đầu tiên của tháng hiện tại Chẳng

“1<

ệ

Trang

Page Numbers | BJZu |= = | 1:

ý Show AutoCegplete suggestions:

To accept the suggestion, press Enter

AutoText entries here:

(1) Gõ nhập 4 kí tự đầu tiên của tháng hiện tại Chẳng

hạn, gỗ nhập fehr cha February Microsoft Word sẽ hiển thị tháng hiện tại là "February"

(2) Nhấn ENTER để chèn thắng, và sau đó go nhập một kí tự trắng Word sẽ hiển thị tháng, ngày và năm hiện hành Chắng hạn, "February 13, 2002" hoặc "13 February 2002"

(3) Nhấn ENTER để chèn toàn bộ ngày thắng năm

Nếu ngày hiện hành không hiển thị, bạn cần phải mở

AutoText click AutoText op thoai AutoCorrect xuât hiện Chọn hộp kiểm Show AutoComplete Suggetions

Các hiểu tượng (Symbol) và các kí tự đặc biệt không

có trên bàn phím Bạn có thể chèn các hiểu tượng và các kí tự đặc hiệt bằng cách dùng hộp thoại Symbol

AutoCorrect để tự động thay thế text bạn gõ nhập hằng các biểu tượng

Chèn Symhol:

(1) Click nơi bạn muốn chèn Symbol

(2) Yao menu Insert, click Symbol, va click chon nhén Symbols

(3) Trang hộp Font, click fant bạn muốn

(4) Dauble-click symhol bạn muốn chèn

(5) Click Close

(<>)

Trang

12 Hel Phono Steet

Da nang City, Viet nam

Dear Tran Van Nam,

| would like to invite you to

very glad if you are present a

Để chèn một công thức vào van ban:

(1) Click nơi hạn muốn chèn một công thức

(2) Vàn menu Insert, click Object Hop thoai Object xuat hién Click nhén Create New

(3) Trong hop Object type click Microsoft Equation 3.0

Nếu không tìm thấy, hạn cần phải cài đặt nó

(5) Tạo một công thức bằng cách chọn cac symbol trén thanh cong cu Equation va gỗ nhập các biên và cac sé

(8) Để trở lại Microsoft Word, click trên văn bản Word

Chú ý:

Để sửa đổi một công thức, hấy double-click vao công thức đó và thực hiện sửa đổi Click vào văn bản Word để trở lại Microsoft Word

ANS emMal From the current selection

| would like to_invite you to my birthd

Cau Lạc Bộ Sáng tạo trẻ - Đoàn Cơ quan Dân chính Đảng tinh Quang Ninh

15

Tạo hoặc thay đổi một mục AutoText:

Các mục Auto Text phải có độ dài ít nhất là năm kí tự nếu bạn muốn chèn mục này bằng cách sử dụng AutoComplete

(1) Chon text hoac đồ họa hạn muốn gan no bang mat muc Auto T ext

(2) Yao menu Insert > AutoT ext, click New

(3) Khi Microsoft Word để xuất một tên cho mục Auto T ext chấp nhận tên này hoặc gỗ nhập một tên mới Nếu bạn có dự định chèn mục này bằng cách sử dụng AutoComplete, phải chắc rằng tên này chứa ít nhất hốn kí tự bởi vì Word chỉ chèn một mục sau hốn kí

tự đã được qỗ nhập

Thay đổi một mục:

(1) Chèn một mục Auto Text vào văn ban:

mục Normal cho các mục hạn đã tạo trừ khi bạn hiết chúng được lưu dưới một hạng mục khắc

Trang

dggjelari¿ me

[01009)0-)00S AI From the current selection

(2) Thực hiện các thay đổi tùy ý

(3) Chọn lại mục Auto Text đã sửa

(4) vào menu Insert > Auto Text click New

(B) Gõ nhập tên gốc của mục AutoText

Edit View Insert Format Tools Table

[01009)0-)00S AI From the current selection

(2) Thực hiện các thay đổi tùy ý

(3) Chọn lại mục Auto Text đã sửa

(4) vào menu Insert > Auto Text click New

(B) Gõ nhập tên gốc của mục AutoText

12 Hai Phong Street,

Da nang City, Viet nam

Dear Tran Van Nam,

| woud like to invite you to

August 3, 2002

12 Hai Phong Street,

Da nang City, Viet nam

Dear Tran Van Nam,

| woud like to invite you to

Để tự động tìm và sửa lỗi khi qỗ nhập, như lỗi chính

cong một dấu cách (kí tự trống), AutoCorrect thay thé

từ bạn nhập bằng "the"

Bạn cũng có thể dùng AutoCorrect để chèn các sựmhal chứa trang danh sách các mục AutoCorrect

nhập (c) để chèn ©

Thêm một mục vào danh sách sửa lỗi tự động:

Nếu trang danh sách không chứa các từ bạn muốn, bạn có thể nhập thêm vào

Để thêm một mục vào danh sách sửa lỗi tự động, thực hiện các hước sau:

(1) Yao menu Tools, click AutoCorrect Options

Hop thoai AutoCorrect xuất hiện

(2) Trong hộp Replace, gỗ nhập một từ hoặc một nhóm từ bạn thường gỗ nhập sai hoặc không đúng chính tả Chẳng hạn bạn gỗ nhập "usualy"

(3) Trong hộp With, gõ nhập từ đúng chính tả, chẳng han g6 nhdép "usually"

spelling as you type

Thay đổi nội dung của một mục sửa lỗi tự động:

(1) vàn menu Tools, click AutoCorrect Options

(2) Click một mục cần thay đổi nội dung trong danh sách dưới hộp With

(3) Gỗ nhập một mục mới trang hộp With

Thay đổi khoảng cách dòng:

(1) Chọn text bạn muốn thay đổi

(2) Trên thanh công cụ Formatting, trả vào Line Spacing, và thực hiện một trong các thao tác sau:

Đề áp dụng thiết lập mới, click vào mũi tên, chon

Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau mỗi

(1) Chạn những đoạn bạn muốn thay đổi khoảng cách

(2) Yao menu Format click Paragraph (op thos)

Spacing

(3) Dudi Spacing, nhap khodng cách bạn muốn trong

hép Before hoac After

Sabeer Bhatia đến sẩn bay quốc tt

Chuyến bay của anh từ Bangalore ¿

quen bất kỳ ai, trong tuổi chỉ có 40 cấp

Bến năm sau, tốt nghiệp xong an

hãng Àpple Thưng lũng Silicon dạ d

Tạo danh sách đánh dấu bullet hoặc đánh số

khi bạn qõ nhập:

(1) Ga nhap so 1 dé hắt đầu một danh sách đánh số

sau đó nhấn phim SPACEBAR hoac phim TAB

Nêu các hullet và các số không tự động xuất hiện, hãy click AutoCorrect Options trên menu Tools, và

kiểm Automatic bulleted lists hodc Automatic numbered lists

Thêm các dấu bullet hoặc đánh số cho text

hiện có:

<>)

<>)

Trang